DEVLET MUHASEBESİNDE YIL İÇİ - DIŞI AYIRIMI

Transkript

1 Ömer DAĞ Devlet Muhasebe Uzmanı DEVLET MUHASEBESİNDE YIL İÇİ - DIŞI AYIRIMI 1.GİRİŞ tarihinden itibaren yürürlüğe giren Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği (MİBMY) ile tarihinde yürürlüğe giren Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği (MYMY), bütçe hesapları dışında tahakkuk esasına göre hazırlanmıştır. Buna göre 5018 sayılı Kanunun 51 inci maddesi uyarınca kamu gelir ve giderleri tahakkuk ettirildikleri mali yılın hesaplarında gösterilir. Bütçe gelirleri tahsil edildiği, bütçe giderleri de ödendiği yılda muhasebeleştirilmektedir. Ancak muhasebeleştirilen mali işlemlerden bazılarının daha sonra iptal edilmesi veya düzeltilmesi gerekli olabilmektedir. Söz konusu düzeltmeler, terkinler veya iptaller bazen mevzuattan, bazen de muhasebeleştirme sırasında yapılan kullanıcı hatalarından kaynaklanmaktadır. Her iki durumda da düzeltme, terkin veya iptal kayıtları yapılırken, içinde bulunulan döneme göre yapılacak muhasebe kayıtlarında farklılıklar bulunmaktadır. Bu yazıda iptal veya düzeltme kayıtlarının yapılma zamanına göre MİBMY ile MYMY uyarınca nasıl muhasebeleştirileceği açıklanmaya çalışılacaktır. 2. ALINAN ÇEKLER Muhasebe birimleri tarafından kendilerine hitaben düzenlenmiş çekler, ilgili olduğu gelir türüne göre bütçe gelirlerine kaydedilmektedir. Ancak bankaya tahsil için gönderilen çeklerden karşılığı olmayanların kayıtlardan çıkarılması ve çekin tahsilatına ilişkin söz konusu muhasebe kaydının düzeltilmesi gerekmektedir. İşte bu kayıtlar yapılırken, (yıl olarak) kayıt zamanının önemi bulunmaktadır. MYMY ye göre karşılıksız çıkan çekler yılı içinde, yapılan ilk kaydın tam tersi bir kayıtla muhasebeleştirilmektedir. Ancak tahsili, önceden tahakkukun yapılmış olmasına bağlı olmayan gelir karşılığı olanlar, yılı içinde de olsa yılı geçtikten sonra da olsa 600-Gelirler nın borcu yerine 630-Giderler nın borcuna kaydedilmektedir. Şayet çekin karşılıksız olduğu, yılı geçtikten sonra anlaşılır ve kayıtlara alınacak olursa yapılacak düzeltme kaydının, yılı içindeki kayıttan tek farkı 800-Bütçe Gelirleri yerine 810- Bütçe Gelirlerinden Ret ve İadeler nın borçlandırılması olacaktır. MİBMY ye göre ise karşılıksız çıkan çekler yılı içinde, yapılan ilk kaydın tam tersi şekilde muhasebeleştirilmektedir. Ancak tahsili önceden tahakkukun yapılmış olmasına bağlı olmayan gelir karşılığı olanlar, (MYMY den farklı olarak) yılı içinde Kamu idarelerinin muhasebeleştirilen mali işlemlerinden iptal edilmesi veya düzeltilmesi gerekenler bulunmaktadır. Söz konusu düzeltmeler, terkinler veya iptaller yapılırken içinde bulunulan döneme göre yapılacak muhasebe kayıtlarında farklılıklar bulunmaktadır. 58

