T.C. SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ SAĞLIK YÖNETİMİ ANABİLİM DALI

Transkript

1 T.C. SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ SAĞLIK YÖNETİMİ ANABİLİM DALI HASTANE İŞLETMELERİNDE ETKİN STOK YÖNETİMİ: İLAÇ STOKLARINA YÖNELİK BİR UYGULAMA Sabit UYGUN YÜKSEK LİSANS TEZİ DANIŞMAN Yrd. Doç. Dr. Vahit YİĞİT ISPARTA 2016

2 i

3 ii

4 ÖZET Hastane İşletmelerinde Etkin Stok Kontrol Yönetimi: İlaç Stoklarına Yönelik Bir Uygulama Sabit UYGUN Süleyman Demirel Üniversitesi, Sağlık Yönetimi Bölümü Yüksek Lisans Tezi-2016 Danışman: Yrd. Doç. Dr. Vahit YİĞİT Hastane işletme maliyetlerinin önemli bir kısmını ilaç giderleri oluşturmaktadır. Bu durum hastaneleri en az stok seviyesiyle ilaç bulundurmalarını zorunlu kılmaktadır. Ancak ilaçlar, sağlık hizmeti sunumunda en önemli girdilerinden biri olup yokluğunda telafisi mümkün olmayan hayati sonuçlar ortaya çıkabilmektedir. Bu nedenle hastaneler bu iki dengeyi sağlayabilmek için ilaçların hem maliyeti hem de hayati öneme haizliğine göre analiz eden stok kontrol yöntemlerini uygulaması gerekmektedir. Bu araştırmanın amacı, Süleyman Demirel Üniversitesi Uygulama ve Araştırma Hastanesi ile Pamukkale Üniversite Hastanelerinin 2015 yıllı ilaç stok maliyetlerinin ABC-VED analizi ve ABC-VED Matris stok kontrol yöntemlerine göre analiz edilmesidir. Araştırmada örneklem çekilmemiş evrenin tamamına ulaşılmıştır. Araştırma sonucunda PAÜ Hastanesi 753 kalem ilaç için toplam TL, SDÜ Hastanesinde ise kalem ilaç için toplam TL ilaç stok maliyeti tespit edilmiştir. Toplam hastane bütçesi içerisinde ilaç harcamalarının payı PAÜ Hastanesinde % 15.85, SDÜ Hastanesinde ise % olarak tespit edilmiştir. ABC-VED matris analizine göre ilaç stok maliyet yüzdesi PAÜ Hastanesinde I-II-III kategoride sırasıyla % 85.9, %13.95, %0.08; SDÜ Hastanesinde % 92.1, % 7.1, % 0.7 olarak saptanmıştır. SDÜ ve PAÜ hastanelerinde Human Albumin, Behring, Herceptın, Ig Vena Nıv., Erıtrosit Süspansüyon, Kıovıg ilaçları hem maliyeti oldukça yüksek hem de hayati ilaçlar olarak tespit edilmiştir. Sonuç olarak hastaneler ABC, VED ve ABC-VED matrisi analizleriyle ilaç ve tıbbi malzeme stoklarını etkin bir şekilde yönetebileceklerdir. Anahtar Kelimeler: ABC-VED Analizi, ABC-VED Matrisi, İlaç, Stok Yönetimi iii

5 ABSTRACT Effective Inventory Control Management in Hospital Enterprises: An Application for Drug Stocks Sabit UYGUN Süleyman Demirel University, Department of Health Management Master s Thesis-2016 Advisor: Assistant Prof. Dr. Vahit YİĞİT Drug expenditures account for a significant part of hospital operating costs. This situation requires hospitals to keep drugs at least at the stock level. However, drugs are one of the most important inputs to health care delivery, and vital consequences can arise that cannot be compensated in their absence. For this reason, hospitals need to apply stock control methods that analyze drugs in terms of both cost and vital prescription in order to achieve these two equilibria. The objective of this study is to analyze the drug expenditures of Süleyman Demirel and Pamukkale Universities for the year 2015 using ABC-VED analysis and ABC-VED Matrix stock control methods. In this study sampling has not been used and the population has been fully covered. As a result of the research was determined Pamukkale University Hospital has spent TL in total for 753 items of drugs while Süleyman Demirel University Hospital has spent TL in total for 1225 items of drugs. The total drug expenditures account for 15.85% of total hospital budget at Pamukkale University Hospital while it is 13.33% at Süleyman Demirel University Hospital. Percentage of drug stock cost according to analysis according to ABC- VED matrix analysis was % 85.9, % 13.95, % 0.08 in I-II-III category PAU Hospital; in SDU Hospital % 92.1, % 7.1, % 0.7 respectively. In the SDU and PAU hospitals, Human Albumin, Behring, Herceptin, Ig Vena Nıv., Eritrocyte Suspension and Kovig drugs were found to be both highly costly and vital drugs. As a results hospitals will be able to effectively manage drug and medical supplies stocks with ABC,VED and ABC-VED Matrix analyzes. Key Words: ABC VED Analysis, ABC-VED Matrix, Medicine, Stock Management iv

6 İÇİNDEKİLER ÖZET... iii ABSTRACT... iv İÇİNDEKİLER... v KISALTMALAR... viii TABLOLAR... ix ŞEKİLLER... x ÖNSÖZ... xi GİRİŞ... 1 BİRİNCİ BÖLÜM HASTANE İŞLETMELERİNDE STOK YÖNETİMİ STOK VE STOK YÖNETİMİNİN TANIMI VE ÖNEMİ STOKLARIN SINIFLANDIRILMASI Malzemenin Türüne Göre Stoklar Fonksiyonlarına Göre Stoklar Sağlık Kurumlarında Stokların Sınıflandırılması Taşınır Mal Yönetmeliğine Göre Stokların Sınıflandırılması STOK MALİYETLERİ Stok Bulundurma Maliyeti Sipariş Maliyeti Stok Bulundurmama (Stoksuzluk) Maliyeti İŞLETMELERİN STOK BULUNDURMA NEDENLERİ Spekülatif Amaçlı Nedenler Belirsizliklere Karşı Hazırlıklı Olma Ölçek Ekonomilerinden Yararlanma İşletme Faaliyetlerinin Sürekliliğini Sağlama STOK DEĞERLEME YÖNTEMLERİ İlk Giren İlk Çıkar ( FIFO) Yöntemi Son Giren İlk Çıkar (LIFO)Yöntemi En Son Piyasa Değeri İle Değerleme (NIFO)Yöntemi Ortalama Maliyet Yöntemi Piyasa Fiyatı ve Maliyetten Hangisi Düşükse Onunla Değerleme Yöntemi Standart Maliyet Yöntemi v

7 1.6.STOK YÖNETİMİNDE KULLANILAN SİSTEMLER JIT (Just-in-Time) Üretim Sistemi Stoksuz Malzeme Yönetim Sistemi Barkod Sistemi Radyo Frekanslı Tanımlama (RFID) Kerekod Sistemleri Otomatik İlaç Dağıtım ve İzleme Sistemleri İKİNCİ BÖLÜM STOK KONTROL YÖNTEMLERİ GÖZLE KONTROL YÖNTEMİ SABİT SİPARİŞ MİKTARI YÖNTEMİ ÇİFT KUTU YÖNTEMİ SABİT SİPARİŞ PERİYODU YÖNTEMİ EKONOMİK SİPARİŞ MİKTARI YÖNTEMİ MAKSİMUM MİNİMUM YÖNTEMİ XYZ (KRİTİK DEĞER) ANALİZ YÖNTEMİ ABC (ALWAYS BETTER CONTROL) YÖNTEMİ VED (VİTAL ESSENTİAL-DESİRABLE) YÖNTEMİ ABC-VED MATRİSİ YÖNTEMİ DİĞER STOK KONTROL YÖNTEMLERİ ÜÇÜNCÜ BÖLÜM HASTANE İŞLETMELERİNDE ETKİN STOK KONTROL YÖNETİMİ: SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ VE PAMUKKALE ÜNİVERSİTESİ HASTANELERİNDE BİR UYGULAMA ARAŞTIRMANIN KONUSU ARAŞTIRMANIN AMACI ARAŞTIRMANIN ÖNEMİ GEREÇ VE YÖNTEM Evren ve Örneklem Verilerin Toplanması Araştırma Yöntemi Araştırmanın Varsayımları Araştırmanın Sınırlılıkları BULGULAR SDÜ HASTANESİ ARAŞTIRMA BULGULARI vi

