E-BÜLTEN 2015 / 7 E-DEFTER UYGULAMASINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER

Transkript

1 E-BÜLTEN 2015 / 7 E-DEFTER UYGULAMASINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER Değerli Müşterilerimiz, malumunuzdur ki, tüm yasal defterlerin elde tutulduğu günler artık mazide kaldı. Günlük kasa defteri, Kambiyo defteri, Muavin defter ve diğerleri. Günümüzde ülkemizde, Elektronik Devlet projesi kapsamında hayata geçirilen e-defter uygulaması, bir takım sorunlar ve belirsizliklerle birlikte ticaret hayatına girmiştir. Uygulamanın yeni olması, hem uygulamacılar tarafında hem de yazılım tarafında bir takım belirsizliklerin olması, firmaların mali risklerini arttırmaktadır. Mevcut bilgi kirliliğini aşmak ve doğru bilgiye zamanında ulaşmayı sağlamak adına, e- defter uygulamasıyla ilgili bazı bilgilerin aktarılması zarureti doğmuştur. E-DEFTER SORU VE CEVAPLAR SORU 1 Personel Masraflarının e-defter' e Geçirilmesi Şirket personeli yurtiçinde harcama yaptıktan sonra ilgili fişleri (yemek, taksi, otel. vs.) ibraz ederek ödeme almaktadır. Mevcut durumda (kâğıt defter) bu masraf fişleri yevmiye defterine işlenirken aynı yevmiye maddesine eklenmektedir. e-defter' e geçildiğinde bir belgenin bir maddede gösterilmesi zorunlu olduğundan fişlerin teker teker işlenmesi operasyonel açıdan imkansız hale gelmektedir. Bu sebeple doküman tipi "other" seçilip "Masraf Formu" adı altında şirket kaşe ve imzası ile fişlerin eklendiği bir formun saklanması mevzuat açısından uygun mudur? CEVAP 1 Doküman tipi "other" seçilip "Masraf Formu" adı altında şirket kaşe ve imzası ile fişlerin eklendiği bir formun saklanması koşulu ile kayıt yapılabilir. ( )Gelir İdaresi Başkanlığı

2 SORU 2 E-Defter 'de toplu girilen masraf kayıtları hakkında E-defter kullanımı ile ilgili olarak firma personelimiz tarafından iş akış çerçevesi içerisinde oluşan masraflara ilişkin, çeşitli perakende satış fişi ve faturaların tek bir yevmiye kaydıyla kayıtlara alınmasının mümkün olup olmadığı hususunda görüşlerinizi arz ederiz. CEVAP 2 Masraf fişlerinin ayrıntılarını gösterir şekilde bir icmal listesinde toplayarak bu listeye bir tarih ve numara verip (firma kaşeli ve imzalı ya da elektronik imzalı halde saklanmak koşulu ile) belge türü other yazılarak kayıt yapılabilir. ( ) Gelir İdaresi Başkanlığı SORU 3 Fatura, Çek gibi belgelerin ayrı ayrı yevmiye fişlerine girişi hk. Muhasebe programımız farklı müşteri/tedarikçilere ait birden fazla alış veya satış faturalarını birleştirerek tek bir yevmiye fişinde kayıt etmektedir. Forumda bu konu ile ilgili sorulara Gelir İdaresi tarafından verilen cevapta e-defter uygulaması teknik kılavuzlarında her bir belgenin ayrı yevmiye kayıtlarında gösterilmesi gerektiği ve bununla ilgili düzenleme olduğundan bahsediliyor, ancak bu konuda yayımlanmış bir tebliğ yok. Bu zorunluluğun hangi Teknik Kılavuzun hangi sayfa/maddesinde belirtildiği konusunda bilgi rica ederiz. CEVAP 3 Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığından tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan TİCARİ DEFTERLERE İLİŞKİN TEBLİĞ in 6. maddesinde "Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları" yazılmalıdır denilmektedir. Bu hükme göre muhasebe kaydına teşkil eden bir belge varsa bu belge "belge türü" olarak yazılmalıdır. Bu durumda her bir belge bir yevmiye maddesine kayıt edilmesi gerekiyor. ( )Gelir İdaresi Başkanlığı SORU 4 Satış faturası, alış faturası, banka havalesi yevmiyeleri Merhaba, Her gün için düzenlediğimiz satış faturalarını tek bir muhasebe fişi ile kayıt ediyoruz. Bu yevmiye maddesinin içerisinde o güne ait düzenlenen tüm satış faturaların bilgileri

