İş Adı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Fakülte/Yüksekokul Fakülte/Yüksekokul Sekreteri Bölüm Sekreterliği Akademik Birim

Transkript

1 Ders Programı Sınav Programı Ders Açma Ders Bilgileri Güncelleme İş Adı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Fakülte/Yüksekokul 9-Üniversite senatosunca açılmasına ve ya güncellenmesine karar verilen ders otomasyonda ders kataloğu ve ilgili program müfredatına tanıtılır. 6- Birim yetkilisi bölümlerden gelen teklifin yönetim kurulunda görüşülmesini sağlar. 8-Birim yetkilisi yönetim kurulunda alınan kararı senatoda görüşülmek üzere Rektörlük Makamına sunar. 1-Birim yetkilisi ders ve sınav programlarının düzenlenmesini Eğitim - Öğretim ve Sınav Komisyonundan talep eder 2-Bölüm sekreteri ders açma formlarını bölüm başkanına sunar 3-Bölüm başkanı ders öneri tekliflerini bölüm akademik kuruluna görüşülmesini sağlar. 5-Bölüm sekreteri, alınan kararı metin haline getirerek ilgili formlarla birlikte bir üst yazı ile birim yetkilisine gönderir. Öğretim Üyesi 1- Ders tanıtım ve uygulama bilgileri formunu (Form 11) bir dilekçe ile bölüm sekreterine teslim eder. Bölüm Akademik Kurulu 4-Bölüm Akademik Kurulu yapılan ders öneri teklifini görüşür. 7-Birim Kurulu yapılan ders önerisini değerlendirir. 4-Birimlerden gelen ders program otomasyon sisteminde gerçekleştirilir. tekliflerini 3-Program yapma görevlisinden gelen programı ilan eder, ayrıca OİDB ye gönderir. Eğitim - Öğretim ve Sınav Komisyonu 2-Komisyon, akademik takvime uygun olarak dönemlik ders programını yapar ve birim yetkilisine teslim eder.

2 Mazeretli Ders Kayıtlanma Ders Sunma Öğretim Eleme Atama Ders Gruplandırma 1-Birimlerden sunulacak derslerin bildirilmesi talebinde bulunulur. 10-Birimlerden gelen ders sunma tekliflerini otomasyon sisteminde gerçekleştirilir. 6-Birimlerden gelen mazeretli kayıtlanma teklifleri otomasyon sistemine aktarılır 2-Birim yetkilisi ilgili dönem sunulacak dersleri ve dersleri verecek öğretim elemanlarının isimlerinin belirlenmesi için ders listelerini bölüm başkanlığına havale eder.. 7-Birim yetkilisi bölümlerden gelen teklifi karara bağlamak üzere yönetim kurulunda görüşülmesini sağlar. 9- Birim yetkilisi yönetim kurulunda alınan kararı, ekleri ile OİDB ye gönderir. 3-Birim yetkilisi bölümlerden gelen dilekçeleri karara bağlamak üzere yönetim kurulunda görüşülmesini sağlar. 5- Birim yetkilisi yönetim kurulunda alınan kararı resmileştirdikten sonra OİDB ye karar ve ekleri ile gönderir. 3-Bölüm Sekreteri, gelen yazıyı bölüm başkanına sunar. 4- Bölüm başkanı sunulacak dersleri ve öğretim üye isimlerinin bölüm akademik kuruluna görüşülmesini sağlar. 6- Bölüm sekreteri, alınan kararı metin haline getirerek ilgili formlarla birlikte bir üst yazı ile birim yetkilisine gönderir. 1-Süresi içinde ders kaydını yaptırmayan öğrenciler mazeretlerini belirtir dilekçe (Form 1) ve mazeret belgesi ile devam şartını aşmadığı süre zarfında bölüm sekreterliğine başvuruda bulunur. 2-Bölüm sekreteri dilekçe ve eklerini bir üst yazı ile birim yetkilisine gönderir. Bölüm Akademik Kurulu 5-Bölüm Akademik Kurulu sunulacak dersleri ve dersleri verecek öğretim elemanlarına dair teklifi hazırlar. 8-Birim Yönetim Kurulu yapılan teklifi görüşür ve karara bağlar 4-Birim Yönetim Kurulu mazeretli kayıtlanma taleplerini karara bağlar

