Davranış ve Etik Kuralları

Transkript

1 Sojitz Grubu Davranış ve Etik Kuralları Dürüst şekilde çalışmak. Güven oluşturmak.

2 Sevgili Çalışanlarımız: Sojitz Corporation Yürütme Kurulu Başkanı'ndan Bir Mesaj Yüzyılı aşkın bir süredir Şirketimiz dürüstlükle iş yapmaya tavizsiz bağlılık göstermiştir. Bu taahhüde bağlı kalarak, yasalara uygun ve ahlaki davranış konusunda dünya çapında bir üne sahip olduk ve paydaşlarımızın güvenini kazandık. Çünkü, işimizi nasıl yaptığımızın elde ettiğimiz sonuçlar kadar önemli olduğuna inanıyoruz ve yerel topluluklara katkıda bulunan ve sosyal olarak sorumlu işletmeler oluşturmak için farklı işlevlerimizi ve küresel perspektifimizi kaldıraç olarak kullanmaya çalışıyoruz. Hepinizden Sojitz Grubu üyeleri olduğunuz için gurur duymanızı ve bu gururu işinizi nasıl yaptığınıza yansıtmanızı istiyorum. Şirketteki göreviniz ne olursa olsun, aldığınız kararlar itibarımıza yansır ve büyümeyi ve gelişimimizi sürdürmek açısından çok önemlidir. Bu Davranış ve Etik Kuralları (Kurallar) dünyanın her yerindeki tüm grup şirketi çalışanları için geçerli temel ilkeleri ve yüksek etik standartları belirler. Sizleri, bu ilkelerin işinizle nasıl ilişkili olduğunu anlamanıza yardımcı olmak için Kurallarda belirtilen kaynaklara başvurmaya teşvik ediyorum. Kuralların ilkelerini etik standartları tüm Sojitz Grubunda uygulayarak sorumlu ve iyi bir kurumsal vatandaş olmayı, çalışanların sağlığını, güvenliğini ve onurunu korumayı, iş yerlerimizi sorumlu şekilde yönetmeyi ve Şirketin namusunun ve itibarının zarar görmesi potansiyeli dahil olmak üzere ona yönelen riskleri hafifletmeyi amaçlıyoruz. Soru sorabileceğimiz ve kaygılarımız olduğunda dile getirebileceğimiz olumlu bir çalışma ortamını ve açık iletişim kültürünü geliştirmeye ve korumaya kararlıyız. Sizden Kurallarımız için zaman ayırmanızı ve zor durumlarla karşı karşıya kaldığınızda bunlara başvurmanızı rica ediyorum. Dürüstlük içinde çalışarak, güvenilir bir iş ortağı olarak itibarımızın artmasını sağlayacak ve daha pek çok yıl başarılı ve dinamik bir şirket olacağız. YOJI SATO BAŞKAN VE CEO 2

3 İçindekiler İŞ YÖNETİMİ KURALLARIMIZ Ticaret Kontrolleri Tedarik Zinciri Uygunluğu Ürün Sorumluluğu 14 Devletin Bilgi İstekleri 27 * Bu Davranış ve Etik Kuralların (Kurallar) her bölümünde genel bilgiler ve ardından TEMEL REHBERLİK bölümünde iş faaliyetleriniz ile ilgili özel Şirket kuralları yer almaktadır. *Bu Kurallar tüm grup şirketi çalışanları için geçerlidir. Bu Kurallarda Şirketimiz, biz veya bizim kelimeleri dünya çapında grup şirketlerimizin tüm işletme birimleri ve bağlı kuruluşları anlamına gelir. Sojitz Corporation Yürütme Kurulu Başkanı'ndan Bir Mesaj Sojıtz Grubu Beyanı ve Sloganı Sojitz Rehber İlkeleri Sojitz Kurumsal Sosyal Sorumluluğu Rekabet Çıkar Çatışmaları Hediyeler ve Eğlence Alışverişi Rüşvet ve Yolsuzluk Kara Para Aklama ve Şantajın Önlenmesi Toplum ve Siyasal Faaliyetler İçeriden Bilgi İle Borsa İşlemleri ETİĞE UYGUN KARARLAR VERME YETENEĞİMİZ VE ENDİŞELERİN RAPOR EDİLMESİ Etik Kararlar Verme Sorular Sorma, Kaygıları Dile Getirme ve İhlalleri Rapor Etme BU DAVRANIŞ VE ETIK KURALLARININ GEÇERLILIĞI VE SORUMLULUĞU Davranış ve Etik Kurallarımız Hakkında 7 VARLIKLARIMIZ VE BILGILERIMIZ 22 ÇALIŞANLARIMIZ 8 Özel ve Gizli Bilgi 23 Olumlu Ortam 9 Veri Gizliliği 24 Sağlık ve Güvenlik 10 Bilgi Teknolojisi (BT) Güvenliği 25 İş Kayıtlarını Oluşturma ve Yönetme 26 Yatırımcı ve Medya İlişkileri 27 3

4 Sojitz Grubu Beyanı Sojitz Grubu dürüstlük ruhuyla, dünyanın ekonomik kaynaklarını ve insanlarını birbirine bağlayarak yeni servet kaynakları üretir. Sojitz Grubu Sloganı 4

5 Sojitz Rehber İlkeleri GP Sojitz Grubu güçlü, yetenekli bireylerimizi aşağıdaki ilkeler altında uyumlu hale getirerek paydaşlarımız için değer yaratmayı amaçlamaktadır: Güven Kalıcı Güven oluşturmak. AZİM YENİLİK GETİRMEK Başarıncaya kadar azimli olmak. Öngörü ile yenilik yapmak. GÜÇLÜĞÜ GÖZE ALMAK Hesaplanmış riskler almak. HIZ Hızlı hareket etmek. 5

6 Sojitz Kurumsal Sosyal Sorumluluğu (CSR) Sojitz Grubu Kurumsal Sosyal Sorumluluk POLİTİKASI Sojitz Grubu Beyanını sürekli hayata geçirerek toplum ve çevreyle uyum içinde iş yapmaya çalışacağız. Sojitz Grubu Beyanımız ve Sojitz Grubu Kurumsal Sosyal Sorumluluk Politikamızın özüne uygun olarak, Kurumsal Sosyal Sorumluluğu yönetim önceliğimiz ve kurumsal değerimiz olarak belirledik ve bu sorumluluğu yerine getirmeyi kurumsal misyonumuzun bir parçası olarak görüyoruz. Kurumsal Sosyal Sorumlulukta, Kurumsal Sosyal Sorumlulukta, sosyal olarak sorumlu olmak sadece yasal beklentileri yerine getirmek değil, uygunluğun da ötesine giderek beşeri sermayeye, çevreye ve paydaşlarla ilişkilere daha çok yatırım yapmak anlamına gelir. CSR sosyal olarak sorumlu olmak sadece yasal beklentileri yerine getirmek değil, uygunluğun da ötesine giderek beşeri sermayeye, çevreye ve paydaşlarla ilişkilere daha çok yatırım yapmak anlamına gelir. Temel yasal yükümlülüklerin ötesine gitmek üretkenliği de doğrudan etkileyebilir; değişimi yönetmek ve sosyal gelişmeyi daha iyi rekabetçilik ile uzlaştırmak için bir yol açar. Küresel toplumun bir üyesi ve iyi ve sorumlu bir kurumsal yurttaş olarak, iyi niyetle şunları yapmaya çalışacağız: Kurumsal Sosyal Sorumluluğu temel iş stratejimiz, yönetim yapımız ve faaliyetlerimiz ile bütünleştirerek sürdürülebilir bir toplumun inşasına katkıda bulunmak; Küresel çevrenin korunmasına ve yoksulluk ve insan hakları ihlalleri sorunlarının çözüme kavuşturulmasına destek olmak; İş faaliyetlerimizde adil davranmak ve çalışanlara ırk, renk, din, cinsiyet, hamilelik, ulusal köken, yaş, engellilik ya da yasanın yasakladığı diğer esaslarda ayrımcılık ve baskı yapılmasına karşı çıkmak ve Şirket faaliyetlerimiz sırasında olabilecek her türlü rüşvet ve yolsuzluğu önlemek. Kurumsal Sosyal Sorumluluk hakkında ek bilgi için, lütfen veya adresinde Kurumsal Sosyal Sorumluluk üzerine tıklayın. 6

