Dış yardım sözleşmeleri

Bernard Brunhes Internatinal Mali Yön Dış yardım sözleşmeleri www.bb-internatinal.eu

Eğitimin Amaçları Hizmet sözleşmeleri ve hibelere öncelik vererek, Sözleşme bütçesinin yapısını anlamak: şabln, bütçe hatları Genel larak mali mantığı ve hisseleri anlamak: iç bütçe Başlangıç aşamasında bütçesel rehberlik araçlarını sağlamak: TR Uygulama sırasında gerçekleşecek mali denetim knusunda bilgi sağlamak 2

İçerik(1) Farklı sözleşme türlerinin bütçelerine genel bakış Hizmetler Dnanım Çalışmalar Hibeler Ücrete dayalı bütçelere ilişkin ayrıntılı sunum (hizmet sözleşmeleri) Ücretler Arızi giderler Denetim 3

İçerik(2) TR yazma knusunda kilit mali unsurlar (hizmet sözleşmeleri) Yer ve süre Uzman prfilleri ve gün sayıları Ücretler ve Arızi giderlere dahil lan masraflar Bir bütçenin mali bilançsu : iç bütçe Hizmet sözleşmelerinin uygulanması Fatura kuralları Faturadan ödemeye : Nakit akışı KDV Banka teminatları 4

İçerik(3) Hibeler : özel durum Hizmet sözleşmeleriyle arasındaki temel fark Şabln bütçenin sunumu Snuç 5

Sözleşmelerin Bütçesi Hizmet Alım Sözleşmeleri (1) 1/ Hizmet Sözleşmeleri: Çalışmalar : prjelerin tanımlanması ve hazırlanması çalışmaları, fizibilite çalışmaları, piyasa çalışmaları, teknik çalışmalar, değerlendirme ve denetleme Genel fiyat: tptan miktar Çıktının elde edilmesiyle belirlenen ödeme Çıktı elde etmek için kullanılan araçların ilgisi yktur. Dilim (tranş) ödemesi: banka teminatıyla % 60 ön finansman Mali raprla % 40 denge 6

Sözleşmelerin Bütçesi Hizmet Alım Sözleşmeleri (2) TEKNİK DESTEK: danışma sözleşmesi, prje yönetimi ve danışmanlık, uzman tedarik edilmesi ÜCRETE BAZLI FİYAT: araçları belirleyen bütçe Kullanılan kaynaklar/girdiler ve fiilen sağlanan hizmetlerle belirlenen ödeme Tabii ki Yüklenici görevlerini yerine getirmekten ve kaliteyi sağlamaktan srumludur. Banka teminatıyla ön finansman Rapr ve denetlemeler ile birlikte altı ayda bir ara ödeme Nihai rapr ve denetleme ile birlikte nihai ödeme 7

Sözleşmelerin Bütçesi Tedarik sözleşmeleri 2/ TEDARİK SÖZLEŞMELERİ Ekipman satın alımı, leasing, kiralama, prducts with installatin. Satış/eğitimlerden snra uygulanabilirse. GENEL FİYAT Banka teminatıyla ön finansman Malların geçici kabulüyle ara ödeme Malların nihai kabulüyle nihai ödeme (teminat süresinden snra) 8

Sözleşmelerin Bütçesi İş Sözleşmeleri 3/ İŞ SÖZLEŞMELERİ İnşaat, inşaat mühendisliği GENEL FİYAT Banka teminatıyla ön finansman İşlerin geçici kabulüyle ara ödeme İşlerin nihai kabulüyle nihai ödeme (teminat süresinden snra) 9

Sözleşmelerin Bütçesi Hibeler 4/ HİBELER Genel larak AB çıkarına hizmet etmeyi ya da AB plitikalarının bir parçasını luşturan hedefleri yakalamayı amaçlayan bir çalışmayı uygulamak için faydalanıcıya sağlanan dğrudan mali katkı Hibe faydalanıcısı prjenin snuçlarını üstlenir ve uygulamayı dğrudan gözlemler. KAR AMACI GÜTMEZ Gelir = masraf. Kanıt gerekir. Bütçe, en yüksek değer ile geçerli masraflar listesinden luşur. Geçerli masrafların belli bir % si rtak finansmandır. (en yüksek değerin değil) Kanıt ve denetleme temelinde ön finansman + ara ödemeler 10

