TOKAT TĠCARET VE SANAYĠ ODASI STRATEJĠK PLANI ( )

Transkript

1 TOKAT TĠCARET VE SANAYĠ ODASI STRATEJĠK PLANI ( ) 1

2 ĠÇĠNDEKĠLER 1. BÖLÜM : GĠRĠġ 3 Sayfa No. 2. BÖLÜM : STRATEJĠK PLANLAMA YAKLAġIMI 5 3. BÖLÜM : DURUM ANALĠZĠ Tarihsel GeliĢim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları Ġle Ürün ve Hizmetler PaydaĢ Analizi Kurum Ġçi Analiz Organizasyon Yapısı Ġnsan Kaynakları Fiziksel Kaynaklar ve Teknolojik Altyapı Kurumsal ĠletiĢim Çevre Analizi SWOT (GZFT) Analizi BÖLÜM : GELECEĞE BAKIġ Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Stratejik Amaçlar ve Stratejik Hedefler Performans Göstergeleri Ölçme ve Değerlendirme BÖLÜM : MALĠYETLENDĠRME BÖLÜM : Ġ ZLEME VE DEĞERLENDĠRME BÖLÜM : SONUÇ 64 2

3 BÖLÜM 1: GĠRĠġ Dünyada özellikle son dönemde ağırlığını hissettiren küreselleģme ve teknolojik atılımlar ülkeler arası ekonomik ve siyasi iliģkilerde köklü değiģikliklere yol açmıģtır. Sanayi toplumunda, ülkelerin zenginliği ve ekonomik geliģmiģliği; sahip olunan iģgücü, ham madde ve doğal kaynaklarla ölçülürken, bilgi toplumuna geçiģ sürecinin yaģandığı 21. yüzyılda bu değerler yerini büyük ölçüde beyin gücü, yenilikçi düģünce, bilgi ve teknoloji üretimi gibi unsurlara bırakmıģtır. Dünyada yaģanan bu değiģim ve geliģim doğrultusunda Türkiye de de yeniden yapılanma, kurumsallaģma gibi ihtiyaçlardan sıkça söz edilir olmuģtur. Özel sektör ve kamu kurumlarının bu değiģime ayak uydurabilmeleri ve kuruluģlarına yön verebilmeleri için geleceğe yönelik olarak kendi plan ve programlarını yapmaları, uygulamaları ve sonuçlarını ölçüp değerlendirerek kuruluģlarının ve bulundukları bölgenin geleceğine yön vermeleri önemli bir yönetim anlayıģı haline gelmiģtir. Türkiye için, artık; günübirlik plan yapan, kısa vadeli kâr maksimizasyonuna odaklı, etik ve sosyal sorumluluktan uzak giriģimci profili geçmiģte kalmıģtır. Yeni dönemin giriģimcileri ve giriģimcilerin dahil oldukları organizasyonlar; vizyon ve misyon sahibi olmak, Ģeffaflık, açıklık, hesap verebilirlik, katılımcılık, etkililik ve tutarlılık gibi değerleri benimsemeye baģlamıģlardır. Ulusal ekonomilerin küresel trendler karģısında daha kırılgan hale geldiği çağımızda giriģimcilerin ve organizasyonların yerel düģünme alıģkanlıklarıyla büyüme Ģansları giderek azalmaktadır. Bu düģünceden hareketle, Tokat ın en büyük sivil toplum kuruluģu olan Tokat Ticaret ve Sanayi Odası, sürekli kendini geliģtirmeyi ve yenilemeyi gündeminde tutarak, verdiği hizmetlerde standartlaģmayı sağlamak, verimliliği artırmak ve değiģim sürecini baģlatmak amacıyla 2007 yılında ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi ne geçmiģtir. Tokat Ticaret ve Sanayi Odası nda kalite yönetim süreci böylece baģlamıģ olup, süreç yönetimi, stratejik yönetim, insan kaynakları yönetimi gibi sistem kurma çalıģmaları yıllar içerisine yayılarak devam etmektedir. Ayrıca bu çalıģmalara paralel olarak, Odamız; kurumsallaģma çalıģmaları çerçevesinde Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği (TOBB) tarafından "Türk Oda Hizmetlerinin Kalitesinin ĠyileĢtirilmesi" amacıyla geliģtirilen "Oda Akreditasyon Sistemi"ne de dâhil olmuģtur. Türk Oda Sistemi nin, Avrupa Oda Sistemi ile entegrasyonunun sağlanmasının hedeflendiği "Akreditasyon Sistemi" temelde, Odalar tarafından yerine getirilmesi gereken asgari hizmetleri ortaya koymakta, bu hizmetlerin gerektirdiği Ģekilde yerine getirildiğine iliģkin olarak performans değerlendirmelerini ve bu değerlendirmeler ıģığında denetimi öngörmektedir. Bu kapsamda, Tokat Ticaret ve Sanayi Odası 2010 yılı ortalarında Akredite Oda unvanını elde ederek yönetim ve planlama sürecinde bir aģamayı daha geride bırakmıģtır. Tüm süreçlerimiz ve 3

4 birbirleri ile iletiģimleri, performans ölçüm kriterleri çerçevesinde belirli periyotlarda izlenmekte ve gözden geçirilmektedir. Kurumların yönetim etkinliğinin artırılmasında diğer bir önemli yöntem de stratejik planlamadır. Stratejik planlama, günümüzde, yalnız iģletmeler ve kamu idareleri için değil, sivil toplum kuruluģları için de artık bir gereklilik halini almıģtır. Stratejik planlama bir yandan mali yönetime etkinlik kazandırırken, bir yandan da kurumsal kimliğin ve kültürün geliģtirilmesine katkı sağlamaktadır. Stratejik planlama yoluyla hizmet kalitesi ve verimliliği arttırılmakta, bütçe planlaması daha etkin ve somut olarak yapılabilmekte, hedefler ve planlar somut iģ programlarına dönüģtürülebilmektedir. Odamızın, Stratejik Planı da göz önünde bulundurularak yaklaģık beģ aydır kendi bünyesinde, Meclisimiz, Yönetim Kurulumuz ve çalıģanlarımızın aktif katılımlarıyla, iç ve dıģ paydaģlarımızın da görüģleri alınarak, dönemi Stratejik Planı, Tokat Ticaret ve Sanayi Odası nın kurumsal ve bölgesel hizmetlerini ve faaliyetlerini geliģtirmeye yönelik olarak oluģturulmuģtur döneminde Stratejik planlama ile baģlayan stratejik yönetim sistemini sürdürülebilir bir hale getirmek, üyelerimizin, çalıģanlarımızın ve toplumun ihtiyaç ve beklentilerini tespit etmek ve gelecek dönem hedeflerimizi bu beklentiler doğrultusunda planlanmak ve uygulanmak amaçlanmıģtır. 4

5 BÖLÜM 2: STRATEJĠK PLANLAMA YAKLAġIMI Günümüzde gözlenen hızlı değiģimler kurum, kuruluģ ve firmaları uzun dönemli önlemler almaya zorlamaktadır. Etkili bir yönetim anlayıģı, birbiri ile tutarlılığı sağlanmıģ stratejik yaklaģımları artık daha çok gerekli kılmaktadır. Bu bağlamda, yönetimin görevi, ortak amacı baģarılabilir duruma getirmek için insanların güçlü yanlarını ortaya çıkarmak ve harekete geçirmektir. BaĢarı düzeyi, yönetim fikrinin ayrılmaz bir parçasıdır ve bu nedenle iģ baģarısının sürekli değerlendirilmesi ve iyileģtirilmesi kaçınılmaz hale gelmiģtir. Bu nedenle, sorunları geçici tedbirlerle zamana yaymak yerine, onlara etkili ve kalıcı çözümler üretmek yönetimde baģarı sağlamanın en önemli Ģartı olarak karģımıza çıkmaktadır. KuruluĢların baģarılarının sürekliliği, hızlı değiģimler karģısında stratejik yaklaģımlarla sorunlara çözüm sunabilmekten geçmektedir. Kalite ve mükemmellik arayıģının arttığı bir dünyada, üyelerine verdikleri hizmetlerin etkinliği ve verimliliğini sürekli olarak artırmaları gereken meslek kuruluģlarının stratejik yönetim kural ve ilkelerinin uygulamalarında dikkat edilmesi gereken özel boyutlar bulunmaktadır. Kurumların yeniden yapılanmasında, vizyon sahibi mevcut yönetici ve çalıģanlardan bu yönde daha fazla yararlanma anlayıģı, katılımcılık ve uzlaģma ilkeleri ile de tutarlı bir gereklilik haline gelmektedir. Tokat Ticaret ve Sanayi Odası Yönetim Kurulu, bu yönetim anlayıģına paralel olarak göreve geldiği ilk günden bu yana Odamızın standartlarının tüm alanlarda yükseltilmesi, Tokat ın ekonomik anlamda kalkınması, sosyal ve kültürel anlamda geliģmesi, gelecek nesillere yaģanabilir bir miras bırakılmasını amaçlayan etkin bir stratejik yaklaģım ortaya koymaktadır. Bu amaca yönelik olarak da, Stratejik Planlama çalıģmalarının baģlatılması yönünde stratejik bir karar alınmıģ, bu karar uygulamaya geçirilerek stratejik plan hazırlanmıģ, dönemi içerisinde uygulanmıģ, yeni açılımların sağlanmıģ, kurumsal ve bölgesel anlamda yönümüz tayin edilmeye çalıģılmıģtır. Aynı amaca yönelik olarak Stratejik Planlama çalıģmaları baģlatılmıģ, Stratejik Planında belirtilen hedeflerin gerçekleģmeleri de göz önüne alınarak güncelleģtirmeler yapılmıģ ve Stratejik Planı oluģturulmuģtur. Stratejik Planlama çalıģmalarının tüm aģamalarında; Meclis üyeleri, Yönetim Kurulu üyeleri ve çalıģanlarla stratejik planlama ve uygulaması konusunda bilgilendirme amaçlı görüģmeler gerçekleģtirilmiģ, anket çalıģması yapılmıģtır. ÇalıĢmanın ikinci aģamasında; ilin ve bölgenin geliģimi amacıyla Meclis ve Yönetim Kurulu üyeleriyle sektörel SWOT analizleri gerçekleģtirilmiģ, ilimiz açısından fırsatlar ve tehditler ortaya konulmuģ ve ilimizin kalkınması adına bundan sonra yönlendirilmesi gereken sektörler konusunda önemli veriler elde edilmiģtir. Odamızca bu anlamda yapılması gerekenler, stratejik planın oluģturulması noktasında bizlere ıģık tutmuģtur. 5