7 Davranış ve Etik Kurallarımız Hakkında Yukarıda belirtildiği gibi Sojitz Grubunu ve çalışanlarını onların tüm paydaşları için olağanüstü ve güvenilir ortaklar haline getiren belirli değerler ile yaşamaya ve çalışmaya bağlıyız. Sorumlu ve iyi kurumsal yurttaş olmamız ve yürüttüğümüz küresel ticaret ile sosyal değişmeyi etkilemeye zaman ve kaynak ayırmamız önemlidir. Değerlerimizden ayrı şekilde Şirket kuralları ve yönetmelikleri tanımlanmıştır değerlerimizi kullanarak bu kurallara ve yönetmeliklere kolayca uyum sağlanabilir. Kurallarımızın aşağıdaki bölümlerinde uyulması gereken Şirket kuralları ve yönetmelikleri bulunmaktadır: Çalışanlarımız; İş Yönetimi Kurallarımız; Varlıklarımız ve Bilgilerimiz. Kurallarımızın son bölümü olan Etiğe Uygun Kararlar Verme Yeteneğimiz ve Endişelerin Dile Getirilmesi bölümü bilgi verme amacını taşımaktadır ve iş yerimizde güçlükler ile karşılaşıldığı zaman tekrar incelenmeli ve tekrar bakılmalıdır. Sojitz Grubunu ve çalışanlarını onların tüm paydaşları için olağanüstü ve güvenilir ortaklar haline getiren belirli değerler ile yaşamaya ve çalışmaya bağlıyız. 7

8 Çalişanlarimiz En değerli ve temel varlıklarımızdan biri işgücümüzdür. Her çalışanın, başarımızı mümkün kılan benzersiz yetenek, deneyim ve perspektif bileşimini kucaklıyoruz. Kapsayıcı, saygılı ve güvenli ve çalışanlarımızın işlerini en iyi şekilde yapmalarını sağlayan bir iş ortamı geliştirmeyi taahhüt ediyoruz. 8

9 Olumlu Ortam İnsan haklarına ve mahremiyete saygı gösteren olumlu bir iş ortamı sağlamaya çalışıyoruz. Aynı zamanda, ırk, renk, din, cinsiyet, hamilelik, ulusal köken, yaş, engellilik ya da yasaların yasakladığı diğer esaslarda her türlü ayrımcılıktan arınmış, tacizin olmadığı bir işyeri sağlamak için çalışıyoruz. Ek olarak, özellikle farklı kökenlerimizi dikkate alarak, herkesin işini daha iyi ve daha çok karşılıklı saygı ve güvenle yapabilmesi için, çalışanlar ve yöneticileri arasında ve tüm çalışanlar arasında iletişimi vurgulayarak işyerimizin açıklığını sürekli geliştirmeyi amaçlıyoruz. İş ve yaşam arasında denge sağlamanın önemini anlıyor ve tüm çalışanlarımızın bu yönde çabalarını destekliyoruz. TEMEL REHBERLİK Eşit İstihdam Fırsatları. Politikamız çalışanlara ve adaylara, iş yaptığımız her ülkenin yasalarına uygun şekilde, eşit istihdam fırsatları sağlamaktır. İş Uygulamaları. Adil çalışma uygulamalarına bağlıyız ve özellikle, zorunlu veya borca dayalı çocuk işgücü kullanmayız. İş ve yaşam arasında denge sağlamanın önemini anlıyor ve tüm çalışanlarımızın bu yönde çabalarını destekliyoruz. Karşılıklı Saygı. Herkese saygı duyulan ve tacize hoşgörü gösterilmeyen bir iş ortamı geliştirmekte kararlıyız ve bu tacize, sınırlama olmaksızın, aşağılayıcı, istenmeyen, tehdit edici, iş performansını olumsuz etkileyen veya başkalarına gereksiz rahatsızlık, veya zarar veren veya başkalarını aşağılayan beyanlar, e-postalar, tavırlar veya eylemler de dahildir. 9

10 Sağlık ve Güvenlik Çalışanlarımızın sağlık ve güvenliğini korumak temel değerlerimizden biridir. Yönetim liderliği ve çalışanların işbirliği ile, çalışma için uygun, güvenli bir işyeri sağlamayı amaçlıyoruz. Kendimizi, iş arkadaşlarımızı ve müşterilerimizi korumak için yürürlükteki sağlık ve güvenlik yasaları, kuralları, uygulamaları ve önlemlerine uymak, doğrudan üretimde çalışanlarımız da dahil, hepimizin sorumluluğudur. Her günü iyi sağlık ve güvenlik içinde tamamlamanın hepimiz için önemli olduğuna inanıyoruz. Yönetim liderliği ve çalışanların işbirliği ile, çalışma için uygun, güvenli bir işyeri sağlamayı amaçlıyoruz. TEMEL REHBERLİK Güvenli Olmayan Eylemler. Herhangi bir kişinin sağlık veya güvenliğini tehdit eden, güvenli olmayan eylemleri, riskli davranışları, yakın veya istenmeyen tehlikeleri mümkün olan en kısa sürede yöneticinizin dikkatine sunmak önemlidir. Bir Yaralanma Olursa. Tüm yaralanmaları derhal ve eksiksiz rapor edin. Derhal ve eksiksiz rapor tekrarlanmasını önlemek için tedbir almamızı sağlar. Rapor edilmezse tekrarlanma riski artabilir, uygun tıbbi tedavi verilmesi gecikebilir ve Şirketimiz ciddi sorumluluk ve cezalara maruz kalabilir. Çalışma İçin Uygun Olmak. Şirket mülkü üzerinde yasadışı uyuşturucuların bulundurulmasına, kullanımına veya satışına ya da alkol veya yasadışı uyuşturucuların etkisi altındayken çalışılmasına izin vermeyiz. İşyerinde Şiddet. Şirket mülkü üzerinde veya Şirketin işleri sırasında tehdit, şiddet eylemleri veya baskı ya da ateşli silah veya diğer silah bulundurmak ve satmak yasaktır. 10

11 İş Yönetımı Kurallarimiz Güven, karşılıklı saygı ve etik davranış iş ortaklarımız, müşterilerimiz, çalışanlarımız ve diğer paydaşlarımızla ilişkilerimizde temel önemdedir. Bu ilişkilerde, işimizi en yüksek etik standartlar ve dürüstlükle yürütmeli ve her zaman davranışımızın Şirket politikaları, yürürlükteki yasalar ve yönetmeliklerin özüne ve sözüne uygun olmasını ve iyi bir ticari akıl yürütme ile yürütülmesini sağlamalıyız. 11

12 Ticaret Kontrolleri Faaliyette bulunduğumuz ülkelerde yürürlükteki ticaret kontrolleri ve diğer ilgili yasalar ve uluslararası güvenlik ve barışa odaklanan ulusal ve bölgesel programlara uymayı taahhüt ediyoruz. Ticaret kontrolleri malların, hizmetlerin ve teknolojinin ulusal sınırlar ötesinde hareketini etkiler ve sadece ürünlerin sevkiyatıyla değil faaliyetlerimizin birçok yönü ile ilgilidir. Ulusal sınırlar içinde ve ötesinde bilgi alışverişi, e-posta ve web erişimi de dahil, ticaret kontrollerine tabidir. Ticaret kontrolleri malların, hizmetlerin ve teknolojinin ulusal sınırlar ötesinde hareketini etkiler ve sadece ürünlerin sevkiyatıyla değil faaliyetlerimizin birçok yönü ile ilgilidir. TEMEL REHBERLİK Doğru Sınıflandırmalar. Uygun vergi ve resim borcunu belirlemek için sınıflandırın ve doğru tarife (HTS) numaralarını uygulayın. Ticari belgelerde malların değerinin düşük gösterilmesinin ve vergi ve resimleri düşürmek amacıyla tercihli gümrük programlarına uygunsuz katılımla ekonomik avantaj elde etme girişiminin yasak olduğunu asla unutmayın. İhracat Sınıflandırmaları. İhracat öncesinde ihracat ruhsatı gibi özel izinlerin gerekli olup olmadığını belirlemek için ürün, yazılım veya teknolojinin ihracat sınıfını kontrol edin. İş Ortaklarının Liste Denetimi. İşlemlerinizde yer alan iş ortaklarınızı, tedarikçileri ve tarafları devlet tarafından verilen izleme listelerinden kontrol edin ve son kullanıcılar ve ürün son kullanımları hakkında gerekli araştırmaları yapın. Ayrıca, işlemlerin ticari kontrol yasalarından kaçmak amacıyla aracılarla yapılmamasına dikkat edin. Üçüncü Taraf Gümrük Aracılarının Kullanımı. Üçüncü taraf gümrük aracıları ve hizmet sağlayıcılara aşırı güvenmeyin ve özellikle, ithalatçı veya ihracatçı olarak riski üstlendiğimiz işlemlerde, malların değeri, menşei ülke ve diğer gerekli hususlarda tarafımızdan veya temsilcilerimiz tarafından resmi mercilere tam ve doğru bilgi verilmesini sağlamak için uygun önlemleri alın. İşlem Denetimi. İşlemlerinizi, yaptırıma tabi belirli ülkeler, kişiler ve yasaklı son kullanıcılarla işlemleri kısıtlayan geçerli kurallara göre denetleyin. 12

