İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ

Transkript

1 İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ 1 İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ SİCİL İŞLEMLERİ Kartlar Menüsü Yardım Tuşları Personel Sicil Kartları (111100) İşten Ayrılan Personelin Sicil Kartları (111200) Muhasebe Grup ve Kod Tanıtımı (111300) Personel Durum Kartları (111400) İzin Formu (111500) Personel İzin Tablosu (Chart) (113610) Tahakkuk Ay ve No Değiştir (116300) KARİYER PLANLAMASI Ödül ve Ceza Tanımlamaları Alınan Ceza ve Ödüller Performans formu tanımları Raporlar EĞİTİM PLANLAMASI Sınavlar Eğitimler Eğitim Yönetim Modülü Raporlar İŞE KABUL YÖNETİMİ İş Görüşmesi Tanımları İş Başvuruları (122100) İş Görüşmesi evrağı (122110) İş Talepleri (122400) Raporlar YÖNETİM Ödül yönetimi (121610) Ceza yönetimi (121620) Personel kartları yönetimi (111101) OPERASYONLAR İş başvuruları operasyonu (127000) Eğitim planlama operasyonları (121590) İZİN YÖNETİMİ İzin formu (111500) İzin talep formu (111510) İzin talep yönetimi (112952) Personel izin tablosu (Chart) (113610) NORM KADRO PLANLAMA Norm Kadro Tanıtımı (123000) ORGANİZASYON ŞEMALARI İdari Organizasyon Şeması (121100) Teknik Organizasyon Şeması (121150) PARAMETRELER Departman Tanımları (129000) Görev Tanımları (129100)

2 1 İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ Globalleşen Dünyanın belki de en fazla etkilediği alanlardan biri insan kaynaklarıdır. Yetenek savaşlarının yaşandığı dünyamızda; insan sermayesinin, bir şirketin sahip olduğu en önemli değer olduğu görülüyor ve bu konuda İnsan Kaynakları departmanına düşen görev ve sorumlulukları hafifletmek amacıyla Mikro Yazılımevi siz kullanıcılarımıza adıyla bir program sunmaktadır. Bu yönetim içerisinde, kariyer planlaması, eğitim planlaması, işe kabul yönetimi gibi birçok planlama çeşitlerini barındırarak insan kaynaklarını geliştiren uygulamalar mevcuttur. İnsan kaynakları etiketi artık iş yerlerinde bir norm haline geldiğinden, organizasyonlarda insanların yalnızca işe alma ile özdeşleştirdikleri personel den daha geniş bir kapsam ve stratejik rol ifade etmektedir. Firmaların iş akışlarını düzenli olarak takip edebilmeleri için programlarımızdan Norm kadrolarını oluşturabilmeleri de mümkündür. Yani ihtiyaç duydukları kadronun nitelik ve nicelik olarak standart hale getirilmiş tanımlamalarını da yapabileceklerdir. Bu amaçla insan kaynaklarının Norm kadro planlama menüsü siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. İnsan kaynakları yönetimi programında öncelikle yapmanız gereken, şirketinizdeki mevcut personelleri personel sicil kartlarından (111100) tanıtmanızdır. Daha sonra da kullanacağınız planlama türüne göre ödül, ceza, sınav, görev ve departman gibi tanımlamaları programınızdan yapmaktır. Şimdi ilk olarak Sicil İşlemleri menüsündeki programları açıklamaya başlayalım. 1.1 Sicil İşlemleri Bu bölümde yer alan programlar sayesinde bilgi girişi yapacağımız kartların bir takım özelliklerini belirleyeceğiz. Şimdi bu programları sırayla açıklamaya çalışalım Kartlar Menüsü Yardım Tuşları Personel sicil kartı ile ilgili açıklamalarımıza geçmeden önce INSAN KAYNAKLARI YÖNETIMI programınızın bütün bölümlerinde olduğu gibi, bu bölümde de siz kullanıcılarımıza yol göstermek amacıyla hazırlanmış kısa yol tuşlarının neler olduğunu açıklamaya çalışalım. Bu tuşların bir listesini CTRL+Y tuşlarına beraber basarak görüntüleyebilirsiniz. TAB (Sonraki Alan): TAB tuşu ile imlecin bulunduğu bilgi giriş alanından, bir sonraki bilgi giriş alanına geçebilirsiniz. (ENTER) (TAB): Onay ENTER yada TAB tuşu ile giriş yaptığınız alanı onaylayarak bir sonraki bilgi giriş alanına geçebilirsiniz. ESC: Çıkış. ESC tuşu ile bulunduğunuz ekrandan çıkar ve bir önceki ekrana dönersiniz. SHIFT+TAB (Önceki Alan): SHIFT+TAB tuşlarına birlikte basarak, bulunduğunuz bilgi giriş alanından bir önce yer alan bilgi giriş alanına geçebilirsiniz. ALT+E (Yeni Kart): ALT+E tuşlarına birlikte basarak, bir önceki menüye dönmeden, ekrandaki sicil kartını boşaltıp, sonra yeni personele ait sicil kartını çağırabilirsiniz. Eğer ekrandaki kart üzerinde herhangi bir değişiklik yaptıysanız, ALT+E tuşlarına basmanız halinde bu değişiklikler kaybolacaktır. Dolayısı ile ALT+E tuşlarını değişiklik yaptığınız kartlar açıkken kullanmamanız gerekir. Bu tuşun asıl işlevi; kartları sadece incelemek amacı ile çağırmanız halinde, ESC tuşunu kullanarak programdan çıkıp yeniden programa girmenizi, dolayısı ile zaman kaybını engellemek içindir. ALT+Y (Tekst Data): ALT+Y tuşlarına birlikte basarak, ekranda yer alan personelinize ilişkin, aklınıza gelebilecek her türlü detayın girilebileceği bir editör ekranına ulaşacaksınız. Tıpkı bir not 2

3 defteri gibi kullanabileceğiniz bu ekrana, yaptığınız işlem ile ilgili dilediğiniz bilgileri girebilirsiniz. tekst data ekranına bilgilerinizi girdikten sonra, ALT+S tuşlarına basarak bunları kayıt etmelisiniz. Daha sonra gerek duyulduğunda, yine ALT+Y tuşlarına basarak tekst datanızı görüntüleyebilirsiniz. Dilerseniz, mouse göstergesini ekranınızın sağ üst köşesindeki ( Y ) kutusunun üzerine getirip bir kez tıklatarak da bu ekrana ulaşabilirsiniz. Tekst datanızı yazıcıya dökmek için ALT+P tuşlarını kullanmalısınız. ALT+O (Önceki Kart): ALT+O tuşlarına birlikte basarak, ekranda bulunan sicil kartından bir önce girilmiş olan kartı çağırabilirsiniz. ALT+S (Kart Sakla): ALT+S tuşlarına birlikte basarak, kartlarınızı bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, ekranınızın alt tarafında; "Evet Kaydedebilirsin Hayır Kaydetme" Şeklinde butonlar belirecektir. Bu aşamada, girişlerinizi bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilmek için, evet kaydedebilirsin butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, kayıt işleminden vazgeçtiyseniz, hayır kaydetme butonunu kliklemeniz yeterli olacaktır. ALT+S tuşları ile kayıt etmediğiniz kartlarınızı tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız. ALT+D (İlave Alanlar): ALT+D tuşları hem F10 ekranlarında hem de normal giriş programlarında kullanılabilir (kartlar, evraklar gibi). ALT+D tuşları ile ekranınızda yer alan program her ne ise, o program için ilave giriş alanları yaratabilirsiniz. Başka bir deyişle, ekranınızda şu anda personel tanıtım kartı açık bulunuyor. Eğer bu tanıtım kartında ah keşke şunu da girebileceğim bir alan olsaydı diyorsanız, bu alanı kendiniz ilave edebilirsiniz. Bunun için; öncelikle ALT ve D tuşlarına birlikte basınız. Karşınıza Veri tabanı alan tanımlamaları başlıklı bir ekran gelecektir. Şimdi, ilave edeceğiniz alanlara ait bazı özelliklerin tanımlanması gerekir. Bunun için ekranda gördüğünüz Ekle butonunu tıklamalısınız. Kaşınıza Alan Editörü başlılığı altında küçük bir pencere açılacaktır. Şimdi ilave edilecek alanlara ait tanımlamaları yapmaya başlayabiliriz. Bunun için; ekranınızın Alan Adı alanına, ilave etmek istediğiniz alan ismini girmelisiniz. Alan Tipi: Bu alana gelindiğinde, 4 seçenekten oluşan bir pencere ile karşılaşacaksınız. Bu aşamada sizden istenilen, biraz önce ilave ettiğiniz alana, ne tür bilgi girileceğini belirlemenizdir. Eğer ilave alanınıza; Düz yazı şeklinde giriş yapacaksanız String Sadece rakam girecekseniz Real i Sadece tarih girecekseniz Date i seçmelisiniz. Alan tipini de seçtikten sonra Tamam butonuna basarak ilave ettiğiniz alan isimlerinin yer aldığı Veri tabanı alan tanımlamaları başlıklı bir önceki ekrana ulaşacaksınız. Eğer bu ekranda tanımlamış olduğunuz alanlardan herhangi birini silmek yada değişiklik yapmak istiyor iseniz, ilgili alan üzerine gelip, silmek için Sil butonuna, değişiklik yapmak içinde Değiştir butonuna basmanız yeterli olacaktır. İlave edilecek alanlarınızı açıklamalarımız doğrultusunda belirledikten sonra, ekranınızın kapat butonuna basarak karşınıza gelecek ekrandan tanımlamış olduğunuz alanlara ilişkin değer girişlerini yapmaya başlayabilirsiniz. ALT+G (Kayıt Hikâyesi): ALT+G tuşları hem F10 ekranlarında, hem de normal giriş programlarında kullanılabilir. ALT+G tuşları ile o anda kart ile ilgili bazı kayıt bilgilerini öğrenmeniz mümkündür. Örneğin o kaydı kim, ne zaman girmiş, en son kim değiştirmiş? Gibi. ALT+G tuşlarına birlikte bastığınızda karşınıza bir pencere gelecektir. Bu pencerede yer alan bilgiler şunlardır; Kayıt No: Ekranınızdaki kaydın (örneğin personel kartının) kayıt sıra numarasıdır. Örneğin bu alanda 5 görüyorsanız, ilgili personel 5. sıradadır. Başka bir ifade ile ekranınızdaki karttan önce girilmiş 4 personel kartı daha vardır. 3

4 Kayıt ID: Ekranınızdaki kaydın programa girdiğiniz kaçıncı kayıt olduğunu bu alandan görebilirsiniz. Oluşturan Kullanıcı Id: Ekranınızdaki kaydı ilk giren kullanıcının kodudur. Adı Soyadı: Ekranınızdaki kaydı ilk giren kullanıcının adı ve soyadıdır. Tarih/Saat: Ekranınızdaki kaydın girildiği tarih ve saattir. Son Değiştiren Kullanıcı Id: Ekranınızdaki kayıt üzerinde en son değişikliği yapan kullanıcının kodudur. Adı Soyadı: Ekranınızdaki kayıt üzerinde en son değişikliği yapan kullanıcının adı ve soyadıdır. Tarih/Saat: Ekranınızdaki kaydın en son değiştirildiği tarih ve saattir. Özel Kod1 2 3: İlgili kayıt için girilen özel kodlardır. Kayıt hikâyesi ekranı üzerinde yardımcı tablo butonunu tıklayarak ilave alanlar penceresine, yaz-boz tahtası butonunu tıklayarak aklınıza gelebilecek her türlü notun kaydedileceği bir ekrana ve tüm veriler butonunu tıklayarak da ekranınızda açık olan kart ile ilgili bütün veri giriş alanlarının kod ve uzunlukları ile birlikte yer aldığı bir pencereye ulaşabilirsiniz. Ayrıca bu ekrandaki Dosya ekleri butonunu çalıştırdığınız takdirde karşınıza Ekli dosyalar başlığında bir ekran çıkacaktır. Buraya ilgili kayda ilişkin bir veya birden fazla dosya ekleyebileceksiniz. Bunun yapılış amaçlarından birini örnek vererek açıklayalım; bildiğiniz gibi stok kartınızda ilgili stoğun tek bir resmini koyma imkânınız vardır ama stoğun teknik resmini veya başka boyutlardaki resimlerini de görmek isteyebilirsiniz. İşte devreye programımıza yeni eklenen Dosya ekleri seçeneği girmektedir. Verdiğimiz örnekleri çoğaltacak olursak, bu dosyaya stoğunuzu ilgilendiren bir yazı (word dokümanı), excel dosyası da ekleyebilirsiniz. Bunlara benzer olarak ilgili kartı/evrağı vb. ilgilendiren dosyaları eklemek için, Ekli dosyalar başlığındaki ekrandan Yeni dosya ekle butonunu çalıştırmanız ve karşınıza çıkan ekrandan ilgili dosyayı seçmeniz yeterli olacaktır. Yeni dosya ekleme dışında; seçili dosyayı değiştirme, açma ve silme gibi işlemleri yapma özgürlüğüne de sahipsiniz. Bunun için ekrandaki Seçili dosyayı değiştir, Seçili dosyayı aç ve Seçili dosyayı sil seçeneklerini çalıştırmanız yeterli olacaktır. Ayrıca föy ve yönetim ekranından da, sıralanan evrak/kart satırında iken Alt+A yaparak hızlı bir şekilde ilgili ekli dosyaya erişebileceksiniz veya yukarda anlattığımız gibi yeni bir dosya ekleyebilecek/değiştirebilecek/silebilecek/açabileceksiniz. ALT+L (Kart İptal): ALT +L tuşlarına birlikte basarak, girmiş olduğunuz sicil kartını iptal edebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, ekranınızın alt tarafında; "Evet Silebilirsin Hayır Silme" Şeklinde butonlar belirecektir. Bu aşamada, kartınızı iptal edebilmek için, evet, silebilirsin butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, yani kartınızı silmekten vazgeçtiyseniz, hayır, silme butonunu kliklemelisiniz. ALT+N (Sonraki Kart): ALT+N tuşlarına birlikte basarak, ekranda bulunan sicil kartından bir sonra girilmiş olan personel sicil kartını ekrana getirebilirsiniz. 4

