Turkish Medical Students International Committee Standing Committee on Professional Exchange. İÇTÜZÜĞÜ Nisan GK 2009, Ankara.

Transkript

1 Turkish Medical Students International Committee Standing Committee on Professional Exchange İÇTÜZÜĞÜ Nisan GK 2009, Ankara İçindekiler TurkMSIC İçtüzüğü Bölüm 1. Genel Düzenlemeler 1.1. İsim 1.2. Doğası ve Statüsü 1.3. Felsefesi 1.4. İçtüzük 1.5. Yayınlar Bölüm 2. Üyeler 2.1. Genel 2.2. NEO ya Dair Düzenlemeler 2.3. LEO ya Dair Düzenlemeler 2.4. CP ye Dair Düzenlemeler Bölüm 3. Staj Değişimi Bölüm 4. Değişim Öğrencileri Bölüm 5. SCOPE Toplantıları ve Oturumları Bölüm 6. Küçük Çalışma Grupları (SWG-Small Working Groups) Bölüm 7. Mali Konular Bölüm 8. Çalışma Kolundan Ayrılma ve/veya Dağılma Bölüm 9. İçtüzük Değişiklikleri Bölüm 10. Kısaltmalar Genel Üyeler Belgeler Diğer 1

2 TurkMSIC SCOPE ĐÇ TÜZÜĞÜ BÖLÜM 1 GENEL DÜZENLEMELER 1. İsim 1.1. Çalışma kolunun resmi adı (Tıp Stajı ile ilgili öğrenci değişim komitesi) Staj Değişimi Daimi Komitesi veya İngilizce karşılığı olan Standing Committee on Professional Exchange dir. Bu noktadan sonra söz konusu komiteye, madde 1.2. de belirtilen kısaltması ile değinilecektir Komitenin resmi kısaltması SCOPE dir. 2. Doğası ve Statüsü 2.1. SCOPE, Birleşmiş Milletler tarafından tanınan IFMSA (International Federation of Medical Students Associations) in bir üyesi olan ve Türkiye Cumhuriyeti Sağlık Bakanlığı tarafından bir Sivil Toplum Örgütü olarak resmen tanınmış bağımsız bir tıp öğrencileri toplulukları birliği olan TurkMSIC ın daimi çalışma kollarındandır SCOPE, kar amacı gütmeyen bir yapıya sahiptir. 3. Felsefesi 3.1. Felsefemiz, başta tıp fakültesi öğrencileri olmak üzere, dünyada sağlık sektöründe çalışan tüm bireyler arasında, işbirliği sağlama, kültürel anlayış geliştirme ve farklı kültürlere toleransın arttırılmasını sağlamaktır. 4. İçtüzük 4.1. SCOPE, içtüzüğü doğrultusunda yönetilir. Bu içtüzük, TurkMSIC ve dernek tüzüğüne aykırı olamaz Tüzük, SCOPE in en yüksek kanunudur İçtüzük, SCOPE in içişleyişini düzenler TurkMSIC SCOPE İçtüzüğü ile IFMSA SCOPE İçtüzüğü ve/veya TurkMSIC Tüzük ve İçtüzüğü arasında çelişki fark edilirse hitap ettiği kuruma gore IFMSA SCOPE İçtüzüğü ve/veya TurkMSIC tüzüğü esas alınır. 5. Yayınlar 5.1. SCOPE adına basılan tüm yazılı araçlar (ilanlar, broşürler, kitapçıklar ve dış yazışmalar), dağıtımı yapılmadan once NEO tarafından onaylanmalıdır SCOPE in resmi belgeleri dışında tüm SCOPE yayınlarına reklam alınabilir ve NEO tarafından onaylanması gerekir. BÖLÜM 2 ÜYELER 2.1. Genel Tam üyelik kriterlerini taşımayan YK lar SCOPE aktivitelerinden faydalanamazlar SCOPE, çalışma kolu alanında üyesi olarak çalışan tıp öğrencilerinin yanısıra, başlıca ulusal kurulu temsilen NEO, yerel kurulları temsilen LEO lar ve değişim öğrencilerine rehberlik eden sorumlular olarak CP ler ve değişim öğrencilerinden oluşur Üyelerin kabulüne veya reddine Genel Kurul karar verir SCOPE aktivitelerinden faydalanmak isteyen YK lar LEO ve CP bulundurmak zorundadırlar Gözlemci kuruluş ve/veya kişiler SCOPE toplantılarına katılabilirler; ancak SCOPE aktivitelerine katılım hakkı barındıramazlar. 2

