KolayOfisHukukOfis OtomasyonSistemleri

Transkript

1 KolayOfisHukukOfis OtomasyonSistemleri KulanıcıKılavuzu Raporlar

2 TelifHakkıveLisans TelifHakkı2014NtMicroDestek Yazılım Bil.San.Tic.Ltd.Şti. Telifhakkıyasalarınınizin verdiğidurumlardışında, öncedenizinalınmadan çoğaltılması,uyarlanması veyaçevrilmesiyasaktır. Bubelgedeyeralanbilgiler öncedenhaberverilmeksizin değiştirilebilir.microdestek ürünlerivehizmetlerineilişkin garantiler,buürünlerve hizmetlerlebirliktegelenaçık garantibeyanlarındabelirtilmiştir. Bubelgedeyeralanhiçbirşeyek garantioluşturacakşeklinde yorumlanmamalıdır.microdestek, işbubelgedeyeralanteknik hatalardanveyayazım hatalarından yadaeksikliklerdensorumlututulamaz. Bubelgeiçerisindeyeralantüm bilgilerkolayofiskulanımına yöneliktir. Ürünbildirimi Bukulanım kılavuzundaçoğupaketeortak olanözelikleranlatılmaktadır.bazıözelikler kulanmışolduğunuzpaketiçerisindevar olmayabilir. KolayOfisKulanıcıKılavuzu'nda bulunanensonbilgileriedinmekiçin, htp:/ adresindekimicrodestekwebsitesinegidin.

3 İçindekiler 1 Raporlar Duruşma Takvimi...2 Arakarar Rapor Planlanan İş Rapor Cari Rapor Müvekkil Rapor ( Mail ) Müvekkil Rapor Avans Masraf Rapor Vekalet Ücretleri Raporu...10 Müvekkil Masraf Listesi...11 Personel Masraf Listesi...12 Personel Hesap Özeti...13 Saat Raporu Çıktısı

4 1 Raporlar Duruşma Takvimi Duruşma Takivimi menüsü altında sisteme eklenilen tüm duruşma günlerine ilişkin takvim oluşturulmaktadır. Şekil.1. Duruşma Takvimi menüsü ile tüm duruşmalar raporlanabileceği gibi ek kriterler kullanılarak oluşturulacak takvim için detaylandırmalar yapılabilir. Tarih kriterleri ile günlük, iki günlük, 5 günlük ve belilenecek iki tarih aralığındaki duruşmalar filtrenebilir. Sorgu Kriteri Seç ile ; müvekkile, mahkemesine, sorumlu avukatına, yerine göre gibi kriterler kullanılabilir. Ayrıca alt tarafta bulunan tablo ile gruplamalar yapılabilir. Gruplanmak istenilen sütun Lütfen Gruplamak İstediğiniz Sütunu Buraya Sürükleyiniz.. alanına sürüklenerek, istenilen gruplama işlemi gerçekleştirilir. Hazırlanan takvimin word, excel ve pdf formatlarında çıktısı alınır. Arakarar Rapor Arakarar Rapor menüsü ile sisteme eklenmiş olan tüm arakararların raporu alınır. Özel kriterler ile oluşturulacak olan rapora esneklik katılabilinir. 2

5 Şekil.2. Sorgu Kriteri Seç ile ; müvekkile, mahkemesine, sorumlu avukatına, yapıldığı tarihe göre gibi kriterler kullanılabilir. Ayrıca alt tarafta bulunan tablo ile gruplamalar yapılabilir. Gruplanmak istenilen sütun Lütfen Gruplamak İstediğiniz Sütunu Buraya Sürükleyiniz.. alanına sürüklenerek, istenilen gruplama işlemi gerçekleştirilir. Kriterler bölümünde yer alan iki sekme üzerinden, aktif arakararlar, tamamlanmış arakararlar veya her ikiside seçenekleri ile ayrım yapabilir. Bunula beraber oluşturulacak rapor tarih kriteri eklenere sadece belirli tarih aralığında ki arakararların rapor içerisine dahil edilmesi gerçekleştirilir. Planlanan İş Rapor Planlanan iş rapor menüsü ile beraber hem geçmişte kayıt altına alınan işlerin takibi yapılabileceği gibi hem de gelecekte tamamlanması gereken iş planlarının takibi gerçekleştirilir. 3