5 F3 (Kart No): Girmiş olduğunuz her sicil kartına programınız tarafından birer kart numarası verilmektedir. Dilerseniz F3 tuşuna basıp kart numarasını girerek, ilgili kart numaralı personelinizin tanıtım kartını ekrana getirebilirsiniz. F10 (Yardımcı Tablo): Personel kodlarını tam olarak hatırlayamadığınız zamanlarda, kod girişi alanında F10 tuşuna basarsanız, tüm personellerinizin kod ve isimleri ile birlikte yer aldığı bir yardım penceresine ulaşabilir, bu pencereden seçim yapabilirsiniz. ALT+C (Kopyala): Boş personel tanıtım kartı üzerinde ALT+C tuşlarına basarak ya da ekranın alt tarafında görülen CKopyala butonunu tıklayarak, en son girmiş olduğunuz personele ait tüm bilgileri boş olan bu ekran üzerine kopyalayabilirsiniz Personel Sicil Kartları (111100) Programınızın bu bölümünden mevcut personelinizin programa tanıtımlarını yapacak ve personelinize dair aklınıza gelebilecek her türlü bilginin kaydını gerçekleştirebileceksiniz. Çünkü programınız personelinize yönelik birçok detayı düşünmüş olup, vücut ölçüm bilgilerinden, ehliyet bilgi girişlerine, nüfus bilgilerinden kimlik bilgilerine kadar her ayrıntıyı saklayabileceğiniz yapıda tasarlanmıştır. Programda giriş yapacağınız ilk ekran Personel tanıtım kartı ekranı olacaktır. Dolayısıyla biz açıklamalarımızı bu ekrandan başlayarak sırasıyla her ekrana geçişler yaparak devam edeceğiz. Personel tanıtım kartı Kodu: Personel sicil bilgileri dosyasının bu ilk değişkeni programın verimli ve amaca uygun kullanılması açısından önem taşır. 25 dijit uzunluğa sahip bu alana rakam ve/veya harf girilebilir. Kodu aynı olan birden fazla personel kaydı olamaz. Bu alan yeni girilen bir personele kart açarken kod girmek için ya da var olan bir personel kaydını ekrana çağırmak için kullanılabilir. Dosyada kaydı bulunan personelin kodunu girdiğinizde bununla ilgili kayıt karşınıza geleceğinden bu kodu başka bir personele daha vermek ancak var olan kaydı sildikten sonra mümkün olur. Personel kodu sayesinde bu personel sicil kartlarını önceki ve sonraki kayıt (ALT+O: önceki kart, ALT+N: sonraki kart) tuşları kullanılarak ardışık tarama yapılabilir. Bu özelliklerinden dolayı program personel kodu olmayan bir kaydı kabul etmeyecektir. Kod değişkeni sadece istenilen personele ulaşma, personeli sıralama, gruplandırma gibi işlemlerde kolaylık sağlamakla kalmaz aynı zamanda firmanızın işleyişine uygun çıktılar almanıza olanak verir. Bu yüzden personeli kodlarken firmada kullanılan ücretlendirme sistemine ait tüm evraklar göz önüne alınmalıdır. Adı: Bu alana tanıtımı yapılan personelin adı girilmelidir. Soyadı: Bu alanda da programınız sizden personelinizin soyadı bilgisini girmenizi isteyecektir. SGK Sicil No (TC. Kimlik): 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu Uygulamaları gereği Ekim 2008 tarihinden itibaren personelin SSK numaraları yerine T.C. Kimlik numaraları kullanılacaktır. Dolayısıyla bu alana personelin T.C. kimlik numaraları girilecektir. Kullanıcılarımız bilgi amaçlı olarak personelin eski SSK numaralarını da bu ekranın Eski SGK Sicil No alanından görebileceklerdir. Kuruluş programına eklenen Personel SGK Sicil No/T.C. Kimlik No değişim işlemleri (099635) başlıklı ekran sayesinde Personel sicil kartları (111100) ekranının Personel Nüfus Bilgileri sayfasında T.C. Kimlik No'su tanımlı olan personelin kimlik numaralarının bu alana aktarabilmesi mümkündür. Başka şubeye personel transfer edilmesi (Personel SSK Değiştirme butonu) Kullanıcılarımızın şubeleri arasında personel transferlerini (giriş ve çıkışlarını) yani personelin farklı SSK şubesine geçişlerini basit bir şekilde yapabilmeleri mümkündür. Bu işlemin özellikle bir merkez ve birden 5

6 fazla şube ile çalışan ve şubeleri arasında sürekli personel transferi yapan kullanıcılarımız için işlevsel olacağını düşünüyoruz. Personel transferi için öncelikle Personel tanıtım kartının çalıştırılması ve başka şubeye transfer edilecek personelin seçilerek çıkış işleminin (çıkış tarihinin) yapılması ve kayıt edilmesi gerekecektir, Daha sonrasında sıra, çıkışı yapılan personel için personel tanıtım kartında yer alan "Personel SSK değiştirme" butonunun çalıştırılmasına gelecektir. Amacımız ilgili personel için yeni personel kartı tanımlamalarının yapılmasıdır. Zaten bu ekranda da sizden, personelinizi hangi kodla yeni kart açacağınızı, çıkış tarihini, transfer edilen şubeye giriş tarihini, kıdem tarihini ve hangi SSK şubesine geçeceğini belirtmeniz istenecektir. Ekranla ilgili girişler tamamlandıktan sonra da F2 tuşuna basılarak bilgiler kayıt edilmelidir. Bu işlem sonrasında transfer edilen personel için farklı SSK şubesinde çalışmaya başladığına ait yeni personel kartı oluşmuş olacaktır. Transferi yapılan personele ait tüm ayrıntılarda İşe girenlerin tarih aralıklı dökümü (113361) İşten ayrılanların tarih aralıklı dökümü (113363) raporlarından izlenebilecektir. Bunun için yapılması gereken tek işlem de raporların parametreler ekranında yer alan "Rapor tipi" alanından Transfer yolu ile çıkış/giriş yapanları listele seçeneğinin seçilmesidir. Program personel bilgilerini tüm detaylarıyla sunacaktır. Önemli Not: Personel sicil numaralarının belirli kod yapısına göre tanımlanabilmesi Personel yönetiminin Sistem parametreleri/şirket parametreleri/genel parametreler (116111) programının Diğer parametreler sayfasında Personel sicil no kod yapısı başlığı altında bir parametre yer almaktadır. Bu düzenleme ile amacımız personelin sicil numaraları girilirken belirli kod yapısına bağlı olarak giriş yapılmasını zorunlu kılmak farklı kod girişini engellemektir. Firmanız için böyle bir zorunluluk getirmek istiyor iseniz bu alana istediğiniz kod yapısını tanımlamalısınız. Böyle bir zorunluluk olmayacak ise bu alana herhangi bir giriş yapmanıza gerek yoktur. Kod yapısı girerken Ayrım karakteri olarak (. nokta) Harf X Nümerik 0 Karakterlerini kullanabilirsiniz. Örneğin firmanızda şeklinde sadece rakamların yer aldığı 9 karakterlik bir kod yapısı varsa bu aşamada bu alana şeklinde bir giriş yapmanız yeterli olacaktır. Eğer sicil numaralarında harf kullanılıyor ise örneğin A şeklinde bir kod tanımı varsa bu aşamada bu alana X şeklinde giriş yapılmalıdır. Firma no: Birden fazla firma ile işlem yapıyor iseniz bu alanda sizden istenen tanımlamakta olduğunuz personelin hangi firmanızın personeli olduğunu belirtmenizdir. Dolayısıyla bu alana ilgili firmanın takip edildiği numara girilecektir. Bu alandan yapacağınız tanımlama ışığında da başka firmanın personeli ile işlem gerçekleştirilmesi mümkün olmayacaktır. Örneğin virman dekontu vb. düzenlenemeyecektir. Böyle bir durum söz konusu olduğunda da program tarafından hemen uyarılacak ilgili personelin işlem yapılan firma için geçerli olmadığı ve bağlı olduğu firmanın farklı olduğu belirtilecektir. Bağlı şube no: Bu alanda da sizden istenen tanımladığını personelin seçtiğiniz firmanın hangi şubesine mensup olduğunu belirtmenizdir. Bağlı cari personel kodu: Cari personel tanıtım kartı (041440) ile amacımız, programlarımızın ticari bölümü ile işlem yapan personelinizi (satıcı, satın almacı gibi) seri bir şekilde tanımlayabilmeniz dolayısıyla alış, satış ve finans yönetimine ait evraklar ile gerçekleştirecekleri hareketleri programa girip tüm ayrıntılarını izleyebilmenizdir. Bu kartın en önemli detayı tanımlayacağınız personelin bordrolu personeliniz olması gibi bir zorunluluğunun bulunmamasıdır. Böylece firma dışında sizin adınıza işlem yapan personeli de programa tanıtıp hareket girişleri yapabilecek hatta her hareketinin kaynağını ayrıntılı olarak inceleyebileceksiniz. Ne tutarda satış yaptığı, ne kadar iş avansı aldığı inceleyebileceğiniz detaylardan sadece bir kaçıdır. İşte bu alanda da sizden istenen tanımladığınız 6

7 yani firmanızda bordrolu olarak çalışan personelin cari personel kartı var ise hangi karta bağlı olduğunu seçmenizdir. Böylece ilgili personelin hareketlerini her iki karta da bağlı olarak izleyebileceksiniz. Cari kartına git butonunu tıklayarak da Cari personel tanıtım kartı (041440) ekranından tanımlanan kartının ayrıntılarını görüntüleyebileceksiniz. Tipi: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden tanıtım kartını girmekte olduğunuz elemanınızın ne iş yaptığını programınıza tanıtacaksınız. Programınız size satıcı eleman, satın almacı eleman ve diğer eleman olarak 3 seçenek sunacaktır. Departman kodu: Bu alanda, kartını girmekte olduğunuz personelin hangi departmana bağlı olduğunu belirteceksiniz. Eğer daha önceden Sistem/Şirket Parametreleri/Departman tanımı (116120) bölümünde firmanızın departmanlarını programınıza tanıttıysanız bu alanda iken F10 tuşuna bastığınızda ya da satır sonu butonunu tıkladığınızda bu departmanlar kodları ve isimleri ile beraber liste halinde karşınıza gelecektir. Böylece ilgili personelin hangi departmanda çalıştığını kolaylıkla seçme şansınız olacaktır. Bunun için F10 penceresindeyken ok tuşları ile ilgili departmanın üzerine gelip kliklemeniz yeterlidir. İş grubu: Bu alan personelin yaptığı işin statüsünün belirtildiği yerdir. Dolayısıyla programınız size her sektöre uygun olacak şekilde iş grubu tanımları sunacaktır. Bu aşamada size düşen tanımlamakta olduğunuz personelinizin çalıştığı işin grubunu belirtmenizdir. Bu alana girilen bilgiler verilen sosyal yardımların bu gruplara göre farklılık içerdiği durumlarda önem kazanır. Çalışma/Ekkazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) programının Sosyal yardım öndeğerleri ekranını anlatırken Grup 1- Memur, Grup 2-İşçi, Grup 3-16 yaşından küçük işçiler, Grup 4-Yönetim kurulu üyeleri, Grup 5-Sanatçı, Grup-6 Arge, Grup-7 TUGS, Grup-8 in Bina görevlisine denk düştüğünü belirtmiştik. Eğer bir firmada sosyal yardımlardan yararlanma konusunda farkları olan gruplar varsa, personelin yer aldığı grubun belirtileceği yer bu alandır. Giriş tarihi: Personelin işe girdiği tarihin yazıldığı alandır. Bu alana girilen bilgi sabit bir sicil bilgisi olmaktan öte personelin tasarruf teşvik fonunun, kıdem ve ihbar tazminatlarının hesaplanmasında kullanılan önemli bir bilgidir. Tarih girişi için bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek takvim ekranından da faydalanabilirsiniz. Çıkış tarihi: Bu alan personelin işten çıktığı tarihi gösterir. PER9000 işten çıkan personelin kaydını silmez. Eğer kullanıcı personelin tanıtım kartını silmezse bu kayıt istenildiğinde başvurulmak üzere saklanır. Ancak çıkış tarihi girilen personelin kaydı çıkış tarihinden sonraki tarihlere puantaj yapılırken ya da döküm alınırken kullanıcının karşısına çıkmaz. Bu tarih aynı zamanda kıdem ve ihbar tazminatı hesaplarında da kullanılır. Bu alanda da, satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek takvim ekranından tarih girişi için faydalanabilirsiniz. Çıkış sebebi (seçimli): Bu alanda sizden istenen işten ayrılan personelinizin çıkış sebeplerinin hangi maddeye dayalı olarak gerçekleştiğini belirtmenizdir. Programınız size çıkış sebebi olarak birçok maddeyi hazır sunacaktır. Emeklilik, Kadın sigortalının evlenmesi vb. Eğer bu sebepler içinde herhangi birisi size uygun değil ise bu alanı hiçbiri olarak belirtip bir alt satırda yer alan Çıkış Sebebi alanına, işten ayrılmış personeliniz için ayrılma sebebini kendiniz girebilirsiniz. Bu alana girilen bilgi Ek-2 de kullanılacaktır. Kıdem tarihi: Bu alan, işe giriş tarihi ile kıdem tazminatının hesaplatılacağı tarih farklı olan personel için kullanılacaktır. Dolayısıyla tanıtımını yaptığınız personel için kıdem tazminatının hangi tarihten itibaren hesaplatılacağını bu alana girmelisiniz. Örneğin X ve Y adında iki tane firma sahibi olduğunuzu düşünelim. X firmanızda çalışmakta olan PER001 kodlu personelinizin, Y firmanızda çalışmasına karar verdiniz, bu durumda PER001 kodlu personelin Y firmasına geçişinde, kıdem tazminatında herhangi bir değişikliğin olmaması için kıdem tarihi alanına X firmasında çalışmaya başladığı tarihi girmelisiniz. Böylece ilgili personeliniz şirket değiştirmiş olmasına rağmen, kıdem tazminatı sizinle çalışmaya başladığı ilk günden itibaren hesaplatılabilecektir. 7