8 4.1.1.SDÜ Hastanesi İdari ve Mali Genel Bilgiler SDÜ Hastanesi Araştırma Bulguları PAMUKKALE ÜNİVERSİTESİ HASTANESİ ARAŞTIRMA BULGULARI PAÜ Hastanesi İle İlgili Genel Bilgiler PAÜ Hastanesi Araştırma Bulguları TARTIŞMA SONUÇ VE ÖNERİLER KAYNAKÇA TEZLER EKLER EK 1: ÖZGEÇMİŞ EK 2: SDÜ Hastanesi Araştırma İzni EK 3: PAÜ Hastanesi Araştırma İzni EK-4: SDÜ Hastanesi Araştırma Verileri EK 5: PAÜ Hastanesi Araştırma Verileri vii

9 KISALTMALAR A.Ü ABC EAN ESM FİFO LIFO PAÜ MİP RFID SDÜ TMY VED Akdeniz Üniversitesi Always Better Control Europen Article Number Ekonomik Sipariş Miktarı First In First Out (İlk Giren İlk Çıkar Yöntemi) Last In First Out (Son Giren İlk Çıkar Yöntemi) Pamukkale Üniversitesi Malzeme İhtiyaç Planlaması Radio Frequency Identification (Radyo Frekansları İle Tanımlama) Süleyman Demirel Üniversitesi Taşınır Mal Yönetmeliği Vital Essential Desirable JIT Just in Time ( Tam Zamanında Üretim Sistemi ) viii

10 TABLOLAR Tablo 1.1. Taşınır Mal Yönetmeliğine Göre Sınıflandırma... 8 Tablo 1.2. RFID Hastane Uygulama Örnekleri Tablo 2.1. ABC-XYZ Bütünleşik Analizi Tablo 2.2. A-B-C Sınıf Malzemelerin Karşılaştırılması Tablo 2.3. ABC-VED Matrisi Tablo 3.1. ABC Analizi Metodolojisi Tablo 3.2. ABC-VED Matris Analizi Metodolojisi Tablo 4.1. SDÜ Hastanesi Hakkında Genel Bilgiler (2015) Tablo 4.2. SDÜ Hastanesi 2015 Yılı Gider Bütçesi İçindeki İlaç Harcamalarının Payı Tablo 4.3. SDÜ Hastanesinin ABC Analizine Göre Stok Miktarı ve Tutarının Yüzdelik Dilimlere Göre Dağılımı Tablo 4.4. SDÜ Hastanesi ABC Analizi Tablo 4.5. SDÜ Hastanesi VED Analizi Tablo 4.6. SDÜ Hastanesinin ABC VED Matris Analizi Tablo 4.7. SDÜ Hastanesi ABC VED Matrisi Kategorileri Tablo 4.8. PAÜ Hastanesi Hakkında Genel Bilgiler (2015) Tablo 4.9. PAÜ Hastanesi 2015 Yılı Giderlerin Dağılımı Tablo PAÜ Hastanesinin ABC Analizine Göre Stok Miktarı ve Tutarının Yüzdelik Dilimlere Göre Dağılımı Tablo PAÜ Hastanesi ABC Analizi Tablo PAÜ Hastanesi VED Analizi Tablo ABC VED Matrisinde İlaçların Gruplara Göre Dağılımı Tablo PAÜ ABC-VED Matrisi Analizi Tablo 5.1. Araştırma Sonuçlarının İlaç Miktarı Açısından Literatürdeki Araştırmalar İle Karşılaştırılması (%) Tablo 5.2. Araştırma Sonuçlarının İlaç Stok Maliyet Tutarı Açısından Literatürdeki Araştırmalar İle Karşılaştırılması (%) Tablo 5.3. Üniversite Hastanelerinde ABC-VED ve ABC-VED Matrisi Analizi Karşılaştırılması ix

11 ŞEKİLLER Şekil 1.1. JIT Temel Felsefesi Şekil 1.2. Barkod Sistemi Şekil 1.3. RFID Sisteminin Genel Yapısı Şekil 1.4. Kare-Kod Kaynak: 23 Şekil 1.5. Pyxis Sistemine Bir Örnek Şekil 2.1. ABC Yöntemi Şekil 2.2. Diğer Stok Kontrol Yöntemleri Şekil 4.1. SDÜ Hastanesinin İlaç Tüketiminin İlaç İsimlerine Göre Dağılımı Şekil 4.2. SDÜ Hastanesinin ABC Analizi İlaç Sayı ve Maliyetlerinin Yüzdesel Dağılımı. 47 Şekil 4.3. SDÜ Hastanesi VED Analizi Sonuçlarının Karşılaştırılması Şekil 4.4. SDÜ Hastanesinin ABC VED Matrisi Analizi İlaç Sayı ve Maliyetlerinin Yüzdesel Dağılımı Şekil 4.5. SDÜ Hastanesi ABC VED Matrisinde Sınıflandırma Şekil 4.6. Toplam İlaç Tüketiminin İlaç İsimlerine Göre Dağılımı (%) Şekil 4.7. PAÜ Hastanesinin ABC Analizi Sonuçlarının Karşılaştırılması Şekil 4.8. PAÜ Hastanesinin VED Analizi Sonuçlarının Karşılaştırılması Şekil 4.9. ABC VED Matrisi I-II-III Kategorilere Göre Karşılaştırması Şekil 5.1. SDÜ ve PAÜ Hastanelerinin ABC Analizi Sonuçlarının Karşılaştırılması Şekil 5.2. SDÜ ve PAÜ Hastanelerinin VED Analizi Sonuçlarının Karşılaştırılması Şekil 5.3. SDÜ ve PAÜ Hastanelerinin VED Analizi Sonuçlarının Karşılaştırılması Şekil 5.4. Üniversite Hastanelerinde ABC-VED ve ABC-VED Matrisi Analizi Karşılaştırması x

12 ÖNSÖZ Tez çalışmamın her aşamasında yardımlarıyla bana yön veren, tezimin bu aşamaya gelmesinde çok emeği olan ve desteklerini hiçbir zaman esirgemeyen değerli danışmanım Yrd. Doç. Dr. Vahit YİĞİT e teşekkür ederim. Lisans ve yüksek lisans dönemi boyunca maddi ve manevi desteklerini esirgemeyen, çalışmalarıyla bizlere ilham veren bölüm başkanımız Prof. Dr. Ramazan ERDEM e teşekkür ederim. Araştırma verilerinin temin edilmesinde ve analizinde Süleyman Demirel Üniversitesi Araştırma ve Uygulama Hastanesi ve Pamukkale Üniversitesi Hastanesinin Başhekimi, Hastane Başmüdürü, Hastane Müdürü, Eczacıları, Hemşire ve diğer eczane, stok ve satınalma birimi çalışanlarına teşekkür ederim. Ayrıca tez metnini okuyan Arş. Gör. Selin EROYMAK ve Çağdaş TÜRKOĞLU na teşekkür ederim. Beni bu zamana kadar maddi manevi destekleyen, her zaman yanımda olan tez süresince sabırla bekleyen ve bu noktaya gelmemi sağlayan aileme teşekkür ederim. Proje numarası 4704-YL1-16 olan tezim bilimsel araştırma projeleri koordinasyon birimi tarafından desteklenmiştir. Bu nedenle Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimine tezimin finansmanında destek oldukları için teşekkür ederim. Sabit UYGUN Aralık 2016 xi

13 GİRİŞ Sağlık sistemi içinde topluma sağlık hizmetini sunan en önemli kuruluşlardan biri hastanelerdir. Sağlık harcamalarının önemli bir bölümünü tüketen hastaneler, kaliteli ve maliyet etkili bir sağlık hizmeti sunabilmek için kaynaklarını verimli kullanmak zorundadır. Hastane bütçelerinin önemli bir kısmını malzeme giderleri oluşturmaktadır. Malzeme giderlerinde sağlanacak %1 veya %2 lik bir tasarruf hastane verimliliği, kârlılığı ve finansal performansı üzerinde önemli bir artış sağlayabilmektedir. Hastane işletmelerinin küresel rekabet koşulları altında finansal sürdürülebilirliğini ve rekabet üstünlüğü sağlayabilmeleri için büyük ölçüde etkin bir stok yönetim sisteminin kurulmuş olmasına bağlıdır (Stelzer, 1970: 23; Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: iv). Bir canlının yaşamını sürdürebilmesi, damarlarında her zaman taze kan bulunması ile mümkündür (Kobu, 2010:3; Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013). Bir canlı gibi son derece karmaşık, dinamik teknolojik ve rekabetçi bir yapıya sahip olan hastaneler faaliyetlerini sürdürebilmek, düşük maliyetli ve yüksek kaliteli sağlık hizmeti üretebilmek için gerekli olan ilk madde ve malzemenin istenilen yer, zaman, miktar ve kalitede stoklanması gerekmektedir (Özcan, 2009: 2). Bunu başarı ile sağlayabilmek etkin bir stok yönetimi ile mümkündür. Sağlık hizmet üretiminin kan damarlarını oluşturan ilaçların özellikle hayat kurtarma ve sağlık hizmeti verme açısından önemi büyüktür. Hastanede ilaçların yetersizliği veya yokluğunun maliyeti, maddi olduğu kadar hastalık, acı ve ölüm gibi parasal olarak ölçülemeyen manevi kayıpları da beraberinde getirmektedir (Berman ve Weeks, 1992: 307; Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013). Hastaneler çok dinamik bir ortamda hizmet sunan karmaşık örgütlerdir. (Ağırbaş, 2016: 16). Günümüz rekabet koşullarında, ihtiyaç duyulan malzemeyi son kullanıcıya zamanında sunabilen işletme, diğer işletmelere karşı stratejik üstünlük kazanmaktadır (Karagöz ve Yıldız, 2013: 375). Uygun bir stok yönetimi, stok kaleminin değeri, stok kaleminin miktarı, stok kalemin stokta kaldığı sürenin uzunluğu, stok bulundurma maliyeti gibi ana faktörlerin anlaşılmasına ihtiyaç duyar (Ertuğrul ve Tanrıverdi, 2013: 42). 1