6 BÖLÜM 3: DURUM ANALĠZĠ 3.1. TARĠHSEL GELĠġĠM Bölgenin Tarihsel GeliĢimi Horoztepe ve MaĢathöyük'te yapılan kazılar sırasında ele geçen buluntuların değerlendirilmesi sonucunda Tokat yöresine insanların Bakır Çağı nda yerleģmeye baģladığı ve yörenin çok eski bir yerleģme alanı olduğu anlaģılmıģtır yıllık bilinen tarihi boyunca üzerinde yaģayan Hattiler, Hititler, Firigyalılar, Komanalılar, Roma ve Bizanslılar, DaniĢmentler, Selçuklular, Ġlhanlılar, Eratnalılar ve Osmanlı medeniyetlerinin izlerini taģıyan Tokat; çok çeģitli ve zengin bir kültürel yapı ile yoğrulmuģtur. M.Ö. 17. yüzyılda Anadolu'nun kuzey kesimindeki Hitit yerleģim alanları arasında yer alan yöre, yüzyıllar boyunca kuzeyden gelen KaĢkalar'ın saldırısına uğramıģtır. Zile yöresindeki MaĢathöyük yerleģmesi, bu dönemde kurulmuģ ve KaĢka tehlikesine karģı Hitit ülkesini savunma iģlevi de üstlenmiģ önemli bir merkez olarak karģımıza çıkmaktadır. Bu yerleģmede birçok kez KaĢkalar tarafından yakıldığına iliģkin izlere rastlanmıģtır. Daha sonra bir süre Frigler'in egemenliğine giren bu topraklar, M.Ö. 7. yüzyılda bu kez Kimmerler'in saldırısına uğramıģtır. M.Ö. 6. yüzyılda Persler tarafından yönetilmeye baģlayan Tokat yöresi, M.Ö 4. yüzyılın sonlarında Anadolu'da görülen Makedonya egemenliğinden fazla etkilenmemiģtir. M.Ö. 3. yüzyıl baģlarında Pontos Krallığı'nın yönetimi altındaki topraklara katılan yöre, M.Ö. 1. yüzyılda Roma Ġmparatorluğu'na bağlanmıģtır. Bizans yönetimindeyken M.S. 8. yüzyılda birçok kez Araplar'ın saldırısına uğramıģtır. 11. yüzyıl baģlarında doğu bölümü Koloneia Theması'nın, batı bölümü ise Armeniakon Theması'nın sınırları içinde olan Tokat yöresine Türkmenler ilk kez 1067'de gelmeye baģlamıģtır. 1075'te DaniĢmendliler'in eline geçen yöre, 1175'te Anadolu Selçuklularının yönetimine girmiģ, Bizans ile Anadolu Selçukluları arasında el değiģtiren Tokat yöresi, daha sonra gene Anadolu Selçuklu Devleti'ne bağlanmıģtır. Ağır vergiler altında ezilen Türkmenlerin 1240'ta Baba Ġshak önderliğinde baģlattığı ayaklanma sırasında Tokat da büyük zarar görmüģtür. Daha sonra Ġlhanlıların, Eretna Beyliği'nin, Kadı Burhaneddin Devleti'nin ve Akkoyunlular'ın egemenliği altında kalan Tokat yöresi 14. yüzyıl sonlarında Osmanlıların eline geçmiģtir. Kısa bir süre Timur'un yönetiminde kaldıktan sonra 1413'te gene Osmanlı Devleti'ne bağlanan yörenin büyük çoğunluğu Alevi Türkmenlerden oluģan halkı 16. ve 17. yüzyıllarda çıkan Celali Ayaklanmalarından büyük ölçüde etkilenmiģtir. 19. yüzyılda Osmanlı Devleti'nin yitirdiği Kafkasya ve Balkanlar'dan gelen göçmenlerden bir bölümünün buraya yerleģtirilmesinin ardından yörede yaģayan Ermeniler ayaklanmıģlardır. KurtuluĢ SavaĢı sırasında Tokat yöresini etkileyen baģlıca olaylar; Zile kasabasının topa 6

7 tutulması sonucunda bastırılabilen Zile Ayaklanması ile silahlı Rum Pontos çetelerinin hareketleri olarak karģımıza çıkmaktadır. Tokat Cumhuriyet in ilanından sonra il olmuģtur. Osmanlı döneminde toplumsal ve ekonomik çeliģkilerin artması üzerine Anadolu'nun çeģitli kesimlerinde çıkan ve Celali Ayaklanmaları olarak adlandırılan halk hareketlerinin Tokat tarihinde önemli bir yeri vardır. Turhallı Bozok Türkmenlerinden ġeyh Celal, haksızlıklara karģı 1518 ve 1519 yılları arasında ilk kez Tokat yöresinde Osmanlı Devleti'ne baģkaldırmıģtır. Bu nedenle 16. ve 17. yüzyıllar boyunca Anadolu'yu derinden etkileyen halk hareketlerinin tümüne Celali Ayaklanmaları adı verilmiģtir. Hititlerden günümüze kadar, üzerinde yaģamıģ tüm medeniyetlerin izlerini Tokat ilinde bulmak mümkündür. MaĢat Höyük teki Hitit ġehri, Roma ve Bizans dönemlerinden kalma Sebastapolis Kenti, Tokat Kalesi, TaĢhan, Beysokağı, Hıdırlık Köprüsü, AlipaĢa Hamamı ve AlipaĢa Camii gibi daha birçoklarını sayabileceğimiz tarihi ve kültürel zenginlikleri bulunmaktadır. Sebastapolis: Sulusaray ilçe merkezinde yer alan Antik kent, tarihi ilk Tunç Çağında baģlayan büyük bir höyük üzerine kurulmuģtur. Antik Sebastapolis Kenti nin kuruluģ tarihi henüz kesin olarak bilinmemektedir. Bazı kaynaklarda MÖ I. yüzyılda kurulmuģ olduğu kaydedilmektedir. Roma Ġmparatoru Traianus zamanında ( MS ) Pontus Galaticus la, Polemoniacus Eyaletlerinden ayrılarak Kapadokia eyaletine dâhil edilmiģtir. Bu konuya iliģkin kitabe Kapadokia Valisi Arrian adına Ģehrin ileri gelenleri ve halkı tarafından dikilmiģtir. Sebastapolis kelime olarak Latincedir. Sebasto sözcüğü; büyük, ulu, azametli anlamlarına, polis; sözcüğü Ģehir anlamına gelmektedir. Sebastapolis büyük azametli Ģehir olarak ifade edilmektedir. Bazı kaynaklarda Herakleopolis olarak geçmektedir. Heraklaopolis, Herakles ġehri anlamına gelmektedir. Herakles, Yunan ve Roma Mitolojisinde gücü kuvveti simgeleyen yarı tanrı bir varlıktır. Bu adı ile de Sebastapolis ile aynı manayı taģımaktadır yılında Tokat Müze Müdürlüğünce yapılan kurtarma ve sondaj kazıları sonucunda elde edilen verilerle, daha önce ortaya çıkmıģ bulunan mimari parçalar değerlendirildiğinde kentin, Helenistik, Roma ve Bizans Dönemlerinde önemli bir yerleģim alanı olduğu anlaģılmaktadır. Comana Pontica da (Antik Tokat) yapılan yüzey araģtırmaları sonucu ele geçen buluntular Sebastapolis buluntuları ile büyük benzerlikler göstermektedir. Bu da söz konusu iki Ģehrin aralarında yakın iliģkiler bulunan çağdaģ iki yerleģim alanı olduklarını ortaya koymaktadır. Tokat Kalesi: M.S. 5. veya 6. yüzyıllarda kurulmuģ olabileceği tarihi olay ve kayıtlardan anlaģılan kale, yaklaģık 500 yıl Bizans egemenliğinde kalmıģtır (Bu dönemde Evdoksia ve Dokeia ismi ile biliniyordu.). Ġlk defa 1074 yılında DaniĢment Melik Ahmet Gazi tarafından fethedilen kale kısa aralıklarla el değiģtirmiģ, sırasıyla Selçuklu ve Osmanlıların egemenliğine geçmiģtir. Dik ve sarp kayalar üzerinde kurulu kale, doğal bir hisar durumundadır. Osmanlı tarihçilerinin birinci derece "müstahkem mevkii" dedikleri kale, Timur ve ġah Ġsmail gibi zamanın en güçlü hükümdarlarına baģ eğdirmiģ, buradan bir taģ sökemeden gitmiģlerdir. 7

