İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Yılı. Faaliyet Raporu

Transkript

1 T.C. BAŞBAKANLIK HAZİNE MÜSTEŞARLIĞI İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 2010 Yılı Faaliyet Raporu

2

3 SUNUŞ İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı; mevzuatla belirlenmiş görev ve yetki sınırları içinde faaliyetlerini değişen koşullara ve beklentilere cevap verecek şekilde, katılımcılık, eşitlik, mesleki uzmanlık, hesap verebilirlik, saydamlık, kişisel verilerde gizlilik ve ulaşılabilirlik ilkeleri doğrultusunda sürdürmektedir. Bu bağlamda, Kalite ve Müşteri Memnuniyeti kavramları esas alınarak TSE ISO 9001:2008 belgesi kapsamı ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu çerçevesinde sürdürülen tüm hizmetlerdeki sürekli iyileştirme anlayışıyla hizmet kalitesinin arttırılması için azami gayret sarfedilmektedir. Hizmet sunumu ve organizasyon yapısı bakımından ulusal düzeyde model olarak kabul edilen Başkanlığımız güçlü, dinamik, öncü ve örnek destek hizmetleri birimi haline gelmiş bulunmakta olup, 2011 yılında da faaliyetlerinin en verimli şekilde devam etmesini sağlamak için mevcut insan kaynaklarıyla ihtiyaçların öncelik sırası göz önüne alınarak kaynakların etkin bir şekilde kullanılması ve performansın sürekli geliştirilmesi yanında, şeffaf yönetim anlayışı ile kurumsal ve yönetsel mükemmeliyet doğrultusunda çalışmalara devam edecektir. Bu vesile ile hiçbir fedakarlıktan kaçınmadan hizmet üreten çalışma arkadaşlarım ile desteklerini esirgemeyen üst yönetimimize şükranlarımı sunarım. Saygılarımla, 28/01/2011 Sadettin PARMAKSIZ İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanı

4

5 İÇİNDEKİLER BÖLÜM 1- GENEL BİLGİLER... 1 A. MİSYON ve VİZYON... 3 B. YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR... 4 C. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER Fiziksel Yapı Hizmet Binalarının İşletme Alt Yapısı Organizasyon Yapısı Teknolojik Alt Yapı İnsan Kaynakları Hizmet Birimleri Yönetim ve İç Kontrol BÖLÜM 2- AMAÇ VE HEDEFLER A. BİRİMİN AMAÇ ve HEDEFLERİ B. TEMEL POLİTİKALAR ve ÖNCELİKLER BÖLÜM 3- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ ve DEĞERLENDİRMELER.. 29 A. MALİ BİLGİLER İdari ve Mali İşler Dairesi Özel Kalem İç Denetim Birimi Müsteşarlık Müşavirliği Ekonomi Müşavirlikleri ve Ataşelikleri B. PERFORMANS BİLGİLERİ Personel Hareketleri Eğitim Faaliyetleri Evrak Kayıt ve Haberleşme Hizmetleri Satın Alma Hizmetleri Taşınır Mal İşlemleri Gerçekleştirme İşlemleri Kurum Tabipliği Güvenlik Hizmetleri Sosyal ve İdari Hizmetler Teknik Hizmetler Kalite Yönetim Faaliyetleri BÖLÜM 4- YETENEK ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A. ÜSTÜNLÜKLER B. ZAYIFLIKLAR C. DEĞERLENDİRME D. FIRSATLAR TEHDİTLER BÖLÜM 5 -İÇ KONTROL VE GÜVENCE BEYANI

6

7 I. BÖLÜM GENEL BİLGİLER 1

8

9 A. MİSYON ve VİZYON MİSYONUMUZ İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı nın; mevzuatla belirlenmiş görev ve yetki sınırları içinde, değişen koşullara ve beklentilere cevap verecek şekilde, katılımcılık, eşitlik, mesleki uzmanlık, hesap verebilirlik, saydamlık, kişisel verilerde gizlilik ve ulaşılabilirlik ilkeleri doğrultusunda, personel ve teknik altyapısını geliştirerek güçlendirmek ve Hazine Müsteşarlığı nın fonksiyonlarını verimli ve etkili bir şekilde yerine getirebilmesini sağlamak amacıyla, en iyi destek hizmetini sunacak şekilde çalışmalarını yürütmektir. VİZYONUMUZ Hizmet sunumu ve organizasyon yapısı bakımından ulusal düzeyde model olarak kabul edilen, güçlü, dinamik ve güvenilir bir yönetim yapısını oluşturmak, korumak ve ileriye götürmek yolunda Birim çalışanlarımızın tümünün katılımıyla hizmet ve faaliyetlerimizi yürüten bir yapıya ulaşmaktır. 3

10 B. YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR Hazine Müsteşarlığı teşkilat yapısı içinde yardımcı birimler arasında yer alan İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı nın görev ve yetkileri, 4059 Sayılı Hazine Müsteşarlığı ile Dış Ticaret Müsteşarlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun un 5 inci maddesinin (g) bendi ile bu bentte atıfta bulunulan 3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanunun 29 uncu maddesiyle belirlenmiştir. Buna göre; Gerekli araç, gereç ve malzemenin temini ile ilgili hizmetleri yürütmek, İhtiyaç duyulan bina ve arazinin kiralanma, satın alma işlemlerini yürütmek, Mali işlerle ilgili hizmetleri yürütmek, Güvenlik, temizlik, aydınlatma, ısıtma, bakım, onarım ve taşıma hizmetlerini yapmak, Sosyal tesislerin kurulması ve yönetimi ile ilgili hizmetleri düzenlemek ve yürütmek, Personelin ve ailelerinin sağlık hizmetlerinden yararlanmalarını sağlamak, Müsteşarın direktif ve emirlerini ilgililere duyurmak ve işlemlerini takip etmek, Bakanlığın (Müsteşarlık) iç ve dış protokol hizmetlerini yürütmek, Müsteşarlığı ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeleri düzenlemek, bunlara ait önemli not ve tutanakları tutmak ve yaymak, Müsteşarlığa gelen yazı ve mesajlardan gerekenlerin Bakan veya Müsteşara sunulmasını sağlamak, genel evrak, arşiv ve haber merkezinin hizmet ve faaliyetlerini düzenlemek ve yürütmek, süreli evrakın zamanında işleme konulmasını sağlamak, Müsteşar tarafından verilecek diğer görevleri yapmak, Başkanlığın yasal görevleri olarak belirlenmiştir. 4

11 C. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER 1. Fiziksel Yapı 1.1. Yerleşke Hazine Müsteşarlığı merkez teşkilatı; İnönü Bulvarı No: 36 Emek ANKARA adresinde bulunan m² ve Bosna Hersek Caddesi No: 29 Emek adresinde bulunan m² alan içerisinde faaliyetini sürdürmektedir Hizmet Binaları Hazine Müsteşarlığı; İnönü Bulvarı No: 36 Emek ANKARA adresinde bulunan yerleşke içerisinde A Blok m², B Blok m², C Blok m², D Blok m², E+F Blok m² olmak üzere toplam m² kapalı kullanım alanına sahip 6 adet blok, Bosna Hersek Caddesi No: 29 Emek adresindeki m² kapalı alana sahip bina ile birlikte toplam yedi ayrı bölümde faaliyetini sürdürmektedir Yeşil Alanlar Ana yerleşke içerisinde m², ek hizmet binası yerleşkesindeki m² büyüklüğündeki alan yeşillendirme sahası olarak değerlendirilmiştir. Ana yerleşke; peyzaj tasarım ilkeleri çerçevesinde düzenlenmiş ve yaklaşık 40 adet farklı familyaya ait 120 farklı bitki türünü barındırmakta olup m² havuz ve gölet alanı ile önemli bir alana sahiptir. Ana yerleşkede yaklaşık adet ağaç ve çalı bitkisi bulunmaktadır. Bu bitkilerden bazıları Ankara da ender rastlanan ağaç ve çalılardır, Lale ağacı, Gülibrişim, Pawlonia, Magnolia, Aucuba, Böğürtlen, Kelebek çalısı gibi bitkiler düzenlemelerde çok kullanılmayan alışılmadık bitkilerdendir. Yaklaşık 420 m² alanı kaplayan mevsimlik çiçek parterlerinde çok yıllık mevsimlik çiçeklerle düzenleme yapılmaktadır. Çok yıllık mevsimlik çiçeklerde tohum ve soğanlar mevsim sonunda toplanarak gelecek yılın bitki üretimleri yapılmaktadır. 5