6 Şekil.3. Takibi veya kontrolü yapılacak iş Sorgu Kriteri Seç ile tespit edilir. Benzer şekilde iş planlarının yer aldığı tablo üzerinden de yazılabilir alanlar doldurularak işlem gerçekleştirilebilir. Yapılan bu sorgu kriterleri ile kullanıcılar tespit etmiş oldukları işlere ulaşabildikleri gibi aynı sorgulama kriterlerini kullanarak, çıktısı alınmak istenen raporuda şekillendirebilirler. Bu iki temel sorgu kriteri dışında, raporun tam anlamıyla filtrelenebilmesi için ek kriter kullanılır. Ek Kriterler ile beraber sorumluluar, iki tarih aralığı, işin durumu, yer kriteri, mahkemesi, karşı tarafı ve rapor çıktısında görüntülenmek istenen sütunlar belirlenir. Ayrıca alt tarafta bulunan tablo ile gruplamalar yapılabilir. Gruplanmak istenilen sütun Lütfen Gruplamak İstediğiniz Sütunu Buraya Sürükleyiniz.. alanına sürüklenerek, istenilen gruplama işlemi gerçekleştirilir. Cari Rapor Cari Rapor içerisinde müvekkiller ile ilgili olan cari ekstreler birden fazla formatta hazırlanabilmektedir. 4

7 Şekil.4. Herhangi bir kriter seçmeden sadece müvekkili Cari bölümünden seçip Raporla butonu tıklandığında, o müvekkile ait Toplam Avans, Masraf, Tahsilat Reddiyat, Vekalet Ücreti ve Ödenen Vekaket Ücreti bilgilerine ulaşılır. Ayrıca aynı müvekkile ait kaç adet aktif ve arşiv dosya olduğu ekran üzerinden takip edilebilir. Bunların dışında Kalan Bakiye ve Son Bakiye alanları sayesinde genel alacak verecek hesaplamaları yapılabilir. Ekran üzerinde görüntülenen bu bilgilerin Yazıcı ikonu tıklanması ile beraber, rapor formatında çıktısı Word, Excel ve Pdf alınabilir. Cari Rapor içerisine bir çok kriter eklenebilir. İlişkili Müvekkiller dosyanın içine dahil edilebilir. Tarih Kriteri seçeneği ile beraber sadece belirli bir dönemin cari raporuna ulaşılabilir. Bu seçeneğin kullanılması sayseinde ekran üzerinde yer alan Devir Bakiyesi alanı da aktif hale gelecektir. Müvekkilin dosya bazlı olarak raporu görüntülenebilir. Yukarıda yer alan kriterlerin dışında, raporun çıktısı tamamen farklı tipte çıktılar olarak da alınabilir. Raporu Dosyalar Halinde Gruple ve Dosya Hesabı Alt Toplamlarını Çıktıya Ekle seçeneği seçildiğinde, müvekkil adına yapılan tüm muhasebe kayıtları dosya bazlı olarak ayrıştırılır. Bu sayede birden fazla dosyanın muhasebe detayları ayrı ayrı görüntülenmiş olur. Cari Ekstre seçeneğinin seçilmesi ile beraber, bir banka ekstresi gibi çıktı alınır. Yani yapılan tüm muhasebe kayıtları bir kümülatif artış azalışa tabi olur ve rapor çıktısında her yapılan işlem sonrasında son bakiye hesabı görüntülenmiş olur. Liste Halinde Rapor Hazırla seçeneği tıklandığında, yeni bir sayfa açılacaktır. Açılan sayfa üzerinden müvekkillerin toplu olarak cari raporları oluşturulur. Öncelikli olarak rapor içerisinde görüntülenmek istenen sütunlar belirlenir. Raporun iç tablosu belirlendikten sonra hangi müvekkilerin bilgileri rapora eklenmek isteniyor ise seçin yapılır. Eğer tüm müvekkillere ilişkin bir rapor oluşturulmak isteniyor ise Tümünü Seç seçeneği kullanılarak, hızlı bir sonuç alınır. Tüm bu işlemler sonrasında raporun neye göre sıralanacağı seçilebilir. Örneğin, en yüksek masraftan en düşüğe, en düşük vekalet ücreti ödemesinden en yükseğe gibi. Oluşturulan rapora tarih kriteri eklenerek sadece belirli bir tarih aralığında ki raporun da oluşturulması mümkündür. Raporun iç dinamizmi tamamlandıktan raporun çıktısı isteğe göre Word, Pdf ve Excel formatlarında çıktısı alınabilir. 5