8 TaĢhan: 1631 yılında yaptırılan TaĢhan büyük bir Osmanlı eseridir. Kuzey - güney konumunda kesme taģ ve tuğladan dikdörtgen Ģeklinde ve iki kat olarak inģa edilen hanın ortasında büyük bir avlu yer almaktadır.112 odası ve bir mescidi bulunan hanın, her iki katında da avluya bakan revaklar bulunmaktadır. Sanayi ve Ticaretin Tarihsel GeliĢimi Tokat, Avrupa'yı Asya'ya bağlayan ticari yollar üzerinde bulunması nedeniyle tarihi boyunca önemli bir ticaret merkezi olmuģtur. Selçuklular zamanında altıncı büyük kent olan Tokat, 12. yüzyılda Bizans ve Haçlı orduları, 1243 yılından itibaren de Moğol baskısı altında olmasına rağmen, Ġlhanlı egemenliği sonuna kadar geliģmesini sürdürmüģ, antik dönemlerde olduğu gibi ekonomik ve ticari faaliyetleri geliģmiģ, doğu-batı yönündeki büyük ticaret kervanlarının konakladığı hanlar, kervansaraylar ile düzenli yol ve köprüler inģa edilmiģtir. Selçuklu Türklerinin Anadolu'da yarattığı, özü güzellik ve sabır olan bu uygarlığın; kültür, sanat, mimarlık, bayındırlık eserleri ile Tokat'ta hemen her yerde yüz yüze gelinmektedir. Moğolların yaptığı büyük tahribatın ardından, 14. yüzyılın sonunda Osmanlı egemenliğine giren Tokat, yükselme döneminde bölgenin tarım ve sanayi merkezlerinden biri olmuģtur. Evliya Çelebi'nin uzun uzun anlattığı bağ, bahçe ve ovaları, Osmanlı Orduları'nın konaklama ve gıda ambarı olmuģ; bakırcılık, ipekçilik, pamuk dokuma ile çeģitli sanayi ve el sanatları geliģmiģ; iģ hanları ve çarģıları, Bağdat, Bursa ve Halep'tekiler ile kıyaslanır olmuģtur. 17. yüzyılın bitimi ile beraber gerileyen imparatorluk döneminde Tokat da durumdan olumsuz etkilenmiģ, geliģimi durmuģ ve canlılığını yitirmiģtir. Cumhuriyet'in kuruluģundan itibaren, devlet tarafından yaptırılan Turhal ġeker Fabrikası ve Tekel Sigara Fabrikası gibi kuruluģlar, ilin ekonomisinin geliģiminde büyük katkı sağlamıģtır. Ancak, son yıllarda genel ekonomik yönetim anlayıģına bağlı olarak gerçekleģtirilen özelleģtirme çalıģmaları nedeniyle Tokat Sigara Fabrikası kapatılmıģ, Ģeker pancarından Ģeker üretiminin yüksek maliyeti nedeniyle eski cazibesini kaybettiğinden Ģeker pancarı üretimi dolayısıyla Ģeker üretimi yavaģlamıģ, fabrika eski hareketliliğini kaybetmiģtir. Günümüzde ilimiz sanayisinde tüm teģvik uygulamalarına rağmen yeterli geliģme sağlanamamıģ, özelleģtirme sonucunda kapatılan fabrikalara ikame olabilecek istihdam alanları sağlamadığından il dıģa göç vermeye baģlamıģtır. Sadece gıda ve tekstil alanlarında yeterli olmadığını düģündüğümüz geliģmeler yaģanmaktadır. Meyve suyu ve gıda sanayi ürünleri de yurt içi ve yurt dıģı pazarlarda rekabet edebilir düzeye gelmiģtir. Bunun yanı sıra Erbaa ilçesinde, yapı malzemeleri olan tuğla, kiremit, briket sanayi kuruluģları bulunmaktadır. Ġlimizde, yörenin ihtiyacını karģıladığı gibi, komģu illere ve yurdumuzun değiģik bölgelerine, imal ettiği malları gönderen küçük sanayi iģletmeleri mevcuttur. Bu mallar arasında; ağır 8

9 sanayi presleri, elektrik matkapları, harman makineleri, traktör vagonları, elektrik malzemeleri, termosifonlar, kamyon karoserleri ve ahģap sanayi mamulleri bulunmaktadır. Bunlardan baģka, Tokat ilinde; süt ve yem sanayi, toprak tuğla sanayi, kireç sanayi, plastik ve lastik sanayi, ayakkabı konfeksiyon sanayi, kil ve kaolen sanayi dallarında pek çok fabrika faaliyet göstermektedir. Ġlimizde 1992 yılında kurulan GaziosmanpaĢa Üniversitesi'nin kısa bir sürede büyüyerek, varlığını göstermesi bölge ekonomisine olan katkısını da artırmıģtır. Ayrıca özel bir havayolu Ģirketi tarifeli uçak seferlerine açılan Tokat Havaalanı da ekonomi, eğitim, yatırım ve endüstri hamlesini büyük ölçüde etkilemiģtir. Tokat, toprak yapısı ve sulanabilir arazilerinin (Kazova, Kelkit Ovası vb.) çok sayıda olması, sulama suyu potansiyelinin (YeĢilırmak, Kelkit Irmağı, Çekerek Irmağı vb.) fazlalığı, iklim elveriģliliği ve yükselti farklılığı bakımlarından tarım alanında geliģmiģ ürün çeģidi, bol ve zengin bitki örtüsüne sahip bir il karakteristiği arz etmektedir. Tarımın daha modern usullerle yapılması ve tarım ürünlerinin daha iyi değerlendirilmesi için, bağcılık (asma yaprağının değerlendirilmesi), seracılık, meyve fidanı yetiģtiriciliği, sırık domatesçiliği vb. projeleri baģarıyla devam etmektedir. Tokat hayvancılık alanında, komģu illere göre daha yüksek bir potansiyele sahiptir. Yörede süt ve et sığırcılığı, küçük ve büyük baģ hayvancılık, arıcılık ve tavukçuluk yapılmaktadır. El sanatları konusunda daha önceleri pilot bölge seçilen Tokat'ta; halıcılık, trikotaj, sim-sırma ve yazmacılık ile ilgili meslek edindirme kursları açılmaktadır. Odanın Tarihsel GeliĢimi Tokat Ticaret ve Sanayi Odası; Tahir RüĢtü Baç ın önderliğinde 1924 yılında kurulmuģtur lu yıllarda yaģanan büyük bir sel felaketi sonucu Odamızın tüm arģiv kayıtları kaybolmuģ, geride kalanlar kullanılamaz hale gelmiģtir. Odamız, ilimizin muhtelif yerlerinde kiracı olarak faaliyetini sürdürdükten sonra 1964 yılında Ģu anki hizmet binasını yaptırarak hizmetini bugüne kadar burada devam ettirmiģtir. Odamızda bu zamana kadar görev almıģ Meclis BaĢkanlarımız ve Yönetim Kurulu BaĢkanlarımız sırasıyla Ģöyledir; Meclis BaĢkanlarımız; Tahir RüĢtü Baç ( ), DerviĢ Görgül ( ), Ahmet Özüduru ( ), Selahattin Peri ( ), ġevki Balak ( ), Ahmet Özüduru ( ), M. ġahin Karaerkek (1966), Muammer Ayyıldız ( ), Ahmet Tomruk ( ), M. Naci Yazoğlu ( ), Mustafa Balcı (1982), Metin Gürdere (1983), A. Turan Ayyıldız ( ), CoĢkun Yapıcı ( ), Aydemir Alpay ( ), Ö. Faruk AltuntaĢ ( ), Lütfi 9

