Syria Emergency Program. Suriye Acil Durum Programı. Request for Proposals. Teklif Talebi (RFP) (RFP) P a g e 1 10 CATHOLIC RELIEF SERVICES

Transkript

1 CATHOLIC RELIEF SERVICES TURKEY Syria Emergency Program Cebrail Mah. Karaoğlanoğlu Cad. Konak Aprt. No:16 K:4 D:7 Antakya, Hatay, Turkey CATHOLIC RELIEF SERVICES TÜRKİYE Suriye Acil Durum Programı Cebrail Mah. Karaoğlanoğlu Cad. Konak Aprt. No:16 K:4 D:7 Antakya, Hatay, Türkiye Request for Proposals (RFP) Accounting Services Teklif Talebi (RFP) Muhasebe Hizmetleri Tender No: 846 February 2017 İhale No: 846 Şubat 2017 P a g e 1 10

2 Table of Contents Section I General Information 1.1 Introduction 1.2 Deadline for Submission of Bids Section II - Scope of Work, Deliverables, and Deliverables Schedule 2.1 Scope of Work, Duration and Deliverables 2.2 Deliverables Schedule Section III Requirements for the Proposal 3.1 Cover Letter 3.2 Copies of Registration Documents 3.3 Detailed Proposal Section IV. Special Requirements 4.1 Chronological List of Proposal Events 4.2 Validity Period 4.3 Evaluation and Basis for Award 4.4 Negotiations İçindekiler Bölüm I Genel Bilgiler 1.1 Giriş 1.2 Son Teklif Gönderim Tarihi Bölüm II - İşin Kapsamı, Teslim Edilebilirler ve Teslim Programı 2.1 İşin Kapsamı, Süresi ve Teslim Edilebilirler 2.2 Teslim Programı Bölüm III Teklif Gereksinimleri 3.1 Ön Yazı 3.2 Tescil Belgeleri Nüshaları 3.3 Detaylı Teklif Bölüm IV. Özel Gereksinimler 4.1 Teklif Faaliyetleri Kronolojik Listesi 4.2 Geçerlilik Süresi 4.3 Değerlendirme ve Sonuç 4.4 Müzakereler P a g e 2 10

3 Section I. General Information 1.1 Introduction Catholic Relief Services -Turkey (CRS), is a non-profit organization, originally based in the USA and operates in Turkey by the permission of the Ministry of Turkey Interior Affairs since June We got an extension of our registration and we are looking for an accounting firm based in Turkey for the new term. CRS is seeking for an Accounting Firm to provide accounting and taxation services to fulfill the NGO accounting requirement of the Turkish government. 1.2 Deadline for Submission of Bids The deadline for receiving proposals is Friday 10 th of March at 5:00 pm. Bidders shall submit their proposals electronically by to: TR_Contractors@global.crs.org. Those pages requiring original manual signatures should be scanned and sent in PDF format as an attachment. CLARIFICATIONS REGARDING THE TENDER PROCESS AND SUBMISSION REQUIREMENTS SHOULD BE SENT TO: TR_Procurement@global.crs.org Bidders are responsible for ensuring that their offers are received in accordance with the instructions stated herein. Late offers may be considered at the discretion of CRS. CRS cannot guarantee that late offers will be considered. Bölüm I. Genel Bilgiler 1.1 Giriş Catholic Relief Services -Türkiye (CRS) ABD merkezli kar amacı gütmeyen bir kuruluştur ve Türkiye de Haziran 2015 tarihinden bu yana Türkiye İçişleri Bakanlığı nın izniyle faaliyet göstermektedir. Tescil süresi uzatılmıştır ve yeni dönem için Türkiye merkezli bir muhasebe şirketi aranmaktadır. CRS Türk hükümetinin, STK muhasebe gereksinimlerini karşılamak amacıyla muhasebe ve vergilendirme hizmetleri sunmak üzere bir Muhasebe Şirketi aramaktadır. 1.2 Son Teklif Gönderim Tarihi Tekliflerin 10 Mart Cuma günü saat e kadar elimize ulaşması gerekmektedir. İstekliler tekliflerini elektronik olarak TR_Contractors@global.crs.org. e-posta adresine gönderebilir. Islak imza gerektiren imzalar taranarak e-posta eki şeklinde PDF formatında gönderilmelidir. İHALE SÜRECİ VE GÖNDERİM GEREKSİNİMLERİNE İLİŞKİN BİLGİ TALEPLERİ TR_Procurement@global.crs.org adresine gönderilmelidir. İstekliler tekliflerinin işburada verilen talimatlara uygun biçimde teslim edilmesinden sorumludur. Geç ulaşan teklifler CRS nin takdirine bağlı olarak değerlendirmeye alınabilir. CRS geç gelen tekliflerin değerlendirmeye alınacağını taahhüt etmez. P a g e 3 10