3 Danışman Atama İşlemleri Kesin Kayıt İşlemleri Ders Kayıt İşlemleri 1-Kazanan adayları gösteren resimli öğrenci bilgileri elektronik ortamda ÖSYM sitesinden alınır ve otomasyon sistemine aktarılır. 2-Kayıt takvimine uygun, birimlere göre kesin kayıt takvimi belirlenir ve web ortamında ilan edilir. 4-Kesin kayıt için dosya ve diğer dokümanlar hazırlanır. 3-Kesin kayıt için merkezi kayıtlanma bürosu oluşturulur. 4-Kimlik kartları hazırlanır. 5-Öğrenciler kesin kayıt için istenen belgelerle kesin kayıt bürosuna giderek kesin kaydını yaptırır ve öğrenciye Kimlik kartı ile öğrenci belgesi teslim edilir. 6- Kesin kaydını yaptıran öğrenci listeleri ilgili birimlere yollanır. 1-Birimlerden ilgili dönem öğrencilerine atanacak danışman listeleri talep edilir. 7-Birim yetkilisi OİDB den gelen kesin kayıt öğrenci listelerini ilgili bölüm sekreterliklerine havalesini yapar. 2- Bölüm Başkanlıklarından danışman önerileri talep edilir. 8-Bölüm sekreterleri ders kaydı yaptıracak öğrenci listelerini bölüm akademik danışmanlarına teslim eder. 11-Danışmanlarca ders kaydı kesinleşen öğrencilere ait onaylı ders kayıt formları bölüm sekreterlerince arşivlenir. Akademik Danışmanlar 9-Danışmanlar öğrencinin alması gereken zorunlu ve seçimlik dersler; devam ettiği programdaki başarı durumu yanında derslerin program içindeki dağılımı, yapısal özellikleri ve benzeri teknik değerlendirmeler de göz önünde bulundurarak ders kaydını onaylar 10-Ders kaydı sonrası danışman ve öğrenci tarafından onaylanan ders kayıt formu bölüm sekreterliğine teslim edilir 5-Gelen danışman listeleri otomasyon sistemine aktarılır. 4-Dekanlık bölüm başkanının önerisini onaylayarak OİDB ye gönderir. 3-Bölüm Başkalığının dekanlığa bildirilir. sınıf danışman önerisini

4 Ekle-Sil Kayıtlanma Yatay geçiş başvuruları 1-Birimlere göre yatay geçiş başvuru takvimi, kontenjanı ve şartları web sayfasında ilan edilir. 2-Belirlenen tarih aralığında başvurular şahsen veya posta ile (Form 10) kabul edilir. 3-Başvuru belgeleri uygunluk durumuna göre değerlendirilir ve kontenjan oranında kazanan adaylar OMU Yatay geçiş usullerine göre sıralanır. 4-Belgesi uygun bulunmayan, kazanan, kazanamayan ve yedek adaylara ait ayrıntılı liste web sayfasında ilan edilir. 5-Kazanan aday listeleri ve belgeleri intibak kararları için ilgili birimlere gönderilir. 15-Birimlerden gelen kurul kararı doğrultusunda öğrencinin ders kaydı yapılır. 16-Ayrıca öğrencinin gelmiş olduğu birimden dosyasını bir yazı ile talep eder 6-Birim yetkilisi, gönderilen öğrenci listesini karara bağlamak bölüme havale eder. 12-Birim yetkilisi intibak komisyonunda alınan kararı birim yönetim kurulunda görüşülmesini sağlar. 14-Birim yetkilisi yönetim kurulunda alınan kararı resmileştirdikten sonra OİDB ye karar ve ekleri ile gönderir. 7-Bölüm sekreteri listeyi bölüm başkanına sunar 8-Bölüm Başkanı listenin intibak komisyonunda görüşülmesini sağlar. 10-Bölüm Başkanlığınca hazırlanan intibak formu (Form 14) yazı ekinde Dekanlığa sunulur. İntibak Komisyonu 9-İntibak komisyonu öğrenci başvuru belgelerine göre müfredata uygun intibak işlemlerini gerçekleştirir. 13-Birim Yönetim Kurulu gönderilen intibak komisyonu kararını karara bağlar. 2014/2015 Eğitim Öğretim döneminden itibaren ekle-sil işlemleri otomasyon sistemi üzerinden yapılacağından herhangi bir şekilde form kullanılmayacaktır. Derse kayıtlanan öğrenci, eğer o dersi değiştirmek isterse akademik takvimde belirtilen süre içinde danışmanına giderek sistem üzerinden gerekli değişikliği yapacaktır.