10 Gökarslan ( ), Faruk Atılgan ( ), Süleyman Beneklioğlu (1999), Ahmet Güzel ( ), Ramazan Çakmak ( ), Ataullah Arvas ( ), Erkut Dizman ( ), Ahmet Orhan Gürgünoğlu ( ) Yönetim Kurulu BaĢkanlarımız; A. Cevdet Erek ( ), Niyazi Sezgin ( ), Ahmet YüzbaĢıoğlu ( ), Sebati Gürgünoğlu ( ), Haydar Baykal ( ), Halim Süzer ( ), Ali Bünül ( ), Kemal Arat ( ), Ġsmail Altıngövde ( ), Ġbrahim Özer ( ), Semet Doğan Koç ( ), Bedrettin Albayrak ( ), A. Turan Ayyıldız ( ), Osman Esin ( ), Atilla YaĢar ( ), Ö. Faruk AltuntaĢ (1999), Orhan SarıtaĢlı ( , ), Ahmet Arat ( ) 3.2- YASAL YÜKÜMLÜLÜKLER VE MEVZUAT ANALĠZĠ Tokat Ticaret ve Sanayi Odası, tarih ve 5174 sayılı Odalar ve Borsalar Kanunu ile üyelerinin müşterek ihtiyaçlarını karşılamak, mesleki faaliyetlerini kolaylaştırmak, mesleğin genel menfaatlere uygun olarak gelişmesini sağlamak, mensuplarının birbirleri ve halk ile olan ilişkilerinde dürüstlüğü ve güveni hâkim kılmak üzere mesleki disiplin, ahlak ve dayanışmayı korumak ve bu Kanunda yazılı hizmetler ve mevzuatla odalara verilen görevleri yerine getirmek amacıyla kurulmuģ tüzel kiģiliğe sahip kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluģudur Sayılı Odalar ve Borsalar Kanunu ve ilgili diğer yasal mevzuat çerçevesinde faaliyetlerini sürdürmektedir sayılı Kanun gereği odaların yerine getirmekle yükümlü olduğu görevler Ģu Ģekilde sıralanmıģtır: - Meslek ahlakını, disiplini ve dayanıģmayı korumak ve geliģtirmek, ticaret ve sanayinin kamu yararına uygun olarak geliģmesine çalıģmak - Ticaret ve sanayiyi ilgilendiren bilgi ve haberleri derleyerek ilgililere ulaģtırmak, ilgili kanunlar çerçevesinde resmi makamlarca istenecek bilgileri vermek ve özellikle üyelerinin mesleklerini icrada ihtiyaç duyabilecekleri her çeģit bilgiyi, baģvuruları durumunda kendilerine vermek veya bunların elde edilmesini kolaylaģtırmak, elektronik ticaret ve internet ağları konusunda üyelerine yol gösterecek giriģimlerde bulunmak, bu konularda gerekli alt yapıyı kurmak ve iģletmek. - Ticaret ve sanayiye ait her türlü incelemeleri yapmak, bölgeleri içindeki iktisadi, ticari ve sınai faaliyetlere ait endeks ve istatistikleri tutmak, baģlıca maddelerin piyasa fiyatlarını takip ve kaydetmek ve bunları uygun vasıtalarla yaymak sayılı Kanunun 26. maddesindeki belgeleri düzenlemek ve onaylamak. - Meslek faaliyetlerine ait konularda resmi makamlara teklif, dilek ve baģvurularda bulunmak; üyelerinin tamamının veya bir kesiminin mesleki menfaati olduğu takdirde meclis kararı ile bu üyeleri adına veya kendi adına dava açmak. 10

11 - ÇalıĢma alanları içindeki ticari ve sınai örf, adet ve teamülleri tespit etmek, Bakanlığın onayına sunmak ve ilan etmek. - Üyeleri tarafından uyulması zorunlu mesleki kararları almak. - Yurtiçi ve yurtdıģı fuar ve sergilere katılmak. - Gerektiğinde 507 sayılı Esnaf ve Küçük Sanatkarlar Kanununun 125. maddesinde sayılan mal ve hizmetlerin azami fiyat tarifelerini, kendi üyeleri için, Bakanlıkça çıkarılacak yönetmeliğe uygun olarak tespit etmek ve onaylamak. - Sair mevzuatın verdiği görevlerle, ilgili kanunlar çerçevesinde Birlik ve Bakanlıkça verilecek görevleri yapmak. - Birliğin belirlediği standartlara göre üye kayıtlarını tutmak ve üyelik aidatlarına iliģkin belgeleri saklamak ve bunları Birliğe talep halinde bildirmek. - Mevzuatla bakanlıklara veya diğer kamu kurum ve kuruluģlarına verilen iģlerin bu kanunda belirtilen kuruluģ amaçları ve görev alanı çerçevesinde odalara tevdii halinde bu iģleri yürütmek. - Üyelerinin ihtiyacı olan belgeleri vermek ve bunlara iliģkin gerekli hizmetleri yapmak. - Yurt içi fuarlar konusunda yapılacak müracaatları değerlendirip Birliğe teklifte bulunmak. - Üyeleri hakkındaki tüketici Ģikayetlerini incelemek ve kuruluģ amaçları doğrultusunda faaliyetlerde bulunmak. - Ticaret ve sanayi odalarınca, odaları ayrı olan illerde ise sanayi odalarınca sanayiciler için kapasite raporları düzenlemek. Odalar, bunlardan baģka mevzuat hükümleri çerçevesinde; - Ticaret mallarının niteliklerinin belirlenmesine yönelik laboratuarlar kurmak veya bunlara iģtirak etmek, uluslararası kalibrasyon, test ölçme laboratuarı kurmak veya iģtirak etmek, belgelendirme hizmetleri sunmak. - Milli Eğitim Bakanlığının izin ve denetiminde ticaret, denizcilik ve sanayi ile ilgili 11

12 kursları açmak, açılan kurslara yardımda bulunmak, yurt içinde ve dıģında ihtiyaç duyulan alanlar için öğrenci okutmak ve stajyer bulundurmak; mesleki ve teknik eğitim ve öğretimi geliģtirme ve yönlendirme çalıģmaları yapmak kendi üyelerinin iģyerleriyle sınırlı olmak üzere, 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu kapsamına alınmamıģ meslek dallarında bu uygulamaya iliģkin belgeleri düzenlemek. - Ġlgililerin talebi halinde, ticari ve sınai ihtilaflarda hakem olmak, tahkim kurulları oluģturmak. - AçılmıĢ veya açılacak olan sergiler, panayırlar, umumi mağazalar, depolar müzeler ve kütüphanelere katılmak. - Yetkili bakanlıkça uygun görülen alanlarda sanayi siteleri, endüstri bölgeleri, organize sanayi bölgeleri, teknoloji geliģtirme bölgeleri, teknoparklar, teknoloji merkezleri kurmak ve yönetmek; 3218 sayılı Serbest Bölgeler Kanunu çerçevesinde serbest bölge kurucu ve iģleticisi veya iģleticisi olmak, antrepo iģletmek veya kurulmuģ olanlara iģtirak etmektir. Ġlgili Tüzük ve Yönetmelikler; Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Genel Sekreter Yönetmeliği Oda Muamelat Yönetmeliği Organ Seçimleri Yönetmeliği Odalarda Mesleklerin Gruplandırılması Hakkında Yönetmelik Kayıt Ücreti ile Yıllık Aidat ve Munzam Aidatın Tespiti ve Ödenmesi Hakkında Yönetmelik Oda ve Borsa ġubeleri ile Oda Temsilciliklerinin KuruluĢ ve ĠĢleyiĢi Hakkında Yönetmelik Tacir ve Sanayiciler Tarafından Üretilen Mal ve Hizmetlerin Azami Fiyat Tarifelerinin Düzenlenmesi Hakkında Yönetmelik Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği Oda ve Borsalarda Hakem, BilirkiĢi ve Eksper Listelerini Düzenleme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Personel Yönetmeliği Personel Sicil Yönetmeliği Kapasite Esasları ĠĢ Makinelerinin Tescili Ġle Ġlgili Esaslar 12

13 EĢyanın Tercihli MenĢeinin Tespiti Hakkındaki Yönetmelik Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Yönetmeliği Oda ve Borsa Üyelerine Verilecek Disiplin ve Para Cezaları Ġle Disiplin Kurulu ve Yüksek Disiplin Kurulu Hakkında Yönetmelik 3.3- FAALĠYET ALANI - ÜRÜN VE HĠZMETLER Stratejik planın faaliyet alanları - ürün ve hizmetler bölümünde, Tokat Ticaret ve Sanayi Odası nın servisler bazında faaliyet alanları ve bu alanlar kapsamında gerçekleģtirdiği ürün ve hizmetleri ayrıntılı Ģekilde analiz edilmiģ ve aģağıda yer alan Odanın Faaliyet Alanları ve Bunlara Bağlı Sunulan Ürün ve Hizmetler tablosunda sunulmuģtur. Ayrıca Odanın verdiği hizmetlerin, bu hizmetlerden yararlananlar açısından değerlendirilmesi ile hazırlanan Oda Tarafından Sunulan Hizmetler ve Faydalananlar tablosu da Tablo 2 de yer almaktadır. 13

