UYUMSOFT BAĞIMSIZ E-DEFTER PLATFORMU / PROBAR KONNEKTÖRÜ PROBLEM ÇÖZÜMLERİ

Transkript

1 UYUMSOFT BAĞIMSIZ E-DEFTER PLATFORMU / PROBAR KONNEKTÖRÜ PROBLEM ÇÖZÜMLERİ

2 İçindekiler 1. eadaptör ürününde Seçili Kayıtlarını İptal Et işlemi yaptım. Bu ne demektir?: Yevmiye Fişleri Hiç Gelmiyor? Ne Yapmalıyız?: Yevmiye Fişlerinin bazıları bozuk gelmiş. Ne Yapmalıyız?: Yevmiye madde numaraları bozuk geldi veya sıralı değil. Ne yapmalıyız?: Kullandığım Ticari programda değişiklikler yaptım ama eadaptör de görünmüyor? Şematron Kontrolü sonucunda alınan hatalar hangileridir? Ne yapmak gerekiyor? Kayıt Kullanıcısı Bulunamadı Hatası alıyorum. Ne yapmalıyım? Ana Kayıttaki Toplam Alacak Verecek Uyumsuz hatası alıyoruz. Ne yapmalıyız? Belge Tipi Açıklaması Boş hatası alıyorum. Ne yapmalıyım? Belge Tarihi Boş hatası alıyorum. Ne yapmalıyım? Belge Numarası Boş hatası alıyorum. Ne yapmalıyım? Belge Tipi Boş hatası alıyorum. Ne yapmalıyım?

3 1. eadaptör ürününde Seçili Kayıtlarını İptal Et işlemi yaptım. Bu ne demektir?: Bu işlem eadaptör ürününe, ilgili dönem için çekilmiş olan yevmiye fişlerinin eadaptör ürününde silinmesi demektir. Bu işlem sadece eadaptör ürünündeki bilgileri silmektedir. Kullanılan ticari programda herhangi bir işlem yapmamaktadır. eadaptör ürünü e-defter işlemleri için kesinlikle kullanılan ticari programa herhangi bir bilgi yazmamaktadır veya silmemektedir. Bu işlem yapılarak kullanılan ticari programdan, yeniden yevmiye fişlerinin çekilmesi için bir fırsat oluşturulmuş olmaktadır. Bu işlem şu durumlarda yapılmak zorundadır; eadaptör ürününe kullanılan ticari programdan yevmiye kayıtları çekildikten sonra yeniden yevmiye kayıtlarının çekilmesini gerektiren tüm durumlarda bu işlem yapılır. 2. Yevmiye Fişleri Hiç Gelmiyor? Ne Yapmalıyız?: Olası ihtimaller aşağıda belirtilmiştir; Kullanılan Ticari Programda ilgili ay için yevmiye madde numarası verilmemiştir. Yevmiye madde numaralarının verilmesi sağlanmalıdır. eadaptör ürününden veri çek işlemi yapılırken doğru tarih aralığı verilmiyordur. Yevmiye madde numarası verilmiş olan doğru dönem aralığını belirten tarih aralığını verdiğinize emin olunuz. 3. Yevmiye Fişlerinin bazıları bozuk gelmiş. Ne Yapmalıyız?: Bazen yevmiye fişleri çekildiğinde yapılan kontroller sonrası, eadaptör ürününde fiş detay satırlarında göründüğü halde, kullanılan ticari programda olmayan satırlar oluşabilmektedir. Bu durumun olası sebepleri aşağıdaki gibidir; Kullanılan Ticari Programda ilgili ay için yevmiye madde numarası verilme işleminde bir tutarsızlık olmasına sebep olan düzenleme işlemleri yapılmıştır. İlgili dönem için yevmiye madde numaralarını yeniden veriniz. 3