8 Şekil.5. Müvekkil Rapor ( Mail ) Müvekkil Rapor Mail menüsü ile sisteme müvekkil adına kaydolan tüm işlemler, sisteme üzerinden mail olarak gönderilebilir. Şekil.6. 6

9 Müvekkil Rapor Mailin hazırlanıp gönderilebilinmesi için öncelikli olarak müvekkil seçilmelidir. Müvekkil seçimi tamamlandıktan sonra, eğer sistemde adresi kayıtlı ise otomatik olarak alanında görüntülenecektir. Ancak böyle bir kayıt sistemde yok ise manual olarak doldurulabilir. Rapor içerisine ilişkili diğer müvekkiller Seçili Müvekkil ile İlişkilendirilen Diğer Müvekkillerin Dosyalarını Rapora Ekle seçeneği seçilerek eklenebilir. Ayrıca hazırlanacak olan rapor Dosya Bazlı Rapor seçeneği seçilerek dosya bazlı olarak hazırlanabilir. Gönderilecek olan rapor mailinin içeriği ekranın alt tarafında bulunan alan üzerinden gerçekleştirilmektedir. Dosyanın içine dahil edilmesi istenen bilgiler ekranın sağ tarafında yer alan kutucuklar işaretlenerek eklenir. Tüm işlemler sonrasında Mail Gönder butonu tıklanır ve hazırlanan rapor Hukuk Bürosu veya Şirketin logosu ile gönderilir. Sisteme tanımlanan logo otomatik olarak rapor çıktısına eklenmektedir. Müvekkil Rapor Müvekkil Rapor menüsü ile müvekkilin dava ve icra dosyaları ile ilgili durum raporu çıkartılmaktadır. Şekil.7. Hazırlanmak istenen rapor müvekkil bazlı veya dosya bazlı olarak hazırlanabilmektedir. Ayrıca tüm müvekkilerin dosyaları da tek bir rapor içerisinde oluşturulabilir. Kriterler alanı seçilerek hazırlanması istenen rapor şekillendirilir. Dosya Durum Kriteri ile devam eden ve sonuçlanan olmak üzere iki ayrı durum seçimi gerçekleştirilebilir. Ayrıca 7

