KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ SÜREKLİ İYİLEŞTİRME. Yönetim Sorumluluğu. Üret im yönetimi

Transkript

1 2. Bölüm Tetkik Tetkik Hedefleri Tetkik Hedefleri Tetkik Çeşitleri Görevler ve Sorumluluklar ISO Kalite Sistemleri Denetim Kılavuzları Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi

2 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ SÜREKLİ İYİLEŞTİRME Yönetim Sorumluluğu MÜŞTERİ İHTİYAÇL ÇLARI Kaynak Yönetimi Ölçme, Analiz ve İyileştirme MÜŞTERİ MEMNUNİYET İYETİ Giriş Üret im yönetimi Çıkış Ürün Eurocons İzmir- Türkiye 2

3 ISO 8402:1994 Kalite denetimini şöyle tanımlar; "Kalite faaliyetlerinin ve ilgili sonuçlarının planlanan düzenlemelere uyup uymadığını ve bu uygulamaların etkin uygulanıp ve hedefleri başarmak için uygun olup olmadığını tespit ve saptamak için yapılan sistematik ve bağımsız inceleme" Eurocons İzmir- Türkiye 3

4 8.2.2 İç tetkik Kuruluş kalite yönetim sisteminin Planlanmış düzenlemelere bu standardın şartlarına ve kuruluş tarafından oluşturulan kalite yönetim şartlarına uyduğunu ve Etkin olarak uygulandığını ve sürdürüldüğünü teyit etmek için planlı araklarla iç tetkikler yerine getirilmelidir. Bir tetkik programı geçmiş tetkiklerin sonuçları da dahil olmak üzere tetkik edilecek alanların ve proseslerin önem ve durumları dikkate alınarak planlanmalıdır. Tetkik kriterleri kapsamı sıklığı ve metotları tarif edilmelidir. Tetkikçilerin seçimi ve uygulanan tetkik prosesinin objektifliğini ve tarafsızlığını sağlamalıdır. Tetkikçiler kendi işlerini tetkik etmemelidir. Tetkiklerin planlanması ve yerine getirilmesi sonuçların rapor edilmesi kayıtların muhafaza edilmesi için sorumluluklar ve şartlar dökümante edilmiş bir prosedür içinde tarif edilmelidir Eurocons İzmir- Türkiye 4

5 Denetimin amacı organizasyonun kalite düzenlemelerinin etkinliğini ve yeterliliğini değerlendirmektir. Bu objektif kanıtların toplanarak ve kullanarak, ve kalite düzenlemelerinde uygunsuzluk durumlarını tespit ve kayıt ederek, mümkün yerde sebebini de vererek yapılır Eurocons İzmir- Türkiye 5

6 Denetimin düzeltici faaliyetlerin veya gelişme gereğini tanımlamak gereğini sağlayacak bilgi toplama olayı olduğunun farkına varmak çok önemlidir. Aranan bilgi uygunluğun objektif kanıtlarını bulmaktır, uygunsuzluğun en fazla adedini bulmak değildir. Bir cadı avı hiç değildir ve hele suçlamalarda bulunmak yapılan bir şey hiç değildir. Denetçiler bütün faaliyetlerinde denetimin olumlu imajını yaratmaya çalışmak zorundadırlar ve düşünceli olmalıdırlar, aksi takdirde etkin iletişim atmosferi yaratılamayabilir Eurocons İzmir- Türkiye 6

7 Denetimler aşağıdaki amaçların bir veya bir kaçı için yapılır: Kalite sisteminin belirlenen isteklerle uygunluğunu veya uygunsuzluğunu saptamak. Hedeflere ulaşmakta sistemin etkinliğini saptamak. Kalite sisteminin gelişmesi için potansiyelleri belirlemek. Kuralların gereklerini karşılamak. Kalite sisteminin belgelendirilmesi amacı için Eurocons İzmir- Türkiye 7

8 Denetimler periyodik denetim programının parçası olabilir, organizasyonun kalite sistemindeki önemli değişikliklere bağlı ortaya çıkan olağan dışı bir faaliyet olarak, artan iş hacminin, tedarikçinin kalite sisteminin sağlamlılığı ile ilgili çekinceler, ve denetim uygulanmasını gerektirecek diğer şartlara bağlı yapılabilir Eurocons İzmir- Türkiye 8