14 Stok yönetimi sistemi ilaç endüstrisinde önemli bir rol oynamaktadır (Santhi and Karthikeyan, 2016: 435). Stoklar sağlık kuruluşların hizmet üretmesinde en önemli girdileri arasındadır. Hastane işletmelerinde stok yönetimindeki amaç, fiziki stokların yönetimi olmayıp toplam stok maliyetlerinin en az olacağı, optimum stok seviyesini belirlemektir. Hastanelerde stoklar, toplam aktifler içerisinde önemli bir paya sahiptir. Hastanelerin kesintisiz bir sağlık hizmeti sunabilmeleri için stoklamak zorunda kaldıkları en önemli malzemeler arasında ilaçlar bulunmaktadır (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013). Hastanelerde stoklara yapılan yatırımın aşırı olması, işletme kârlılığını olumsuz yönde etkilemektedir. Diğer taraftan, stoklara yapılacak yatırımın yetersiz olması ise sağlık hizmeti üretiminin aksamasına ve telafisi mümkün olmayan sonuçlara neden olabilmektedir. Bu nedenle hastaneler stoklara mümkün olduğunca az kaynak (sermaye) ayırmak ve aynı zamanda sağlık hizmeti üretiminin aksamasına yol açmayacak kadar etkin stok kontrol yönetimi gerekmektedir. İlaçlar, sağlık hizmeti sunumunda en önemli girdilerinden biri olup yokluğunda telafisi mümkün olmayan hayati sonuçlar ortaya çıkabilmektedir (Yiğit, 2014). Bu nedenle hastaneler stok ve stoksuzluk maliyetlerini minimize etmek için hem stok değeri tutarını (maliyet) hem de hayati öneme sahip olup olmama durumuna göre ilaçları stoklamak zorunda kalmaktadır. Bunu başarılı bir şekilde uygulayabilmek için çağdaş stok kontrol teknikleri olan ABC, VED, ABC-VED matris analiz yöntemlerinden yararlanması gerekmektedir Bu araştırmanın amacı, Süleyman Demirel Üniversitesi (SDÜ) Araştırma ve Uygulama Hastanesi ile Pamukkale Üniversitesi (PAÜ) Hastanelerinin 2015 yılı ilaç tüketimlerinin toplam hastane bütçesinden aldığı payı tespit etmeyi ve ilaç harcamalarının ABC-VED ve ABC-VED matris analiz yöntemi ile ilaçların stok maliyet tutarı ve hayati önem derecelerine göre analiz edilmesidir. Ayrıca araştırmada stok miktarı ve stok değeri değişkenleri ile kombine edilerek hastanede yüksek, orta ve düşük seviyede stok kontrol yapılması gereken ilaçların stok miktarı ile yüzdesel değerlerinin tespit edilmesi amaçlanmıştır. 2

15 BİRİNCİ BÖLÜM 1. HASTANE İŞLETMELERİNDE STOK YÖNETİMİ Stok yönetimi, hastaneler için gerekli malzemelerin en uygun fiyat ve koşulda nerede, ne zaman ve ne kadar stok bulundurulması gerektiğini tespit eder. Finansal açıdan stok yönetimi ise stokların kontrolünden çok işletmenin stoklara yapacağı maliyet ve kâr oranı üzerinde yoğunlaşmaktadır. İşletme maliyetini en aza indirerek kârlılığı en üst seviyeye taşımayı amaçlayan politikalar uygulanmaktır (Karagöz; 2015: 377; Kısakürek ve Elden, 2011: 216) STOK VE STOK YÖNETİMİNİN TANIMI VE ÖNEMİ Stok, işletme literatüründe, İngilizcedeki stock veya inventory kelimesinin karşılığı olarak Türkçeye çevrilen envanter kelimesiyle aynı anlamda kullanılmaktadır. Stok, bir üretim sisteminde mamul üretimine dolaylı veya dolaysız olarak katılan tüm fiziksel varlıklar veya mamullerdir. Depolanan her değer stok sayılmaktadır. Stoklar söz konusu varlıkların miktarı ve parasal değeriyle ölçülmektedir (Kobu, 2006: 304). Stoklar bir sermaye yatırımı olarak kabul edilen maddi unsurlardır. Genel anlamıyla üretilen, satın alınan, bekletilen, ekonomik değer taşıyan atıl kaynaklardır (Filiz, 2008: 146). Gelecekteki gereksinimleri karşılamak amacıyla üretim faaliyetlerinin bir kesintiye uğramadan verimli ve etkili olarak yürütülmesini sağlamak için işletmenin elde bulundurduğu fiziksel mallara, stok denir (Demir ve Gümüşoğlu, 2009). Sağlık hizmetlerinde stok ortaya çıkacak ani sağlık hizmeti gereksinimleri karşılamak ve sağlık hizmeti üretiminin kesintiye uğramadan sürdürülmesini sağlamak amacıyla bulundurulan her türlü sarf malzemeye denilmektedir (Akman, 2003: 16). Yapılan araştırmalara göre, hastane giderlerinin yaklaşık %30-40 ı stoklara yapılan harcamalar oluşturmaktadır (Huarng, 1998: 71; Yiğit, 2014: 105). Bu durum hastanelerde tıbbi malzeme ve ilaçların stok kontrol yöntemleri ile etkin bir şekilde yönetilmesini zorunlu kılmaktadır. Stoklar sağlık kuruluşların hizmet üretmesinde en önemli girdileri arasındadır (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 162). 3

16 Stoklar işletmelerin verimlilik ve rekabet gücünü artırmaktadır (Filiz, 2008: 149). Stokların yetersiz olması durumunda ise zaman, müşteri ve iş kayıpları oluşurken (Özgen, 1987: 203), stokların gereğinden fazla olması, stok giderlerini artırarak sermayenin büyük bir çoğunluğunun atıl kalmasına neden olacaktır. Bazı Amerikan yazarlar, stokları kıymetli artıklar alarak görürken, Japonlar ise, stokları kötü bir şey olarak nitelendirmektedir (South and Hansen, 1991: 51). İşletmenin etkin ve verimli bir stok politikası belirlemesi rekabet koşullarını göz önünde bulundurarak maliyetini minimize ederek kârı üst seviyede tutmayı amaçlamaktadır (Tanrıverdi, 2010: 61). Finansal yönetim açısından stok yönetimindeki amaç, fiziki stokların yönetimi değildir. Stok yönetimi, stokları, aktifte dönen varlıklara bağlanmış para olarak görmektedir. Bu açıdan stok yönetiminin amacı, toplam stok maliyetlerinin en az olacağı, işletmenin kârlılığını düşürmeyecek stok seviyesini belirlemektir (Akgüç, 1998: ; Uğurluoğlu, 2013: 103). Stokların yetersiz olması işletmenin müşteri taleplerini karşılayamamasına yol açarak pazar gücünü azaltacak, rekabet ortamında müşteri kaybetmeye başlayacaktır. Stok miktarının fazla olması ise elde fazla stok bulundurarak işletmeye gereksiz maliyet yükü oluşturacaktır Bu noktanın iyi ayarlanması, hastaneye fazla maliyet oluşturmadan eldeki stok miktarını hizmete dönüştürüp işletmeyi kâr artışı sağlamak etkin bir stok yönetimiyle mümkün olmaktadır (Özgen, 1987: 203). Stok yönetimi hastanenin, hizmet üretim ve finans durumlarını göz önüne alarak, hastane yapısına uygun en ekonomik stok miktarını belirlemeyi ve stokların bu seviyede tutulmasını amaçlar. Stok yönetimiyle stok düzeyleri ve stok hareketleri sürekli kontrol edilmektedir. Stok yönetimi, işletmelerde maliyetlerin sınıflandırılmasına ve maliyet tahminine yardımcı olmakta (Tekin, 2003: 3) ve stokların uygun seviyede tutulması sağlayarak (Küçük, 2012: 129) maliyetlerin düşürülmesine katkıda bulunmaktadır. Ancak stokların mevcudiyeti ve kontrolü bütün işletmelerin genel problemidir (Tersine, 1989: 3). 4

