HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ (HASTANE OTOMASYONU) DERS NOTU

Transkript

1 HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ (HASTANE OTOMASYONU) DERS NOTU Dr. Bilal AK ANKARA 2010

2 HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMLERİNE GİRİŞ BÖLÜM HEDEFİ Bu bölümü bitirdiğinizde; -Hastanelerde bilgisayar kullanımının gelişimini -Hastane Bilgi yönetim sistemi kavramını ve fonksiyonunu -Hastanelerde bilgi üretilen departmanları -Hastanelerde yönetim faaliyetlerini desteklemede bilgi sistemlerini -Kolay kullanım ve listeleme sistemlerini -Finansal bilgi sistemlerini -Malzeme bilgi sistemlerini, -Personel vari sistemlerini -Hasta bilgilerinin gizliliğini -Tanı ve tedavi bilgi sistemlerini, hasta kayıtları, laboratuvar ve eczane bilgi sistemlerini -modüler ve entegre hastane bilgi sistemlerini öğrenmiş olacaksınız DİZİN 9-1-Hastanelerde Bilgisayar kullanımının gelişimi 9-2-Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Kavramı 9-3-Hastanelerde bilgi akışı 9-4-Hastanelerde yönetim faaliyetlerini destekleyen bilgi sistemleri 9-5-Kolay kullanım ve listeleme (proğramlama) sistemleri 9-6-Finansal bilgi sistemleri 9-7-Malzeme bilgi sistemi 9-7-Personel bilgi sistemleri 9-8-Hasta Bilgilerinin Gizliliği 9-9-Tanı ve tedaviyi desteklemeye ilişkin sistemler Bilgisayar destekli ranı ve tedavi bilgi sistemi Bilgi sayar destekli hasta kayıtlarını tutma bilgi sistemi Bilgisayar destekli laboratuvar ve eczane bilgi sistemi 9-10-Entegre Hastane Bilgi Yönetim Sistemi 9-11-Modüler Hastane Bilgi Yönetim Sistemi 9-12-Özet 9-13-Kaynaklar

3 1-HASTANELERDE BİLGİSAYAR KULLANIMININ GELİŞİMİ Hastanelerde ve diğer sağlık kuruluşlarında bilgisayar uygulamalarının öncülüğünü yapan ABD de bu çalışmaların 1960 lı yıllarda başladığı görülmektedir yılından önce ABD hastanelerinde bilgisayarlar öncelikle hasta kabul ve muhasebe gibi alanlarda seyrek olarak kullanılıyorlardı. Veri işleme işlemleri uygulamalarında bilgisayarlar, onların el kitapları ve delikli kart techizatları yardımcı oluyorlardı yılında bilgisayar kullanımında hastaneler hareketlendiler ve bilgi yönetiminde bilgisayarlar büyük bir faktör olmaya başladılar. Muhasebenin bütün alanları için o an için mükemmel olan muhasebe paket programları kullanılmaya ve bu uygulamalara çok önem verilmeye başlandı. Bunun yanında klinik veya tıbbi bilgi sistemlerinde de sınırlı ve küçük çaplı bilgisayar uygulamaları yapılıyordu. Esasında 1960 yıllarında bilgisayar destekli bilgi sistemlerinin nasıl çalıştırılacağı gerçekten anlaşılmadan bilgisayar kullanımında artışlar oldu ve birçok hastanedeki uygulamalarda ciddi sorunlar meydana geldi. Hastanelerde bilgisayar kullanımı esasen 1970 yıllarında hareketlendi. Bilgisayar teknolojisi iki önemli yararla hastaneleri etkiledi. Bunlardan birincisi; bilgisayar teknolojisinin on-line diye takdim edilen bilgisayarlaştırılmış veri tabanlarına, hastane personeline merkezden desantirilize yetki dağıtılarak iletişim terminallerine doğrudan erişebilme imkanı sağlanması; ikincisi ise ucuz mini bilgisayar pazarının gelişmesi sonucunda hastanelerdeki mevcut bilgisayar sistemlerine mini bilgisayarların eklenmesi ve bunların genel sistem altında alt sistemler olarak entegre edilmesine imkan sağlanmasıdır. Yeni bilgisayar teknolojileri sayesinde tıbbi kayıt bilgileri bilgisayar ortamına aktarıldı. Hastanelerde hasta bakım hizmetlerine destek için süreçlerin organizesi,bilgilerin depolanması,bilgilerin tekrar bulunup getirilmesi gibi faaliyetler klinik bilgi sistemlerini karmaşıklaştırdı.. Özel klinik bilgi sistemleri ve bilgisayar uygulamaları bilgisayar destekli teşhis,tedavi ve hasta takibi;hasta monitör sistemleri,laboratuar otomasyonu; tıbbi kayıt indeksleri ve tekrar bulup-getirme ve eczane bilgi sistemleri gibi katagorize olmuşlardır. Hem geleneksel ve hem de problem oriyentli tıbbi kayıt için klinik bilgi sistemi uygulamaları geliştirildi. Boston daki Massachusetts Genel Hastanesi için oluşturulan klinik bilgi sistemi uygulamaları laboratuvar test raporları,otomatik hasta hikayesinin alınması,hasta özet raporları,kritik hasta bakım planları,tıbbi eğitim,tıbbi muayene,otomatik ilaçla tedavi sistemleri,hekimlerin doğum hikaye notları,istatistiksel paketler ve ve tıbbi bakım kullanım istatistikleri alanlarında geliştirildi. Bunun yanında satın alma,muhasebe,finansman,personel,çok çeşitli malzeme tedariki ve stokları ve bunlarla ilgili faaliyetlerin bilgisayarlaştırılması, tıbbi bilgi sistemlerinin bakımının ve geliştirilmesi sağlanırken sistem de giderek daha da karmaşıklaşmaya başladı. Bu durumlar bilgisayar

