ADIYAMAN ÜNĠVERSĠTESĠ

Transkript

1 BASKI TARĠHĠ/NO : BASKI TARĠHĠ : YÜRÜRLÜLÜK TARĠHĠ : KONTROLLÜ KOPYA : KONTROLSÜZ KOPYA : 2018 ADIYAMAN

2 Sayfa No 2 / 23 ĠÇĠNDEKĠLER BÖLÜM NO KONU ADI SAYFA NO - Kapak Ġçindekiler KURUM TANITIMI KuruluĢ Tanıtımı KAPSAM... 5 Misyon-Vizyon-Kalite Politikası ATIF YAPILAN SATANDARTLAR TERĠMLER VE TARĠFLER KURULUġUN BAĞLAMI KuruluĢun Bağlamının AnlaĢılması Ġlgili Tarafların Beklentilerinin AnlaĢılması Kalite Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi Kalite Yönetim Sistemi ve Prosesleri LĠDERLĠK Liderlik ve Taahhüt Genel Kalite Politikası Kurumsal Yetki ve Sorumluluklar PLANLAMA Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri Kalite Amaçları ve Bunlara EriĢmek Ġçin Planlama DeğiĢikliklerin Planlaması DESTEK Kaynaklar Yeterlilik Farkındalık ĠletiĢim Dokümante EdilmiĢ Bilgi OPERASYON Operasyonel Planlama ve Kontrol Ürün ve Hizmet Ġçin ġartlar Hizmetin Tasarım ve GeliĢtirmesi DıĢardan Tedarik Edilen Proses, Ürün ve Hizmetin Kontrolü Üretim ve Hizmetin Sunumu Ürün ve Hizmet Sunumu Uygun Olmayan Çıktının Kontrolü PERFORMANS DEĞERLENDĠRME Ġzleme, Ölçme, Analiz ve Değerlendirme Ġç Tetkik Yönetimin Gözden Geçirmesi ĠYĠLEġTĠRME Genel Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Sürekli ĠyileĢtirme... 23

3 Sayfa No 3 / 23 KURULUġ TANITIMI Üniversitemiz ÇağdaĢ medeniyetin gerektirdiği her türlü bilgi beceri ve donanıma sahip bireyler yetiģtirmeyi amaç edinmiģtir. Adıyaman Üniversitesi, Ġnönü Üniversitesi ne bağlı olarak 1983 yılında Adıyaman Meslek Yüksekokulu, tarihinde Sağlık Yüksekokulu ve tarihinde Fen-Edebiyat Fakültesi kurulmuģ olup; Gaziantep Üniversitesi ne bağlı olarak tarihinde Eğitim Fakültesi, 1988 yılında GölbaĢı Meslek Yüksekokulu, tarihinde Besni Meslek Yüksekokulu, 2003 yılından Adıyaman Mesleki ve Teknik Eğitim Fakültesi kurulmuģtur. Harran Üniversitesi ne bağlı olarak tarihinde kurulan Kahta Meslek Yüksekokulunun katılımıyla üç farklı Üniversitenin oluģturduğu akademik birimler (3 fakülte, 1 Yüksekokul ve 4 Meslek Yüksekokulu) 1 Mart 2006 tarih ve 5467 sayılı kanunla, 17 Mart 2006 tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe giren kanunla Adıyaman Üniversitesine bağlanmıģlardır. Adıyaman üniversitesi genç bir üniversite olmasına rağmen hızlı bir Ģekilde geliģmekte olup yerel bir üniversiteden ulusal bir üniversite görünümü almıģtır. Kendine güven ile teknoloji kaynaklarını çoğaltarak hizmet kalitesini artırarak uluslararası boyutta bir üniversite olmayı hedeflemiģtir. ADRES : Adıyaman Üniversitesi Atatürk Bulvarı 19, AltınĢehir Mahallesi 3005 Sokak No: ADIYAMAN TEL : FAKS : E-POSTA : rektoryrdozelkalem@adiyaman.edu.tr WEB :

4 Sayfa No 4 / KAPSAM Üniversitemiz birimlerinde kalite yönetim sisteminin kurulmasındaki amaç kurumsal yapıyı oluģturup sistemi etkin bir Ģekilde uygulayarak müģteri memnuniyetini artırmak, yasal Ģartların ve uyulması gereken tüm düzenlemelerin güncelliğini sağlayarak zamanında uygulamaya alınmasını sağlamaktır. 1.2 ORGANĠZASYON ġemasi Adıyaman Üniversitesinin Organizasyon Ģeması KYT-ORġ-01 gösterilmiģtir. 1.3 MĠSYON VE VĠZYON MĠSYON Adıyaman Üniversitesinin Misyonu : Evrensel değerlere bağlı, insan merkezli ve öngörülü bir yönetim anlayıģı ile eğitimöğretim, bilimsel araģtırma, yayın ve sosyo-kültürel faaliyetler yapan, karģılaģılabilecek veya karģılaģılan sorunları akim ve bilimin süzgecinden geçiren, öncelikli olarak içinde bulunduğu Ģehrin, bölgenin ve ülkenin ihtiyaç duyduğu nitelikli bireyleri yetiģtiren bir üniversite olarak, toplumun huzur ve refahının artırılmasına yönelik çözüm, değiģim, dönüģüm ve sürdürülebilir kalkınmasına öncülük etmektir VĠZYON Adıyaman Üniversitesinin Vizyonu: Bilgi, ürün ve hizmet üreterek sağlık, tarım ve hizmet sektöründe bulunduğu bölgenin sosyoekonomik yapısını geliģtiren ve tercih edilen bir üniversite olmak. 1.4 KALĠTE POLĠTĠKASI Adıyaman Üniversitesin kalite politikası 5.2 maddesinde açıklanmıģtır. 2.0 ATIF YAPILAN STANDARTLAR TS EN ISO 9001:2015 kalite yönetim sistemimin uygulanmasında ISO 9000:2015, Kalite yönetim sistemleri - Temel esaslar, terimler ve tarifler, aynı zamanda TS EN ISO Standardından faydalanılmıģtır. Bu atıflar metin içerisinde uygun yerlerde belirtilmiģtir. 3.0 TERĠMLER VE TARĠFLER Kalite yönetim sisteminin standarda uygunluğu açısından TS EN ISO 9000:2015 standardında verilen terimler ve tarifler ve açıklamalar Dokümanların Kontrolü Prosedüründe açıklanmıģtır. KYT-PRD KURULUġUN BAĞLAMI 4.1. KURULUġ VE BAĞLAMININ ANLAġILMASI Üniversitemizin hedeflerine ulaģılmasını etkileyebilecek iç ve dıģ konular, risk süreçleri doğrultusunda belirlenmiģ, belirlenen bu iç ve dıģ konular belirli periyodlarda ilgili birimler tarafından izlenmekte ve gözden geçirilmektedir. KuruluĢumuzun iç ve dıģ konuları aģağıda verilmiģtir. ĠÇ KONULAR Personelin Yapısı Organizasyon Yapısı Altyapı Web/E-Posta/Veri Güvenliği: Kullanılan yazılımlar Veri Merkezi

5 Sayfa No 5 / 23 Kurumsal Kültür Bütçe Eğitim-Öğretim süreçleri DIġ KONULAR Kanunlar, Mevzuatlar, Yönergeler, MEB ve YÖK Eğitim Takvimleri, Teknoloji, Kültür, Sosyal ve Ekonomi Çevre, Coğrafi Konum, Farklı Bölgelerden Gelen Öğrencilerin Eğitim Düzeyleri, Ġklim Doğal Olaylar Güvenlik 4.2. ĠLGĠLĠ TARAFLARIN ĠHTĠYAÇ VE BEKLENTĠLERĠNĠN ANLAġILMASI Ġlgili Taraflar: ÇalıĢanlar Öğrenciler ve aileleri, Belediyeler, Üniversiteler, MEB, Kalkınma Bakanlığı, Valilik, Üniversiteler Arası Kurul, Devlet Personel Daire BaĢkanlığı, YÖK, DMO, Meslek Odaları, TSE, Tedarikçiler, Üniversitemizde hizmetler planlanırken ilgili tarafların yanı sıra çalıģanların, vatandaģın, tedarikçilerin, yasal ve sivil toplum kuruluģlarının Ģart ve beklentileri göz önüne alınmıģ ve bunlar periyodik olarak gözden geçirilmektedir. Bu çalıģmalarda tedarikçi değerlendirme talimatı, anketler, çalıģanlar için çalıģan memnuniyet anketi, ziyaretler vb. yapılmaktadır.