13 Tedarik Zinciri Uygunluğu Müşterilerimize kaliteli ürünler ve hizmetler sunmak için tedarikçi ve tedarik zinciri satıcıları ağımıza güveniriz. Tedarikçi ve tedarik zinciri satıcılarımızın işi dürüstlükle, güvenli bir şekilde ve yasal, verimli ve adil uygulamalara dayalı yapma taahhüdümüzü paylaşmaları çok önemlidir. Bu taahhüde bağlı kalmak tedarikçi ve tedarik zinciri satıcılarıyla ilişkimizin itibarımıza zarar vermemesini sağlayacaktır. TEMEL REHBERLİK Yasalara Uygunluk. Yürürlükteki çalışma, çevre, sağlık ve güvenlik ve uluslararası ticaret kontrolü yasalarına uygunluğu sağlamak için tedarikçi ve tedarik zinciri satıcıları ile birlikte çalışın. Tüm tedarik zincirinde, bir ürünün üretim noktasından küresel taşınmasına ve hedefine varana kadar, risk temelli uygun güvenlik önlemleri uygulanmalıdır. Eleme. Tedarikçi ve tedarik zinciri satıcılarını elemeden geçirerek ve onlardan herhangi bir malzeme, ürün veya hizmet satın almadan önce tedarikçi ve tedarik zinciri satıcılarını değerlendirerek muteber, vasıflı ve fiziki güvenlik gereklerine uyabilecek kapasitede olduklarından emin olun. Satıcılar seçildikten sonra, iş kapsamının net olmasını ve uygun bir satıcı sözleşmesi ile belgelenmesini sağlayın. Tedarikçi ve tedarik zinciri satıcılarımızın işi dürüstlükle, güvenli bir şekilde ve yasal, verimli ve adil uygulamalara dayalı yapma taahhüdümüzü paylaşmaları çok önemlidir. Çıkar Çatışması Olmaması. Bir tedarikçi ve tedarik zinciri satıcısının görevlendirilmesinin fiilen veya görünürde bir çıkar çatışmasına yol açmamasını sağlayın. Gizli ve Özel Bilgilerin Korunması. Kişisel verilerimizi ve diğer gizli ve özel bilgilerimizi bir gizlilik sözleşmesi ile koruyun ve tedarikçi tarafından bir gizlilik sözleşmesi kapsamında verilen kişisel verileri ve diğer bilgileri koruyun. 13

14 Ürün Sorumluluğu Değerli müşterilerimize sunulan ürünlerin güvenli ve kaliteli olmasını amaçlıyoruz. Çoğu zaman, küresel müşterilerimize sunduğumuz ve dağıttığımız ürünlerin üretiminde doğrudan yer almayız. Böyle durumlarda, ürün güvenliğini ve kalitesini nasıl doğruladığımızı göz önüne almamız ve üretici, müşterimiz ve kendimiz arasında ve tedarik zincirinin her evresinde olası ürün sorumluluğunu sözleşme ile yönetmemiz önemlidir. Ürün güvenliğini ve kalitesini doğrulamak ve tedarik zincirinin her evresinde olası ürün sorumluluğunu sözleşme ile yönetmemiz önemlidir. TEMEL REHBERLİK Yasalara Uygunluk. Üreticilerden aldığınız ve müşterilerimize sunduğunuz ve dağıttığınız ürünlerle ilgili yürürlükteki yasaları, ürün etiketleme gereklerini, garanti standartlarını, güvenlik ve denetim standartlarını, ürün sorumluluğu talep prosedürlerini ve tüketici korumalarını iyice öğrenin. Ürün Sorumluluğunun Yönetimi. Müşterilerimize sunduğunuz ve dağıttığınız tüm ürünler ile birlikte standart bir üretici ürün garantisi olmasını sağlayın; Şirket sigortası ticari işlemlerde uygun bir garanti koruması almanın yerine geçemez. Ürün Sorumluluğu talepleri. Bir ürün sorumluluğu talebi alındığında, tüm bilgileri uygun dahili Şirket personeli ile paylaşın, derhal tüm maddi olguları, özellikle kamu güvenliği ile ilgili olan taleplere ilişkin olanları doğrulayın, Şirket personeli ile kararlaştırılan şekilde, kamu güvenliğine yönelik başka tehditleri ve yeni ürün sorumluluk taleplerini önleyecek makul işlemleri yapmak için girişimde bulunun. Ürünlerde Şirket Adının Kullanılması. Bir ürün üzerinde satıcı, satış mümessili, üretici, ithalatçı vb. olarak Şirket adının sergilenmesinin hukuksal önemini tam olarak anlayın. İş ortaklarının Şirket adını kullanma istekleri, gereksiz yasal sorumluluğun doğmaması için, bölgesel Hukuk ve/veya Uygunluk Departmanı temsilcisi ile görüşülmelidir. 14

15 TEMEL REHBERLİK Rekabet Serbest ve adil rekabete inanıyoruz. Faaliyette bulunduğumuz ülkelerin çoğunda serbest, açık ve rekabetçi bir piyasayı geliştirmek için tasarlanmış, gelişkin rekabet yasaları vardır ve: Karteller ve ihalelere fesat karıştırma gibi rakipler arasında rekabeti ortadan kaldıran anlaşmalar ve mutabakatlar yasaktır; Piyasaya hakim şirketlerin aşırı fiyat kırma, fiyatları belirleme ve sabitleme gibi istismara yönelik davranışları düzenlenmektedir ve Rekabeti yok edecek veya önemli ölçüde azaltacak işlemlerin önlenmesi için, şirket birleşmeleri ve diğer bazı işlemlerde raporlama, önceden gözden geçirme ve bazı durumlarda ön izin gereklidir. Rekabet yasaları karmaşık ve küresel kapsamlıdır. Bu yasalar özel durumlarda farklı işleyebilir ve bu nedenle, yeni ticari inisiyatifler geliştirirken ilk aşamalarda bölgesel Hukuk ve/veya Uygunluk Departmanı temsilcisi ile görüşmeniz önemlidir. Rekabet yasalarının ihlalleri hem Şirketimiz hem de çalışanlar için potansiyel olarak ciddi sonuçlar doğurabilir. Cezalar yüksek para cezasından bazı ülkelerde hapis cezasına kadar uzanabilmektedir. Birisi İle İş Yaparken. Geçerli tüm rekabet yasalarına ve yönetmeliklerine uyun. Şu konular ile ilgili olarak rakipler, temsilciler, aracılar, müşteriler ve benzerleri ile anlaşmalar veya mutabakatlar açık veya zımni, resmi veya gayrı resmi, yazılı veya sözlü önermeyin veya imzalamayın veya iletişim kurmayın: Bir işi elde etme amacı dışında bir amaç için teklif sunma veya teklif şartları hazırlama ve Fiyatı kısıtlama veya sabitleme, müşteri veya ürün hatlarını tahsis etme, bölgeleri veya pazarları paylaşma veya bir ürün veya hizmeti bir üçüncü tarafa bizim ya da bir müşterinin yeniden satacağı veya kiralayacağından farklı şartlar düzenleme. Rakipler ile İş Yaparken İlave Rehberlik. Yukarıdaki noktalara ek olarak, aşağıdakiler dahil olmak üzere ticari faaliyetin hiç bir yönü ile ilgili olarak hiç bir rakip ile anlaşmalar veya mutabakatlar açık veya zımni, resmi veya gayrı resmi, yazılı veya sözlü önermeyin veya imzalamayın veya dolaylı şekilde bile bu konuda hiç bir bilgi iletmeyin veya almayın yapmayın: Fiyatlar, fiyatlandırma yöntemleri, taban veya tavan fiyatlar, fiyatların dondurulması; Önceki, şimdiki veya gelecekteki stok düzeyleri, üretim, satış kapasitesi veya hacmi, kapasite düşürme anlaşmaları da dahil; Pazar payı; Satış şartları veya vadeleri, kredi şartları; Maliyetler, karlar veya kar marjları; ve Ürün veya hizmet teklifleri, dağıtım yöntemleri. Rekabet yasaları karmaşık ve küresel kapsamlıdır. 15