3 Aday üyeler, yedek üyeler ve onur üyeleri de dahil olmak üzere tüm üyelerin, çalışma kolunun İçtüzüğüne uygun davranmaları ve özellikle yükümlülüklerini yerine getirmeleri gerekmektedir NEO ya Dair Düzenlemeler NEO, TurkMSIC SCOPE nin resmi temsilcisidir NEO her türlü faaliyetinde IFMSA SCOPE İçtüzüğü ne uymalıdır NEO, uluslararası organizasyonlarda TurkMSIC SCOPE yi temsil edecek kişidir NEO, YK ların aktifleştirilmesinden ve bunların arasındaki koordinasyon ve işbirliğinin sağlanmasından sorumludur NEO, LEO lara rehberlik etmekle yükümlüdür NEO, YK ların değişim koşullarını onaylayan kişidir NEO, staj değişimini belgelerinin ulaştırılması için LEO lara son tarih bildirmekle yükümlüdür NEO, GK sırasında SCOPE oturumlarını düzenlemekle yükümlüdür Bu oturumların ön ajandalarını hazırlar Toplantılarına kendi başkanlığının yanısıra başka bir kurul başkan/başkanları atama yetkisine sahiptir Toplantı tutanaklarını tutacak yazman atama yetkisine sahiptir ve bu tutanakların ilgili kişi ve kurumlarla paylaşımı gereği ulaştırılması için gerekli işlemlerin yapılmasının sağlanmasından sorumludur NEO, SCOPE formlarının dağıtımından ve gerekli şekilde doldurulması ve/veya ilgili kişi / kuruma iletiminin sağlanmasından sorumludur. a) Sertifika b) Değerlendirme Formu c) Davet Mektubu d) Kurallar Formu ( Rules Form) NEO, her dönem için aşağıdaki alt maddelerde adı geçen raporları yayınlamakla yükümlüdür. a) Aylık raporlar b) Genel kurul raporları c) Dönem ortası raporu d) Yıllık rapor e) Uluslararası toplantı raporları NEO, diğer çalışma kolları yöneticileri ile iletişim halinde olamlı ve gerektiğinde birlikte çalışmaya uyum göstermelidir NEO, SCOPE için bütçe geliştirilmesinden sorumludur NEO, SWGlar oluşturabilir ve bunlara yürütücü atayabilir NEO, gerekli GA lerde kontrat imzalamakla yükümlüdür ve/veya yerine başka birisini atama hakkına sahiptir İmzalanan tüm kontratlardan tek başına NEO sorumludur ve kontrat imzalama yetkisi NEO ve/veya yerine atadığı kişiye mahsustur NEO, SCOPE içinde iletişim aracı olan mail listelerini güncellemekle ve mail gruplarını yönetmede sorumlu kişidir LEO ya Dair Düzenlemeler LEO, TurkMSIC SCOPE üyesi olan, bünyesinde çalıştığı yerel kurulun resmi temsilcisidir LEO, her türlü faaliyetinde NEO ya bağlıdır LEO, her türlü faaliyetinde içtüğüze uymalıdır LEO, genel kurullardaki SCOPE oturumlarında yerel kurulunu temsil eden kişidir LEO, gerektiğinde diğer yerel kurullarla uyum içinde çalışabilecek nitelikte olmalıdır LEO, en az bir GK ya katılmış olmalıdır LEO, yerel kurulunun değişim koşullarını güncellemekle yükümlüdür LEO, yerel kurulunda staj değişim sınavının duyurulmasından ve bu konudaki gerekli güncellemeler hakkında yerel kurulunun bildirilmesinden sorumlu kişidir. 3