6 Sayfa No 6 / KALĠTE YÖNETĠM SĠSTEMĠNĠN KAPSAMININ BELĠRLENMESĠ Üniversitemizde hizmetin planlanıp ve sunulmasında organizasyon Ģemasındaki tüm birimler KYS kapsamına dâhil edilmiģtir. KYS uygulamasında kapsam belirlenirken iç ve dıģ hususlar ilgili tarafların Ģartları ve aynı zamanda kuruluģumuzun hizmetleri dikkate alınmıģtır Buna bağlı olarak Kalite Yönetim Sisteminin 8.3 Ürün ve hizmetlerin tasarımı ve geliģtirilmesi Teslim ve Teslimat sonrası Faaliyetler maddeleri uygulanmamaktadır KALĠTE YÖNETĠM SĠSTEMĠ VE PROSESLERĠ Üniversitemiz kapsamında müģteri memnuniyetini ve hizmet kalitesini doğrudan ya da dolaylı etkileyebilecek faaliyetler proses olarak seçilmiģ, her bir proses için 10 adet proses süreçleri oluģturularak etkileģimleri aģağıdaki tabloda verilmiģtir. KALĠTE YÖNETĠM SĠSTEMĠ PROSES ETKĠLEġĠMLERĠ ETKĠLEYEN PROSESĠN NO KODU ADI 1 SAT-PRS-01 Satın alma Prosesi ETKĠLENEN PROSES NO ETKĠLEġĠM Eğitim Prosesi, Lisansüstü Eğitim Prosesi, Sürekli Eğitim Prosesi, Bilimsel AraĢtırma Projeleri Prosesi, Laboratuvar Prosesi, Mühendislik Eğitimi Prosesi, Uzaktan Eğitim Prosesi, Türk Dili Öğretme Prosesi, Tıp Fakültesi Eğitim Prosesi 2 EĞT-PRS-02 Eğitim Prosesi (MYO-Fakülteler-Yüksek Okullar) Satın alma Prosesi, Lisansüstü Eğitim Prosesi, Sürekli Eğitim Prosesi, Bilimsel AraĢtırma Projeleri Prosesi, Laboratuvar Prosesi, Mühendislik Fakültesi Prosesi, Uzaktan Eğitim Prosesi, Tıp Fakültesi Prosesi 3 LÜE-PRS-03 Lisansüstü Eğitim Prosesi (sağlık bilimleri-fen bilimleri- Sosyal bilim Enstitüleri) Satın alma Prosesi, Eğitim Prosesi, Sürekli Eğitim Prosesi, Bilimsel AraĢtırma Projeleri Prosesi, Laboratuvar Prosesi, Mühendislik Fakültesi Prosesi, Uzaktan Eğitim Prosesi, Tıp Fakültesi Prosesi 4 SEM-PRS-04 Sürekli Eğitim Prosesi Satın alma Prosesi, Eğitim Prosesi, Lisansüstü Eğitim Prosesi, TÖMER, Laboratuvar Prosesi 5 BAP-PRS-05 Bilimsel AraĢtırma Projeleri Prosesi Satın alma Prosesi, Lisansüstü Eğitim Prosesi, Sürekli Eğitim Prosesi, Laboratuvar Prosesi, Mühendislik Fakültesi Prosesi, Uzaktan Eğitim Prosesi, Tıp Fakültesi Prosesi

7 Sayfa No 7 / 23 6 LAB-PRS-06 Laboratuvar Prosesi (Merkezi Lab.-Kahta MYO) Satın alma Prosesi, Eğitim Prosesi, Lisansüstü Eğitim Prosesi, Sürekli Eğitim Prosesi, Bilimsel AraĢtırma Projeleri Prosesi, Tıp Fakültesi Eğitim Prosesi 7 MFE-PRS-07 Mühendislik Fakültesi Eğitim Prosesi(Makine-Çevre-ĠnĢaat) Satın alma Prosesi, Eğitim Prosesi Lisansüstü Eğitim Prosesi, Sürekli Eğitim Prosesi, Laboratuvar Prosesi 8 UZM-PRS-08 Uzaktan Eğitim Prosesi Satın alma Prosesi, Eğitim Prosesi, Lisansüstü Eğitim Prosesi-Sürekli Eğitim Prosesi 9 TMR-PRS-09 TÖMER Satın Alma Prosesi, Eğitim Prosesi, Lisansüstü Eğitim Prosesi, Sürekli Eğitim Prosesi 10 TFE-PRS-10 Tıp Fakültesi Eğitim Prosesi Satın alma Prosesi, Eğitim Prosesi, Lisansüstü Eğitim Prosesi, BAP Prosesi, Laboratuvar Prosesi Kurulumuzun Kalite Yönetim Sistemi Ģartlarına uygun olarak proseslerin planlı bir Ģekilde yürütülmesi için dokümantasyon sistemi oluģturularak muhafazası ile birlikte sürekliliği sağlanmaktadır. Dokümanların Kontrolü Prosedürü Kayıtların Kontrolü Prosedürü maddeleri :KYS-PRD-01 :KYT-PRD LĠDERLĠK 5.1 Liderlik ve Taahhüt Genel KuruluĢumuz; üst yönetim aģağıdakiler vasıtasıyla Kalite Yönetim sistemi için liderlik ve taahhütlerini yerine getirmektedir a) KYS nin uygulanması, sürdürülmesi ve etkinliğinin sürekli iyileģtirilmesi, b) Kalite politikası ve kalite hedeflerinin oluģturulduğu ve bunların kuruluģun stratejik yönü ve bağlamı ile uyumluluğunun güvence altına alınması, c) Proses yaklaģımı ve risk temelli düģünmenin kullanımının teģvik edilmesi,

8 Sayfa No 8 / 23 d) MüĢteri Ģartlarının yerine getirilmesiyle müģteri memnuniyetinin arttırılması için gerekli kaynakları belirlemiģ ve sağlamıģ bulunmaktadır. Bu kaynaklar; Ġnsan kaynakları - Altyapı - ÇalıĢma ortamı -Finans Ģeklindedir. e) ĠyileĢtirmenin teģvik edilmesi, f) Diğer ilgili yönetim görevlilerinin (kendi sorumluluk alanlarına uygulanması bakımından) liderliğini göstermek için desteklenmesi MÜġTERĠ ODAKLILIK KuruluĢumuzun Hizmet verdiği tüm kesimler (öğrenciler, çalıģanlar, dıģ paydaģlar) müģteri olarak tanımlanmıģ, Üniversitemizde müģteri Ģartları yasal mevzuatlar çerçevesinde belirlenmiģ, Risk değerlendirme çalıģmalarında müģteri memnuniyetini etkileyebilecek konular özellikle göz önünde bulundurulmakta olup. MüĢteri beklentilerinin belirlenmesi, karģılanması, izlenmesi ve sürekli iyileģtirilmesi için faaliyetlerin yürütülmesi hususlarını taahhüt etmektedir ( memnuniyet anketler, dilek/öneri kutuları, düzeltici faaliyetler ve riskler) Risk ve Fırsatlar Prosedürü MüĢteri Memnuniyet Anketleri Dilek Öneri Formu 5.2 POLĠTĠKA : KYS-PRD-06 : FRM : FRM KALĠTE POLĠTĠKASININ OLUġTURULMASI KuruluĢumuz üst yönetimi tarafından çalıģmalara yön vermesi, tüm çalıģanların aynı bakıģ açısı ile hizmet vermesi ve kurum kültürü sağlamak amacıyla ADIYAMAN ÜNĠVERSĠTESĠ Kalite Politikası oluģturulmuģtur. KALĠTE POLĠTĠKAMIZ Adıyaman Üniversitesi olarak, Bilimsel ÇalıĢma ve AraĢtırma Yapmak, Bilgi ve Teknoloji Üretmek, Bilim Verilerini Yaymak, Ulusal Alanda GeliĢme ve Kalkınmaya Destek Olmak, Bir Mesleğin; Bilgi, Beceri, DavranıĢ ve Genel Kültürüne Sahip, Çevreye Duyarlı, ĠĢ Sağlığı Güvenliğine Önem Veren AnlayıĢ Çerçevesinde, Bireyler YetiĢtirmek, Kalite Yönetim Sistemi Standardının ġartlarına Uyarak Etkinliğini Sürekli ĠyileĢtirmek, Yasal ġartlar Doğrultusunda MüĢteri Beklenti ve Ġhtiyaçlarını KarĢılayarak Memnuniyetlerini Sağlamaktır KALĠTE POLĠTĠKASININ DUYURULUMASI Kalite Politikasının kurumdaki personel tarafından bilinmesini ve anlaģılmasını sağlamak için hizmet binalarının uygun yerlerine asılarak ilan edilmiģ, elektronik ortamda tüm çalıģanlarımızın ve ilgili tarafların eriģimine açılmıģ olup verilen eğitimlerle de anlaģılması sağlanmıģtır. Kalite Politikasının uygunluğu, üst yönetim tarafından Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarında gözden geçirilerek gerektiğinde revize edilir ve aynı yöntemle duyurulur KURUMSAL GÖREV, YETKĠ VE SORUMLULUKLAR