3 mevcuttur. E-defter mevzuatına göre tüm satış faturalarını (faturaların listesini ayrıca ibraz edebiliriz )tek bir yevmiye kaydı ile e-defterde gösterebilir miyiz? Bankaya gelen veya gönderilen havalelerin yevmiye kayıtlarında banka dekont numarasının yazılmasını daha önce belirtmiştiniz. Yukarı belirttiğimiz sorumuza paralel olarak banka işlemlerini her gün için tek bir yevmiye maddesi olarak (gerektiğinde bu yevmiye maddesinin hangi işlemler için olduğunu liste olarak verebileceğiz) e-defterde gösterebilir miyiz? CEVAP 4 E-defter uygulamasında fatura kayıtlarınızı belge türü fatura seçerek belge numarası ve belge tarihi girerek kayıt etmek zorundasınız. Belge tarihi ve numarası gireceğiniz için birden fazla faturayı aynı yevmiye maddesine kayıt edemezsiniz. Banka işlemlerini bir listede ya da ekstre olarak belirtirseniz bu belgeyi other olarak kaydedebilirsiniz. ( ) Gelir İdaresi Başkanlığı :44 SORU 5 Çek belge türünün numarası Merhaba, Belgenin türünde Çek var. Müşteriden 20 adet çek aldık diyelim. Bunları bir çek giriş işlemi ile yapıyoruz ve cari hesabına tek satır olarak geçiyor. 20 adet çekin toplamı ve bu çeklerin ortalama vadesi ve çeki girdiğimiz bordro numarası ile. Biz bu belgenin numarasını bordro numarası olarak kullanabilir miyiz? CEVAP 5 Birden fazla çekin ayrıntılı bilgilerini çek bordrosuna yazıp bu bordroyu firma imzalayıp kaşeleyip saklamak kaydıyla belge türü "other" yazılarak belge açıklaması "Çek Bordrosu" yazılarak tarih ve numara yazarak kayıt edebilirsiniz. ( )Gelir İdaresi Başkanlığı :23 SORU 6 Belge tip tanımlanması muhasebe belgeleri Virman, düzeltme, amortisman ve bu gibi kayıtlarda belge tip tanımlaması ne olmalıdır? CEVAP 6

4 Virman, düzeltme, amortisman gibi kayıtlar belgesi olmayan kayıtlardır. Bu gibi kayıtlarda (belgesi olamayan işlemler) belge türü belirtilmeden kayıt yapılabilir. ( )Gelir İdaresi Başkanlığı :17 SORU 7 Her belge ayrı yevmiye kaydı Bir belgeye dayanan(çek, fatura vs.) gibi işlemlerde her bir işlem bir yevmiye kaydında olacaktır kuralımız var. Bir belgeye dayanmayan işlemler için de her bir işlem bir yevmiye kaydında olmak zorundadır kuralı geçerli midir? CEVAP 7 Belgeye dayanmayan işlemlerde her işlemin bir yevmiye kaydında olacağına ilişkin bir hüküm bulunmamaktadır. ( ) Gelir İdaresi Başkanlığı :00 SORU 8 Kasa icmali Kasa fişlerini detay bilgileri gösteren bir icmal hazırlayıp referans numarası vermek suretiyle bu icmale ekleyerek tek satırda (örn:50 adet aynı güne ait fişi) tek yevmiye fişinde gerekli kayıt işlemlerini yaptığımızda gerek mevzuat gerekse teknik açıdan sıkıntı yaşarmıyız? CEVAP 8 Eğer siz düzenlediğiniz yazar kasa fişlerini kaydetmek istiyorsanız gün sonu alınan "Z Raporunu" belge türü "other" yazılarak belge açıklaması alanına "Z Raporu" yazılarak bu raporun tarih ve numarasını yazarak kayıt edebilirsiniz. Size düzenlenen yazar kasa fişlerini ise bir icmal listesinde ayrıntıları gösterilmek şartı ile ve bu icmal listesinin firma tarafından kaşeli imzalı saklanması şartı ile belge türü "other" yazılarak belge açıklaması alanına "İcmal Listesi" yazılarak bu listenin tarih ve numarasını yazarak kayıt edebilirsiniz. ( )Gelir İdaresi Başkanlığı :50