10 tarih kriteri ile beraber sadece belirli bir dönemde kabul edilen dosyaların çıktısı alınabilir. Dosya ile İlişkilendir ve İlişkili Müvekkilleri Ekle seçenekleri ile seçili müvekkil ile ilişkilendirilmiş dosya ve müvekkiler rapora eklenebilir. Hazırlanacak olan rapor içerisinde Büro İçi Rapor ve Müvekkil Özel Rapor seçenekleri de kullanılabilir. Eğer ofis içerisinde değerlendirilecek bir durum raporu isteniyors Büro İçi Rapor, müvekkile teslim edilecek bir rapor hazırlanmak isteniyor ise Müvekkile Özel Rapor seçeneği seçilmelidir. Tüm bu işlemler sonrasında Raporla butonu tıklanır ve rapor hazırlanır. Hazırlanan raporun Word, Excel ve Pdf formatlarında çıktıları alınabilinmektedir. Avans Masraf Rapor Sisteme kaydı yapılan tüm Avans, Masraf, Tahsilat ve Reddiyatların, ayrıntıları ile raporlanabilineceği menüdür. Şekil.7. Avans Masraf Rapor içerisinde iki farklı temel işlem yapılmaktadır. Birincisi girişi yapılan avans, masraf, tahsilat ve reddiyatların raporlanması. İkincisi ise hatalı giriş yapılan bu işlemlerin üzerinde değişim işlemlerinin yapılması ve silinebilinmesi. Avans Masraf Rapor menüsü ile rapor hazırlanabilinmesi için öncelikli olarak Başlangıç ve Bitiş Tarihleri seçilir. Sonrasında talep edilen rapor içeriğine göre müvekkil bazlı veya genel ( tüm müvekkiller ) raporlar alınabilir. Müvekkil seçeneğininseçildikten sonra isteğe göre İlişkili Müvekkilleri ekle seçeneğinin seçimi ile beraber rapor içerisine sisteme kaydedilmiş ilişkili müvekkillerde rapor içerisine dahil edilebilir. Müvekkil veya Tüm Müvekkiller seçeneğinden herhangi biri seçildikten Ek Kriter ve Bakiyesi seçenekleri ile rapor detaylandırılması sağlanabilir. 8

11 Ek Kriterler seçeneği ile Sadece Reddiyat, Sadece Tahsilat, Sadece Avans, Sadece Masraf, Avans ve Tahsilat veya Masraf ve Reddiyat seçenekleri seçilebilir. Bakiyesi seçeneği ile de var olan bakiye durumune göre sıralamalar ve filtrelemeler uygulanabilir. Hazırlanan rapor son olarak Yazıcı ikonu tıklanarak çıktısı alınabilir hale getirilir. Hazırlanan Avans Masraf Rapor çıtkısı Word, Excel veya Pdf formatlarında oluşturulabilir. İkinci aşama olan düzeltme ve silme işlemleri ile ekranın alt tarafında bulununa tablo üzerinden gerçekleşmektedir. Tablonun sol tarafında bulunan Büyüteç ikonun tıklanması ile beraber yeni bir ekran açılacaktır. Bu ekran üzerinden girilen tüm masraf silinebilir. Ayrıca birden fazla eklenen masraf detayı tek tek olarak da silinebilinmektedir. Eksik eklenen masraflar da yine aynı ekran üzerinden Masraf Ekle butonu tıklanarak yeni açılan ekran üzerinden eklenebilir. Ayrıca Avans Makbuzu ile butonu tıklanarak var olana avans veya masrafa ilişkin bir makbuz çıktısı da alınabilir. Büyüteç ikonu yanında yer alan tablo butonu ile de var olan girişe ait açıklama üzerinde değişim gerçekleştirilebilir. Butonun tıklanması ile seçili işlemde ki açıklama tablosu yazılabilir bir alana dönüşür ve kullanıcı bu yazılabilir ekran üzerinde açıklama hakkında ki değişimleri gerçekleştirebilir. Şekil.8. Vekalet Ücretleri Raporu Vekalet ücretleri menüsünde tüm vekalet ücretlerine ilişkin raporlar hazırlanmaktadır. 9