4 sistemlerinin çoklu girdilere izin vermesi ve sorgulaması,geniş kapsamlı bilgilerin alınıpverilebileceği bir depolama kapasitesine sahip olması gerekliliğini ortaya koydu. Bu alanda gelişen görüşler içinde en önemlisi kullanıcıların kabullerinin elde edilmesidir.sözgelimi; sofistike bilgisayar sistemlerinin kullanımının,doktorlar,hemşireler ve diğer sağlık profesyonellerine rahatlık sağlaması gibi yıllara bakıldığında bilgisayarlaştırılmış tıbbi bilgi sistemlerinin bugüne göre çocukluk evresini yaşadığını söyleyebiliriz.bununla birlikte böyle sistemlerin çok geniş kullanışlı ve kullanıldığı zaman geleneksel hastane çevresinin değişimi için etkili ve kuvvetli bir güç olacağının da farkına varılmıştır. Geleneksel görevlerin, yöneticiler ve hekim,hemşire vb.hastane personeli arasındaki ilişkilerin ve rollerininin yeni bilgisayar teknolojilerine göre düzenlemelerinin gerekliliği görülmüştür da ABD de Hospital Financial Management Association tarafından hastanelerde bilgisayar uygulamaları üzerine yapılan bir araştırmada; hastanelerin % 86 sının bilgisayarı bordro işlerinde, ikinci sırada alacaklı hesaplar ve hasta faturalarında; üçüncü sırada ise yatak sayısı,hasta kabul ve yatacak hastaların kılinik randevularında kullandıkları görülmüştür. O yıllarda birçok hastanenin verimli ve kolay kullanım için bilgisayar ve listeleme sistemleri geliştirdiği ve yatak işgal oranı,acil müdahale,klinik müdahale faaliyetleri,ameliyathane,ileri rezervasyon,hastaların rahatlığı ve kaynakların yeterli tahsisi gibi konularda çalıştıkları görülmüştür.bu çalışmalar sonunda çok anlamlı sonuçlara ulaşılmıştır.sözgelimi;massachusetts Genel Hastanesinde yatak işgal oranı % 30 dan % 100 e, ameliyathane kullanım oranı ise %25 ten % 79 a çıkmıştır. Profesyonel hastane yöneticileri bu sonuçların ne anlama geldiğini çok iyi bilirler. Türkiye olarak biz 1960 ı takip eden yıllarda ulusal sağlık sistemimizi daha yeni kurmuştuk.en uç noktadan yani sağlık evinden üniversite hastanesine uzanan bir sevk zinciri ve sağlık ocağındaki hane halkı formundan hastanedeki Form 56 ya kadar kodlanmış birçok form ve poliklinik defteri, ameliyathane defteri gibi çok sayıda defterin kullanıldığı ve Sağlık Bakanlığı na kadar uzanan elle tutulan bir sağlık bilgi sistemi kullanmaya başlamıştık. ABD 1970 li yıllarda koşar adımlarla hastane bilgi sistemlerini, klinik bilgi sistemlerini uygularken,bizim hastane ve sağlık yöneticilerimizin kaynakların tahsisi,hastanelerin verimliliği,personelin performansı, bir hasta gününün maliyeti,ameliyat maliyetleri,bütçeleme yanında bilgi gibi stratejik ulusal güç olan bilgi konularında bir dertleri yoktu. Ama ne zamana kadar yıllarında Hacettepe Üniversitesi Sağlık İdaresi Yüksek Okulu nda hastanelerde bilgisayar kullanımı konusunda seminerler verilirken hastanelerimizde bunları maalesef uygulamaları yoktu yıllarına doğru Ankara Yüksek İhtisas Hastanesi personel,maaş tahakkuk ve depo hizmetlerinde bilgisayar kullanmaya başladığında Hacettepe Hastanelerinde bile böyle bir uygulama bulunmuyordu lı yıllarda Sağlık İdaresi Yüksek Okulu ders programlarında bilgisayar dersleri ve hastane bilgi sistemi dersi yer aldı.yine bu yıllarda özel sektördeki Çözüm,ACC,Promer gibi firmalar hastaneler için yazılımlar yapmaya başladılar.bu uygulamalar için SSK hastaneleri güzel bir uygulama alanı ve öncü oldular.hastanelerin büyük bir kısmı Sağlık Bakanlığı na aitti ve bu hastaneler bilgisayar kullanımından mahrumdular. Sağlık Reformları kapsamında Dünya Bankası destekli çalışmalarda Sağlık Bakanlığı çalışmalar başlatmıştı fakat arzu edilen sonuç bir türlü alınamamıştı. Çekirdek Kaynak Yönetimi Sistemi hala bitirilememiştir. Ama Sağlık İdareciliği ve hastane yöneticiliği konusunda öğrenim yapan Sağlık İdaresi Yüksek okulu

5 1995 li yıllarda 80 bilgisayarlık laboratuarında bilgisayar destekli dersler verirken,müfredat programının üçte birini bilişim derslerine ayırarak çağdaş hastane yöneticilerini yetiştirirken Sağlık Bakanlığı bu yöneticilere görev vermiyor,hastane bilgi sistemleri konusunda proje bazlı çalışmalar dışında hastane otomasyonuna geçemiyordu.bunun sebeplerinin çok iyi araştırılması gereklidir yıllara gelindiğinde Sağlık Bakanlığı kendisi HBYS yazılımları yazmaya karar verdi, 2003 yılında ise Sağlık Bakanlığı program yazma işine son vererek,hastanelerin otomasyonunu özel sektöre açtı.profesyonel işler gerçek profesyonellerin eline geçince hastaneler hızla otomasyona geçmeye başladılar. SSK Hastanelerin Sağlık Bakanlığı na devredilmesinden sonra HBYS uygulamaları daha da hızlandı.şüphesiz bu hızlanmalarda Sağlık Bakanlığı Bilgi İşlem Diresi Başkanlığının çizdiği yol haritası çok etkili oldu.şimdi HBYS konusunda mükemmellik açısından hastaneler arasında bir yarış başlamıştır. Şu anda gelişmiş ülkelerde HBYS o kadar ileri boyutlara ulaşmıştır ki,ulusal bilgi sistemi kapsamında bilgi transferleri,tele-tıp uygulamaları,pacs sistemleri,uzaktan müdahaleli robotik ameliyatlar,çakıştırmalı dicom uygulamaları vb. uygulanır ve geliştirilirken onların 45 yılda aldığı yolu Türkiye son iki yıldaki çabalarla büyük ölçüde katetmeye başlamıştır. Bugün artık tam otomasyonu yakalayan hastanelerimiz,tıbbi kayıtlarını bilgisayar ortamında tutmaya başlamıştır. Tam otomasyona ek olarak,güvenlik sistemleri,sıramatik,kioks uygulamaları hastanelerimizin vazgeçilmez uygulamaları haline gelmiştir. Sağlık Bakanlığı nın Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi ne makamın tarih ve 7067 sayılı onayı ile bir ek madde eklenmiş ve öncelikle tıbbi kayıtların daha sonra da depo,ambar,stok kontrol, kayıtlarında bilgisayar ortamında tutulması ve bunun için neleri yapılacağı sıralanmıştır. Bu yönerge hükümlerine göre hastaneler tıbbi kayıtlarını bilgisayar ortamında tutmak zorundadırlar. 2- HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ KAVRAMI Hastane Bilgi Yönetim Sistemi, hastane işletmelerinin çeşitli düzeylerindeki karar alıcılarına yardımcı olmak amacıyla bilgi toplama ve bilgi yayma fonksiyonlarını üstlenen değişik kaynaklardan elde edilen verileri bütünleyebilme sistemidir. Hastane Bilgi Yönetim Sistemi; güvenlik ve bilgi erişim hasta kaydı ve endeks sistemi, poliklinik, tıbbi kayıt, radyoloji, eczane, laboratuar, ameliyathane, doğum odası, acil servis, döner sermaye ve muhasebe, bordro, personel, stok kontrol, ihale dosyaları, satın alma, diyet planlaması, demirbaşların takibi v.b. alanlarda kullanılmaktadır.

6 Bilgi sisteminin işlevi: ait olduğu kuruluşun bilgi taleplerini doğru, zamanında, tam ve uygun biçimde karşılamaktır. Bir hastanenin günlük işlemleri olarak, Hastaya ilişkin başvuru kabul, sağlık durumu, sevk ve taburcu kayıtları Tanı ve tedaviye ilişkin hastaya uygulanan işlemler ve klinik, laboratuar, radyoloji, ameliyathane, eczane, terapi, diyet etkinlikleri Genel yönetime ilişkin personel, sabit tesis, cihaz ve malzeme durumları ve yönetimleri Mali işlere ilişkin muhasebe, müşteri hesapları, vergilendirme vb. konular sayılabilir. Bir hastane bilgi yönetim sistemini şekil ile aşağıdaki gibi göstermek mümkündür. Hastane Bilgi Yönetim Sistemi

7 3- HASTANELERDE BİLGİ AKIŞI Etkili bir işletim haberleşme sistemi için gerekli olan elemanları tanımlamaya ihtiyaç vardır. Bu elemanlar ve onların birbirleriyle ilişkilerine genel bir bakış yapmak konunun tümüne bir çerçeve oluşturacaktır. Hastanelerde bilgi akışına kullanılan sembolleri şu şekilde gösterebiliriz: Bir Akış Şemasına Kullanılan Semboller