2 600-Gelirler nın borcuna, yılı geçtikten sonra 630- Giderler nın borcuna kaydedilmektedir. Şayet çekin karşılıksız olduğu, yılı geçtikten sonra anlaşılır ve kayıtlara alınacak olursa yapılacak düzeltme kaydının, yılı içindeki kayıttan tek farkı (MYMY de olduğu gibi) 800-Bütçe Gelirleri yerine İadeler nın borçlandırılması olacaktır. Örnek-1: Gelir vergisi mükellefi A, Kasım 2009 dönemine ait.-tl lik gelir vergisi stopajını tarihinde çekle ödemiştir. Çekin karşılıksız çıktığı, a) tarihinde (yılı içinde) anlaşılmıştır. b) tarihinde (yılı içinde) yılı geçtikten sonra anlaşılmıştır. Vergi gelirinin tahsil kaydı 120-Gelirlerden Alacaklar 800-Bütçe Gelirleri 120-Gelirlerden Alacaklar 800-Bütçe Gelirleri 120-Gelirlerden Alacaklar İadeler Dolayısıyla MYMY ye göre, tahakkuklu bütçe geliri karşılığında tahsil edilen çeklerden karşılıksız çıkanların yılı içinde tam ters kayıtla muhasebeleştirilmesi, yılı geçtikten sonra ise 800-Bütçe Gelirleri yerine 810-Bütçe Gelirlerinden Ret ve İadeler nın kullanılması gerekmektedir. Tahakkuku yapılmış olan gelir türü için yapılan tahsilâtta MYMY ile MİBMY arasında herhangi bir fark olmadığından yukarıda verilen örneğin cevabı, MİBMY de de aynı olacaktır. Şayet yukarıdaki soruda (örnek-1) verilen gelir türü (MYMY için), tahakkuku yapılmış olan gelir vergisi stopajı değil de tahakkuku tahsiline bağlı olan döner sermaye hazine payı Bütçe ve faaliyet hesaplarıyla ilgili olarak yapılan yanlış kayıtlar MYMY ile MİBMY de yılı içinde ilgili hesaba yapılan kaydın tam tersi kayıtla düzeltilebilmektedir. Ancak yılı geçtikten sonra yapılan kayıtlarda 600-Gelirler yerine 630-Giderler, 800- Bütçe Gelirleri yerine de İadeler nın kullanılması gerekmektedir. olsaydı yapılacak kayıtlar farklı olacaktı. Bu farklılık aşağıda da görüleceği üzere tahsilâtta 120-Gelirlerden Alacaklar yerine 600-Gelir nın kullanılması; çekin karşılıksız çıkmasında ise yılı içinde tam ters kayıt yapılmayarak 600-Gelirler yerine 630-Giderler nın kullanılması olacaktır. Bütçe hesapları açısından da değişen herhangi bir husus olmayacaktır. Tahakkuku tahsile bağlı gelirin tahsil kaydı 600-Gelirler 800-Bütçe Gelirleri 630-Giderler 800-Bütçe Gelirleri 630-Giderler İadeler MYMY için verilen bu cevaplar MİBMY için ise aşağıdaki şekilde olacaktır. 59

3 600-Gelirler 800-Bütçe Gelirleri 630-Giderler İadeler Dikkat edilecek olursa, çekin karşılıksız çıktığının yılı içinde anlaşılması durumunda MİBMY ile MYMY arasında farklılık bulunmaktadır. 3. MALİ İŞLEMİN BELEŞTİRİLMESİNDE YANLIŞ HESABIN KULLANILMASI Bütçe ve faaliyet hesaplarıyla ilgili olarak yapılan yanlış kayıtlar MYMY ile MİBMY de yılı içinde ilgili hesaba yapılan kaydın tam tersi kayıtla düzeltilebilmektedir. Ancak yılı geçtikten sonra yapılan kayıtlarda 600-Gelirler yerine 630-Giderler, 800-Bütçe Gelirleri yerine de 810-Bütçe Gelirlerinden Ret ve İadeler nın kullanılması gerekmektedir. Örnek-2: Kesin teminat olarak tahsil edilen.