12 1.4. Otopark Alanları Hazine Müsteşarlığı yerleşkesinde 110 araçlık kapalı, bina sınırları içinde 178 adet, Çim Plak taşı ile yapılan 40 adet ve Emek girişi otoparkı 180 adet, ek hizmet binasında 12 adet olmak üzere toplam 520 araçlık otopark mevcuttur Sosyal Donatılar Müsteşarlık yerleşkemiz içerisinde; Ziraat Bankası ve Vakıflar Bankası olmak üzere iki banka şubesi, bir PTT Şubesi, bir adet Lostra, 1 adet terzi, 1 adet Pastane, 10 adet çay ocağı, 1 adet kuru temizleme şubesi, 1 adet spor salonu, 400 kişilik personel yemekhanesi, 344 kişilik konferans salonu ve 1 adet erkek berberi hizmet vermektedir. 6

13 2. Hizmet Binalarının İşletme Alt Yapısı 2.1. Elektrik Enerjisi Ana hizmet binasında iki adet elektrik trafosu bulunmakta olup, kurulu elektrik gücü toplam KVA dır. Yerleşkede biri KVA, diğeri KVA olmak üzere iki adet, ek hizmet binasında ise 275 KVA bir adet jeneratör bulunmaktadır. Hizmet binalarının aydınlatması yaklaşık adet armatür ile yapılmaktadır. Ortalama yıllık elektrik tüketimi Kwh dır Doğalgaz Hizmet binasının yıllık doğalgaz tüketimi ortalama metreküp civarındadır. Her birinin kapasitesi 5 Milyon kilokalori/saat olan iki asıl bir yedek toplam 3 adet kızgın su kazanı, 4 adet boyler, 3 adet hidrofor grubu, 2 adet buhar jeneratörü, 4 adet eşanjör ve bunlara bağlı çalışan 100 adet pompa, yaklaşık 66 adet aspiratör, 1040 adet fan-coil, 4 adet soğutma grubu ve klima santralı ile binamızın sistemleri çalışmaktadır Şebeke ve İçme Suyu Kullanma suyu şebekeden, yeşil alanların sulanması yerleşkedeki kuyu suyundan, içme suyu ise tedarikçi firmadan temin edilmektedir. Hizmet binasında ton kapasiteli iki adet su deposu bulunmaktadır. Bu depoların 1/3 ü yangın rezervi olarak tutulmakta, depodaki seviye 1/3 azaldığında ise otomatik olarak depolanmaya başlanmaktadır. Ayrıca, bina çevre drenaj kuyusundan beslenen tonluk iki depo bulunmakta ve bu depodaki su bahçe sulama sisteminde kullanılmaktadır. Hizmet binasının yıllık şebeke su tüketimi ortalama ton, içme suyu tüketimi ise yaklaşık adet 19 litrelik damacana civarındadır. 7

14 2.4. Telefon Santrali Ericson marka MD-110 BC 13 model telefon santrali ve Netaş/Norstar şef sekreter sistemleri ile Hazine ve Dış Ticaret Müsteşarlıklarının dahili ve harici telefon haberleşmesi sağlanmaktadır. Hizmet binasında 2055 adet analog, 309 adet sayısal, 4 adet santral operatörü, 210 adet şef sekreter telefon makinası kullanılmaktadır. Telefon santrali analog ve 500 sayısal hat kapasitelidir. Santralin kapasitesi arttırılmaya müsaittir. Şu anda adet (DID) erişim numaramız mevcuttur. Hazine Müsteşarlığının hatları (204) , Dış Ticaret Müsteşarlığının hatları ise (204) arasındadır Asansör Hizmet binası A Blokta 4 adedi 25 duraklı ve kg kapasiteli, 2 adedi 26 duraklı ve kg kapasiteli, 2 adedi 27 duraklı ve kg kapasiteli olmak üzere Otis marka (MCS 321 M sistem) 2,5 metre/saniye hızında, sekizli grup kumandalı toplam 8 adet asansör bulunmaktadır. Ayrıca, biri B2-B1 katları arasında 2 duraklı, diğeri B2-3. kat arasında çalışan dört duraklı ve her biri 800 kg kapasiteli olmak üzere Otis marka (MSC sistem) 1 metre/saniye hızında 2 adet asansör A Blokta yemekhane mahallinde kullanılmaktadır. Personel giriş ve çıkış trafiğini rahatlatmak için sabah, öğlen ve akşam için 8 li grup kumanda yerine ayrıca programlar uygulanmaktadır Anons Sistemi Yangın ve benzeri olağanüstü durumlar için personeli bilgilendirmek ve yönlendirmek amacıyla A Blok tüm katlarında Anons Sistemi bulunmaktadır. Anons kumanda merkezi B1 katında olup, her bir buton üç katı kumanda etmektedir. 8

15 2.7. Isıtma/Soğutma Sistemleri Hizmet binalarında adet fan-coil cihazı ve 400 adet radyatör ile ısıtma yapılmaktadır. Ana hizmet binalarında biri yedek üç adet merkezi ısıtma kazanlarından ºC elde edilen kızgın su dört adet eşanjör ile 90-70ºC ye dönüştürülerek A ve B Blok katları fan-coil, C blok 4 adet klima santralı, D blok 40 adet radyatör ve 2 adet klima santralı, E blok 170 adet radyatör ve bir adet klima santrali, F blok 43 adet radyatör ve klima santralı ve ile ısıtılmaktadır. Ek hizmet binası bir adet merkezi ısıtma kazanından elde edilen sıcak su ile yaklaşık 150 adet radyatör kullanılarak ısıtılmaktadır. Ana hizmet binasında bulunan dört adet soğutma grubu kullanılarak A ve B bloklar fan-coil cihazları, C blok 4 adet klima santralı, D blok 3 adet klima santrali (yalnızca zemin ve birinci katlar), F blok 4 adet klima santrali (yalnızca zemin kat toplantı odası ve koridorlar) ile soğutulmaktadır. Ayrıca, 6 adet soğutma kulesi olup, D ve E Blok ile ek hizmet binasında soğutma sistemi bulunmamaktadır Yangın Algılama Sistemleri A blokta 1 adet 80 zonlu algılama paneli, 1 adet aynı zamanda söndürme paneli de olan 88 zonlu algılama paneli, C, D, E, F bloklarda 4 adet 16 zonlu olmak üzere toplam 6 adet 184 zonlu Honeywell S 5000 marka model algılama paneli, A Blok ana mutfakta Honeywell marka 2 zonlu doğalgaz kaçağı algılama sistemi ile ikinci tesisat katında artı basınç sistemi için Honeywell marka 2 zonlu algılama paneli bulunmaktadır. Muhtelif yerlerde yeterli sayıda konuşlandırılan A ve B Blokta toplam 99 adet optik dedektör, tüm bloklarda toplam adet iyon (duman ve koku) dedektörü, kazan dairesi, garaj ve havalandırma santrallerinde muhtelif sayıda olmak üzere toplam 112 adet ısı dedektörü ile yerleşkedeki blokların her katı ile ek hizmet binasında toplam 137 adet yangın ihbar butonu ve 187 adet yangın kornası bulunmaktadır. Yangın algılama detektörü ya da yangın ihbar butonundan bir sinyal gelmesi durumunda algılamanın yapıldığı mahaldeki yangın kornası çalmaya başlamaktadır. 9