9 Özet olarak, denetimler genel olarak aşağıdakileri yapmak için uygulanır: Yönetime olayların kararlaştırıldığı gibi olduğu güvenini vermek. Yöneticinin fonksiyonu iş veya operasyonun kendi kontrolü altında etkin olarak yürümesidir. Etkin kalite denetimleri tarafından yaratılan bilgi geri bildirimi yönetime ya işleyen sistemden güven duymaya ya da gereken gelişmeler için karar vermeye ortam hazırlayacaktır. Düzenli test edilemeyen sisteme yönetici güven duyamaz. Müşteriye güven sağlamak İkinci parti denetiminde sağlanan bilgi tedarikçinin uygun ürün verme yeteneği için müşteriye güven elde etmesini sağlayabilir. Operasyonel problemleri gözlemek ve bulmak Sistemin çeşitli aktivitelerine ve elementlerine uygulanabilecek prosedürleri geliştirmek ve dökümante etmek için büyük oranda efor sarf edilmiştir. Prosedürlerin doğru ve çalışabilir olmasını sağlamak için sarf edilen efor ne kadar çok olursa olsun, onların yine değişmeleri gerekecektir.iç kalite denetimlerinde denetçi sistem ve prosedürle uygunluklarda zorlukları operasyon ve ilgili prosedürleri uygulayanlarla yapılan konuşmalarda, sistemlerdeki problemler ve onları geliştirme yolları meydana çıkacaktır Eurocons İzmir- Türkiye 9

10 Tetkik Çeşitleri Birinci Parti Denetimleri Bu organizasyonun kendisi tarafından yapılan denetimidir. Bu denetim sırasında toplanacak bilgiyi kullanacak yönetimin yararına yapılır Eurocons İzmir- Türkiye 10

11 Tetkik Çeşitleri İkinci Parti Denetimleri Bu bir organizasyonun diğer bir organizasyonda denetimi alan organizasyonun amaçları ve sonuçları için yaptığı bir denetimdir. Bu sınıf potansiyel veya şu andaki tedarikçilerinde müşteriler tarafından üstlenilen denetimleri içerir Eurocons İzmir- Türkiye 11

12 Tetkik Çeşitleri Üçüncü Parti Denetim Bunlar denetimin sonuçları ile finanssal bir ilgisi olmayan bağımsız üçüncü parti tarafından yapılan denetimlerdir. Bunlar tipik olarak belgelendirme denetimleri, kalite ödülleri, vs. için denetimlerdir Eurocons İzmir- Türkiye 12

13 DENETİM TİPLERİ Yeterlilik Denetimi Yeterlilik denetimi kalite kitabı ve prosedürler tarafından dökümante sistemin hangi dereceye kadar uygulanabilir standartların isteklerini yeterlilikle karşıladığını tespit eder. Bu denetim ayrıca şöyle bilinir; Sistem Denetimi Amaç Denetimi Dökümantasyon Denetimi Masa Üstü Denetimi Dökümantasyon Gözden Geçirilmesi Eurocons İzmir- Türkiye 13

14 DENETİM TİPLERİ Uygunluk veya uygulama denetimi Uygunluk raporu dökümante sistemin çalışma gücü tarafından ne kadar anlaşıldığını, uygulandığını ve gözlendiğini araştırır. Örneğin denetçiler planlanan düzenlemelerin uygulanmasını ararlar. Avrupa'da uygunluk denetimi terimi kullanılır. Ancak bu karışıklığa sebep olabilir, bilhassa ABD'de uygunluk terimi kanuni uygunluk olarak anlaşılmaktadır, Bu nedenle denetçiler denetim kriterleri ile uygunluğu ve kanuni uygunluğun arasındaki farkı açıkça bilmelidir Eurocons İzmir- Türkiye 14

15 DENETİM TİPLERİ Ürün / Proje / Proses Denetimi (Dikey) Bu denetim dikey denetimdir ve spesifik bir ürünün veya servisin üretimine giden bütün sistemlere bakar; iyi bir başlangıç noktası kalite planlarıdır. Bu normal olarak bir belirgin projeyi denetlerken veya anlaşmada belirtilmişse kullanılır. Bu tip denetim genellikle yazılım için kullanılır Eurocons İzmir- Türkiye 15

16 DENETİM TİPLERİ Dikey Denetim Bir prosesin uygunluğunun, o proses için tüm aşamalarında geçerli kılınmasının kontrolünün gerçekleştirilmesidir Eurocons İzmir- Türkiye 16

17 DENETİM TİPLERİ Yatay Denetim Bir seçilmiş isteğin uygunluğuna bakar, ve diğer prosesleri ile arasındaki iletişim ve etkileşim gözlenir, örneğin bütün organizasyonda kalite sistem dökümanların kontrolü Eurocons İzmir- Türkiye 17

18 DENETİM TİPLERİ Dış Denetim Dış denetim ya ikinci yada üçüncü parti denetimdir. Yatay veya Dikey denetim yapılabilir Eurocons İzmir- Türkiye 18

19 DENETİM TİPLERİ İç denetim İç kalite denetimleri organizasyonların kendi sistemlerini, prosedürlerini ve faaliyetlerini, yeterlilik ve uygunluk açısından incelemesidir. Böyle denetimler yönetime sistemlerinin etkinliği ve verimliliği hakkında, politikalarının karşılanıp karşılanmadığı, ve herhangi değişikliğin ve geliştirmenin gerekliliği konusunda bilgi sağlar. Bir organizasyonun kalite sisteminin içten veya dıştan olan değişikliklere anında ve etkin olarak cevap vermesi çok önemlidir. Doğru yapılmış iç kalite denetimleri bunun olmasını sağlar Eurocons İzmir- Türkiye 19