4 LEO, yerel kurulundan staj değişimine katılan öğrencilerin, gerekli belgelerinin hazırlanması konusunda ve staj değişiminin gerektirdikleri konusunda bilgilendirilmesinden sorumlu kişidir LEO, staj değişimi programına katılmış öğrencilerin belgelerinin zamanında hazırlatılmasından ve NEO ya belirtilen son tarihten önce ulaştırılmasından sorumlu kişidir LEO, yerel kurulda staj değişimine katılmak üzere gelecek öğrencinin her türlü değişim işlemlerinin yürütülmesinden sorumludur LEO, incoming öğrencilerin staj döneminden önce bilgilendirilmesinden sorumlu kişidir LEO, incoming öğrencilerin karşılanması ve kalacakları yerlere yerleştirilmesinden sorumlu kişileri görevlendirmekle yükümlüdür LEO, incoming öğrencilerin staj süresince devamlılık durumlarının takibinden sorumludur LEO, incoming öğrencilerin değişim koşullarında belirtilmiş hak ve kurallara uyum gösterdiklerinin takibinden sorumlu kişidir LEO, yerel kurulda staj değişiminin yapıldığı süreç içinde kendine yardımcı olmak üzere CP atama hakkına sahiptir ve bu kişileri database de belirtmekle yükümlüdür LEO, yerelinde öğrenci değişiminin yapıldığı zaman dilimi içerisinde yerel kurulunda bulunmak zorundadır ve/veya yerine bölüm 2.4 teki maddeleri karşılayan CP/CPler atamakla yükümlüdür LEO, görevli olduğu dönem içerisinde gerçekleştirilen staj değişim programı eğitimine katılmakla yükümlüdür CP ye Dair Düzenlemeler CP, incoming öğrenciler için her konuda rehberlik teşkil eden bireylerdir CP, LEO tarafından atanır Bir yerel kurulda birden fazla CP görevlendirilebilir Görevlendirilmiş CP/CP lerin en az bir GK ya ve t4pe e katılmış olmaları gerekir CP ler staj değişimi süresince gelişen her türlü gelişmeden LEO yu bilgilendirmek zorundadırlar LEO nun değişim süresince yerel kurulunda bulunmadığı durumlarda, CP ler bu görevi vekaleten yürüten kişiler olmakla birlikte, değişim sürecinde gelişen her türlü gelişmeyi elektronik ortamda yine LEO ya bildirmek zorunda ve NEO ya da karbon kopya şeklinde iletmek zorunluluğundadırlar CP ler staja gelmeden incoming öğrencilerle bağlantı kurarak onları; staj programları, konaklamalar, düzenlenen sosyal program ve yerel kurul tarafından sağlanan olanaklar hakkında görsel ve yazılı şekilde bilgilendirmek, ulaşımlarıyla ilgili detayları edinmek ve onların karşılanmarı hususlarında zorunlulukla yükümlü kişilerdir CP ler LEO nun yerel kurulda bulunmadığı durumlarda staj süresinin sonunda değişim koşulları gereklerini yerine getirmiş olan değişim öğrencilerine sertifikalarını teslim etmekle yükümlü kişilerdir. BÖLÜM 3 STAJ DEĞİŞİMİ 3.1. Yerel kurulların staj değişimlerinde yer alabilmeleri için TurkMSIC asil üyeleri olmaları zorunludur Yerel kurulların staj değişimine katılmaya hak elde edebilmesi için NEO tarafından bildirilen son tarihe kadar veri tabanı güncellenmesi ve benzeri gerekleri yerine getirmeleri şarttır Staj değişmine katılmaya hak kazanmış olan yerel kurullar LEO atamakla yükümlüdürler Staj değişimine katılacak öğrencilerin seçilmeleri sırasında sıralamada Değişim Sınavı ve başta SCOPE olmak üzere, TurkMSIC katkıda bulunmanın ölçütü niteliğindeki puanlama rol oynar Staj değişimine katılacak öğrencilerin kontratlarının belirlenmesinde ilkin değişim sınavı ve puanlaması dahil toplam değişim puanı baz alınır Staj değişimine katılacak öğrencilerin kontratlarının belirlenmesinde değişim puanından sonraki yapılacak turlamaların gereklerinin belirlenmesi NEO nun insiyatifindedir. 4