16 2.9 Yangın Söndürme Sistemleri Yerleşke içerisinde itfaiyeye su sağlayan 6 adet bahçe hidrantı, A Blokta 4 adet, B Blokta 10 adet olmak üzere toplam 14 adet Halon 1301 gazlı ANSUL marka otomatik söndürme sistemi, ana mutfakta davlumbazlar üzerinde 4 adet Ansul marka R 102 otomatik söndürme sistemi, A ve B Blokta 74 adet, C, D, E, F Bloklarda 42 adet, ek hizmet binasında 11 adet olmak üzere toplam 127 adet 20 metre uzunluğunda hortumu olan yangın dolabı, A, C, D, E blokları kaçış yollarında sprinkler (yağmurlama) söndürme sistemi ve ekipmanları, ayrıca söndürme sistemine su sağlayan sprinkler motor, hidrant motor, küçük su kayıplarını karşılayan jokey pompa ve elektrik kesintisi durumunda sistemdeki basıncın düşmesi halinde otomatik olarak çalışan dizel motor sistemi bulunmaktadır. A Blok tip katlarda 6 şar adet ve ek hizmet binası dahil diğer mahallerde yeterli sayıda olmak üzere toplam 352 adet 6 kg ABC türü yangınlarda etkili kuru kimyevi söndürücü, kazan dairesinde 2 adet 50 kg arabalı kuru kimyevi söndürücü ve 1 adet arabalı köpüklü söndürücü mevcuttur Kartlı Geçis Sistemi Emek ve Balgat nizamiye girişlerinde ziyaretçi ve personelin turnikelerden giriş çıkış kayıtları takip sisteminde tutulmaktadır. Bu sistemde personel kartı ve 232 (sarı renkli) genel ziyaretçi kartı, 32 adet Makam ziyaretçi kartı (kırmızı renkli) 30 adet personel kartı (beyaz renkli) toplam 294 adeti Emek kapıda olmak üzere 232 adet (sarı renkli) genel ziyaretçi kartı 32 adet Makam ziyaretçi kartı (kırmızı renkli) 30 adet personel kartı (beyaz renkli) toplam 294 adeti Balgat kapıda olmak üzere adet manyetik kartla çalışmaktadır. Emek ve Balgat giriş kapılarında 2 adet Heimann marka X-ray cihazı, 2 adet Carette marka üst arama kapı dedektörü ve Kaba Gilgen marka her iki kapıda da 5 er adet olmak üzere 10 adet turnike bulunmaktadır.balgat giriş yönünde 2 adet Optima marka 4 metrelik bariyer, Emek yönünde 1 adet 5 metrelik optima bariyer, 90.sokak yönünde 5 metrelik optima marka bariyer, Makam havuz önünde 5 metrelik optima marka bariyer olmak üzere toplam 5 adet bariyer bulunmaktadır. 10

17 2.11. Kapalı Devre Kamera Sistemi Müsteşarlık A Blok 25 adet renkli Samsung marka kameralarla D blok, 2 adet Sony marka, E Blok 1 adet Sony, F Blok 1 adet Samsung,C Blok 4 adet Bosch, B Blok 2 adet Samsung, çevre duvar üstlerinde 9 adet Samsung olmak üzere toplam 74 adet kamera bulunmaktadır. Mevcut kameralar 11 adet GEUTEBURCK marka dijital kayıt cihazı ile kayıt altına alınmakta ve kamera kayıtları 60 gün süre ile saklanmaktadır. Kameralara bağı görüntüler Güvenlik Harekat Merkezinde 2 adet LG marka monitörde ve aynı anda Güvenlik Şube Müdürlüğünde bulunan bilgisayar ekranlarından da izlenilebilmektedir. 11

18 3. Organizasyon Yapısı İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı, doğrudan Başkan ve Başkan Yardımcılarına bağlı hizmet üniteleri vasıtasıyla faaliyetlerini sürdürmektedir. Organizasyon Şeması : BAŞKANLIK Sekretarya Kalite Yönetim Şubesi Kurum Tabipliği Başkan Yardımcılığı Başkan Yardımcılığı Bütçe İşlemleri Şubesi Satın Alma Şubesi Teknik İşler Şubesi Taşınır Mal İşlemleri Gerçekleştirme İşlemleri Şubesi Sosyal ve İdari İşler Şubesi Birim Evrak ve Personel Şubesi Koruma ve Güvenlik Şubesi Genel Evrak, Arşiv ve Haberleşme Şubesi 12

19 4. Teknolojik Alt Yapı 4.1. Teknolojik Sistemler İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı sürdürdüğü faaliyetleri teknolojik imkan ve donanımları en üst seviyede kullanarak yerine getirmektedir. Bu kapsamda faaliyetlerini misyonu doğrultusunda sürdürmek için Kalite Yönetim ile Hizmet Talepleri Yönetim Sistemleri kurulmuş ve işletilmektedir. Bu iki sistem yanında 10 adet sistem daha kullanılmakta olup, detayları tablo 1 ile verilmiştir. Tablo 1: İnternet ve Müsteşarlık Internet Portalından Sunulan Hizmetler Sıra No Hizmet Adı 1 Kalite Yönetim Sistemi ( * 2 Hizmet Talepleri Yönetim Sistemi ( ** 3 HM Intranet Servisi ( 4 HM Personel Güncelleme Modülü 5 Evrak Bilgi Sistemi 6 E-Bütçe 7 Lojman Tahsis Sistemi 8 Yangın Algılama ve Asansör Sistemi 9 Emekli Sandığı Kurum Uygulaması 10 Ayniyat Takip Programı 11 Kamera Takip Sistemi 12 Turnike Geçiş, Araç, Ziyaretçi ve Personel Kayıt Sistemi *Kalite Yönetim Sistemi Kalite Yönetim Sistemi (KYS), İMİD nin sahip olduğu ISO:9000 kalite belgesi çerçevesinde gerekli dokümantasyonun en güncel şeklini barındıran web sitesidir. İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı bünyesinde TS-ISO-EN 9001:2008 (ISO 9001:2008) Kalite Yönetim Standardı'nın şartlarına uygun olarak Kalite Yönetim Sistemi (KYS) kurulmuş, dokümante edilmiş ve gereği tamamen elektronik ortamda oluşturulmuş olan web sayfası üzerinde yerine getirilmektedir. Sistemin uygunluğu düzenli olarak denetlenmekte ve etkinliği sürekli olarak iyileştirilmektedir. 13