20 BELGELENDİRME DENETİMLERİ TIPLERİ Belgelendirme Denetimi Bu belgelendirmenin bütün alanını kaplayan komple bir denetimdir. Belgelendirme kurumu tarafından yapılır ve kalite sisteminin uygunluğunu belgelendirme kriterleri ile araştınr Eurocons İzmir- Türkiye 20

21 BELGELENDİRME DENETİMLERİ TIPLERİ Ara Kontrol Denetimi Bu organizasyonun kalite sisteminin belgelendirmesinin devam edip edemeyeceğini saptamak için yapılan periyodik denetimdir. Bir ara kontrol denetimi genellikle kalite sisteminin seçilmiş bölümlerini kapsar Eurocons İzmir- Türkiye 21

22 BELGELENDİRME DENETİMLERİ TIPLERİ Tekrar Belgelendirme Denetimi Bu belgelendirme periyodunun sonuna doğru belgenin tekrar yayınlanabilmesine karar vermek üzere gerçekleştirilen bir denetimdir. Belgelendirme kurumlarının çoğu, tekrar belgelendirme denetimi planlarken, belgelendirme denetimlerinden sağlanan bilgiyi değerlendirmelidir ve bundan dolayı belgelendirme denetimleri normal olarak kalite sistem elementlerinin uygun seçimini kapsamalıdır Eurocons İzmir- Türkiye 22

23 Görevler ve Sorumluluklar Tetkik Heyeti Bir tetkik, ister bir heyet tarafından isterse bir kişi tarafından yapılsın, tetkik işleminin bütün sorumluluğu daima bir baş tetkikçiye verilmelidir. Şartlara bağlı olarak tetkik heyeti, özel konularda uzmanlaşmış kişiler, tetkik eğitimi alanlar veya müşteri, tetkik edilen ve baş tetkikçi tarafından kabul edilen gözlemcilerden oluşabilir Eurocons İzmir- Türkiye 23

24 Görevler ve Sorumluluklar Tetkikçinin Sorumlulukları Tetkikçiler: - Uygulanabilir tetkik kurallarına itaat etmekten, - Tetkik kurallarının açıklanması ve iletilmesinden, - Verilen sorumlulukların etkin ve verimli olarak planlanması ve yerine getirilmesinden, - Yapılan gözlemlerin dökiiman haline getirilmesinden, - Tetkik sonuçlarının rapor edilmesinden, - Tetkik sonucunda yapılan düzeltici faaliyetlerin etkinliklerinin doğrulanmasından (müşteri tarafından istendiğinde), - Tetkik ile ilgili belgeleri muhafaza etmekten ve güvenceye almaktan: * bu dokümanları istendiği şekilde sunmaktan * bu tür dokümanların gizli kalmasını sağlamaktan * öncelikli bilgilere özen göstermekten - Baş tetkikçi ile işbirliği yapmak ve onu desteklemekten sorumludur Eurocons İzmir- Türkiye 24

25 Görevler ve Sorumluluklar Baş Tetkikçinin Sorumlulukları Baş tetkikçi, tetkik İşleminin bütün aşamalarının esas sorumlusudur. Baş tetkikçi yöneticilik yeteneğine ve yönetim deneyimine sahip olmalıdır ve kendisine tetkikin gerçekleştirilmesi ve herhangi bir tetkik gözlemi ile ilgili nihai karar verebilme yetkisi verilmelidir. Baş tetkikçi ayrıca; - Tetkik heyetinin seçiminde yardımcı olmaktan - Tetkik planları hazırlamaktan - Tetkik heyetini tetkik edilenin yönetimine temsil etmekten - Tetkik raporunu sunmaktan sorumludur, Eurocons İzmir- Türkiye 25

26 Görevler ve Sorumluluklar Tetkikçinin Bağımsızlığı Tetkikçiler, tarafsızlıklarını etkileyebilecek etki ve eğilimlerden arınmış olmalıdır. Bir tetkik ile ilgili bütün kişi ve kuruluşlar tetkikçilerin bağımsızlık ve doğruluklarına saygı göstermeli ve desteklemelidir Eurocons İzmir- Türkiye 26