8 Hastane işletim haberleşme sistemindeki bilgi akışını ise geniş bir şekilde aşağıdaki gibi gösterebiliriz. Hastane Bilgi Sisteminde Bilgi Akışı Hastanenin çeşitli bölümler iş ofisi ve tıbbi kayıt bölümüne işlem görmemiş veri sağlarlar. Buralarda veriler tekrar gözden geçirilir. İlk olarak sistemdeki veriler kullanıma hazırlanır ve hastanenin işletim haberleşme sistemi için ulaşılabilir-kullanılabilir hale getirilir. Eğer bir hastane hastaneler arası karma veri sistemine bağlanırsa veriler o hastanenin sisteminden bu karma sisteme periyodik bir şekilde gönderilir. Ancak öncelikle bu karma veri sistemindeki verilerin bu ağa katılan hastaneleri de içermek kaydıyla uygun veri kullanıcıları için erişilebilir hale getirilmesi gereklidir. Kapsamlı bir hastane işletim haberleşme sistemi için veriler hastane içindeki çeşitli kaynaklardan gelir. Bu kaynaklar yedek ve günlük asıl servis bölümlerini de içerir.bu sistem sırasıyla hastanenin her bir elemanına idealleştirilmiş bilgi akışı sunar.söz konusu sistem çok iyi bilgisayarlaştırılmıştır ve hiçbir donanım sınırlaması tanımaz. Böyle idealleştirilmiş sistem bugün birçok hastane için pahalı olmakla beraber kapsamlı bir donanım sisteminin maliyeti

9 çok hızlı bir şekilde düşmekte, faydaları ise aynı hızda artmaktadır. İdeal bir sisteme sahip olmak bir hastaneye işlemleri pratik hale getirmek için otomatik hale getirilmiş ve en faydalı elemanları seçme imkanı verirken, diğer elemanları da elle kullanıma imkan verir.. Bu işleme yardım etmek için uygun olduğu zamanlarda elle yapılan alternatiflerde sunulur. Hastanelerde bilgi üreten departmanlar genellikle: Hasta kabul bürosu Hemşirelik bürosu Yardımcı servisler İş ofisleri Muhasebe bürosu Tıbbi kayıt bürosu Diğerleri Bilgi üreten departmanlardan elde edilen verilerin girilmesi, ortak kullanılan verilerin işlenmesi, klinik verilerle mali verilerin entegre edilmesi, verilerin çıktısının elde edilmesi, bilgi akışı sürecinde önemli olmalıdır.

10 4-HASTANELERDE YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ FAALİYETLERİNİ DESTEKLEMEDE Birçok hastane, veri işlem alanına yönetim faaliyetlerini destekleyen bilgi sistemlerinin gelişimi ile girmişlerdir. Hospital Financial Management Association (HFMA) tarafından yönetilmiş olan 1976 bilgisayar uygulaması üzerinde yapılan bir incelemede hastanenin % 86 sının bilgisayarı bordro hesap işlerinde, ikinci sırada ise alacaklı hesaplar ve hasta faturaları işlerinde, daha sonra yatak sayıı, hasta kabul işlemleri ve hastaneye yatmayan hastaların klinik randevularının zamanlanması için kullanıldıkları görülmiştür. Yönetim sistemleri aynı zamanda hastanedeki malzeme işletmeciliğini desteklemek için de kullanılmaktadır. İncelemede yer alan katılımcılardan % 63 ü ödenebilir makbuz (senet) hesaplarının işlenmesi için veri işlem techizatlarını kullandıklarını ve % 25 den fazlası bilgisayarları kapital, techizat ve malzeme stok envanteri için kullandıklarını rapor edilmiştir. Genel hesap işlemleri için defter kayıt tutma, fiyat hesapları, mali beyanların hazırlanmasını ve bütçelenmiş miktarlara karşın masrafların karşılaştırılmasını içeren bilgi sistemlerinin de yaygın olduğu görülmüştür. HFMA araştırması hastanelerin idari bilgi sistemlerini geliştirirken izlemiş oldukları alternatif yolları da göz önüne sermektedir. İdari amaçları için bilgisayar kullanana hastanelerden % 60 ı bilgisayar techizatını tesis etmişlerdir. Bunlardan % 25ila % 30 u ofis uygulamaları için mini bilgisayar kullanmaktadır. Geri kalanlar ise (% 40) dış veri işlem servisinin idari uygulamaları için kullanılmaktadır.

11 Hazır hastane bilgi sistemlerinde iki seviye tanımlanmaktadır 1. SEVİYE-I 2. Sistemleri Veri toplama ve mesaj iletme Servis için ihtiyaçların istenmesi Hasta ücretlerinin tutulması Mali verilerin tutulması Mali verilerin tutulması ve bordro makbuzları Günlük yatak sayımı Eski tahsil edilecek hesaplar gibi rutin raporların hazırlanması işlemlerini yapabilmektedir. Bu sistemlerin yaklaşık olarak hasta günü için maliyeti 1 ile 2 $ dır. 3. SEVİYE-II Sistemleri Sistem 1 deki tüm imkanlara sahiptir ve ayrıca klinik bilgiler kadar servis ihtiyaçları ve masrafları da kapsayacak programlanmış sistemle beraber kompütürize hasta tıbbi kayıt imkanının da içermektedir. Bu tipteki sistemlerin bir hasta günü için maliyeti $ arasında değişmektedir. Yazarlar, büyük hastanelerin seviye II sistemleri tercih etmeleri gerektiğini belirtmektedirler. Literatürde, kar amaçsız hastanelerin bilgi sistemlerinin durumu keder verici olarak tanımlanmaktadır. Bilgisayar mezarlıkları en çok bu büyük hastanelerde bulunmaktadır. Böyle bir sistemi işletme ve programlamanın teknik sorunlarını çoğu zaman organizasyon kapasitesinin çok üzerindedir. Bu sorunun nedenleri çok çeşitlidir. Yazarlara göre, hastanelerdeki çoğu yöneticiler sayılarla pek iyi başa çıkamamaktadırlar. Özellikle işletme kontrol tekniklerinin kullanılması ve mali verilerin anlaşılmasında yeterli teknik bilgiden yoksundurlar. Üst yöneticiler bilgi sistemlerinin tasarlanmasında özellikle içerik belirleme gibi önemli bir bölümde yer almamaktadırlar. Hastaneler, bilgi sistemlerini başlangıçta olduğundan daha az sermaye ile tahsis etmeye meyillidirler ve sistem geliştirme masrafları tahmin edilenden fazla ise şok olmaktadırlar. Bu sistemler, çalışmaya sokulmadan önce yeteri kadar denememişlerdir ve bunun getirdiği sonuç ise, birçok sorundur. Bir çok hastanedeki bilgi sistemlerinin üst yöneticiler tarafından kapasitelerinin altında kullandıkları da bir gerçektir. Belki de yukarıda bahsedilen sorunların anahtarı da budur. Bütçe tahsis etme gibi önemli anahtar kararlar vermek için üst yönetici tarafından düzenli olarak kullanılan bir bilgi sistemi tasarımı ve tesisattaki bütün kusurların sonuçta üstesinden gelebilecektir. 5--KOLAY KULLANIM VE LİSTELEME (PROGRAMLAMA) SİSTEMLERİ Kaynakların verimli kullanılması, çalışan hastane yönetimi için vazgeçilmez bir şarttır. Yüksek enflasyonlu bir ortamda giderlerin kontrol altında tutulmasına duyulan ihtiyaç ve azalan kaynaklar her bir hastanenin kolaylıkları ve kaynakları tam kullanmalarına önemli bir neden oluşturmaktadır. Kolaylıkların gözden geçirilmesi, hastanelerde çalışan servisler için gerekli ödemeyi sağlayan düzenleyici acentalar hem de sigorta şirketlerinin vekaleti altındadır. Hastane idarecileri aynı zamanda, bu servislerin gerektiği zamanda kullanımlarını