5 Erasmus (Giden Öğrenci) Erasmus (Gelen Öğrenci) Öğrenci belgesi Transkript 1-Erasmus koordinatörlüğünce belirlenen öğrenci listeleri ilgili birimlere yollanır. 5-Birimden gelen karar erasmus koordinatörlüğüne bildirilir. 6-Gelen öğrencilerin otomasyon kaydı yapılır. 7-Uluslararası ilişkiler birimi ve bölüm koordinatörü tarafınca onaylanan Learning Agreement belgesine istinaden ders kaydı yapılır. 1-Erasmus koordinatörlüğünce belirlenen öğrenci listeleri ilgili birimlere yollanır. 5-Birim kurullarından onaylanan dersler ve öğrenciler sisteme aktarılır. 2-Birim yetkilisi bölüm sekreterinin parafını dikkate alarak veya belgenin doğruluğunu otomasyon sisteminden kontrol ederek imzalar. 2-Birim yetkilisi, gönderilen öğrenci listesi karar bağlamak üzere birim yönetim kuruluna havale eder. 4-Birim yetkilisi yönetim kurulunda alınan kararı resmileştirdikten sonra OİDB ye karar ve ekleri ile gönderir. 2-Birim yetkilisi, gönderilen öğrenci listesi karar bağlamak üzere birim yönetim kuruluna havale eder. 4-Birim yetkilisi yönetim kurulunda alınan kararı resmileştirdikten sonra OİDB ye karar ve ekleri ile gönderir. 1-Öğrenci talebine dair dilekçesini bölüm sekreterliğine teslim eder. 2-Bölüm sekreteri otomasyon sisteminden alacağı belgeyi paraflayarak imza/mühür için birim/imza yetkilisine gönderir. 3-OİDB Öğrenci bürosundan da öğrenci öğrenci belgesi ve transkriptini alabilir. 3-Birim Yönetim Kurulu gönderilen listeyi karar bağlar. 3-İlgili Birim Yönetim Kurulu öğrencinin izinli sayılması ve öğrenim anlaşmasında yer alan derslerden başarılı olduğu takdirde intibak yapılacağına dair karar alır.

6 % 10 a giren öğrenciler Özel yetenek sınavı ile öğrencisi kabulü 1-Birimlerin belirlediği başvuru takvimi, kontenjanı ve şartları web sayfasında ilan edilir. 1-OİDB tarafından tespit edilen % 10 giren öğrenci listeleri öğrencinin bağlı olduğu birime gönderilir. 2-Birim yetkilisi, gönderilen öğrenci listesini danışmanlarca değerlendirmek üzere bölümlere havale eder. 3-Birimlerden gelen öğrencilerin başvurusu alınır, yetenek sınavı düzenlenir ve kazanan asıl ve yedek liste Web de ilan edilir ve akademik danışmanlara duyurulur. 6-Danışmanlarca ders kaydı kesinleşen öğrencilere ait onaylı ders kayıt formları bölüm sekreterlerince arşivlenecektir. 3-Bölüm sekreterleri öğrenci listelerinin değerlendirmek üzere danışmanlara teslim eder. Akademik Danışmanlar 4-Dersleri seçen öğrencinin kaydının müfredata uygun olup olmadığı danışmanlarca kontrol edildikten sonra onaylanacaktır. 5-Ders kaydı sonrası danışman ve öğrenci tarafından onaylanan ders kayıt formu bölüm sekreterliğine teslim edilir 9-Birim kurul kararı harç bürosuna gönderilir ve öğrenciye geri borçlandırılır. 6-Birim yetkilisi danışman değerlendirmesi sonrası listeyi karara bağlamak üzere birim yönetim kuruluna havale eder. 8-Birim yetkilisi yönetim kurulunda alınan kararı resmileştirdikten sonra OİDB ye karar ve ekleri ile gönderir ve % 10 a giren öğrenci listesi ilan eder. 5-Danışmanlarca yapılan değerlendirme sonuçlarını üst yazı ile birim yetkilisine gönderir. Akademik Danışmanlar 4-Sunulan listedeki öğrencilerin başarı ve uygunluk durumunu değerlendirir ve listeyi paraflar. 7-Birim Yönetim Kurulu gönderilen listeyi karara bağlar.