5 BÖLÜM 4 DEĞİŞİM ÖĞRENCİLERİ 4.1. Staj değişimine katılacak öğrenciler, TurkMSIC Staj Değişim Taahhütnamesi ni imzalamakla yükümlüdürler Değişim öğrencileri, staj değişim başvurularını yaparken veri tabanındaki değişim koşularını kabul etmiş sayılırlar Değişim öğrencileri staj değişim dönemi sonrasında belirtilmiş gerekli belgeleri mantıklı ve uygun bir şekilde doldurulmuş biçimde kendi yerel kurul LEO suna teslim etmekle yükümlüdürler Gelen öğrenci karşılayan her YK, incoming öğrenciye bedava staj, bedava ve uygun sartlarda kalabilecekleri yer ve an az bir öğün öğle yemeği ayarlamak zorundadırlar Gelen öğrenciye yemek yerine bir öğün karşılanabilecek kadar harçlık da verilebilir. Harçlık miktarını NEO onaylar YKlar öğrenci bakımını az fazla outgoing öğrencilerin ödediği miktarın %40 ı kadar parayı talep edebilirler. Geriye kalan %10 SCOPE nin kendi programını gelistirmesi için kullanılır. Bu paranın çıkışı ve denetimi mali koordinatör ve NEO nun sorunluluğundadır Öğrenci bakabilmek için yerel kurulun belirtilmiş staj döneminde en az 5 öğrenci karşılıyor olması gerekmektedir ve öğrenci bakabilmek için yerel kurulun öğrenciye sağlamış olduğu koşullar, Genel Kurul da SCOPE oturumlarında tüm oy hakkına sahip YK lar tarafından oylanarak onaylanır Outgoing öğrencilerin bilgilendirilmesi LEO ların sorumluluğundadır. BÖLÜM 5 SCOPE TOPLANTILARI VE OTURUMLARI 5.1. SCOPE toplantı ve oturumları söz konusu çalışma kolunun karar verme merciidir SCOPE toplantıları NEO nun başkanlığında yerel kurulların LEO larının katıldığı, SCOPE deki gelişmelerin paylaşıldığı ve olağan yürütmelerin sağlandığı, belli aralıklarla online olarak gerçekleştirilen toplantılardır SCOPE oturumları, GK larda SCOPE işleyişiyle ilgili kararların alındığı ve bunların tartışıldığı platformu temsil eder SCOPE Oturumlarının programları NEO tarafından belirlenir SCOPE Oturumlarında, NEO tarafından son tarihli bildirilmiş bir görev var ise son taraihten önce yerine getirildiği taktirde, LEO veya vekili bulunduran Yerel Kurulların oy kullanım hakları söz konusudur. BÖLÜM 6 AYRILMIŞ ÇALIŞMA GRUPLARI (SWG SMALL WORKING GROUPS) 6.1. Küçük çalışma grupları, TurkMSIC SCOPE nin geliştirilmesi amacıyla oluşturulmuş, çalışma kolunun işleyişini kolaylaştıran, kararların verilmesine yön veren konuya odaklı ayrılmış alt çalışma gruplarını temsil eder Her küçük çalışma grubunun koordinatörü NEO tarafından atanır ve bu kişinin değiştirilme hakkı NEO ya aittir NEO nun dönem içinde yeni küçük çalışma grubu açılma hakkı vardır Görevi tamamlanmış ve amacına ulaşılmış küçük çalışma gruplarına son verilmesi kararı NEO ya aittir. BÖLÜM 7 MALİ KONULAR 5