27 Görevler ve Sorumluluklar Baş Tetkikçinin Faaliyetleri Baş tetkikçi, - Her tetkik görevlendirmesinde, gerekli tetkikçi nitelikleri de dahil olmak üzere, kuralları belirlemeli, - Uygulanabilir tetkik kuralları ve diğer uygun talimatlarla uyum sağlamalı, - Tetkiki planlamalı, çalışma dokümanlarını hazırlamalı ve tetkik heyetine bunları Özetlemeli, - Mevcut kalite sistem faaliyetleri ile ilgili dokümanları, yeterliliklerini tayin etmek üzere gözden geçirmeli, - Kritik uygunsuzlukları, tetkik edilene derhal bildirmeli, - Tetkik sırasında karşılaşılan önemli engelleri rapor etmeli, - Tetkik sonuçlarını açık ve kesin şekilde vakit geçirmeden rapor etmelidir Eurocons İzmir- Türkiye 27

28 Görevler ve Sorumluluklar Tetkikçinin Faaliyetleri Tetkikçiler, - Tetkik kapsamı içinde kalmalı, - Tarafsız olmalı, - Tetkik edilen kalite sistemi hakkında karar vermeye gerekli olan delilleri toplamalı ve bunları değerlendirmeli, - Tetkik sonuçlarını etkileyecek delillere karşı hazır olmalı ve bu konuda daha kapsamlı tetkik isteyebilmeli, Eurocons İzmir- Türkiye 28

29 Görevler ve Sorumluluklar Müşteri - Tetkikin gerekliliğini, amacını tayin eder ve işlemi başlatır; - Tetkik organizasyonunu belirler; - Tetkikin hangi kalite sistemi standardına veya dokümanlarına göre yapılacağı gibi, tetkikin genel kapsamını belirler, - Tetkik raporunu kabul eder, - Gerekli ise, ne tür bir izleme yapılacağını belirler ve tetkik edileni haberdar eder Eurocons İzmir- Türkiye 29

30 Görevler ve Sorumluluklar Tetkik edilen Tetkik edilen kuruluş yönetiminin görevleri; - İlgili personeli tetkikin hedefleri ve kapsamı hakkında bilgilendirmek, - Tetkik heyetine refakat edecek sorumluları tayin etmek, - Etkin ve verimli bir tetkik işleminin gerçekleştirilmesi İçin tetkik heyetinin ihtiyacı olan bütün kaynakları sağlamak, - Tetkikçiler tarafından gerekli görülen bütün imkanları ve delil malzemesini kullanıma hazır bulundurmak, - Tetkik hedeflerine ulaşabilmek için tetkikçilerle işbirliği yapmak, - Tetkik raporuna göre düzeltici faaliyetleri tespit etmek ve başlatmak olmalıdır Eurocons İzmir- Türkiye 30

31 ISO Kalite Sistemleri Denetim Kılavuzları ISO 9000 ve bir çok diğer kalite sistem standartları, iç denetimlerin sistemlerin uygunluğunun devamlılığını ölçmek için kullanılmasını ister. Yukarıda konuştuğumuz gibi, kalite yönetim sistemlerin bir çok sebeple dış denetimlere gereği vardır. Denetimin bütün yönleri için temel istekleri sağlayan Denetim Kalite Sistemleri Kılavuzları ISO tarafından yayınlanmıştır. Bu kılavuzlar organizasyonlar tarafından bütün denetimlerin amaçlarını başarıyla uygulanmasını sağlamak için kullanılabilir. Bu üç parçaya bölünmüştür: Eurocons İzmir- Türkiye 31

32 ISO Kalite Sistemleri Denetim Kılavuzları ISO Kalite Sistemleri Tetkiki - Kılavuz - Kısım 1: Tetkik Bu temel denetim prensiplerini, kriter ve uygulamaları koyar ve denetimlerin oluşması, planlaması, uygulanması ve dökümante edilmesi için kılavuzlar sağlar. Aşağıdaki konular kapsanmıştır: Denetim amaçları Roller ve sorumluluk (Denetçilerin ve baş denetçinin, müşterinin, denetlenenin) Denetim (Denetimi başlatmak, Denetimi hazırlamak, Denetimi uygulamak) Denetim dökümanları (denetim raporları ve denetim kayıtlarının tutulması). Denetimin tamamlanması. Düzeltici faaliyet takibi Eurocons İzmir- Türkiye 32

33 ISO Kalite Sistemleri Denetim Kılavuzları ISO Kalite Sistemleri Tetkiki - Kılavuz - Kısım 2: Kalite Sistem Tetkikçileri için Nitelendirme Kriterleri Bu denetçiler için yeterlilik kriterleri üzerine rehberlik verir ve aşağıdakileri kapsar: Öğrenim gerekleri. Eğitim. Tecrübe. Kişisel özellikleri. Yönetim yetenekleri. Lisan. Baş denetçinin seçimi Eurocons İzmir- Türkiye 33

