İŞLETMELERDE GÖREV, İŞ TASARIMI VE İŞ ÖLÇÜMÜ TASKS, DESIGNS AND WORK MEASURING IN BUSINESS

Transkript

1 İŞLETMELERDE GÖREV, İŞ TASARIMI VE İŞ ÖLÇÜMÜ TASKS, DESIGNS AND WORK MEASURING IN BUSINESS

2 İŞLETMELERDE GÖREV, İŞ TASARIMI VE ÖLÇÜMÜ Otomasyon, bilgisayar kullanımının yoğunlaşmasına ve diğer teknolojik gelişmelere karşın; halen üretim ve diğer faaliyetlerin en kaçınılmaz öğesi, insan ve onun ortaya koyduğu çabalar yada işlerdir, işgücü, tüm faaliyetlerde önemini korumakta ve ülkemiz dahil tüm ülkelerde hemen hemen üretim maliyetlerinin önemli bir bölümünü oluşturmaktadır. Otomatik bir sistemde dahi gözetim işlerini yine insan yüklendiği için endüstride işlerin büyük bir kısmı insan ve makinanın birlikte çalışmasını gerektirmektedir. Bu nedenle, üretim yanında diğer işlevleri üstlenen işletme, bir insan - makina sistemi olarak da kısaca özetlenebilir. Görev Tasarımının Kapsamı ve Önemi Görev yada iş, bir insanın bir işi gerçekleştirmesi için ortaya koyduğu çabalar yada faaliyetlerdir. İş tasarımı olarak da nitelendirilen görev tasarımı ise, bir işlemi yada üretimi gerçekleştirmede yapılması gereken iş ve sorumlulukların, iş ortamının ve işi gerçekleştirme yöntem yada metodlarının önceden belirlenmesi eylemi olarak tanımlanabilir.

3 İŞLETMELERDE GÖREV, İŞ TASARIMI VE ÖLÇÜMÜ İş tasarımı kısaca üretim sistemleri içinde insan öğesinin rolünü belirlemeye çalışır, iş (görev) tasarımı, daha önce gördüğümüz süreç tasarımı ile yakından bağlantılı olup onun tamamlayıcı bir parçasıdır. Nitekim süreç tasarımı, üretimi gerçekleştirmede her bir iş istasyonu ya da merkezinde gerek insan ve gerekse insan dışı makina, araç -gereç gibi cansız Öğelerin hangi işlemleri üstlenmesi gerektiğini saptarken; iş yada görev tasarımı ise, sadece insanların yada işlemlerin belirlenmesi ile ilgilidir. Görev tasarımının iki önemli amacı vardır. Bunlardan birincisi, üretimde kalite, verimlilik ve kârlılığın gerçekleşmesi; ikincisi ise, işgörenlerin üstleneceği işlerin güven':, doyurucu yada tatmin edici ve güdüleyici olmasını sağlamaktadır. Hatırlanacağı gibi bu kitabın yönetim bölümünün güdüleme kısmında ikinci amacın gerçekleşmesini sağlayacak faaliyetlere bir ölçüde değinmiştik. Bu nedenle bu bölümde birinci amaca yönelik faaliyetlere ağırlık vermiş olacağız.

4 İŞLETMELERDE GÖREV, İŞ TASARIMI VE ÖLÇÜMÜ Görev tasarımının önemini şu noktalar açısından vurgulayabiliriz: 1. Görev tasarımı, her şeyden önce üretim / işlemler yönetiminde yerine getirilmesi zorunlu olan önemli bir işlevsel alandır. 2. Görev tasarımı, işgörenlerin güdülenmesine ve iş doyumu sağlamalarına neden olduğu için yapılan işin etkinliğini arttırır. Bu da işletme açısından yüksek verimlilik, düşük maliyetler ve arzulanan kalitenin tutturulması demektir. 3. Görev tasarımı ile iş ortamının ve çalışma koşullarının iyileştirilmesi, iş güvenliğinin sağlanmasına ve dolayısıyla iş kazalarının azalmasına neden olur. 4. Görev tasarımı ile İş Genişletilmesi (Farklılaştırılması), İşin Zenginleştirilmesi ve Rotasyona gidilebilmesi olanağı, sürekli aynı işin yapılması anlamına gelen işbölümünün sakıncalı yönlerini ortadan kaldırmış olur. 5. Nihayet görev tasarımı kapsamına giren iş analizleri ile otomasyona gidebilme fırsatları yada olanakları saptanmış olur.