9 Sayfa No 9 / 23 KuruluĢumuz faaliyetlerinde yasal süreçler ve kaliteyi etkileyen iģleri yürüten personelinin görev, sorumluluk ve yetkilerini ve birbirleri ile olan iliģkilerini, referans dokümanlar çerçevesinde Görev Tanımlarını dokümante edilerek ilgili birimler tarafından çalıģanlarına duyurmuģtur. Bunlara ek olarak KYS için koordinatörlük ihdas edilmiģ olup görev ve yetkileri ayrıca tanımlanmıģtır. 657 Sayılı Devlet memurları Kanunu 2547 YÖK Kanunu 2914 Yükseköğretim Personel Kanunu YÖK Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan DeğiĢikliği Yönetmeliği Organizasyon ġeması Kalite Yönetim Sistemi Görev Tanımları 6 PLANLAMA 6.1 RĠSK VE FIRSATLARI BELĠRLEME FAALĠYETLERĠ Üniversitemizde risk ve fırsatları değerlendirmek için Risk ve Fırsatlar Prosedürü oluģturulmuģ(kyt-prd-06) tüm birimler bazında risk değerlendirme çalıģmaları iç ve dıģ konular dikkate alınmak suretiyle gerçekleģtirilmiģtir, önemli riskler için kontrol sıklığı, riskin sahibi, riski azaltmak için yapılacak faaliyetler belirlenmiģ olup. Tüm birimler kendi risklerini sürekli izlenmekte ve gözden geçirmektedir. Risk ve Fırsatlar Prosedürü: KYS-PRD KALĠTE AMAÇLARI VE BUNLARA ERĠġMEK ĠÇĠN PLANLAMA Üniversitemizdeki birimler Kalite Yönetim Sistemine, uygun (ölçülebilir, izlenebilir), her yıl kalite hedefleri oluģtururlar. Birim kalite hedefleri oluģturulurken, yasal Ģartlar, stratejik plan ve diğer üst politika dokümanları dikkate alınmıģtır. Bu hedefler ilgili birim tarafından altı ayda bir ölçülür Toplam Kalite Yönetimi Koordinatörlüğüne ölçülen sonuçlar bildirilir Bu hedefler Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısında sunulur. Hedefler sürekli iyileģme taahhüdünü içerecek Ģekilde Kalite Politikası ile tutarlıdır gerçekleģmesi takip edilir ve gerekirse, revizyonlar yapılır. Amaç ve hedeflerin belirlenmesi ve uygulamalar sonucunda hedeflerdeki sapmaların izlenmesi, ilgili destek dokümanlara göre yapılmaktadır Kalite Amaçlarına ulaģmak için planlama Üniversitemizde kalite politikasında yer alan her bir taahhüt için ulaģılabilir, ölçülebilir, makul, belirli periyotlarda izlenen ve termini olan hedefler oluģturulmuģ, her bir hedef için süre, sorumlu, kaynak ihtiyacı ve strateji içeren hedef gerçekleģtirme planları oluģturulmuģtur. Kalite hedeflerine ulaģmak için planlama yapılırken: a) Ne yapılacağını, b) Hangi kaynakların gerekeceğini, c) Kimin sorumlu olacağını, d) Ne zaman tamamlanacağını, e) Sonuçların nasıl değerlendirileceğini, f) Önceki hedeflerin sonuçları dikkate alınmaktadır. Stratejik Planlar

10 Sayfa No 10 / 23 Kalite Hedefleri Hedef Eylem Planı (ADYÜ-KEK Madde 9.1.3) 6.3 DEĞĠġĠKLĠKLERĠN PLANLANMASI Üniversitemizde verilen hizmetlere ait amaçların planlanmasında oluģacak ilgili mevzuat, organizasyon yapısında, kaynaklarda veya KYS sisteminde iģleyiģi etkileyecek değiģiklik durumunda sistem dokümantasyonu değiģikliğe paralel olarak revize edilir. Revize edilen planların duyurusu Dokümanların Kontrolü Prosedürüne göre yapılır Kalite Yönetim Sistemi Planı Dokümanların Kontrolü Prosedürü :KYS-PLN-021 :KYS-PRD-01 7 DESTEK 7.1. KAYNAKLAR GENEL Üniversitemizde insan kaynağı, alt yapı, eğitim, finans gibi kaynak ihtiyaçları ilgili mevzuatlar çerçevesinde temin edilmektedir KĠġĠLER Üniversitemizde insan kaynağı ihtiyacı ilgili mevzuat çerçevesinde temin edilmekte, iģe alım ve yer değiģtirmelerde personelin yetkinliğine dikkat edilmekte, özellikle prosesler için gerekli sayı ve nitelikte personelin görevlendirilmesine önem verilmektedir. 657 Sayılı Devlet memurları Kanunu 2547 YÖK Kanunu 2914 Yükseköğretim Personel Kanunu YÖK Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan DeğiĢikliği Yönetmeliği Kalite Yönetim Sistemi Görev Tanımları Ġnsan Kaynakları Prosedürü :KYT-GRV :KYT-PRD ALT YAPI KuruluĢumuz, hizmetin Ģartlara uygunluğunu sağlamak için gerekli olan altyapıyı belirleyip sürdürmektedir. Alt yapımızı; Binalar, çalıģma alanları ve bununla ilgili tesisler, proses teçhizatı, yazılım ve donanım, destek hizmetlerini (bakım onarım gibi), ulaģtırma ihtiyaçlarını kapsar. Mevcut cihaz ve ekipmanlarımızın bakım ve onarımları Kamu Ġhale Kanunu kapsamında tanımlanan usullerle hizmet alımı suretiyle gerçekleģtirilmektedir Kamu Ġhale Kanunu Bakım Onarım Prosedürü :KYS-PRD-07