17 Hastanelerde ortaya çıkan ani gereksinimleri karşılamak, tıbbi tetkik ve tedavilerin kesintiye uğramadan sürdürülmesi için bulundurulması gerekli stokların belirli bir seviyenin altına düşmemesi hayati bir öneme sahiptir. Diğer bir ifadeyle stokların elde bulundurulmaması veya yetersizliği, sağlık hizmeti sunumunun aksamasına veya telafisi mümkün olmayan sonuçlara yol açabilmektedir (Kısakürek ve Elden, 2001: 216). Hastane işletmelerinin stok politikalarını en az maliyetle yürütebilmesi, talebe dayalı stok miktarının en az hatayla tahmin edilip, asgari stok seviyesinin tespit edilerek siparişlerin uygun zaman ve miktarda verilmesine bağlıdır (Türk ve Şeker, 2011: 713). Hastanelerin bulundurması gereken stoklarının büyük bölümü oldukça pahalı ve kullanım süresi kısıtlıdır. Hastanelerde stok politikasının bir sonucu olarak fazla stok bulundurmayıp 7-10 günlük stokla çalışılması yeterli görülmektedir. ABD deki hastaneleri kapsayan bir araştırmada hastanelerinin bir haftalık stokla hizmet verdikleri tespit edilmiştir (Ağırbaş, 2013: 182) STOKLARIN SINIFLANDIRILMASI Stok ve stok hareketleri konusunda, yöneticilere bilgi akışının zamanında sağlanması etkin stok yönetimi için şarttır. Stoklarla ilgili bilgilerin düzenli ve yararlı olabilmesi stokların sınıflandırılmasıyla sağlanabilir (Filiz, 2008: 150). Stok olarak kabul edilen tüm varlıkları bir bütün olarak incelemek yanılgılara sebep olabilir. Stoklanan varlıklar arasında değer, cins, kullanım yeri, stoklama biçimi gibi faktörler açısından farklılıklar bulunmaktadır (Kobu, 2006: 304). Bu nedenle stoklar bazı özelliklerine göre aşağıdaki gibi sınıflandırılabilmektedir Malzemenin Türüne Göre Stoklar Hammadde: İşletmelerde üretime katılan ve üzerinde işlem yapılarak değer kazandırılan tüm varlıklar hammaddedir. İşletmelerin yapısına göre hammadde tanımı değişiklik gösterebilmektedir. Sağlık işletmelerinde sağlık hizmeti üretiminde kullanılmakta olan ilaçlar, sarf malzemeler, laboratuvar kitleri vb. malzemeler bu grupta ele alınabilir (Yiğit ve Tengilimoğlu, 2013: 165; Kobu, 2006: 304). Yarı Mamul: Üzerinde yapılması gereken işlemler tamamlanmamış olup ara depolarda bekletilen varlıklardır. İşlem aşaması tamamlanan yarı mamuller mamul aşamasına aktarılır (Kobu, 2006: 304). Sağlık kurumlarının hizmet üretme özelliği nedeniyle depoda yarı mamul niteliğinde stok bulunmaz (Akar, 2002: 146). 5

18 Mamuller: Üzerinde yapılması gereken işlemler tamamlandıktan sonra müşteriye teslim edilmek üzere ambara aktarılan varlıklardır (Kobu, 2006: 304). Yardımcı Malzemeler: Mamule direkt olarak katılmayan veya mamul üretiminde yer verilmemiş malzemelerdir (Çelikçapa, 1994:123). Sağlık kuruluşlarında kullanılmakta olan yer ve yüzey dezenfektanları gibi temizlik malzemeleri, demirbaşların bakım onarımı aşamasında kullanılan yağlar yardımcı malzeme kalemine örnek gösterilebilir (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 165). Ticari Mallar: Özel sağlık kurumlarında ve eğitim hastanelerinin vakıfları ve dernekleri aracılığı ile hasta tedavisinde kullanılan malzemeler hastane dışı alıcılardan gelen talebe göre satılabilmektedir. Bu tür talepleri karşılamak üzere elde bulundurulan stoklar, ticari mal olarak nitelendirilebilir (Akar, 2002: 132). Artıklar ve Hurdalar: Artıklar, malzeme olarak satılarak değerlendirilebilir veya ek üretim işlemine tabi tutularak yeni bir mamul haline getirilebilir (Yükçü, 2011). Hurdalar sağlık kuruluşlarında üretim aşamasında veya üretim sonrasında kullanılamaz duruma gelen mamuller, hastanenin kullandığı çeşitli mal ve malzemelerin eskiyen, bozulan stoklarından oluşur (Ak vd., 1987: 22; Özgülbaş, 2009: 130) Fonksiyonlarına Göre Stoklar Stoklar fonksiyonlarına göre; parti içi stoklar, emniyet stokları, promosyon stoku, spekülatif stok, mevsimsel stoklar olarak sınıflandırılabilmektedir. Parti İçi (Çevrim) Stoklar: Çevrim stokları, işletme için gereken malzemelerin işletmeye tek tek alınması yerine belirli aralıklarla partiler halinde alınmasıyla oluşturulur (Saygılı, 1991:138). Örneğin, hastane ecza depolarına alınan ilaçların tek tek değil de belli zamanlarda partiler halinde alınması söylenebilir (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 166). Emniyet Stokları: İşletmede beklenmedik stok yokluğuna düşmemek için ortalama talep üzerinde elde bulundurulan ihtiyaç fazlası stoklardır (Yenersoy, 2011: 93). Hastane işletmeleri 7/24 hizmet veren kurumlar olup, stoksuz kalmanın telafisi mümkün olmayan ölüm, sakat kalma gibi sonuçlar doğurması emniyet stokunun önemini arttırmaktır (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 166). 6

19 Mevsimsel Stoklar: Talebin fazla, kapasitenin yetersiz kaldığı dönemlerde önceden üretilip bekletilen stoklardır. Talepteki aşırı artışlarda yetersiz kalmamak için oluşturulan stoklardır. Sadece belirli mevsimlerde temin edilmesi mümkün olan malzeme stokları da bu grup içerisine alınmıştır (Yenersoy, 2011: 93). Kış dönemlerinde görülen soğuk algınlığı sebebiyle bu dönemlerde hastanelerde fazladan bulundurulan serum ve ilaçlar bunlara örnek gösterilmektedir Promosyon Stokları: Bir pazarlama stratejisi olarak müşteriye fazla satma fiyat indirimi önerisi verebilmek için bulundurulan stoktur (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 166). Spekülatif Stoklar: Fiyat artışlarından korunmak ve gelir sağlamak amacıyla dönem ve emniyet stokları üzerinde elde bulundurulan stoklardır (Kaya, 2004: 5). Yedek Parça Stoku: Çeşitli donanımların bakım ve onarımı için stoklanan parça ve malzeme stokudur (Yenersoy, 2011: 93) Sağlık Kurumlarında Stokların Sınıflandırılması Sağlık işletmelerinde ise stoklar temelde iki gruba ayrılarak incelenebilir (Akar, 2002: 133; Özgülbaş, 2009: 131; Ağırbaş, 2014: 282). Bunlar; a. Tıbbi Malzemeler b. Diğer Malzemeler İlaçlar, Büro Malzemeleri, Ameliyat Malzemeleri, Temizlik Malzemeleri, Tıbbı Sarf Malzemeleri, Isıtma Malzemeleri, Laboratuar Malzemeleri, Akaryakıt ve Yağlar, Tıbbi Gazlar, Teknik Bakım ve Onarım Malzemeleri. Radyoloji Malzemeleri, Diğer Tıbbı Sarf Malzemeler. Tıbbi malzemeler hastane içerisinde tıbbi tetkik ve tedavinin sürdürülmesinde kullanılan ana malzemeler, diğer malzemeler ise sağlık hizmeti sunumuna dolaylı olarak kullanılan büro, temizlik malzemeleri vs. gibi malzemelerdir. 7