5 İŞLETMELERDE GÖREV, İŞ TASARIMI VE ÖLÇÜMÜ İnsan - Makina ilişkisi, iş tasarımında önemli bir faktör olmasına karşın, problemin bütününün sadece önemli bir parçası niteliğindedir. Görev tasarımı kapsamına giren başlıca konular; (1) Görev - iş kapsamının (Job Contents) belirlenmesi, (2) İş yapma - çalışma yöntemleri (work methods) ya da diğer adıyla Hareket Etüdü ( Motion Study) ve (3) Ergonomi (ergonomics) yani insan - makina sistemi ve işin çevre koşullarının tasarımı, biçiminde özetlenebilir. Görev Tasarımı Süreci Görev tasarımı; (1) görev - iş kapsamının tasarımı, (2) hareket etüdünün yapılması ve (3) ergonomik koşulların sağlanması olmak üzere üç aşamada gerçekleşir. 1- Görev Kapsamının Tasarımı Çalışma yöntemleri işgörenlerin işleri ya da görevleri nasıl yapmaları gerektiğini saptarken; görev tasarımında amaç, işgörenlerin hangi işleri yapmaları ya da ne yapmaları gerektiğinin belirlenmesidir. Görev (iş) kapsamının belirlenmesinde, genellikle, ürün tasarımında yapılması gereken işler, üretim sürecindeki işlemler, üretim miktarı, mevcut makina tasarımları ve yerleşme biçimleri etkili faktörlerdir.

6 İŞLETMELERDE GÖREV, İŞ TASARIMI VE ÖLÇÜMÜ İşgörenlerin yapması gereken yada önerilen işler ve işlemleri belirlemede daha önce değindiğimiz iş yerinde benimsenen Yönetim Anlayışlarının da rolü vardır. Geleneksel yönetim anlayışını benimseyen bir yönetici işi olabildiğince küçük parçalara ayırmak, sürekli aynı işi tekrarlayıcı bir niteliğe kavuşturmak, kısaca iş bölümüne gitme kriterlerinden yola çıkacaktır. Öte yandan, çağdaş yönetim anlayışını ve özellikle Davranışsal Yaklaşımı benimseyen yöneticiler ise; işgörenlerin duygusal ve davranışsal yönlerini dikkate alarak bunlara geniş kapsamlı, yetki ve sorumluluk yükleyen, güdülenmelerini, ilerleme ve yaratıcılıklarını gösterme olanaklarını sağlayan değişik işlerin verilmesinden yana olacaklardır. Diğer bir deyişle, işçiler; ürünün küçük bir parçasının yapımı yada kısıtlı sayıdaki işlemlerden sorumlu tutulmak ve sürekli aynı işi tekrarlamak yerine bir ürünün tümünün üretimine ilişkin değişik işlerle görevlendirileceklerdir, işte bu amaçla işgörenlerin kendi aralarında periyodik olarak işlerini değiştirme anlamına gelen rotasyon, kalite çemberleri, iş genişletme, iş zenginleştirme ve sosyo-teknik yaklaşım iş kapsamını ve dolayısıyla görev tasarımını etkileyen diğer faktörlerdir. Burada yabancı olduğumuz "Sosyo-teknik yaklaşım", ise iş kapsamını belirlemede teknolojilerin gereklerini yerine getirme yanında, işçilerin psikolojik ve sosyal ihtiyaçlarını da karşılamak anlamına gelir.