8 Döviz cinsi: Bu alanda ilgili personelin maaşını hangi para birimi ile aldığı girilecektir. Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza çıkacak olan para birimlerini gösteren listeden ilgili personeliniz için para birimini seçebilirsiniz. Eğer bu alanı TAB tuşu ile geçerseniz, programınız para cinsini TL olarak seçecektir. Cari muhasebe kodu: Bu alanda ilgili personelinizin tahakkuk kesinleştirme işleminden sonraki hesaplarının hangi muhasebe kodu altında görüneceğini belirleyeceksiniz. Muhasebe kod seçimi için F10 penceresinden yararlanacağınız gibi, satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek listeden de seçebilirsiniz. Entegre grubu: Bu alana, sicil kartını girmekte olduğunuz personelinizin hangi muhasebe grubuna bağlı olduğu girilecektir. Muhasebe grup girişi için, satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek ekrandan da faydalanabilirsiniz. Muhasebe gruplarıyla ilgili daha geniş bilgi için Bkz. Sicil İşlemleri/ Muhasebe grup ve kod tanıtımı (111300). Bölge kodu: Personelinizi bölgeler bazında ayırarak takip ediyorsanız, kartını girmekte olduğunuz personelin hangi bölgede yer aldığına ilişkin kodu bu alana girebilirsiniz. Bölge tanımlamaları programınızın Şirket Tanımlamaları/Bölge tanımlamaları yapılmaktadır. Sistem kullanıcı kodu: Bu alanda sizden istenen tanımlamakta oluğunuz personelinizin programa giriş yaptığında kullanmış olduğu sistem kodunun ne olduğunu girmenizdir. Bu alandan belirteceğiniz sistem koduna göre personelinizin programda birçok alan için yetkili olduğu belirtilmiş olacak aynı zamanda hangi koda sahip personelin hangi işlemi gerçekleştirdiği görülecektir. Örneğin iş başvurularının değerlendirirken, bu değerlemeyi yapan personel herhangi bir sistem koduna bağlanmamış ise ve bağlı olduğu sistem kodu ile programa giriş yapmamış ise personeli değerlendirebilmesi mümkün olamayacaktır. Personel tanıtım kartı ekranında yapmanız gereken ilk girişler yukarıda sıraladıklarımızdan ibarettir. Dikkat ederseniz ekranınızın sağ tarafında Fotoğraf adı altında bir bölüm görülmektedir. Şimdi sizlere bu bölümle ilgili açıklamada bulunmak istiyoruz. Bu bölüme tanıtımını yaptığınız personele ilişkin resim yükleyebilmeniz mümkündür. Bunun için öncelikle yapmanız gereken Fotoğraf alanında mouse göstergenizin sağ tuşuna basmak olmalıdır. Bu işlem sonrasında ekranınızın üzerine yükle, sil, tara ve göster seçeneklerinin yer aldığı bir menü açılacaktır. Bu menüden yükle seçeneğini seçerek, sisteminizde kayıtlı olan personel resminizi bu bölüme getirebilirsiniz. Tara seçeneği, resim tarayıcısı olan kullanıcılarımız için işlevsel olacaktır. Dolayısıyla bu seçenekle resim tarayıcısı taradığınız personelinizin resmini anında bu bölüme getirebileceksiniz. Sil seçeneği yüklediğiniz resimleri silmek için, göster seçeneği de, ilgili resmi orijinal boyutlarda görüntüleyebilmek için kullanılacaktır. Evet, fotoğraf alanı ile ilgili açıklamalarımızı da yaptıktan sonra şimdi sıra, personelinize ilişkin diğer tanımlamaların yani, personel ücret bilgileri, nüfus bilgileri, prim bilgileri vb. programa nasıl tanıtılacağı ile ilgili açıklamalara geldi. Bunun için ekranınızın üst bölümünde yer alan butonlar kullanılacaktır. Bu butonların hepsi ekranınızın üzerinde gözükmeyebilir. Bunun için yapmanız gereken, ekranınızın üzerindeki kaydırma okunu istediğiniz butona gelene kadar tıklamanızdır. Şimdi bu butonları sıra ile incelemeye başlayalım. Personel adres ve telefon bilgileri Personel tanıtım kartı ekranında iken, personel adres ve telefon bilgileri butonunu tıkladığınızda karşınıza aşağıda görülen bir ekran gelecektir. Bu ekrandan ilgili personelinize ait ikametgâh adresinin girişini yapacaksınız. Şimdi bu ekranda yer alan alanları tek tek açıklayalım. Adres: Kartta iki satır olarak yer alacak adres alanına ilgili personelin ikametgâh adresi girilmelidir. Posta kodu: İlgili personelin posta kodu bu alana girilmelidir. İlçe: İlgili personelin bağlı olduğu ilçedir. 8

9 İl: İlgili personelin bulunduğu ildir. Ülke: İlgili personelin bulunduğu ülkedir. Tel ülke kodu: İlgili personelin bulunduğu ülkenin milletlerarası telefon kodudur. Tel bölge kodu: İlgili personelin bulunduğu ilin bölge kodudur. Tel no 1-2: İki satır olarak ayrılmış bu alana personelin telefon no sunu girebilirsiniz. Faks no: İlgili personelin varsa faks numarası bu alana girilmelidir. Modem no: İlgili personelin varsa modem numarası bu alana girilmelidir. E-posta adresi: İlgili personelin varsa elektronik posta adresini bu alana girip satır sonu butonu tıklayarak mail gönderebilirsiniz. Personel kimlik bilgileri Tanıtımını yaptığınız personele ait kimlik bilgileri bu bölümden girilecektir. Bunun için ekranınızın personel kimlik bilgileri butonu üzerinde mouse göstergesini tıklayın, karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir. Şimdi bu ekranda personelinize ait özel bilgilerin yer aldığı alanları tek tek inceleyelim. Çalışma tipi: Bu alanda sizden istenen tanıtımını yaptığınız personelin çalışma tipini, Genel, imalatçı veya pazarlama olarak belirtmenizdir. Bu alanda yapacağınız seçime göre personelinize ilişkin işletme gider kodları tanımlanabilecektir. Tahsili: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden ilgili personelin tahsil durumunu seçeceksiniz. Okul kodu: Bu alanda açılacak pencereden ilgili personelin gittiği okul kodu seçilir. Okul bölüm kodu: Bu alanda açılacak pencereden ilgili personelin gittiği okulun bölüm kodu seçilir. Mesleği: Bu alana ilgili personelin mesleği girilecektir. Görevi: Bu alana ilgili personelin firmadaki görevi girilecektir. Daha önceden Sistem/Şirket Parametreleri/Görev Tanımları bölümünden firmanızdaki mevcut görevleri tanımladıysanız bu alanda F10 tuşuna bastığınızda tanımlamış olduğunuz görevler isimleri ve kodlarıyla beraber liste halinde karşınıza gelecektir. Buradan da ilgili personelin görevi seçilebilir. Dili: Bu alana ilgili personelin lisanı girilecektir. Sakatlık derecesi: Personelin sakatlık derecesinin tanımlandığı bu alana girilecek bilgi açılan pencereden seçilir. Ayrıca bu alandan vergi indiriminden yararlanmayan personeliniz için de vergi indirim dışı seçeneğini seçmelisiniz. Göçmen kodu: Personelin göçmen olup olmadığı bu alanda belirtilecektir. Görev kodu: Bu alanda açılacak olan pencereden ilgili personelin görev kodu seçilir. SGK kodu: Bu alana ilgili personelin bağlı bulunduğu sigorta kurumu açılacak olan pencereden girilmelidir. Eş ismi: Kartı girilen personel evli ise eşinin ismi bu alanda yer almalıdır. 9

10 Eşi ücretli: İlgili personelin eşinin çalışıp çalışmadığı bu alanda belirtilmelidir. Çocuk adedi: İlgili personelin çocuğu varsa çocuk sayısı bu alana girilmelidir. Bu alan, personeline çocuk yardımı veren firmalar için önem taşır. Okul öncesi, ilk, orta, lise, yüksek: Personeline çocuk yardımı veren firmalar, bu yardımı çocukların tahsil derecelerine göre gruplara ayırdılarsa, bu alanlara ilgili personelin her tahsil derecesindeki çocuk sayısı girilmelidir. Burada önemli bir noktayı hatırlatmakta fayda görüyoruz; çocuk yardımı ya çocuk sayısına göre, ya da çocukların tahsil derecelerine göre verilir. Yani çocuk sayısıyla ilgili girişlerinizi ya çocuk adedi alanına ya da okul öncesi, ilk, orta, lise yüksek alanlarına yapmalısınız (Bkz. Sistem parametreleri/şirket Parametreleri/Çalışma/Ekkazanç/ Sosyal yardım tanımları (116112) programının sosyal yardım detay tanımlamaları ekranı). Bağlı olduğu belge türü: Bu alanda yapılması gereken tanımlanan personelin hangi belge türüne bağlı olduğunun belirtilmesidir. Programınız bu alanda size birçok seçenek sunacaktır. Örneğin çalışanınız itibari hizmet uygulamasına tabi ise bu alandan yapılacak seçim Deniz basım, azot şeker (İtibari hizmet) seçeneğidir. Kapsam: Bu alanda sizde istenen tanıtımını yaptığınız personelin durumunu belirtmenizdir. Örneğin ilgili personel eski bir hükümlü ise bu alanda satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden Esk.Hük. seçeneğini seçmelisiniz. Tabi olduğu kanun: Bu alanda sizden istenen, tanımladığınız personelin iş yerinizde hangi kanuna tabi olarak çalıştığını belirtmenizdir. Yani Hazine kanununa göre mi? olağan üstü hal kanununa göre mi? çalıştığının belirlendiği alandır. Bu ekranda yapılacak en son tanımlama personelin bakmakla yükümlü olduğu aile fertlerine ait bilgilerin girişleridir. Programınız sınırsız sayıda aile bireyi tanımlayabilmenize imkân verecek yapıdadır. Özellikle çocuk sayısı fazla olan çalışanlarınız için istediğiniz kadar çocuk bilgisi girebileceksiniz. Bunun için ekranda yer alan Aile fertleri butonu kullanılacaktır. Bu butonu tıkladığınızda ulaşacağınız ekrandan, daha önceden tanımlanan personel aile bilgilerini izleyebileceğiniz gibi aynı zamanda yeni aile bireyi tanımlayabileceksiniz. Bunun için bu tablo üzerinde ALT+E tuşlarına basılacak ve açılacak tanımlama ekranından personele bağlı bireylerin girişleri yapılacaktır. Bu ekranda programınız sizden ilgili personelin, anne, baba, eş ve çocuklarının adını, soyadını, T.C kimlik numarasını, doğum tarihlerini doğum yerlerini, cinsiyetlerini, ücretli olarak çalışıp çalışmadığını, sakatlık derecesini ve tanımlanan bireylerle iletişime girebilmek amacıyla adres bilgilerini uygun şekilde girmenizi bekleyecektir. Daha sonra bu bilgiler, aile yakınları için programınızın Bildirgeler/ Sosyal Sigortalar Kurumuna Ait Bildirgeler/ Vizite kâğıdı ve sağlık belgesi bölümünden Personel eş-çocuğu için vizite kâğıdı ve Sağlık belgesi düzenlemek istediğinizde, seçtiğiniz aile bireyine bağlı olarak karşınıza gelecek ve bu evrakları seri bir şekilde düzenleyebilmenizi mümkün kılacaktır. Personelin bakmakla yükümlü olduğu anne, baba, eş ve çocuklarının sakatlık durumları söz konusu ise bu ekrandan yapılacak seçime bağlı olarak personel sakatlık indirimden yararlanabileceklerdir. Çünkü aile fertleri için belirlenen sakatlık derecesi personelin gelir vergisi matrahının hesaplanmasında indirim olarak uygulanacaktır. Bu bölümde belirtmek istediğimiz bir başka detayda asgari geçim indiriminden yararlanacak aile fertlerinin nasıl tanımlanacağıdır ve daha sonraki yıllarda uygulanacak asgari geçim indirimine yönelik tanımlamalar için öncelikle yapılması gereken Yasal parametreler (116215) ekranından Asgari geçim indirimi uygulaması aktif parametresinin onaylanması sonrasında da uygulama için gerekli olan parametrelerin girilmesidir. Bu detaylar girildikten sonra bu ekrandan asgari geçim indiriminden yararlanacak aile bireyleri için ücretlimi parametresi değil olarak seçilecektir. Personel nüfus bilgileri 10