Mali Skr Değerlendirme Teknik ve Mali Skrlar - Seçim Teklif verenler arasından teknik değerlendirmede rtalama skru en az 80 lanlar mali değerlendirmeye hak kazanırlar En yüksek puanlı teklif 100 değerindeki skru alır Snraki tekliflerin skrları = puan değerleri / en iyi teklifin puan değeri x 100 Finansal Puan Teknik açıdan elenen teklifler mali larak değerlendirilmez Mali değerlendirmede sadece ücretler dikkate alınır En düşük teklif 100 değerindeki skru alır Snraki tekliflerin skrları = en düşük teklif / kendi teklifleri x 100 İhale için Nihai Sıralamanın Hesaplanması Teknik Skr x 0.80 + Mali Skr x 0.20 11

Ücret bazlı hizmet alım sözleşmesi Ayrıntı (1) Ek 1 : Bütçe Bzukluğu Şablnu 1/ ÜCRETLER Kilit Uzmanlar: TR da yardımcı larak tanımlanır ve değerlendirmeye tabi lur. TR da ayrıntılı prfil Uzun dönemli ya da kısa dönemli labilir (bütçede belirtilmez) Kıdemli ya da kıdemsiz labilir (bütçede belirtilir) TR daki gün sayısı ibareleri isteğe bağlıdır. Kilit lmayan uzmanlar: Genellikle kısa dönemli uzmanlar havuzu Kıdemli ya da kıdemsiz labilir (bütçede belirtilir) TR daki gün sayısı ve prfil ibareleri isteğe bağlıdır. 12

Ücret bazlı hizmet alım sözleşmesi Ayrıntı (2) Ücret ranlarına ilişkin larak: Uzmanlara verilecek ödemeler Uzmanların çalışmaların içerisinde faaliyet göstermesini sağlayacak bütün harcamalar: uluslar arası seyahat, kalacak yer ve harcırahlar, sigrta Bütün mesleki ve destek harcamaları: BT ve fis ekipmanı, işletme masrafları, yerel destek persneli, sekreterlik ve mütercim/tercümanlık masrafları, vb. Dlaylı yüklenimler ve Yüklenicinin karı Arızi giderler kapsamında, TR de açık bir şekilde bahsedilmeyen ilave knular: örn; eğitimler ve çalıştaylar gibi faaliyetler. 13

Ücret bazlı hizmet alım sözleşmesi Ayrıntı (3) 2/ Arızi Giderler TR da belirtilen ve değiştirilemeyen bu tplu masraflara aşağıdakiler dahildir: Prje çerçevesindeki faaliyetler temelinde göreve giden prje uzmanlarının (Yerel) seyahatleri ve harcırahları (ülke içi ve dışı). Harcırahlar belirlenen ranı aşamaz. TR da açık bir şekilde belirtilen diğer masraflar: inceleme gezileri, çalıştaylar, görünürlük masrafları, farkındalık artırma vb. labilir. Ariziler kapsamında, TR da bahsedilmeyen her şey kendiliğinden Ücretler kapsamına girer. 14

Ücret bazlı hizmet alım sözleşmesi Ayrıntı (4) 3/ Denetleme TR da belirtilen ve değiştirilemeyen tplu ödeme. Uygulama sırasında düşürülemez. Denetçi sadece ödüllendirme halinde bilgilendirilir ve denetçinin uluslar arası çapta tanınan bir denetleme kurumunun üyesi lması gerekir. Denetleme TR u ve denetleme rapru şablnları, artık ldukça detaylı bir kntrl listesiyle birlikte sözleşmede yer almaktadır. ÜCRET + ARIZİ GİDERLER + DENETLEME = SÖZLEŞMENİN EN YÜKSEK DEĞERİ 15