12 garantilemesi sorumluluğu ile karşı karşıya kalmaktadırlar ve bu servislerin verimli olarak programlanmaları bu durumda önemli olmaktadır. Bir çok hastane; verimli, kolay kullanım için bu taleplerin ışığı altında. Kompütürüze düzenleyici ve liste sistemleri geliştirmişlerdir. Sistemler; -Hasta doluluk oranı (Yatak işgal-kapasite kullanım oranı) -Acil müdahale faaliyetleri -Klinik müdahale faaliyetleri -Ameliyat salonu gibi kişisel servis kolaylıkları düzenlemek için geliştirilmiştir. Bazı sistemler; -İleri rezervasyon -Hastaların rahatlığı -Kaynakların yeterli tahsisi (özellikle personel oluşturulması) için liste oluşturulmasına imkan sağlamaktadırlar. İleri yatak rezervasyon ve ön kabul sistemleri, kabüllerin önemli bir kısmının elenmesinde ve önceliğe göre listelenmesi gibi (sözgelimi; uzmanlaştırılmış ameliyat kolaylıkları) durumlarda özellikle yararlıdırlar. Bilgisayar programları, tarihsel verileri (hastanın hastalık tanısı, ameliyat süresi, yaş ve cinsiyetini içeren) kalış süresinin ortalaması üzerine topladığı an hastanelere her bir seçilmiş hasta kabul durumu için ortalama kalış süresini verebilirler. Sonradan hasta kabulleri ise listelenirler ve bilgisayar dosyalarına verilirler. Sistem gelecek listeleme dönemi sırasında her bir gün için tasarlanan doluluk seviyelerini dikkatle izler. Bu tipteki bir sistem ile Massachusetts te yatak işgal oranı %30 dan %100 e, ameliyathane kullanımı %25 ten %79 a çıkmıştır. Hastanede günlük hasta kabul işlemleri günlük hasta çıkış işlemlerine yaklaşık olarak ta karşılık gelmemekteydi ve iptallerin yerine yeterli oranda kabul yapılmamaktaydı. Hastanenin yükü stabilize olmuş ve bu sistem hastaneye büyük yarar sağlamıştır. İptal edilen rezervasyonların yeri daha çabuk doldurulmuş ve hastane çevresindeki servislerin kullanımı ve personeli için daha iyi bir planlama söz konusu olmuştur. Kötü durumda olan hastaneler yaşamak istiyorlarsa yatak sayımının yeterli bir hesabını tutmayı sürdürmek zorundadırlar. Sayım verilerinin bir önemli amacı bütçe tasarılarına karşı karın düzenlenmesini kolaylaştırmaktır. Hastane yöneticileri özel servislerin talebini izlemeli, personel yerleşimi ve kolaylıklarda, talep değiştikçe ayarlamalar yapmalıdırlar. Long Island Yewish Hillside Medical Center de kompüterize yatak sayımı sistemi geliştirmiştir. Sayım raporları, hastahane ve de esas servis alanları ve alt servis uzmanlık birimleri çerçevesinde coğrafik olarak hazırlanmıştır. Son raporlar esas doluluk oranının tasarlananlarla karşılaştırılmasında detaylı analiz imkanı sunmuşlardır. Raporlar geçerli ay ve o yıl için çoğalan karşılaştırmalar sunmuşlardır. Ayrıca, eğer raporlar başlangıç tasarılarını gerçekleştirecekse yılın geri kalan kısmında gerekli olan ortalama doluluk oranının hesabını da içermektedirler. Bu sistem tasarılara karşı

13 karın düzenlenmesi yolu ile daha gelişmiş sermaye planlamasında sonuçlanmış ve hastanenin kaynaklarını, değişen talep ışığı altında, daha iyi planlayabilmesini ve tahsis edilebilmesini sağlamıştır. Şikago Michael Reese Hastanesi nde muayenehanelerin düzenlenmesi için geliştirilen sistem ile yılda ameliyat yapan 200 cerrah için 13 ameliyat odası düzenlenmiştir. Her bir ameliyat salonu için öncelikli rezervasyonu mümkün kılınmıştır. Bu kolaylıkların düzenleme aşamasında veriler, ameliyathanelerin; servis, doktor ve yapılacak işin özelliği tarafından kullanılması üzerine toplanmıştır. Bu İstatistiklerden her birindeki değişimler günün zamanı, haftanın günü ve sezon tarafından kontrol edilebilir. Bazı cerrahlar bu sisteme karşı çıkmışlardır fakat sistem genelde kabul görmüştür. Sistem; kişisel düzenlemelerle birlikte kolaylıkların daha verimli kullanılmasını sağlamaktadır. Özellikle büyük klinik hacmi bulunan hastanelerde; poliklinik randevularını düzenleyici sistemler yaygınlaşmaktadır. Yapılan randevuları ve randevu için eldeki zaman için devamlı kayıt tutan bilgisayar sistemlerinin tasarımı yapılmıştır. Buna ek olarak bilgisayar dosyaları günlük iptal oranını, klinik, hasta tipi, gündeki zaman ve hayattaki gün için değişmelerini analiz için toplamaktadır. Böyle veriler hastane personelinin düzenlenmesinde özellikle yardımcı olabilir. Bu sistemler, aynı zamanda klinikler için tıbbi kayıtlar çıkarma amacı ile yarın görülecek hastaların listesini çıkarabilmeyi de içeren otomatik veri planlamayı sağlayabilmektedirler. Massachussets General Hospital de poliklinik liste düzenlemesinde taktire değer işler yapılmıştır. Komputirize sistem 4 veri dosyasını muhafaza etmektedir. Bir doktor veya klinik dosyası, belirli bir zamanda hastayı görmek için kimin bulunabileceğine dair listeyi oluşturan kişiye kesintisiz veri sağlamaktadır. Bir randevu kütüğü dosyası,bir randevu defterine benzer olarak yeni bir randevu yapıldığında veya bir iptal durumu ulaştığında her defasında yeniden düzeltilmekte, gerekli elemeler yapılmakta bir gelecek randevu dosyası da hastalara notları hatırlatmak için otomatik bir işlem içinde kullanılmak üzere tutulmaktadır. Bu sistem ayrıca her hastanın geçmişi ile ilgili veriler ve en son tıbbi bulgular ıda içeren bir hasta dosya endex i de içermektedir. Bu dosya seçilmiş hasta verilerini izleyip bulma imkanı sağladığı ve dolayısı ile bir hasta hakkında inceleme gerektiği her alanda tıbbi kartların her seferinde aranılmasını gerektirmediğinden klinik personel için yardımcıdır. Sistemin hasta bekleme süresini ve günlük iptal oranını azalttığı tespit edilmiştir. Doktorların boş zaman oranında küçük bir yükselme olmasına rağmen genel sonuç; işletme planlaması ve kontrol için daha iyi veri oluşturulması olmuştur. 6- FİNANSAL BİLGİ SİSTEMLERİ Hastane yöneticileri sorumluluk ve gider kontrolü için talebin gittikçe büyüdüğü bir zamanda hastanelerinde tutarlı bir finans işletmeciliğinin önemi konusunda çok bilinçlidirler. Finans hakkındaki bilgi, hastanedeki çalışma performansının yönetiminde işletmeciliğe yardımcı olmak için gereklidir. Bir finans işletme programının içerdiği amaçlar; 1- Hastane yönetiminde en düşük mali yatırım kararları vermek için sayısal veri sağlamak. 2- Yeterli ve verimli işleyen mali alt sistemler geliştirmek 3- Çalışmaları kontrol ve değerlendirmek için hastaneye bilgi sağlamaktır.

