abstractmodule Bildiri Özeti (Abstract) Yönetim Sistem

Transkript

1 abstractmodule Bildiri Özeti (Abstract) Yönetim Sistem

2 İçindekiler I. ABSTRACTMODULE NEDİR? 1 I.1 TANIM VE TEMEL ÖZELLİKLER 1 I.2 AVANTAJLARI 1 II. YETKİLER 2 III. HAKEM İŞLEMLERİ 3 III.1 YENİ GELEN BİLDİRİLERİ GÖRME VE DEĞERLENDİRME 4 III.2 BİLDİRİLERİ OFFLİNE İZLEME 6 III.3 DEĞERLENDİRİLMİŞ BİLDİRİ ÖZETLERİNİ LİSTELEME 7 IV. SİSTEM GERİ BESLEMELERİ 8

3 Bu belgedeki bilgiler, şekiller ve program işlevi önceden haber verilmeksizin değiştirilebilir. Tersi belirtilmedikçe, burada örnek olarak adı geçen kişiler, adresler, kurumlar, kuruluşlar, bildiri başlıkları ve içerikleri ile değerlendirmeler kurgusaldır ve hiçbir gerçek kişi, kurum, kuruluş, bilimsel çalışma ve olayla ilgili olarak kullanılmaları veya böyle bir sonuç çıkarılması amaçlanmamıştır. İlgili tüm telif hakları yasalarına uymak okuyucunun sorumluluğundadır. Telif hakkı kapsamındaki haklara hiçbir sınırlama getirmeksizin, bu belgenin hiçbir bölümü, Minduce Bilgi İletişim Teknolojileri Ltd nin izni alınmadan yeniden üretilemez. Burada sözü edilen gerçek şirket ve ürün adları, ilgili firmaların ticari markaları olabilir. Bu belgeyi Adobe Acrobat Reader elektronik biçiminde temin etmek için adresine e-posta gönderiniz. Copyright 2009 Minduce Bilgi İletişim Teknolojileri Danışmanlık Hiz. ve Dış Tic. Ltd. Şti. İstanbul

4 I. abstractmodule Nedir? I.1 Tanım ve Temel Özellikler AbstractModule temel olarak, (i) bildiri özetlerinin (abstract) oluşturulup baş hakeme iletilmesini sağlayan, (ii) bunların belirlenen hakemlerce değerlendirilmesine olanak tanıyan, (iii) tüm işlemlerin yazarlar tarafından izlenebildiği, bir internet uygulamasıdır. İşlemlerin kullanıcı dostu ve kolay anlaşılır ekranlar aracılığı ile yapılması, bugüne dek binlerce bildiri özetinin kısa sürede, sorunsuz ve kolay bir şekilde toplanmasını, değerlendirilmesini ve bildiri kitapçığının kısa sürede hazırlanmasını olanaklı kılmıştır. İşlemlere, şifre korumalı alana tek bir noktadan giriş yapılarak başlanır. Önceden belirlenen yetkiler, kullanıcıların neler yapabileceğini sınırlar ve menüyü özelleştirerek kullanıcıya sunar. Kullanıcı grupları hiyerarşik olarak şu şekildedir: a. Kullanıcı (kongre, organizasyon vs. katılımcısı, yazar) b. Hakem c. Baş hakem d. Kongre yöneticisi (organizasyon firması) e. Uygulama yöneticisi (Minduce ) Her grup, bir alt grubun yetkilerini de kapsar. Örnek olarak Hakem in bildiri değerlendirme yetkisi varken, normal bir kullanıcı gibi bildiri özetlerini de gönderebilir. Bildiri değerlendirme yetkisi sadece bildirinin gönderildiği hakem(ler)dedir. Bunun dışında sistem kimsenin bildiriyi değerlendirmesine olanak vermeyecektir. Bildiriler seçimli olarak Türkçe, İngilizce ya da her iki dilde toplanabilir. Türkçe girilen bir özetin İngilizcesinin de girilmesi zorunlu hale getirilebilir. Bunun dışında özetler belirlenmiş konu grupları altında da toplanabilir. Baş hakem yetkisindeki kullanıcı, grupları belirleme, değiştirme ve silme hakkında sahiptir (bkz. II. Yetkiler) I.2 Avantajları Bildiri özetlerinin online formlar sayesinde oluşturulması, hakemlere ulaşması ve değerlendirilmesi şimdiye dek eşi görülmemiş bir biçimde süreci hızlandırır ve zaman kazandırır. Tüm özetler genel şablon ve biçime sadık kalarak, yazım kurallarına tam uyumluluk sağlar. Özetler ve kullanıcılar alanlarında arama yapabilme ve bilgileri görüntüleyebilme olanağı, organizasyon yetkililerine tam hakimiyet sağlar. Toplama ve değerlendirme süreci sonunda Bildiri Özeti Kitabı anında sistem tarafından oluşturulabilir. Postada kaybolma, bozuk disket, ile ulaşamama gibi sorunların ortadan kalkmasından başka, diğer tüm bu medyalardan çok daha güvenli bir şekilde bilgiyi ve gizliliğini korur. 1