14 GENEL SEKRETERLĠK NO FAALĠYET ADI ÜRÜN/HĠZMET 1. Oda çalıģmalarının genel politikalar ve geçerli mevzuat doğrultusunda uygun standartlarda yapılmasının sağlanması Mevzuatların güncel hallerinin saklanması ve kalite kayıtlarına uygunluk Odanın idari iģlerinin, iç çalıģmalarının ve yazı iģlerinin düzenlenmesi ve koordine edilmesi Oda Meclisi ve Yönetim Kurulu tarafından verilen görevlerin eksiksiz olarak yerine getirilmesinin sağlanması Oda tarafından verilen ve verilecek olan belgelerin düzenlenmesine esas olacak verilerin toplanması ve standart hale getirilmesinin sağlanması Organ toplantılarının gündemlerine iliģkin hazırlıkların organize edilmesi, toplantı davetiyelerinin ve gündeminin üyelere zamanında gönderilmesinin sağlanması, bu toplantılara ait tutanak ve karar özetleri, katılım cetveli ve devam çizelgelerinin düzenlenmesi, toplantı karar defterleri, karar özetleri ve tutulan dijital kayıtların saklanmasının sağlanması Organlarca alınan kararların takip edilmesi, ilgili birimlere sevk edilmesi, sonuçlandırılması ve zamanında yerine getirilmesinin sağlanması Ġç yazıģmalar, dıģ yazıģmalar ve satın alma tutanakları Görev tebliğ yazısı ve geri bildirim Standart belgeler Toplantı karar defterleri, davetiyeler ve katılım cetvelleri, SMS bildirim raporları Meclis ve Yönetim Kurulu toplantı tutanakları ve kararlar, sevk edilen kararlar Oda Ġç Yönergesi ve Harcırah Yönergesi taslaklarının hazırlanarak Yönetim Kuruluna sunulması Meclise sunulmak üzere Yönetim Kurulu tarafından hazırlanacak olan faaliyetler ve bölgenin iktisadi ve sınai durumu hakkında düzenlenecek yıllık raporların düzenlenmesinin koordine edilmesi ve zamanında sonuçlanmasının sağlanması Aylık ve haftalık olmak üzere mali bilgilerin Yönetim Kuruluna ve Oda Meclisine sunulmak üzere hazır hale getirilmesinin sağlanması ve sunulması. Bütçe çalıģmalarını organize ederek süresi içinde uygulanmasının sağlanması Odanın yayın organları ve basın-yayın faaliyetlerinin yönetilmesi, süreli yayınların öngörülen süreler içerisinde yayınlanmasının sağlanması Yönetim Kurulu karar defterleri, personel harcırah kayıtları Piyasa araģtırma raporları ve etütler Haftalık ve aylık mizanlar, bütçe Ayda bir yayınlanan bülten 11. Oda organları ile Yönetim Kurulu ve personel arasındaki bilgi akıģının ve değerlendirilmesinin Ġç yazıģma kayıtları, Meclis ve Yönetim Kurulu kararları 14

15 sağlanması Diğer kurum ve kuruluģlar tarafından talep edilen bilgilerin ve görüģlerin zamanında ulaģtırılmasını sağlamak amacıyla yapılacak çalıģmaların koordine edilmesi ve denetlenmesi. Yönetim Kurulunun bilgisine baģvurulması gereken konuların Yönetim Kurulunun bilgisine sunulması Oda faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında ilgili kurum ve kuruluģlarıyla koordinasyon içinde çalıģılması Odanın ve Yönetim Kurulunun üyeler ve kurumlar nezdinde temsil edilmesi, üyeler ve resmi/özel kuruluģlarla iyi iliģkiler geliģtirilmesi DeğiĢen koģullar doğrultusunda Odanın yeni personel ihtiyaçlarının belirlenmesi, onaylanmıģ kadrolara ve personel politikasına uygun olarak organizasyonun çeģitli kademelerinde yer alan personellerin yer değiģtirme, terfi, ödüllendirme, cezalandırma ve iģten çıkarma gibi iģlemlerinin ilgili yöneticilerin önerileri doğrultusunda incelenmesi, değerlendirilmesi ve Yönetim Kuruluna sunulması. Personelin sicil raporlarının düzenlenmesi. Odanın politikaları, stratejileri ve hedefleri doğrultusunda yapılması gereken faaliyetlerin, bu faaliyetlere uygun uygulamaların takip ve koordine edilmesi, ortak oluģumların sekreterya hizmetlerinin yürütülmesi. Birimlere sevk edilen evraklar Diğer kurumlarla yapılan toplantı ve görüģmelerin kayıtları Toplantı kayıtları ve Oda kararları Personel sicil raporları, özlük dosyaları, personel ihtiyaçlarının belirlendiği toplantı tutanakları, gezi, tatil vb. organizasyonlar Stratejik Plan, Güçbirliği Platformu Bağlı birimler arasındaki koordinasyon ve entegrasyonun sağlanması. Oda personellerinin mesleki ve teknik açıdan geliģmelerinin sağlanması amacıyla eğitim ihtiyaçlarının tespit edilmesinin ve giderilmesinin sağlanması. Düzenli aralıklarla motivasyon faaliyetleri düzenlenmesi. Kalite Yönetim ve Akreditasyon Sistemi ile ilgili çalıģmaların koordinesi, yükümlülüklerin ilgilileri tarafından yerine getirilmesinin sağlanması, sonuçların izlemesi ve değerlendirmesi Üye ihtiyaçlarını ve beklentilerini belirlemeye yönelik araģtırmalar yapılmasının sağlanması, araģtırma sonuçlarının değerlendirmesi ve Yönetim Kurulunun bilgisine sunulması Ġç yazıģma kayıtları Eğitim talep formları, yıllık eğitim planı, eğitim sonrası kayıt ve sertifikalar, personel memnuniyet formu, yemek, gezi vb. organizasyonları. Akreditasyon öz değerlendirme formu, teftiģ kayıtları Üye memnuniyet anketleri, eğitim talep anketleri ve eğitim değerlendirme anketleri 21. Yasal mevzuat, ulusal ya da uluslararası standartlarda meydana gelen değiģikliklerin ve yeniliklerin izlenmesinin sağlanması, ilgili personelin ve üyelerin bilgilendirilmesi Güncel doküman listesi, personele sevk edilen dosya kayıtları 15

16 Oda faaliyetlerini dolaylı ya da direkt olarak etkileyebilecek ekonomik, politik ve sosyal hayata yönelik geliģmelerin ve yeniliklerin izlenmesi, fuar organizasyonlarının hazırlanması, organizasyonun takibi ve üye katılımının sağlanması, Yönetim Kurulu onayıyla gerekli tedbirlerin alınmasının sağlanması. Satın alma ihtiyacı olan bölüm sorumlularının sundukları ihtiyaç talep formlarının alınması, satın alma iģlemlerinin gerçekleģtirilmesi Avrupa Birliği projelerinin takip edilmesi, üyelerin bu projelerden yararlanmasının sağlanması Avrupa Birliğinde faaliyet gösteren odalar ile ortak çalıģmalarda bulunularak aktif bağlantıların oluģturulması Genel Sekreterlik, Ġç Ticaret Birimi, Yönetim Temsilcisi ve Basın-Yayın Birimi Vekilliği Basın kayıtları, yurt dıģı inceleme gezi, fuar ve toplantıları Satın alma talep formu OKA proje destek ve bilgilendirme toplantıları, Avrupa hibe programlarının üyelere bildirilmesi Türk-Alman Ticaret Odası üyeliği Vekâlet sistemi listesi 16

17 MUHASEBE SERVĠSĠ NO FAALĠYET ADI ÜRÜN/HĠZMET Odanın muhasebe ile ilgili kayıtlarının tutulması tahsil, tediye, mahsup fiģleri düzenlenmesi ve çıktısının alınması. Günlük ödemelerin takip edilmesi, para girdi çıktısının kontrol edilmesi Banka ve diğer firmaların iģlemlerinin takip edilmesi, onlarla her ay sonu mutabakat yapılması Bir yıla ait gelir gider tahminlerini gösteren Oda bütçesi takip edilerek, bütçeyi aģan fasıl ve maddeler arasında aktarma teklifinde bulunulması, ek ve olağanüstü ödemelerin takip edilmesi Bir yıllık mali dönemin açılıģ ve kapanıģ iģlemlerinin yapılması. Odanın mali konularında Genel Sekretere ve Yönetim Kurulu BaĢkanına bilgi verilmesi. Yönetim Kurulu ve personel harcırah çizelgelerinin muhasebeleģtirilmesi, gerekirse görev tarihinden bir gün önce avans olarak ödemenin sağlanması. Oda personelinin ücret, fazla mesai, ikramiye, doğum, ölüm, evlenme yardımlarının tahakkuk ettirilmesi ve kayıtlarının tutulması. Tediye, tahsil, mahsup fiģi Kasa raporu ve kasa defteri Cüzdan (banka) ekstre Gelir gider tabloları yıllık bütçe AçılıĢ ve kapanıģ mahsup fiģleri Kasa ve banka raporu Harcırah tutanağı, ödeme makbuzu MaaĢ bordroları, ikramiye bordroları 17