11 Tanıtımını yaptığınız personelinize ait nüfus cüzdanı bilgilerinin girileceği ekrandır ve programınız sizden aşağıdaki bilgileri doldurmanızı isteyecektir. Uyruğu: İlgili personelin uyruğu bu alana girilecektir. Cinsiyeti: İlgili personelin cinsiyeti bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek pencereden seçilecektir. Bu alandaki cinsiyet seçiminin doğru yapılmaması durumunda program; SSK aylık bildirgesi dökümünü doğru olarak hesaplamayacaktır. Medeni hal: İlgili personelin medeni hali bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden seçilecektir. Dini: İlgili personelin dini bu alana girilecektir. Doğum tarihi: İlgili personelin doğum tarihi gün/ay/yıl formatında bu alana girilecektir. Tarih girişi için bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak takvim ekranından da faydalanabilirsiniz. Doğum yeri: İlgili personelin doğum yeri bu alana girilecektir. Kan grubu: İlgili personelin kan grubu bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden seçilecektir. Seri no: İlgili personelin nüfus cüzdan seri no su bu alana girilecektir. İl: İlgili personelin nüfusa kayıtlı olduğu il bu alana girilecektir. İlçe: İlgili personelin nüfusa kayıtlı olduğu ilçe bu alana girilecektir. Mahalle: İlgili personelin varsa nüfusa kayıtlı olduğu mahalle ismi bu alana girilecektir. Köy: İlgili personelin varsa nüfusa kayıtlı olduğu köy ismi bu alana girilecektir. Cilt no: İlgili personelin nüfus cüzdan cilt no su bu alana girilecektir. Sayfa no: İlgili personelin nüfus cüzdan sayfa no su bu alana girilecektir. Kütük sıra no: İlgili personelin kütük sıra numarası bu alana girilecektir. Veriliş nedeni: İlgili personele nüfus cüzdanının veriliş nedeni bu alana girilecektir. Verildiği nüfus idaresi: İlgili personele nüfus cüzdanını veren nüfus dairesinin ismi bu alana girilecektir. Veriliş tarihi: İlgili personele nüfus cüzdanının verildiği tarih bu alana girilecektir. Cüzdan kayıt no: İlgili personelin nüfus cüzdanı kayıt numarası bu alana girilecektir. T.C. kimlik no: İlgili personelin T.C. kimlik numarası bu alana girilecektir. İlk soyadı: Tanıtımını yaptığınız personel bayan olup evli ise evlenmeden önceki ilk soyadı bilgisi bu alana girilecektir. İnternette T.C. kimlik no sorgulama butonu Nüfus ve Vatandaşlık İşleri İdaresinin T.C kimlik numarası sorgulama hizmetini ücretli hale getirmesinden dolayı, personel programımızın personel tanıtım kartı ekranından kaldırmak zorunda kaldığımız "T.C. kimlik no. sorgulama" özelliği, kullanıcılarımızdan gelen yoğun talepler 11

12 doğrultusunda farklı bir yaklaşımla düzenlenerek personel kartlarımızda yeniden yerini almıştır. Kullanıcılarımız bu özellik sayesinde tanıtımını yaptıkları personelin kimlik bilgilerini ilgili sayfaya bağlanıp personel kartı nüfus bilgileri ekranına otomatik olarak aktarabileceklerdir. İnternetten T.C. Kimlik no. sorgulama butonu çalıştırıldığında öncelikle yapılması gereken, kimlik numarası sorgulanacak kişiye ait genel bilgilerin girilmesidir. Yani Hangi ilin hangi ilçesinde aranacağının seçilmesi, Kimlik bilgisi sahibinin adı ve soyadının girilmesi, T.C kimlik numarasının hangi detaya göre aranacağının seçilmesidir. Bu bölümdeki seçiminizin kişi bilgisi olması durumunda programınız sizden, ekranın anne adı, baba adı, doğum tarihi ve cinsiyeti alanlarına giriş yapmanızı bekleyecektir. Seçiminizin kayıt bilgisi olması durumunda da ekranın cilt no., aile sıra no. ve birey sıra no. alanlarına giriş yapmanız gerekecektir. Çünkü programınız seçimize bağlı olan bilgiler doğrultusunda aramasını gerçekleştirecektir. Bilgilerinizin doğrulanması amacıyla da ekranın resim doğrulama alanına da resimde sunulan sayıyı girmeniz gerekmektedir. Aksi durumda programınız işlemini gerçekleştirmeyecektir. Tüm girişlerinizi tamamladıktan sonra ekranın alt bölümünde yer alan T.C. Kimlik no. Sorgulama butonunu çalıştırarak aradığınız kişinin TC. Kimlik bilgilerini anında görüntüleyebilir, Bilgileri karta aktar butonu ile de ekranınıza yansıyan tüm bilgilerin otomatik olarak Nüfus bilgileri sayfasındaki uygun alanlara aktarılmasını sağlayabilirsiniz. Yapı dosyasını indir butonu ile de amacımız, T.C kimlik bilgilerinin doğrulanması ve Vatandaşlık İşleri İdaresi nin sayfasındaki değişikliklerin programımızda güncel kalmasına yönelik yapı dosyasının indirilmesidir. Nüfus bilgileri ile ilgili girişlerimizi de burada bitirdik. Şimdi personelinizin ücret durumuyla ilgili olan personel ücret bilgileri ekranına hangi bilgilerin girileceğini açıklayalım. Personel ücret bilgileri Bu ekrandan tanımlamakta olduğunuz personelin ücreti, sigortası, kesintileri vb. birtakım detay bilgileri girilecektir. Şimdi bu detayların neler olduklarını tek tek inceleyelim. Ücret tipi: Bu alan, personelin hangi zaman birimi ile ücretlendirildiğini belirttiğimiz alandır. İmleç bu alanda iken satır sonu butonunu tıkladığınızda küçük bir pencere karşınıza gelir. Bu pencereden personelin ücret tipini aylık, günlük ya da saatlik olarak belirlemelisiniz. Bu alana girilen bilgi başka bir deyişle personelin bir sonraki alanda girilecek ücretinin aylık, günlük ya da saatlik olduğunu belirtecektir. Hesap tipi: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza iki seçenekli bir pencere açılacaktır. Buradan ilgili personelinizin maaşının net üzerinden mi brüt üzerinden mi hesaplanacağına karar vereceksiniz. Buradaki seçiminiz doğrultusunda programınız diğer seçeneği otomatik olarak hesaplayacaktır. Yani bu alanda Brütten nete seçimini yapmanız durumunda ilgili personelin net maaşını programınız otomatik olarak hesaplayacaktır. Aynı şekilde Netten brüte seçimini yapmanız durumunda ise bu sefer brüt maaşı otomatik olarak hesaplayacaktır. Ücret: Bu alanda yukarıda (Hesap tipi alanında) yaptığınız tercihi göz önünde bulundurarak ilgili personel için ücret girişi yapacaksınız. Yani yukarıda girdiğiniz hesap tipi Netten brüte ise, bu alana ilgili personel için karar verdiğiniz net ücreti, Brütten nete ise, ilgili personel için tespit edilmiş brüt ücreti girmek zorundasınız. Ücret girişini bu açıklamalarımızı dikkate alarak yapınız. Çalışma kodu: Farklı personel için farklı özelliklerde sosyal yardım ve ek kazanç tanımlaması yapılabilecektir. Bunun için çalışma kodu seçimini bu alandan yapabilirsiniz. Asgari ücretli: Bu alanda sizden istenen kartını girmekte olduğunuz personelin asgari ücretle çalışıp çalışmayacağını belirtmenizdir. Bu alanda yapacağınız seçime göre asgari ücretle çalışan personelinizin net ve brüt ücretlerini toplu olarak değiştirebilmeniz mümkün olacaktır. 12

13 Sigorta şubesi: İlgili personelin bağlı olduğu sigorta şubesinin adı bu alana girilecektir. Fakat bunun için daha önceden bağlı bulunulan sigorta şubesinin/şubelerinin programa tanıtılmış olması gerekir. Bu tanıtım Sistem/Şirket Parametreleri/SSK Tanımları bölümünden yapılmalıdır. Tanımlanan SSK şubeleri daha sonra bu alanda bir liste halinde karşınıza gelecektir. Sigorta % grubu: Personelin hangi sigorta grubuna girdiğini gösteren alandır. İmleç bu alan da iken satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza çıkan küçük pencere seçilebilecek grupları gösterir. Bu pencereden personelin sigorta grubunu seçebilirsiniz. Personelin sigorta primleri burada seçilen grup için SSK Limit ve Oranları programında verilen yüzdeler üzerinden hesaplanacaktır. Eğer sicil kartı girişini yaptığınız personel emekli ise bu alandaki seçiminiz emekli olarak belirlenmelidir. Sendika durumu: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden personelinizin sendikalı olup olmadığını belirleyeceksiniz. Sendika: Bu alana ancak sendika durumu alanına ilgili personel için sendikalı demiş olmanız koşulu ile geçebilirsiniz. Çünkü buradan ilgili personelin bağlı olduğu sendika no su girilecektir. Fakat bu alana sendika no su girebilmek için daha önceden Sistem/Şirket Parametreleri/Sendika tanımları bölümünden ilgili sendikaları tanımlamış olmanız gerekmektedir. Tanımladığınız sendikalara programınız otomatik olarak birer numara verecek ve siz F10 tuşuna bastığınızda sendikalar bir liste halinde karşınıza gelecek böylece buradan ilgili personel için sendika seçimi yapabileceksiniz. Banka ödeme: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda yapılsın-yapılmasın şıklarından oluşan iki seçenekle karşılaşacaksınız. İlgili personelinize yapılacak ödemelerin banka aracılığıyla yapılmasını istiyorsanız yapılsın seçeneğini, istemiyorsanız yapılmasın seçeneğini seçmelisiniz. Hesap no: İlgili personelinizin banka hesap numarası bu alana girilecektir. Vergi dairesi: İlgili personelin, bağlı olduğu vergi dairesinin ismi bu alana girilecektir. Vergi kimlik no: İlgili personelin vergi kimlik numarasıdır. Vergi karne tarihi: İlgili personelin vergi karnesinin düzenlendiği tarihtir. Tarih girişi için satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak takvim ekranından da faydalanabilirsiniz. Özel not: Personel ücret bilgileri ile ilgili belirtmek istediğiniz özel bir notunuz varsa bu alana girebilirsiniz. Çalışma dönemi: Tanıtımını yaptığınız personel geçici olarak, yani belirli tarihler arasında sizinle çalışacak ise bu alan süreksiz aksi halde sürekli olarak belirtilmelidir. Muhtasar grup kodu: Bu alanda sizden istenen tanıtımını yaptığınız personelin hangi muhtasar grup koduna dolayısıyla vergi dairesine bağlı olduğunu seçmenizdir. Bu parametre, birden fazla şubesi olan firmalar için işlevsel olacaktır. Çünkü tanıtımı yapılan personel farklı farklı vergi dairesine bağlı olabilir. Bu durumda muhtasar beyanname dökümlerinin de farklı farklı vergi dairesine verilmesi gerekecektir. Bunun için öncelikle programınızın Muhtasar beyanname grup tanımları (111910) programından personelin bağlı olacağı muhtasar grup kodları yani vergi daireleri tanıtılmalıdır. Bu tanımlamalar sonrasında istediğiniz vergi dairesine bağlı olan personel bu alandan yaptığınız seçim doğrultusunda dikkate alınacak ve muhtasar beyannamesi dökülecektir. Özel indirim: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza normal, kalkınmada öncelikli ve yok seçeneklerinin yer aldığı bir pencere açılacaktır. Bu aşamada sizden istenen tanıtımını yaptığınız personel normal olan özel indirime tabi ise bu alandan Normal seçeneğini, kalkınmaya öncelikli bölgede çalışıyor ise bu bölgeler için belirlenen indirimden yararlanabilmesi için kalkınmada öncelikli seçeneğini, herhangi bir indirime tabi değilse de yok seçeneğini seçmelisiniz. 13