7 İŞLETMELERDE GÖREV, İŞ TASARIMI VE ÖLÇÜMÜ 2- Hareket Etüdü (Yöntem Geliştirme) Gerek imalat ve gerekse hizmet işletmelerinde işin en uygun yapılış yöntemlerinin genişletilerek standart hale getirilmesi, etkinliği ve verimliliği arttırıcı bir önlemdir. Hareket etüdünün amacı da, bir işi yada işlemi yapmanın en kolay, en ekonomik, en az çaba gerektiren yolunu yada yöntemini bulmak ve böylece insan gücü, malzeme, araç -gereç ve makinaların mümkün olan en iyi şekilde kullanımını sağlamaktır. Bu nedenle hareket etüdü yöntem geliştirme ile eş anlamlı olarak kullanılmaktadır. Hareket Etüdü Aşamaları: Bir işletmede hareket etüdü çalışması aşağıda belirtilen dört aşamada yürütülür 1. Hareket Etüdü Yapılacak Olan İşin Seçimi: Genelde uzun işlem süresi yada dengesiz bir iş akışı oluşturan, önünde yüksek yarı mamul stoku yığılan, aylak işgücü yada makina zamanına sahip olan, çıktısı yetersiz ya da düşük kalite düzeyine sahip olan işler hareket etüdü çalışmasına aday olan işlerdir.

8 İŞLETMELERDE GÖREV, İŞ TASARIMI VE ÖLÇÜMÜ 2. Hareket Etüdü Yapılacak İşin Analizi: Bu aşamada üzerinde çalışma yapılacak iş, tüm ayrıntıları ile incelenir ve işe ait bilgilerin kayıtları tutulur. İşe ilişkin bilgilerin kaydedilmesi için geliştirilen çeşitli şemalar ve diyagramlardan yararlanılır. 3. Yeni Yöntemin Geliştirilmesi: Bu aşamada daha önce elde edilen bilgiler ve şemalar kullanılarak işin daha iyi yapılış yöntemi belirlenmeye çalışılır. Burada özellikle ne yapılmalıdır? nerede yapılmalıdır? ne zaman yapılmalıdır? kim yapmalıdır? ve nasıl yapılmalıdır? sorularına yanıt aranması gerekir. 4. Yeni Yöntemin Benimsetilerek Uygulamaya Konulması: Yeni yöntemin, verimli şekilde uygulanabilmesi için ilgili kişiler tarafından anlaşılması ve kabul görmesi gerekir. Yeni yöntemin herkes tarafından benimsenmesi için eğitim çalışmalarına ağırlık verilmelidir.

9 İŞLETMELERDE GÖREV, İŞ TASARIMI VE ÖLÇÜMÜ 3- Ergonomi Tasarımı yapılacak iş yada görevin verimliliğini, uygulanacak yöntem ve sosyo - teknik yaklaşımın yanı sıra; araç - gereç, makina - teçhizatın tasarımı ve iş çevresinin yada ortamının fiziksel koşulları da etkileyecektir. İşte " insan mühendisliği" olarak da adlandırılan ergonomi, işgörenlerin fiziksel yeteneklerini etkili biçimde kullanabilecekleri, dolayısıyla verimli çalışabilecekleri şekilde araç -gereç, makina - teçhizat ve çalışma çevresi yada ortamının tasarımlanmasını ele alan bilim dalıdır. Ergonomi, işin görülmesinde kullanılan makina, araç - gereçlerin işgörenin fiziksel özelliklerin en uygun biçimde tasarımlanması ve düzenlenmesi, fiziksel çalışma koşullarının iyileştirilmesi, böylece işgörenlerin yeteneklerini tam olarak sağlayarak verimliliğin ve işin kalitesinin arttırılmasıdır. Ergonominin uğraş alanını insan - makina sisteminin incelenmesi oluşturmakta, bu sistemin içine çevresel faktörler de girmektedir. Ergonomi; anatomi, fizyoloji, psikoloji, fizik ve mühendislik, iş hekimliği bilim dallarının bulgularından yararlanmaktadır.