11 Sayfa No 11 / PROSESLERĠN ĠġLETĠMĠ ĠÇĠN ORTAM KuruluĢumuz, yapmıģ olduğu faaliyetlere yönelik olarak, tüm personele uygun çalıģma ortamı sunmakta, ihtiyaçlara ve günün Ģartlarına uygun yasal mevzuatlara göre iyileģtirmeler sağlamaktadır. ÇalıĢanlarda aģırı iģ yükü ya da psikolojik Ģiddet gibi konular çalıģan memnuniyet anketinde yer almakta ve anket sonuçları üst yönetime sunulmaktadır. Üniversitemizde ayrıca 5176 sayılı kanun gereği etik kurul oluģturulmuģ ve bu kanuna göre faaliyetler yürütülmektedir Sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu ĠZLENME VE ÖLÇÜLME KAYNAKLARI GENEL KuruluĢumuzda Kaliteyi etkileyen tüm izleme ve ölçme cihazlarının kontrolü amacıyla Cihaz Takip ve Kalibrasyon Prosedürü oluģturulmuģ ve uygulanmaktadır. KuruluĢumuzda hizmetlerimiz esnasında kullanılan ölçme cihazları ve klimatize ortam gerektiren alanlarda kalibrasyon planında belirtilen cihazlar için kalibrasyon yapılmakta ve buna ek olarak periyodik doğrulamalar dıģarıdan hizmet alımı ve eğitim alan personel tarafından gerçekleģtirilmektedir. Cihaz Takip ve Kalibrasyon Prosedürü Kayıtların Kontrolü Prosedürü Makine Bakım Kartı :KYT-PRD-11 :KYT-PRD-02 :FRM ÖLÇÜM ĠZLENEBĠLĠRLĠĞĠ Üniversitemizde yaptırılacak kalibrasyon hizmetlerinde ilgili kuruluģların veya firmaların TÜRKAK tarafından akredite edilmiģ olmasına, hangi alanda akredite olduğu ve çalıģma aralığımız ile akreditasyon aralığının tutarlı olması gibi Ģartlar aranır. Kalibrasyonu yapılan cihazların üstünde kalibrasyon durumunu belirten etiketler bulundurulur. Kalibrasyonu yapılan cihazlar sapmaların artmaması için gerekirse yer değiģtirme ve aģırı yükleme gibi durumlara karģı korunur. Ölçümlerin izlenebilirliği için Cihaz Takip ve Kalibrasyon Prosedürü(KYS-PRD-11) hazırlanmıģtır KURUMSAL BĠLGĠ Üniversitemizde çalıģanlar arasında tecrübe ve örtük bilgi paylaģım için toplantılar yapılmaktadır. Özellikle kritik faaliyetlerle ilgili iģ akıģları oluģturulurken ve risk değerlendirmelerin gerçekleģtirilmesinde tecrübeli personellerin katılımı sağlanmaktadır. Göreve yeni baģlayan personelin konusunda tecrübe sahibi personel yanında çalıģması sağlanmaktadır. Kurum dıģında eğitim, seminer vb. etkinliklere katılan personellerden rapor hazırlamaları ve eğitim notları talep edilerek KuruluĢumuz web sitesinde diğer çalıģanların eriģimine açılmaktadır. YÖK Kurum Ġçi Değerlendirme Raporları YÖK Kurum DıĢı Değerlendirme Raporları YGG Toplantıları Anket Analiz sonuçları Düzeltici Faaliyetler Kaza Raporları Birimlerin BelirlemiĢ olduğu Riskler Birim Faaliyet Raporları ve Sunumları

12 Sayfa No 12 / YETERLĠLĠK Üniversitemizde yeni personelin atamasında ve iģe baģlamasında Rektör yetkilidir. Personel pozisyonlarının tanımlamalarında mevzuat ve görev tanımlarında belirtilen (iģin gerektirdiği özellikler, gerekli eğitim seviyesi, deneyimler) kriterleri kullanılır. Üniversitemizde planlı-plansız ve oryantasyon eğitimleri Ġnsan Kaynakları Prosedüründe(KYT-PRD-08) tanımlanmıģ ve faaliyetler süreç ve iģ akıģları çerçevesinde gerçekleģtirilmektedir. GerçekleĢen eğitimlerin etkinlik değerlendirilmesi prosedürlere bağlı olarak oluģturulur. Eğitim faaliyetleri ile ilgili kayıtlar, mevzuatlarda belirtilen sürelerde muhafaza edilmektedir. KuruluĢumuz bünyesinde gerçekleģtirilen faaliyetlerin yeterli niteliklere sahip olan personel tarafından yapılmasını güvence altına almak için, çalıģanların eğitim ihtiyaçları takip edilmekte, gerekli durumlarda iç yazıģmayla çalıģanların eğitim ihtiyaçları alınıp değerlendirilmektedir. Eğitim ihtiyaçları periyodik olarak gözden geçirilerek bu ihtiyaçları karģılayacak yıllık eğitim planı Hizmet içi Eğitim birimi ve eğitimi gerek gördüğü birimler tarafından ADYÜ Hizmet Ġçi Eğitim Yönetmeliği çerçevesinde her yılın ocak ayında (KYT-PLN-03) oluģturularak yürütülür. GerçekleĢen eğitimler sonrası, eğitime katılanlar tarafından Eğitim Değerlendirme Formu (FRM-09) doldurularak, Hizmet içi Eğitim birimi tarafından düzenlenen eğitimlerde ise sınav yapılarak eğitimin etkinliği izlenir. Kurumda ilk göreve baģlayanlar veya birim değiģtiren personel uyum eğitimine (FRM-11) tabi tutulur. Bilgilendirme, sempozyum, seminer, uyum eğitimi, kongre, konferans ve Kurum dıģında alınan eğitimlerin etkinlik değerlendirmesi yapılmaz. Eğitim faaliyetleri sonucu oluģan kayıtlar (FRM-08 Eğitim Katılım Formu, FRM -09 Eğitim Değerlendirme Formu, FRM-10 Personel Eğitim Sicil Kartı, FRM-11 Oryantasyon Eğitim Formu) Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza edilir. 657 Sayılı DM Kanunu, 2547 YÖK Kanunu, 2914 Yükseköğretim Personel Kanunu YÖK Kurumları Personeli Görevde yükselme ve Unvan DeğiĢikliği Yönetmeliği ADYÜ Hizmet Ġçi Eğitim Yönergesi Ġnsan Kaynakları Prosedürü: KYT-PRD FARKINDALIK Üniversitemizde KYS ile ilgili farkındalık oluģturmak için, Üniversitemizin Kalite Politikası, Birim Hedefleri, çalıģanlarının Kalite Yönetim Sistemine katkıları, Kalite Yönetim Sistemine Ģartlarının yerine getirilmediği durumlarda müdahil olmak için kalite koordinatörlük birimi, kalite sorumluları, kalite görevlileri ve kalite güvence komisyonuna yılda iki defa KYS konusunda bilgilendirme yapar. Ayrıca birim kalite sorumluları ve birim kalite görevlileri de kendi görev alanlarındaki çalıģan personellere yılda en az bir kez KYS konusunda bilgilendirme yapmaktadır. ÇalıĢanların bilgilendirilmelerini artırmak için hizmet içi eğitimlerle, iletiģim metotlarıyla (madde 7.4), hazırlanan dokümantasyonlar ve yazıģmalar ile farkında olmaları sağlanmaktadır. Bu faaliyetlerin çalıģanlar tarafından farkında olduklarının etkinliği iç tetkiklerde tespit edilmektedir. 7.4 ĠLETĠġĠM KuruluĢumuzda çalıģanlar arasında iletiģim intranet, sistem dokümantasyonu, toplantılar, duyurular, ilan panoları, elektronik panolar, elektronik posta, telefon, ADYÜ Web sitesi, Birimlerin Web sitesi, iç yazıģmalar yoluyla gerçekleģtirilir. VatandaĢ veya dıģ paydaģlarla iletiģim yazıģmalar, telefon ve faks, ziyaret, toplantılar, BĠMER ve CĠMER yoluyla gerçekleģtirilir. Resmi YazıĢmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik

13 Sayfa No 13 / 23 ADYÜ Web Sayfası 7.5 DOKÜMANTE EDĠLMĠġ BĠLGĠ GENEL Üniversitemizde KYS nin uygulanması için standardın istediği dokümanlara ek olarak kalite el kitabı, prosedürler, talimatlar oluģturulmuģ ve personelin eriģimine açılmıģtır. Güncel Doküman listesi KYS-LST OLUġTURMA VE GÜNCELLEME Kalite Yönetim Sistemi, uygulamadaki tüm dokümanların hazırlığı, yayını, dağıtımı, revizyonu ve yürürlükten kaldırılması iģlemlerinin yürütülmesinde Dokümanların Kontrolü Prosedürü ne uygun olarak çalıģılır. Dokümanların Kontrolü Prosedürü: KYT-PRD DOKÜMANTE EDĠLMĠġ BĠLGĠNĠN KONTROLÜ Adıyaman Üniversitesi kalite sisteminin tanımlanan Ģartlara uygun olarak iģletildiğini göstermek için tüm kayıtların tanımlanması, saklanması, korunması, elden çıkarılması ve saklama sürelerinin belirlenmesi ile ilgili bir sistem kurmuģtur. Ġlgili konular, Kayıtların Kontrolü Prosedüründe açıklanmıģtır. Kayıtların Kontrolü Prosedür: KYT-PRD-02 8 OPERASYON 8.1 OPERASYONEL PLANLAMA VE KONTROL KuruluĢumuz, ürünün/hizmetin gerçekleģtirilmesi için ihtiyaç duyduğu prosesleri belirlemiģ ve bu prosesleri plânlayarak geliģtirmektedir. Plânlama, kalite yönetim sisteminin diğer proseslerinin Ģartları ile tutarlıdır. Ürün/hizmet gerçekleģtirme plânlamasında, aģağıdakiler belirlenmiģtir. a) Ürün/hizmet için kalite hedefleri ve Ģartlar, b) Proseslerin, dokümanların oluģturulması ve Ürüne/hizmete özgü kaynakların sağlanması, c) Ürüne/hizmete özgü gerekli doğrulama, geçerli kılma, izleme ve hizmet kabulü için kriterleri, d) GerçekleĢtirme proseslerinin ve bunun sonucu meydana gelen Ürüne/hizmete ait Ģartları karģıladığına dair kanıtları sağlamak için gereken kayıtlar (Madde ) belirtildiği Ģekilde tutmaktadır. Satın Alma Prosesi :SAT-PRS-01 Lisansüstü Eğitim Prosesi :LÜE-PRS-02 Eğitim Prosesi :EĞT-PRS-03 Sürekli Eğitim Prosesi :SEM-PRS-04 Bilimsel AraĢtırmalar Prosesi :BAP-PRS-05 Laboratuvar Prosesi :LAB-PRS-06 Mühendislik Fakültesi Eğitim Prosesi :MFE-PRS-07 Uzaktan Eğitim Prosesi :UZM-PRS-08 TÖMER Eğitim Prosesi :TMR-PRS-09 Proses Planlama :KYT-PLN-05