14 Finansal bilgi sisteminin gelişimi; birinci derecede iyi bir hastane muhasebe sisteminin varlığına bağlıdır. Muhasebe; parasal birimlerle toplamanın özetlemenin, analiz etmenin, rapor etmenin, yorumlamanın biçimi, atılım üzerine bilgi olarak tanımlanmaktadır. Sistem analizleri hastane kontroller ve onun personeli ile bilgisayar işlemleri için var olan muhasebe süreçlerini değiştirirken yakın bir çalışma içinde olmalıdır. Böyle yapabilmek için kooperatif sistem yaklaşımı gereklidir. Bir sistem yaklaşımının önemi, hastanenin finans alanında tahsis olunacak hesaplar alanında tanımlanmaktadır. Hastanelerin mali bütünlüğünü kurmak için tahsil olunacak hesap işletmesine bir sistem yaklaşımı gereklidir. Bu yaklaşım her hasta kabulünden önce başlar ve hesap sıfırlanıncaya kadar da devam eder. Bu yaklaşımın kurulduğu temel ise, iyi düzenlenmiş politikalar ve süreçlerdir. Bir hastane finansal bilgi sisteminin gelişmesine dair iki yaklaşım vardır. Bunlar 1-Hastane, hastanenin finansal işletme ve muhasebe organizasyonunun çeşitli birimlere kategorize veri sağlayan birimlerden bağımsız bireysel mali uygulama biçimi seçebilir. 2- Hastane bilgisayarların planlama, düzenleme ve kontrol için ilgili birimleri bir araya getirdiği tamamı ile entegre edilmiş mali bilgi sistemi geliştirmeye karar verebilir. Geliştirilmiş bireysel mali alt sistemler şu özellikleri kapsamaktadırlar: 1- Bordro hazırlama ve muhasebe (bir bireysel veri sistemine olası bağlantı imkanı ile) 2- Tediye olunacak hesapların işlenmesi (satın alma işlem sistemine olası bağlantı ile) 3- Fiyat toplama, hasta ve 3. parti fatura çıkartma ve tahsil edilecek hesapların işlenmesi 4- Genel hesap defterinin tutulması 5- Gelir getirmeyen aktivitelerin masrafları ve genel masrafların eşit olarak dağıtılması için ücret tahsis sistemi 6- İşlemleri yapan denetçiler, hastane yöneticileri vekiller, dış düzenleyici ve maliyeciler için mali raporların hazırlanması 7- Bütçe oluşturulması ve bütçe kontrolü California Üniversitesi, Los Angeles Hastanesi nde bütün servislerde uygun ve anlaşılabilir mali bilgi sistemi tasarlanmış ve uygulanmıştır. Sistem faaliyetlerinin karmaşıklığı ve tüm bilgi sistemi kurmak için gereken zamanın uzunluğu nedeni ile modüller bir temel üzerine geliştirildi.. 65 esas bilgisayar programı ve 36 değişik mali rapor içeren bu sistemi tamamlamada 10 yıl ekipli geliştirme ve programlama zamanı gelir ve masraf verileri, tahsil edilecek hesaplar ve bordro modülleri ile sağlanır, ek veriler tediye duracak hesap modülü ve nakit ve muhtelif faturalardan günlük girişler yapılarak girilir. Genel Hesap defteri dosyasından alınan veriler hastane bölümlerinden toplanan istatistiklerle birlikte ücret tahsis modülüne giriş verisi olarak kullanılır ki bu da gelir getirmeyen aktiviteler ve diğer genel masrafları eşit olarak dağıttıktan sonra gelir/ücret merkezine geri gönderir. Kurumdaki bütün işletme seviyelerine rapor sağlamak için bir mali rapor modülü genel hesap defter ve ücret tahsis modülünden veri çıkarır. Başlangıç bütçe hazırlamaya kadar, bütçelenmiş miktara karşı yapılan masrafların son düzenlemesini içeren bir bütçe oluşturma modülü de geliştirilmiştir.

15 Bu sistemi oluşturanlar aşağıdaki yararların elde edildiğini tespit etmişlerdir. 1-Rutin hesap işlemlerinin getirdiği sıkıcı durumların çoğu berteraf edilmiştir. 2-Gelir getirici bölümlerin başındaki işletmeciler sağladıkları servislerin ücretleri üzerine kesin bilgileri olduğundan daha fazla ücret bilincine sahiptirler. 3-Hastane bölümleri artık kendi defterini tutmayı gerekli bulmamaktadırlar. 4-Hastane işletmesi artık eksiksiz ve uygun tutulmuş mali raporlar almaktadır ve 5-Hastane hükümet ve diğer dış acentalar tarafından konulan bilgiler için yeni gerekliliklere hazır bir şekilde artık cevap verebilir. Bilgisayarlar mali planlama ve model kurmak için de kullanılabilirler. Böyle sistemlerden biri hastanede mali kontrol ve planlamada karar verme süreci için bilgi sağlayan bir dizi birbiriyle bağlı bilgisayarlardan oluşan HOSPLAN dır. Bilgisayar modüllerinin oluşturulması üç aşamayı içermektedir. 1-Sağlanan servislerin çeşidini, aktiviteler hacmini, ortalama hesap çıkarma, beklenilen doluluk oranı,maaş oranı ve diğer masraf etkenleri ve bu gibi durumları gösteren bir hastane profilinin oluşturulması gereklidir. 2-Model, hastane profilindeki gelir ve masrafın temel öğeleri arasındaki bağlantıyı tanımlayacak bir takım bağlantıların oluşturulması gerekmektedir. 3-En son olarak modelin, bir takım planlanan tahminlerde(örneğin kolaylıkların genişlemesi, enflasyon etkileri) bulunması gerekmektedir. Bu tahminler hastanenin mali temeli üzerine gelecek müdehalenin neticesine simüle(taklit) edecek model için sonradan değiştirilebilmelidir. Mali bilgi sistemleri veya alt sistemleri geliştirirken, hastaneler daha önce bahsedilmiş olan alternatiflerden birini seçebilirler. Kurum için sistem gelişiminde, satıcılar tarafından sağlanan ön programlanmış paketlerin kullanımı veya dış servislerin veya hisse düzenlemelerinin kullanımı, sermaye alanında birçok çeşitli ticari paketler bulunmaktadır. 7- MALZEME (METERYAL) BİLGİ SİSTEMLERİ Bilgisayarlar; hastanelerin malzemeleri ve fiziksel kolaylıkların daha iyi işletilmelerinde yardımcı olarak kullanılmaktadırlar. Bu sistemler; kompütürize satınalma işlemleri, envanter kontrol işlemleri, komputerize menu planlama ve yemek servisi işletmesi, engelleyici durumların düzenlenmesi, enerji işletmesi ve proje listeleme ve kontrol sistemlerini (özellikle tasarımların oluşturulması ve yeniden biçimlendirilmesinde yararlıdırlar) içermektedirler. Levazım ve malzeme talepleri; bilgisayarla satın alma işlemleri için giriş verisini oluşturmaktadırlar. Talepler bilgisayara girilmekte ve mali kontrol için bütçe otorizasyonuna karşı karşılaştırılmaktadır. Levazım hesaplarında açıklar ortaya çıkarılmakta ve yetkili şahısa izleme süreçleri için gönderilmektedir. Talepler açıklık kazandığı anda bilgisayardan satın alma emri çıkarılmaktadır. Malzemeler hastaneye ulaştığında faturalar bilgisayara girilmekte ve açık istek dosyalarıyla karşılaştırılmaktadır. Birçok otomatik satın alma sistemleri eğer