Ücret bazlı hizmet alım sözleşmesi TR un yazılması(1) TR da yer alan bazı unsurların önemli finansal etkileri vardır. Neredeyse dar, dengeli ve bu sebeple de sürdürülebilir bir bütçe luşturmak için, yükleniciye çeşitli göstergelerle ynama rehberliği/esnekliği verirler. Birkaç nkta içerirler: 16

Ücret bazlı hizmet sözleşmesi TR un yazılması (2) 4.1.2 ve 5.1 Nktalar: İşlem ve yer temeli : dlaylı giderler kapsamında seyahat masraflarını belirler. Nkta 5.2 : Uygulama süreci: ücret ranları kapsamına giren ekipman, yerel destek persneli ve cari masraflar gibi yönetim giderleri ve sabit giderlerin süresini belirler. Örnek : Gelir = 100 gün x 700 = 70,000 Günlük birim ran = 100 gün x 400 = uzman masraflarının 40,000 su Aylık sabit gider 2,000 dur. Bu yüzden, süre 15 ayı geçerse, prje uygulanabilir değildir. 17

Ücret bazlı hizmet sözleşmesi TR un yazılması(3) 6.1.1 ve 6.1.2 Nktalar: Persnelin gün sayısından isteğe bağlı larak bahsedilmesi bütçeye neredeyse esneklik kazandırır. Örnek : Ücretler için en yüksek tplam bütçe 700,000 dır. Eğer TR da gün sayısı 1000 larak sabitlenirse, ücret ranı 700 yu geçemez. Bu ücret ranının yetersiz lması halinde, yüklenici hizmet veremez. Eğer gün sayısı TR da açık bırakılırsa, yüklenici bu durumu bütçeye göre ayarlayabilir. 18

Ücret bazlı hizmet sözleşmesi TR un yazılması (4) Nkta 6.1 : Prfil tanımı ihtiyaçları yabancı ya da yerel uzmanlara yönlendirebilir: bu ayrım sözleşmeyle alakalı değildir, ancak ücret ranı seyahat ve kalacak yer/harcırahları içerdiği için gider aynı değildir: yabancı bir uzmanın ücreti, birçk sebeple yerel uzmanın ücretinden fazladır. Dil becerileri belirleyici labilir. Nkta 6.1 : Prfil tanımları ihtiyaçları kıdemli ya da yerel uzmanlara yönlendirebilir. Yeterlilik belirleyici labilir. 19

Ücret bazlı hizmet sözleşmesi TR un yazılması(5) Nkta 6.1 : Faydalanıcı ülkede çalışılacak zaman yüzdesi belirtilir ve önemli bir rl ynar. Kısa dönemli uzmanlar için, kalacak yer/harcırah sıkıntısı lmayacağı için, evde çalışılan günler faydalanıcı ülkede çalışılan günlerden daha düşük maliyetli lur. Bazı eğitim hazırlıkları/yazma işleri/çalışma raprları gibi işler evden de gerçekleştirilebilir. Genel larak, faydalanıcı ülkede çalışılan süre yüzdesi % 80 ile %100 arasında değişir. Nkta 6.2 : Faydalanıcı tarafından sağlanan fis yeri Genel durum budur ve Yüklenici ücretler kapsamına girmeyeceğini varsaydığı için iki kere kntrl edilmesi gerekir. 20

Ücret bazlı hizmet sözleşmesi TR un yazılması(6) 6.3 ve 6.4 Nktalar: Ücretler YA DA arızi giderlere dahil lan masraflar DAİMA ÜCRETLERE DAHİL: BT ve fis ekipmanı gibi mesleki ve desteğe ilişkin masraflar, işletme giderleri (kırtasiye, sarf malzemeler, ısınma, su, elektrik), iletişim masrafları (telefn, internet), taksi ücretleri, yerel persnel, sekreterlik/çeviri masrafları, vb. DAİMA ARIZİ GİDERLERE DAHİL: Prje kapsamında çalışmalar çerçevesinde görevli larak bir yere giden prje uzmanlarının (yerel) seyahati ve harcırahları 21