14 Sayfa No 14 / ÜRÜN VE HĠZMETLER ĠÇĠN ġartlar MÜġTERĠ ĠLE ĠLETĠġĠM KuruluĢumuzun vermiģ olduğu hizmetin özellikleri 2547 sayılı YÖK kanunu ve 657 DMK belirlenmiģ ve web sayfamızın dıģ kaynaklı dokümanlar bölümünde yayınlanmıģ bu süreçlere bağlı olarak müģterilerden gelen bilgiler, memnuniyet ifadeleri, Ģikâyetler, beklenti ve taleplerin tam ve doğru olarak alınabilmesi için müģterilerimiz ile etkin iletiģim metotları kullanılmaktadır. MüĢteri Ģikâyetleri ve anketleri, müģterilerimizin hizmetlerdeki memnuniyetini ölçmede en etkin göstergedir. Ayrıca müģterilerimizin ihtiyaç duyduğu yeni hizmetlerin tespit edilmesi ve iyileģtirmenin yapılması için geri besleme bilgileridir. KuruluĢumuz müģterilerimizle iletiģim için etkin düzenlemeler yapmakta ve uygulamaktadır. Bunlar; Resmi YazıĢmalar, Bire bir ya da telefon görüģmesi, ve web sitemiz, MüĢteri toplantıları, Eğitim, seminer, konferans organizasyonları, MüĢteri ziyaretleri, MüĢteri Memnuniyeti Anketi, AfiĢler, panolar, Duyurular, ilanlar ÜRÜN VE HĠZMETLER ĠÇĠN ġartlarin TAYĠN EDĠLMESĠ KuruluĢumuz yapmıģ olduğu tüm faaliyetleri ve hizmetleri 2547 YÖK kanunu, Üniversitemizin tabi olacağı yasal mevzuatlar doğrultusundaki yönetmelik, yönerge, talimatlarda belirtilen Ģartlara uygun olarak yerine getirmektedir. Hizmete yönelik talepler Kamu Kurumu olmamız vesilesiyle yasal Ģartlar doğrultusunda yapılır. 657 Sayılı DM Kanunu, 2547 YÖK Kanunu, 2914 Yükseköğretim Personel Kanunu Adıyaman Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Adıyaman Üniversitesi Lisansüstü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği ÜRÜN VE HĠZMETLER ĠÇĠN ġartlarin GÖZDEN GEÇĠRĠLMESĠ KuruluĢumuz müģterilerine vermiģ olduğu hizmetlerin yeterliliklerini, yapmıģ olduğu tüm faaliyetleri, referans dokümanlarda verilen kanun, yönetmelik, yönerge, talimatlarda belirtilen Ģartlara uygun olarak hazırlamakta ve kontrol etmektedir. 657 Sayılı DM Kanunu, 2547 YÖK Kanunu, 2914 Yükseköğretim Personel Kanunu, Adıyaman Üniversitesi Ön Lisans Ve Lisans Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği, Adıyaman Üniversitesi Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim Yönetmeliği, ÜRÜN VE HĠZMETLER ĠÇĠN ġartlarin DEĞĠġMESĠ Hizmetlerimizin çerçevesini oluģturan yasal mevzuatlar dıģ kaynaklı dokümante edilmiģ bilgi listesinde bulunur ve güncellikleri ilgili prosedürde belirtilen Ģekilde takip edilir. DeğiĢiklik durumunda ilgili personel bilgilendirilir ve gerekirse KYS dokümanları revize edilir. Dokümanların Kontrolü Prosedürü: KYT-PRD-01

15 Sayfa No 15 / HĠZMETĠN TASARIMI VE GELĠġTĠRĠLMESĠ Üniversitemizde tasarım ve geliģtirme faaliyetleri 2547 sayılı yasa çerçevesinde yürütülmekte olup, bu madde uygulanmamaktadır. 8.4 DIġARIDAN TEDARĠK EDĠLEN PROSES, ÜRÜN VE HĠZMETĠN KONTROLÜ GENEL Sunulan hizmet için gerekli olan, ürün ve hizmetlere iliģkin satın almalar, mevzuatça belirtilen Ģartlara uygun olarak Üniversitemiz tarafından belirlenmiģtir. Kamu ihale Kurumu tarafından internette yayınlanan yasaklı firmalar dıģında kalan tüm firmalar çalıģılabilir tedarikçilerimiz sayılır. Üniversitemiz tedarikçilerinin belirlenmesi ve değerlendirilmesine iliģkin detaylar Kamu Ġhale Kanununda (KĠK) belirtildiği Ģekilde yapılır. Satın alınan ürüne uygulanan kontrolün tipi ve içeriği Satın alma yapıldıktan sonraki Tedarikçi Değerlendirmeleri Satın Alma Prosesinde ve Tedarikçi Değerlendirme Talimatında anlatılmaktadır. Referans Dokümanlar : Kamu Ġhale Kanunu(KĠK) : Satın Alma Prosesi Tedarikçi Değerlendirme Talimatı :SAT-PRS-01 :SAT-TLM KONTROLÜN TĠPĠ VE BOYUTU Üniversitemizde satın alınan ürün-hizmet veya yapım iģleri satın alma Ģartlarını karģılamasının kontrolü için Muayene Kabul Komisyonu oluģturur. Hizmetler, ürünler ve alınan numuneler üzerindeki doğrulamalar teknik Ģartnameye göre Muayene Kabul Komisyonunca yapılır. Ġlgili Dokümanlar : Satın Alma Prosesi Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı Formu ġartnameler :SAT-PRS-01 :FRM DIġ TEDARĠKÇĠ ĠÇĠN BĠLGĠ Üniversitemizde Birimler, hizmet sürecini etkileyen malzemelerin satın alınması yönünde ihtiyaca uygun Ģekilde idari ve teknik Ģartnameler hazırlar. Bu Ģartnamelerde malzemeye/hizmete ait teknik ve kalite özellikleri tanımlanır. Bu Ģartnameler Kamu Ġhale Mevzuatı uyarınca tedarikçilere duyurulur. Referans Dokümanlar : 4734 sayılı Kamu Ġhale Kanunu 4735 sayılı Kamu Ġhale SözleĢmeleri Kanunu Satın Alma Prosesi Tedarikçi Değerlendirme Talimatı :SAT-PRS-01 :SAT-TLM-01