18 ĠÇ TĠCARET SERVĠSĠ NO FAALĠYET ADI ÜRÜN/HĠZMET , Üyelerin sicil dosyalarının düzenlenmesi ve saklanması, sicil defterinin tutulması, üyelerin durumlarındaki değiģikliklerin takip ve tespit edilerek usulüne göre defterlere iģlenmesi Üyelere iliģkin bilgilerin düzenli aralıklarla güncellenmesi Adresleri bulunamayan üyelerin adreslerinin araģtırılarak tespit edilmesinin sağlanması Üyelerin gruplandırılması ve derecelendirilmesi için her türlü hazırlık çalıģmasının tamamlanması, bu konuda yönetim kurulunca alınan kararlara göre gerekli iģlemlerin yapılması Kayıtları silinmesi gereken veya borçların terkini gerekecek üyelerin tespitinin yapılması Resmi ve özel kurumlara verilen hakiki/hükmi Ģahısların ticari bilgilerini içeren belgelerin düzenlenmesi 4734 Sayılı Kamu Ġhale Kanununun 10. Maddesi (g) bendinde yer alan yönetmelik gereğince mesleki faaliyetten men olup olmadığının tespit edilmesi Sayılı Kamu Ġhale Kanununun 53. maddesine ait çıkarılan yönetmeliklere göre yerli istekli olduğunun tespitinin yapılması. Devlet ihalelerinden yasaklı olunup olunmadığının tespitinin yapılması. Odanın anlaģmalı olduğu bankalardan kredi talep baģvurusu yapan üyelerin sicil bilgilerine ulaģılmasının sağlanması Üyenin ticari durumunun tespitinin yapılması Üyelerin istekleri dahilinde imzalarının teyidinin yapılması Üye dosyaları, sicil kayıt defteri, üye dosya arģivi OdaPlus net programı Güncelleme tutanağı NACE kod sistemi grup bildirim yazıları Terk talep yazısı, vergi dairesi kayıt durumu tebliğ yazısı Kayıt sureti faaliyet belgesi, ortaklık teyit belgesi Ġhale durum belgesi Yerli istekli belgesi Ġhale men belgesi Kredi talep belgesi Ġflas/konkordato belgesi Ġmza onay belgesi 18

19 Üyelerin Sosyal Güvenlik Kurumuna ortaklık ve kayıt durumlarının bildirilmesi Odamız üyelerinin ticari faaliyetlerini arttırmak ve üyelerimiz arasındaki dayanıģmayı sağlamak için kimlik düzenlenmesi Bağ-Kur formu Üye kimlik kartları 15 Sigortacılık mesleği ile ilgili değiģen Ģartlar hakkında üyelerin bilgilendirilmesi Sigortacılık sektör toplantıları 16. Üyelerin üretim kapasitelerini gösteren belgelerin hazırlanması Kapasite raporu 17. Resmi ve özel kurumların ihtiyacı olan piyasa araģtırmalarının yapılması 18. Odamıza kaydı olan / olmayan iģ makinesi sahiplerinin ruhsatlarının hazırlanması 19. Üyelerin yanlarında çalıģan çırak ve kalfalar için kayıtların tutulması 20. Odamıza üye olmayanlara verilen belge Rayiç Tespiti ĠĢ makinesi tescili ruhsatı Çırak-kalfa sicil defteri tutulması Kayıtsızlık belgesi Üye aidatlarının ve munzam aidat listelerinin hazırlanması. Üye aidatlarının tahsili için üyelere bildirimde bulunulması, onlarla mutabakat sağlanması. Türk Ticaret Kanunu ve 5174 sayılı Kanun hükümleri doğrultusunda Ticareti terk eden, adresinde bulunamayan ve durumları tespit edilemeyen, aidat borçlarını ödemeyen üyelerin tespiti ve Genel Sekreterliğe sunumu Vergi kayıtlarının maliyeden alınması, mahsup fiģi Ġhbarname ve SMS Vergi Dairesi Kayıtları, Geri Dönen Tebligatlar, Borç Dökümleri. 19

20 SANAYĠ VE DIġ TĠCARET SERVĠSĠ NO FAALĠYET ADI ÜRÜN/HĠZMET DıĢ ticarette yeni iģ olanakları ve iģbirliği taleplerinin değerlendirilmesi ve iģleme alınması DıĢ ticaret ile ilgili üyelere verilecek eğitimlerin düzenlenmesi amacı ile araģtırmaların yapılması ve eğitim taleplerinin karģılanması DıĢ Ticaret DolaĢım Belgelerinin hazırlanması ve onaylanması iģlemleri Üretici ve sanayicilerin üretimde tamamen Türk malı kullandığını gösteren kayıtların incelenmesi ve onayı Firma üretim ve satın almalarında kullanılmak üzere ürün fire ve zayiat istatistiklerinin tutulması ĠĢlem kayıtları, taleplerin kabulü ve yapılan incelemeler Üye Eğitim Talep Anketleri, Eğitim Talep Formu, Eğitim Katılım Formu, Eğitim Memnuniyet Formu A-TR Belgesi, MenĢe ġahadetnamesi, Euro-1, Euro MED, Form A ve Özel Vize AnlaĢmaları Yerli Malı Belgesi Fire ve Zayiat Ġstatistik ve Raporları 20

21 KALĠTE ve AKREDĠTASYON SERVĠSĠ NO FAALĠYET ADI ÜRÜN/HĠZMET Personel görev tanımlarının oluģturulması, yetki ve sorumlulukların birim çalıģanlarına ve sorumlularına açıklanması Öneri sisteminin kurulması ve bunun iģler hale getirilmesi Personeli teģvik edici ödüllendirmeler yapılması, personel memnuniyeti anketlerinin değerlendirilmesi ve rapor haline getirilmesi Üyelerin Ģikayet ve memnuniyet anketlerinin değerlendirilmesi ve bunların sonuçlarının rapor halinde sunulması Kalite sorunları konusundaki geri bildirimlerin değerlendirilmesi ve raporlanması Yıllık eğitim planının, her birimin talebine göre yapılması ve bunların değerlendirmesi Oda akreditasyon çalıģmalarının takibi ve raporlamanın hazırlanarak tetkik hazırlıklarının yapılması Kalite yönetim sisteminin iģlerliği ve sürekliliğinin sağlanmasında yönetim temsilcisi yardımcılığı Stratejik planın hazırlanması ve iģlerliğinin sağlanması amaçlı kontrol mekanizması Akreditasyon Ġzleme Komitesi Toplantılarının organize edilmesi, gündem hazırlıklarının yapılması ve duyurulması. Stratejik Plandan doğan yıllık iģ planlarının hazırlanması Görev tanımları, organizasyon Ģeması, kalite kayıtları, talimatlar ve prosedürler MüĢteri geri besleme kalite planı, müģteri Ģikayet ve öneri formları Yıl sonu ödülü, anket değerlendirme raporları Gelen Ģikayet ve önerilerin sonuçlarının değerlendirilip bunların geri bildirim yazılarının hazırlanması Kalite yönetim sistemi performans raporu Her yıl yayınlanan eğitim takvimi, anket sonuçlarına göre düzenlenen eğitimler, eğitimin verimli olup olmadığını ölçen değerlendirme formları Öz Değerlendirme Raporunun, Oda bünyesinde yapılması gerekli değiģikliklerin akreditasyon kriterlerine uyumu Kalite kayıtları Stratejik Planın, SWOT ve PEST Analizinin yıllık değiģimlere göre revize edilmesi Toplantı tutanakları Yıllık ĠĢ Planları 21

22 BASIN YAYIN SERVĠSĠ NO FAALĠYET ADI ÜRÜN/HĠZMET Oda bülteninin hazırlanması Yayınların takibi Web sitesinin güncellenmesi Ayda bir kez yayınlanan Oda bülteninin hazırlanması ve baskıya hazır hale getirilmesi Oda ile ilgili basına yansıyan her türlü haber, makale ve köģe yazısı gibi yazıların takibi, derlenmesi ve ilgili birimlerin bilgilendirilmesi Oda ile ilgili haberlerin basınla eģzamanlı olarak Oda resmi sitesinden duyurulması Basın bildirilerinin hazırlanması Oda toplantılarının kayıt altına alınması Basınla paylaģılan haber metinleri ve basın bildirileri Oda bünyesinde yapılan toplantıların isteğe bağlı olarak (Yönetim Kurulu, BaĢkan ve Genel Sekreter talimatıyla) video kayıtları Oda toplantılarının arģivi Yayınların arģivlenmesi Güncel haber servisi Toplantı kayıtlarının hazırlanması, Oda toplantı salonun faaliyetlere ve eğitimlere hazırlanması Yıllık Faaliyet Raporlarının hazırlanarak, Genel Sekreterliğe sunulması, onay alınması sonrasında baskı iģlemlerinin yapılması. Toplantı kayıtlarının arģivlenmesi ve saklanması Oda ile ilgili her türlü basın dokümanının arģivleri Odanın yaptığı çalıģmalarla ilgili haberlerin isteğe bağlı olarak (Yönetim Kurulu, BaĢkan ve Genel Sekreter talimatıyla) basın yayın kurumları ve kamuoyu ile paylaģılması Toplantı cetveli Yıllık Faaliyet Raporu Kitapçığı 22