4 Section II. Scope of Work, Deliverables, and Deliverables Schedule Bölüm II. İşin Kapsamı, Teslim Edilebilirler ve Teslim Programı 2.1 Scope of Work, Duration and Deliverables The Accounting Firm will provide the following Services: 2.1 İşin Kapsamı, Süresi ve Teslim Edilebilirler Muhasebe Şirketi aşağıdaki Hizmetleri sunacaktır: Preparing, registering and keeping the legal books of CRS/Turkey in accordance with the Turkish Commercial Code and the Tax procedural law in line with the Uniform Chart of Accounts (UCA) issued by the Ministry of Finance Preparing the trial balance and financial statements in accordance with the above. Processing monthly end of the period closing procedure (including monthly bank/cash reconciliation with CRS internal accounting) and preparing end of year financial statements (EK-8), and submitting the EK-8 to the Ministry of Interior Cash resources reports and project reports to all relevant authorities described under Turkish Association law. 1. Cash Transfer from HQ of CRS will be reported to all relevant authorities described under the Turkish Association law. 2. Cash payment, regardless of petty cash or bank transfer payment will be reported to all relevant authorities described under Turkish Association Law. 3. Project based Cash resource and expenditure report will be prepared to all relevant authorities described under Turkish Association Law. Processing Fixed Asset Ledger in accordance with the Tax Procedural Law in line with local requirements. Preparing monthly Income Withholding Tax Returns, Stamp Tax Returns. Preparing payroll and Report: 1. Prepares payroll information for all employees (70-80) on a monthly basis in line with the legal requirement and CRS s policies. 2. Prepares employee application to Social Security Office and Ministry of Labor. 3. Prepares personnel pay slip. Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usulü Kanununa göre, Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanan Tek Düzen Hesabı (UCA) ile uyumlu olarak, CRS/Türkiye nin kanuni defterlerini hazırlamak, tescil ettirmek ve tutmak Yukarıdakilere uygun olarak muvakkat mizan ve mali bilançoları hazırlamak Aylık dönem sonu kapama prosedürünü uygulamak (CRS kurumsal muhasebe ile aylık banka/nakit uzlaşması dahil) ve yıl sonu mali bilançolarını hazırlamak (Ek-8) ve Ek-8 i İçişleri Bakanlığı na göndermek Türkiye Dernekler Kanunu uyarınca ilgili tüm idarelere gerekli nakit kaynak raporlarını ve proje raporlarını sunmak 1. CRS İK dan yapılan nakit transferi Türkiye Dernekler Kanunu kapsamında tanımlanan tüm idarelere raporlanacaktır. 2. Küçük masraf veya banka transferi ödemesi olmasına bakılmaksızın nakit ödemesi Türkiye Dernekler Kanunu kapsamında tanımlanan tüm idarelere raporlanacaktır. 3. Proje temelli nakit kaynak ve masraf raporu hazırlanacak ve Türkiye Dernekler Kanunu kapsamında tanımlanan tüm idarelere raporlanacaktır. Yerel gereksinimler dikkate alınarak Vergi Usulü Kanunu uyarınca hazırlanan Sabit Varlık Defterini tutmak Aylık Gelir Stopaj Vergi İadeleri, Damga Vergisi İadelerini hazırlamak Bordroları hazırlamak ve raporlamak. 1. Hukuki gereksinimler ve CRS politikalarına uygun olarak aylık temelde tüm çalışanlar (70-80) için bordro bilgilerini hazırlamak 2. Sosyal Sigortalar Kurumu ve Çalışma Bakanlığı için çalışan başvurularını hazırlamak 3. Personel ücret makbuzlarını hazırlamak P a g e 4 10