16 Çıkar Çatışmaları Özel çıkarınız Şirketin çıkarlarına aykırı olduğu hatta aykırı göründüğü zaman bir çıkar çatışması doğabilir. Tüm iş kararları sadece Şirketimizin çıkarları gözetilerek ve kişisel kazanım amacı olmadan verilmelidir. Şirketimiz için nesnel ve etkin biçimde çalışmalısınız. TEMEL REHBERLİK Kişisel Finansal Çıkarlar. Siz veya bir akrabanız bir rakip, tedarikçi, distribütör veya satıcımızda finansal menfaati, işi ya da yönetim kurulunda görevi varsa bir çıkar çatışması doğabilir. Ayrıca, siz veya bir akrabanız doğrudan ya da dolaylı olarak, Şirketimiz ile rekabet eden, iş yapan veya iş yapmayı amaçlayan bir şirkette önemli bir finansal yatırıma sahipse, bir çıkar çatışması doğabilir. Sizin ve akrabalarınızın bir rakip, tedarikçi, distribütör veya satıcımızda finansal menfaati, işi ya da yönetim kurulunda görevi varsa bunu açıklamalısınız. İlişkili Taraflar Arasında İşlemler. Bir aile ferdiniz ya da sizinle yakın kişisel bağı olan birisi departmanınızda ya da yönetim ekibinizde çalışıyorsa bir çıkar çatışması doğabilir. Böyle bir potansiyel çıkar çatışması, daha fazla rehberlik almak üzere yöneticinize veya bölgesel Hukuk ve/veya Uyum Departmanı temsilcisine açıklanmalıdır. Tüm iş kararları sadece Şirketimizin çıkarları gözetilerek ve kişisel kazanım amacı olmadan verilmelidir. Dış İş Faaliyetleri. Şirketimizdeki sorumluluklarınızla çatışabilen ikinci bir işte çalışıyorsanız ya da kendi işiniz varsa bir çıkar çatışması doğabilir. Şirketimizde iş yapma kabiliyetinizi etkileyen başka bir iş yapamazsınız ve böyle bir faaliyete girmeden önce Şirketten onay almanız gerekebilir. Buna iş saatleri sırasında, Şirket harici amaçlar için Şirket varlıklarını, ekipmanını ya da bilgilerini kullanarak dışarıda bir iş yapmak veya Şirketin bir rakip, tedarikçi, distribütör veya satıcısında ayrı bir işte çalışmak da dahildir. Rehberlik için lütfen yerel İnsan Kaynakları temsilcinize danışın veya yerel personel el kitabı ve politikalarına başvurun. Şirket Fırsatları. Şirketimiz, müşteriler, tedarikçiler, yükleniciler, danışmanlar veya diğer iş ortakları aracılığıyla elde edilen bilgiler temelinde kişisel fırsatlardan yararlanırsanız bir çıkar çatışması doğabilir. Şirketimizle rekabet edemez, Şirket varlıkları, bilgileri veya görevinin kullanımı ile öğrenilen veya oluşturulan fırsatlardan kişisel olarak yararlanamazsınız. 16

17 Hediyeler ve Eğlence Alışverişi Hediye ve eğlenceye nakit, indirimler, borç, hizmetler, ödüller, ulaşım, başka bir şirketin taşıtının kullanımı, tatil tesislerinin kullanımı, hisse ve diğer menkul kıymetler, sportif etkinlikler, golf turnuvaları, biletler ve hediye sertifikaları gibi değer taşıyan her şey dahildir. Uygunsuz hediye veya eğlence sağlamak veya kabul etmek işimizi ve itibarımızı zedeleyebilir ve yasaya aykırı olabilir. Eğer bir yükümlülük yaratıyor, vereni veya alanı taraflı görünen bir duruma sokuyor ya da bir iş kararını etkileme amacı taşıyorsa, hediye veya eğlence sağlamak veya kabul etmek uygun değildir. TEMEL REHBERLİK Yürürlükteki Yasalara ve Endüstri Standartlarına Uygunluk. Yerel yasalara, yönetmeliklere, endüstri standartları ve teamüllerine veya yerel faaliyetlerinizin daha katı departman veya bölge politikalarına uymalısınız. Hediye ve Eğlence Politikalarının Uygulama Kapsamı. Hediye ve eğlencelere ilişkin kurallar yıl boyu, bayramlarda bile geçerlidir ve sadece sizin için değil, eşiniz, ortağınız, temsilciniz veya aile fertleriniz için de geçerlidir. Hediye veya eğlence için kendi fonlarınızı kullansanız ve geri ödeme istemeseniz bile iyi karar vermeniz ve kuralları izlemiz gerekir. Herhangi bir şahsı uygunsuz biçimde etkileme amacı taşıyorsa, hediyeler ve eğlence asla uygun değildir. Bazı Hediyeler ve Eğlence Asla Uygun Değildir. Hediyeler ve eğlence herhangi birisini uygun olmayan şekilde etkilemeyi amaçladığı, uygunsuz faydalar veya yardımlar karşılığında olduğu veya herhangi bir yasayı veya yönetmeliği veya bildiğiniz kadarı ile alıcı tarafın işvereninin kurallarını ihlal ederek verildiği takdirde asla uygun değildir. Yanlışsız Defterler ve Kayıtlar. Hediyeler ve eğlence her durumda ilgili Şirket politikalarına göre yanlışsız şekilde belgelendirilmeli ve makbuzlar ile desteklenmelidir. Uygunsuz Bir Hediye Alırken. Size uygun olmayan bir hediye veya eğlence teklif edildiği zaman bunu geri çevirmeli ve yöneticinize veya Sojitz Grubu Yolsuzlukla Mücadele Politikası Temel Kuralları tarafından gerekli tutulduğu zaman Yolsuzlukla Mücadele Konularından Sorumlu bölgesel Kişinize rapor etmelisiniz. Ödün Veren Görüntülerden Kaçının. Birçok durumda, hediyeler ve eğlenceler sağlamak tamamen uygundur. Bu gibi tüm hediyeler ve eğlence, bunlar sayesinde iş kararları veya devlet tedbirleri etkileniyor, rüşvet, bedel veya bahşiş veriliyor veya alınıyor veya Şirketimizi çıkarlarına objektif kararlar verme yeteneğiniz tehlikeye giriyor görünümü verilmeyecek şekilde şeffaf bir şekilde sağlanmalıdır. 17

18 Rüşvet ve Yolsuzluk Her ülkede yaptığımız her tür ticari işlemlerde rüşveti ve yolsuzluğu yasaklıyoruz. Çoğu ülkede rüşvet ve yolsuzluğu yasaklayan yasalar vardır ve bu yasalar ülke dışında yapılan eylemler için de geçerlidir. Bu yasaların ihlali ciddi bir suçtur ve Şirketimiz ve çalışanlar için para cezası ve çalışanlar için hapis cezası ile sonuçlanabilir. Bu yasaların ihlal edilmiş gibi görünmesi bile Şirketimizin itibarını ciddi olarak etkileyebilir. TEMEL REHBERLİK Birisi ile İş Yapmak. Hiç kimseye onun kararını etkilemek, uygunsuz bir ticari avantaj elde etmek, dürüst olmayan bir anlaşma yapmak veya Şirketimizin bir iş elde etmesine veya elde tutmasına başka şekilde yardımcı olmak amacı ile dolaylı veya dolaysız şekilde nakit para veya değerli başka bir şey vermemeli, teklif etmemeli veya verme taahhüdünde bulunmamalısınız. Devlet Görevlileri ile İlişkiler. Herhangi bir devlet görevlisi ya da resmi bir yetkisi olan benzer bir kişiye herhangi bir izinsiz ödeme, diğer avantaj ya da değerli şey vermemeli, vermeyi teklif ya da vaat etmemelisiniz. Kolaylaştırma Ödemeleri. Kolaylaştırma ödemeleri Şirket politikası altında genel olarak yasaktır ve faaliyet gösterdiğimiz bazı ülkelerde yasaları çiğneyebilir faaliyet gösterdiğimiz bazı ülkelerde. Şirketimizin başka şekilde, yasal olarak hakkı olan rutin hizmetleri almak için devlet görevlilerine yapılan ödemeler olan kolaylaştırma ödemeleri bir rüşvet türü sayılabilir ve genel olarak yasaktır. Herhangi bir Şirket personelinin hayatı veya sağlığı için yakın bir tehlikeyi veya Şirket veya personel mallarına verilmek üzere olan yasaya aykırı bir zararı önlemek için acilen kolaylaştırma ödemesi yapılması gereken bir durumun ortaya çıktığı ve ödemeyi yapmak için başka makul bir yolun bulunmadığı nadir koşullarda Şirket personeli böyle yakın bir tehlikeyi önlemek için istisnai bir temelde söz konusu ödemeyi yaptığı için disiplin önlemine tâbi tutulmayacaktır. Ancak bu gibi durumlarda ödemeyi ve mevcut koşulları hemen Yolsuzlukla Mücadele Konularından Sorumlu bölgesel Kişinize rapor etmeniz gerekir. 18