6 7.1. Alt Çalışma Grubu gelirleri, faaliyetlerden, miraslardan, mali desteklerden ve bağışlardan oluşur. Komitenin ulusal fonu Tıp Öğrencileri Birliği Derneği ne ait hesaplarla yürütülür. Komite bu hesapları dernekte gerekli işlemleri yaparak kullanabilir Yurtdışı sınav ve staj ücreti ve bu ücretin TurkMSIC Ulusal Fonunda toplanacak yüzdesi Ekim Genel Kurul Toplantısında Genel Kurul tarafından yıllık olarak belirlenir SCOPE değişim öğrencileri gereğince Yerel Kurulun tarafına yatırılan maddi meblanın öncelikle kullanım amacı değişimin eksizksiz bir biçimde tamamlanmasıdır. Söz konusu staj değşimleri için kaynak kullanımı en iyi şekilde tamamlandıktan sonra, meblanın geri kalan kısmı YK ihtiyaçları için kullanılmak üzere ayırılabilir Komitenin mali yılı, Ekim Genel Kurulunda başlar ve gelecek yılın Ekim Genel Kuruluna kadar devam eder Alt çalışma kolunun tüm mali faaliyetlerinden Yönetim Kurulu sorumludur. BÖLÜM 8 ÇALIŞMA KOLUNDAN AYRILMA VE/VEYA DAĞILMA 8.1. Çalışma Kolu, görevin sona ermesi veya hiçbir sonuca ulaşılamaması durumunda dağılır Tüm yerel kurullar Genel Kurul da yapılacak bir duyuruyla, SCOPE ye üye olabilir veya üyeliğine son verebilir SCOPE nin dağılmasına, Genel Kurul da tüm SCOPE asil üyelerin en az dörtte üçünün bu yöndeki oyları ile karar verilmelidir Dağılmaya dair önerge, Genel Kurul dan en az altı ay önceden tüm üyelere duyurulmalıdır. Önerge, postayla yollanmalıdır Çalışma Kolu, dağılmadan once Genel Kurula bütün çalışmalarını ve sonuçlarını içeren son bir rapor sunmalıdır. BÖLÜM 9 İÇTÜZÜK DEĞİŞİKLİKLERİ 9.1. İçtüzükte yapılacak düzenlemeler, Genel Kurul da üyelerin en az üçte birinin bulunduğu veya temsil edildiği bir toplantıda, üçte ikilik çoğunluk tarafından kabul edilmesi durumunda geçerli sayılır TurkMSIC SCOPE tüzüğü TurkMSIC Tüzüğü ve IFMSA SCOPE Tüzük ve İç Tüzüğüne aykırı olamaz. BÖLÜM 10 KISALTMALAR Genel a) IFMSA: International Federation of Medical Students Associations Uluslararası Tıp Öğrencileri Birliği Federasyonu b) SCOPE: Standing Committee on Professional Exchange Staj Değişimi Daimi Komitesi c) LC: Local Commitee YK:Yerel Kurul d) GA: General Assembly GK:Genel Kurul e) NMO: National Member Organization Ulusal Üye Organizasyonu 10.2 Üyeler a) NEO: National Exchange Officer Ulusal Değişim Sorumlusu b) NEO-Ass: NEO Assistant 6

7 NEO Asistanı c) LEO: Local Exchange Officer Yerel Değişim Sorumlusu d) CP: Contact Person İletişim Sorumlusu e) SWG-CO: Small Working Group Coordinator Küçük Çalışma Grubu Koordinatörü f) Incoming Student Gelen Öğrenci g) Outgoing Student Giden Öğrenci Belgeler a) AF: Application Form Başvuru Formu b) CA: Card of Acceptance Kabul Evrakı c) CC: Card of Confirmation Doğrulama Evrakı d) Late-CA: Late Card of Acceptance Gecikmiş Kabul Evrakı e) IL: Invitation Letter Davet Mektubu f) EC: Exchange Conditions Değişim Koşulları g) DB: Database e-ex: electronik exchange Veri Tabanı h) Checklist i) Logbook Diğer a) t4pe: Training for Professional Exchange b) EuRegMe: European Regional Meeting Avrupa Bölge Toplantısı c) SRT: Sub Regional Training Bölgesel Eğitim d) NEAT: NEO Exchange and Training 7