16 Sayfa No 16 / ÜRETĠM VE HĠZMETĠN SUNUMU ÜRETĠM VE HĠZMET SUNUMUNUN KONTROLÜ KuruluĢumuz kontrollü Ģartlar altında üretim ve hizmet sağlamayı planlamakta ve bu planlama doğrultusunda gerçekleģtirmektedir. KuruluĢumuzda hizmet gerçekleģtirme planlaması ile ilgili detaylar Madde 8.1 ve de belirtilmiģtir. Ürün/Hizmet gerçekleģtirme kontrolünün planlamasında ve yürütülmesinde aģağıdaki Ģartlar dikkate alınır: Ürün/Hizmet karakteristiklerimiz ulusal ve uluslararası standartlar, yasal mevzuat ve Ģartlarla belirlenmektedir. Bu Ģartlar dikkate alınarak ürün/hizmet sağlamada görevli çalıģanlarımızın yeterlilikleri de, Ürün/Hizmet karakteristiklerinin belirlenmesinde etkindir. KuruluĢumuzda eğitim öğretim hizmetlerine iliģkin süreçler genel olarak; dersler, sınavlar, stajlar, öğrenci iģlemleri, mezuniyet iģlemleri gibi konu baģlıklarını kapsamaktadır. Eğitim öğretim hizmetleri Eğitim Öğretim Prosesleri çerçevesinde yapılmaktadır. KuruluĢumuzda sunulan ürün ve hizmet özelliklerini açıklayan bilgiler, görev tanımları, çalıģma talimatları, prosedürler, prosesler, planlar, listeler ve dıģ kaynaklı dokümanlarda belirtilmektedir. Sağlanan ürün/hizmete iliģkin bilgiler, formlar aracılığı ile kayıt altına alınmakta ve Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza edilmektedir. KuruluĢumuzda Ürün/Hizmet gerçekleģtirme esnasında, kaliteye direkt yada dolaylı etki eden uygun teçhizat (makineekipman-cihaz-izleme ve ölçme aletleri) kullanılmaktadır (Kalibrasyon Talimatı KYT-TLM-02). KuruluĢumuzda Ürün/Hizmet gerçekleģtirme esnasında yürütülen izleme ve ölçme faaliyetleri; Prosesler (Madde 8.1), prosedürler ve talimatlar ile sağlanmaktadır. MüĢterilerimize verilen Ürün/Hizmet tamamlanması, ihale ve sözleģmeler yasal Ģartlar çerçevesinde yerine getirilmektedir. Referans Dokümanlar : 657 Sayılı DM Kanunu, 2547 YÖK Kanunu, 2914 Yükseköğretim Personel Kanunu, 4734 sayılı Kamu Ġhale Kanunu 4735 sayılı Kamu Ġhale SözleĢmeleri Kanunu Adıyaman Üniversitesi Ön Lisans, Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği, Adıyaman Üniversitesi Lisansüstü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği, Satın Alma Prosesi Lisansüstü Eğitim Prosesi Eğitim Prosesi Sürekli Eğitim Prosesi Bilimsel AraĢtırmalar Prosesi Laboratuvar Prosesi Satın Alma Prosesi Lisansüstü Eğitim Prosesi Eğitim Prosesi Sürekli Eğitim Prosesi Bilimsel AraĢtırmalar Prosesi :SAT-PRS-01 :LÜE-PRS-02 :EĞT-PRS-03 :SEM-PRS-04 :BAP-PRS-05 :LAB-PRS-06 :SAT-PRS-01 :LÜE-PRS-02 :EĞT-PRS-03 :SEM-PRS-04 :BAP-PRS-05

17 Sayfa No 17 / 23 Laboratuvar Prosesi :LAB-PRS-06 Mühendislik Fakültesi Eğitim Prosesi :MFE-PRS-07 Uzaktan Eğitim Prosesi :UZM-PRS-08 TÖMER Eğitim Prosesi :TMR-PRS-09 Proses Planlama :KYT-PLN TANIMLAMA VE ĠZLENEBĠLĠRLĠK MüĢterilerimize sunulan hizmetin tanımlanması ve izlenebilirliği aģağıdaki Ģekilde yapılmaktadır. Bunlar: müģteri/öğrenci adı ve unvanı, öğrenci Numarası, diploma numarası, sertifika numarası, yazıģmalarda dosya numarası, tarih ve sayısı, muayene deney ve analiz raporlarıdır. Hizmetler, kayıtlar üzerinde geriye doğru izlenebilir. Üniversitemize gelen ve giden tüm evraklarda kayıt numarası ve düzenlenen belgelerde belge numarası bulunmaktadır. Kayıtlar veri toplamayı, izlemeyi ve ölçmeyi kolaylaģtıracak biçimde tutulur. Kayıtların tutulması ve saklanmasında; öğrenci otomasyonu programı, Yordam, BAB otomasyonu programı ve EBYS' den yararlanılır MÜġTERĠ VEYA DIġ TEDARĠKÇĠYE AĠT MÜLKĠYET Üniversitemiz faaliyetlerinde tedarikçilerden alınan teminat evrakları, ihalelerde alınan numuneler, öğrencilere iliģkin kiģisel bilgilerin korunması ve güvenliğinin sağlanması için gerekli önlemleri almıģtır. Bu bilgilerin bir kısmı elektronik ortamda bir kısmı da fiziksel ortamda oluģturulmakta ve korunmaktadır. Bu belgeler iģlem gördüğü müddetçe korunup saklanması ilgili personelin sorumluğundadır. Ġlgili belgeler zimmetle alınmıģsa yine zimmetle iade edilir. Bu bilgi ve belgelerin zarar görmesi, kaybolması veya uygun ortamda bulunmaması halinde olayın olduğu yerde tutanak tutularak mevzuat çerçevesinde iģlem yapılır ve ilgilisine yazılı olarak bilgi verilir. Adıyaman Üniversitesi ön lisans-lisans ve yüksek lisans öğrencilerinin yönetmelikler ile tanımlanan müģteri mülkiyeti aģağıdaki gibidir. Diploma Önceki diplomaları Nüfus Cüzdanı bilgileri Kayıt Formları Transkript Staj bilgi formu Staj değerlendirme formu Staj defteri Proje/bitirme tezleri Ders ödevleri Ders sınav kâğıtları Kayıt iģlemleri sırasında alınan bir önceki eğitimine ait diploma ve nüfus cüzdanı bilgileri ve kayıt formları ilgili öğrenci iģleri kanalı ile not bürosunda kilitli dolaplarda ilgili kiģilerce saklanmaktadır. Öğrencinin aldığı notlar ders öğretim üyesi giriģi ile ilgili programlara girilmekte ve öğrenci isteği doğrultusunda Ģahsi baģvurusu sonrası Ģahsına teslim edilmektedir. Staj yapılan bölümlerde, staj bilgi formu ve staj defteri ilgili bölümlere teslim edilir. Stajların değerlendirilmesinden sonra staj değerlendirme formuna iģlenir. Proje ve bitirme tezleri bölümlerin istekleri doğrultusunda bölümlere teslim edilir. Yapılan çalıģmalar için gerekli görüldüğü takdirde patent baģvurusu yapılabilir. Dersler sırasında dersin öğretim üyesi tarafından verilen ödevler, yapılan sınavlar yine ders öğretim üyesi tarafından değerlendirilir. Kayıtların Kontrol Prosedürü: KYT-PRD-02