16 sistem entegrasyonu daha önceden tasarlanmışsa hastanenin tediye olunacak hesaplar sistemine doğrudan bağlantıda içermektedirler. Bazı satın alma sistemleri, seçilmiş malzemenin otomatik olarak yeniden işletme sistemin de sağlamaktadırlar. Düşük fiyat yüksek kalitedeki parçalar için bu özelliğin koşulları gerekli görülmektedir. Bilgisayar, daktilo şeritleri, kurşun ve tükenmez kalem ve düşük maliyetli tıbbi malzemeler gibi malzemeleri istemek için programlanabilir, böylece satın alma birimine yüksek maliyetli teçhizat ve malzeme parçaları için görüşme yapabilecek zaman oluşturulur. Phceniv Beptist Hospital,ofis malzemelerinden tıbbi ve cerrahi malzemelere kadar 1600 standart stok parçaları için otomatik envanter kontrol sistemi çalıştırmaktadır. Bunun için bir paket programı satın alınmıştır. Böylece sistem gelişiminde harcanacak zamanın en aza indirilmesi sağlanmış oldu. Sistem, her bir parça için geçerli fiyat, satın alma miktarı, eldeki stok, yeniden isteme noktası (bilgisayar tarafından) otomatik olarak belirlemiştir. Sistem,stokta bulunmayan malzemeler ve diğer bilgileri içeren haftalık envanter analizi verebilmektedir. Sistem, geçerli envanteri yeniden isteme limitinin altında olan bütün malzemeler için otomatik olarak satınalma emri çıkartmaktadır. Aylık bölüm ve dağıtım raporları levazım ve materyallerin geçerli kullanımı ve fiyatların üzerine bölüm müfettişlerine veri sağlamaktadır. Kompüterize menü planlaması birçok hastanede daha çok yaygınlık kazanmıştır. Hastaların asgari beslenme ve diyet ihtiyaçları, sağlanabilir yiyecek maddeleri, fiyatları, beslenme ve yiyecek ücretleri haricindeki faktörler üzerine karar kuralları, hastalara düzenli ve memnun edecek görünüşteki yemeklerin sunulduğunu görüntülemek için bilgisayara yüklenirler. Bilgisayar bu bilgilerle beslenme modeli tarafından belirlenmiş şartlara uygun en düşük fiyatta bir menü seti oluşturarak sonuç verir. Kompüterize menü planlaması için hastanelere iyi paket programlar sağlanabilmektedir. New York daki Albany Medical Center, tedbir alıcı listeleme ve rapor çıkarmak için kompüterize bir sistem geliştirdi. Sistem techizat raporları, iş talimatlarını tutma ve iş gücü kullanımı ve tutulması masraflarını rapor etmek için biçimlendirildi. İş talimatları ön programlanmış zaman çizelgelerine göre otomatik olarak çıkartıldı. Bakım işleri tamamlandığı anda, bilgisayar dosyalarına işin bitirilmesi için gereken süreyi gösteren bitiş notu girilmektedir. Sistem,periyodik olarak yapılmakta olan ve bitmiş olan işler hakkında bilgi üretmekte ve ayrıca işletme kontrol amaçları için işgücü kullanımı ve bakım masrafları hakkında özet raporlar da vermektedir.. Sistemin tesis edilmesinin bir sonucu olarak bakım sürecinin kontrolü önemli ölçüde geliştirilmiştir. Çoğu periyodik incelemeler önceki el işleme sistemi altında yapılanlardan daha az tekrarlanmaktadır. Hastanelerde enerji kullanımını düzenlemede yardımcı olacak bilgisayar paket programları geliştirilmiştir. Genel enerji kullanım birimleri hesaplanmış, gerekliliklerle karşılaştırılmış ve tüketimi azaltacak imkanlar bilgisayar modeli ile yükseltilmiştir.. Hastaneler, sermaye oluşturma ve esas yeniden model yapma tasarıları ile sıklıkla ilgilenmektedirler. Bu tasarılar, işletmeciliğe yardımcı olacak sistemler geliştirmişlerdir. Bu sistemlerden biri olan Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme (kontrol) Tekniği

17 (PERT), tasarı, çizelgeleri oluşturma ve kontrol süreçlerine yardımcı olacak bilgisayar programlarını kullanırlar. Bu sistemin kullanıcılarının ilk olarak bir net-work kullanmaları gerekmektedir. Bu net-work ağı; 1. Tasarının tamamlanması için gereken bütün aktiviteleri 2. Bu aktivitelerin birbirine olan bağlantıları (anında yapılabilecek ve belirli bir zaman süreci izlenerek yapılması gerekenleri içerecek şekilde) ve 3. Her bir aktivitenin tamamlanması için bilgisayar tasarı tamamlanmasında kritik yolları gösteren bir çizelge ile cevap verecektir. Aktivite tamamlandığında, esas tamamlama zamanları bilgisayar sistemine yeniden girilmekte, program yeniden başlamakta ve geri kalan işler için yeni çizelgeler hazırlanmaktadır. Sistem hastanedeki esas tasarıların dinamik listeleme ve kontrolü için mükemmel bir araçtır ve bu konuda iyi paket programlar vardır. 7- PERSONEL BİLGİ SİSTEMLERİ Hastanelerin çalışanları bu sistemin en önemli veri kaynağıdır. Çoğu hastane bütçelerinin %60 ile %70 ini çalışanlarının maaşları ve yararları için harcamaktadırlar. Dolayısıyla hastane işletmesine işgücü planlamasında ve verimlilik analizinde yardımcı olması açısından iyi personel bilgi sistemi çok önemlidir. Bir hastane personel veri sisteminin yapabileceği birçok önemli fonksiyonları vardır. Bu sistem aşağıdaki fonksiyonları içermektedir Çalışanların devamlı kayıt edildiği dosyaları tutmak ve güncelleştirmek, Talebe göre bu dosyadan bilgi bulup çıkarmak, Otomatik pozisyon (statü) kontrolünün sağlamak, Hastanenin her ücret merkezine işçi analiz raporları üretmek, Devir ve yerinde olmama gibi personel problemlerinin analizi için rapor üretmek Çalışanların özellikleri ve sertifikasyonları hakkında kayıt tutmak, Hastanenin bordro sistemi ile bağlantılı olarak işçi masraf tahsis işlemleri üretmek, Çalışanların üretkenlikleri ve kalite kontrolü üzerine bilgi sağlamak (uygun işçi standartlarının geliştirilmiş olduğu farz edilerek). Youngstown Hospital Associotion, 832 hasta yataklı sistemin iki birimine hizmet veren bir otomatik personel bilgi sistemi temin etmiştir. Bu sistemin amacı: 1. Sendika ile görüşmelerde kullanılmak üzere yeterli işçi bilgisini sağlamak, 2. İşçi masraflarını indirmek veya stabilize etmek, 3. Kağıt işlerini özellikle bölüm seviyesinde indirgemek, 4. Bütçe tasarıları, personel yerleştirme analizleri, kalite kontrol ve verimlilik (üretkenlik) standartlarının geliştirilmesi ve iş başında olmama durumlarının analizi için personel işlerine nicel veri sağlamak. Sisteme girişler personel işlerinde toplanmıştır. Sistemin analizi ve dizaynı sırasında biçimler basitleştirilmişlerdir. Ve sonuçta yeni bir biçim, bölüm seviyelerinde oluşturulan

18 işlemlerin %85 ile başa çıkabilmiştir. Merkez personel kayıt bilgisayar dosyası on-line terminalleri ile güncelleştirilmektedir. Her bir çalışan için 64 bilgi öğesi ayrılmıştır ve dosyadaki bütün veriler bilgisayar terminallerinde gösterim için mevcuttur. Sistem tarafından oluşturulan raporlar, ücret merkezi tarafından verilen işçi analizi, üç aylık iş başında olmama raporları, her ödeme sürecinde çıkarılan bölümlere ait verimlilik raporları ve on-line bilgisayar terminalleri aracılığı ile talep edildiğinde elde edilebilen birçok raporları kapsamaktadır. Sistemin daha önce kullanılan el-işleme sistemine oranla daha az pahalı olduğu söylenmekte ve sendika görüşmelerinde de çok yararlı olduğu ispatlanmış bulunmaktadır. Michigan, Detroit deki Hutzel Hastanesi, hastanenin bordro sistemi ile bağlanmış olan bir personel işletme bilgi sistemi biçimlendirilmiştir. Sistemin ana amacı bölüm başkanlarına ve ara işletmecilere işçi masraf verileri sağlamaktır. Sistem bağımsız dış servis büro bilgisayarında çalışmakta ve ayrıca hastanenin bordro sistemini işletmektedir. Hutzel sistemi her bir merkez için meslek sınıflandırma, personel, bütçenin analizi, çalışanların masrafları, kullanımının özeti ve çalışanların performansını analiz edebilmek için yıl ve tarih kayıtları ile pozisyon (mevkii) kontrol verileri sağlamaktadır. Sistemin prodüktivite oranının yükseltilmesi ile sonuçlandığı tespit edilmiştir. Toplam çalışma saatlerinin bir önceki yıla oranla %10 arttığı rapor edilmiştir. Mount Sinai Hastanesi işçi grevleri sırasında kullanılmak üzere bir işçi gücü tahsis sistemi geliştirmiştir. Sistem hastanenin personel ve bordro veri temellerinden ve her bir sendikasız çalışan tarafından cevaplandırılmış soru kitapçıklarından giriş verileri çıkarmaktadır. Bilgisayar programları elde bulunan bir çalışan eleman dosyasına karşılık gereklilikler dosyasından veri toplanmakta ve grev süreci boyunca kritik çalışma pozisyonlarının yerini doldurabilmek için gerekli atamalar yapılmaktadır. Program, cinsiyet, yaş ve çalışanın tıbbi statüsü kendi kişisel tercihleri ve sahip oldukları özel bilgi düzeyi gibi faktörleri göz önüne almaktadır. Sistem bu yüzden kritik grev süreçlerinde en yüksek personel yerleştirme hazırlığını sağlamaktadır.