34 ISO Kalite Sistemleri Denetim Kılavuzları ISO Kalite Sistemleri Tetkiki - Kılavuz - Kısım 3: Tetkik Programlarının Yönetimi Bu kalite sistem denetim programlarının temel kılavuzlarını verir. Denetim program yönetimi kalite sistemleri denetimlerinin programlanmış kısımlarını planlamak ve yürütmek sorumluluğunu organizasyon içinde bir fonksiyon veya ayrı bir organizasyon taşıyabilir. Kılavuzlar şu bölümleri kapsar: Organizasyon. Standartlar. Çalışanların özellikleri. Denetçi performansının izlenmesi ve devam ettirilmesi. Operasyonel faktörler (kaynaklara taahhüt, denetim program planlama ve programlama, denetim raporu, düzeltici faaliyet takibi, gizlilik). Ortak denetimler. Denetim program geliştirmesi. Etikler kodu Eurocons İzmir- Türkiye 34

35 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Denetim Aşamaları Denetimler zaman ve insan açısından pahalı faaliyetlerdir; uygun bir şekilde planlanmalı, gerçekleştirilmeli ve raporlanmalıdırlar. Takip faaliyetlerine hem denetçi hem de denetlenen katılmalıdır. Denetim esnasında, işçiler bile sorulara maruz kalacağından, üretim prosesi etkilenecektir ve açılış ve kapanış toplantıları yönetimin değerli zamanını alacaktır Eurocons İzmir- Türkiye 35

36 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Denetim Aşamaları Tamamlanması şart olan birkaç spesifik aşama vardır: 1. Bilgi toplama. 2. Planlama ve hazırlanma. 3. Açılış Toplantısı. 4. Denetim. 5. Kapanış Toplantısı. 6. Takip Eurocons İzmir- Türkiye 36

37 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi BILGI TOPLAMA Denetim için gerekli bilgileri toplamaya başlamadan önce, baş denetçi denetimi talep eden taraftan şu ana bilgileri almalıdır: 1. Denetlenecek organizasyon. 2. Denetimin sebebi. 3. Denetimin kapsamı. 4. Denetim kriterleri Eurocons İzmir- Türkiye 37

38 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Belgelendirme faaliyetlerinde, denetimler belgelendirme kuruluşu ile organizasyon arasında kararlaştırılan bir anlaşma gereği yapılır. Denetimi planlamak için gerekli bilginin çoğu anlaşmanın gözden geçirilmesi sürecinde oluşturulacaktır. Denetim tarihi, denetim programını yapmakla yükümlü belgelendirme firması personeli ve denetlenecek organizasyonun yönetimi tarafından kararlaştırılacaktır Eurocons İzmir- Türkiye 38

39 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Üçüncü parti denetimlerde, ekip lideri aşağıdaki bilgileri genellikle belgelendirme firmasından alır: 1. Tarihler. 2. Süre. 3. Denetim ekibinin özellikleri ve büyüklüğü. Yukarıdakiler hazırlanınca, denetçi denetimin etkinliği için gerekli bilgiyi toplamaya başlayacaktır Eurocons İzmir- Türkiye 39

40 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Denetim kapsamı Denetimin sınırlarını aşağıdakiler çerçevesinde belirlenir: Denetlenecek bölgeler. (coğrafi) Kapsanacak organizasyon bölümleri. Denetim kapsamındaki ürünler Eurocons İzmir- Türkiye 40

41 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Denetim kriterleri aşağıdakilerde bulunabilir: Herhangi bir standart. Kontratta tanımlanmış şartnameler. Kalite Yönetim Sistem Dökümantasyonu. Kalite planları. Diğer Eurocons İzmir- Türkiye 41

42 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Denetimi planlamak ve hazırlamak için gerekli bilgi alındıktan sonra, baş denetçi denetlenen organizasyon hakkında şu bilgileri hazırlamalıdır: 1. Organizasyonun faaliyetleri. 2. Operasyonların kapsamlılık derecesi. 3. Organizasyonun büyüklüğü. 4. Organizasyonun denetime hazır olma derecesi: Başka ikinci veya üçüncü parti onayları. Organizasyonun hazırlıklılık derecesine kendi bakış açısı 5. Yeterlilik denetimi yapabilmek için bir kalite el kitabı veya eşdeğer bir dokümanın önceden verilip verilemeyeceği, aksi takdirde, yeterliliğin denetlenebilmesi ve objektif kanıtların toplanabilmesi için yöntem belirlemek üzere denetimin başında yeterli zaman ayrılmasının sağlanması Eurocons İzmir- Türkiye 42

43 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Planlama ve Hazırlanma Bütün gerekli bilgi toplandıktan sonra, denetimi hazırlamak takım liderinin sorumluluğudur. Süreç aşağıdaki gibi işler: 1. Yapılacak işin miktarını ve gerekecek zamanı tespit etmek (denetimin büyüklüğü ve karmaşıklığı bunu etkileyecektir) ve harcanacak zamanı optimumda tutmak Eurocons İzmir- Türkiye 43