14 Bu alandan sonra sıra personelin firmadan alacağı yardım bilgilerinin tanımlamasına gelecektir. Bunların neler oldukları ve nasıl giriş yapılacağı tüm detaylarıyla aşağıda açıklanmıştır. Tasarruf teşvik kesilsin: Personelden ve işverenlerden yapılan yasal kesintilerden biri olan "tasarruf teşvik kesintileri" tarihinden itibaren uygulamadan kaldırılmış olup aynı tarihten itibaren "işsizlik sigortası" kesintileri uygulanmaya başlanmıştır. Bundan dolayı Yasal parametreler (116215) programının TTF parametreleri ekranında yer alan "tasarruf teşvik" başlıklı alan "yok" olarak işaretlenmeli. Personel Sicil Kartında yer alan "tasarruf teşvik" alanı aynen bırakılmalıdır (var olarak). Çünkü TTF oranları parametrelerden kaldırıldığı için, programınız TTF ile ilgili herhangi bir hesaplama yapmayacaktır. Dolayısı ile de personel sicil kartından bu konu ile ilgili ekstra bir düzeltme yapmaya gerek yoktur. Personel sicil kartlarından tasarruf teşvik ile ilgili parametrenin "var" olarak bırakılmasının bir nedeni de, ilerleyen günlerde personele geçmişe yönelik olarak tasarruf teşvik dökümlerinin verilebileceği düşüncesidir. Personel sicil kartlarından tasarruf teşvik parametresi "yok" olarak tanımlandığında, bu dökümleri almanız mümkündür. Tas. teşvik: Bu alan personelin tasarruf teşvik kesintisine tabii olup olmadığını belirtmek için kullanılır. Bu parametrenin başındaki kutucuk işaretlendiğinde personelin zorunlu tasarrufa tabii olduğu, işaretlenmediğinde de olmadığı tanıtılmış olacaktır. İlgili personel için seçiminizi bu açıklamalarımız doğrultusunda yapınız. Tasarruf teşvik hes. no: İmleç bu alana yukarıda Tasarruf Teşvik alanını işaretlemeniz durumunda gelecektir. Buradan ilgili personelin tasarruf teşvik hesap numarasını girmelisiniz. Ödenen tasarruf teşvik tutarı: Programınız içinde bulunduğunuz çalışma yılı için personele yapılacak nema ödemelerini hesaplayabilmektedir. Bunun için öncelikle Sistem Menüsü/Yasal Parametreler/Nema Oranları programından ilgili oran girişleri yapılmış olmalıdır. Daha sonra bu alana ilgili personel için şimdiye kadar ödenen (kümülâtif) tasarruf teşvik tutarı girilmelidir. Konut fonu: Bu alanda kaydı yapılan personel için konut fonu ödenip ödenmediği belirtilecektir. Eğer ilgili personel için konut fonu ödeniyorsa bu parametrenin başındaki kutucuk işaretlenmeli aksi durumda her hangi bir işlem yapılmamalıdır. Önce ödeme konut fonu ayı: İmleç bu alana yukarıda Konut Fonu alanının işaretlenmesi durumunda gelecektir. Bu alanda Konut fonu kesintisi olduğu durumda program onun firmada çalışmaya başladığı tarihten önce ödenen konut fonu aylarının sayısını soracaktır. Önceden ödenen konut fonu ayı alanı personel sicil kartının ilk sayfasında girilen Giriş Tarihi'ni taban alır. Bu tarihten önce personel için ödenen konut fonu ayları varsa bunların sayısı bu alana girilmelidir. Örneğin daha önce 6 ay başka bir işyerinde çalışmış ve konut fonu ödenmiş bir işçi için bu rakam 6'dır. Program ödenecek konut fonu rakamlarını konut fonu parametrelerini ve sicil kartında girilen bilgileri esas alarak kendiliğinden hesapladığı için bu alana girilecek bilgilerin doğru olması gerekir. İşsizlik sigortası: Personelden ve işverenden yapılacak işsizlik sigortası kesintisi tarihinden itibaren uygulanmaya başlamıştır. Dolayısıyla bu alanda personelin işsizlik sigortası kesintisine tabii olup olmadığı belirlenecektir. Bu parametrenin başındaki kutucuk işaretlenmiş ise personelin işsizlik sigortası ödemesine tabii olduğu, işaretlenmemiş ise tabi olmadığı belirlenmiş olacaktır. Tanıtımını yaptığınız personel için seçiminizi bu açıklamalarımız doğrultusunda yapınız. Programda varsayılan olarak bu alan işaretli olarak karşınıza gelecektir. Vakıf kesintisi uygulansın: Firmanızda personel maaşlarından vakıf kesintisi yapılıyorsa ödenecek tutarın Genel parametreler (116111) programının Firma çalışma parametreleri bölümünde bulunan vakıf aidat tavanı alanına girilmesi gerekmekteydi. İşte firmanızca ödenecek vakıf aidatının, kartını girmekte olduğunuz personel için uygulanıp uygulanmayacağı bu alanda belirlenecektir. Eğer personeliniz için vakıf kesintisi uygulanacak ise bu parametreyi işaretlemeli aksi durumda da herhangi bir işlem yapmanıza gerek yoktur. 14

15 Yol yardımı verilsin: İlgili personele yol yardımı yapılıyorsa, bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Yemek yardımı verilsin: İlgili personele yemek yardımı yapılıyorsa bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Yakacak yardımı verilsin: İlgili personele yakacak yardımı yapılıyorsa, bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Bayram yardımı verilsin: İlgili personele bayram yardımı yapılıyorsa, bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Çocuk yardımı verilsin: İlgili personele çocuk yardımı yapılıyorsa, bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Aile yardımı verilsin: İlgili personele aile yardımı yapılıyorsa, bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Maaşından ikramiye: Personelinize maaşı üzerinden ikramiye verilecekse, bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. İkramiye tahakkuk ettirilebilmesi için Sistem parametreleri/şirket Parametreleri/Çalışma/Ekkazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) programından ikramiye aylarının ve yüzdesinin de girilmiş olması gerekir. Sinyority uygulamasına tabi: Sinyority uygulaması belli bir çalışma süresini dolduran personel için, belli bir oranda ilave maaş ödemesidir. Tanımladığınız personel için böyle bir uygulama söz konusu ise bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Bunun yanı sıra programınızın Çalışma/Ekkazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) ekranında yer alan Sinyority uygulamaları sayfasından çalışma günlerinin alt ve üst sınırları ile oran tanımlamalarının ve Genel parametreler (116111) ekranının Diğer parametreler sayfasından da bu uygulama için kullanılacak yardım seçeneğinin belirtilmiş olması gerekir. İzin parası uygulamasına tabi: Bu uygulama ile de belli bir çalışma süresini dolduran personele ödenecek, ilave ikramiye tutarı anlatılmaktadır. Sinyority den farkı, "180 günde bir %XX maaş ödemesi" dir. Tanımladığınız personel için böyle bir uygulama söz konusu ise bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Bunun yanı sıra programınızın Çalışma/Ekkazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) ekranında yer alan İzin parası uygulaması sayfasından izin parası hak ediş gününün, oranın ve ödemenin hak edişten kaç gün sonra yapılacağının ve Genel parametreler (116111) ekranının Diğer parametreler sayfasından da bu uygulama için kullanılacak yardım seçeneğinin belirtilmiş olması gerekir. Yukarıda açıkladığımız alanların bordroya yansıyabilmesi için, bu parametrelerin başındaki kutucukları işaretlemek yeterli değildir. Daha önceden Sistem parametreleri/şirket Parametreleri/ Çalışma/Ekkazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) ekranında yer alan Sosyal yardım detay tanımlamalarından seçili olan parametrelerin hangi gruplara bağlı olduğu ve meblağ olarak ne miktarda olacağı girilmelidir. Bu yapılmadığı taktirde yukarıda saydığımız alanların seçilmiş olması herhangi bir anlam ifade etmez. Detay bilgiler İdari amir kodu, idari amir adı, idari amir soyadı, teknik amir kodu, teknik amir adı, teknik amir soyadı ve organizasyon şemasında gizlensin alanları 9000 serisi kullanıcısı olup, aynı zamanda HR9000 İnsan kaynakları yönetimi programı ile işlem yapan kullanıcılarımız için işlevsel olacaktır. Çünkü bu alandan girilecek bilgiler doğrultusunda organizasyon şemaları otomatik olarak oluşturulabilecek ve insan kaynakları yönetiminde yer alan İdari organizasyon şeması (121100) ve Teknik organizasyon şeması (121150) programlarımızdan tüm ayrıntılarıyla izleyebileceklerdir. Bu şemaların en önemli özelliği şirketin organizasyon yapısını görsel ortamda yaratabilmenize, şema üzerinden personelin pozisyonlarını değiştirebilmenize ya da bu şemalara yeni personel 15

16 ekleyebilmenize ayrıcalık tanımasıdır. Dolayısıyla programınız bu alanlarda sizden, tanımlamakta olduğunuz personelin bağlı olduğu idari amir veya teknik amirin kodunu/adını isteyecektir. Eğer personelinizin organizasyon şemasında gösterilmesini istiyor iseniz organizasyon şemasında gizlensin alanında tercihinizi hayır şeklinde belirtmelisiniz. Diğer kimlik kart bilgileri Bu bölümden de kullanıcılarımız tanımlamakta oldukları personelin ehliyet, pasaport askerlik cüzdanı ve iş yeri kimlik kartlarına ait bilgilerini sistemlerine gireceklerdir. Bu ekrandaki bilgiler ilgili kartlardaki bilgilerle birebir aynı olup, sürücü ehliyet belge no, belge tarihi, sınıfı, veriliş tarihi, verildiği il, ilçe, ehliyet kart numarası, eğer personel erkek ise ve askerliğini yapmış ise askerlik cüzdan no, iş yeri kimlik kartı numarası, pasaportu var ise numarası ve geçerlilik tarihi gibi bilgilerden oluşmaktadır. Bunun yanı sıra kullanıcılarımız ilgili kimlik kartlarının görüntülerini de bu bölüme ekleyebileceklerdir. Bunun için görüntü yazan bölümde mouse un sağ tuşuna basıp açılacak ekrandan karşıdan yükle veya tara seçeneklerini seçmeleri ve istedikleri bölüme aktarmaları yeterli olacaktır. Yani personel resimlerinin eklenmesi ile aynı mantıkla çalışmaktadır. Personel beden ölçüleri Bu bölümün özellikle personeline kıyafet veren firmalar için işlevsel olacağını düşünüyoruz. Çünkü personelin beden ölçülerine ilişkin her türlü bilgiyi kayıt edebilecek ve gerekli olduğu zamanlarda bu ölçülerden yararlanarak kıyafet siparişinde bulunabileceklerdir. Bu amaçla programınız sizden, tanımladığınız her personelin, kilo, boy, gömlek, pantolon, etek bedenini, ayakkabı numarasını, şapka ve önlük bedenini girmenizi isteyecektir. Ayrıca bu ekranda diğer beden 1, diğer beden 2, diğer beden 3 alanları da mevcut olup her firma için özel olan beden ölçümleri de tanımlanabilecektir. Personel sicil kartı ile ilgili tüm girişlerimizi ve açıklamalarımızı bitirmiş olduk. Sicil Kartı ana ekranındayken ALT+S tuşu ile girdiğiniz tüm bilgileri bilgisayarınızın sabit diskine kaydetmeniz gerekmektedir. Unutmayınız ki burada girdiğiniz bilgileri kaydetmeden çıkmanız durumunda aynı bilgileri tekrar girmek zorunda kalırsınız. F9 (İsme göre personel seçimi) ve F8 (Koda göre personel seçimi): Bu tuşlar yardımıyla personel sicil kartları programının her sayfasından personelinizi seçebileceğiniz ekrana ulaşabileceksiniz. Böylece personel değiştirmek istediğinizde her seferinde personel tanıtım kartı ekranının ana sayfasına geçmenize gerek kalmayacaktır. Çünkü bu tuşlara bastığınızda personelinizin sıralandığı ekran karşınıza gelecek ve sizden sadece seçim yapmanız beklenecektir. ALT+E (Yeni kart): ALT+E tuşlarına birlikte basarak, bir önceki menüye dönmeden, ekrandaki sicil kartını boşaltıp, sonra yeni personele ait sicil kartını çağırabilirsiniz. Eğer ekrandaki kart üzerinde herhangi bir değişiklik yaptıysanız, ALT+E tuşlarına basmanız halinde bu değişiklikler kaybolacaktır. Dolayısı ile ALT+E tuşlarını değişiklik yaptığınız kartlar açıkken kullanmamanız gerekir. Bu tuşun asıl işlevi; kartları sadece incelemek amacı ile çağırmanız halinde, ESC tuşunu kullanarak programdan çıkıp yeniden programa girmenizi, dolayısı ile zaman kaybını engellemek içindir. ALT+Y (Tekst data): ALT+Y tuşlarına birlikte basarak, ekranda yer alan personelinize ilişkin, aklınıza gelebilecek her türlü detayın girilebileceği bir editör ekranına ulaşacaksınız. Tıpkı bir not defteri gibi kullanabileceğiniz bu ekrana, yaptığınız işlem ile ilgili dilediğiniz bilgileri girebilirsiniz. tekst data ekranına bilgilerinizi girdikten sonra, ALT+S tuşlarına basarak bunları kayıt etmelisiniz. Daha sonra gerek duyulduğunda, yine ALT+Y tuşlarına basarak tekst datanızı görüntüleyebilirsiniz. Dilerseniz, mouse göstergesini ekranınızın sağ üst köşesindeki ( Y ) kutusunun üzerine getirip bir kez tıklatarak da bu ekrana ulaşabilirsiniz. Tekst datanızı yazıcıya dökmek için ALT+P tuşlarını kullanmalısınız. ALT+O (Önceki kart): ALT+O tuşlarına birlikte basarak, ekranda bulunan sicil kartından bir önce girilmiş olan kartı çağırabilirsiniz. ALT+S (Kart sakla): ALT+S tuşlarına birlikte basarak, kartlarınızı bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, ekranınızın alt tarafında; 16