10 İŞLETMELERDE GÖREV, İŞ TASARIMI VE ÖLÇÜMÜ İnsan - makina sistemi kapsamına makinalar. göstergeler, kontrol makinaları. masalar, oturulacak sandalyeler, diğer araç - gereçler tasarımlanırken insanın boy, kilo gibi antropometrik veriler diye adlandırılan standart vücut ölçülerinin dikkate alınması gerekir. Amaç; makinaları, araç - gereçleri insanların kolayca, rahat edebilecekleri, yorulmadan kullanabilecekleri ve dolayısıyla verimliliklerini arttırabilecek şekilde tasarımlamaktadır. Ergonominin ikinci uğraş konusu olan çevresel faktörleri ya da iş ortamının fiziksel koşulları; ışık, aydınlatma, renk. gürültü, ısı, hava akımı, nem; kirlilik, titreşim ve iş kazalarına karşı güvenlik gibi elemanlar oluşturur. Sözü edilen çevresel koşulların iyileştirilmesi önlemlerinin alınması da işgörenlerin verimliliğini olumlu yönde etkileyecektir.

11 İş Ölçümü İŞLETMELERDE GÖREV, İŞ TASARIMI VE ÖLÇÜMÜ 1- İş Ölçümünün Tanımı ve Önemi Hareket etüdü yapmadaki amaç, bir işin en doğru yapılış yöntemlerinin belirlenmesi ve böylece o işin yapılmasının standart hale getirilmesidir. İş ölçümü ise, hareket etüdü ile saptanan en etkili standart yöntem kullanıldığında o işin normal hızda çalışan kalifiye bir eleman tartından ne kadar zamanda yada sürede yapılabileceğini saptamaya yönelik çabalardır. Diğer bir deyişle bir işi yapmanın en iyi yöntemi uygulandığında söz konusu işin yapılmasının standart zamanını belirlemeye yönelik eylemlerdir. Bu nedenle iş ölçümü, hareket etüdünden sonra yapılması gereken bir işlemdir. İş ölçümü, işletmelerde değişik amaçlar için yapılır. Bunlar: 1. İşgücü ihtiyacını ve çalışma kapasitesini tahminlemek, 2. Muhasebe açısından üretim işlemleri maliyetini belirlemek, 3. Teşvikli ücret sisteminin uygulanmasına yol göstermek, 4. İşçilerin performansını saptamak, 5. Üretimi programlamak, 6. Zaman öğesinin rol oynadığı üretim sistemleri etkinliklerinin örgütlenmesi ve kontrolü için temel bilgiyi sağlamak.

12 İŞLETMELERDE GÖREV, İŞ TASARIMI VE ÖLÇÜMÜ 2- İş Ölçümü Yöntemleri İş ölçümü yöntem yada tekniklerini; (1) zaman etüdü, (2) önceden belirlenmiş hareket - zaman verileri, (3) standart veriler, (4) iş örneklemesi ve (5) formül kurma yöntemi, olmak üzere 5 ana grupta incelemek olanaklıdır. Bunlardan zaman etüdü ve iş örneklemesi ile işin standart yapılış süresinin belirlenmesi gözlemleme ve yapılan işin analizi ile gerçekleşir. Diğer yöntemlerde ise, önceden yapılmış çalışma sonuçlarına ilişkin kayıtlı verilerden yararlanılır. Bu yöntemlerin tümü, fiziksel güç isteyen işlerin standart zamanını belirlemek için geçerlidir. Bunlardan en yaygın kullanılanı zaman etüdü olması nedeniyle bunun çok kısa açıklanması yapılacaktır.