4 eadaptör ürünü içinden ilgili dönem için Seçilen Kayıtları İptal Et seçeneği ile iptal edip Ticari Firmadan Kayıtları Çek işlemi yapılmalıdır. 4. Yevmiye madde numaraları bozuk geldi veya sıralı değil. Ne yapmalıyız?: Bu durumun olası sebepleri aşağıdaki gibidir; Kullanılan Ticari Programda ilgili ay için yevmiye madde numarası verilme işleminde bir tutarsızlık olmasına sebep olan düzenleme işlemleri yapılmıştır. İlgili dönem için yevmiye madde numaralarını yeniden veriniz. eadaptör ürünü içinden ilgili dönem için Seçilen Kayıtları İptal Et seçeneği ile iptal edip 4

5 Ticari Firmadan Kayıtları Çek işlemi yapılmalıdır. 5

6 5. Kullandığım Ticari programda değişiklikler yaptım ama eadaptör de görünmüyor? eadaptör e yevmiye kayıtları çekildikten sonra kullanılan ticari programda yevmiye maddelerinde değişiklik yapılması halinde bu değişiklikler eadaptör e gelmeyecektir. Gelmesi için eadaptör ürününde ilgili dönem için Seçilen Kayıtları İptal Et seçeneği ile iptal edip Ticari Firmadan Kayıtları Çek işlemi yapılmalıdır. 6

7 6. Şematron Kontrolü sonucunda alınan hatalar hangileridir? Ne yapmak gerekiyor? Şematron kontrolü, GİB in son geçerli kurallarına göre aşağıdaki tabloda belirtilen ilişkiyi gözetmektedir. Belge Tip Belge No Belge Tarihi Belge Açıklama Ödeme Tipi Belge Tipi var ve Diğer tipinde değil (Zorunlu) (Zorunlu) (isteğe bağlı) (isteğe bağlı) Belge Tipi Diğer (Zorunlu) (Zorunlu) (Zorunlu) (isteğe bağlı) (Zorunlu) (Zorunlu) (Zorunlu) (Zorunlu) Ödeme Tipi Var Boş Boş Boş Boş Boş İlk satır açıklaması: Belge Tipi bilgisi bir fişte var ise ve Diğer değil ise, Belge No zorunlu alandır. Belge Açıklaması ve Ödeme Tipi bilgisi olmak zorunlu değildir. Olsa da olur, olmasa da olur. İkinci satır açıklaması: Belge Tipi bilgisi bir fişte var ise ve Diğer ise Belge No ve Belge Açıklaması zorunlu alandır. Ödeme Tipi Bilgisi olmak zorunlu değildir. Olsa da olur, olmasa da olur. Üçüncü satır açıklaması: Ödeme Tipi bilgisi bir fişte var ise bu durumda Belge Tipi, Belge No ve Belge Açıklaması olmak durumundadır. Dördüncü satır açıklaması: Bu 4 bilgi de boş ise hiçbir kurala takılmaz. (Borç, alacak toplamı eşit olmalıdır kuralı hariç) eadaptör ürününde Şematron Kontrolü işlemi çalıştırıldığında aşağıdaki hata mesajlarını üretmektedir; Kayıt Kullanıcısı Bulunamadı Ana Kayıttaki Toplam Alacak Verecek Uyumsuz Belge Tipi açıklaması Boş Belge Tarihi Boş Belge Numarası Boş Belge Tipi Boş 7