44 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Planlama ve Hazırlanma 2. Denetim ekibi üyelerinin seçilmesi: a) Önyargılardan arınarak, b) Özel bilgi ve beceriler, c) Kariyer gelişimi, d) Eğitim gereksinmeleri, e) Ekibin beraber çalışma yeteneği, f) Denetlenecek organizasyon tarafından kabul edilebilirliği gibi konular dikkate alınarak, g) Seçilen denetçinin denetim günlerinde uygun olmasına, h) Denetim yapılacak lisan hakkındaki bilgisine bakılarak gerçekleştirilmelidir Eurocons İzmir- Türkiye 44

45 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Planlama ve Hazırlanma 3. Denetim tarihinin belirlenmesi: Denetim tarihi ilgili bütün taraflara uygun olmalıdır. (İlk üç maddenin gerekleri belgelendirme denetimlerinde çoğunlukla belgelendirme firmasında sözleşmenin gözden geçirilmesi ve denetim programının oluşturulmasından sorumlu personel tarafından yapılır.) Eurocons İzmir- Türkiye 45

46 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Planlama ve Hazırlanma 4. Yaklaşıma karar verilmesi: Denetim bölüm bazında veya konulara göre oluşturulmuş denetim serileri veya her ikisinin karışımı olarak planlanabilir. Konular bazında hazırlanmış denetim planlarının eldeki kaynaklar ve zaman açısından normal olarak daha az etkin olduğunu söylemekte yarar vardır; değişik departmanların ayrı zamanlarda birden fazla denetçi tarafından ziyaret edilmesi denetlenen organizasyonun hoşuna gitmeyecektir Eurocons İzmir- Türkiye 46

47 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Planlama ve Hazırlanma 5. Ekip üyelerinin görevlendirilmesi: Denetim planı hazırlanırken ekip üyeleri için de iş bölümü yapılmalıdır. Çok kesin zamanlamalardan kaçınılmalıdır. Denetimi planlarken, bütün vardiyalan ve vardiya değişikliklerini kapsamaya dikkat etmek gereklidir Eurocons İzmir- Türkiye 47

48 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Planlama ve Hazırlanma 6. Çalışma dökümanlarını hazırlanması: Kontrol listeleri Formlar Standartlar Kılavuzlar, vs Eurocons İzmir- Türkiye 48

49 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Planlama ve Hazırlanma 7. Denetlenenin bilgilendirilmesi ve bilginin gönderilmesi: Denetim planı Zaman çizelgesi Kontrol üsteleri Eurocons İzmir- Türkiye 49

50 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Planlama ve Hazırlanma 8. Denetim ekibinin bilgilendirilmesi: Denetimin kapsamı, hedefleri ve metotları. Tarihler ve süre, Detaylı plan. Zaman çizelgesi. Bireysel görevler ve zaman çizelgeleri. El kitabı gözden geçirmesinin sonuçları. Lojistik (seyahat, yatılacak yer, yemekler, vs.}. Özel istekler Eurocons İzmir- Türkiye 50

51 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Planlama ve Hazırlanma 9. Denetim ekibinin bütün hazırlıkları tamamladığından emin olmak çok önemlidir. 10. Gözden geçirmek için her türlü dökümantasyon alınmalıdır. (yeterlilik denetimi gerekebilir) 11. Denetlenen organizasyonun açılış toplantısı gerekliliği, denetim ekibine denetim esnasında eşlik edecek kılavuzların atanması ve lojistik planlama konusunda bilgilendirilmesi gerekmektedir. 12. Lojistik düzenlemeler yapılmalıdır: Seyahat ve otel. Özel ofis yeri. Tercümanlar Eurocons İzmir- Türkiye 51

52 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Tetkikin Yapılması Açılış toplantısı Açılış toplantısının ana amacı denetim ekibini tanıtmak ve temel kuralları koymaktır. Denetçinin hakkında konuşması gereken birçok konu vardır ve yazılı bir gündem sahibi olmak alışkanlığı, bu resmi toplantıların ilerlemesine ve konuşulması gereken her şeyin konuşulmasına katkıda bulunur Eurocons İzmir- Türkiye 52

53 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Tetkikin Yapılması Açılış toplantısı Tipik bir açılış toplantısı aşağıdakileri kapsamalıdır: 1. Denetim ekibinin tanıtılması. 2. Denetlenecek organizasyonun yönetimine, denetime izin verdikleri (özellikle ikinci parti denetimlerde) veya belgelendirme kuruluşu olarak denetim ekibinin temsil ettiği kuruluşu seçmelerinden ötürü teşekkür edilmesi. 3. Denetlenecek organizasyona, denetim planının bir parçası olarak, daha önce gönderilmiş denetim sebebinin ve kapsamının gözden geçirilerek onaylanması. (Kapsamdaki departmanlar ve faaliyetler, denetimin detayı ve derinliği) Eurocons İzmir- Türkiye 53