-tl, yanlışlıkla tahakkuku tahsiline bağlı bütçe geliri olarak kaydedilmiştir. Yapılan yanlışlık, a) Aynı yıl içinde anlaşılmış ve gerekli düzeltme kayıtları yapılmıştır. b) İzleyen faaliyet döneminde anlaşılmış ve gerekli düzeltme kayıtları yapılmıştır. Yukarıdaki örneğin cevabına geçmeden önce, yapılması gereken doğru kayıt ile yapılan yanlış kaydın verilmesi, ardından düzeltme kayıtlarının yapılması, düzeltme kayıtlarının mantığının daha iyi anlaşılabilmesi için yararlı olacaktır. Yapılması gereken muhasebe kaydı 100-Kasa 330-Alınan Depozito ve Teminatlar Hs. Yapılan yanlış muhasebe kaydı 100-Kasa 600-Gelirler 800-Bütçe Gelirleri Örneği verilen muhasebe kayıtlarına göre, öyle bir düzeltme kaydı yapılmalıdır ki ikinci muhasebe kaydı doğru muhasebe kaydına dönüştürülmelidir.. Yani gelirler hesabı kapatılarak yerine 330-Alınan Depozito ve Teminatlar na kaydedilmeli ve bütçe hesapları tam tersi şekilde kapatılmalıdır. Yılı içinde yapılması gereken düzeltme kaydı 600-Gelirler 330-Alınan Depozito ve Teminatlar Hs. 800-Bütçe Gelirleri a) Yılı geçtikten sonra yapılması gereken düzeltme kaydı 630-Giderler 330-Al. Depozito ve Teminatlar İadeler Hs Yukarıdaki düzeltme kayıtlarında da görüleceği üzere, yılı içinde yapılan muhasebe kaydında, faaliyet ve bütçe hesapları tam ters olarak çalıştırılırken, yılı geçtikten sonra yapılan muhasebe kaydında 600-Gelirler yerine 630-Giderler, 800-Bütçe Gelirleri yerine de İadeler nın borcuna kayıt yapılmaktadır. 4. ALACAKLARDAN YAPILAN TERKİNLER 140-Kişilerden Alacaklar nda kayıtlı alacaklardan herhangi bir kanun veya kararla kısmen veya tamamen silinmesi gerekenler, hem MYMY de hem de MİBMY de aynı şekilde muhasebeleştirilmektedir. Buna göre gerek yılı içinde gerekse yılı geçtikten sonra yapılan terkinler 630-Giderler nın borcu karşılığında, 140-Kişilerden Alacaklar na alacak kaydetmek suretiyle gerçekleştirilmektedir. Ancak fazla veya yersiz ödenmesinden dolayı muhasebe birimlerince doğrudan kişilerden alacaklar hesabına alınan anapara veya faiz tutarlarından,

4 Kişilerden Alacaklar na kısmen veya tamamen yersiz veya yanlışlıkla alındığı anlaşılanlar, MYMY de hem yılı içinde hem de yılı geçtikten sonra 630-Giderler nın karşılığında hesaplardan çıkarılmakta iken MİBMY de yılı içinde 600-Gelirler nın borcu karşılığında hesaplardan çıkarılmakta, yılı geçtikten sonra ise MYMY den herhangi bir farklılığı bulunmamaktadır. Örnek-3: Gıda deposunda bulunan.-tl lik şeker, görevli memurun depo çeşmesini açık unutması ve depoyu su basması sonucu tamamen kullanılamaz hale gelmiştir. Söz konusu şekerdeki varlık kaybının rayiç değeri olan TL nin ambar memurundan tahsil edilmesine karar verilmiştir. Ancak daha sonra yapılan araştırmada kullanılamaz hale gelen şekerin rayiç değerinin 900.-TL olduğu tespit edilmiş ve fazla tahakkuk ettirilen 300.