17 "Evet Kaydedebilirsin Hayır Kaydetme" Şeklinde butonlar belirecektir. Bu aşamada, girişlerinizi bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilmek için, evet kaydedebilirsin butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, kayıt işleminden vazgeçtiyseniz, hayır kaydetme butonunu kliklemeniz yeterli olacaktır. ALT+S tuşları ile kayıt etmediğiniz kartlarınızı tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız. ALT+D (İlave alanlar): ALT+D tuşları hem F10 ekranlarında hem de normal giriş programlarında kullanılabilir (kartlar, evraklar gibi). ALT+D tuşları ile ekranınızda yer alan program her ne ise, o program için ilave giriş alanları yaratabilirsiniz. Başka bir deyişle, ekranınızda şu anda personel tanıtım kartı açık bulunuyor. Eğer bu tanıtım kartında ah keşke şunu da girebileceğim bir alan olsaydı diyorsanız, bu alanı kendiniz ilave edebilirsiniz. Bunun için; öncelikle ALT ve D tuşlarına birlikte basınız. Karşınıza Veri tabanı alan tanımlamaları başlıklı bir ekran gelecektir. Şimdi, ilave edeceğiniz alanlara ait bazı özelliklerin tanımlanması gerekir. Bunun için ekranda gördüğünüz Ekle butonunu tıklamalısınız. Kaşınıza Alan Editörü başlılığı altında küçük bir pencere açılacaktır. Şimdi ilave edilecek alanlara ait tanımlamaları yapmaya başlayabiliriz. Bunun için; ekranınızın Alan Adı alanına, ilave etmek istediğiniz alan ismini girmelisiniz. Alan Tipi: Bu alana gelindiğinde, 4 seçenekten oluşan bir pencere ile karşılaşacaksınız. Bu aşamada sizden istenilen, biraz önce ilave ettiğiniz alana, ne tür bilgi girileceğini belirlemenizdir. Eğer ilave alanınıza; Düz yazı şeklinde giriş yapacaksanız String Sadece rakam girecekseniz Real i Sadece tarih girecekseniz Date i seçmelisiniz. Alan tipini de seçtikten sonra Tamam butonuna basarak ilave ettiğiniz alan isimlerinin yer aldığı Veri tabanı alan tanımlamaları başlıklı bir önceki ekrana ulaşacaksınız. Eğer bu ekranda tanımlamış olduğunuz alanlardan herhangi birini silmek ya da değişiklik yapmak istiyor iseniz, ilgili alan üzerine gelip, silmek için Sil butonuna, değişiklik yapmak içinde Değiştir butonuna basmanız yeterli olacaktır. İlave edilecek alanlarınızı açıklamalarımız doğrultusunda belirledikten sonra, ekranınızın kapat butonuna basarak karşınıza gelecek ekrandan tanımlamış olduğunuz alanlara ilişkin değer girişlerini yapmaya başlayabilirsiniz. ALT+G (Kayıt hikâyesi): ALT+G tuşları hem F10 ekranlarında, hem de normal giriş programlarında kullanılabilir. ALT+G tuşları ile o anda kart ile ilgili bazı kayıt bilgilerini öğrenmeniz mümkündür. Örneğin o kaydı kim, ne zaman girmiş, en son kim değiştirmiş? gibi. ALT+G tuşlarına birlikte bastığınızda karşınıza bir pencere gelecektir. Bu pencerede yer alan bilgiler şunlardır; Kayıt no: Ekranınızdaki kaydın (örneğin personel kartının) kayıt sıra numarasıdır. Örneğin bu alanda 5 görüyorsanız, ilgili personel 5. sıradadır. Başka bir ifade ile ekranınızdaki karttan önce girilmiş 4 personel kartı daha vardır. Kayıt ID: Ekranınızdaki kaydın programa girdiğiniz kaçıncı kayıt olduğunu bu alandan görebilirsiniz. Oluşturan kullanıcı id: Ekranınızdaki kaydı ilk giren kullanıcının kodudur. Adı soyadı: Ekranınızdaki kaydı ilk giren kullanıcının adı ve soyadıdır. Tarih/Saat: Ekranınızdaki kaydın girildiği tarih ve saattir. Son değiştiren kullanıcı id: Ekranınızdaki kayıt üzerinde en son değişikliği yapan kullanıcının kodudur. 17

18 Adı soyadı: Ekranınızdaki kayıt üzerinde en son değişikliği yapan kullanıcının adı ve soyadıdır. Tarih/saat: Ekranınızdaki kaydın en son değiştirildiği tarih ve saattir. Özel kod 1-2-3: İlgili kayıt için girilen özel kodlardır. Kayıt hikâyesi ekranı üzerinde yardımcı tablo butonunu tıklayarak ilave alanlar penceresine, yaz-boz tahtası butonunu tıklayarak aklınıza gelebilecek her türlü notun kaydedileceği bir ekrana ve tüm veriler butonunu tıklayarak da ekranınızda açık olan kart ile ilgili bütün veri giriş alanlarının kod ve uzunlukları ile birlikte yer aldığı bir pencereye ulaşabilirsiniz. Ayrıca bu ekrandaki Dosya ekleri butonunu çalıştırdığınız taktirde karşınıza Ekli dosyalar başlığında bir ekran çıkacaktır. Buraya ilgili kayda ilişkin bir veya birden fazla dosya ekleyebileceksiniz. Bunun yapılış amaçlarından birini örnek vererek açıklayalım; bildiğiniz gibi stok kartınızda ilgili stokun tek bir resmini koyma imkânınız vardır ama stokun teknik resmini veya başka boyutlardaki resimlerini de görmek isteyebilirsiniz. İşte devreye programımıza yeni eklenen Dosya ekleri seçeneği girmektedir. Verdiğimiz örnekleri çoğaltacak olursak, bu dosyaya stokunuzu ilgilendiren bir yazı (Word dokümanı), Excel dosyası da ekleyebilirsiniz. Bunlara benzer olarak ilgili kartı/evrakı vb. ilgilendiren dosyaları eklemek için, Ekli dosyalar başlığındaki ekrandan Yeni dosya ekle butonunu çalıştırmanız ve karşınıza çıkan ekrandan ilgili dosyayı seçmeniz yeterli olacaktır. Yeni dosya ekleme dışında; seçili dosyayı değiştirme, açma ve silme gibi işlemleri yapma özgürlüğüne de sahipsiniz. Bunun için ekrandaki Seçili dosyayı değiştir, Seçili dosyayı aç ve Seçili dosyayı sil seçeneklerini çalıştırmanız yeterli olacaktır. Ayrıca föy ve yönetim ekranından da, sıralanan evrak/kart satırında iken Alt+A yaparak hızlı bir şekilde ilgili ekli dosyaya erişebileceksiniz veya yukarda anlattığımız gibi yeni bir dosya ekleyebilecek/değiştirebilecek/silebilecek/açabileceksiniz. ALT+L (Kart iptal): ALT +L tuşlarına birlikte basarak, girmiş olduğunuz sicil kartını iptal edebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, ekranınızın alt tarafında; "Evet Silebilirsin Hayır Silme" Şeklinde butonlar belirecektir. Bu aşamada, kartınızı iptal edebilmek için, evet, silebilirsin butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, yani kartınızı silmekten vazgeçtiyseniz, hayır, silme butonunu kliklemelisiniz. ALT+N (Sonraki kart): ALT+N tuşlarına birlikte basarak, ekranda bulunan sicil kartından bir sonra girilmiş olan personel sicil kartını ekrana getirebilirsiniz. F3 (Kart no): Girmiş olduğunuz her sicil kartına programınız tarafından birer kart numarası verilmektedir. Dilerseniz F3 tuşuna basıp kart numarasını girerek, ilgili kart numaralı personelinizin tanıtım kartını ekrana getirebilirsiniz. F10 (Yardımcı tablo): Personel kodlarını tam olarak hatırlayamadığınız zamanlarda, kod girişi alanında F10 tuşuna basarsanız, tüm personelinizin kod ve isimleri ile birlikte yer aldığı bir yardım penceresine ulaşabilir, bu pencereden seçim yapabilirsiniz. ALT+C (kopyala): Boş personel tanıtım kartı üzerinde ALT+C tuşlarına basarak ya da ekranın alt tarafında görülen CKopyala butonunu tıklayarak, en son girmiş olduğunuz personele ait tüm bilgileri boş olan bu ekran üzerine kopyalayabilirsiniz. 18