5 4. Prepares separation procedure for employees, calculate severance indemnity and report to relevant offices. 4.Çalışanlar için işten ayrılma prosedürünü hazırlamak, tazminatı hesaplamak ve ilgili idarelere raporlamak. The Firm should also provide tax and legal counseling in line with the Commercial law, Tax law and Tax agreement and the firm should submit any additional services with a cost if there is any tax exemption for NGOs, based on Turkish law. The Firm will assist and support CRS during and after any government audit or inspection to help close the findings, if any. The firm will be responsible for notarizing the legal books in front of legal authorities. Şirket aynı zamanda Ticaret Kanunu, Vergi Kanunu ve Vergi sözleşmesine uygun olarak vergi ve hukuki danışmanlık sunacaktır ve Türk Kanunlarına göre STK lar için her türlü vergi muafiyetine yönelik olarak ücreti karşılığında gerekli ek hizmetleri sunacaktır. Şirket varsa tespit edilen hususların düzeltilmesi için herhangi bir devlet denetimi veya teftişi sırasında ve sonrasında CRS'ye destek sunacaktır. Şirket kanuni idareler nezdinde kanuni defterlerin noter tasdikinden sorumlu olacaktır. 2.2 Deliverables Schedule All deliverables should be prepared and submitted in line with Turkish government regulations whether weekly, monthly, quarterly or annually (the bidders will provide a detailed schedule and the modality of submitting the reports to the Turkish Government). Section III Requirements for the Proposal Companies or organizations, whether for-profit or non-profit, must be legally able to conduct business in Turkey and have the ability to provide accounting and taxation services to fulfill the INGO accounting requirements of the Turkish government in Turkey upon award of the contract. The Bidder or the Bidder s contact person(s) must have an adequate level or oral and written English. To be determined responsive, an offer must include all of documents and sections included in I.3.A and I.3B (see below). 3.1 Cover Letter The Bidder s cover letter shall include the following information: Name of the company or organization Type of company or organization Address 2.2 Teslim Programı Tüm teslim edilebilirler - haftalık, aylık, çeyreklik veya yıllık - Türk hükümeti düzenlemelerine göre hazırlanacak ve gönderilecektir (istekliler detaylı bir program ve raporları Türk hükümetine gönderme yöntemlerini sunacaktır). Bölüm III Teklif Gereksinimleri Kar amacı güden veya gütmeyen tüm şirketler veya kuruluşlar Türkiye de kanunen faaliyette bulunma yetkisine sahip olacak ve ihalenin verilmesi üzerine Türkiye de Türk hükümetinin uluslararası STK muhasebe gereksinimlerini karşılamak amacıyla muhasebe ve vergilendirme hizmetleri sunma kapasitesine sahip olacaktır. İstekli veya İsteklinin iletişim kişisi/kişileri yeterli seviyede sözlü ve yazılı İngilizce becerisine sahip olacaktır. Değerlendirmeye alınacak teklifler I.3 A ve I.3 B (aşağıda) maddelerinde sayılan tüm bilgi ve belgeleri içermelidir. 3.1 Ön Yazı İsteklinin ön yazısı şunları içerecektir: Şirket veya kuruluşun adı Şirket veya kuruluşun türü Adres P a g e 5 10