20 Kalite Yönetim Sistemi web sayfasına, adresi ile ulaşılmaktadır. **Hizmet Talepleri Yönetim Sistemi Hizmet Talepleri Yönetim Sistemi (HTYS), hizmet taleplerinin elektronik ortamda alındığı ve sonuçlarının kaydedilerek raporlandığı bir web sitesidir. Hizmet Talepleri Yönetim Sistemi; web tabanlı, tüm işletim sistemlerinde çalışabilen, sürekli güncellenebilen, talep sahibi ile uygulayıcı arasında hızlı ve sağlıklı bir köprü kuran, tüm işlemleri elektronik kayıt altında arşivleyebilen, şeffaf ve izlenilebilir, kalite anlayışında yeni bir ufuk açan yönetim sistemidir. Hizmet Talepleri Yönetim Sistemi web sayfasına, adresi ile ulaşılmaktadır Teknolojik Donanım İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı yerine getirdiği faaliyetleri tablo 2 ile gösterilen teknik donanımla sürdürmektedir. Tablo 2: Birim Teknolojik Malzeme Dağılımı Araçlar Adet Kişisel Bilgisayar 203 Diz Üstü Bilgisayar 2 Yazıcı 45 Faks 8 Fotokopi Makinası 5 Tarayıcı 1 Sunucu 2 Klima 2 Kesintisiz Güç Kaynağı 6 14

21 5. İnsan Kaynakları İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı personelinin %80 ini bay, % 20 sini ise bayan personel oluşturmaktadır. Söz konusu personelin cinsiyet ve unvana göre dağılımı tablo 3 ile verilmiştir. Tablo 3: Personelin Cinsiyet ve Unvana Göre Dağılımı (Kişi Sayısı) Kariyer Meslek Memurları Bay Bayan Toplam Hazine Uzmanı 2 2 Şube Müdürü (Hazine Uzmanı) Başkan Yardımcısı (Hazine Başkontrolörü) 1 1 Daire Başkanı 1 1 Ara Toplam (1) Destek Hizmetleri Çalışanları Bay Bayan Toplam Koruma ve Güvenlik Görevlisi Koruma ve Güvenlik Şefi 2 2 Sözleşmeli Personel Şoför Hizmetli 6 6 Dağıtıcı 3 3 Laborant Hemşire 2 2 Teknisyen Tekniker 2 2 Memur V.H.K.İ Bilgisayar İşletmeni Şef Diş Tabibi Daire Tabibi 1 1 Mühendis Mimar Sivil Savunma Uzmanı 1 1 Şube Müdürü Başkan Yardımcısı (Şube Müdürü) 1 1 Ara Toplam (2) Genel Toplam (1+2)

22 Personelin %8 i ilköğretim, %39 u lise, %17 si ön lisans, %33,8 i lisans, %0,8 i yüksek lisans ve %0,4 ü doktora eğitimini tamamlamıştır. Personelin unvan bazında eğitim durumu tablo 4 ile verilmiştir. Tablo 4: Personelin Unvana Göre Eğitim Durumu Eğitim Durumu Personel Sayısı % İlköğretim 21 9,21 Lise 89 39,04 Düz Lise 41 Meslek Lisesi 48 Ön Lisans 39 17,11 Açık Öğretim 28 Örgün Eğitim 11 Lisans 76 33,33 Açık Öğretim 55 Örgün Eğitim 21 Yüksek Lisans 2 0,88 Doktora 1 0,44 Toplam ,00 İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı kadrosunda bulunan personelin %74,5 ü birimde, %25,5 i ise diğer birimlerde görev yapmaktadır. Birimde görev yapan personelin % 92,1 i birim kadrosunda, %7,9 u ise Müsteşarlığın diğer birimlerinin kadrosunda bulunmaktadır. Söz konusu personelin dağılımı tablo 5 ile verilmiştir. Tablo 5: Birim Personelin Kadro Yerlerine Göre Dağılımı Kadro Durumu Personel Sayısı İMİD'de Görevli Toplam Personel Sayısı 228 Kadrosu ile İMİD'de Görevli 210 Kadrosu İMİD'de Olmayıp İMİD' de Görevli 18 Kadrosu İMİD'de olup Başka Birimlerde Görevli 72 İMİD kadrolu Toplam Personel Sayısı

23 Personelinin hizmet yılı ve yaş grubuna göre dağılımı tablo 6 ile verilmiştir. Tablo 6: Personelin Hizmet Yılı ve Yaş Grubuna Göre Dağılımı Yaş Grubu Hizmet Süresi Unvan Kariyer Meslek Memurları Toplam Toplam Şube Müdürü (H. Uzmanı) Hazine Uzmanı Başkan Yardımcısı Daire Başkanı Ara Toplam (1) Destek Hizmetleri Çalışanları Koruma ve Güv. Görevlisi Koruma ve Güvenlik Şefi Sözleşmeli Personel Şoför Hizmetli Dağıtıcı Laborant Hemşire Teknisyen Tekniker Memur V.H.K.İ Blgisayar İşletmeni Şef Diş Tabibi Daire Tabibi Mühendis Mimar Sivil Savunma Uzmanı Şube Müdürü Bşk. Yrd. (Şube Md) Ara Toplam (2) Genel Toplam (1+2)

24 İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığında tarihi itibarıyla mevcut 228 personelin şubelere göre unvan bazındaki dağılımı tablo 7 ile verilmiştir. Tablo 7: Personelin Unvan Bazında Şubelere Göre Dağılımı İMİD Başkanlık Makamı Birim Evrak Personel Şb. Genel Evrak H. ve A. Şb. Bütçe İşlemleri Şb. Başkan 1 1 Başkan Yardımcısı 2 2 Hazine Uzmanı 2 2 Şube Müdürü (Hazine Uzmanı) Şube Müdürü Sivil Savunma Uzmanı 1 1 Mimar 2 2 Mühendis Daire Tabibi 1 1 Diş Tabibi 2 2 Şef Bilgisayar İşletmeni V.H.K.İ Memur Tekniker Teknisyen Hemşire 2 2 Laborant 2 2 Dağıtıcı Hizmetli Şoför Sözleşmeli Personel Koruma ve Güvenlik Şefi 3 3 Koruma ve Güvenlik Görevlisi Toplam Satın Alma Şb. Taşınır Mal İşlemleri Şb. Gerçekleştirme İşl.ri Şb. Koruma ve Güv. Şb. Sosyal ve İdari İşler Şb. Teknik İşler Şb. Kalite Yönetim Şb. Kurum Tabipliği Toplam 18

25 6. Hizmet Birimleri İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı, sunduğu hizmetlerini (1) Başkan, (2) Başkan Yardımcısı ve (1) Bilgisayar İşletmeni olmak üzere 4 personelin bulunduğu Başkanlık Makamına bağlı aşağıda detay bilgileri yer alan birimler ile yerine getirir Birim Evrak ve Personel Şubesi Müdürlüğü Birim Evrak ve Personel Şubesi Müdürlüğü; İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı'nın gelen ve giden her türlü evrakı ile birim içi yazışmalarının kaydı, muhafazası, ilgilisine teslim edilmesi işlemleri ve Başkanlıkça verilecek diğer görevlerin yerine getirilmesini (1) Şube Müdürü, (1) Mühendis, (3) Şef, (1) Bilgisayar İşletmeni ve (1) Memur olmak üzere toplam 7 personel ile yapmaktadır Genel Evrak, Arşiv ve Haberleşme Şubesi Müdürlüğü Genel Evrak, Arşiv ve Haberleşme Şubesi Müdürlüğü; Hazine Müsteşarlığı na gelen ve giden evrak işlemleri yanında kurum arşiv hizmetleri ve santral operatörlüğü hizmetlerini (1) Şube Müdürü, (8) Şef, (6) Bilgisayar İşletmeni, (7) V.H.K.İ, (3) Memur, (2) Dağıtıcı, (2) Hizmetli ve (1) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam 30 personel ile yapmaktadır Bütçe İşlemleri Şubesi Müdürlüğü Bütçe İşlemleri Şubesi Müdürlüğü; İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı ile harcama yetkililiği Başkanlığımız uhdesinde bulunan birimlerin, (Özel Kalem, Müsteşarlık Müşavirliği ile Ekonomi Müşavirlikleri ve Ataşelikleri) ilgili mevzuat çerçevesinde, Müsteşarlığımız stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak bütçe tekliflerinin hazırlanması, uygulanması, sonuçlandırılması ve değerlendirilmesini (1) Şef ve (3) V.H.K.İ olmak üzere toplam 4 personel ile yapmaktadır. 19