13 İŞLETMELERDE GÖREV, İŞ TASARIMI VE ÖLÇÜMÜ Zaman Etüdü: Bu, kalifiye ve iyi eğitilmiş bir işçinin belli bir işi standart yönteme göre ve normal bir hızla yapması için gerekli zamanın, yani standart zamanın belirlenmesinde kullanılan ve işin yapılırken gözlemlenmesi esasına dayanan bir yöntemdir. Etüdü yapmak için kullanılan araçlar kronometre, gözlem tablosu (tahtası) ve gözlem formlarıdır. Kronometre ile ölçüm yapılır, ölçüm sonuçlan önce gözlem (etüt) tablosuna oradan da formlara geçilir. Bu ölçümlerden sonra normal ve standart zaman hesaplanır. Normal ve standart zaman aşağıdaki eşitliklerden hesaplanabilir Normal Zaman = ölçülen birimin performans zamanı X performans derecesi (değerlendirme faktörü) / 100 Standart Zaman = normal zaman 1 - % tolerans

14 İŞLETMELERDE GÖREV, İŞ TASARIMI VE ÖLÇÜMÜ Yukarıdaki eşitliklerde performans derecesi; normal hızda çalışan bir operatör için 100, normalin altındaki için 100 'ün altında ve normal üstü hızda çalışan bir operatör için ise 100 'ün üzerinde olacaktır. Yani % 110'luk bir performans derecesi (değerlendirme faktörü), operatörün normalden % 10 daha hızlı çalıştığını, % 85 lik bir performans derecesi ise operatörün normalden % 15 daha yavaş çalıştığını gösterir. Değerleme işlevi büyük ölçüde ölçümü yapan analistin yargısına dayandığından, söz konusu kişinin bu konuda eğitilmiş ve deneyimli olmasına özen gösterilmelidir. Performans derecesi, üretilen çıktının ölçülebilirliği durumunda aşağıdaki eşitlik ile belirlenebilir: Performans derecesi = Çalışma süresi (değerlendirme faktörü) Üretilen birim sayısı Öte yandan "tolerans"; dinlenme, kişisel ihtiyaçları karşılama ve elde olmayan nedenlerle ortaya çıkan gecikmeleri kapsamaktadır.

15 İŞ ANALİZİ İş analizi, belli bir işletmede yapılmakta olan işler hakkında gerekli bilgilerin toplanması, değerlendirilmesi ve örgütlenmesidir. Yada iş analizi, işletmede yapılacak her bir işin niteliği için genel durumu ve özellikleri, işin yapılacağı çevre ve çalışma koşulları hakkında bilgi toplanması, toplanan verilerin sistematik şekilde incelenmesi, değerlendirilmesi ve bunlara ilişkin bilgilerin yazılı hale getirildiği bir süreçtir. İş analizi çalışmaları sonucunda; işin ne olduğu, çalışanın görevleri ve sorumlulukları ve ne gibi bilgi, kişilik ve zihinsel/fiziksel özelliklere sahip olması gerektiği tespit edilir. Bir iş analizinde : İşin gerekleri nelerdir? İş nasıl yapılır? İş ne zaman yapılır? İş nerede yapılır? İş neden yapılır? gibi temel sorulara cevap aranır.

16 İş Analizi Kullanım Alanları İş analiziyle elde edilen bilgiler yalnızca İKY de (İnsan Kaynakları Yönetiminde) değil, aynı zamanda üretim, pazarlama, ve finans gibi temel işletme fonksiyonlarına ilişkin planlama, örgütleme, yürütme ve kontrol işlemlerinin temel dayanağını oluşturur. İş analiziyle elde dilen bilgilerin kullanım yoğunluğu aşağıdaki şekilde sıralanabilir. İK bölüm yöneticisi ve diğer İK uzmanları, Başta üretim yöneticisi olmak üzere tüm birim yöneticileri, Yetkili işçi sendika yönetici ve temsilcileri, İşi bizzat yapan personelin kendisi,

17 İş Analizi Amaçları 1.Gelecekte duyulabilecek çalışan ihtiyacını ve bu çalışanların ihtiyacını saptayarak insan kaynakları planlamasına yardımcı olmak. 2.İş alımında açık ve kesin kriterler oluşturmak. 3.Şu andaki ya da gelecekte ortaya çıkabilecek eğitim ihtiyacını tespit etmek. 4.Performans standartlarını belirlemek. 5.Kariyer planının sağlıklı bir şekilde yapılmasını sağlamak. 6.Olumsuz çalışma koşullarını ortadan kaldırmak. 7.İş değerlendirmesi için her bir işin göreceli önemini ortaya koymayı sağlayacak temel bilgilere ulaşmak. İş ve işçilerin yasal düzenlemelerinin yapılmasında gerekli verileri sağlamak.