20 Taşınır Mal Yönetmeliğine Göre Stokların Sınıflandırılması Kamu hastane işletmelerinde malzemelerin yönetimi, tahsil ve takibi, elden çıkarılması, trampası, taşınırların muhafaza edilmesi ve kullanımı 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Taşınır Mal Yönetmeliği ne göre yapılmaktadır. Taşınır mal yönetmeliğine göre yapılan sınıflandırma Tablo 1.1. de gösterilmektedir (TMY, 2006). Hastane işletmelerinde mali mevzuat gereği malzemeler taşınır mal yönetmeliğine göre ilk madde ve malzeme giderleri 150 kodla bir sınıflandırma yapılması gerekmektedir. Tablo 1.1. Taşınır Mal Yönetmeliğine Göre Sınıflandırma H. Kodu 1 H. Kodu 2 H. Kodu 3 Malzemeler 150 İlk Madde ve Malzeme Kırtasiye Malzemeleri Grubu Yazı Araçları Yazı, Çizim ve Ölçüm Araç ve Malzemeleri Kağıt Ürünler Yazıcı, Faksimile Cihazı ve Fotokopi Malzemeleri Kağıt Tutturucular, Tutkallar, Bantlar Yazı Düzelticiler Küçük Kırtasiye Gereç ve Malzemeleri Bilişim Malzemeleri Beslenme, Gıda Amaçlı Kullanılan Tüketim Malzemeleri Tek Kullanımlık Mutfak Malzemeleri Servis ve Saklama Kapları Sofra Takımı ve Çatal Bıçak Takımı İçecek Servis Takımları Mutfak Araç ve Gereçleri Tıbbi ve Laboratuvar Sarf Malzemeleri Grubu İlaç ve Farmakolojik Ürünler Biyokimyasallar ve Gaz Maddeleri İçeren Kimyasallar Medikal Malzemeler Kaynak (TMY, 2006). 8

21 1.3. STOK MALİYETLERİ İşletmenin elinde bulundurduğu stoklarının oluşturduğu maliyetler, uygun stok seviyesinin üstüne çıkıldığı zaman artacağı gibi, uygun stok seviyesinin altına inildiğinde de artmaktadır. Bu hassas dengenin korunabilmesi etkin stok yönetimi ile mümkündür (Ertuğrul ve Tanrıverdi, 2013: 41). Günümüz işletmelerinde stoklar her kademeden yöneticiyi yakında ilgilendiren bir konu olmuştur. Yanlış stok politikaları uygulanması pek çok işletmeyi maliyet yönünden kritik noktalara sürükleyebilmektedir. Bütün bunların önlenebilmesi tüm departmanların katkısıyla kurulacak etkin stok kontrol sistemiyle önlenebilecektir (Kobu, 2006: 305). İşletme depolarında duran stokların süresi uzadıkça bu stokların işletmeye parasal maliyetleri de artmaktadır. Finansal yönetim açısından stoklar ile ilgili alınacak kararlar genellikle stokların maliyetlerine dayalı olarak belirlenmektedir. Bu nedenle stokların maliyetlerinin bilinmesi finansal yönetim açısından büyük önem arz etmektedir. Sağlık işletmelerinde stoklar depo ve malzeme türüne göre yapılmaktadır. Stoklara yönelik maliyetler stok tedarik (sipariş) maliyeti, stok bulundurma maliyeti ve stok bulundurmama maliyeti olarak üç başlık altında toplanabilir (Ağırbaş, 2014: 284) Stok Bulundurma Maliyeti Satılmak veya kullanılmak için depolarda bekletilen mal veya malzemelerin maliyetini tanımlamaktadır (Yenersoy, 2011: 95). Bu maliyetler kiralama, ısıtma, stokların muhafaza edilmesi, depo kira maliyeti, stoklanan malın cinsine göre; bozulma, yıpranma, değer kaybetme gibi risklerin oluşturduğu maliyetler, vergi ve sigorta maliyetleri, stoka yapılan yatırım sonucu kredi faizi, stok yatırımı için yapılan yatırımların başka alanlara yatırımların kazancından mahrum bırakması sonucu oluşan fırsat kaybı maliyetleri olarak görülebilir (Top, 2006: 192). İşletmenin karşı karşıya kaldığı stok maliyetleri aşağıdaki şekilde sınıflandırılabilir. Bunlar (Chase et al.,1998: 584, Hughes, 1984: 2078; Tekin, 2003: 8-11; Küçük, 2012: ); 9

22 Sermaye Maliyeti: Muhasebe kayıtlarında yer almayan, karar vericiler tarafından değerlendirilmesi gereken maliyettir. Sermaye maliyeti, stoklara bağlanan paranın bir oranı olarak hesaplanır (Yenersoy, 2011: 95). Diğer bir ifadeyle stoklara bağlanan sermayenin fırsat maliyetidir. Stokların yabancı kaynaklarla finanse edilmeleri durumunda ortaya çıkan ve katlanılmak zorunda kalınan faiz giderleri de sermaye maliyeti içerisinde düşünülebilir (Ağırbaş, 2014: 285). Depolama Maliyeti: Stokların depolanması için ısıtma, kira, aydınlatma, depo personelinin ücreti gibi maliyetlerden oluşmaktadır. Deponun alternatif kullanımı olması durumunda da fırsat maliyeti ortaya çıkacaktır (Tekin, 2003: 9; Yenersoy, 2011: 96). Hizmet Maliyeti: Stok için ödenen vergi, sigorta, malzeme aktarma ve stokların periyodik fiziksel sayımı, malzemelerin korunması ile ilgili giderlerdir (Tekin, 2003: 9). Risk Maliyeti: Stokta tutulan malzemenin zaman içerisinde bozulması, yıpranması, değer kaybetmesi veya kaybolması sonucu ortaya çıkan maliyettir (Demir, 1983:181). İşletmeler risk maliyetini minimuma indirmek için stokları sigortalamaktadırlar. Stokların sigortası için yapılan bütün harcamalar, sigorta maliyetleri olarak ele alınmaktadır (Tekin, 2003: 9). Taşıma Maliyeti: Ürünlerin üretim noktasından depoya, depodan da tüketim noktasına ulaştırılması sırasında taşınan ürünün belli bir seviyenin altına düşmesi ürün başına düşün ulaşım maliyetini de arttırmaktadır. Örneğin; taşınan ürün miktarı toplam taşıma kapasitesinin %30 u gibi bir oranda ise birim taşıma masrafı artmaktadır (Kobu, 2006: 309). Fiyat Değişiklikleri Nedeniyle Maliyet: İşletme sorunu olmamakla birlikte spekülatif ve rekabetçi bir ortamda fiyatların hızlı bir artış gösterebilmesi sonucu ortaya çıkan fiyat değişikliklerinin kontrolü için iyi bir stok politikası gerekir. İşletmelerin finansal gücünü koruyabilmesi için ithal edilen ürünlerin dünya piyasasındaki fiyatı yakın takip altında tutulmalıdır (Kobu, 2006: 309) Sipariş Maliyeti Sipariş maliyeti, sipariş miktarı arttıkça azalmaktadır. Büyük miktarda alınan malzemeler de hem miktar indirimi hem de toplam sipariş sayısının azalması 10

23 nedeniyle toplam sipariş maliyeti de düşecektir. Fakat fazla miktarda malzeme siparişi vermek stok bulundurma ve depolama maliyetini artırabilmektedir (Tekin, 2003: 10; Demir ve Gümüşoğlu, 2009). Dışarıdan satın alınan malzemeler için sipariş verilmesi, siparişlerin onaylanması, kabul muayenesi, fatura ve sigorta ile ilgili işler sonucu ortaya çıkan giderler ve kırtasiye giderleri sipariş maliyetlerini oluşturur (Çelikçapa, 1994: 124; Yenersoy, 2011: 97) Stok Bulundurmama (Stoksuzluk) Maliyeti Gelen talebi karşılayacak miktarda stok bulunmadığı zaman ya da stok bulundurmama sonucu ortaya çıkan maliyetlerdir. İşletmenin talebi karşılayamamasından doğan fırsat maliyeti, prestij ve imaj kaybı gibi maliyetleri oluşturur (Top, 2006: 193). Stokların tükenmesi işletmelerin üretime ara vermesine sebep olabilir. Bu durumda stok bulundurmamanın maliyeti daha fazla olur. Stok bulundurmama maliyeti bir fırsat maliyeti olduğundan birim başı stok bulundurmama maliyetini bulmak zordur. Buna rağmen stok bulundurmama maliyetinin hesaplanması oldukça önemlidir. İşletmelerde stokların yetersiz olması durumunda satış kayıpları, müşteri kayıpları, gönderme masrafları, özel dağıtım masrafları gibi maliyetler ortaya çıkacaktır (Tekin, 1996: 11). Sağlık kuruluşlarında stok yetersizliği ise aşağıdaki faktörlere sebep olmaktadır (Özgülbaş, 2009: 133; Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 171); Stok bulundurmama nedeniyle sağlık hizmeti üretiminde gecikme, Sağlık hizmet üretiminin gecikmesi nedeniyle talep azalması, Taleplerin karşılanmaması ve ileri bir tarihe atılması insan gücünün, tıbbi cihazların boş kalması ve genel işletme giderlerinde artış, Malzemenin tükendikten sonra tedarik edilmesi daha pahalı tedarik riskini taşır, Talebin kaybedilmesi durumunda ise satış kaybı sonucu gelir kaybı ortaya çıkar, Talebin kaybedilmesi işletmenin pazar payının düşmesi, hasta, prestij ve imaj kayıplarına yol açar. 11