5 II. Yetkiler Kullanıcı gruplarının yapabileceği işlemler, aşağıdaki listeden seçilmiştir: Normal kullanıcı (yazar) : 1, 2 Hakem : 1, 2, 3, 4, 11 Baş hakem : 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17 Kongre Yöneticisi : 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18 Uygulama yöneticisi : 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19, 20, Bildiri özeti oluşturma, düzeltme ve Bilimsel Kurula gönderme 2. Bildirilerin değerlendirme sürecini ve hakem puanlarını takip edebilme 3. Yeni gelen bildiriler listesi 4. Bildiri değerlendirme 5. Kullanıcı işlemleri (kullanıcı bulma ve listeleme, bilgilerini görebilme) 6. Kullanıcılardan hakem belirleyebilme 7. Gelen bildirileri hakemlere gönderebilme 8. Değerlendirilen ve değerlendirmede olan bildiriler listesi 9. Değerlendirilmesi bitmiş puan açıklamalı bildiriler listesi 10. Değerlendirilmesi bitmiş bildirileri kabul etme ya da reddetme, yeniden değerlendirmeye gönderebilme. 11. Bildirileri offline izleme (yazıcı çıktısı yada MS Word dokümanı için) 12. AbstractModule ekranındaki kongre metinlerini düzenleyebilme 13. Bildiri grupları oluşturma, değiştirme 14. Bildiri bulma fonksiyonu 15. Ayrıntılı bildiri liste raporları 16. Açıklamalı puan listeleri 17. Anket ekleme, soru ve istatistikleri izleme 18. Kongreye özel işlemler ve raporlar bölümü. 19. Baş hakem, kongre yöneticisi belirleme. 20. Kongre dilini, bir bildirinin gideceği hakem sayısını, özet kabulü için son kabul tarihini (deadline) belirleme. Özetlerin gruplar altında toplanıp toplanmayacağını belirleme. Sistemi askıya alabilme. 21. Kullanıcı (yazar) lara bildiri statülerine göre özelleştirilmiş e-posta mesajları gönderebilme. 2

6 III. Hakem İşlemleri Bildiri özetlerinin değerlendirilmesi ancak Bilimsel Kurul tarafından hakem olarak atanan kullanıcılar tarafından yapılabilmektedir (bkz. VI. Baş Hakem İşlemleri). Hakemin görevi kendisine gönderilen bildiri özetini okumak ve 1 ile 10 arasından bir puanlama yaparak Bilimsel Kurula geri göndermektir. Bu işlemlerin yapılmasını sağlayan Hakem giriş ekranı Şekil 17 de görüldüğü gibidir. Şekil 17: Hakem menüsü. 3

7 III.1 Yeni Gelen Bildirileri Görme ve Değerlendirme Yeni Gelen Bildiriler seçeneği ile hakem, kendisine iletilen tüm bildirilerin bir listesini görecektir (Şekil 18). Örnekte sadece bir bildiri gösterilmiştir. Listede bildiri özetinin referans numarasına (AbsRef) tıklanarak özetin tamamı okunabilecektir. Değerlendirmek ise oldukça basittir. Önce listeden verilmek istenen puan seçilmeli ve Devam tuşuna basılmalıdır. Şekil 18: Hakem tarafından bildirinin puanlanması. Ardından isteğe bağlı olarak yorum girilebilir (Şekil 19). Eğer verilen puan 5 ve 5 in altında ise açıklama girmek zorunludur. 4

8 Şekil 19: Puanlamayla birlikte yorum girilebilir. Şekil 20: Değerlendirme tamamlanmadan önce son kontrol ekranı Şekil 21: Değerlendirme işlemi tamamlanan bildiri. 5

9 Gönder tuşuna basılması ile bildiri değerlendirilmiş olur.(şekil 21) Özetin yazıcı çıktısını alıp daha geniş zamanda okuyarak, sonradan da değerlendirilmesi mümkündür. Bunun için Menüden Bildirileri Offline İzleme seçeneği kullanılabilir. III.2 Bildirileri Offline İzleme Bu seçenekle giriş yapan hakeme gönderilen tüm bildirilerin listesi görünecektir. Daha sonra başlıkların yanında yer alan seçim kutucukları ile offline (çevrim dışı) olarak izlenmek istenen özetler seçilmeli ve Oluştur tuşuna basılmalıdır (Şekil 22). Şekil 22: Offline izlenecek bildiri özetleri bu listeden seçilmelidir. Sonuç olarak oluşturulan özetlerin görünümü Şekil 23 dakine benzer şekildedir. Ekranın Print seçeneği ile yazıcı çıktısı alınabileceği gibi kopyalandıktan sonra MS Word benzeri bir kelime işlemci programına da yapıştırılabilir. Bu sayede özetler okunurken internete bağlı kalma zorunluluğu ortadan kalkacaktır. Şekil 23: Offline gösterim için oluşturulan ekran çıktısı. 6

10 III.3 Değerlendirilmiş Bildiri Özetlerini Listeleme Değerlendirilmesi yapılmış bildirilerin listesi Değerlendirilmiş Bildiriler seçeneği ile alınabilir (Şekil 24). Burada özetin başlığı ve verilen puan görüntülenecektir. Örnek gösterim aşağıdaki gibidir: Şekil 24: Hakemler tarafından puanlanması bitmiş bildiri özetlerinin görünümü. 7

11 IV. Sistem Geri Beslemeleri AbstractModule ile ilgili herhangi bir konuda yardım isteklerinizi, görüş ve öneriler, adresine bildirilebilir. Bunun dışına uygulama süresince pencerenin alt kısmında bulunan ilgili seçimi izleyerek çıkan form aracılığı ile mesaj iletilebilir (Şekil 38). Şekil 38: Görüş ve öneri formu her zaman ulaşılabilecek yerdedir. Online iletilen mesajlar hemen değerlendirmeye alınıp, en kısa sürede kullanıcıya geri dönülecektir. Ayrıca sistem, tüm kullanıcılara veya statülerine göre kullanıcı gruplarına mesaj gönderebilir. Sözgelimi sözlü bildirileri kabul edilen yazarların tümüne hangi bildirilerinin sözlü bildiri olarak kabul edildiği bilgisi geçilebilir. Benzer şekilde bildiri özetini hazırlamış, fakat bilimsel komiteye son tarihe kadar göndermemiş kullanıcılara hatırlatıcı mesaj gönderilebilir. 8