12 Şekil.9. Vekalet Ücretleri Rapor menüsü ile iki farklı formatta rapor hazırlanabilir. Birinci sistemden tarafından hazır olarak oluşturulan rapor. İkincisi ise Esnek Rapor formatında olan, kullanıcıların rapor içeriklerini kendilerinin düzenleyebileceği rapor. İlk rapor tipinde çıktı alınabilinmesi için öncelikli olarak Başlangıç ve Bitiş tarihleri seçilir. Sonrasında müvekil seçim işlemi gerçekleştirilir. Tek bir müvekkil seçilebilineceği gibi Tüm Müvekkiller seçeneği işaretlenerek tüm müvekkillerin verileri rapor içerisine dahil edilebilir. Ek Kriterler olarak İlişkili Müvekkilleri Ekle ve Bakiyesi seçenekleri kullanılabilir. İlişkili Müvekkil Ekle seçeneğinin seçilmesi ile beraber tek olarak seçilen müvekkilin ilişkilendiriliği müvekkillerde rapor içerisine dahil edilecektir. Bakiyesi seçeneği ile de alacak kalemine ilişkin ayrımlar gerçekleştirilebilir. Yapılan seçimler sonrasında Raporla seçeneği tıklanır ve açılan Yazıcı ikonu tıklanılarak raporun çıktısı alınabilir. İkinci tip rapor ise Esnek Rapor formatında olan rapor tipidir. Bu rapor dahilinde kullanıcılar rapor içeriklerini kendileri belirleyebilmektedir. Görüntülenmek İstenen Sütunlar seçeneği üzerinden rapor içerisine dahil edilmesi istenen sütunlar seçilir. Seçilen sütunlar hemen alt tarafta bulunan tablo içerisine eklenecektir. Eklenen sütunlar üzerinden filtrelemeler yapılabilinir. Örneğin, Müvekkil sütununa istenilen bir müvekkil adı girilir ve bu sayede sadece o müvekkile ilişkin bilgiler rapor içerisinde görüntülenir. Rapor sütunlarının yeri üzerinde değişim yapmak da mümkündür. Tut bırak işlemi ile sütunların yeri üzerinde değişim kolaylıkla gerçekleştirilir. Rapor içeriğine ilişkin bilgilerin kaydı tamamlandıktan sonra Esnek Rapor Çıktısı altında yer alan Yazıcı ikonu tıklanır ve rapor çıktısı alınabilir. Rapor çıktısı Word, Excel veya Pdf formatlarında çıkartılabilir. Müvekkil Masraf Listesi Müvekkil Masraf Listesi menüsü ile müvekkiller adına yapılmış olan masrafların listesi alınabilir. 10

13 Şekil.10. Müvekkil Masraf Listesi ile çeşitli kriteler kullanılarak müvekkillere adına yapılmış olan masrafların listesi alınabilinmektedir. Listenin hazırlanabilinmesi için öncelikli olarak müvekkil seçimi gerçekleştirilmedilir. Müvekkil seçiminden sonra talebe göre Dosya ile İlişkilendir ve Müvekkil ile İlişkili Diğer Müvekkillerin Dosyalarını da Rapora Dahil Et seçenekleri kullanılabilir. Dosya ile İlişkilendir seçeneği ile dosya bazlı olarak rapor hazırlanabilir. Müvekkil ile ilişkili olan diğer müvekkil rapor içerisine dahil edilmek isteniyor ise Müvekkil ile İlişkili Diğer Müvekkillerin Dosyalarını da Rapora Dahil Et seçeneği seçilmelidir. Talebe göre raporun şekillendirilmesi işlemi ise Kriterler seçeneğinin seçilmesi ile gerçekleşebilmektedir. Bu seçeneğinin seçilmesi ile beraber açılan ekran üzerinden Dosya Bazlı Grupla, Tarih Kriteri, Belgeli Durum Kriteri, Raporlara Grafik Ekle, Avans, Tahsilat ve Reddiyatları Rapora Ekle seçenekleri seçilebilir. Dosya Bazlı Grupla seçeneği Dosya ile İlişkilendir kutucuğu tıklanmayıp, tüm dosyaların rapor içerisinde grup grup ayrılmasını sağlamaktadır. Tarih Kriteri seçeneği ile iki tarih arasında ki verilere ilişkin rapor çıktısı alınabilir. Belgeli Durum Kriteri ile de sadece belgeli, sadece belgesiz ve tümü seçenekleri ile yapılan masrafa ilişkin belgeler üzerinden ayrım yapılabilir. Raporlara Grafik Ekle ile de yapılan masrafın ana grubuna ilişkin bir diyagramın rapora eklenmesi gerçekleştirilir. Avans, Tahsilat ve Reddiyatları Rapora Ekle seçeneğinin seçimi ile de rapor içerisine avans, tahsilat ve reddiyatların eklenmesi sağlanır. Yapılacak olan tüm seçimlerin tamamlanması sonrasında Rapor Oluştur butonu tıklanır ve rapor hazır hale getirilir. Hazır halde olan raporun çıktısı Word, Excel ve Pdf formatlarında alınabilir. 11