5 SORU 9 E-defter çek, makbuz, tahsilat işlemleri E-defter için oluşturulan belgelerde örneğin; her bir çek, portföye alınırken ayrı yevmiye kaydı oluşturulacak. Aynı durum bu çeklerin örneğin bankaya tahsilata verilmesi durumunda da geçerli midir? CEVAP 9 O çeki içeren her türlü işlem de çekin bir belge numarası olduğu için ayrı bir yevmiye kaydı oluşturmamız gerekli midir? Bir diğer sorum da örneğin bankadan ödeme dekontu geldi, bunu other tipinde mi gireceğiz sisteme? Banka dekontunu belge türü other yazarak belge açıklaması dekont yazarak kayıt edebilirsiniz. Çek işletmeye alınırken ve tahsilat yapılırken de ayrı yevmiye maddesinde kayıt edilmesi gerekir. ( )Gelir İdaresi Başkanlığı :28 SORU 10 Ödeme Tipi Belge tipi Fatura veya diğer olarak seçilmiş kayıtlarda ödeme tipi zorunlu mudur? Örneğin, Belge tipi fatura ödeme tipi boş ya da Belge tipi diğer, belge açıklaması virman fişi, ödeme tipi boş gibi kayıtlar girilebilir mi? CEVAP 10 Yevmiye maddesinin dayandığı işlem bir ödemeye dayanıyor ise payment Method elemanı kullanılmalı ve değeri boşluk olmamalıdır. (PaymentMethod alanında nakit, çek, senet, kredi kartı, banka kullanılabilir.) Örneğin, Ödeme bankadan yapıldıysa (havale, EFT ) ödeme yöntemi banka, Ödeme kasadan yapıldıysa ödeme yöntemi nakit, Ödeme çekle yapıldıysa (havale, EFT ) ödeme yöntemi çek olmalıdır. ( )Gelir İdaresi Başkanlığı :58

6 SORU 11 Sisteme düzgünce yüklenen fakat içindeki rakamlarda hata olan yevmiyenin silinmesi döneminde hatalı yevmiye yükledik. Bunun silinmesi için ne yapmalıyız. CEVAP 11 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğin 7-a maddesinde yazan hükme göre durumunuzu değerlendirip dilekçe ile Başkanlığımıza başvurmanız gerekmektedir. Başkanlığımızca yapılacak değerlendirmede eğer uygun bulunursa gerekli işlem yapılıp tarafınıza bilgi verilir. ( )Gelir İdaresi Başkanlığı :41 SORU 12 Zaman Damgası Kullanımı Elektronik defter beratları oluşturulması sırasında Mali mühür ile mühürlenmesi yeterli mi? Zaman damgası ile damgalayıp o şekilde mi GİB sistemine berat onayı için göndereceğiz. CEVAP 12 Zaman damgası kullanımı zorunlu değil. Ancak GİB sistemlerinde yaşanacak sorunlar nedeniyle berat yükleme süresi içinde beratlarınızı sistemimize yükleyemiyorsanız bu durumda zaman damgası kullanılması istenilmektedir. Eğer süresinde berat yüklenebiliyorsa zaman damgası kullanımı zorunlu değildir. ( ) Gelir İdaresi Başkanlığı :14 SORU 13 E-Berat Hk. Elektronik berat kontrolü nasıl yapılacak? Mükellefin defter kayıtlarını süresinde e-defter sistemine yükleyerek e-berat aldığı nasıl kontrol edilebilecek? Bunun için mükelleften vergi incelemeleri sırasında nasıl bir talepte bulunulacak? CEVAP 13 e-defter uygulamasında elektronik ortamda oluşturulan defterler (kayıtlar) hiçbir şekilde Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmiyor. Başkanlığımıza sadece oluşturulan defterlerin beratları (kâğıt defterlerde açılış onayını gösteren ilk sayfa benzeri mükellefin bazı bilgilerini içeren dosya) alıyor.yüklenilen beratlar e-defter yazılımı tarafından GİB imza değeri ile imzalanarak onaylı hale geliyor. Onaylı beratlar mükellef tarafından sistem üzerinden indirilerek defterler