19 Rüşvet ve Yolsuzluk (devamı) Üçüncü Taraf Aracıların Kullanımı. Çoğu zaman, yükümlülüklerimizi acenteler, temsilciler, bağımsız yükleniciler, danışmanlar, distribütörler ve tedarikçiler gibi üçüncü taraflarla ortaklıklar yoluyla yerine getiririz. Uygunsuz davranışa katıldığımız veya onu onayladığımız veya üçüncü bir tarafın Şirket adına davranışlarının rüşvetle mücadele yasasını büyük olasılıkla çiğneyebileceğinin farkında olduğumuz takdirde üçüncü tarafların yanlış davranışları yüzünden yükümlülük altında kalabiliriz. Bu nedenle iş ilişkilerinin yalnızca güvenilir ve ehliyetli üçüncü taraflar ile kurulmasını sağlamaya yardımcı olacak uygun önlemler alırız. Üçüncü taraf temsilci ilişkilerini seçerken ve izlerken, iş ilişkisinin kurulması, aşağıdaki koşulları gerektiren Sojitz Grubu Yolsuzlukla Mücadele Politikası Temel Kurallarına göre onaylanmadığı sürece üçüncü bir taraf temsilciyi Şirket adına istihdam edemezsiniz: Üçüncü taraf ortaklar hakkında yeterli ön araştırma yaparak muteber ve vasıflı olduklarından, makul ve normal piyasa oranlarından ücretin talep edildiğinden emin olun; Yolsuzlukla Mücadele Konularından Sorumlu bölgesel Kişinden önceden onay alın; Temsilcinin iş ilişkisinin gereğini yerine getirirken rüşvet vermesi riskine karşı Şirketi korumak için, geçerli rüşvetle mücadele ve yolsuzlukla mücadele yasalarına uygun davranmak dahil olmak üzere belli hükümler içeren yazılı bir anlaşma; Bu yasaların ihlal edilmiş gibi görünmesi bile Şirketimizin itibarını ciddi olarak etkileyebilir. Risk düzeyine bağlı olarak, önerilen temsilciden potansiyel olarak, Kurallara, Sojitz Grubu Yolsuzlukla Mücadele Politikasına (veya kendi yolsuzlukla mücadele politikasına) veya sizin bölgesel rüşvetle mücadele ve yolsuzlukla mücadele politikanıza uymasını; rüşvetle mücadele eğitimine katılmasını ve diğer gerekliliklerin yanı sıra Sojitz Grubu Yolsuzlukla Mücadele Politikasına uyacağını taahhüt etmesini istemek ve Üçüncü taraf temsilcinin muhtemel kırmızı bayraklarının varlığını sürekli olarak gözlemek ve iş ilişkisinin kapsamında potansiyel değişiklikler yapmak. 19

20 Rüşvet ve Yolsuzluk (devamı) Politik Katkılar. Devlet görevlilerine politik katkılarda bulunmak bir rüşvet riski getirebilir. Şirket adına yapılan tüm politik katkılar Yolsuzlukla Mücadele Konularından Sorumlu bölgesel Kişi tarafından önceden onaylanmalıdır. Yardım Bağışları. Yardım kuruluşlarına yapılan bağışlar Şirketin yerel toplulukta itibar kazanması için uygun bir yol olabilir. Uygun olmayan bir amaç için bağış yapılamaz. Örneğin, devlet görevlisini, özel sektördeki diğer tarafı veya diğer tarafın temsilcisini bir davranışta bulunmaya veya bulunmamaya teşvik ederek Şirket veya başka bir kişi için bir iş avantajı elde etmek Şirket adına yapılan tüm yardım bağışları Yolsuzlukla Mücadele Konularından Sorumlu bölgesel Kişi tarafından önceden onaylanmalıdır. Yolsuzlukla Mücadele Konuları. amacı ile bağış yapıldığı takdirde devlet görevlisinin, özel sektördeki diğer tarafın veya diğer tarafın temsilcisinin üye olduğu hiç bir yardım kuruluşuna bağış yapılamaz. Şirket adına yapılan tüm yardım bağışları Yolsuzlukla Mücadele Konularından Sorumlu bölgesel Kişi tarafından önceden onaylanmalıdır. Yatırımlar ve Ortaklıklar. Şirket, bir birleşme veya satın alma yolu ile elde ettiği hedef şirketler tarafından işlenen rüşvet veya başka yolsuzluk ihlalleri veya çeşitli türdeki ortaklar tarafından işlenen rüşvet ve yolsuzluk ihlalleri yüzünden yükümlü durumda kalabilir. Yatırımlar ve ortaklıklar ile ilgili olarak çalışan Şirket personeli herhangi bir yatırım yapmadan veya bir ortaklığa girişmeden önce uygun rüşvetle mücadele ön araştırmasının başlatılması için Yolsuzlukla Mücadele Konularından Sorumlu bölgesel Kişisi ile temasa geçmelidir. Yolsuzlukla Mücadele Konularından Sorumlu bölgesel Kişiden önceden onay alınmadan hiçbir yatırım veya ortaklık yapılamaz. Yanlışsız Defterler ve Kayıtlar. İşlemleri ve varlıkların tasarrufunu yanlışsız ve dürüst şekilde yansıtmak için Şirketin defterleri, kayıtları ve hesapları makul bir ayrıntı ile tutulmalıdır. Tüm Şirket görevlileri, çalışanları ve temsilcileri gerçek işlemleri ve izin verildiğinde, kolaylaştırma ödemeleri dahil tüm ödemeleri yansıtan doğru ve saydam kayıtları dahili muhasebe denetimleri sistemimize uygun şekilde tutmakla yükümlüdür. Şirket defterlerine ve kayıtların sahte, yanıltıcı, eksik, yanlış veya gerçek olmayan girişler yapmak yasaktır. 20

21 Toplum ve Siyasal Faaliyetler Kara Para Aklama ve Şantajın Önlenmesi Dünyanın her yerinde kara para aklama, şantaj ve terörle mücadele yasalarına tam olarak uymayı taahhüt ederiz. Şantaj, terörizm, uyuşturucu kaçakçılığı, rüşvet ve sahtecilik gibi suç faaliyetleri ile iştigal eden bireyler ya da şirketler suç gelirlerini gizlemek veya yasal göstermek için bu paraları aklamaya çalıştıklarında kara para aklama söz konusudur. TEMEL REHBERLİK Temel Rehberlik. Sadece yasal kaynaklardan elde edilen fonlarla, yasal iş faaliyetleri ile uğraşan muteber müşteriler ve tedarikçilerle iş yaparız. Organize suç veya terörizmden etkilenmiş ya da bunlara bulaşmış kuruluşlarla iş yapmayız. Şirketimizi riske sokan ilişki ve işlemlerin fark edilememesi dürüstlüğümüzü ve itibarımızı ciddi biçimde zedeleyebilir. Uygun Ön Araştırma. Her Şirket işletmesi yeni müşterilerle ilgili olanlar dahil riskleri gözden geçirmek ve kabul edilemez ve şüpheli ödemeleri tespit etmek ve önlemek için makul tedbirleri almakla yükümlüdür. Şüpheli Faaliyetlerin Rapor Edilmesi. Şüpheli bir işlemi fark ederseniz, durumu lütfen bölgesel Hukuk ve/veya Uygunluk Departmanı temsilcisine rapor edin ve uygun olan şekilde, yerel adli merciler ile işbirliği yapın. Dünya çapında iş yaptığımızdan, yerel toplumlarla diyaloga girerek ve onları etkileyen faaliyetlere katılarak, yerel paydaşlarımızla güven ilişkileri geliştirmeye ve sürdürmeye çalışırız. Topluma katılma ve katkıda bulunmaya inanıyoruz ve çalışanlarımızı da aynı şeyi yapmaya teşvik ediyoruz. TEMEL REHBERLİK Toplum Faaliyetleri. Sizi toplumun aktif bireyleri olmaya ve faaliyetlerinizin Şirket adına değil tamamen kişisel ve her zaman ilgili yasalara uygun olması gerektiğini unutmadan, toplumsal faaliyetlere katılmaya teşvik ediyoruz. Siyasal Faaliyetler ve Bağışlar. Siyasal süreçlere katılım ile ilgili kurallar ülkeden ülkeye büyük farklılık gösterir, karmaşıktır ve genellikle ihlal ciddi cezalara konudur. Siyasal faaliyetlere katılmadan ya da Şirket adına siyasal bağışlar yapmadan önce bölgesel Hukuk ve/veya Uygunluk Departmanı temsilcisine danışın. Kara para aklama, şantaj ve terörle mücadele yasalarına tam olarak uymayı taahhüt ederiz. 21