19 8- HASTA BİLGİLERİNİN GİZLİLİĞİ Sağlık çalışanları hasta enformasyonu hakkındaki gizlilik öğesine sıkı sıkı bağlıdır ve en az Hipokrat zamanındaki gibi hasta bilgilerini saklarlar. (M.Ö ) Hipokrat ın da belirttiği gibi: İnsanın hayatıyla ilgili gördüğüm, duyduğum ve çalışmam sırasında öğrendiğim her türlü bilgiyi saklayacağım. İnsanlarla ilgili kişisel sırları kimseye açıklamayacağım. Yukarıdaki yemin bir hastanın bütün bakımı sırasında tutulmalı ve yeni mezun bir hekim bile hasta kayıtlarını korumalıdır. Günümüzde hastanın enformasyonu ile ilgili olarak bilgileri uzman doktorlar, sigorta şirketleri, kamu sağlık kurumları, adli kurumlar ve diğer devlet kurumları arasında paylaşılmaktadır. Bu enformasyon paylaşımı mevcut bilgisayar veri sistemleri tarafından aktarılmaktadır. Bu geniş enformasyon paylaşımı nedeniyle hastanın enformasyonu üzerinde doktorun tam bir hakimiyet kurabilmesi yeni Hipokrat zamanındaki gibi yapabilmesi imkansızdır. Sağlık verileri tıpkı kişisel bilgiler gibi bireylerin çok az kontrolü bulunabilen verilerdir. Sağlık verilerinin açıklanması ve yanlış verilerin açıklanması bireyin diğer bazı bilgilerinin açıklanmasından daha büyük bir etkiyi birey üzerinde yapar. Sağlık verilerinin açıklanması; bireyin iş yaşamında, sigorta durumunda, mali durumunda, eğitiminde ve diğer durumlarda potansiyel bir rahatsızlık yaratır. Ahlaki kodların düzenlenmesi ile yapılan işin açıklanması önlenebilir ve toplum bilgilerin iyi şekilde korunduğuna inanır. Sonuncu cümle önemlidir çünkü şahsi bilgilerin açıklanması ile bazı şiddet olayları çıkabilir. Enformasyonun kişisel olup olmamasının sınırı çoğunlukla açık değildir ve hastadan hastaya değişiklik göstermektedir. Bu yüzden bilginin gizliliğinin korunmasındaki ideal amaç hastanın kimliği ile ilgili olmalı ve hastaya göre yapılmalıdır. Yani bilginin kişisel olup olmadığı belirtilmelidir. Fakat bu ideal her zaman gerçekleşmeyebilir ve hasta bilgilerine giriş tamamen yasaklanmamalıdır. Bu yüzden belirli bir denge getirilmeli ve risk faktörü en aza indirilmelidir.

20 Hasta, hastanede doğal bir tedavi görmüşse bu genelde kişisel bilgi değildir. Ama hasta özel bir birimde yani psikiyatri veya bulaşıcı hastalıklarda tedavi görmüşse bu bilgi kişisel bilgi haline gelmiştir. Veri terimlerini gizlemek için birçok değişik veri kurma modelleri geliştirilmiştir. Örneğin bütün kişisel veri terimleri tesadüfen seçilen bir numara tarafından şifrelenmiştir. Eğer hasta kişisel olmayan bilgi kullanılarak tanımlanıyorsa bunu yapan kişi hastanın teşhisini, prosedürünü ve diğer bilgilerini öğrenememektedir. Sorumlu olmayan kişi bu şifreyi bilmemeli ve yanlış enformasyonu kullanmamalıdır. Yanlışlıkla meydana çıkan bilgi azdır. Tıbbi kayıtların üstlenilen gizliliğinin ve güvenilebilirliğinin sağlanması için mutlaka uygun güvenlik sistemi kurulmalıdır. Sistemi koruyabilmek için, mutabık tedbirler, uygun istekler için yetkili kullanıcılar tarafından yaptırılır. Kayıtların güvenilebilirliği için şartlar konulmalıdır. Tedbirler denince tüm çalışanların aklına güvenilebilirlik gelmelidir. Gizlilik ve güvenirliğin kurumsal bazda sağlanması söz konusudur. Psikiyatrist kayıtları ve AIDS gibi hastalıklara yakalananların teşhis kayıtları göz önüne alınarak bir karara varılmalıdır. Bu tip kayıtlar yetkisiz kişiler tarafından açıklanmamalıdır. Bilginin kontrolünde iki katagori vardır. Bunlar: 1- Kullanıcı kontrolü, 2- Elektronik veri yöntemi (hesap kontrolü) Kullanıcı kontrolü denildiğinde, kullanıcı bölümleri tarafından kullanılan kontrol olarak tanımlanmaktadır. Elektronik veri yönetiminde ise araç olarak yönetim işlemi taslağı ve bu taslağın yapılmasına izin verilmesi gerekliliğini içeren denetlemenin elektronik formudur. Uygulamaları biriktiren dokümanların kütükleme ve yeteneklerin dizaynı ile birlikte bütünleşmesi sağlanmalıdır ve kütükleme yöntemi sağlam olmalıdır. Kütükler; kurcalanmaktan ve zarardan korunmalıdır. Uç terminaller (PC) kullanıcıları ile hastane bilgi sistemi için güvenlik sistemi yapılmalıdır. Son kullanıcı kontrolü altındaki mikrobilgisayar sistemlerinin veri güvenliği, sistemin denetlenmesinde büyük rahatlık sağlar. Bilgi giriş, çıkılarına bakan evrak görevlilerinin sadece, hasta adı, oda numarası, telefon numarası gibi temel bilgileri ekranda görebilmeleri, onun dışındaki bilgilere ulaşamamaları gereklidir.

21 9-TANI VE TEDAVİYİ DESTEKLEMEYE İLİŞKİN SİSTEMLER Tanı ve tedavi konuları ile ilgili bilgi sistemlerine hastane yönetiminde olduğu kadar ilgi gösterilmemiştir. Bu konu hastane bilgi yönetim sisteminin bir parçası olduğu dikkate alınarak kısaca incelenecektir. Ancak 1960 lı yıllardan sonra ABD de bazı üniversite ve araştırma hastanelerinde genelleştirilmiş klinik bilgi sistemlerini geliştirilmesinde hastane bilgi yönetim sistemlerine nazaran bazı olumsuzluklar ve güçlükler yaşanmıştır. Bu tür çalışmalar büyük bir finans kaynağı ve emek gücü gerektirmektedir. Bu istemlerin çok güvenilir ve dikkatli bir tasarımın sonucu olması şarttır. Bu bilgi sistemlerinin güvenilirliğini sağlayabilmek için bazı özel şartların yerine getirilmesi gereklidir. Bu şartları ise şu şekilde sıralaya biliriz; 1-Sistemleri kullanacak personel dikkatli seçilmiş ve iyi yetiştirilmiş olmalıdır. 2-Bilgisayar sistemlerinin ve yazılımlarının kullanılmasında, güvenliğin, gizliliğin mutlak sağlanması gerekir. Klinik bilgi sisteminin geliştirilmesindeki teknik güçlüklerin yanında, sosyal ve psikolojik engellerde mevcuttur. Bilgisayar teknolojisindeki hızlı gelişmelere sosyal yaşamda uyum sağlanması konusundaki güçlükler kendini burada da göstermektedir. Klinik bilgi sistemini başlıca; bilgisayar destekli tanı ve tedavi, bilgisayar destekli hasta takip, bilgisayar destekli hastalık kayıtlarının tutulması, bilgisayar destekli laboratuar ve eczane bilgi sistemleri şeklinde gruplandırabiliriz. 9-1-BİLGİSAYAR DESTEKLİ TANI VE TEDAVİ BİLGİ SİSTEMİ Bu sistemin genel çerçevesi iki ana öğeden oluşmaktadır. 1-Hasta verilerini toplayan ve bu verileri doktorlara ileten sistemler (hastanın geçmişi, muayene ve test sonuçları olarak) 2-Doktorun karar vermesine yardımcı olmak üzere, hastaya ait veriler ile tıbbi bilgileri karşılaştıran sistemler (deneysel sistemler, laboratuar bulguları) Hasta verilerini toplayan ve bu verileri doktorlara ileten sistemlerden elde edilen çok sayıdaki hastaya ait bilgiler, bir manyetik typte ya da bilgisayar belleğinde saklanır. Bu suretle oluşturulan veritabanı, hasta izlenmesinde ve bilimsel araştırmalarda kullanılabilmektedir. Araştırma bakımından çok önemli bir kaynak oluştururlar. Zira çok büyük sayıdaki hastaya ait veri, standart protokollere geçirilerek, hasta toplumu için karşılaştırılmalı inceleme materyali olarak değerlendirilebilirler. Doktorun karar vermesine yardımcı olmak üzere, hastaya ait veriler ile tıbbi bilgileri karşılaştıran sistemlerde iki ayrı yöntem söz konusudur. Birinci sistemlerde doğrudan sinyal işlemleri uygulanmaktadır.(elektrokardiogramın yorumlanması ve elekrosefalogramların analizi konularında uygulanmaktadır.) ikinci sistemlerde ise tıbbi düşünce yürütme ve karar verme beklenmektedir. Burada alınan tahlil sonuçlarına göre değerlendirme yapılır.