8 eadaptör ürünü, kullanılan ticari programda modülünden girilerek oluşturulmuş yevmiye fişleri için (örnek; fatura modülünden girilmiş fatura için oluşan yevmiye fişi) Belge Tipi, Belge No, Belge Açıklama ve Ödeme Tipi olmak üzere bu dört bilgiyi kendisi oluşturmayı dener. Bu dört bilgiden bazı bilgileri oluşturmasına rağmen diğer bazılarını oluşturamamış ise yukarıda verilen tabloda belirtildiği gibi verilerin tamamlanmasını isteyecektir. Örnek; eadaptör ürünü bir yevmiye fişi için Doküman No alanını doldurabilmiş, ancak diğer alanları dolduramamış olsun. Bu durumda aşağıdaki tabloya göre en az doldurulması gereken bilgi, ilk satırın anlattığı durum olacaktır ki; Belge Tip Belge No Belge Tarihi Belge Açıklama Ödeme Tipi Belge Tipi var ve Diğer tipinde değil (Zorunlu) (Zorunlu) (isteğe bağlı) (isteğe bağlı) Belge Tipi Diğer (Zorunlu) (Zorunlu) (Zorunlu) (isteğe bağlı) (Zorunlu) (Zorunlu) (Zorunlu) (Zorunlu) Ödeme Tipi Var Boş Boş Boş Boş Boş Anlamı; Diğer tipinde olmayan bir belgeye (Fatura, Çek, Senet, Makbuz, Navlun, Alış Sipariş, Satış sipariş) bağlı olarak Belge No ve Belge Tarihi girilmesi zorunludur. Söz konusu yevmiye fişinde, belge tipi Diğer olmayan bir belge tipi seçilerek düzenleme yapılırsa ve Şematron Kontrolü işlemi yeniden çalıştırılırsa bu sefer de Belge Tarihi Boş hata mesajı alacaktır. 7. Kayıt Kullanıcısı Bulunamadı Hatası alıyorum. Ne yapmalıyım? Yevmiye fişlerini kayıt eden kullanıcı bilgisi en az iki karakter olmalıdır. Bu hata mesaj, kullandığınız ticari programdan en az iki karakter uzunluğunda kullanıcı kodu bilgisi alınamadığında veya hiç kullanıcı kodu bilgisi alınamadığında ortaya çıkar. Toplu işlemler ile bu durum giderilebilir. Bu hataya düşen tüm fişler seçilerek Seçili Kayıtlar İçin Bilgi Girişi Yap seçeneği ile bir kerede Kayıt Kullanıcısı bilgisi düzenlenebilir. 8

9 8. Ana Kayıttaki Toplam Alacak Verecek Uyumsuz hatası alıyoruz. Ne yapmalıyız? Bazı Ticari Programlarda program içinden Yevmiye Fişlerine bakıldığında Fişin borç ve alacak toplamları, denk görünse de gerçekte fiş toplamları denk olmadığı anlaşılmaktadır. Bu durumdan kurtulmak için yapılması gereken işlemler şöyledir; Kullanılan Ticari Programda yevmiye fiş tutarlarının ondalık hassasiyeti 2 haneye indirilmelidir. Örnek ile göstermek istersek; 100,557 TL değeri olan bir yevmiye satırı, ilgili Ticari Programdan ilgili yevmiye fişine girilerek ilgili satıra bakıldığında 100,56 TL olarak görünmektedir. Ancak düzenleme modunda değerin üzerinde değişiklik yapılmak istendiğinde ilgili değerin 100,557 olarak değiştiği görülmektedir. 9

10 Bu duruma sahip fişlerin Borç ve Alacak tutarlarının eşmiş gibi görünmesine rağmen veri tabanından çekilen bilgilerin toplanması ile sonuç eş çıkmamaktadır. Bu durumda ondalık hassasiyetinin 2 haneye indirilmesi durumu düzeltice etki göstermektedir. Bu durumda 100,557 TL değeri 100,56 TL değerine dönüşecek ve yuvarlama problemi ortadan kalkacaktır. Bir diğer yöntem eadaptör arayüzü yardımı ile ilgi fişlerin tutarları üzerinde düzenleme yapmaktır. Bu düzeltmeler kesinlikle kullanılan Ticari Programa yazılmaz. Bu yöntemde düzenlenmeye ihtiyacı olan ilgili bir fişin üzerinde iken çift tıklanması ile içine girilip düzenleme yapılmaktadır. Fişin içine girildiğinde Şematron Kontrol mesajı da görüntülenmektedir. Fiş borç ve alacak değeri 0,01 TL fark göstermektedir. 10

11 Bu durumda uygun Fiş satırının değeri düzenlenerek fiş tutarının eş olması sağlanmalıdır. Bu ekrandan, Bir düzeltme yapılıp ilgili satır terk edildiğinde (yapılan değişiklik algılandığında) yeni oluşan Borç ve Alacak toplamları Borç Satır Toplamı ve Alacak Satır Toplamı alanlarında görünecektir. 11