6 Telephone Full names of members of the Board of Directors and /or Legal Representative (as appropriate) E-posta Yönetim Kurulu üyeleri ve/veya Hukuki Temsilcisinin tam adı Telefon Ön Yazı imza yetkilisinin imzası, tarih ve Şirket mührünü taşımalıdır. The Cover Letter should be signed by authorized official, dated and stamped with Company stamp. 3.2 Copies of Registration Documents: Tax Registration or equivalent document. Copy of registration or incorporation in the public registry, or equivalent document from the government office where the Bidder is registered. Copy of trade license, or equivalent document. 3.3 Detailed Proposal The proposal must respond to the detailed information set out in Section II of this RFP, which provides the background, states the scope of work, describes the deliverables, and provides a deliverables schedule. CVs for key personnel must be included in an annex to the proposal. Additionally, Bidders must include 3 past performance references of similar work (under contracts) previously implemented as well as contact information for the companies for which such work was completed. Contact information must include at a minimum: name of point of contact who can speak to the Bidder s performance, name and address of the company for which the work was performed, and and phone number of the point of contact. The quoted prices must be inclusive of all taxes, including VAT. Bidder prices must be all inclusive, including any transportation, per diem, and accommodation fees to be incurred by their staff when visiting the CRS office in Antakya to review documents. CRS will not be reimbursing the contracted service provider for these types of expenses separately. All prices must be quoted in USD. 3.2 Tescil Belgelerinin Nüshaları: Vergi levhası veya dengi belge. Tescil veya kamu siciline kayıt nüshası veya İsteklinin kayıtlı olduğu devlet dairesinden alınan dengi belge İş ruhsatı nüshası veya dengi belge 3.3 Detaylı Teklif Teklif, arkaplan, işin kapsamı, teslim edilebilirler ve teslim programı dahil olmak üzere Bölüm II'de verilen detaylı bilgileri içermelidir. Kilit personel özgeçmişleri teklif ekinde yer almalıdır. İstekliler daha önce yaptıkları benzer işler için 3 geçmiş performans referansı (sözleşmeli işler için) ve bu işlerin yapıldığı şirketlerin iletişim bilgilerini eklemelidir. İletişim bilgileri asgari olarak İsteklinin performansı hakkında bilgi verebilecek iletişim kişisinin adı, işin yapıldığı şirketin adı ve adresi ve iletişim kişisinin e-posta ve telefon numarasını içermelidir. Teklif edilen fiyatlar KDV ve tüm vergiler dahil olmalıdır. Teklif edilen fiyatlar belgeleri incelemek için Antakya daki CRS ofisinin ziyaret edilmesi sırasında personelinin tahakkuk edeceği ulaşım, harcırah ve konaklama maliyetleri dahil tam kapsamlı olmalıdır. CRS bu türden masraflar için sözleşmeli hizmet sağlayıcısının masraflarını ayrıca karşılamayacaktır. Tüm fiyatlar USD Amerikan Doları cinsinden verilecektir. Değerlendirme kurulunun İstekli tarafından teklif edilen maliyetin makul, gerçekçi veya tam olmasından şüphe ettiği durumda CRS ek mali bilgiler talep edebilir. P a g e 6 10

7 CRS reserves the right to request additional financial information if the evaluation committee has concerns of the reasonableness, realism, or completeness of a Bidder s proposed cost. The proposal must include the below table to be used as the basis of pricing: Teklif fiyatlandırmada temel alınması amacıyla aşağıdaki tabloyu içerecektir. # Description of Service Provided Unit Price per Unit Remarks # Verilen Hizmetin Açıklaması Birim Birim başı fiyat Açıklamalar Section IV. Special Requirements 4.1 Chronological List of Proposal Events The following calendar summarizes important dates in the solicitation process. Bidders must strictly follow these deadlines. Request for Proposals issued on 17 February 2017 Deadline for written questions 9 March for questions: TR_Procurement@global.crs.org Proposal due date March 10, 2017 at 11:00 PM (5:00) Proposals must be sent to: TR_Contractors@global.crs.org Date for sharing the results of the bid review committee 5 April 2017 The dates above may be modified at the sole discretion of CRS. Any changes will be commutated in an amendment to this RFP. 4.2 Validity Period Bidders proposals must remain valid for 90 calendar days after the proposal deadline. Bölüm IV. Özel Gereksinimler 4.1 Teklif Faaliyetlerinin Kronolojik Listesi Aşağıdaki takvimde talep sürecindeki önemli tarihler verilmiştir. İstekliler bu takvime kati suretle uyacaktır. Teklif talebi yayın tarihi 17 Şubat 2017 Yazılı bilgi talepleri için son tarih 9 Mart Sorular için: TR_Procurement@global.crs.org Son teklif verme tarihi 10 Mart,2017 saat Tekliflerin gönderileceği adres: TR_Contractors@global.crs.org Değerlendirme kurulunun sonuçları paylaşacağı tarih 5 Nisan 2017 Yukarıdaki tarihler CRS nin yegane takdirine bağlı olarak değiştirilebilir. Değişiklikler bu RFP ye ek olarak paylaşılacaktır. 4.2 Geçerlilik Süresi İsteklinin teklifi son teklif verme tarihinden sonra 90 takvim günü geçerli olmaya devam edecektir. P a g e 7 10