24 1.4. İŞLETMELERİN STOK BULUNDURMA NEDENLERİ En iyi stok yönetim sistemi ise işletmenin amaçlarına göre ihtiyacı karşılayacak şekilde dengeli bir stok bulundurmayı öngörmektedir (Ertuğrul ve Tanrıverdi, 2013:41). İşletmelerde hizmet sunumu noktasında talep ve arz miktarlarının uyumlu bir şekilde birbirlerine eşit olması gerekmektedir. Burada amaç işletmenin o anda ihtiyacı olan stok miktarına yetecek kadar malzemenin işletmede bulundurulması, üretimin kesilmeden devam etmesidir (Karaöz, 2003: 62). Gereğinden fazla stokun elde bulunması işletmeler için bir maliyet oluşturmaktadır (Waters, 1989: 69). Sağlık kuruluşlarında stok düzeyinin sıfırın altına düşmesi durumunda, hastaların başka sağlık kurumlarına sevk edilmesine, tedavide aksamalara, sakatlık veya ölüm gibi sonuçların ortaya çıkmasına neden olmaktadır (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 171). İşletmeler spekülatif amaçlı nedenler, ölçek ekonomisinden yararlanma, belirsizliklere karşı olma, işletme faaliyetlerinde sürekliliği sağlama gibi nedenlerle stok bulundurmaktadır Spekülatif Amaçlı Nedenler Fiyat artışlarının nedeni spekülatif amaçlı taleplerden etkilenmesidir. Eğer bir malzeme gelecekte değer artışı bekleniyorsa o malzemeyi kullanmak için daha fazla fiyatla satın almak yerine mevcut fiyattan alınıp depo edilmesidir (Nahmias, 2005: 187) Belirsizliklere Karşı Hazırlıklı Olma İşletmelerin belirsizlik dönemlerinde bulundurduğu stoklar işletme açısından motive edici bir yatırımdır. İşletmeler stoksuzluk nedeniyle müşteri kaybına, müşteri güven eksikliğine ve bu pazardaki rekabet ortamından düşmesine neden olabilecektir. Bunu önlemek için talep belirsizliklerine karşı tampon bir malzeme bulundurulmalıdır (Nahmias, 2005: 187). Sağlık kuruluşlarını stok bulundurmaya zorlayan en önemli nedenlerden biri sağlık hizmeti talebinin tam olarak kestirilememesidir (Karaöz, 2003: 15). Sağlık kuruluşları stokların tükenmesi durumu ile karşı karşıya kalmamak için sürekli olarak emniyet stoku bulundurmaktadır (Nahmias, 1997: 186). 12

25 Ölçek Ekonomilerinden Yararlanma İşletmeler üretim esnasında kullandıkları malzemeleri az miktarda ve sürekli sipariş vermek yerine büyük partiler halinde az sipariş vererek maliyetlerini düşürebilmektedirler. Ayrıca stok yatırım maliyetini düşürmek ve toplu ürün alımındaki indirimden yararlanabilmek adına birlikte parça ürün alarak fiyat indiriminden yaralanmaktadırlar. Türkiye de ise Sağlık Bakanlığı stok maliyetleri düşürmek için en fazla 3 aylık stok yapılmasını zorunlu tutmaktadır (Nahmias, 2005: 187; Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 171) İşletme Faaliyetlerinin Sürekliliğini Sağlama İşletmeler faaliyetlerini devam ettirebilme için belli seviyede stok bulundurmak zorundadır. Stok bulundurmayan işletmeler hizmet üretemedikleri takdirde bir süre sonra üretimi durdurmak zorunda kalacaklardır (Karaöz, 2003: 64-65). Hastaneler stok bulundurmamanın hastalar açısından geri dönüşü olmayan ölüm ve sakatlık gibi sonuçlara neden olacağından stok bulundurmak zorundadırlar (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 172) STOK DEĞERLEME YÖNTEMLERİ Stokların, üretime sevk edilirken hangi bedellerle değerleneceğinin belirlenmesinde aşağıdaki stok değerleme yöntemleri kullanılır (Yükçü, 1993: 65) İlk Giren İlk Çıkar ( FIFO) Yöntemi Bu yöntemde işletmeye alınan ilk ürünün ilk satıldığı, son alınan ürünün de son satıldığı kabul edilir. Ticari malların fiyat olarak ilk çıktığı esas alınır. Bu yöntemin dezavantajı malzeme fiyatlarının yükselmesi durumunda işletme maliyetleri düşük fiyatlı malzemelere göre hesapladığı için işletmeyi olmayan bir kâr üzerinden daha fazla vergi ödemek zorunda bırakmaktadır (Özulucan, 2003: 76; Bursal ve Ercan,1990: 95). İlk giren malzemenin ilk çıkacağı bu yöntemde üretime gönderilen malzeme gideri düşük, depoda kalan malzeme depoya son giren malzemelerden oluşacağı için maliyet yüksek olacaktır (Kaygusuz ve Dokur, 2009: ). Dönem sonuna kalan stoklar ise en son tarih girişli stokların maliyet bedeli ile değerlendirilir (Gençoğlu, 2008: 72). Bu yöntemin uygulanmasının avantaj ve dezavantajları şunlardır (Çetiner, 1995: 57); 13

26 Yöntemin uygulanması kolay ve çabuktur. Yıl sonu stok değerlendirmesinde gerçeğe uygun sonuçlar oluşturur. Her partiden ne kadar kullanıldığını, kaldığını tespit etmek zordur ve yanlışlıklar ortaya çıkabilir. Eski fiyatlara göre değerleme yapıldığından maliyetlerin hesabında cari fiyatları izleme imkânı yoktur Son Giren İlk Çıkar (LIFO)Yöntemi Bu yöntemde ilk satışa sunulan ticari malın, depoya son giren mallardan olduğu esas alınarak uygulanmaktadır. Bu yöntemde esas olan depoya son giren malın ilk çıkması değil; depoya son giren mal değeri üzerinden ticari malların çıkışı hesaplanmaktadır (Özulucan, 2003: 78). Yüksek enflasyon dönemlerinde bu yöntemde işletme mevcut stokları düşük fiyatla değerlenip malzeme giderleri yüksek tutarla hesaplanacaktır. Yüksek enflasyon dönemlerinde uygulanan enflasyon düzeltmesi ile Vergi Usul Kanunu bu yöntemle stok değerlemeyi kabul etmemiştir (Kaygusuz ve Dokur, 2009: 126) En Son Piyasa Değeri İle Değerleme (NIFO)Yöntemi Bu yönteme göre stoklar, çıkış anında ki piyasa fiyatına göre değerlemeye tabi tutulurlar (Özulucan, 2003: 79 ) Bu yöntemde malzemeler işletme tarafından en son alınan faturada yer alan fiyatla değerlendirildiği için bu yönteme yenileme fiyatlarının kullanıldığı yöntem de denilmektedir (Üstün, 1996: 132) Ortalama Maliyet Yöntemi Bu yöntemde ilk satışa sunulan ticari malın, depoya son giren mallardan olduğu esas alınarak uygulanmaktadır. Bu yöntem de esas olan depoya son giren malın ilk çıkması değil; depoya son giren mal değeri üzerinden ticari malların çıkışı hesaplanmaktadır (Özulucan, 2003: 78). Yüksek enflasyon dönemlerinde bu yöntemde işletme mevcut stokları düşük fiyatla değerlenip malzeme giderleri yüksek tutarla hesaplanacaktır. Yüksek enflasyon dönemlerinde uygulanan enflasyon düzeltmesi ile Vergi Usul Kanunu bu yöntemle stok değerlemeyi kabul etmemiştir (Kaygusuz ve Dokur, 2009: 126). 14