19 Böylece personel sicil kartı ile ilgili tüm girişlerimizi ve açıklamalarımızı bitirmiş olduk. Sicil Kartı ana ekranındayken ALT+S tuşu ile girdiğiniz tüm bilgileri bilgisayarınızın sabit diskine kaydetmeniz gerekmektedir. Unutmayınız ki burada girdiğiniz bilgileri kaydetmeden çıkmanız durumunda aynı bilgileri tekrar girmek zorunda kalırsınız İşten Ayrılan Personelin Sicil Kartları (111200) INSAN KAYNAKLARI YÖNETIMI işten ayrılan personellerinizin sicil kartlarını silmez. Personel sicil kartından çıkış tarihi girilerek işten ayrıldığı belirtilen personeller bu karttan alınarak, sicil kartıyla aynı özelliklere sahip işten ayrılanlar bölümüne aktarılır. Böylece hem personel sicil kartlarını incelerken veya raporlar alırken işten ayrılan personelleriniz gereksiz bir yer işgal etmiş olmaz, hem de bu personellere ait sicil bilgilerine gerektiği zaman ulaşma imkânı saklı kalır. İşte personel sicil kartından çıkış tarihi girilerek işten ayrıldığı belirtilen personellerinize ait bilgilere bu program yardımıyla ulaşabilirsiniz. Ancak işten ayrılan personelleriniz, çıkış ayından bir sonraki ayda bu karttan izlenebilir. Aynı şekilde sicil kartında da işten çıktığı aydan bir sonraki ayda kaybolacaktır Muhasebe Grup ve Kod Tanıtımı (111300) Bu program, personellerinizin almaya hak kazandıkları brüt ücret, ek kazanç ve sosyal yardımlar ile bunlardan ilgili vergilerin kesilmesiyle hesaplanan net kazançlara ilişkin muhasebe hesap kodlarının programa girildiği bölümdür. Özellikle PERSONEL YÖNETIMI ni Ticari bölümle entegre kullanan firmalar muhasebe hesap kodlarını da bu programdan tanıtmayı unutmamalıdır. Bu programda borç ve alacak muhasebe hesap kodları gruplar altında toplanır. Muhasebe hesaplarını neye göre gruplayacağınız tamamen firmanızın ihtiyaçlarına göre saptanacak bir konudur. Örneğin firmanızda 4 ayrı iş grubuna bağlı (memur, işçi, 16 yaş, yön. kurul.) çalışanlarınız var. Bu 4 ayrı iş grubuna dahil olan personellerinizin muhasebe hesap kodlarını da 4 grup altında toplayabilirsiniz. Sicil kartında her bir personelin muhasebe hesap grup kodu girilince, o personel ile ilgili hareketler ilgili muhasebe hesaplarına kaydedilecektir. Programa girdiğinizde karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir. Şimdi yapmanız gereken ilk işlem, maksimum 10 dijitten oluşan bir muhasebe grup kodu girmenizdir. Daha sonra bu gruba bir isim vermelisiniz. Grup ismi de girildikten sonra sıra bu gruba dahil personeller için borç ve alacak muhasebe hesap kodlarını girmeye gelmiştir. Ekranınızda yer alan Borç Muhasebe Kodları butonunu çift tıkladığınızda borç muhasebe kodları penceresine ulaşabilirsiniz. Bu pencerede, personellerinizin normal kazanç, ek kazanç ve sosyal yardım kazançlarına ait tanımlar yer almaktadır. Bu kazanç tutarları brüttür. Yani henüz gerekli vergiler kesilmemiştir. Bu yüzden borç muhasebe hesap kodları penceresinde yer alır. Şimdi alan başlıklı kolonda görülen her bir brüt kazanç tutarının hangi muhasebe hesap koduna kaydedileceğini muhasebe kodu alanına girmelisiniz. Bu alanda F10 tuşuna basarak bütün muhasebe hesaplarınızın bir listesini ekrana getirebilirsiniz. Her bir kazanç türü için çalışacak muhasebe hesabının kodu girildikten sonra esc tuşuna basarak bir önceki ekrana geri dönebilirsiniz. Şimdi ekranınızdaki diğer butona yani Alacak Muhasebe Kodları butonunu çift tıklayın. Alacak muhasebe hesap kodlarının girileceği pencereye ulaşacaksınız. Bu pencereden, personellerinizin net kazanç tutarları, gelir vergisi, damga vergisi, SSK payı, zorunlu tasarruf personel payı, emekli personelleriniz için SSK payı ve ödenecek SSK işveren hissesi, zorunlu tasarruf işveren hissesi, emekliler için SSK payı, işsizlik sigortası işveren payı ve işsizlik sigortası personel payının kaydedileceği muhasebe hesap kodları girilecektir. Muhasebe hesap kodlarını girerken F10 tuşundan yararlanabilirsiniz. Bütün girişleriniz bittiğinde esc tuşuna basarak bir önceki ekrana geri dönünüz. Evet, bir muhasebe grubu için borç ve alacak muhasebe hesap kodlarını programa girdik. Şimdi yapılan girişleri ekranınızın alt bölümünde yer alan Sakla butonunu tıklayarak kaydetmelisiniz. Kaydedilmeyen bilgileri tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayın. 19

20 1.1.5 Personel Durum Kartları (111400) Personel ile ilgili yıllık tahakkukların toplu olarak görüntülendiği karttır. Ay sonunda yapılan kesinleştirme işleminin ardından programa girildiğinde, kartını görmek istediğimiz personeli belirleyeceğimiz bir ekran gelir. İlgili personelin kodunu yazıp (Personel seçimi için bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak pencereden yararlanabilirsiniz) enter tuşuna bastığınızda karşınıza bir ekran gelecektir. Önemli Not! Kullanıcılarınızın Personel durum kartı programında kayıt yapmalarını önlemek istiyor iseniz, KUR9000/Kuruluş/Kullanıcı Hak Tanımlamaları programında yer alan Personel Durum Kartı Kayıt Yapabilir alanını istediğiniz kullanıcı için hayır olarak seçmelisiniz. Böylece ilgili kullanıcının bu program üzerinde değişiklik yapabilmesi mümkün olmayacaktır. Personel durum kartında, ekranda görülen kolanlardan daha fazla kolon vardır. Ancak, ekrandaki yer darlığı sebebiyle bu kolonların belli bir bölümü görülmektedir. Görünmeyen diğer kolonları görebilmek için sol ok ( ) ve sağ ok ( ) tuşlarını kullanabilir, böylece ileri giderek ve geri gelerek kart üzerinde oynayabilir ve mevcut tüm kolonları görebilirsiniz. İstediğiniz herhangi bir sayfada ALT+N tuşlarına basarak bir sonraki veya ALT+O tuşlarına basarak, bir önceki personele ait durum kartını ekrana getirmeniz mümkündür. Tahakkuk bilgilerinin burada çıkması için mutlaka kesinleştirilmesi gerekmektedir. Şimdi, personel durum kartındaki kolonları üç ayrı bölüm gibi düşünüp bu bilgileri kolon sırası ile inceleyelim. 1. Bölüm, SSK kesintisi, tasarrufu teşvik ve konut fonu kesintilerinin aylık dağılımını göstermektedir. 2. Bölüm, gelir ve damga vergisi matrah ve miktarları ile işsizlik sigortası işveren ve personel payının aylara göre dağılımını göstermektedir. 3. Bölüm, kazanç, ek kazanç, sosyal yardım özel kesintiler ve yasal kesintiler ile net kazancın aylara göre dağılımını göstermektedir İzin Formu (111500) Bu bölümden mevcut personelinizin kullanacağı izinler için form düzenleyeceksiniz. Bu bölümdeki izin formları sayesinde ilgili personelin kaç gün, ne için izin kullandığını raporlar/personel raporları/izin raporları bölümünden izleyebilirsiniz. Ayrıca bu kartta iken ilgili personel için izin sayısı alanına gidip bu sayıları azaltarak bir önceki kartı ekrana getirmek usulüyle görebilirsiniz. Programa girdiğinizde karşınıza gelecek olan ekranda sizden istenen aşağıda açıkladığımız parametrelere girişler yapmanızdır. İzin Sayısı: Bu alana gelecek rakam, ilgili personel için düzenlemiş olduğunuz izin sayısı formu kadar olacak ve siz o personel için izin formu düzenledikçe, bu rakam otomatik olarak artacaktır. Dolayısıyla, sizin herhangi bir şekilde bu alana istediğiniz numarayı vererek giriş yapma imkânınız yoktur. Personel Kodu: İzin formunu düzenleyeceğiniz personelinizin kodunu bu alana gireceksiniz. Personel kodları için satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek listeden yararlanabilirsiniz. Personel Adı: Kodunu girdiğiniz personelinizin adı bu alana otomatik olarak gelecektir. Pers. SSK No: İlgili personelinizin SSK numarasıdır. İşe Giriş Tarihi: İlgili personelinizin işe başladığı tarihtir. 20

21 Önceki Hak ediş Tarihi: Bu alana ilgili personelin en son izin hakkettiği tarih gelecektir. İzin Hak ediş Tarihi: Bu alana ilgili personelin yasal olarak izin kullanması gereken tarih gelecektir. İzin Tipi: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak pencereden personelin istediği izin tipi seçilmelidir. İzin tipleri 8 madde altında toplanmıştır. Bunlar; yıllık, ücretli, hastalık, askerlik, zorunluluk hali, devamsızlık, hizmete ara verme ve diğerdir. Önemli Not: Personellere hak ettikleri yıllık izin tarihinden önce izin girişi nasıl yapılır? Bu amaca yönelik programınızın Sistem parametreleri/şirket parametreleri/şirket tanımı menüsünde yer alan Firma parametreleri (116113) ekranındaki "Hak edişten önce yıllık izin kullanabilsin" parametresi siz kullanıcılarımıza yardımcı olacaktır. Bu parametre "Hayır" olarak belirtilirse yeni işe girmiş dolayısıyla yıllık izni hak etmemiş olan personeller için İzin formu (111500) girildiğinde, programınız sizi "İzin hak ediş tarihi henüz dolmamış" şeklinde uyaracak ve kayıt yapmanızı engelleyecektir. Eğer ki kullanıcılarımız, bu durumda olan personelleri için yıllık izin girişi yapmak istiyorlar ise bu parametreyi "Evet" olarak seçmeleri gerekecektir. Bu durumda programınız sizi yine uyaracak fakat kayıt yapabilmenize imkân tanıyacaktır. İzin Günü: Bu alana ilgili personele kaç gün izin verildiği girilecektir. Yol İzni: Bu alana ilgili personele normal izni dışında yol izni de verilmiş ise verilen bu yol izninin gün sayısı girilecektir. Başlangıç Tarihi: Bu alana ilgili personele verilen iznin başlangıç tarihi girilecektir. Tarih girişi için, bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek takvim ekranından faydalanabilirsiniz. Bitiş Tarihi: Bu alana ilgili personelin izninin biteceği gün sayısı, izin günü ve başlangıç tarihi baz alınarak programınız tarafından otomatik olarak getirilecektir. Bu alandan sonra personellerinizin ilgili dönem içinde, formdan seçtiğiniz izin tipine bağlı olarak toplam kullanmış olduğu izin sayısını, izin gününü, izin tipi ayrımı gözetilmeksizin genel olarak kullandığı toplam izin sayısını, tüm bu izinlerin gün olarak toplamını en son olarak da personellerin çalışılan yıl içinde hak ettiği izin günü sayısını, bu izinlerin ne kadarını kullandığını, geçen yıldan devreden izin gününü, geçmiş yıllara ait izinlerde dahil olmak üzere toplamda kalan yıllık izin sayısının ne kadar olduğunu izleyebileceksiniz. Genel firma parametreleri (116111) ekranının Çalışma parametreleri sayfasında yer alan geçmiş yıldan kullanılmayan izinler hesaplansın parametresini evet olarak seçmiş iseniz geçmiş yıldan devretmiş olan izinlerin ne kadar olduğu programınız tarafından otomatik olarak hesaplanacaktır. Ancak programımızı yeni kullanmaya başlayanlar için böyle bir hesaplama söz konusu olamayacağından personellerin devreden izin sayısının manuel olarak girilmesi gerekmektedir. Bunun için de kullanıcılarımızın yapması gereken Sicil işlemleri/personel borç ve devir tanımlamaları (111600) ekranında yer alan Geçen yıldan devreden izin (manuel) parametresine devreden izin sayılarını girmeleri gerekecektir. İlgili sayı izin formu ekranınıza otomatik olarak yansıyacaktır. İzin formuna bütün girişleriniz bittikten sonra ALT+S tuşlarıyla kaydetmeyi unutmayınız. Ekranınızın en alt bölümünde yer alan Print butonunu tıklayarak da personellerinizin izin bilgilerini önce ekrana alıp sonradan yazıcıdan dökebilir ve personelinize imzalatabilirsiniz Personel İzin Tablosu (Chart) (113610) Bu program ile kullanıcılarımız; İzin formu (111500) ekranından tanımladıkları her personelin izinli olduğu tarih aralığını grafik bazında görüntüleyebilmekte, dolayısıyla hangi personel hangi tarih aralığında izne ayrılmış sorularına tek bir ekran üzerinden cevap bulabilmektedirler. Bu ekranın en 21