7 Kayıt dondurma Kayıt Silme YÖKSİS e öğrenci verilerinin girilmesi Askerlik Belgesi 1-Kayıt döneminden sonra ilgili öğrenciler için sistemden askerlik belgeleri alınır. 2-Öğrencilerin bağlı olduğu askerlik şubelerine Yeni kayıt olan/ilişiği kesilen/mezun olan erkek öğrencilerin durumları posta ile yollanır. 2-Mezun olan öğrencilerin askerlik şubelerine mezuniyet durumları bildirilir. 1-Üniversitemiz otomasyon sisteminden ilgili dönemde kayıtlı, mezun yada ilişik kesmiş durumdaki öğrencilerimizin verileri istenen formatta üretilip YÖKSİS Öğrenci Bilgi Toplama Sistemi uygulaması kullanılarak Yüksek Öğretim Kurulu veri tabanına yüklenir. 4-Birimlerden gelen karar otomasyon sistemine aktarılır. 7-Birimlerden gelen karar otomasyon sistemine aktarılır 1-Disiplin soruşturması veya kendi isteği (Form 3) ile yapılan kayıt silme başvuruları Birim amiri tarafından imza altına alındıktan sonra OİDB ye karar ve ekleri ile gönderir 4-Öğrencinin taleplerini karara bağlanmak üzere birim yönetim kuruluna havale eder. 6- Birim yetkilisi yönetim kurulunda, alınan kararı resmileştirdikten sonra OİDB ye karar ve ekleri ile gönderir 1-Öğrenciler, kayıt dondurma taleplerine dair (Form 4) dilekçe ve mazeretini gösterir belgelerini Bölüm sekreterliklerine sunulur. 2-Bölüm sekreterleri öğrenci danışmanlarından dilekçeleri paraflatarak görüşlerini alır. 3-Bölüm sekreteri, mazeret dilekçelerini birim yetkilisine gönderir 5-Birim Yönetim Kurulu kayıt dondurma taleplerini karara bağlar.

8 TEV Bursu KYK Bursları Koç Bursu Omu Vakıf Bursu 1-Vakıftan burs alan öğrencilerin başarı, mezuniyet, normal eğitim süresi içinde olup olmadıkları, aktif öğrencilik gibi durumları dönem sonlarında değerlendirmeye tabi tutulur 2- Kriterlere uymayan öğrenciler sistemden çıkartılır ve OMU Vakfına durum bildirilir. 3- Sistemden çıkartılan öğrencinin birimine yeni burs başvurusu için ek kontenjan hakkı tanınır ve kontenjan sayısı ve başvuru takvimi ilan edilmek üzere ilgili birime yollanır. 3-Belirlenen takvim aralığında yapılan başvurular uygunluk değerlendirmesine tabi tutulur. 4-Uygun olan adayların başvuru değerlendirme sonuçları OMU Vakfına ve ilgili birimine bildirilir. 1-Koç tarafından belirlenen kontenjanlar ve başvuru takvimi ilan edilmek üzere ilgili birime yıllanır. 3-Belirlenen takvim aralığında yapılan başvurular uygunluk değerlendirmesine tabi tutulur 4-Uygun olan başvurulardan kontenjan sayısı oranındaki lise KOÇ burs merkezine yollanır. 5-KOÇ burs merkezi yapılan değerlendirme sonucunu Web sayfasında ilan eder. 1-KYK tarafından bildirilen kontenjanlar birim öğrenci sayılarına göre belirlenerek başvuru takvimi ile birlikte ilan edilmek üzere birimlere yollanır. 2-Belirlenen takvim aralığında yapılan başvurular uygunluk değerlendirmesine tabi tutulur. 3-Uygun başvurular değerlendirme kriterlerine göre sıralanarak KYK sayfasına girişi yapılır. 4- KYK başvuruları değerlendirerek web sayfasında ilan eder 1-TEV tarafından belirlenen kontenjanlar ve başvuru takvimi ilan edilmek üzere ilgili birime yıllanır 2-Belirlenen takvim aralığında yapılan başvurular uygunluk değerlendirmesine tabi tutulur 3-TEV bursu başvurularından kontenjanın 3 katı kadar olan öğrenciye ait başvuru belgeleri TEV komisyonuna teslim edilir. 4-TEV in başvuruların değerlendirmesi ile alakalı mülakat tarihi ilan edilmek üzere ilgili birime yollanır. 5-TEV burs merkezi yapılan değerlendirme sonucunu Web sayfasında ilan eder. 1-OİDB den gelen ilan ve başvuru sonucunun öğrencilere duyurulması sağlanır. 2-OİDB den gelen ilanın öğrencilere duyurulması sağlanır. 1-OİDB den gelen ilanın öğrencilere duyurulması sağlanır. 1-OİDB den gelen ilanın öğrencilere duyurulması sağlanır.