22 Varlıklarımız ve Bilgilerimiz Hepimiz Şirketimizin varlıklarını ve bilgilerini korumak ve bunları uygun şekilde, dürüstlükle, Şirketimizin yararına ve paydaşlarımızın ihtiyaç ve beklentilerini karşılamak için kullanmakla yükümlüyüz. Bilgilerin doğruluğunu, eksiksizliğini, gizliliğini ve paydaşlarımız ve kendimiz tarafından karşılıklı başarımız için kullanılabilir olmasını sağlamamız zorunludur. Bu hedefe bu varlıkların ve bilgilerin önem ve değerini anlayarak ve etkin güvenlik önemleri uygulayarak ulaşırız. Bu önlemlerle, doğrudan paydaşlarımız ve genel olarak toplumla güven ilişkimizi güçlendirmeyi amaçlarız. 22

23 Özel ve Gizli Bilgiler Özel ve gizli bilgilerimiz Şirketimizin değerli varlıklarıdır. Özel bilgilere ticari sırlar, patentler, ticari markalar ve telif hakları gibi fikri mülkiyet ve iş planları, mühendislik ve imalat fikirleri, tasarımlar, veri tabanları ve kayıtlar dahildir. Gizli bilgilere kamuya açıklanmamış iş stratejileri, güncel ve olası işlemler, devam eden sözleşmeler, ilan edilmemiş kazançlar, yeni ürünler, maaş bilgileri, finansal veriler ve araştırma sonuçları ile rakiplerin kullanabileceği ya da açıklanırsa Şirketimize veya müşterilerimize zarar verebilecek diğer kamuya açık olmayan bilgiler dahildir. Gizli bilgiler Şirketimizin bu bilgileri gizli tutmak için anlaşma yaptığı tedarikçiler gibi diğer taraflara ait bilgileri de içerebilir. Şirketin özel bilgilerini çoğu gizli bilgi olarak da kabul edilebilir. Bu varlıkların değerini arttırmak ve/veya gizliliğini korumak için her türlü uygun önlemi almakla yükümlüsünüz. Şirketin özel bilgilerini çoğu gizli bilgi olarak da kabul edilebilir. TEMEL REHBERLİK Üçüncü Taraf Hakları. Özellikle, yeni ticari işlemlere girerken, üçüncü tarafların fikri mülkiyet haklarını anlamak için gerekeni yapın. Herhangi bir üçüncü tarafın bilgilerinin size uygun olmayan bir şekilde açıklandığından veya teklif edildiğinden kuşkulandığınız zaman bölgesel Hukuk ve/veya Uygunluk Departmanı temsilcinize danışarak rehberlik almalısınız. Bilgilerin Açıklanması. Gizli ve özel bilgileri öğrendiyseniz veya bunlara erişiminiz varsa, bu bilgileri bilmesi gereken ve gizli ya da özel niteliğini bilen kişiler haricinde kimseye açıklamamalısınız. Özel ve gizli bilgiler Şirket dışında, izin almaksızın paylaşılmamalı ve bu bilgilerin açıklandığı taraf ile bir gizlilik anlaşması yapılmalıdır. Bilgilerin Kullanımı. Özel ve gizli bilgileri kişisel faydanız için ya da arkadaşlarınız ve akrabalarınız gibi ilişkili tarafların faydası için kullanmamalısınız. Şirkette İstihdamınız Sona Ererse. Şirkette istihdamınız sırasında geçerli olan tüm gizlilik yükümlülükleri Şirkette çalışmanız sona erdikten sonra da geçerli olmaya devam eder. 23

24 Veri Gizliliği Her geçen gün daha fazla ülke kişisel, tıbbi, mali ve diğer hassas kişisel verilerin toplanması ve kullanılması hakkında daha sıkı düzenlemeler getirmektedir. Buna ek olarak birçok ülke, çalışanların ve iş ortaklarının kişisel verilerini denetim altına alır. Kişisel veriler posta adresi, kredi kartı numarası, ulusal kimlik numarası, pasaport numarası, insan kaynakları hassas bilgileri, doğum tarihi ya da yaş, kişisel telefon numarası ya da kişisel e-posta adresi dahil olmak üzere ancak bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla bir bireyi özellikle tanımlamak için kullanılabilecek her türlü bilgidir. Gittikçe daha fazla ülke, duyarlı bilgilerin ve devlet sırlarının toplanması, işlenmesi ve aktarılması ile ilgili yasalar ve yönetmelikler kabul etmektedir. Kişisel verileri sorumluluk duygusuyla ve geçerli özel hukuk yasalarına uygun şekilde yönetmeyi taahhüt ediyoruz. TEMEL REHBERLİK Kişisel Verilerin Kullanımına İlişkin Sınırlamaları Anlayın. Çalıştığınız alanda kişisel verilerin farkında olun ve bunların kullanımına ilişkin hukuki ve sözleşmeden doğan sınırlamaları anlayın. Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Dikkatli Olun. Kişisel verileri güvenli tutmak için yürürlükteki yasalara, ilgili politikalara ve en iyi uygulamalara uygun şekilde önlem alın (ör. şifreleme, parola koruması, kilitli alanda güvenlik, Şirket bilgisayar sistemlerinin güvenli kısmında saklama vb.). Kişisel verileri sorumluluk duygusuyla ve geçerli özel hukuk yasalarına uygun şekilde yönetmeyi taahhüt ediyoruz. Veri Mahremiyeti Yasalarına Uyun. Kişisel verileri veri gizliliği ile ilgili yürürlükteki tüm yasalara ve yönetmeliklere uygun şekilde ve sadece yasal iş amaçları için toplayın ve kullanın. Bölgesel veri saklama politikalarına uygun şekilde, iş amaçları için artık gerekmeyen kişisel verileri uygun şekilde elden çıkarın. Kişisel verileri diğer çalışanlarla sadece işlerini yapmaları için gerektiği zaman ve satıcılar veya tedarikçilerle ancak kişisel verileri korumak için uygun önlemleri aldıktan sonra paylaşın. Bilgi Toplama, İşleme ve Aktarma İle İlgili Yasaların ve Yönetmeliklerin Farkında Olun. Kişisel Bilgilerin Sınır Ötesine Aktarılması. Bazı ülkeler çalışanların açık rızası veya açık yasal veya idari onay olmadan kişisel bilgilerin sınır ötesine aktarılmasını yasaklamaktadır. Bu gibi yasalar mobil cihazları da içerebilecek olan bilgi sistemleri tarafından kullanılan herhangi bir kişisel bilgi için geçerli olabilir. Devlet Sırları. Bazı yasalar devlet sırlarının açıklanmasını ve sınır ötesine aktarılmasını yasaklamakta ve bu terimi çok geniş şekilde tanımlamaktadır. Devlet sırları ulusal ekonomiye ve sosyal kalkınmaya ilişkin bilgiler gibi ticari olarak temin edilebilen bazı verileri bile içerebilir. 24