22 Klinik konularda düşünce yürüten ve karar veren sistemler henüz tam güvenli olmayıp, bir uzman doktorun yerini asla tutamazlar. Bu açıdan bakıldığında yönetimi desteklemeye ilişkin sistemlerden elde edilen bilgiler klinik bilgilere nazaran daha güvenilir olarak kabul edilebilir. Bilgisayardan elde edilen ve tanıya yardımcı olan bilgiler yanında hastayı izleme ve tedavi konularında yararlanmak üzere bir takım sistemler geliştirilmiştir. Bu konuda; Bilgisayarda oluşturulan tedavi protokolü ve uyarı sistemleri, radyasyon tedavisini planlama sistemleri, bilgisayarlı hasta takip sistemleri ilginç örneklerdir BİLGİSAYAR DESTEKLİ HASTA KAYITLARINI TUTMA BİLGİ SİSTEMİ Hastalık kayıtlarının tedavi ve bakım süresince tutulması bir anlamda tüm hastanelerde bir zorunluluktur. Buradaki sistemin kolaylığı hastanın yattığı andan itibaren hastaneden çıkıncaya kadar geçen zamanda tıbbi kayıtlarının bilgisayar kayıtlarında bir arşiv oluşturularak tutulmasıdır. Taburcu olunca da bir arşiv kaydı verilir. Hastanın tekrar başvurusunda ya da ayakta tedavisinde bu arşiv kaydı esas alınır. Hastalık kayıtları aynı zamanda doküman olarak bir denetim aracı ve doktor muayenelerinde de bir başvuru kaynağıdır. Özellikle eğitim hastanelerinde araştırmalara veri tabanı olarak hizmet gören bir kaynak sayılmaktadır. Bu nedenlerle hasta kayıtlarının dikkatli bir şekilde tutulması gerekmektedir. Hastalık kayıtları yönetiminde bilgisayar desteği büyük yarar sağlamaktadır. Bu sistem genelde hastaların kimlik bilgilerini, hastalığın sınıflamasını, demografik faktörler çerçevesinde kayıtların indekslenmesini içerir. Böylece herhangi bir araştırma ve denetimde kayıtları geri çağırmak mümkündür. Bazı sistemler, bağlı sistem olarak geri çağırma olanağına sahiptirler. Bu şekilde hastalık kayıt özetleri acil serviste, ayakta tedavi gören kliniklerde ve başvuru bürolarındaki terminal ekranlarında görülebilir BİLGİSAYAR DESTEKLİ LABORATUVAR VE ECZANE BİLGİ SİSTEMİ Laboratuar bilgi sistemleri; test işlemlerini otomatik olarak yapmak ve laboratuar verilerini işlemek biçiminde, iki aşamalı işlevi üstlenmektedir. Test yapan laboratuar aletlerini bilgisayara bağlayarak bulguların sonuçlarının alınması ve hasta dosyasına işlenmesi sağlanır. Bir hastanede laboratuar bilgi sistemi her birimde bağımsız olarak çalışabileceği gibi laboratuar otomasyon sistemine bağlanarak da çalışabilir. Bir laboratuar bilgi işlem sistemi test isteklerinin kaydını, örnek toplanmasını, programlama ve test işlemleri, tamamlanan test sonuçlarını kaydetme, ilgili yere hemen iletilmesi gereken test raporlarını düzenleme, hastaya ait test özetlerini hazırlama, laboratuara ait istatistik bilgileri çıkarma, laboratuarın yönetim kademesince denetimi ve kalite kontrolü için gerekli kayıtları tutma işlevini üstlenmektedir. Komple bir laboratuar bilgi sisteminden beklenen alet otomasyonu ile bilgi işlem fonksiyonlarının birlikte yürütüldüğü bir yönetim bilgi sistemidir. Böylece hastadan test örneği alındıktan sonra, otomatik olarak bütün işlemler tamamlanır ve sonuç bildirilerek kayıt edilir. Hastaneye ait otomatik laboratuar bilgi sisteminin hastane bilgi sistemine bağlanması gereklidir. Sebebi ise, test sonuçları merkez hasta veri dosyasına girmeli ve tamamlanan

23 testlerin numara ve tipleri hasta muhasebe kayıtlarına geçirilerek, parasal karşılığı çıkarılmalıdır. Hastane eczanelerinde de geniş bir bilgi işlem ihtiyacı mevcuttur. İlaçların siparişi, stoklanması ve dağıtımının dikkatli bir biçimde denetimi, az da olsa tıbbi hatalardan sakınmak üzere güvenli kayıtlar tutmak ve saklamak bir zorunluluk olarak karşımıza çıkmaktadır. Aynı zamanda muhasebe ve karlılık hesapları için de bilgi sistemine ihtiyaç duyulur. Eczane bilgi sistemleri de; bağımsız ya da hastane bilgi sistemine entegre olarak çalışabilmektedir. Genelde bağımsız eczane bilgi sistemleri, zehirli ilaçların denetimi, ilaç siparişi ve envanter kontrolü, hastalara ilaç dağıtımının denetimi, ilaçlarla ilgili bilgi birikiminin oturtulması ve hasta borçlarının hesaplanması konularına yönelik geliştirilmiştir. Hastane bilgi sistem merkezine bağlı eczane bilgi sistemlerinde, hastane yöneticileri veya yetkililer kullandıkları bilgisayar vasıtasıyla verilen ilaçları eczane bilgi sistemine girerek anında görme ve denetleme imkanına sahiptirler. Merkezi bilgi yönetim sistemine sahip eczane sistemlerinde ilaç siparişleri, hastanın muayene veya tedavi olduğu servislerdeki terminallerden giriş yapılarak verilir. İlaç isteği hastanın kimliği eklenmiş ve etiketli basılı kağıt halinde eczaneye iletilir. Bu sistemde ilaç stokunu takip ve hasta borcunun çıkartılması işlemleri otomatik olarak yapılır. 10-ENTEGRE HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ Tam bütünleşik bilgi sistemlerinde amaç, hastanedeki tüm ana bilgi sistemi fonksiyonlarının bir arada bağlantılı (entegre) olarak yürütülmesidir. Hastane entegre bilgi sistemi kavramı kapsamında yer alan, konular şu şekilde ifade edilmiştir.