23 TĠCARET SĠCĠL SERVĠSĠ NO FAALĠYET ADI ÜRÜN/HĠZMET 1 2 Hakiki ve hükmi Ģahısların kayıtlarının tescilinin yapılması Ana sözleģme değerlendirmesi (değiģikliliği) Limited, ġirket, Anonim ġirket, Kooperatif, Kolektif ġirket ve Ģahıs kayıtları Tasfiyeye giriģ, tasfiye sonu (fesih), genel kurul, unvan değiģikliği, adres değiģikliği, görev taksimi, temsil yetkisini uzatma, temsil yetkisi iptali, amaç konu (faaliyet) değiģikliği hisse devri, sermaye artırımı, sermaye azaltma 3 Hakiki ve hükmi Ģahıslara ait değiģikliklerin tescil kayıtlarının tutulması Tescile ait ticaret sicil dosyası, sicil esas defteri 4 Hakiki ve hükmi Ģahıslara ait değiģikliklerin tescilini ticaret sicil gazetesine gönderilmesi Tescil ilanının yer aldığı ticaret sicil gazetesi 5 ġirket ortaklarını kuruluģ ve kapanıģlarda ilgili kurumlara bildirmesi Sigortalı iģe giriģ bildirgesi, sigortalı iģten ayrılıģ bildirgesi ġirket kuruluģlarının bildirimlerinin ilgili kurumlara yapılması ġirket yetkililerinin istek dahilinde tespitinin yapılması ve belgelendirilmesi Kayıtlı hakiki ve hükmi Ģahıslar ile ilgili diğer kurumlar arası bilgilendirme yazıģmaların yapılması Türk Ticaret Kanunu hükümlerince Ticaret Sicilinden terk edilmesi gereken firmaların tespit edilerek Genel Sekreterliğe bildirimde bulunulması Re sen kaydedilmesi gereken Ģahıs firmaları ve Ģubeleri ile Ģirketlerin Ģubelerinin tespit edilerek kaydedilmesi ve Oda Siciline bildirimde bulunulması. ġirket bildirim formu ve taahhütname, Ģirket kuruluģ dilekçesi ve bildirim formu, iģyeri ile ilgili bilgiler, SM/SMMM/YMM Avukat Bilgileri ġirket yetki belgesi (gayrimenkul tasarruf vesikası) Muhtelif kurumlara ve mahkemelere yazılan yazılar Odaya yapılan bildirimler, iç yazıģma Kayıt dosyası Tablo 1. Odanın Faaliyet Alanları ve Bunlara Bağlı Sunulan Ürün ve Hizmetler 23

24 Verilen Belge / Hizmetler Oda Üyeleri Hizmetlerden Faydalananlar Üye Olmayanlar Kamu Kuruluşları ve Dernekler vs. Oda Kayıt Belgesi X Faaliyet Belgesi X Ticaret Sicil Kayıt Sureti X Ġflas ve Konkordato Belgesi X Ticaret Sicil Tasdiknamesi X Yetki Belgesi X Ġhale Durum Belgesi X Çırak Kayıt ĠĢlem Belgesi X Azami Fiyat Tarifesi X Fatura Tasdiki X X Kimlik Kartı X Ortaklık Durum Belgesi X Kredi Talep Belgesi X Yerli Malı Belgesi X Türk Malı Belgesi X X Bağ-Kur Formu X X Rayiç Fiyat Tespiti X X X Hakem BilirkiĢi Raporu X X Kapasite Raporu X Ön Kapasite Değerlendirme Raporu X X Ekspertiz Raporu X X ĠĢ Makinesi Tescil Belgesi X X X A.TR Belgesi X X EURO 1 Belgesi X X MenĢe ġahadetnamesi X X Form A Belgesi X X Fuar Organizasyonları X X Eğitim Seminerleri X X Fire ve Zayiat Oran Tespiti X Ticari Ġkametgâh Belgesi X Ġmza Onayı Belgesi X Ġmalat Yeterlilik Belgesi X Ġmalatçı Belgesi X Mücbir Sebep Belgesi X Tahsis ve Sarfiyat Belgesi X Kayıtsızlık Belgesi X X Tapu Yetki Belgesi X K Türü Yetki Belgesi X X 24

25 Tablo 2. Oda Tarafından Sunulan Belge / Hizmetler ve Faydalananlar 3.4- PAYDAġ ANALĠZ Katılımcılık stratejik planlamanın temel unsurlarından biridir. Odanın etkileģim içinde olduğu tarafların görüģlerinin dikkate alınması stratejik planın sahiplenilmesini sağlayarak uygulama Ģansını artıracaktır. Diğer yandan, odanın hizmetlerinin yararlanıcı ihtiyaçları doğrultusunda Ģekillendirilebilmesi için yararlanıcıların taleplerinin bilinmesi gerekmektedir. Bu nedenle durum analizi kapsamında paydaģ analizinin yapılması önem arz etmektedir. Bu kapsamda, paydaģ görüģ, öneri ve beklentilerinin stratejik plana yansıtılabilmesi için, planın paydaģ analizi bölümünde üç aģamalı bir çalıģma gerçekleģtirilmiģtir PaydaĢların Tespiti Bu aģamada, Odayı etkileme ve Odadan etkilenme durumları göz önüne alınarak, Odanın etkileģim içinde bulunduğu ilgili taraflar olarak Odanın paydaģları belirlenmiģtir. Daha sonra paydaģlar; iç paydaģlar, dıģ paydaģlar ve üyeler olarak sınıflandırılmıģtır. Bu sınıflandırma, farklı paydaģ grupları arasındaki iliģkilerin doğru kurulabilmesini ve odanın faaliyet gösterdiği çevrenin tanımlanabilmesini sağlamaktadır. Ġç PaydaĢlar: Odanın faaliyetlerinden etkilenen veya odayı etkileyen oda içindeki kiģi, grup veya (varsa) ilgili/bağlı kuruluģlardır. Odanın çalıģanları, yöneticileri ve meslek komiteleri iç paydaģlara örnek olarak verilebilir. DıĢ PaydaĢlar: Odanın faaliyetlerinden etkilenen veya odayı etkileyen kuruluģ dıģındaki kiģi, grup veya kurumlardır. Odanın faaliyetleriyle iliģkisi olan diğer kamu ve özel sektör kuruluģları, odaya girdi sağlayanlar, ilgili sektör birlikleri dıģ paydaģlara örnek olarak verilebilir. Üyeler (Yararlanıcılar): Odanın ürettiği ürün ve hizmetleri alan, kullanan veya bunlardan yararlanan kiģi, grup veya kurumlardır. Üyeler dıģ paydaģların alt kümesidir. Bu tanımlar göz önüne alınarak paydaģlar belirlendikten ve sınıflandırıldıktan sonra, neden paydaģ oldukları sorusuna cevap aranmıģtır. Bu değerlendirme paydaģların oda ile olan iliģkilerinin belirlenmesi açısından önemlidir. Neden paydaģ? sorusu, paydaģların sunulan ürün, hizmet ve beklentileri karģılayabilme kabiliyetine göre Temel Ortak, Stratejik Ortak ve Hizmet Alanlar Ģeklinde cevaplandırılmıģtır. 25

26 PaydaĢların Önceliklendirilmesi ve Değerlendirilmesi PaydaĢlar tümü ile etkili bir iletiģim kurulmasının imkânsız olabileceği durumlarda, paydaģ görüģlerinin alınmasında ve plana yansıtılmasında etkinlik sağlamak üzere belirlenen paydaģların önceliklendirilmesi gerekir. PaydaĢların önceliklendirilmesinde; paydaģın oda faaliyet ve hizmetlerini yönlendirme, destekleme veya olumsuz etkileme gücü (PaydaĢın Etki Derecesi) ve odanın paydaģın beklenti ve taleplerini karģılama konusunda verdiği öncelik (PaydaĢın Önem Derecesi) dikkate alınır. Odanın paydaģlarının önceliği belirlenirken, Tablo 3 de yer alan PaydaĢ Önem/Etki Matrisi nden yararlanılmıģtır. Tablo 3. Paydaş Önem/Etki Matrisi Önem/Etki Zayıf Güçlü Önemsiz Ġzle Bilgilendir Önemli Çıkarlarını gözet, ÇalıĢmalarına dâhil et Birlikte ÇalıĢ PaydaĢ analizi kapsamında, Stratejik Planında belirlenmiģ olan Tokat Ticaret ve Sanayi Odası nın paydaģları üzerinde revizyon çalıģması yapılarak yeni paydaģ listesi oluģturulmuģtur. Ġkinci aģamada, Tokat Ticaret ve Sanayi Odası nın faaliyetlerini etkileyebilme gücü ve faaliyetlerinden etkilenme derecesine göre paydaģların önem sıralaması yapılarak önceliklendirilmiģtir. Tokat Ticaret ve Sanayi Odası nın iç ve dıģ paydaģları, neden paydaģ olduğu ve paydaģ önceliği Tablo 4 teki paydaģ listesinde yer almaktadır. 26