-TL kayıtlardan çıkarılmıştır. Şekerin kullanılamaz hale gelmesine ilişkin muhasebe kaydı, 630-Giderler 150-İlk Madde ve Malzeme Hs. Sorumlu ambar memuru adına tespit edilen rayiç değeri üzerinden hesaba alınması, 140-Kişilerden Alacaklar Gelirler Kayıtlara alınan TL alacak fazlalığının hesaplardan çıkarılması, 630-Giderler nın borcu karşılığında yapılmakta iken, MİBMY de tahakkukun yapıldığı dönem (yılı içinde) terkin edilen tutarlar 600-Gelirler na, tahakkukun yapıldığı dönemden sonraki dönemlerde (yılı geçtikten sonra) terkin edilen tutarlar ise 630-Giderler na borç kaydedilerek muhasebeleştirilmektedir. 5. MUHASEBE BİRİMLERİ ARASI İŞLEMLER 511-Muhasebe Birimleri Arası İşlemler ; aynı bütçeli kamu idarelerine ait muhasebe birimlerinin birbirlerine gönderdikleri veya birbirlerinden aldıkları para ve kıymetler ile birbirleri adına nakden veya mahsuben yaptıkları tahsilât ve ödemelerin izlenmesi için kullanılır. Belediyelerin tek bir muhasebe birimi bulunduğundan bu hesap mahalli idarelerde sadece il özel idaresi merkez ve ilçe muhasebe birimleri (ilçe özel idaresi) tarafından kullanılmaktadır. Aynı bütçeli kamu idarelerine hizmet veren bir muhasebe biriminin diğer muhasebe birimi adına yaptığı tahsilâtı ilgili hesaba (100-Kasa, 102-Banka, 105-Döviz vb.) borç, 511-Muhasebe Birimleri na alacak kaydı yaparken; adına işlem yapılan muhasebe birimi ise söz konusu işlemle ilgili olarak kendisine Muhasebe İşlem Fişi geldiğinde 511-Muhasebe Birimleri Arası İşlemler na borç ve ilgili hesaplara alacak kaydı yaparak işlemi tamamlamaktadır. Böylelikle aynı bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin bilançoları dönem sonu işlemleri öncesinde konsolide edildiğinde 511-Muhasebe Birimleri Arası İşlemler nın borç ve alacak toplamının eşitliği sağlanmış olacaktır Muhasebe Birimleri Arası İşlemler, dönem sonunda, a) Yılı içinde MYMY ye göre; 630-Giderler Kişilerden Alacaklar 300 MİBMY ye göre; 600-Gelirler Kişilerden Alacaklar 300 b) Yılı geçtikten sonra (MYMY ve MİBMY ye göre), 630-Giderler Kişilerden Alacaklar 300 Diğer taraftan MYMY de, alacaklardan yapılan her türlü terkinler yılı içi-yılı geçtikten sonra ayırımı yapılmadan Kamu idareleri tarafından, aynı bütçe kapsamındaki diğer bir kamu idaresi adına yapılan tahsilât veya ödemeye ilişkin Muhasebe İşlem Fişi, adına işlem yapılan muhasebe birimine yılı içinde geldiğinde 511-Muhasebe Birimleri Arası İşlemler na kaydedilmekte iken, yılı geçtikten sonra geldiğinde ise 519-Değer Hareketleri Sonuç na kaydedilmektedir. 61

5 519-Değer Hareketleri Sonuç na devredilerek kapatılmaktadır. Böylelikle dönem sonunda 511-Muhasebe Birimleri Arası İşlemler bakiye vermemekte, bu hesapların bakiyeleri, 519-Değer Hareketleri Sonuç na devretmekte, dönem sonunda ise aynı bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin 519-Değer Hareketleri Sonuç Hesaplarının borç ve alacak toplamları (konsolidasyon sonucunda) birbirine eşitlenmektedir. Örnek 4: Silifke Vergi Dairesi, tarihinde Toroslar Vergi Dairesi mükellefi A dan 100.