25 TEMEL REHBERLİK Bilgi Teknolojisi (BT) Güvenliği Şirketimizin BT kaynakları (Teknoloji Kaynakları) işimiz için çok önemlidir ve büyük dikkatle korunmalıdır. Teknoloji Kaynaklarımıza örneğin Şirket tarafından verilen dizüstü ve masaüstü bilgisayarlar, Blackberry gibi mobil bilgisayarlar ve benzer cihazlar ve Şirketin telefon ve sesli posta sistemleri dahildir. Şirketin size emanet edilmiş olan Teknoloji Kaynaklarını korumak ve genel olarak Şirketin varlıklarının korunmasına yardımcı olmakla sorumlusunuz. Şirket BT Güvenlik Politikaları ve Prosedürleri. Bölgesel BT güvenliği politikalarınızı ve prosedürlerinizi öğrenin ve bunlara uyun ve sorularınız ve/veya endişeleriniz olduğu zaman şirketinizin BT temsilcilerine danışın. Bir e-postanın gerçek olup olmadığından emin olmadığınız zaman hemen yöneticinize veya şirketinizin BT temsilcisine danışın veya bilgisayarınızda alışılmış olmayan bir faaliyet bulunduğunu bildirin. E-posta eklerini veya bağlantılarını açıp açmamaya karar verirken dikkatli olun. Teknoloji Kaynaklarının Kullanımı ve Sahipliği. Şirketin Teknoloji Kaynaklarını kullanırken sağlam ve uygun şekilde karar ve takdir gücünüzü kullanın. Bunlar sadece Şirketin işleri için kullanım amaçlıdır ancak, arada bir kişisel kullanıma da izin verilir. Şirketimizin Teknoloji Kaynakları münhasıran Şirketimizin malıdır. Teknoloji Kaynaklarının Korunması ve Kayıp ve Hırsızlıkların Rapor Edilmesi. Teknoloji Kaynakları yetkisiz erişime karşı korunmalı ve seyahat sırasında başında kimse olmadan ortalıkta bırakılmamalıdır. Kayıp ve hırsızlık olaylarını derhal müdürünüze ve uygun olan şekilde yerel polise bildirin. Şirketimizin gizli bilgilerini ve Teknoloji Kaynaklarını koruyun, verileri şifreleyin veya parolayla koruyun ve parolanızı başkalarına söylemeyin. Teknoloji Kaynaklarına Erişimin Şirket Tarafından İzlenmesi. Yürürlükteki yasalara tabi olarak, Şirket tüm Internet ve e-posta kullanımına erişim ve bunları izleme, tarafınızdan ziyaret edilen tüm Internet sitelerini izleme ve sesli posta mesajlarınızı dinleme hakkını saklı tutar. 25

26 İş Kayıtlarını Oluşturma ve Yönetme Şirket çalışanları tarafından oluşturulan tüm veriler onlara temel olan işlemleri ve olayları doğru yansıtmalı ve sonuçtaki kayıtlar Şirketimizin devam eden faaliyetlerini ve yükümlülüklerini destekleyecek şekilde yönetilmelidir. Yönetimimiz, hissedarlarımız, alacaklılarımız ve diğer paydaşlarımız oluşturduğumuz iş kayıtlarının doğruluğuna ve kullanılabilirliğine güveni esas almaktadır. Bilgileri doğru yansıtmadığımız ve iş kayıtlarımızı düzgün yönetmediğimiz zaman, itibarımızı zedeleme, iş kaybetme ve paydaşların güvenini sarsma riski doğar. Yönetimimiz, hissedarlarımız, alacaklılarımız ve diğer paydaşlarımız oluşturduğumuz iş kayıtlarının doğruluğuna ve kullanılabilirliğine güveni esas almaktadır. TEMEL REHBERLİK İş Kayıtlarının Oluşturulması ve Raporlama. Kağıt üzerinde veya elektronik ortamda, Şirket iş kayıtlarının hazırlanması, sunulması, rapor edilmesi ve diğer şekillerde açıklanması sırasında özel dikkat göstermelisiniz. Özellikle, tüm mali defterler, kayıtlar ve hesaplar işlemleri ve olayları tam ve doğru yansıtmalı ve ilgili tüm bilgileri tam ve yeterli biçimde açıklamalıdır. Örneğin, Şirket kayıtlarının herhangi birisindeki herhangi bir ödeme açıklaması Şirketin faaliyetlerini, işlemlerini ve kıymetlerinin kullanılma şeklini yanlışsız ve dürüst şekilde temsil etmelidir. Bu kayıtlar aynı zamanda iş yaptığınız ülkede genel olarak kabul edilen muhasebe esaslarına ve iç kontrol sistemimize de uygun olmalıdır. Uygun Kayıt Yönetimi. Kayıtlarınızı işiniz, bölgeniz veya bölümünüz için ilgili Şirket politikalarına göre tutmalı ve kontrolünüzdeki kayıtları düzenli aralıklarla gözden geçirmeli ve yasanın öngördüğü saklama süresi sonunda imha edilmelerini sağlamalısınız. Ayrıca, devam eden, muhtemel ya da beklenen bir dava, soruşturma ya da denetleme size bildirilirse, o olaylarla ilgili tüm belgeleri saklamalısınız. 26

27 Yatırımcı ve Medya İlişkileri İşimizi yürütürken, Şirket çalışanları düzenli olarak birçok paydaşımız, yatırımcı, resmi görevli, mali analist, menkul kıymet borsası, medya ve diğer önemli dış irtibatlarla iletişim kurar. İtibarımız uygun, düşünceli, doğru ve zamanında iletişim ve bilgi sağlamamıza bağlıdır. TEMEL REHBERLİK Yetkili Kişiler Tarafından Açıklamalar. Medya ve finans topluluğu ile konuşmak için sadece belirli kişileri yetkilendiririz. Bu şekilde yetkili değilseniz, ama haberciler ya da diğerleri Şirket faaliyetleri, sonuçları, planları veya bir konuda resmi görüşümüz hakkında sizinle iletişim kurarsa, bunları müdürünüze ve Tokyo daki Yatırımcı İlişkileri Departmanına yönlendirin. Açıklamaların Zamanlaması ve Doğruluğu. Şirket bilgilerinin açıklanmasından sorumluysanız, yönetim politikası, iş faaliyetleri, mali pozisyonlar ve Şirketimizin diğer kurumsal faaliyetleri hakkında, yürürlükteki yasalara ve yönetmeliklere uygun şekilde, zamanında, doğru ve tutarlı açıklamalar yapmalısınız. Ayrıca, açıklama zorunlu olmasa bile, zamanında, doğru ve tutarlı açıklamaların paydaşlarımızın Şirketimizi daha iyi anlamaları için arzu edilir olduğuna kesinlikle inanıyoruz. Devletin Bilgi İstekleri İşlerimiz büyük ölçüde düzenlemeye tabi ve kapsamlıdır ve hükümetler sık sık bizden bilgi isteyebilir. Amacımız her resmi kuruluş tarafından yapılan makul ve geçerli istekte işbirliği yapmaktır. Aynı zamanda, Şirketimizin gerektiğinde bir avukat tarafından savunulma dahil yasanın sağladığı koruma ve güvencelerden tam olarak yararlanma hakkını korumak için, çalışanlarımızın da uygun şekilde davranmalarını bekleriz. TEMEL REHBERLİK Kayıtların Saklanması. Resmi veya düzenleyici bir kuruluş ya da bir dava ile ilgili kayıt ve bilgilerin saklanmasını ve bunlarla ilgili bilgi ve kayıtların yok edilmemesi için elektronik sistemler de dahil otomatik kayıt imha sistemlerinin durdurulmasını sağlayın. Devletin İsteklerine Nasıl Cevap Vermeli. Herhangi bir devlet kurumu tarafından yapılan tüm rutin bilgi istekleri ve tebligatlar, yeminli ifade, tanıklık, mülakat ve belge için mahkeme emirleri ve talepleri, bölgesel Hukuk ve/veya Uygunluk Departmanı temsilcilerinize bildirilmelidir. Devlet Teftişleri. Tesislerimizi teftiş etme ya da bir resmi arama yapma talepleri derhal bölgesel Hukuk ve/veya Uygunluk Departmanı temsilcinize yönlendirilmelidir. Yerel yasaların zorunlu tuttuğu durumlarda erişime izin vermelisiniz. 27

28 İçeriden Bilgi İle Borsa İşlemleri İşiniz sırasında, Şirketimiz veya diğer şirketler hakkında maddi, kamuya açıklanmamış bilgileri açıklanmalarından önce öğrenebilirsiniz. Bu bilgileri içeriden bilgi ile borsa işlemleri yoluyla, Sojitz Şirketi dahil herhangi bir şirketin hisselerini doğrudan veya dolaylı olarak alarak veya satarak ya da bu bilgileri herhangi bir şirketin hisselerini almaları ya da satmaları için başkalarına vererek mali ya da diğer kişisel menfaat elde etmek, Şirketin politikasına aykırıdır ve yasalara da aykırı olabilir. Dünyanın her yerinde herkesin eşit başarı şansına sahip olduğu piyasalarda, halka açık menkul kıymetler için adil ve açık piyasalar ilkelerine bağlıyız. TEMEL REHBERLİK Yürürlükteki Yasalara Uygunluk. Faaliyette bulunduğumuz ülkelerin yürürlükteki içeriden bilgi ile işlem yasalarına uymayı taahhüt ederiz. İçeriden bilgi ile borsada işlem yapmamalı veya bu bilgileri başkalarına vermemelisiniz, buna makul bir yatırımcının bir yatırım kararı verirken önemli göreceği bilgiler dahildir, örneğin: İlan edilmemiş şirket birleşmeleri, alımları, ayrılmaları, ürün serileri ya da teknolojiler; Açıklanmamış mali sonuçlar ve trendler, gelecekteki kar veya zarara ya da sermaye artırımlarına ilişkin tahminler; Önemli mevzuat, dava ya da sözleşme değişiklikleri; Önemli iş bağlantıları veya iş ilişkilerinin sona ermesi ve Açıklandığı takdirde bir menkul kıymetin fiyatını ya da menkul kıymeti satın alma, satma ya da elde tutma kararınızı etkilemesi makul olarak beklenebilecek diğer bilgiler. Gizliliğin Korunması. Şirket bilgilerinin gizliliğini koruyun ve bilgileri iş faaliyetleri için gerekmedikçe Şirket dışından kimselere vermeyin. 28