26 6.4. Satın Alma Şubesi Müdürlüğü Satın Alma Şubesi Müdürlüğü; 4059 sayılı Kanun'un atıfta bulunduğu Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında 3046 sayılı Kanun'un 29 uncu maddesi çerçevesinde ihtiyaç duyulan bina ve arazinin kiralanması ile gerekli mal ve hizmet alımlarını (1) Şube Müdürü, (1) Mühendis, (3) Şef, (2) Bilgisayar işletmeni, (1) V.H.K.İ ve (1) Memur olmak üzere toplam 9 personel ile yapmaktadır Taşınır Mal İşlemleri Şubesi Taşınır Mal İşlemleri Şubesi Müdürlüğü; harcama birimine ait taşınırların kayıt, kontrol ve muhafazası ile taşınır mal hesabını verme işlemlerini (1) Bilgisayar İşletmeni, (2) V.H.K.İ. ve (1) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam 4 personel ile yapmaktadır Gerçekleştirme İşlemleri Şubesi Müdürlüğü Gerçekleştirme İşlemleri Şubesi Müdürlüğü; yurt dışı teşkilatı idari giderleri, personelin (merkezde HKK ve SDK hariç) yurt içi, yurt dışı geçici ve sürekli görev yollukları ile tedavi giderleri, İMİ Satın Alma Şubesi Müdürlüğünce satın alımı gerçekleştirilmiş her türlü mal-hizmet ve yapım işleri ile protokol (elektrik,su,doğalgaz vb.) fatura ödemelerinin gerçekleştirilmesini (1) Şube Müdürü, (5) Şef, (2) Bilgisayar İşletmeni, (3) V.H.K.İ ve (3) Memur olmak üzere toplam 14 personel ile yapmaktadır Sosyal ve İdari İşler Şubesi Müdürlüğü Sosyal ve İdari İşler Şubesi Müdürlüğü; hizmet araçlarının sevk ve idaresi, hizmet binalarının temizliği, taşıma işleri, lojman, stant açma, afiş ve ilan, ile sosyal tesisler (kamp), Hikmet Esen Konferans Salonu ve Sanat Galerisi, toplantı salonları talepleri, çeşitli organizasyonlar, kültürel ve sosyal faaliyetlerle ilgili iş ve görevleri (1) Şube Müdürü, (4) Şef, (4) Bilgisayar İşletmeni, (3) V.H.K.İ., (3) Memur, (1) Dağıtıcı, (4) Hizmetli, (1) Tekniker, (3) Teknisyen, (19) Şoför ve (2) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam 45 personel ile yapmaktadır. 20

27 6.8. Teknik İşler Şubesi Müdürlüğü Teknik İşler Şubesi Müdürlüğü; şube içerisinde yer alan Anahtar, Kaynak, Marangoz, Boya, Alüminyum, Asma Tavan ve Bölme Pano, İnşaat, Tesisat, Peyzaj Servisi, Elektrik, Telefon ve Fotokopi-Faks Atölyeleri marifetiyle Müsteşarlığımız yerleşkesi ve bağlı alanlardaki taşınır ile taşınmazların işlevselliğini koruyucu; imalat, tadilat, bakım ve onarımıyla ilgili teknik çalışmaları ilgili kanun ve yönetmelikler çerçevesinde (2) Mimar, (1) Tekniker, (21) Teknisyen ve (29) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam 53 personel ile yapmaktadır Kalite Yönetim Şubesi Müdürlüğü Kalite Yönetim Şubesi Müdürlüğü; TS-EN-ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistem standartlarına uygun olarak Başkanlığımız girdi ve kaynaklarının koordine edilerek en uyumlu şekilde çalıştırılmasının sağlanması, gerçekleştirilen faaliyetlerdeki hata seviyesinin sıfıra indirilmesi ve kalite düzeyinin sürekli iyileştirilmesi ile Başkanlığımız faaliyetlerinden etkilenen kişi ve birimlerin memnuniyetini sağlama işlerini (1) Şube Müdürü, (1) Bilgisayar İşletmeni, (1) V.H.K.İ. ve (1) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam (4) personel ile yapmaktadır. Ayrıca, Kalite Yönetim Şubesi nde Başkan tarafından verilen konuları araştırmak, raporlayarak sunmak ve Kalite Yönetim Şubesi ile ilgili verilen görevleri de yerine getirmekle sorumlu (4) Şube Müdürü, (2) Hazine Uzmanı ve (1) Mühendis olmak üzere toplam (7) personelden oluşan Araştırma, Geliştirme ve Danışma Grubu görev yapmaktadır Kurum Tabipliği Kurum Tabipliği; Hazine Müsteşarlığı çalışanları ve bakmakla yükümlü oldukları kişilere koruyucu ve tedavi edici sağlık hizmeti sunmaktadır. Tabiplikte genel tıbbi poliklinik hizmetleri ve diş polikliniği hizmetleri (1) Daire Tabibi, (2) Diş Tabibi, (2) Hemşire, (2) Laborant, (2) Şef, (2) Bilgisayar İşletmeni, (2) V.H.K.İ. ve (1) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam 14 personel ile yapılmaktadır. 21

28 6.11. Koruma ve Güvenlik Şubesi Müdürlüğü Koruma ve Güvenlik Şubesi Müdürlüğü; Hazine Müsteşarlığı Koruma ve Güvenlik Yönergesi çerçevesinde; Müsteşarlık yerleşkesi içerisinde her türlü tehlikeye karşı devlet malı ile personelinin korunması, kollanması, gerekli kayıtların usulüne uygun tutulması ile Sivil Savunma Kanunu ile bu kanuna ilişkin Yönetmelik ve Yönergeler çerçevesinde Müsteşarlıkla ilgili Sivil Savunma Hizmetlerinin yerine getirilmesini (1) Şube Müdürü, (1) Sivil Savunma Uzmanı, (4) Şef, (1) V.H.K.İ., (1) Memur, (2) Teknisyen, (3) Koruma ve Güvenlik Şefi, (20) Koruma ve Güvenlik Görevlisi olmak üzere 33 personel ile yapmaktadır. 22

29 7. Yönetim ve İç Kontrol Müsteşarlık faaliyetlerinin eşgüdüm içinde yürütülmesini sağlamak için Müsteşar başkanlığında birim amirleriyle düzenlenen periyodik yöneticiler toplantılarına Başkanlığımızca aktif katılım sağlanmaktadır. 26 Aralık 2007 tarihli Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ve Stratejik Plan çerçevesinde Müsteşarlığımızda uluslararası en iyi uygulamalar seviyesinde bir iç kontrol sistemi kurulmasına yönelik çalışmalara tarafımızca da katkı sağlanmaktadır. 23