9 (2) Mezuniyet İşlemleri (Dönem Sonu diploma) (1) Mezuniyet İşlemleri (Dönem İçi Transkript Kontrolü) 1-Dönem başından itibaren mezuniyet aşamasındaki öğrencilerin müfredatında alması gereken dersler, aldığı kredi ve tamamladığı kredi noktasında durumunu inceler. Durumunda düzeltme yapılması gereken öğrencilerin listesi Fakülte/ Enstitü /Yüksekokula gönderilir. 13-Birimden gelen muaifet ve intibak kararları otomasyona işlenir 1-Final notlarının girilmesinin son gününden itibaren mezun durumdaki öğrencilerin listesi mezuniyet kararı aldırmak üzere Fakülte/Enstitü/Yüksekokullar gönderilir. 2- Harç bürosu, Kütüphane, Koruma ve Güvenlik Müdürlüğü ve Öğrenci eğitim gördüğü birimden ilişik kesmesinde sakınca olup olmadığı noktasında yazışma yapılır. 4-Birim yetkilisi öğrenci bölüm başkanlığına havale eder. 10-İntibak komisyon teklifini karara bağlanmak üzere birim yönetim kuruluna havale edilir. 12-Birim yetkilisi alınan kararı resmileştirdikten sonra OİDB ye karar ve eklerini gönderir 2-Birim yetkilisi mezuniyete hak kazanmış öğrenci listesini danışmanlara onaylatmak üzere bölümlere gönderir 5-Birim yetkilisi danışman tarafından onaylanan listeyi Birim amiri imzası ile OİDB ye gönderir. 5-Bölüm Başkanlığı, öğrenci listesi önce akademik danışmanla, sonrasında intibak komisyonuna sevk eder. 8-Akademik danışmanlardan ve intibak komisyonunda gelen öneriler üst yazı ile dekanlığa bildirilir. 3-Bölüm sekreteri, listeleri inceletmek üzere Akademik danışmanlara dağıtır. Akademik Danışmanlar 6-Akademik danışmanlar öğrencinin durumlarına ait önerilerini hazırlarlar. İntibak Komisyonu 7-Komisyon öğrencinin intibak önerilerini hazırlar Fakülte/Yüksekokul Yönetim Kurulu 11-İntibak komisyonu teklifini veya mezuniyet durumlarını karara bağlar Akademik Danışmanlar 4- Öğrencinin mezuniyet durumunu inceleyip, görüş belirtir. 6-Birimlerden gelen mezuniyet kararları doğrultusunda öğrenci diplomaları basılır.