12 Tamamen bilgi amaçlıdır. Kaydet seçeneği ile kayıt edildiğinde fiş toplamları bu değerlere göre düzeltilecektir. Dikkat, bu işlemler ile yapılan hiçbir düzenleme kullanılan ticari programa yazılmamaktadır. 9. Belge Tipi Açıklaması Boş hatası alıyorum. Ne yapmalıyım? Belge Tipi diğer olması durumunda belge açıklaması olmak zorundadır. eadaptör ürünü modülden girilen kayıtlar için belge açıklamasını anlamaya çalışır. Eğer bu bilgiye ulaşamazsa yevmiye fişlerinde Belge Tipi Açıklaması boş olacaktır. Kullanıcının bu bilgileri doldurması gerekir. Bu işlem, Şema Hatalı Kayıtlar bölümünden ilgili kaydı çift tıklayarak fişin içine girmek ve ilgili bilgiyi düzenlemek yöntemi ile yapabilir. 12

13 Bu tür kayıtlar için Edefter Kaynak Kayıtları bölümünden aynı tipte olanların topluca seçilip, Seçili Kayıtlar İçin Bilgi Girişi Yap seçeneği ile, Topluca bilgi girişi yapılabilir. 13

14 10. Belge Tarihi Boş hatası alıyorum. Ne yapmalıyım? Belge Tipi bilgisinin dolu olması durumunda Belge Tarihi olmak zorundadır. eadaptör ürünü modülden girilen kayıtlar için belge tarihi bilgisini anlamaya çalışır. Eğer bu bilgiye ulaşamazsa ilgili yevmiye fişlerinde Belge Tarihi Boş hatası oluşacaktır. Kullanıcının bu bilgiyi doldurması gerekir. Bu işlem, Şema Hatalı Kayıtlar bölümünden ilgili kaydı çift tıklayarak fişin içine girmek ve ilgili bilgiyi düzenlemek yöntemi ile yapabilir. Bu tür kayıtlar için Edefter Kaynak Kayıtları bölümünden aynı tipte olanların topluca seçilmesi, Seçili Kayıtlar İçin Bilgi Girişi Yap seçeneği ile, topluca bilgi girişi de yapılabilir. 11. Belge Numarası Boş hatası alıyorum. Ne yapmalıyım? Belge Tipi bilgisinin dolu olması durumunda Belge Numarası olmak zorundadır. eadaptör ürünü modülden girilen kayıtlar için belge numarası bilgisini anlamaya çalışır. Eğer bu bilgiye ulaşamazsa ilgili yevmiye fişlerinde Belge Numarası Boş hatası oluşacaktır. Kullanıcının bu bilgiyi doldurması gerekir. Bu işlem, Şema Hatalı Kayıtlar bölümünden ilgili kaydı çift tıklayarak fişin içine girmek ve ilgili bilgiyi düzenlemek yöntemi ile yapabilir. Bu tür kayıtlar için Edefter Kaynak Kayıtları bölümünden aynı tipte olanların topluca seçilmesi, Seçili Kayıtlar İçin Bilgi Girişi Yap seçeneği ile, topluca bilgi girişi de yapılabilir. 12. Belge Tipi Boş hatası alıyorum. Ne yapmalıyım? Belge No, Belge Tarihi, Belge Tipi Açıklaması bilgilerinden birisinin dolu olması durumunda Belge Tipi olmak zorundadır. eadaptör ürünü modülden girilen kayıtlar için belge tipi bilgisini anlamaya çalışır. Eğer bu bilgiye ulaşamazsa ilgili yevmiye fişlerinde Belge Tipi Boş hatası oluşacaktır. Kullanıcının bu bilgiyi doldurması gerekir. Bu işlem, Şema Hatalı Kayıtlar bölümünden ilgili kaydı çift tıklayarak fişin içine girmek ve ilgili bilgiyi düzenlemek yöntemi ile yapabilir. Bu tür kayıtlar için Edefter Kaynak Kayıtları bölümünden aynı tipte olanların topluca seçilmesi, Seçili Kayıtlar İçin Bilgi Girişi Yap seçeneği ile, topluca bilgi girişi de yapılabilir. 14