30

31 II. BÖLÜM AMAÇ VE HEDEFLER 25

32

33 A. BİRİMİN AMAÇ ve HEDEFLERİ Hazine Müsteşarlığı Stratejik Planında yer alan stratejik önceliklerden; İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığının dolaylı ilişkili olduğu ve destek vereceği hedefler şunlardır: Kurumsal ve Yönetsel Mükemmeliyeti Sağlamak amacı kapsamında; Araştırma geliştirme ve yenilikçilik yaklaşımının kurum kültürünün bir parçası haline getirilmesi, İnsan kaynakları yönetiminin geliştirilmesi, Sürekli performans iyileştirme anlayışının hakim kılınması, Bilişim teknolojileri yönetiminin uluslararası en iyi uygulamalar seviyesine çıkarılması, Kurumsal iletişimin güçlendirilmesi. B. TEMEL POLİTİKALAR ve ÖNCELİKLER Temel politika ve önceliklerimizin belirlenmesinde; Dokuzuncu Kalkınma Planı, Bilgi Toplumu Stratejisi ve Orta Vadeli Mali Plan ile Hazine Müsteşarlığı Stratejik Planı ( ) esas alınmış olup bu çerçevede; Başkanlığımız için en önemli stratejik amaç Kurumsal ve Yönetsel Mükemmeliyet olarak belirlenmiştir. 27

34

35 III. BÖLÜM FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER 29

36

37 A. MALİ BİLGİLER 1. İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Başkanlık 2010 yılı içinde görev ve sorumluluklarının ifası için kendisine tahsis edilen yıl sonu itibariyle toplam TL ödeneğin, ,32 TL sini kullanmıştır. Son üç yıla ait toplam ödenek ve harcamalara ait detaylar grafik 1 ve grafik 2 de gösterilmiştir. Grafik 1: Yıllara Göre Ödenek Tahsis Durumu Grafik 2: Yıllara Göre Ödenek Kullanım Durumu 31

38 1.1. Personel Giderleri Memurlar Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiş olup, yıl içinde TL ödenek düşülmesi ile yıl sonu ödeneği TL olmuştur. Söz konusu ödenekten ,63 TL harcanmış olup, harcama oranı %99,99 olarak gerçekleşmiştir. Sözleşmeli Personel Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiş olup, yıl içinde TL ödenek düşülmesi ile yıl sonu ödeneği TL olmuştur. Söz konusu ödenekten ,26 TL harcanmış olup, harcama oranı %99,99 olarak gerçekleşmiştir Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri Memurlar Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiş olup, yıl içinde TL ödenek eklenmesi ile yıl sonu ödeneği TL olmuştur. Söz konusu ödenekten ,22 TL harcanmış olup, harcama oranı % 99,99 olarak gerçekleşmiştir. Sözleşmeli Personel Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiş olup, yıl içinde TL ödenek eklenmesi ile yıl sonu ödeneği TL olmuştur. Söz konusu ödenekten ,12 TL harcanmış olup, harcama oranı % 99,99 olarak gerçekleşmiştir Cari Giderler 2010 yılında bu harcama kalemine tahsis edilen ödeneklerin kullanım oranı % 98,17 olarak gerçekleştirilmiştir. 32

39 Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları : Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiş olup, yıl içinde TL ödenek düşülmesi ile yıl sonu ödeneği TL olmuştur. Söz konusu ödenekten ,29 TL harcanmış olup, harcama oranı % 93,55 olarak gerçekleşmiştir Yolluklar : Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiş olup, yıl içinde TL ödenek düşülmesi ile yıl sonu ödeneği TL olmuştur. Söz konusu ödenekten 7.247,16 TL harcanmış olup, harcama oranı % 23,08 olarak gerçekleşmiştir Görev Giderleri : Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiştir. Söz konusu ödenekten TL harcanmış olup, harcama oranı % 46,15 olarak gerçekleşmiştir Hizmet Alımları : 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe TL ödenek tahsis edilmiş olup, Müsteşarlığımız hizmet binasının elektrik, su, doğalgaz ve akaryakıt vb. giderlerine mevcut ödeneğin yeterli olmayacağı gerekçesiyle, yıl içinde TL ödenek eklenmesi ile yıl sonu ödeneği TL olmuştur. Söz konusu ödenekten ,74 TL harcanmış olup, harcama oranı % 96,95 olarak gerçekleşmiştir. Güvenlik Hizmeti için Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiş olup, yıl içinde TL ödenek eklenmesi ile yıl sonu ödeneği TL olmuştur. Söz konusu ödenekten ,68 TL harcanmış olup harcama oranı % 98,36 olarak gerçekleşmiştir Menkul Mal, Gayri maddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri : 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ile bu tertibe TL ödenek tahsis edilmiştir. Söz konusu ödenekten ,36 TL harcanmış olup, harcama oranı % 90 dır Gayrimenkul Mal Bakım ve Onarım Giderleri : Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiş ve yıl içinde ek hizmet binasının tadilat işleri için TL ödenek eklenmesi ile yıl sonu toplam ödeneği TL olmuştur. Söz konusu ödenekten ,23 TL harcanmış olup, harcama oranı % 84 dür. 33

40 Tedavi ve Cenaze Giderleri : Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiş ve ,42 TL harcanmış olup, gerçekleşen harcama oranı % 97,44 dür Cari Transferler Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL bütçe ödeneği ayrılmış olup, bu ödeneğin tamamı Merkez Teşkilatı için Dış Ticaret Müsteşarlığının yemekhane yönetimi hesabına aktarılmıştır Mamul Mal Alımları : Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiştir. Söz konusu ödenekten ,21 TL harcanmış olup, harcama oranı % dır Gayrimenkul Büyük Onarım Giderleri : Müsteşarlığımız hizmet binasının büyük onarım giderleri için TL ile Müsteşarlık lojmanlarının büyük onarım giderlerine TL olmak üzere, toplam TL ödenek tahsis edilmiştir. Müsteşarlık lojmanlarının büyük onarım giderleri için de TL ödenek Bayındırlık ve İskan Bakanlığı bütçesine aktarılmıştır. Her iki projede toplam harcama TL olarak gerçekleşmiştir Sermaye Giderleri Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda ,00 TL ödenek tahsis edilmiş, yıl içinde TL ödenek düşülmesi ile yıl sonu ödeneği ,00 TL olmuştur. Söz konusu ödenekten TL harcanmış olup, harcama oranı % 10,75 tir. Makine Teçhizat Alımı ve Onarımı Projesi : 2010 yılında bu projeye TL ödenek tahsis edilmiş olup harcama ,21 olarak gerçekleşmiştir. Müsteşarlık hizmet binasının kalorifer, hidrofor, klima sistemi, tesisat vanalarında yıl içerisinde meydana gelebilecek arızalara karşı her yıl bütçeye bakım ücreti adı altında tahsis edilen ödenek, 2010 yılında her herhangi bir arıza olmaması nedeniyle kullanılmamıştır. 34

41 İdari Bina Onarımı Projesi : 2010 yılında bu projeye TL ödenek tahsis edilmiş olup harcama TL olarak gerçekleşmiştir. Müsteşarlık D ve E blok binaları çalışma odalarına klima sistemi tesis edilmesi için bu harcama kalemine TL ödenek konmakla beraber, Bayındırlık ve İskan Bakanlığınca bildirilen yaklaşık maliyetin ödeneğin çok üzerinde olması nedeniyle söz konusu klima sistemi projesi gerçekleştirilememiştir. Bu işlerin yapılması için 2011 yılı İdari Bina Onarımı projesine gereken ödeneğin tahsis edilmesi sağlanmıştır Lojmanların Büyük Onarım Projesi : 2010 yılında bu projeye TL ödenek tahsis edilmiştir. Lojmanların büyük onarım giderleri için bu tertipten TL ödenek Bayındırlık ve İskan Bakanlığı Bütçesine aktarılmıştır. Harcama ,81 TL olarak gerçekleşmiştir. 35