27 Piyasa Fiyatı ve Maliyetten Hangisi Düşükse Onunla Değerleme Yöntemi Bu yöntemde mevcut stoktaki malzemelerin maliyet değerleri ile piyasa fiyatları karşılaştırılarak hangisi düşükse stok değerlemede o esas alınmaktadır (Özulucan, 2003: 78). Özellikle muhasebecilerin enflasyonist ortamda dikkat ettikleri noktalardan biri olup üretim maliyetleri piyasa fiyatlarına uydurulmaya çalışılmaktadır (Yükçü, 1993: 74) Standart Maliyet Yöntemi Üretime gönderilen ilk madde ve malzeme için standart bir fiyat belirlenir. İşletmenin geçmiş yıllarına bakarak istatistiksel çalışmayla yıllık veya aylık ortalama fiyatlar belirlenir. Bu yöntemde ortalama gerçek fiyatlarla karşılaştırılmalı ve ortaya çıkan sapmaların maliyet üzerindeki etkisi azaltılmalıdır. Değişen koşullara göre fiyatların yenilenmesi kullanım sürelerinin uzun tutulmaması gerekmektedir (Çetiner, 1995: 62). Bu yöntem de standart fiyatlar kullanıldığı için malzeme giriş ve çıkışları sadece miktar olarak kaydedilmektedir. Yeni bir standart fiyat belirlemenin dışında kayıtlarda miktar ve fiyat kullanımı gereksizdir (Üstün, 1996: 129) STOK YÖNETİMİNDE KULLANILAN SİSTEMLER Günümüzde israf azaltma tüm yöneticilerin amacı olmalıdır. Sağlık sektöründe maliyetler her geçen gün artmaktadır. Maliyetleri azaltmak için süreçleri etkin bir şekilde yönetmek gerekmektedir (Turan ve Turan, 2015: 127). Günümüzde işletmelerin içinde bulunduğu yoğun rekabet ve sürekli değişen tüketici istek ve ihtiyaçları üretimin her alanında esneklik, çeviklik, düşük maliyet, hız ve çeşitlilik sağlayacak modern malzeme yönetim tekniklerinin kullanımını zorunlu kılmıştır (Koçak, 2007: 244). Sağlık kuruluşlarında stok seviyesi takip edilecek malzemelerin ortalama kullanımı, talepteki değişimlere bağlı olarak sürekli değişmektedir (Yaman vd., 2005: 18). Bilgisayarın gelişmesiyle birlikte stok yönetiminde yepyeni bir bakış açısı gelişmiştir. Bu bakış açısında ortak amaç insan gücünden en verimli şekilde yararlanarak stokları en aza indiren hatta sıfır stoku hedefleyen bir üretim sistemine ulaşmaktır (Filiz, 2008: 75). 15

28 JIT (Just-in-Time) Üretim Sistemi Japon sistemi olarak adlandırılan bu sistem, tam zamanında satın alma ve tam zamanında üretimi gerektiren bir maliyet ve stok kontrol sistemidir. Bu sistemde üretim, petrol boru hattına benzetilmekte ve üretim aşamasında maliyetleme yapılmamaktadır. Sistem, itme esasına göre değil; çekme esasına göre çalışmaktadır (Özkan ve Esmeray, 2007: 129). İhtiyaç duyulan malzemenin gerektiği anda, ihtiyaç noktasında bulunmasını sağlayan sıfır hata ve sıfır stok miktarını hedefleyen bir malzeme yönetim sistemidir. Tam zamanında üretim sistemi 1970 li yıllarda Toyata firması tarafından geliştirilip uygulanmaya başlanılmıştır. (Kobu, 2006: 306; Yenersoy, 2011). Amerikan Hastaneler Birliği Derneği nin yaptığı bir araştırmaya göre ABD hastanelerinin %57 si stoksuz malzeme yönetimi veya JIT sistemini uygulamaktadır. (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 174; Wilson et al., 1992: 41). Sıfır stok felsefesine dayanan bu sistem Sıfır Stok ve Sıfır Hata hedeflerine ulaşabilmek için az sayıda satıcıdan yüksek kalitede ürünlerin ufak miktarlarda ve zamanında teslimatını zorunlu kılar (Acar, 1992: 77). JIT felsefesine göre ürünün değerini artırmayan tüm unsurları israf olarak adlandırmaktadır. Graban (2009: 25) tarafından yapılan bir araştırmada sağlık kuruluşlarında gerçekleştirilen faaliyetlerin yaklaşık %30-40 gereksiz yapıldığını, bunun nedenlerinden birisinin de stoklardan kaynaklandığını belirtmiştir (Yüksel, 2012: 29). JIT stok yönetiminin temel felsefesi Şekil 1.1 de verilmiştir. 16

29 Firelerin Elenmesi Sık ve Düzenli Teslimat Tedarikçi Seçimi Artan Kalite JIT Yaklaşımın Felsefesi Az Sayıda Tedarikçi Bilgi Baylaşımı Uzun Dönemli İlşkiler Küçük Partilerle Alım Kaynak: (Magee, 1997: 30; Akt., Aytekin, 2009: 104) Şekil 1.1. JIT Temel Felsefesi JIT sistemini uygulamaya koyabilmek için toplam kalite yönetimi sistemi, tam zamanında satın alma sistemi ve kanban (çizelgeleme) kurulması gereken alt sistemler olarak belirtilmektedir (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 218) Stoksuz Malzeme Yönetim Sistemi Bu sistem aslında işletme içerisindeki merkez stok deposunu tamamen ortadan kaldırmayı hedefleyen sistemdir. Depo görevini satıcıya bırakır. Bu sistemin başarı sağlayabilmesi üretici-satıcı ve hastane arasındaki işbirliğine dayanmaktadır. Stoksuz sistem, yalnızca bir departmandan diğerine ürün azaltması olmayıp, tüm hastanenin malzeme yönetimini kapsayan bir sistem yaklaşımıdır (Wilson, et al., 1992: 39). JIT ve stoksuz malzeme yönetim sisteminin hastanelerde başarı ile uygulanabilmesi için bir takım koşulların yerine getirilmesi gerekir. Bunlar (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 233); 17

30 Dağıtım kanallarının tüm üyelerinin ittifakı (Satıcı, Dağıtıcı, Hastane-Hasta) gerekmektedir. Malzeme tedarikçisinin hastaneye makul uzaklıkta olması gerekmektedir. Merkezi yerleşime çok uzak ve küçük kapasiteli hastaneler stoksuz sistemden çok tasarruf sağlayamaz. Maliyet üstünlüğü olmasına rağmen, JIT ve stoksuz sistem yaklaşımı hastanenin genel pazarlama stratejisine olumlu katkı verdiği takdirde benimsenmelidir. Tedarikçi firma sayısı büyük ölçüde azaltılmalıdır. Tedarikçi kapasitesinin yeterli olması ve malzeme yönetimi konusunda bilgi birikimine ve alt yapıya sahip olması gerekir. Makro düzeyde ekonomik belirsizliklerin asgari düzeyde olması ve sağlık sigortacılığı düzenlemelerinin bu sisteme uygun olması gerekir (enflasyon oranında belirsizlikler, ekonomik krizler, SUT vb.). Satın alınan malzemelerin istenilen fiyat ve kalitede olması ile sürekliliğin sağlanması gerekir. Hastane üst yönetiminin kararlılığı ve desteğine ihtiyaç vardır. İnsan gücü kaynaklarının hazır olması ve çalışanların bu sistemi benimsemesi gerekir. Kesin uygulamaya geçmeden önce az sayıda malzeme üzerinde pilot uygulama yapılmalıdır. Son olarak sistemin dinamik bir yapıya sahip olması ve hastane otomasyon sistemine entegrasyonu yapılmalıdır Barkod Sistemi İngilizcede çubuk-çizgi anlamında kullanılan bar ve kod kelimelerinin birleşiminden ortaya çıkan barkod kelimesi makineler tarafından okunabilen bir dildir. Genellikle dikdörtgen biçiminde olan, birbirine paralel çizilmiş inceli kalınlı çizgilerden ve bu çizgilerin arasındaki boşluklardan meydana gelen siyah çubukların oluşturduğu sembollere barkod denilmektedir. Barkod, verilerin çizgi ve boşluklardan oluşan sembollerle kodlanması ve optik okuyucular tarafından bilgisayar ortamına aktarılmasının genel anlamıdır. Kısaca barkod, bir seri karakteri 18

31 kodlamakta kullanılan siyah çubuklar ve beyaz boşluklar bütünüdür (Örücü, 2013: 261; Şekil 1.2. Barkod Sistemi Kaynak: Sağlık kuruluşlarında barkod kullanımı ile aşağıdaki faydalar sağlanmış olacaktır (Turner et al., 2003: ; Murphy and Kay, 2004: ; www. megep.gov.tr, Tıp Bilişimi, 2011: 42); 1. Doğruluk: Doğru bilgi alınarak kullanıcı hataları ortadan kaldırılır. Benzer kodlara sahip ürünler arasındaki karışıklık önlenmektedir. 2. Hızlı Veri Girişi: İstenen bilgi çok daha hızlı ve doğru bir şekilde toplanır. Toplanan bu bilgiler bilgisayar ortamında çok hızlı işlenerek, değerlendirebilecek kişilere veya ortama ulaşır. 3. Maliyet: Doğruluğun artması ve bilgi işleme hızının yükselmesi ile işçilik maliyeti düşecek, sistem daha ekonomik olacaktır. 4. Kullanışlılık: Bu toplanan bilgiler ile sistem daha etkili yönetilebilir. Örneğin hangi ürün ne kadar kullanıldığı, stokta ne kadar kaldığı gibi sorulara kolayca cevap verebilmektedir. 19