27 PaydaĢ GörüĢlerinin Alınması ve Değerlendirilmesi PaydaĢ görüģlerinin alınması aģamasında, öncelikle, görüģülecek kiģi sayısı, paydaģın eriģilebilirliği, paydaģın önemi ve etkisi gibi etkenler göz önüne alınarak, anket uygulaması, mülakat, atölye çalıģması ve çalıģtay gibi yöntemlerden hangisinin uygulanacağına karar verilmesi gerekir. Bu aģamada, paydaģ görüģlerinin alınmasında yöntem olarak, paydaģ görüģlerinin etkin ve amaca uygun belirlenmesi ve stratejilere aktarılmasında en etkili yöntem olmasından dolayı çalıģtay yöntemi seçilmiģtir. Tokat Ticaret ve Sanayi Odası DıĢ PaydaĢ GörüĢ, Öneri ve Beklentileri Değerlendirme ÇalıĢması 10 Kasım 2013 tarihinde Tokat Ticaret Odası nda gerçekleģtirilmiģtir. GörüĢ ve önerilerin belirlenmesinde çalıģtay tekniklerinden yararlanılmıģtır. ÇalıĢma iki bölümde gerçekleģtirilmiģtir: - Birinci bölümde paydaģlara Tokat Ticaret ve Sanayi Odası nın geliģmeye açık yönleri hakkında görüģleri sorulmuģ, daha sonra da bu görüģler doğrultusunda belirlenen konularla ilgili geliģtirme önerileri alınmıģtır. - Ġkinci bölümde ise, paydaģların Tokat Ticaret ve Sanayi Odası ndan beklentileri saptanmıģtır. Tokat Ticaret ve Sanayi Odası DıĢ PaydaĢ GörüĢ ve Önerilerini Değerlendirme ÇalıĢtayı sonunda hazırlanan ve paydaģlar tarafından belirtilen tüm görüģ öneri ve beklentilerden oluģan ayrıntılı rapor Ek 1 de yer almaktadır. 27

28 Tablo 4. Paydaş Listesi PaydaĢ Ġç PaydaĢ/DıĢ PaydaĢ MüĢteri Neden PaydaĢ Önceliği Meclis Üyeleri Ġç PaydaĢ Temel Ortak Birlikte ÇalıĢ Yönetim Kurulu Ġç PaydaĢ Temel Ortak Birlikte ÇalıĢ Meslek Komiteleri Ġç PaydaĢ Temel Ortak Birlikte ÇalıĢ ÇalıĢanlar Ġç PaydaĢ Temel Ortak Birlikte ÇalıĢ Üyeler Ġç PaydaĢ/MüĢteri Hizmet Alanlar Birlikte ÇalıĢ Diğer Hizmet Alanlar MüĢteri Hizmet Alanlar Ġzle Disiplin Kurulu Ġç PaydaĢ Temel Ortak Birlikte ÇalıĢ Genç GiriĢimciler Kurulu Ġç PaydaĢ Temel Ortak Birlikte ÇalıĢ Kadın GiriĢimciler Kurulu Ġç PaydaĢ Temel Ortak Birlikte ÇalıĢ Komisyonlar Ġç PaydaĢ Temel Ortak Birlikte ÇalıĢ Hukuk MüĢaviri Tedarikçiler Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ DanıĢmanlar Tedarikçiler Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ Teknik Servis Hizmetleri Tedarikçiler Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ TOBB DıĢ paydaģ Temel Ortak Birlikte ÇalıĢ Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı DıĢ PaydaĢ Temel Ortak Birlikte ÇalıĢ Gümrük ve Ticaret Bakanlığı DıĢ PaydaĢ Temel Ortak Birlikte ÇalıĢ Valilik DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ Tokat Milletvekilleri DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Bilgilendir Ġl Özel idaresi DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Bilgilendir Ġlçe Kaymakamlıkları DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Bilgilendir Tokat Belediyesi DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ Ġlçe Belediyeleri DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Bilgilendir Gazi Osman PaĢa Üniversitesi DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Bilgilendir Jandarma Bölge Komutanlığı DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Ġzle Jandarma Alay Komutanlığı DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Ġzle 48.Piyade Alay Komutanlığı DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Ġzle Cumhuriyet BaĢsavcılığı DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Bilgilendir Emniyet Müdürlüğü DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Bilgilendir Bilim, Sanayi ve Teknoloji Ġl Müdürlüğü DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ Ġl Milli Eğitim Müdürlüğü DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ Ġl Kültür ve Turizm Müdürlüğü DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ Gıda, Tarım ve Hayvancılık Ġl Müdürlüğü DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ Ticaret Ġl Müdürlüğü DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ 28

29 Ġl Sağlık Müdürlüğü DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Ġzle Ġl Çevre ve ġehircilik Müdürlüğü DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Ġzle Sosyal Güvenlik Kurumu DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Bilgilendir Defterdarlık ve Vergi Dairesi DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ PaydaĢ Ġç PaydaĢ/DıĢ PaydaĢ MüĢteri Neden PaydaĢ Vakıflar Bölge Müdürlüğü DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Ġzle Ġl Afet ve Acil Durum Müdürlüğü DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Bilgilendir Tapu Sicil Müdürlüğü DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Bilgilendir Tapu Kadastro Müdürlüğü DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Bilgilendir Ġġ-KUR Müdürlüğü DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ Organize Sanayi Bölge Müdürlüğü DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ Orta Karadeniz Kalkınma Ajansı DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ Güç Birliği Platformu DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ KOSGEB Hizmet Müdürlüğü DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ TSE Ġl Temsilciliği DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ Türk Patent Enstitüsü DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ Ekonomi Bakanlığı DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Ġzle Kalkınma Bakanlığı DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak izle Ziraat Odası DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Ġzle Esnaf Odaları Birliği DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ Ġlçe Ticaret ve Sanayi Odaları DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ Diğer Ticaret ve Sanayi Odaları DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Bilgilendir Ticaret Borsaları DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Bilgilendir Meyve Sebze Üreticileri Birliği DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Bilgilendir Diğer Meslek Odaları DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Bilgilendir Sivil Toplum KuruluĢları DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Bilgilendir Bankalar DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Bilgilendir Basın DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ Tokat Teknopark A.ġ. DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ Önceliği 29

30 MUHASEBE SERVİSİ İÇ TİCARET SERVİSİ SANAYİ ve DIŞ TİCARET SERVİSİ TİCARET SİCİL SERVİSİ KALİTE ve AKREDİTASYON SERVİSİ BASIN ve YAYIN SERVİSİ Tokat Mepasan A.ġ. DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ Gümrük ve Turizm ĠĢletmeleri A.ġ. DıĢ PaydaĢ Stratejik Ortak Birlikte ÇalıĢ 3.5- KURUM ĠÇĠ ANALĠZ Organizasyon Yapısı Tokat Ticaret ve Sanayi Odası nın Organizasyon Yapısı Yönetim Kurulu ve Meclis olmak üzere dört yılda bir seçilen karar mekanizmaları ve Genel Sekreterlik ile altındaki ilgili birim servislerinden oluģan idare mekanizmasından oluģur. DİSİPLİN KURULU ODA MECLİSİ MESLEK KOMİTELERİ YÖNETİM KURULU İHTİSAS KOMİSYONLARI GENEL SEKRETER GENEL SEKRETER YARDIMCISI 30

31 Ġnsan Kaynakları Tokat Ticaret ve Sanayi Odası 2014 yılı baģı itibariyle 13 personeli ile üyelerine hizmet sunmaktadır. Bu 13 personelimizin % 31 i kadın, % 69 u ise erkektir. Personel Eğitim Durumuna Göre Dağılımı Tokat Ticaret ve Sanayi Odası personellerinin % 62 ı lisans mezunu, % 15'i önlisans mezunu, %8'i lise mezunu, % 15'i de ilkokul mezunudur. Lise Mezunu 1 İlkokul Mezunu 2 Lisans Mezunu 8 EĞĠTĠM DURUMU KĠġĠ SAYISI LĠSANS MEZUNU 8 ÖNLĠSANS MEZUNU 2 LĠSE MEZUNU 1 ĠLKOKUL MEZUNU 2 TOPLAM 13 Önlisans Mezunu 2 Tablo 5. Personel Eğitim Durumu Grafik 1. Personel Eğitim Durumu Personel Yaş Durumuna Göre Dağılımı Tokat Ticaret ve Sanayi Odası personeli genç ve dinamik bir yapıya sahip olup 13 personelinin 2 sı yaģ aralığında, 10 tanesi yaģ aralığında, 1 tanesi de yaģ aralığındadır Yaş Arası; Yaş Arası; 1 YAġ ARALIĞI KĠġĠ SAYISI Yaş Arası; YaĢ Arası YaĢ Arası YaĢ Arası 1 TOPLAM 13 31