54 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Tetkikin Yapılması Açılış toplantısı 4. Denetim için baz olarak kullanılacak kriterlerin onaylanması. (ilgili standart vs.) 5. Denetim planının son dakika değişikliklerini yapmaya elverecek şekilde gözden geçirilmesi 6. Denetimin örnekleme yöntemine dayandırılacağının açıklanması. 7. Denetim sırasında elde edilecek bilginin gizliliğine verilecek önemden bahsedilmesi 8. Denetim sonuçlarının nasıl raporlanacağını açıklanması. 9. Uygunsuzluk, sapma hallerinin tanımlarının yapılması, uygunsuzlukları raporlama ve sınıflandırma yöntemlerinin anlatılması Eurocons İzmir- Türkiye 54

55 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Tetkikin Yapılması Açılış toplantısı 10. Denetim sırasında kullanılacak kalite sistem dokümantasyonunun revizyon durumu hakkında fikir alışverişinde bulunulması. 11. Denetim ekibine eşlik edecek kılavuzların saptanmış ve bilgilendirilmiş olması gerekliliğinin hatırlatılması. 12. Denetim ekibi toplantılarının zamanları ve yönetim temsilcileri ile yapılacak toplantıların zamanı ve içeriği ile ilgili bilgi verilmesi 13. Organizasyon çalışanlarının denetimden haberdar olduklarından emin olunması Eurocons İzmir- Türkiye 55

56 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Tetkikin Yapılması Açılış toplantısı 14. Ofislerin yerleri, yemek saatleri gibi lojistik gereklerin görüşülmesi 15. Olası emniyet gereklilikleri ve denetçilerin ihtiyacı olan koruyucu ekipman ile ilgili bilgi verilmesinin sağlanması 16. Gerekli ise sahanın bir haritasının veya kısa bir firma turu olanağının istenmesi 17. Temsilcilerle ve yönetim ekibiyle yapılacak toplantıların öneminin anlatılması 18. Kapanış toplantısının gerekliliğinin, detaylarının, zamanlamasının ve amacının açıklanması. 19. Olası soruların cevaplandırılması Eurocons İzmir- Türkiye 56

57 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Tetkik Denetlenen tarafın kalite el kitabı veya eşdeğer dokümanının denetimden önce alınmış olup olmamasına bağlı olarak, takım üyelerinden biri yeterlilik denetimine başlayacaktır; diğer takım üyeleri uygunluk denetimi yapacaklardır Eurocons İzmir- Türkiye 57

58 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Tetkik Delillerin Toplanması Deliller karşılıklı görüşmelerle dokümanların incelenmesi ile ve ilgili alanlarda şartların ve faaliyetlerin gözlenmeleri yolu ile toplanmalıdır. Uygunsuzluk olabileceğini gösteren ip uçları, önemli göründükleri takdirde, kontrol listesinde bulunmasalar dahi, dikkate alınmalı ve araştırılmalıdır. Karşılıklı görüşmelerle toplanan bilgiler, aynı bilgileri başka bağımsız kaynaklardan, mesela fiziksel gözlemler, ölçümler ve kayıtlardan, elde etmek suretiyle kontrol edilmelidir. Tetkik esnasında, baş tetkikçi, tetkikçilere tahsis edilen işler ve tetkik planı üzerinde, tetkik hedeflerine en iyi şekilde ulaşılabilmesi için, gerekli ise, müşterinin ve tetkik edilenin onayı ile değişiklikler yapabilir. Tetkik hedefler1nin ulaşılamaz görünmeleri durumunda, baş tetkikçi bu durumun sebeplerini müşteri ve tetkik edilene bildirmelidir Eurocons İzmir- Türkiye 58

59 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Tetkik Tetkik Gözlemleri Tetkikte yapılan bütün gözlemler dokümante edilmelidir. Bütün faaliyetlerin tetkikinden sonra tetkik heyeti, uygunsuzluk olarak nitelendirilebilecek gözlemleri saptamak üzere, bütün gözlemleri gözden geçirip değerlendirmelidir. Bundan sonra tetkik heyeti bu gözlemlerin, açık ve kısa olarak dokümante edilmiş olmalarını ve delillerle desteklenmesini sağlamalıdır. Uygunsuzluklar, standarttaki veya tetkike esas teşkil eden diğer belgelerdeki şartlara göre tanımlanmalıdır. Gözlemler baş tetkikçi tarafından tetkik edilenin sorumlu yöneticisi ile beraber gözden geçirilmelidir. Uygunsuzluk ile ilgili bütün gözlemler tetkik edilenin yönetim: tarafından onaylanmalıdır Eurocons İzmir- Türkiye 59