18 İş Analizi Sürecinin Aşamaları İş analizi süreci birbirini izleyen üç aşamadan oluşmaktadır. Hazırlık aşaması İş analizi bilgilerinin toplanması İş analizi bilgilerinin uygulanması İş Analizi Hazırlık Çalışması İş analizine başlamadan önce işletmenin yönetim anlayışı ve felsefesi, çalışanların eğitim düzeyi, işletmenin faaliyet gösterdiği iş kolu, işletmeyi etkileyen iç ve dış çevre koşulları ve benzer konularda da bilgi sahibi olmak gerekir. Öte yandan daha önceki iş analiz çalışmalarıyla ilgili rapor ve deneyimlerden de yararlanılmalıdır. İş Analizi Bilgilerinin Toplanması İş analizleri bilgi toplarken şu sorulara cevap arar: Personel ne yapıyor? (görev) Personel işi nasıl yapıyor? (yöntem ve teknikler) Ne çeşit yardımcı aracılar gerekiyor? (makineler, aletler, donanım) Hangi çıktılar elde ediliyor? (üretilen mal ve hizmet) Ne çeşit bilgi beceri ve deneyim gerekiyor? İşler hangi koşullarda yapılıyor? (çevresel faktörler)

19 İş analiziyle ilgili olarak bilgiler çeşitli şekillerde toplanır. Bunlardan en yaygın olanları: a. Görüşme b. Gözlem c. Anket a-) Görüşme : Bu yöntem, analizi yapan kişinin, personeli ile görüşüp yaptığı işler hakkında veri toplamasıyla gerçekleştirilir. Bu yöntemin avantajı, görüşme yapılan kişilerin anlamadığı sorulara açıklık kazandırılmasıdır. Dezavantajı ise, yöntemin maliyetinin yüksek olması ve zaman kaybına yol açmasıdır. b-) Gözlem : Gözlem yönteminin kullanımı, iş analizini yapan kişinin çalışanların yaptığı işleri gözlemlemesi (doğrudan gözlem yada video kullanımı) ve yapılan işlerin çalışanlar ve çevre koşullarıyla ilgili kayıt tutulmasıyla gerçekleşmektedir. Bu işlemin zihinsel bilgi gerektiren işler için uygulaması zor gözükmektedir. c-) Anket : Bu yöntemde ayrıntılı olarak hazırlanan formlar iş görenlere dağıtılır. Bazı durumlarda iş görenler formları doldurduktan sonra, formlar üstleri tarafından da kontrol edilir ve daha sonra insan kaynakları departmanına teslim edilir. Eğitim yetersizliği nedeniyle bazı iş görenlerin fikirlerini iyi ifade edememeleri, eksik ya da yoruma açık bilgiler vermeleri bu yöntemin sakıncaları arasında sayılabilir.

20 İŞ TANIMI İş analizleriyle toplanan verilerden yararlanılarak her bir işin kapsamına giren eylemlerin, işlemlerin, sorumlulukların, görevlerin ve çalışma koşullarının yazılı olarak açıklanmasına iş tanımı denir. İş tanımının genel amacı; işin temel nitelikleriyle ortaya konması, başka bir deyişle işin kimliğinin ortaya çıkarılmasıdır. İş tanımları başlıca üç bölümden meydana gelir. İşin kimliği bölümü, işin özeti bölümü ve diğer bilgilerin yer aldığı bölümdür. İşin kimliği bölümünde işin adı, kodu, bağlı bulunduğu bölüm, iş tanımının hazırlandığı tarih gibi bilgiler yer alır. İşin özeti işin amacı ve kapsamını, işe bağlı görevleri gösteren bölümdür. Üçüncü bölümde ise iş yapılırken kullanılan makine ve malzemeler, işin kim tarafından gözetim ve denetim altında bulundurulduğu işe ilişkin mali sorumluluk, çalışma koşulları, iş riski ve kişisel nitelikler gibi konular yer alır.