32 Radyo Frekanslı Tanımlama (RFID) Hastanelerde israfın azaltılması ve verimliliğin artırılması küresel bir sorun olup bu sorunları çözebilmek için bir takım araç, teknik, yöntem ve teknolojilerden yararlanılmaktadır. Günümüzde hastanelerde RFID teknolojisinin; hasta, personel, cihaz, malzeme, demirbaş, stok takip ve denetiminde kullanımı çok popüler hale gelmiştir. Hastanelerin bu bütçeleri etkili, verimli bir şekilde yönetmeleri, maliyet etkili sağlık hizmeti sunmaları, hasta güveliği ve hizmet kalitesinde artış sağlamak için RFID teknolojisinden yararlanmaları gerekmektedir (Tengilimoglu ve Yiğit, 2016). RFID; canlıları ya da nesneleri radyo dalgaları ile tanımlamak için kullanılan teknolojilere verilen genel bir isimdir. RFID, kişilerin ya da nesnelerin kimlik bilgilerinin tanımlayıcı etiket yapıştırılmış objeleri ile radyo dalgaları kullanarak otomatik tanımayı ve o bilgiyi depolamayı sağlayan bir sistemidir (Wyld, 2006; Fosso Wamba et al., 2008; Pala ve İnanç, 2007). Özellikle nesnelerin takip, analizinde, ihtiyaçları karşılayabilmede RFID (Yüksel ve Zaim, 2009) kullanılmaktadır. RFID ilk olarak ikinci dünya savaşında İngiliz ordusu uçaklarında dost veya düşman olduğunu ayırt etmek için kullanılmaya başlanılmıştır. RFID 1948 yılında icat edilmiş 1990'lı yıllardan sonra ise pek çok sektörde kullanımı hızlı bir şekilde yayılmıştır (Landt, 2005; Fosso Wamba, 2012; Tengilimoğlu ve Yiğit, 2016). RFID teknolojisinin hastanelerde kullanımı ile hasta bilgilerine daha hızlı bir şekilde ulaşılabilmekte, tedavi daha iyi sürdürülmekte ve hasta kayıtlarının doğru tutulmasını sağlamaktadır (Bendavid et al., 2010). Özellikle yatan hastaların hastaneye girişinden itibaren bileklerine takılan bilekliklerle hastanın taburcu aşamasına kadar tüm süreçlerde hastanın takibi sağlanabilmektedir. Örneğin RFID okuyucular hastanın bilekliğine yaklaştırılarak okutturulduğunda hastanın tüm tetkiklerine ulaşılabilmektedir. Türkiye de bu uygulamalar henüz çok yaygınlaşmamıştır (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013). 20

33 Sağlık hizmetlerinde RFID ile personel arasında etkili iletişim, sağlık bakım hizmetlerine hastaların katılımı, hastane iş süreçlerini daha izleyebilme, etkili stok yönetimi, maliyet tasarrufu, hasta güvenliğini artırma, planlama ve denetime faaliyetlerine destek sağlama ve etkili bilgi akışına katkı sağlamaktadır (Yazıcı, 2014; Tzeng, Chen ve Pai, 2008). Şekil 1.3'de bir hastanenin RFID sisteminin genel yapısı verilmiştir. RFID uygulamasında hastalar, hekimler, hemşireler ve diğer hastane personeli tarafından kullanılmakta ve hasta, ilaç, tıbbi malzeme ve demirbaş gibi nesneleri takip edebilmektedir. Kaynak: (Yao, Chu and Li, 2012:3510; Akt. Tengilimoglu ve Yiğit, 2016 ). Şekil 1.3. RFID Sisteminin Genel Yapısı RFID sistemi hastanelerde yaygın olarak kullanılmaktadır. Pek çok araştırmacı RFID uygulaması ile bilimsel araştırma yapmıştır. Tablo 1.2'de RFID sistemini kullanılan hastaneleri ve hangi alanda kullandıkları ile ilgili örnekler verilmiştir. 21

34 Tablo 1.2. RFID Hastane Uygulama Örnekleri Hastane Ülke Kullanım Alanları Treviglio Caravaggio İtalya Ortopedik hastaların yerini tespit etmede Birmingham Heartland Hospital İngiltere "Safe Surgery System dijital ameliyat listeleri ile otomatik hasta tanıma ve elekronik pre-operative checklist ile Amsterdam Medisch Centrum ilişkili dijital foto tanımlama Hollanda a) Personel tanıma ve konum belirleme b) Malzeme İzleme c) Kan ürünleri izleme Jena University Hospital Almanya RFID bazlı ilaç hazırlama ve istek alma Geneva University İsviçre RFID bazlı kemoterapi uygulaması Hospital The Wayne Memorial ABD RFID bazlı portable cihaz ve demirbaş takibi ve izleme Royal Alexandria Hospital İngiltere RFID bazlı gerçek zamanlı envanter yönetimi Kaynak: (Wang et al., 2009; Akt. Tengilimoğlu ve Yiğit, 2016: 68) Kerekod Sistemleri Karekod sistemi, yakın alan iletişimi kullanılarak oluşturulmuş yeni bir uygulamadır. Karekod teriminin eczacılık alanındaki kullanımı ülkemizde yer edinmiştir. Bu terim ilk kez Sağlık Bakanlığı tarafından hazırlanan kılavuzda datamatrix teriminin Türkçe karşılığı olarak verilmiştir. QR code terimi de kullanılmaktadır. İlk defa 1994 yılında uygulamaya alınan karekod teknolojisi, tarayıcıların kodu saniyeler içinde çözmesinden dolayı iki boyutlu barkodların en çok kullanılanıdır. Günümüzde karekodu uygulaması büyük bir hızla yayılmakta yaşamın birçok alanında kullanım imkanı bulmaktadır. (Özcan, 2013: 261). Karekod uygulaması sadece ilaç reçetelerindeki kullanımlarının ötesinde kimlik ve kartvizitlerden etkinlik biletlerine, televizyon programları ve ürün broşürlerinden kütüphane uygulamalarına kadar geniş bir kullanım alanı bulunmaktadır (Acartürk, 2012). Örnek bir karekod Şekil 1.4 de verilmiştir. 22

35 Şekil 1.4. Kare-Kod Kaynak: Otomatik İlaç Dağıtım ve İzleme Sistemleri Günümüzde ilaçların dağıtımı ve yönetiminde kullanılan otomatik teknolojiler, israfı önlemekte, ilaçların miadını otomatik kontrol edebilmekte, hasta güvenliğini artırmakta, ilaç hatalarını düşürmekte, stokları etkili yönetmekte, ilaç depo alanından tasarruf sağlayarak ilaçların etkin bir şekilde yönetilmesine yardımcı olmaktadır (Redder, 2011: 20). Dünyada en çok kullanılan otomatik ilaç dağıtım ve izleme sistemleri; AcuDose Rx, Diebold Medselect Systems, MedServe, Omnicell, Pyxis, ve SureMed gibi sistemlerdir (Kimble and Chandra, 2001:29). Otomatik İlaç Dağıtım ve İzleme Sistemleri sekiz doğru kuralı (doğru hasta, doğru ilaç, doğru yol, doğru zaman, doğru doz, doğru form, doğru etki, doğru kayıt) destekleyerek ilaç hatalarını engellemeyi amaçlamıştır. Türkiye de birçok özel hastane ve kamu hastanesinde ilaç dağıtım ve izleme sistemi kullanılmaktadır (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 241). Otomatik ilaç dağıtım sisteminde kliniklerde bulunan ilaç depolarına örnek Şekil 1.5 de verilmiştir. 23

36 Şekil 1.5. Pyxis Sistemine Bir Örnek Kaynak: Otomatik ilaç yönetim sistemlerinin faydaları şöyledir (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013; Redder, 2011: 20; Kimble ve Chandra, 2001: 28; Yıldız, 2009; Straight, 2008: 23-30; Borel ve Rascati, 1995: : Taxis et al., 1999: 25-31; Murray, 2001; İlaçların stok kontrolü, dağıtımı ve izlenmesi etkin olarak sağlanmaktadır. Hastalar için ilaç tedavi maliyetini ve kurumlar için personel maliyetini azaltır. Hekimlerin idari işleri azaltarak tedavi zamanlarını arttırır. JCI gibi uluslararası akreditasyon ve düzenlemelere yönelik ilaç güvenliği uygulamalarını destekler. Hasta bilgilerinin girilmesiyle, önceden ölçülmüş ilaç dozlarının, özel paketler halinde barkodlanıp kullanıma hazır hale getirilmesini sağlar. Manuel ilaç kontrol prosedürlerini otomatize eder. Çalışanlar için bir ilaç bilgi kaynağı oluşturur. Hasta katlarına teslimatı yapmadan önce, barkod teknolojisiyle yüklenecek veya doldurulacak tüm ilaçları doğrular. 24