42 2. Özel Kalem Özel Kalem (İç Denetim Birimi dahil) 2010 yılı içinde görev ve sorumluluklarının ifası için kendisine tahsis edilen toplam ,00 TL lik ödeneğin ,77 TL sini kullanmıştır. Toplam ödeneğin ve harcamaların son üç yıldaki dağılımı aşağıda grafik 3 ve grafik 4 de gösterilmiştir. Grafik 3: Özel Kalem Yıllara Göre Ödenek Tahsis Durumu Grafik 4: Özel Kalem Yıllara Göre Ödenek Kullanım Durumu 36

43 2.1. Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiştir. Söz konusu ödenekten TL harcanmış olup, harcama oranı % 70,01 olarak gerçekleşmiştir Yolluklar Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiş ve yıl içinde TL ödenek eklenmesi ile yıl sonu ödeneği TL olmuştur. Söz konusu ödenekten ,54 TL harcanmış olup, harcama oranı %84,40 tır Hizmet Alımları Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiş ve yıl içinde TL ödenek düşülmesi ile yıl sonu ödeneği TL olmuştur. Söz konusu ödenekten ,48 TL harcanmış olup, harcama oranı % 84,75 olarak gerçekleşmiştir Temsil ve Tanıtma Giderleri Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiş ve yıl içinde TL ödenek eklenmesi ile yıl sonu ödeneği TL olmuştur. Söz konusu ödenekten ,68 TL harcanmış olup, harcama oranı % 62,08 olarak gerçekleşmiştir Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiştir. Söz konusu ödenekten ,54 TL harcanmış olup, harcama oranı % 75,92 olarak gerçekleşmiştir. 37

44 2.6. Tedavi ve Cenaze Giderleri Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiştir. Söz konusu ödenekten 696,75 harcanmış olup, harcama oranı % 34,82 olarak gerçekleşmiştir. 38

45 3. İç Denetim Birimi Başkanlığı 3.1. Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiş ve harcama gerçekleşmemiştir Yolluklar Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiştir. Söz konusu ödenekten 2.287,25 TL harcanmış olup, harcama oranı %10,39 olarak gerçekleşmiştir Hizmet Alımları Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiş ve harcama gerçekleşmemiştir Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiştir. Söz konusu ödenekten 2.428,44 TL harcanmış olup, harcama oranı %30,36 olarak gerçekleşmiştir Tedavi ve Cenaze Giderleri Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiştir. Söz konusu ödenekten 4.701,09 harcanmış olup, harcama oranı %78,34 olarak gerçekleşmiştir. 39

46 4. Müsteşarlık Müşavirliği Müsteşarlık Müşavirliği 2010 yılı içinde görev ve sorumluluklarının ifası için kendisine tahsis edilen toplam TL lik ödeneğe yıl içerisinde TL ödenek eklenmiş ve yıl sonu toplam ödeneği TL olmuştur. Bu ödeneğin ,15 TL sini kullanılmıştır. Toplam ödeneğin ve harcamaların son üç yıldaki dağılımı aşağıda grafik 5 ve grafik 6 da gösterilmiştir. Grafik 5: Müsteşarlık Müşavirliği Yıllara Göre Ödenek Tahsis Durumu Grafik 6: Müsteşarlık Müşavirliği Yıllara Göre Ödenek Kullanım Durumu 40

47 4.1. Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiş olup, bu tertipten harcama yapılmamıştır Yolluklar Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiş olup, yıl içinde TL ödenek eklenmesi ile yıl sonu ödeneği TL olmuştur. Söz konusu ödenekten ,20 TL harcanmış olup, harcama oranı % 66,59 olarak gerçekleşmiştir Hizmet Alımları Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiştir. Söz konusu ödenekten 1.799,40 TL harcanmış olup, harcama oranı % 59,98 olarak gerçekleşmiştir Tedavi ve Cenaze Giderleri Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiştir. Söz konusu ödenekten 1.494,55 TL harcanmış olup, harcama oranı % 74,69 olarak gerçekleşmiştir. 41

48 5. Ekonomi Müşavirlikleri ve Ataşelikleri Ekonomi Müşavirlikleri ve Ataşelikleri 2010 yılı içinde görev ve sorumluluklarının ifası için kendisine tahsis edilen toplam TL lik ödeneğe yıl içerisinde TL ödenek eklenmiş olup, yıl sonu ödenek toplamı TL olmuştur. Bu ödeneğin ,55 TL si kullanılmıştır. Toplam ödeneğin ve harcamaların son üç yıldaki dağılımı aşağıda grafik 7 ve grafik 8 de gösterilmiştir. Grafik 7: Ekonomi Müşavirlikleri ve Ataşelikleri Ödenek Tahsis Durumu Grafik 8: Ekonomi Müşavirlikleri ve Ataşelikleri Ödenek Harcama Durumu 42

49 5.1. Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiştir. Söz konusu ödenekten ,83 TL harcanmış olup, harcama oranı % 52,63 olarak gerçekleşmiştir Yolluklar Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiş olup, yıl içinde TL ödenek eklenmesi ile yıl sonu ödeneği TL olmuştur. Söz konusu ödenekten ,71 TL harcanmış olup, harcama oranı % 87,97 olarak gerçekleşmiştir Hizmet Alımları Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiş ve yıl içinde TL ödenek düşürülmesi ile yıl sonu ödeneği TL olmuştur. Söz konusu ödenekten ,62 TL harcanmış olup, harcama oranı % 68,14 olarak gerçekleşmiştir Temsil ve Tanıtma Giderleri Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiş olup, yıl içinde TL ödenek eklenmesi ile yıl sonu toplam ödeneği TL olmuştur. Söz konusu ödenekten 2.901,55 TL harcanmış olup, harcama oranı % 10,74 olarak gerçekleşmiştir Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiştir. Söz konusu ödenekten ,90 TL harcanmış olup, harcama oranı % 66,27 olarak gerçekleşmiştir. 43

50 5.6. Gayrimenkul Mal Bakım ve Onarım Giderleri Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiştir. Söz konusu ödenekten 262,16 TL harcanmış olup, harcama oranı %8,7 olarak gerçekleşmiştir Tedavi ve Cenaze Giderleri Bu tertibe 2010 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda TL ödenek tahsis edilmiştir. Söz konusu ödenekten ,78 TL harcanmış olup, harcama oranı % 90,71 olarak gerçekleşmiştir. 44