21 İŞ ETÜDÜ Verimliliği arttırmak amacıyla işi yapacak kişinin gücünü ve gereksinmelerini göz önünde bulundurarak işin en iyi yapılış biçimi ve tamamlanma süresini saptamak için iş sistemleri üzerinde yapılan çalışmalara iş etüdü denir. İş etüdünün amacı işletmelerde ekonomikliği arttırmak, insan yapısına uygun iş akışları ve çalışma koşulları sağlamaktır. İlk gerçek iş etüdü Peronnet in hazırladığı toplu iğne imalatıyla ilgilidir. Bir zanaat atölyesinde her bir işçinin ürünün tümünü tek başına tamamlaması esasına dayanarak çalışan on işçi günde toplam 200 toplu iğne imal etmekteydi. Söz konusu iş yerinde Peronnet iş akışını 18 ayrı işleme ayırmış ve bu işlemleri basit düzenekler yardımıyla işyeri ve üretim aracı düzenlemesi yoluyla 10 işçiye dağıtmak suretiyle günlük imalatı 240 kat arttırarak 48,000 toplu iğneye çıkarabilmiştir. İş etüdü, hareket etüdü ve iş ölçümü olmak üzere başlıca iki ana teknikten oluşur. Hareket etüdü işin en kısa yoldan, en kolay şekilde ve en az yorgunlukla nasıl yapılabileceğini inceler. İş ölçümü ise işin yapılışı için gerekli zaman standartlarını belirlemeyi amaçlar.

22 İŞ TASARIMI İş tasarımı iş ve insan unsurlarını en uygun biçimde birleştirmek amacıyla işin içeriğinin, işe ilişkin ödüllerin ve işin niteliklerinin çeşitli şekillerde düzenlenmesidir. Bu düzenlemeler, iş basitleştirme, iş rotasyonu, iş genişletmesi, iş zenginleştirmesi, kalite çemberi, bağımsız çalışma grupları şeklinde olabilir. a)iş Basitleştirme : İşin yalnızca birkaç işlevden oluşan en küçük parçalara ayrılmasıdır. Böylece uzmanlaşma oluşur. İş basitleşmiş olduğundan uzun süre eğitime gerek kalmaz ve işi herkes yapabilir. İşi yapan aynı işi sürekli tekrarladığından verimlilik artar. b)iş Rotasyonu: İş görenin basitleştirilmiş çeşitli işlerde sırasıyla çalıştırılmasıdır. Örneğin bankada tasarruf hesaplarına bakan bir iş görenin sırayla krediler servisinde, kambiyo servisinde çalıştırılması gibi iş rotasyonu basit işlerin monotonluğundan doğan can sıkıntısını azaltır, daha esnek iş imkanı sağlar. c)iş Genişletmesi: İş basitleştirmenin tersine işe ilişkin farklı birkaç görevin bir araya getirilmesidir. Örneğin daktilograf olarak çalışan bir memurun işlerine, faks çekmek, misafir karşılamak gibi görevlerin eklenmesidir. İş genişletmesi, iş görenin monotonluktan kurtulmasını sağlamakla beraber, iş görene yeni işler yüklendiğinden iş görenlerce fazla kabul görmektedir.