60 Tetkik Programı ve Tetkikin Gerçekleştirilmesi Tetkik Tetkik Edilenle Birlikte Yapılan Kapanış Toplantısı Tetkikin sonunda, tetkik raporu hazırlanmasından önce tetkik heyeti, tetkik edilenin üst düzey yöneticileri ve söz konusu işlerden sorumlu personel ile bir toplantı yapmalıdır. Bu toplantının esas amacı, tetkik gözlemlerinin üst düze; yönetimine, tetkik sonuçlarını açıkça anlamalarını sağlayacak şekilde sunulmasıdır. Baş tetkikçi bu gözlemleri önemlerini de dikkate alarak sunmalıdır. Baş tetkikçi, tetkik heyetinin kalite sisteminin kalite hedeflerim ulaşılabileceğini teyit eden etkinliği ile ilgili olarak elde ettiği sonuçlar: takdim etmelidir. Kapanış toplantısının kayıtları muhafaza edilmelidir Eurocons İzmir- Türkiye 60

61 TETKİK DOKÜMANLARI Tetkik Raporunun Hazırlanması Tetkik raporu, bu raporun doğruluğundan ve eksiksiz olmasından sorumlu olan baş tetkikçinin talimatına göre hazırlanır Eurocons İzmir- Türkiye 61

62 TETKİK DOKÜMANLARI Rapor Kapsamı Tetkik raporu, tetkikin nitelik ve kapsamını doğru olarak yansıtmalıdır. Tarih belirtmeli ve baş tetkikçi tarafından imzalanmalıdır. Uygulanabilir olduğu takdirde aşağıda verilen maddeleri kapsamalıdır; - Tetkikin kapsamı ve hedefleri, -- Tetkik planının ayrıntıları, tetkik heyetinin ve tetkik edilen temsilcisinin kimlikleri, tetkik tarihleri ve tetkiki yapılan kuruluşun tanıtılması, - Tetkike esas teşkil eden referans belgelerin (kalite sistem standardı, tetkik edilenin kalite el kitabı vb.) tanıtımları, - Uygunsuzluklarla ilgili gözlemler, - Tetkik edilenin uygulanabilen kalite standardına ve ilgili dokümanlara uyum derecesi hakkında tetkik heyetinin kararı, - Sistemin, tanımlanan kalite hedeflerini sağlama yeteneği, - Tetkik raporunun dağıtım listesi. Kapanış toplantısı ile raporun yayımlanma tarihi arasındaki zaman süresindeki her türlü iletişim baş tetkikçi tarafından yapılmalıdır Eurocons İzmir- Türkiye 62

63 TETKİK DOKÜMANLARI Rapor Dağıtımı Tetkik raporu, müşteriye baş tetkikçi tarafından gönderilmelidir. Tetkik edilenin üst düzey yönetimine bu raporun bir kopyasını göndermek müşterinin sorumluluğundadır. Her ek dağıtım tetkik edilene danışmak suretiyle belirlenmelidir. Gizlilik ve özel bilgileri kapsayan tetkik raporu, tetkiki yapan kuruluş ve müşteri tarafından güvence altına alınmalıdır. Tetkik raporu, mümkün olan en kısa sürede yayımlanmalıdır. Bu rapor önceden belirlenen zaman süresi içinde yayımlanamazsa, bu gecikmenin sebepleri hem müşteriye hem de tetkik edilene bildirilmeli ve yeni bir yayım tarihi belirlenmelidir Eurocons İzmir- Türkiye 63

64 TETKİK DOKÜMANLARI Kayıtların Muhafazası Tetkik raporları, müşteri ile tetkiki yapan kuruluş arasında varılacak anlaşmaya ve mevcut mevzuata göre muhafaza edilir Eurocons İzmir- Türkiye 64

65 DÜZELTİCİ FAALİYETİN TAKİBİ Tetkik edilen, bir uygunsuzluğu düzeltmek veya uygunsuzluk sebebini yok etmek İçin gerekli işlemleri tespit etmek ve başlatmakla sorumludur. Tetkikçi yalnızca uygunsuzluğu belirlemekten sorumludur. Düzeltici faaliyet ve takip tetkikleri; müşteri ve tetkik edilenin tetkik eden kuruluşa danışması sonunda saptayacakları bir zaman periyodu içinde tamamlanmış olmalıdır Eurocons İzmir- Türkiye 65

66 Denetçiler mantıklı düşünebilmeli M Y M Y A B C D Dört kişi esir düşmüş ve boyunlarına kadar kuma gömülmüş. Her birinin başına birer şapka konmuş. Esirlere şapkaların ikisinin yeşil ikisinin de mavi olduğu söylenmiş. D, C ve B yi görebiliyor; C, B yi görebiliyor.a ve B sadece tuğla duvarı görebiliyor. Hiçbir iletişim kurmaksızın biri kendi şapkasının rengini söylemek zorunda. Eğer konuşan yanılırsa veya 5 dakika geçerse hepsi kurşuna dizilecek.kim neden cevap verir? Eurocons İzmir- Türkiye 66

67 Eurocons İzmir- Türkiye 67