8 4.3 Evaluation and Basis for Award A Contract will be executed with the Bidder whose proposal is determined to be responsive to this solicitation document, meets the eligibility criteria stated in this RFP, meets the technical, management/personnel, and corporate capability requirements, and is determined to represent the best value to CRS. Best value will be decided based on an objective review process by a bid review committee. This RFP will use the evaluation criteria below to determine best value. That means that each proposal will be evaluated and scored against the evaluation criteria which are stated in the table below. In evaluating proposals, CRS will use the following evaluation criteria: Qualifications and references Ability to speak and write English Cost Location Ability to provide full range of services required 4.4 Negotiations Best offer proposals are requested. It is anticipated that a contract will be awarded solely on the basis of the original offers received. However, CRS reserves the right to request clarifications prior to award. Furthermore, CRS reserves the right to conduct a competitive range and to limit the number of Bidders in the competitive range to permit an efficient evaluation environment among the most highly-rated proposals. Highest-rated Bidders, as determined by the technical evaluation committee, may be asked to submit their best prices or technical responses during a competitive range. At the sole discretion of CRS, Bidders may be requested to conduct oral presentations. If deemed an opportunity, CRS reserves the right to make separate awards per component or to make no award at all. 4.3 Değerlendirme ve Sonuç Teklifi bu teklif talebine yanıt veren, bu RFP deki kriterleri karşılayan, teknik, yönetim/personel ve kurumsal kapasite gereksinimlerine uygun ve CRS ye en yüksek değeri katacağına karar verilen İstekli ile bir sözleşme imzalanacaktır. En yüksek değer teklif değerlendirme kurulu tarafından objektif bir değerlendirme ile belirlenecektir. Bu RFP en yüksek değeri belirlemek için aşağıdaki değerlendirme kriterlerini kullanacaktır. Her teklif aşağıdaki tabloda verilen kriterlerin her birine göre puanlandırılacaktır. Tekliflerin değerlendirilmesi sırasında CRS aşağıdaki değerlendirme kriterlerini kullanacaktır: Nitelikler ve referanslar İngilizce konuşma ve yazma becerisi Maliyet Lokasyon Gereken tam kapsamlı hizmetleri sunma kapasitesi 4.4Müzakereler En iyi teklifler talep edilmektedir. Yalnız alınan asıl teklifler temelinde sözleşme yapılması planlanmaktadır. Ancak CRS karar vermeden önce ek bilgi talebinde bulunabilir. CRS aynı zamanda en yüksek skorlu teklifler arasında etkili bir değerlendirme yapabilmek için rekabet süreci uygulayabilir ve rekabet sürecindeki isteklilerin sayısını sınırlandırabilir. Teknik değerlendirme kurulunun belirlediği en yüksek skorlu isteklilerden rekabet sürecinde en iyi fiyatları veya teknik yanıtlarını göndermeleri istenebilir. CRS nin yegane takdirine bağlı olarak İsteklilerden sözlü sunum gerçekleştirmeleri istenebilir. CRS kalem başına farklı sözleşmeler yapma veya hiç sözleşme yapmama hakkını saklı tutar. P a g e 8 10

9 Company Name : Şirketin Adı : Representative Name : Temsilcinin Adı : Legal Address : Kanuni Adresi : Buisness Registration Number: İşletme Sicil No: Tax Registration Number: Vergi Sicil No: P a g e 9 10

10 Tél : Tel : Address: E-posta: The name and title of the person authorized to sign the contract and/or Purchase Order: Sözleşme ve/veya Satın Alma Emrini imzalamaya yetkili kişinin adı ve unvanı: P a g e 10 10