18 Sayfa No 18 / MUHAFAZA KuruluĢumuz, süreç olarak nitelendirdiğimiz hizmetlerin baģvurudan teslim aģamasına kadar geçen süre içinde iģlemi devam eden evraklardan süreç sorumluları ve süreç çalıģanları sorumludur. BaĢvuru ile ilgili tüm evraklar kilitli dolaplarda saklanarak muhafaza edilir. Depolama alanlarına giriģ-çıkıģ iģlemlerinin yapılması ve stok takip faaliyetleri, ilgili talimatlarda açıklanmıģtır. Kurumumuz, faaliyetlerinde yapılan tüm yazıģmalar Kurumumuz yazılı Yüksek Öğretim üst görüģleri ve Yüksek Öğretim Kurumları saklama süreli standart dosya planı, arģiv yönergesine göre yapılmaktadır. Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğü ArĢiv Yönetmeliği Kayıtların Kontrolü Prosedürü Dokümanların Kontrolü Prosedürü Depolama Talimatı :KYT-PRD-02 :KYT-PRD-01 :KYT-TLM TESLĠMAT SONRASI FAALĠYETLER Üniversitemizde sağlanan eğitim öğretim hizmetlerinde teslim sonrası faaliyetler uygulanmamakta olup, maddesi uygulama dıģındadır DEĞĠġĠKLĠKLERĠN KONTROLÜ Sunulan hizmetlerde herhangi bir nedenden dolayı iģ akıģlarında ya da hizmetlerde kullanılan malzeme veya teçhizatta değiģiklik yapılması durumunda yapılan değiģikliğin istenilen sonucu verip vermediği gözden geçirilerek kontrol edilmektedir. DeğiĢiklikleri gözden geçirme sonuçlarını kontrol eden ve onaylayan kiģi(ler) ilgili birim amirleridir. Ġlgili kayıtlar; Dokümanların kontrolü Prosedürüne göre çoğaltılıp, Kayıtların kontrolü Prosedürüne göre muhafaza edilir. 8.6 ÜRÜN VE HĠZMET SUNUMU Eğitim öğretim hizmetlerinin istenilen Ģartları karģılamasının garanti altına alınması ve bunların doğrulanması amacıyla, süreçlerin uygun noktalarında çeģitli kontrol ve doğrulama faaliyetleri gerçekleģtirilmektedir. Kontrol noktaları ve faaliyetleri, 2547 YÖK Kanunu, ADYÜ-Eğitim Öğretim Sınav Yönetmeliği ve Proses süreçlerinde belirtilmiģtir. Sınavlar, ders geçme ve mezuniyet, öğrencilerin baģarı değerlendirmesine iliģkin metotlar, kanun, yönetmelik, yönerge ve ilgili KYS dokümantasyonunda Eğitim ve Yüksek Lisans Proseslerinde gösterildiği gibi uygulanmaktadır YÖK Kanunu ADYÜ Önlisans - Lisans Eğitim-Öğretim Programlarına Yatay GeçiĢ Yönergesi ADYÜ Çift Anadal Programı Yönergesi ADYÜ Özel Yetenek Sınavı Yönergesi ADYÜ YurtdıĢından veya Yabancı Uyruklu Öğrenciler Ġçin BaĢvuru ve Kayıt Kabul Yönergesi ADYÜ Diploma, Sertifika, Geçici Mezuniyet ve Diğer Belgelerin Düzenlenmesine ĠliĢkin Yönerge ADYÜ Lisansüstü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği ADYÜ Ön Lisans, Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav ADYÜ Sürekli Eğitim Merkezi Yönetmeliği Satın Alma Prosesi Lisansüstü Eğitim Prosesi Eğitim Prosesi :SAT-PRS-01 :LÜE-PRS-02 :EĞT-PRS-03

19 Sayfa No 19 / 23 Sürekli Eğitim Prosesi Bilimsel AraĢtırmalar Prosesi Laboratuvar Prosesi Mühendislik Fakültesi Eğitim Prosesi Uzaktan Eğitim Prosesi TÖMER Eğitim Prosesi Uygun Olmayan Hizmet Kontrolü Prosedürü :SEM-PRS-04 :BAP-PRS-05 :LAB-PRS-06 :MFE-PRS-07 :UZM-PRS-08 :TMR-PRS-09 :KYT-PRD UYGUN OLMAYAN ÇIKTININ KONTROLÜ KuruluĢumuzda sunulan hizmetlerde ve bu hizmetlerin gerçekleģtirilmesinde kullanılan ürün ve altyapıda ortaya çıkabilecek uygunsuzluklar ve bu uygunsuzlukların ortadan kaldırılmasına yönelik faaliyetler ilgili KYS dokümantasyonunda Uygun olmayan ürün/hizmet tanımlanması ve kontrolüne iliģkin esaslar Uygun Olmayan Hizmetin kontrolü Prosedüründe açıklanarak uygulanmaktadır. Uygun Olmayan Ürünün/Hizmetin kontrolü Prosedürü Düzenleyici Faaliyetler Prosedürü 9. PERFORMANS DEĞERLENDĠRME 9.1. ĠZLEME, ÖLÇME, ANALĠZ VE DEĞERLENDĠRME GENEL : KYT-PRD-04 : KYT-PRD-05 Kurumumuz, ürün/hizmet uygunluğunu ve kalite yönetim sistemimizin uygunluğunu ve etkinliğini izlemek, ölçmek ve iyileģtirmek amacıyla aģağıda belirtildiği gibi uygulamaları gerçekleģtirmiģtir. a) Ürün/Hizmetin uygunluğunu göstermek, b) Kalite yönetim sisteminin uygunluğunu sağlamak, c) Kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileģtirmek, d) Ġzleme ve ölçüleme sonuçlarının kayıt altına alınmasını sağlamak, Kalite Yönetim Sistemimizin uygunluğunun, yeterliliğinin ölçmek ve izlemek için gerekli dokümanlar oluģturulmuģtur. Kalite performansının izlenmesi; hedeflerle uyum içinde bulunmasını temin etmek amacıyla veriler düzenli olarak kaydedilmektedir. Her birim belirtilen prosesler için yetki ve sorumlulukları belirlenen personel tarafından proseslerle ilgili ölçme ve değerlendirmeler gerçekleģtirilmektedir. Ölçülen değerler Proses Ġzleme Formu iģlenmektedir. Birimler belirledikleri kalite hedeflerini altı ayda bir ölçmek ve gözden geçirmektedirler ölçülen hedefler Kalite Hedefleri Formuna iģlenmektedir. Ayrıca tüm birimlerin beģ yıllık Stratejik Hedeflerini her yıl Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığına bildirmekte ilgili veriler Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığının web sitesinde yayımlanmaktadır. Birimler gerektiğinde düzeltici faaliyetlerle sürekli iyileģtirmeye gidilmektedir. Sürekli iyileģtirme ve kalite sisteminin uygulanabilirliğini kontrol için yılda en az bir kez birimlerde iç tetkik yapılmaktadır. Her birim kendine ait risklerini, Risk ve Fırsatlar Prosedürüne göre yapıp Risk Puanlama Formuna yazmaktadır. MüĢteri memnuniyetini ölçmek için yılda en az bir kere anketler yapılmaktadır. Sonuçların değerlendirilmesi için SPSS programı kullanılmaktadır ve istatistiksel metotlar için Veri Analiz Talimatında belirlenmiģtir. Düzeltici Faaliyet Prosedürü Risk ve Fırsatlar Prosedürü Ġç Tetkik Prosedürü :KYT-PRD-05 :KYT-PRD-06 :KYT-PRD-03

20 Sayfa No 20 / 23 Veri Analizi Talimatı :KYT-TLM-04 Proses/Hiz/Faal Ġzleme Formu :FRM-018 Kalite Hedefleri Ġzleme Formu :FRM-005 Anket Analiz Sonuçları Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığı Web Sitesi MÜġTERĠ MEMNUNĠYETĠ Kalite yönetim sistemi performansının ölçmelerinden biri olarak Üniversitemiz; müģteri/öğrenci taleplerinin ne dereceye kadar yerine getirildiğinin bir göstergesi olarak, müģteri memnuniyetini yapmıģ olduğu anketlerle (FRM-16), öğrenci temsilcileri, yüz yüze görüģmeler, Ģikâyetler, Dilek ve Öneri Formu (FRM-15) ve belli noktalara konulan Ģikayet öneri kutuları ile izlemektedir. Eldeki veriler analiz edilmekte ve söz konusu Ģartların karģılanma durumlarına göre gerekli tedbirler alınmaktadır. MüĢterilerimizden gelen öneri ve Ģikâyetler Üniversitemizde içerisindeki öneri ve dilek kutuları, e-posta, dilekçeler yardımı ile alınarak değerlendirilmektedir. MüĢterilerimizle iletiģim 8.2 maddesinde detaylı olarak açıklanmıģtır. Veri Analizi Talimatı Dilek Öneri değ. Talimatı MüĢt.Mem. Ank.Değ. Talimatı Düzeltici Faaliyet Prosedürü Akam. Per. Mem. Ank. Frm Ġdr.Per. Mem. Ank. Frm Öğrenci Mem. Ank. Frm :KYT-TLM-04 :KYT-TLM-05 :KYT-TLM-06 :KYT-PRD-05 :FRM-291 :FRM-300 :FRM ANALĠZ VE DEĞERLENDĠRME Kurumumuzda, Kalite Yönetim Sisteminin uygunluğunu ve etkinliğini göstermek ve sürekli iyileģtirmesinin nerelerde yapılabileceğini değerlendirmek için uygun verileri belirler, toplar ve analiz eder. Bu analiz, izleme ve ölçme sonuçlarından ve diğer ilgili kaynaklardan çıkan verilerin değerlendirilmesini de kapsar. Bu amaçla Veri Analizi Talimatı düzenlenmiģtir. Ayrıca Kalite El Kitabı nın 4. maddesinde belirtilen süreçler için yetki ve sorumlulukları belirlenen personel süreç verilerini girmek ya da periyodik rapor verme iģlemini yapmakla görevlidir. Süreç sorumluları tarafından izlenen prosesler, proses izleme formuna yazılır ve Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarına girdi olarak raporlanır. Verilerin toplanma Ģekli, iģlenme Ģekli ve sonuçların yorumlanarak gerekli tedbirlerin alınması ilgili veri analizi talimatında tarif edilmiģtir. Veri analizi çalıģmaları 7 baģlık altında yürütülür; a. Ürün ve hizmetlerin uygunluğu, b. MüĢteri memnuniyet derecesi, c. Kalite Yönetim Sisteminin performansı ve etkinliği, d. Planlamanın etkin Ģekilde yapılıp yapılmadığı, e. Risk ve fırsatları belirlemek için yürütülen faaliyetlerin etkinliği, f. DıĢ tedarikçi performansı, g. Kalite Yönetim Sisteminin iyileģtirme ihtiyaçları.