Ücret bazlı hizmet sözleşmesi TR un yazılması (7) ÜCRETLER YA DA ARIZİ GİDERLERE DAHİL OLANLAR Eğitimler, çalıştaylar, seminerler, knferanslar : rganizasyn, da kiralama, yiyecek-içecek, katılımcı masrafları, tercüme, materyallerin çğaltılması İnceleme gezileri, stajlar : rganizasyn, tel, harcırahlar, ulaşım, tüm katılımcı masrafları (prje uzmanları hariç) Görünürlük masrafları Farkındalık artırma masrafları: tasarlama, baskı, brşürlerin dağıtım masrafları, psterler, el kitapları, kitaplar vb. Baskı, tüm eğitim materyallerinin çğaltılması, raprlar, çalışmalar İnternet sitesi 22

Ücret bazlı hizmet sözleşmesi TR un yazılması(8) Ücretlere daha fazla masrafın dahil edilmesi şu anlama gelir : Ücret ranları daha yüksektir. Ücretlerin faturalandırılması aslında kısmen, kaynakların kullanımını izlemesi gerekmeyen faaliyetlerin faturalanmasına benzer. Arıziler bütçesi tam tersine daha küçüktür ve daha küçük miktarlarda faturalama söz knusudur. Arızilere daha fazla masrafın dahil edilmesi şu anlama gelir: Fee rates are smaller Invicing f fees fllws mre strictly the use f resurces Mre incidentals paperwrk Ücret ranları için açık bir kıstas bulunmamaktadır. 23

Ücret bazlı hizmet sözleşmesi İç Bütçe(1) Daha basit bir sözleşme bütçesinin yanında, tplam geliri bütün fiili maliyetle dengelemesi gereken daha karmaşık ve ayrıntılı bir iç bütçedir. Bu özellikle, masrafların önemli bir bölümü tam larak ciryla rantılı lmadığında önemlidir. Yüklenici her zaman fizibiliteyi kntrl etmek için, teklif vermeden önce böyle bir iç bütçe değerlendirmesi yapar. 24

Ücret bazlı hizmet sözleşmesi İç Bütçe (2) Sabit unsurlar TR ile belirlenir. Ücretlerin azami miktarı (= bütçenin azami miktarından arıziler ve denetleme giderlerinin sabit miktarı çıkartılır). Varsa, uzmanların gün sayısı Günlerin sayısıyla rantılı lmayan ve her TR için ayrıca bütçelenmesi gereken ücretler kapsamındaki masraflar. Değişken unsurlar Yüklenici tarafından ele alınır. Uzmanların gün sayısı, kilit (varsa) ya da kilit lmayan. Ücret ranın bütün masrafları karşılayabilmesi gerekir. Yüklenici daha rekabetçi lmak için indirimli bir teklif yapmayı isteyebilir ancak tabii ki bütçe çk dar değilse. 25

Ücret bazlı hizmet sözleşmesi İç Bütçe(3) Bütün dğrudan prje masraflarının (uzmanlar, yerel masraflar, faaliyetler), Yüklenicinin prjenin genel idaresini yeterşnce sağlaması gerekecektir: Prje Direktörü Finans Müdürü Şirketin dlaylı yüklenim masrafları Knsrsiyuma ilişkin masraflar 26

Ücret bazlı hizmet sözleşmesi Uygulama (1) Faturalama kuralları : girdi bazlı Ücretler : gün sayılarının aylık zaman çizelgesi (uzun dönemli uzman) ya da saatlerin çizelgesi (kısa dönemli uzman) Evde çalışma günleri, seyahat günleri, hafta içi günler : ya TR ibarelerine göre ya da geçici naya göre. Hali hazırda sözleşmede naylanan kilit uzman Uygulama esnasında duruma göre kilit lmayan uzmanlar. Arızi giderler : destekleyici belgenin fiili masrafına göre faturalama, KDV siz. 27