51 B. PERFORMANS BİLGİLERİ 1. Personel Hareketleri Faaliyet dönemi içerisinde; Sağlık Bakanlığından (1) Laborant ve Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğünden (1) Bilgisayar İşletmeni naklen, Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğü emrinde geçici görevle çalışan (1) Mühendis ile Tarım ve Köy İşleri Bakanlığı emrinde geçici görevle çalışan (1) Mühendis ve Bakan Çalışma Grubu emrinde geçici görevle çalışan (1) Memur olmak üzere toplam 5 personel Başkanlıkta göreve başlamıştır Sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine dair Kanun ve buna bağlı yönetmelik çerçevesinde yapılan yenileme eğitimleri neticesinde 9 personelin Güvenlik Görevlisi Olamaz ifadesini içeren sağlık kurulu raporu almaları sonucunda; (2) Koruma ve Güvenlik Şefinin, Şef, (3) Koruma ve Güvenlik Görevlisinin, Bilgisayar İşletmeni, (4) Koruma ve Güvenlik Görevlisinin, Memur kadrosuna atamaları gerçekleştirilmiş olup, (1) Koruma ve Güvenlik Görevlisi ise Koruma ve Güvenlik Şefi kadrosuna atanmıştır Sanayi ve Ticaret Bakanlığı emrine geçici görevle görevlendirilen (1) Mühendisin, Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğüne (1) Başkan Yardımcısının, Dış Ekonomik İlişkiler Genel Müdürlüğüne (1) Bilgisayar İşletmenin naklen, Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğüne (1) Bilgisayar İşletmeni ve (2) Memurun, Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğüne (1) Şef, (2) Bilgisayar İşletmeni ve (2) Memurun, Hazine Kontrolörleri Kurulu Başkanlığına (1) Hizmetlinin ve Banka ve Kambiyo Genel Müdürlüğüne (1) Hizmetlinin geçici görevle görevlendirilmesi, (4) personelin ise emekli olması nedeniyle toplam (17) personel Başkanlıktan ayrılmış bulunmaktadır. 45

52 2. Eğitim Faaliyetleri Faaliyet dönemi içinde, birim bünyesinde görev yapan personelin ilgili oldukları konulardaki yenilikleri takip edebilmeleri ve eksikliklerini tamamlamaları amacıyla hizmet içi eğitim almaları sağlanmıştır. Söz konusu eğitimler ve katılım sayılarına ait detay bilgiler tablo 8 ile verilmiştir. Tablo 8 : İMİD Personelinin Katıldığı Eğitim Listesi Sıra Personel Eğitimin Konusu No Sayısı 1 Beden Dili ve Kişisel İmaj Oluşturma 8 2 Etkin Konuşma ve Diksiyon 4 3 Halkla İlişkiler 4 4 Hızlı Okuma 2 5 İş Analizi 3 6 Kurum İçi İletişim 8 7 Kurumlarda Kriz Yönetimi 8 8 Mali Tablo Analizi 1 9 Mobbing 9 10 On Parmak Klavye Kullanımı 5 11 Protokol Kuralları 3 12 Rapor Yazma Teknikleri 4 13 Stres Yönetimi ve Stresi Etkin Kullanma 9 14 Süreç Yönetimi 1 15 Temel Yönetim Becerisi 1 16 Temel Ekonomi Kavramları 5 17 Yaratıcı Düşünme Teknikleri 5 46

53 3. Evrak Kayıt ve Haberleşme Hizmetleri Hazine Müsteşarlığına posta, kargo ya da kurye ile veya elden gelen evrak, zarflarının açılması, tasnifi, kayıt ve bilgisayar giriş işlemleri yapılarak her gün saat 10:00 ve 15:00 de olmak üzere iki kez ilgili birimlere zimmetle teslim edilmiş, personele ait şahsi evrak ve posta zarfları ise personelin bağlı bulunduğu birimin posta kutusuna bırakılmıştır. Hazine Müsteşarlığının toplam 72 adet resmi gazete aboneliği bulunmaktadır. Söz konusu gazeteler, günlük olarak Başbakanlık Basımevi nden alınıp tespit edilen miktarlarda ilgili birimlerin posta kutularına bırakılmaktadır. Giden evraka, müteselsil çıkış numarası verilmiş, kaydı ve tasnifi yapılmış, posta yoluyla gidenler PTT ye, elden verilenler ise ilgili kişi ya da kurumlara zimmet karşılığı teslim edilmiştir. Giden evrakın bir sureti, çıkış kayıt numara sırasına göre aylık olarak ciltlenerek şubede muhafaza edilmiş, Müsteşarlık Makamının talimatları gereği, Bakan ve Müsteşar imzalı yazılar ile onayların birer örneği, çıkış numarası aldıktan sonra ekleriyle birlikte zimmet karşılığı ilgili özel büroya teslim edilmiştir. Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğü ile Başkanlık arasında yapılan çalışmalar neticesinde Evrak Akışı ve Arşiv Yönetim Sistemi pilot uygulaması, üç genel müdürlüğün birim evrakı ile Müsteşarlığımız Genel Evrak, Arşiv ve Haberleşme Şubesinde uygulamaya konulmuştur Genel Evrak Kayıt İşlemleri Hazine Müsteşarlığı nda, döneminde, gelen ve giden olmak üzere toplam evrak kaydı gerçekleştirilmiştir. Söz konusu evrak sayısının adedi gelen, adedi ise giden evraka ait olup, tablo 9 ve 10 ile grafik 9 da gösterilmiştir. 47

54 Tablo 9: Genel Evrak Gelen/Giden Kaydı Evrakın Türü Adet Oran ( %) Genel Evrak Gelen ,55 Genel Evrak Giden ,45 Toplam ,00 Tablo 10: Genel Evrak Kaydının Birimlere Göre Dağılımı Birimi Gelen Giden Toplam Müsteşarlık Makamı Hazine Kontrolörleri Kurulu Başkanlığı Sigorta Denetleme Kurulu Başkanlığı İç Denetim Birimi Başkanlığı Hukuk Müşavirliği Müsteşarlık Müşavirliği Kamu Finansmanı Genel Müdürlüğü KİT Genel Müdürlüğü Dış Ekonomik İlişkiler Genel Müdürlüğü Banka ve Kambiyo Genel Müdürlüğü Sigortacılık Genel Müdürlüğü Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğü Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğü Devlet Destekleri Genel Müdürlüğü Personel Dairesi Başkanlığı İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliği Tutanakla İptal Edilen İade Edilen Evrak ( Müsteşarlık Dışı ) Genel Toplam Faaliyet dönemi içinde, adet giden evrak kaydı yanında adet kitap ve periyodik yayının da alıcısına teslimi yapılmıştır. 48

55 Grafik 9: Genel Evrak Gelen/Giden Kaydı Son üç yıla ait evrak kaydı grafik 10 da gösterilmiştir Grafik 10: Yıllara Göre Genel Evrak Kaydı ( ) Toplam Giden Gelen Toplam Giden Gelen Toplam Giden Gelen yılında gerçekleştirilmiş olan gelen ve giden evrak kaydının birimlere göre dağılımı tablo 11 ile gösterilmiştir. Son iki yıla ait evrak kaydının birimlere göre dağılımının karşılaştırılması grafik 11 de gösterilmiştir 49

56 Grafik 11: Genel Evrak Kaydının Birimlere Göre Dağılımı ( ) MÜS MAK HKK SDK İDB HUK MÜS MÜŞ KAF KİT DEİ BAK SGM YSGM TUG EKA DDGM PER İMİD SGDB BAS SAV İptal Edilen İade 2009 Yılı Gelen 2009 Yılı Giden 2010 Yılı Gelen 2010 Yılı Giden 2010 yılında giden evrakın teslim şekline göre dağılımı tablo 13 ile gösterilmiştir. Posta kanalı ile gönderilen adet evrak için faaliyet dönemi içerisinde toplam ,70 TL harcama yapılmıştır. Söz konusu adet evrakın teslim şekline göre dağılımı tablo 11 ile verilmiştir. Tablo 11: Giden Evrakın Teslim Şekline Göre Dağılımı Teslim Şekli Miktar (Adet ) Oran (%) PTT (Posta) ,73 - Taahhütlü ,18 - Normal ,51 - Aps 156 0,31 Elden Teslim ,27 - Onay ,23 - Zimmet+kurye ,77 Toplam ,00 50