-TL trafik para cezasını tahsil etmiştir. Trafik para cezasının Silifke Vergi Dairesi tarafından tarihinde tahsil edildiğine dair muhasebe işlem fişi tarihinde Toroslar Vergi Dairesine ulaşmıştır. Silifke Vergi Dairesinin tahsilât kaydı ( ) 100-Kasa Muhasebe Birimleri Arası İşlemler 100 Toroslar Vergi Dairesinin adına yapılan işlemi muhasebeleştirmesine ilişkin kayıt ( ), 511-Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Gelirler Gelir Yansıtma Bütçe Gelirleri 100 Yukarıdaki örnekte verilen her iki muhasebe biriminin de 511-Muhasebe Birimleri İşlemler, dönem sonunda 519-Değer Hareketleri Sonuç nın N-1 Yılından Devredenler yardımcı hesabına aktarılmaktadır. Ancak, karşı muhasebe birimi tarafından, adına işlem yapılan muhasebe birimine ilgili muhasebe işlem fişi her zaman aynı yıl içinde ulaşmamaktadır. Böyle bir durumda dönem sonu itibarıyla 511-Muhasebe Birimleri İşlemler kapandığından adına işlem yapılan muhasebe birimi, kendisine gelen muhasebe işlem fişindeki tutarı, 511-Muhasebe Birimleri İşlemler na kaydedemeyecektir. Bunun yerine, söz konusu tutarlar (511-Muhasebe Birimleri Arası İşlemler nın dönem sonunda 519-Değer Hareketleri Sonuç na devredildiğinden hareketle) 519-Değer Hareketleri Sonuç nın N-1 Yılından Devredenler yardımcı hesabına kaydedilecektir. Dolayısıyla yılı içinde karşı muhasebe birimi tarafından kendi adına işlem yapılan tutarlar 511-Muhasebe Birimleri İşlemler na kaydedilmekte iken yılı geçtikten sonra söz konusu tutarlar 519-Değer Hareketleri Sonuç na kaydedilmektedir. Bu işlem MYMY ve MİBMY de aynıdır. Örneğimizde verilen muhasebe işlem fişinin Toroslar Vergi Dairesine tarihinde (yani yılı içinde) değil de, tarihinde (yani yılı geçtikten sonra) geldiği varsayıldığında, Toroslar Vergi Dairesinin muhasebe kaydı aşağıdaki şekilde olacaktır. 519-Değer Hareketleri Sonuç Gelirler Bütçe Gelirleri Gelir Yansıtma SONUÇ MYMY de ve MİBMY de kayıt hatalarının düzeltilmesinde 600-Gelirler ile 800-Bütçe Gelirleri na borç ters kayıtla işlem yapılabilmekte, ancak yılı geçtikten sonra, (bu hesaplar önceki dönem sonu kapandığından dolayı) 630-Giderler ile 810-Bütçe Gelirlerinde Ret ve İadeler na borç kaydı ile muhasebeleştirilebilmektedir. Dönem içinde tahakkuk etmiş olan alacaklardan yapılacak terkinlerde, MİBMY ile MYMY arasında farklılıklar bulunmaktadır. Buna göre yılı içinde yapılan tahakkuklardan terkin edilecek olan tutarlarda MİBMY de düzeltme kayıtlarındaki gibi işlem yapılmakta MYMY de ise yılı içi-yılı geçtikten sonra ayrımı yapılmadan tamamı 630-Giderler na borç kaydedilerek muhasebeleştirilmektedir. Yılı içi-yılı geçtikten sonra ayırımı şu anda MYMY ve MİBMY arasında farklı şekilde muhasebeleştirilmektedir. Bu farklılığın giderilmesi, MYMY ile MİBMY nin bir üst düzenlemesi olan Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin amaçlarından olan tekdüzenin sağlanması na hizmet edecektir. Bu amaçla MİBMY nin MYMY deki hükümlere paralel olarak düzenlenmesinin daha uygun olacağı düşünülmektedir. 62