Ücret bazlı hizmet sözleşmesi Uygulama (2) Çeşitli nay aşamaları Sözleşme makamı naylar knusunda nihai yetkilidir (Faydalanıcının nayının ardından). Özgeçmişler Zaman çizelgeleri Belli çalışma günleri Arızi faaliyetlerin bütçesi Bütçede değişiklik (idari düzen ya da zeyilname) Ancak, Sözleşme makamı, sadece bazı özel geçici durumlarda imzasını Faydalanıcıya vekaleten verebilir. 28

Ücret bazlı hizmet sözleşmesi Uygulama (3) Her faturada, bir dış denetlemeyle masrafların makullüğü, kullanılan prsedürler ve masraf kanıtları denetlenir. Faturalam kuralları girdi bazlı lsa da, çıktılar faturalarla beraber bulunan raprların naylanması yluyla geçerlilik kazanır. Raprlar Faydalanıcı ve Sözleşme makamı tarafından naylanır.. 29

Ücret bazlı hizmet sözleşmesi Uygulama (4) Faturadan ödemeye : nakit akışı Sözleşme imzalanırken yapılan ön finansman ödemesi : Süre 12 ay ise ya da daha azsa sözleşmenin tplam değerinin % 40 ı Süre 12-24 ay arası ise, % 30 Süre 24 aydan fazla ise % 20 6 ayda bir yapılan ara faturalandırma ile asgari % 10 un nihai ödemeye saklanması Nihai bilanç ödemesi Sözleşme kapsamında bütün ödemeler, ara/nihai raprların ve faturaların alınmasının ardından 45 gün içerisinde yapılır. 30

Ücret bazlı hizmet sözleşmesi Uygulama(5) Sözleşme örneği - 1M değer, süre 18 ay Ek 2 : Nakit akışı tablsu Her raprlama süresinin bitiminde naylanan raprlar ve zamanında ödeme: masrafların Yüklenici tarafından ön finansmanının yapılması sözleşmenin bitiminden önceki iki aya kadar sınırlandırılmıştır. Her raprlama süresinin bitiminden bir ay snra naylanan raprlar: masrafların ön finansmanı uygulamanın rtasında 100 bin yu aşar ve bir yıllık uygulamadan snra devam eder ve artar. Raprlama süresinin bitiminden iki ay snra naylanan raprlar: masrafların ön finansmanı 7. aydan itibaren quasi cnstente dir ve 200 bin ve daha fazlasına ulaşır. En sık karşılaşılan durum nedir? 31

Ücret bazlı hizmet sözleşmesi Uygulama(5) Prje Kaydı ve KDV muafiyet belgesi Prjenin, AB tüzüklerine göre, KDV muafiyeti almak için, faydalanıcı ülkenin Maliye Bakanlığına kayıt yaptırması gerekir. Yüklenici prje satın alımları için KDV den muaf tutulabilir ya da KDV ödese bile daha snra devletten geri ödeme talep edebilir. Bu yapılmadığı takdirde, yüklenici, AB sözleşmeleri kapsamında faturalandırma yapılamayacağı için KDV tutarını kaybeder. 32

Ücret bazlı hizmet sözleşmesi Uygulama(6) Banka teminatları 150,000 dan fazla ön finansman ödemeleri için ön finansman teminatı gerekir ve nihai ödemenin ardından verilir. Yüklenicinin bankası tarafından verilir. Yüklenici daha snra teminatı verilen miktarı Sözleşme makamına ilk istemede geri ödemeyi kabule tmiş lur (bunun belgelenmesi gerekmez). Masraf genelde yaklaşık larak yıllık % 0,75 1 dir. Bu durum, küçük ve yerel Yükleniciler için çğu kez ağır bir yüktür. 33