7 ile birlikte saklanması gerekiyor. Burada Başkanlığımızın sadece gönderilen beratın mükellefe ait olup olmadığı, uyumlu yazılım kullanılıp kullanılmadığı gibi kontroller yapılıyor. Vergi incelemesi sırasında oluşturulan defterler ve GİB onaylı beratının XML hali verilmesi yeterli olacaktır.( )gelir İdaresi Başkanlığı :37 SORU 14 Aynı vergi kimlik numarasına sahip şubelerin farklı e-defter programları kullanabilmesi hakkında Bir müşterimiz aynı vergi kimlik numarasına sahip 4 şubesinden 1 tanesi için farklı bir e-defter programı kullanıyor. Diğer 3 şubesi için bizim e-defter çözümümüzü kullanmak istiyor. Bir şirket birden çok e-defter programını şube bazında kullanabilir mi? CEVAP 14 Bir şirket şubeleri için olsun ya da olmasın sadece bir tane uyumluluk onayı almış e-defter yazılımı kullanabilir. ( )Gelir İdaresi Başkanlığı :08 Birim Adı Girişi Yapan Kişi Kayıt Tarihi Kayıt Tanıtıcısı Kayıt Açıklaması Şube No Şube Adı Toplam Borç Toplam Alacak Yevmiye Madde Numarası Kayıt Detayı Satır Numarası Yevmiye Madde Numarası Hesap Tanımlaması Ana Hesap Numarası Kullanım Detayı Yevmiye kaydını oluşturan operatörün adı soyadının baş harfleri ya da adı yazılacaktır. Yevmiye tarihi 4 hane yıl 2 hane ay 2 hane gün olarak yazılacaktır. Muhasebe fiş numarası kullanıcı tarafından serbest metin olarak girilecektir. Yevmiye kaydının açıklaması serbest metin biçiminde yapılacaktır. Şube numarası 4 haneli girilecektir. Şube adı şubenin adı ve Şubesi şeklinde tutulacaktır. Toplam borç tutarı parasal olarak yazılacaktır. Yevmiye maddesinin toplam alacak tutarı parasal olarak yazılacaktır. Yevmiye madde numarası hesap dönemi başlangıcında 1 den başlatılacak ve izleyen her yevmiye maddesi (entryheader) için müteselsil olarak kullanılacaktır. Hesap dönemi başlangıcından sonuna kadar yevmiye defterinin her bir satırı için 1 den başlayıp müteselsil devam eden numara yazılacaktır. Yevmiye satırı ile yevmiye madde numarası bağlantısı bu eleman aracılığı ile kurulacağından her yevmiye satırı için ilgili yevmiye madde numarası yazılacaktır. e-defter Uygulamasında bu kavramlardan sadece account kullanılacaktır. Ana hesap kodu numerik olarak yazılacaktır.

8 Ana Hesap Tanımlaması Alt Hesap Bilgisi Alt Hesap Tanımı Alt Hesap Parasal Tutar Borç/Alacak Tanımlayıcısı Yevmiye Tarihi Belge Tipi Belge Tipi Tanımlaması Belge Numarası Belge Referansı Belge Tarihi Ödeme Yöntemi Açıklama Ana hesap adı serbest metin olarak yazılacaktır. Alt hesabın adı bu alana serbest metin olarak yazılacaktır. Alt hesabın numarası bu alana ana hesap kodunu da içerecek biçimde yazılacaktır. Parasal tutar olarak yazılacaktır. e-defter uygulaması bakımından bu alanda sadece borç için D alacak için C göstergelerden birisi kullanılacaktır. Yevmiye tarihi 4 hane yıl, 2 hane ay ve 2 hane gün şeklinde yazılacaktır E-Defter Uygulamasında bu elemanda sadece aşağıdaki kavramlar kullanılacaktır. check: Çek invoice: Fatura order-customer: Müşteri Sipariş Belgesi order-vendor: Satıcı Sipariş Belgesi voucher: Senet shipment: Navlun receipt: Makbuz other: Diğer Belge tipinin açıklaması serbest metin olarak yazılacaktır. Yevmiye maddesine kaynak teşkil eden belgenin numarası serbest biçimde yazılacaktır. Muhasebe fiş numarası kullanıcı tarafından serbest metin olarak yazılacaktır. Yevmiye maddesine kaynak teşkil eden belgenin tarihi, 4 hane yıl, 2 hane ay, 2 hane gün şeklinde yazılacaktır. ( ) İşletmenin yaptığı ödemeler yanında işletmeye yapılan ödemelere de bu alanda yer verilecektir. Ödeme yöntemi bilgisi serbest metin biçiminde yazılacaktır. Yevmiye satırı ile ilgili açıklama serbest metin biçiminde yazılacaktır. Lütfen, tereddüt halinde veya daha ayrıntılı bilgi için iletişim kurunuz. Saygılarımızla YASAL UYARI Bu e-bülten, nin müşterilerini bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır. Bu e-bülten ile danışmanlık hizmeti verilmesi söz konusu değildir. Danışmanlık hizmetleri, profesyonel mali danışmanlarla imzalayacağınız süreli veya sürekli Danışmanlık Sözleşmeleri çerçevesinde sunulmaktadır. Yasal sorumluluklar ile ilgili her olayın kendi özel şartları bulunduğu, veri ve bilgilerin kullanımına ilişkin risklerin tarafınıza ait olduğu hususu göz önünde tutulmalıdır. Bu nedenle, veri ve bilgileri kullanmadan önce profesyonel danışmanlara başvurulması yerinde olacaktır. E-bülten içerisinde yer alan bilgilerin güncellenmesinde gecikmeler ve aksamalar olabileceği ihtimali dikkate alınmalıdır.