23 d) İş Zenginleştirme : İş görene kendi işi ile ilgili olarak planlama, örgütleme, denetleme yapabilme konusunda yetki ve sorumluluk verilmesidir. Örneğin; bir daktilografın, daktilo yazacağı kağıdı seçmesi yada yazacağı kağıdın içeriğinin tasarımını üstlenmesi gibi e) Kalite Çemberi : Çeşitli düzeyde çalışanlardan meydana gelen 8-10 kişilik gönüllü iş gruplarının örgütteki sorunları saptamaları ve çözüm önerileri geliştirmeleri esasına dayanan bir Japon yönetim biçimidir. Geliştirilen önerilerin yönetim tarafından kabul edilip uygulanması ve belli bir getiri sağlanması halinde grup ödüllendirilir. f) Süreç Yenileme: Maliyet, kalite, hizmet, hız gibi performansın önemli ölçütlerinde kesin iyileştirmeler sağlamak için iş süreçlerinin temelden yeniden ele alınması ve radikal bir şekilde yeniden tasarlanmasıdır. g) Öğrenen Bürokrasiler: Standartlaşmanın yaratıcılığı öldürdüğü, hareket-zaman etüdü rejiminin sürekli iyileşmeyi engellediği, hiyerarşinin öğrenmeyi yok ettiği görüşleri son yıllarda sıkça dile getirilmektedir. Bu tür fikirlere karşılık Adler yeni bir yöntem ileri sürmüştür. Hareket ve zaman etütleri konusunda yeni yaklaşım, bunları iş görenin yapması için iş göreni eğitmek gerekir, çünkü tüm faktörleri görebilen kişi yalnızca gerçekten o işi yapabilen kişidir. Öğrenen örgütler üç amaca hizmet eder: 1- Kalite ve verimliliği arttırarak yönetime hizmet eder. 2- Çalışanları kendi işlerinin tasarım ve denetime katarak motivasyon ve iş tatminin arttırır. 3- Öğrenmeyi teşvik edici formel bir sistem kurarak yeniliği yakalama ve sürekli iletişimle yeniliğin yayılmasını sağlama yoluyla, sürekli iyileştirmeyi kurumsallaştırarak tüm örgüte hizmet eder.

24

25

26

27 İş Etüdü Nedir? İş etüdü, iş sistemlerinin incelenip düzenlenmesine yönelik yöntem ve deneyimlerin, çalışanların iş yapabilme kapasitesini ve gereksinimlerinin de göz önüne alarak işin iyileştirilmesi ve işletmenin daha ekonomik çalışmasını hedefler. Verimlilikle doğrudan ilişkilidir. Bu sebeple fazladan yatırım yapmadan var olan kaynaklardan sağlanacak üretimi artırmak maksadıyla kullanılır. İş Basitleştirme, iş etüdünde kullanılan yöntemlerdendir. İşi parçalara ayırarak daha basit ve hızlı yapılmasını sağlamaktır. Bu sayede uzmanlaşma oluşur. İşi tekrarlı ve standart hale getirmek de esastır çünkü standart olarak yapılan işte hata daha azdır ve daha hızlı yapılabilir. Dolayısıyla verimlilik artar. İş etüdünde Pareto analizi de etkin olarak kullanılır. Pareto analizi verimliliğin artırılmasında yapılacak işlerden önceliğin hangisine verileceğine karar vermede kullanılır. İş Etüdü Nasıl Yapılır? İş etüdünün aşamalarını anlaşılır olması için aşağıda maddeler halinde veriyorum. Etüdü yapılacak işin seçimi ile başlanır. Analiz için gerekli bilgiler gözlem, görüşme ve doküman inceleme çalışmaları yapılır. İşin tam analizini yapmak üzere iş elemanlara ayrılır. Bu iş elemanları, maliyet, kalite, iş güvenliği, insancıl çalışma, iş elemanlarının kaldırılmasıbirleştirilmesi veya paçalara ayrılması, iş yeri düzeninin değiştirilmesi, kullanılan malzeme ve/veya teçhizatın değiştirilmesi... gibi yollarla geliştirilmeye çalışılır. Yeni tasarlanan iş yönetimin onayına sunulur. Yönetimin onay vermesi halinde iş başı eğitimleri yapılır, onay verilmezse tekrar çalışma yapılır.

28

29

30