Ücret bazlı hizmet sözleşmesi Uygulama (7) Diğer banka garantileri Katılım garantisi, ihale verilene kadar süren ihale sürecinde teklifin geçerliliğini temin etmek için ihale katılımcısı teklif verdiğinde verilir miktar sınırlıdır ve hiçbir ödemeyle alakalı değildir. Perfrmans ya da iyi yönetim garantisi, bütün uygulama byunca perfrmans seviyesini garantilemek için sözleşme imzalandığında verilir. Nihai arz garanti kabulü ve iş sözleşmeleri: nihai ödemenin yapılmasına imkan tanımak için, çalışma mallarının geçici kabulünden (dağıtım) snra ve garanti süresi dlmadan önce verilir. 34

Hibeler (1) Hizmet sözleşmeleri ve hibeler arasındaki temel farklar Verilmesi : Bu tür bir ihale söz knusu değildir. Teklif yapmak için başvuran tarafın faaliyetlerinin dğal çerçevesinin bir parçasını luşturan bir Eylem önerisi geliştiri. Çğu kez, hibe faydalanıcısı kar amacı gütmeyen bir luşumdur ve amaç ticaret değildir. Uygulama : Hibe faydalanıcısının daha yüksek seviyede tnmisi bulunur ve uygulamayı dğrudan yönetir. Örneğin; serbest bir şekilde bütçe dğruları arasında büyük ölçüde yeniden tahsis gerçekleştirebilir. 35

Hibeler (2) Bütçe : Başvuran taraf, geçerli masraflara özel bir şablnun akabinde ilgili Eyleme ilişkin bütün masraflar için çk detaylı bir liste hazırlar (Ek 3). Eylemle ilgili lan ancak geçersiz masraflar kategrisine giren diğer bütün masraflar Bütçede değerlendirmeye alınmaz. Geçerli masrafların en yüksek miktarı bütçede yer alır. Bütün masraflar prje bileşenlerine göre değerlendirilir ve uygulama byunca yıllık larak hesaplanır. Başvuran taraf iade talep edemeyeceğini ispatladığı takdirde, KDV uygundur. 36

Bütçe (3) Başvuran taraf sözleşme makamından Eylem bütçesinin belli bir yüzdesini rtak finanse etmesini ister ve bilanç yüzdesini kendi fnlarından finanse eder. Eğer bütçenin tamamı kullanılmazsa, rtak finansman fiilen luşan geçerli masrafların yüzdesine varır. Masrafların geri ödenmesi talebi fiilen luşan masraflar temelinde yapılır. Ödeme kanıtı gerekir. Böyle bir durumda kar lmaz (amaç, faydalanıcının mali kapasitesini güçlendirmek lduğunda ya da bir gelir sağlamak lduğunda luşan istisnalar lmadıkça) 37

Hibeler (4) Ödeme talebi harcamadan snra sözleşme makamına gönderilir (örn; bir uzmana fiilen ödeme yapıldığını gösteren belgenin sunulması gerekir), girdilerin kullanımından snra değil (örn; ödeme kanıtı niteliği taşımayan zaman çizelgesi). Çk miktarda belgenin tplanması ve kntrlü gerektiği için ödeme uzun zaman alır. Mali idare daha önemlidir. Hibe yararlanıcısı çk sayıda dış masraf yarattığı halde, nakit akışı yükü çk ağır lur. r Hibe yararlanıcısı sabit masrafların büyük bir miktarını kapsadığında, gerilim durulu. 38

Snuç Dış yardım sözleşmelerinin mali yönü önemlidir, karışıktır ve bazen çelişkilidir. Kamu fnudur ve bütün tarafların srumlu ldukları bu fnların şeffaf ve dğru kullanımını sağlamaları gerekir. Ancak, uygulama farklı çıkarlara sahip özel aktörleri içerir. Önemli bir finansal/idari takip ve denetleme gereklidir. Hedeflerin etkili bir şekilde gerçekleştirilmesine engel lmamalıdır. 39