21 Sayfa No 21 / 23 Uygun Olmayan Hiz. Prosed. :KYT-PRD-04 Düzeltici Faaliyet Prosedürü :KYT-PRD-05 Risk ve Fırsatlar Prosedürü :KYT-PRD-06 Veri Analizi Talimatı :KYT-TLM-04 MüĢt.Mem. Ank.Değ. TLM :KYT-TLM-06 YGG Toplantı tutanağı Formu :FRM-006 Kalite Hedefleri Formu :FRM-005 Proses/Hiz/Faal izleme Formu :FRM-18 Akam. Per. Mem. Ank. Formu :FRM-291 Ġdr.Per. Mem. Ank. Formu :FRM-300 Öğrenci Mem. Ank. Formu :FRM ĠÇ TETKĠK Kalite yönetim sistemimizin planlanmıģ düzenlemelere ve TS EN ISO 9001 KYS Standardına uygunluğunun ve etkinliğinin periyodik olarak doğrulanması amacıyla Ġç Tetkik Prosedürü hazırlanmıģ ve uygulanmaktadır. Ġlgili Dokümanlar : Ġç Tetkik Prosedürü Kayıtların Kontrol Prosedürü :KYT-PRD-03 :KYT-PRD YÖNETĠMĠN GÖZDEN GEÇĠRMESĠ GENEL KuruluĢumuz Üst Yönetimi Kalite Yönetim Sistemini, yılda en az bir kez YGG toplantısı yapılır. Toplantıya katılım Senato Kurulu üyeleri ile gerçekleģtirilir. Yapılan YGG Toplantılarında değerlendirir. YGG Toplantıları en az yedi gün önce Kalite tarafından katılacaklara iletiģim metotlarından (madde 7,4) herhangi birisi ile duyurulur. Kalite yönetim temsilcisi YGG toplantısından önce üst yönetime sistemin performansı konusunda rapor (FRM-07) sunar YÖNETĠMĠN GÖZDEN GEÇĠRMESĠ GĠRDĠLERĠ Yönetimin gözden geçirmesi aģağıdakileri dikkate alınarak planlanıp ve gerçekleģtirilir: a) Önceki yönetimin gözden geçirme toplantılarında karar alınan faaliyetlerinin durumu, b) Kalite yönetim sistemi ile ilgili iç ve dıģ hususlardaki değiģiklikler, c) AĢağıdaki eğilimler dahil, kalite yönetim sisteminin performansı ve etkinliği ile ilgili bilgi: 1) MüĢteri memnuniyeti ve ilgili taraflardan gelen geri bildirimler, 2) Kalite amaçlarına eriģme derecesi, 3) Proses performansı ile ürün ve hizmetlerin uygunluğu, 4) Uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler, 5) Ġzleme ve ölçme sonuçları, 6) Tetkik sonuçları, 7) DıĢ tedarikçilerin performansı. d) Kaynakların varlığı, e) Risk ve fırsatları belirleme faaliyetleri (bk. Madde 6.1) için gerçekleģtirilen faaliyetlerin etkinliği, f) ĠyileĢtirme için fırsatlar.

22 Sayfa No 22 / YÖNETĠMĠN GÖZDEN GEÇĠRMESĠ ÇIKTILARI Gözden geçirme toplantı sonuçları ve alınan kararlar Kalite sorumluluğunda YGG toplantı tutanağına ( FRM-06 ) kaydedilir. Toplantıya katılanlar tarafından ilk sayfası imzalanır. Ġmzalanan toplantı tutanakları birimlere gönderilir. Tutanakta; karar verilen faaliyetlerin yürütülmesinden sorumlu birimler, faaliyetlerin yaklaģık tamamlanma süreleri ve ihtiyaç duyulan kaynaklar ile ilgili bilgiler de bulunur. Toplantı çıktıları en az aģağıdaki konuları içerir; ĠyileĢtirme için fırsatlar, Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili değiģiklik ihtiyacı, Ġhtiyaç duyulan kaynaklar. Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarında alınan kararların uygulanıp, izlenmesinde ve bu karaların izleyip sonuçlarını ne bildirilmesinde Birim Amirleri sorumludur. Ġlgili Dokümanlar : YGG Toplantı Tutanağı Formu Dokümanların Kontrol Prosedürü Kayıtların Kontrol Prosedürü 10. ĠYĠLEġTĠRME GENEL :FRM-006 :KYT-PRD-01 :KYT-PRD-02 Üniversitemiz yapmıģ olduğu faaliyetlerde sistemin iyileģtirilmesi, fırsatların tayin edilmesi, müģteri Ģartlarını karģılamak ve müģteri memnuniyetini artırmak için gerekli faaliyetleri yürütmektedir. Ġlgili Dokümanlar : Düzeltici Faaliyet Prosedürü Risk ve Fırsatlar Prosedürü Dilek Öneri Listesi Dilek Öneri Formu Memnuniyet Anketleri :KYT-PRD-05 :KYT-PRD-06 :KYT-LST-06 :FRM-015 :FRM UYGUNSUZLUK VE DÜZELTĠCĠ FAALĠYET Kalite Yönetim Sistemi nin uygulamaları esnasında, tetkiklerde, hizmetin sunumu esnasında karģılaģılan uygunsuzluklar, haklı Ģikâyet gibi durumlarda Düzeltici Faaliyet Prosedüründe belirlenen Ģekilde iģlem yapılır ve listeye alınarak izlenir; uygunsuzluklar sebep olan kök nedeni ortadan kaldırmak için düzeltici faaliyetler uygulanır ve etkinliği takip edilir. Ġlgili Dokümanlar : Düzeltici Faaliyet Prosedürü Uygun Olmayan Ürün Kontrolü Prosedürü Risk ve Fırsatlar Prosedürü :KYT-PRD-05 :KYT-PRD-04 :KYT-PRD SÜREKLĠ ĠYĠLEġTĠRME Sürekli iyileģtirme Üniversitemizin Kalite Yönetim Sistemi nin temelidir. Kalite Yönetim Sistemi nin sürekli iyileģtirmeyi de benimseyen Kalite Politikası; uygunluk, yeterlilik, etkinliği periyodik olarak Ġç Tetkikler, Yönetimin Gözden Geçirme Toplantıları ve veri analiz çalıģmaları yolu ile değerlendirilmekte, birim hedeflerinde sürekli olarak iyileģtirme ön planda tutulmuģtur. Özellikle memnuniyetin düģük olduğu alanlar, ulaģılamayan hedefler, Ģikâyet ve uygunsuzlukların nedenleri araģtırılarak gerekli kaynak ihtiyaçları sağlanmakta, iyileģtirmeler ve düzeltici faaliyetler yolu

23 Sayfa No 23 / 23 ile müģteri memnuniyetleri ve hedefin çıtası yükseltilmektedir. Bu Ģekilde Kalite performansının sürekli artırılması sağlanmaktadır. Ġç Tetkik Prosedürü :KYT-PRD-03 Düzeltici Faaliyet Prosedürü :KYT-PRD-05 Dilek Öneri Listesi :KYT-LST-06 YGG Toplantı tutanağı Formu :FRM-006 Kalite Hedefleri Formu :FRM-005