29 Etiğe Uygun Kararlar Verme Yeteneğimiz Ve Endişelerin Dile Getirilmesi Çalışanlarımıza en yüksek etik standartları savunmak konusunda rehberlik ve eğitim sunmak, Şirket politikasına aykırılıkları önlemek ve/veya tespit etmek ve paydaşlarımızın güvenini kazanmak için etkin bir uygunluk programı oluşturmayı ve sürdürmeyi taahhüt ederiz. Ayrıca, çalışanlarımızı, çok sayıdaki rapor etme kanalını kullanarak endişelerini iyi niyet ile dile getirmeye teşvik ediyoruz. Etiğe uygun şekilde karar verilmesi ve endişelerin dile getirilmesi, Uyum Programımızın ayrılmaz parçalarıdır ve gelişen uyum gerekliliklerini sağlamak için bunları düzenli şekilde inceleyip geliştiririz. 29

30 Bütün olgular elimde mi? Etik Kararlar Verme Şirketimizin karmaşık iş ortamında uygun kararları vermek zor olabilir. Ortaya çıkabilecek her durumu önceden bilmemiz imkansız olduğundan, olası ve gerçek uygunluk kaygıları olan yeni durumları analiz etmek için bir süreç bulunması önemlidir. Bu Kurallar'da belirtilen politikalar, prosedürler ve yol gösterici esaslar bu analizi yapmanızda size yardımcı olmak içindir. Daima önce sorun, sonra eyleme geçin. Bir durumda ne yapmanız gerektiğinden emin değilseniz, müdürünüzden veya bölgesel Hukuk ve/veya Uygunluk Departmanından birisinden yardım isteyin. Özel olarak benden yapmam istenen nedir? Bu davranış yasalara uygun mu? Söz konusu davranış Kurallara ve ilgili Şirket politikalarına uygun mu? Bu davranış Şirketin temel değerlerine uygun mu? Söz konusu davranış adil mi yoksa etiğe aykırı veya uygunsuz mu görünüyor? Sorunu müdürümle tartıştım mı? Şirket kaynaklarından yardım aldım mı? Davranışım filme çekilseydi ve televizyonda yayınlansaydı kendimi iyi hisseder miydim? Size bu Kuralların, bölgesel politika ve prosedürlerinizin, kişisel doğru ve yanlış anlayışınızın ve şu sorulara vereceğiniz cevapların rehberlik etmesini bekliyoruz: 30

31 Sorular Sorma, Kaygıları Dile Getirme ve İhlalleri Rapor Etme Standartlarımıza aykırı olabilecek uygunsuz karar veya eylemleri önlemek için, soruların ve kaygıların açıkça tartışılmasını teşvik ederiz. Şirketimizin menfaatleri veya çalışanlarımızın dürüstlüğünü tehlikeye atacak biçimde, standartlarımızın ihlallerini algıladığınızda, bunu dile getirmekle yükümlüsünüz. Siz ve diğer paydaşlar için dürüstlük ve uygunluk ile ilgili kaygıları iyi niyet çerçevesinde dile getirmenizi güvenli kılan, misillemelere meydan vermeyen bir ortam uygularız. SORulaR SORMA, KayGILARI DİLE GETİRME VE İHLALLERİ RAPOR EtmE İlk adım olarak, uygunlukla ilgili kaygıların ele alınmasında müdürlerinizden ve diğer yerel kaynaklardan yardım almanızı teşvik ederiz. İyi niyet çerçevesinde, uygunlukla ilgili bir kaygınız olduğunda Ofisinizde insan kaynaklarından sorumlu kişiler, bölgesel Hukuk ve/veya Uygunluk Departmanı temsilcileriniz veya özel telefon hattına da başvurabilirsiniz. Bu Kurallarda bölgesel Hukuk ve/veya Uygunluk Departmanı temsilcilerine danışmanızı istediğimiz durumlarda onların herhangi birisi veya her ikisi size yardım edemediği takdirde dışarıdan hukuk danışmanlığı istenebilmesi için genel müdürünüze danışın ve hemen Tokyo Hukuk ve/veya Uygunluk Departmanına veya Tokyo'daki ilgili ticari veya idari departmana konuyu haber verin. Kimliğiniz gizli tutulur ve raporunuz gizlilik içinde ele alınır. SOJITZ ETİK yardim HATTI Faaliyetleriniz için kullanılabilen diğer bölgesel özel hatlara ek olarak, kaygılarınızı ve/veya bildiğiniz ihlalleri rapor etmeniz için bir küresel etik hattı başlattık. Sojitz Etik Hattını günde 24 saat, haftada 7 gün, neredeyse her dilde arayabilirsiniz. Hattı kullanırken, çalıştığınız ülke yasaları veya yönetmelikleri gerektirmedikçe, kimliğinizi belirtmeniz gerekmez. Kimliğiniz gizli tutulur ve raporunuz gizlilik içinde ele alınır. Sadece rapor edilen kaygılarla ilgilenen ve soruşturmaları yürüten sınırlı sayıda kişiyle paylaşılır. Kişisel bilgileriniz veri gizliliği yasalarına göre saklanır ve kullanılır. 31

32 Bu Davranış ve Etik Kuralları Sojitz Şirketi nin Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış olan Sojitz Grubu Uygunluk Programı uyarınca hazırlanmıştır ve geçici ve sözleşmeli çalışanlar dahil, tüm grup şirketi çalışanları için geçerlidir. Sojitz Şirketi nin tüm bağlı kuruluşları bu Davranış ve Etik Kurallarını bir şirket politikası olarak onaylamak ve kabul etmek için gerekli her türlü kurumsal ve diğer işlemi yapacaktır. Yöneticileri kendi çalışanlarının davranışından sorumlu tutacağız ve amir durumundaki her çalışanın uygun bir tutum takınmasını ve bir uyum kültürü geliştirmesini bekliyoruz. Bu Davranış ve Etik Kurallarının Geçerliliği ve Sorumluluğu Bu Davranış ve Etik Kuralları iş yaptığımız her ülkedeki tüm özel yasal gerekleri kapsama iddiasında değildir. Bu yol gösterici esaslar dünya çapında işletmelerimiz için geçerlidir. Gerekler yasama alanlarına göre farklılık gösterebilir ve bu itibarla, bu esasları çalıştığınız yasama alanının yasal gereklerini daha özel biçimde ele alan, işletmenizin yerel politikaları ile birlikte okumanız önemlidir. Davranış ve Etik Kurallarının bir kısmı yerel yasalara aykırı olduğu takdirde, çalışan temsilcilerinin tanınmış hakları da dahil, yerel yasalar esas alınır. Bu belgede yer alan standartlar ve destekleyici politikalar zaman zaman değişebilir. İşimize uygulanan, güncel yasaları, yönetmelikleri, standartları, politikaları ve prosedürleri bilmekle sorumlusunuz. Bu Davranış ve Etik Kuralları bir Şirket politikası olarak görülmelidir. Her Şirket politikasında olduğu gibi, Davranış ve Etik Kurallarına uygunluk Şirketimizde istihdamın bir şartı olarak görülmektedir. Bu Davranış ve Etik Kuralları belirli bir süre için bir iş akdi veya istihdamın devamının garantisi değildir. Bu Davranış ve Etik Kurallarının ihlali iş akdinin feshine kadar uzanan disiplin işlemine yol açabilir. Bu belgenin en güncel sürümü adresindeki Şirket intranet web sitesinde bulunabilir. Sojitz Corporation, Her hakkı saklıdır 32