10 DGS Öğrenci Kesin kaydı Akademi k Takvim Öğrenci Kontenjanlarının Belirlenmesi Yeni Program Açma 9-Senato ve YÖK tarafından onaylanan programlar sistem üzerinde açılır ve müfredatları oluşturulur. 1-ÖSS den gelen kontenjan talep yazısına istinaden birimlerden kontenjan oranları talep edilir. 3-Birim yetkilisi, gönderilen ders açma teklifini karara bağlamak üzere birim yönetim kuruluna havale eder. 8-Birim yetkilisi yönetim kurulunda alınan kararı senatoda görüşülmek üzere Rektörlük makamına sunar. 2-Birim yetkilisi, gönderilen kontenjan talebini karara bağlamak üzere birim yönetim kuruluna havale eder. Beş iş gününde OİDB ye sonucu bildirir. 2-Bölüm sekreteri, kurul kararını ve ilgili formları bir üst yazı ile birim yetkilisine gönderir. Bölüm Akademik Kurulu 1-Bölüm Akademik Kurulu yeni program açma önerisini hazırlar.. Fakülte/Y.okul Yönetim Kurulu 4-Birim Yönetim Kurulu program açma önerisini karara bağlar. Fakülte/Y.okul Yönetim Kurulu 3-Birim Yönetim Kurulu talep edeceği kontenjan sayısını karara bağlar. 5-Birimlerden gelen Kontenjan taleplerine dair kararları Senatoya sunar ve ÖSS nin nihai kararı oranında kontenjan ilan edilir. Üniversite Senatosunca belirlenen akademik takvimler web sayfasında ilan edilir 1-Kazanan adayları gösteren resimli öğrenci bilgileri elektronik ortamda ÖSYM sitesinden alınır ve otomasyon sistemine aktarılır. 2-Kayıt takvimine uygun, birimlere göre belirlenen kayıt takvimi web de ilan edilir. 3-Öğrenciler kesin kayıt için istenen belgelerle kesin kayıt bürosuna giderek kesin kaydını yaptırır ve öğrenciye Kimlik kartı ile öğrenci belgesi teslim edilir. 4- Kesin kaydını yaptıran öğrenci listeleri ve Başvuru belgeleri intibak işlemleri için ilgili birimlerine gönderilir. 4-Birim yetkilisi yönetim kurulunda alınan kararı senatoda görüşülmek üzere Rektörlük makamına sunar.

11 Tek Ders Sınavı Çift Anadal Yandal programı açılması DGS Ders kaydı 6-Birimlerden gelen kurul kararı doğrultusunda öğrencinin ders kaydı yapılır ve kayıt formundan bir nüsha ilgili birime yollanır 6-Senato tarafından onaylanan programlar sistem üzerinde açılır ve müfredatları oluşturulur. 6-Gelen listeler doğrultusunda sınav sonucunu otomasyona aktarır. 1-Birim yetkilisi, gönderilen DGS öğrenci listesini intibak işlemlerini yapmak üzere intibak komisyonuna havale eder. İntibak işlemleri beş iş günü içinde tamamlanarak OİDB ye gönderilmek zorundadır. 3-Birim yetkilisi intibak komisyonunda alınan kararı birim yönetim kuruluna havale eder. 5-Birim yetkilisi kurulda alınan kararı resmileştirdikten sonra OİDB ye gönderir. 3-Birim yetkilisi, gönderilen program açma teklifini karara bağlamak üzere yönetim kuruluna havale eder. 5-Birim yetkilisi kurulda alınan kararı senatoda görüşülmek üzere Rektörlük makamına sunar. 3-Birim yetkilisi dilekçeleri birim yönetim kuruluna havale eder. Sınavlar 10 gün içince yapılır. 5-Tek ders sınav takvimini hazırlatır. Yapılan tek ders sınav sonucunu (Form 5) OİDB ye gönderir. 2-Bölüm sekreteri, kurul kararını ve ilgili formları bir üst yazı ile birim yetkilisine gönderir. 1-Tek ders sınavına girmek isteyen öğrenciler bütünleme sınavlarını takip eden bir hafta içinde dilekçe (Form 5) ile başvuruda bulunur. 2-Bölüm sekreteri akademik danışman görüşlerini aldıktan sonra dilekçeleri birim yöneticisine bir üst yazı ile gönderir. İntibak Komisyonu 2-İntibak komisyonu öğrenci başvuru belgelerine göre müfredata uygun intibak işlemlerini gerçekleştirir. Fakülte/Yüksekokul Yönetim Kurulu 4-Birim Yönetim Kurulu gönderilen intibak komisyonu kararını karara bağlar. Bölüm Akademik Kurulu 1-Bölüm Akademik Kurulu yeni program açma teklifini karara bağlar. Fakülte/Y.okul Yönetim Kurulu 4-Birim Yönetim Kurulu program açma önerisini karara bağlar. Fakülte/Y.okul Yönetim Kurulu 4-Birim Yönetim Kurulu tek ders dilekçelerini karara bağlar.