14 Personel Masraf Listesi Personel Masraf Listesi, personellerin müvekkileri üzerinde yapmış oldukları marsafları gösteren raporların hazırlandığı menüdür. Şekil.11. Personel Masraf Listesinin hazırlanabilinmesi için öncelikli olarak personelin seçimi yapılmalıdır. Eğer tüm personellere ilişkin bir rapor alınmak isteniyor ise Tüm Personeller seçeneği seçilmelidir. Bu işlem tamamlandıktan sonra çıktısı alınmak istenen rapor eğer tüm müvekkilere ilişkin olmayacak ise Müvekkil Kriteri Ekle seçeneği seçilir. Müvekkil dışında dosya ile de ilişkilendirilmek isteniyor ise Dosya ile İlişkilendir seçeneğinin tıklanması yeterli olacaktır. Talebe göre raporun şekillendirilmesi işlemi ise Kriterler seçeneğinin seçilmesi ile gerçekleşebilmektedir. Bu seçeneğinin seçilmesi ile beraber açılan ekran üzerinden Tarih Kriteri ve Belgeli Durum Kriteri seçenekleri seçilebilir. Tarih Kriteri seçeneği ile iki tarih arasında ki verilere ilişkin rapor çıktısı alınabilir. Belgeli Durum Kriteri ile de sadece belgeli, sadece belgesiz ve tümü seçenekleri ile yapılan masrafa ilişkin belgeler üzerinden ayrım yapılabilir. Yapılacak olan tüm seçimlerin tamamlanması sonrasında Rapor Oluştur butonu tıklanır ve rapor hazır hale getirilir. Hazır halde olan raporun çıktısı Word, Excel ve Pdf formatlarında alınabilir. 12

15 Personel Hesap Özeti Personelin tüm yapmış olduğu muhasebe işlemlerinin çıktısının hazırlanabileceği menüdür. Şekil.12. Personel Hesap Özeti çıktısının hazırlanabilinmesi için tek yapılması gereken personelin seçilmesidir. Personel seçimi tamamlandıktan sonra kullanıcılar Kriterler bölümünde yer alan Tarih Kriterini kullanarak günlük, haftalık ve aylık gibi raporlarını rahatlıkla hazırlayabilmektedirler. Yapılacak olan tüm seçimlerin tamamlanması sonrasında Rapor Oluştur butonu tıklanır ve rapor hazır hale getirilir. Hazır halde olan raporun çıktısı Word, Excel ve Pdf formatlarında alınabilir. Saat Raporu Çıktısı Saat Raporu Çıktısı menüsünde, Saat Raporu Giriş alanından yapılan işlemlerin raporları alınabilinmektedir. 13

16 Şekil.13. Raporun hazrılanabilinmesi için öncelikli olarak personel seçimi yapılmalıdır. Bu işlem yapıldıktan sonra talebe göre müvekkile göre de rapor detaylandırılabilinir. Bununla beraber Dosya ile İlişkilendir seçeneği seçilerek müvekkilin sadece bir dosyasına ilişkin yapılan çalışmaların raporu alınabilinmektedir. Personel seçimi tamamlandıktan sonra kullanıcılar Kriterler bölümünde yer alan Tarih Kriterini kullanarak günlük, haftalık ve aylık gibi raporlarını rahatlıkla hazırlayabilmektedirler. Yapılacak olan tüm seçimlerin tamamlanması sonrasında Rapor Oluştur butonu tıklanır ve rapor hazır hale getirilir. Hazır halde olan raporun çıktısı Word, Excel ve Pdf formatlarında alınabilir. Ayrıca Hukuksal Hizmet Listesi butonu tıklanılarak Preforma Fatura Çıktısı alınabilir. Alınacak olan çıktı içerisinde iki ayrı dil seçeneği de bulunmaktadır. Kullanıcılar Preforma Fatura Çıktılarını ister Türkçe ister İngilizce olarak hazırlayabilirler. 14