22 önemli özelliği kullanıcılarımızın aynı ekran üzerinden birçok işlemi gerçekleştirebilmelerine imkân tanımasıdır. Nasıl mı? Personellere ilişkin ileri tarihe izin tanımlaması yapılabilecek, dolayısıyla planlı olan tüm izinler bu ekrandan izlenebilecektir. Böylece aynı tarih aralığında izne ayrılacak olan personellerin izinleri yeniden gözden geçirilebilecek hatta aynı görevde çalışan personellere farklı tarihlerde izin tanımlanabilmesi mümkün olacaktır. Programımızda bir personel için birden fazla izin tanımlanabilmektedir. Dolayısıyla her tanımlanan izin de, tarih aralığına bağlı olarak ilgili personele karşılık gelen takvim üzerinde yer alacaktır. İzinler ekranda yatay şeritler halinde belirtilmektedir. Kullanıcılarımız mouse göstergelerini bu şeritler üzerine getirerek personellerinin izin detaylarını, ekranın alt bölümünden izleyebilirler. İzin tipi, izin gün sayısı vb. Bunun yanı sıra mouse göstergelerinin sağ tuşuna basarak da, personel kartı ve izin kartı ekranına ulaşabilir hatta izin kartı bilgilerinde değişiklik yapabilirler. Mouse'un sürükle bırak özelliğini kullanarak tanımlı olan izinlerin farklı bir tarih aralığına taşınmasını, yine mouse yardımıyla izin tarihlerine yeni günlerin eklenmesini ya da çıkarılmasını sağlayabileceklerdir. İzin eklemek ya da çıkarmak için yapmanız gereken, tarihlerin gösterildiği şeritlerin başlangıç ya da bitiş noktalarında mouse'un sağ tuşunu basılı tutup şeridinizi istediğiniz izin tarihine gelene kadar ileri ya da geriye doğru çekmenizdir. Böylece herhangi bir işleme gerek kalmadan izin tarihlerini değiştirmiş olacak ve "Değişiklikleri kaydet" butonu yardımıyla da personellerin izin formuna anında işleyebileceksiniz. Ekranda tüm izinler tanımlanan izin tipine bağlı olarak farklı renkle belirtilmektedir. Dolayısıyla hangi personel yıllık izne ayrılmış, hangisi ücretli izin kullanıyor, ya da hastalık sebebi ile izinli gibi durumlar, görüntülenen renklere göre de ayırt edilebilecektir. Kırmızı şerit yıllık izin, sarı şerit ücretli izin gibi. Ekranın üst bölümünde yer alan "Başlangıç tarihi" alanına tarih girişi yaparak, sadece istediğiniz tarih itibari ile izne başlayan personellerinizin görüntülenmesini sağlayabilirsiniz 30 Haziran'da kimler izne ayrılıyor diyebilirsiniz mesela. Yine ekranın üst yarısında yer alan butonlar ile izin tablonuzun dökümünü alabilir, ekran görüntünüzü büyütüp küçültebilirsiniz. Ekrandaki görüntünün küçülmesi durumunda tarihlerin sıralandığı bölümde daralma olacağından bazı tarihler görüntülenmeyebilecektir. İzin/ekle çıkar butonu ile kullanıcılarımız İzin formu (111500) ekranına ulaşacak ve personelleri için yeni izin tanımlaması yapabilecek ya da tanımlı olan izinleri silebileceklerdir. Daha sonra ekrandaki yenile butonunu tıklayarak da yenilenen bilgilerin görüntülenmesini sağlayabileceklerdir. Programı çalıştırdığınızda sadece sizden, izin planlarını inceleyeceğiniz ya da değişiklik yapacağınız personelleri seçmeniz istenecektir. Personel seçimini ekranınızın Departman, bölge ve görev kodu alanlarından belirleyebilirsiniz. Tercihiniz doğrultusunda izin tanımı belli olan personelleriniz ekranınızın ikinci bölümüne yansıyacaktır. Ekranın alt bölümünde de, mouse göstergeniz hangi izin şeridi üzerinde ise, izni kullanan personelin adı, izin tipi, izin gün sayısı ve yol izni bilgisi size sunulacaktır. Bu aşamada size düşen, personelleriniz için İzin/ekle butonunu kullanarak yeni izin tanımı yapmanız ya da izin planlarında gerekli olan değişikliği gerçekleştirmenizdir. Ekranda yapılan değişiklikler "Değişiklikleri kaydet" butonu tıklanarak kaydedilmelidir Tahakkuk Ay ve No Değiştir (116300) Personel programınız ile bir ay içinde dilediğiniz kadar tahakkuk yapabilmeniz mümkündür. Eğer siz de aynı ay içinde birden fazla tahakkuk yapmış iseniz, bu program ile çalışmak istediğiniz tahakkuk 22

23 ay ve numarasını değiştirebileceksiniz. Şöyle ki, personel programınızın giriş ekranında çalışmak istediğiniz ay için Şubat, tahakkuk numarası içinde 1 girdiğinizi düşünelim. Daha sonra ilgili ay için 2. Tahakkuku çalıştırmak istiyorsunuz. Bu durumda personel programından çıkıp, tekrar programa girerek karşınıza gelen ekranda tahakkuk numarasına 2 yazmak yerine, bu program sayesinde çalışmak istediğiniz tahakkuk numarasını değiştirebileceksiniz. Programa girdiğinizde karşınıza gelecek ekranın; Tahakkuk ayı alanında satır sonu butonunu tıklayın, karşınıza tüm ayların yazılı olduğu bir ekran gelecektir. Bu aşamada yapmanız gereken çalışmak istediğiniz ayı ilgili ekrandan seçmek olacaktır. Tahakuk no alanına ise çalışmak istediğiniz tahakkuk numarasını girmelisiniz. Bu alanda açılmamış olan tahakkukla ilgili giriş yaptığınızda programınız sizi uyaracaktır. Şöyle ki 1. ve 2. Tahakuku açtığınızı düşünelim fakat 3. ve 4. tahakkuk açılmamış olsun. Bu durumda bu alana 4 yazar iseniz programınız sizi bir önceki tahakkuk açılmamış diye uyaracaktır. Bu ekranla ilgili girişlerinizi tamamladıktan sonra Esc tuşuna basarak programınızın ana menüsüne dönebilirsiniz. 1.2 Kariyer Planlaması 1990 lı yıllara gelindiğinde öğrenen organizasyonlar ve en üst kademeden en alt kademeye kadar kalitenin yayılmasını savunan toplam kalite anlayışları sayesinde işletmelerde insan faktörü çok daha ön plana çıkmaya başladı. Personel Bölümleri adlarını yavaş yavaş İnsan Kaynakları Bölümü olarak değiştirseler de halen personele ait özlük işlemlerinden bir süre daha kendilerini soyutlayamadılar. Ama fonksiyonlarının arasına ödüllendirme, performans değerlendirme, kariyer yönetimi gibi yeni yeni kavramlar girmeye başladı. İnsan kaynaklarının geliştirilmesi için yöntemlerden biri de çalışanlara kariyer planlarını geliştirmede yardımcı olunmasıdır. Bu amaçla Kariyer Planlaması menüsünde ödül ve ceza tanımlamalarını, alınan ceza ve ödülleri, eğitim planlama operasyonlarını ve bununla ilgili raporları inceleyeceğiz Ödül ve Ceza Tanımlamaları Kariyer planlama bölümünün ilk menüsü ödül ve ceza tanımlamalarıdır. Şimdi kısaca bunları açıklayalım Ceza Tanımlamaları (121200) Personele verilecek olan ceza tanımlamaları buradan yapılacaktır. Bunun için; personele verilmesi gereken ceza kodu ve adı, ceza şekli, ceza birimi, kesinti numarası, maksimum miktar ve değerlendirmeye alınıp alınmayacağı girişlerini yapmalısınız Ödül Tanımlamaları (121300) Günümüzde bir işletmenin başarısı sahip olduğu fiziksel varlıklardan çok, insan kaynağının doğru bir şekilde yönetilerek faydalı ürün ve hizmete dönüştürme kapasitesinin planlanabilmesine bağlıdır. Bu doğrultuda, çalışanların gösterdikleri hizmetlerden dolayı ödüllendirilmesi, takdir edilmeye uygun bulunması motivasyonlarının artırımında tartışmasız rol oynamaktadır. İşte insan kaynakları yönetiminin bu bölümünden; kullanıcılarımız çalışanları için uygun buldukları ödülleri tanıtacaklardır. Yapılacak girişler çok basit olup; program çalıştırıldığında açılacak ekrandan personele verilecek ödülün kodu, adı, şekli, birimi, sosyal yardım numarası, maksimum miktar ve değerlendirmeye alınıp alınmayacağı girişlerinden ibarettir. 23

24 1.2.2 Alınan Ceza ve Ödüller Kariyer planlama bölümünün ikinci menüsü alınan ceza ve ödüllerdir. Şimdi kısaca bunları açıklayalım Alınan Cezalar (121250) Bu bölümde personelinize verilen ceza girişlerini tanıtacaksınız. Bunlar; cezanın verildiği tarih, ihtar tipi (iç veya dış), alınan ceza kodu-adı, ceza puanı, cezayı alan personel, cezayı veren personel ve ek olarak açıklama girişlerinden ibarettir. Unutmamalısınız ki cezayı veren personel, cezayı alan personelin idari amiri olmak durumundadır. Aksi taktirde program Cezayı veren personel, alan personelin idari amiri olmalıdır. şeklinde uyaracaktır. Not: İdari amir tanımlaması personel sicil kartındaki İdari amir kodu-adı alanından yapılmaktadır Alınan Ödüller (121350) 1990'lı yıllara gelindiğinde işletmetlerde en üst kademeden en alt kademeye kadar kalite anlayışının yaygınlaşması için insan faktörü, çok daha ön plana çıkmaya başladı. Personel Bölümleri adlarını yavaş yavaş İnsan Kaynakları Bölümü olarak değiştirdiler ve fonksiyonlarının arasına ödüllendirme, performans değerlendirme, kariyer yönetimi gibi yeni yeni kavramlar girmeye başladı. İnsan kaynaklarının geliştirilmesi için yöntemlerden biri de çalışanlara kariyer planlarını geliştirmede yardımcı olunmasıdır. Bu amaçla Kariyer Planlaması menüsünde ödül ve ceza tanımlamalarını, alınan ceza ve ödülleri, eğitim planlama operasyonlarını ve bununla ilgili raporları inceleyeceğiz. Şimdi de alınan ödüller programını kısaca açıklayalım. Bu bölümde personelinize verilen ödül girişlerini tanıtacaksınız. Bunlar; ödülün verildiği tarih, alınan ödül kodu-adı, ödül miktarı, ödülü alan personel, ödülü veren personel ve ek olarak açıklama girişlerinden ibarettir. Unutmamalısınız ki ödülü veren personel, ödülü alan personelin idari amiri olmak durumundadır. Aksi taktirde program Ödülü veren personel, alan personelin idari amiri olmalıdır. şeklinde uyaracaktır. Not: İdari amir tanımlaması personel sicil kartındaki İdari amir kodu-adı alanından yapılmaktadır Performans formu tanımları Bu bölümde performans kriter tanımlarını ve performans değerlendirme formunu inceleyeceğiz Performans kriterler tanımları (122001) Performans, işletme amaçlarının gerçekleştirilmesi için gösterilen tüm çabaların değerlendirilmesidir. Bunun için de bazı kriterler bazında değerlendirme yapılır. Böylece ilgili kriterin kod-ad girişini yaptıktan sonra açıklamasını da vererek, o kritere ait maksimum puan ve ağırlıklı ortalama girişi de bu karttan yapılacaktır. Daha sonra da performans değerlendirme formundan (122011) puan girişi yapılarak, ilgili kriter baz alınacaktır Performans Değerlendirme formu (122011) Bir önceki bölümde kriter tanımlarını yaptıktan sonra, bu formdan ilgili değerlendiren kişiye ve personele göre istenen puan girişi yapılarak, ilgili kriter baz alınacaktır. Formu açtığınızda ilk olarak form numarası ve form ismi, tarihi ile değerlendiren kişi ve personel kodu girişleri yapılmalıdır. Evrak girişinin yapıldığı ikinci bölümde de ilgili kriter kodu seçilmelidir, böylece 24

25 kriter için tanımlanan maksimum puan, ilgili kolona otomatik olarak gelecektir. Son olarak da performans değerlendirme puanı ilgili alana yazılmalıdır. Bu formu değerlendirmek istiyorsanız, ilgili değerlendir kutucuğu işaretli olmalıdır Raporlar Bu raporlar bölümünde, girişini yaptığınız alınan ceza ve ödül tanımlamalarına göre personel puanları ve personel bazlı verilen ceza ve ödül raporlarını alacaksınız. Bunlara kısaca değinelim Personel Puanları Raporu (125000) Bu raporda vereceğiniz personel kodu ve tarih aralığına göre raporunuzda, personellerinize verilen toplam ceza, ödül, sınav, eğitim puanları ile toplam puan bilgileri kolon başlıkları halinde yansıyacaktır. Böylece istediğiniz tarih aralığında, parametreler ekranından belirlediğiniz personellerinizin aldığı ceza-ödül-sınav-eğitim puan bilgilerine toplu olarak ulaşabileceksiniz Personel Bazlı Verilen Ceza ve Ödüller Raporu (125400) Bu rapor ile personele verilen ceza ve ödülleri, parametreler ekranından yapacağınız personel seçimine göre personel bazlı olarak alabileceksiniz. Programı çalıştırdığınızda ödül ve cezayı veren ilk ve son personel kodu ve raporda dökülmesini istediğiniz ödül/ceza verilen personel ilk-son kod girişlerini yaptıktan sonra cezaları dahil et ve ödülleri dahil et kutucuklarını işaretleyerek, ilgili personele verilen ödül ve cezaları da listelemiş olacaksınız. Rapor alma ekranında yapacağınız seçime göre raporunuz dökülecektir. Raporunuzda parametre ekranından yaptığınız seçimlere göre ödül veya ceza veren personel listelenerek altında da cezalar ve ödüller başlıkları adı altında, ödül/ceza alan personel, tarih bilgisi, ödül/ceza kodu-adı, puanı ve açıklamaları listelenecektir. Kısacası alınan cezalar ve alınan ödüller programından yaptığınız girişler sonucu ilgili bilgiler bu raporda kolon başlıkları halinde listelenecektir. 1.3 Eğitim Planlaması İnsan kaynakları yönetimin temel uygulamalarından biri eğitim planlarının doğru amaçlara yönelik oluşturulabilmesidir. Bu doğrultuda çalışanların, firma hedeflerinin gerçekleştirilmesine sağladığı katkılarının değerlendirilmesi, dönem içinde gösterdikleri performansların doğru analiz edilebilmesi, geliştirilmesi gereken yönlerin tespit edilmesi, bunun yanı sıra daha iyi bir performans gösterilmesi için gerek duyulan eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi eğitim planlama uygulamalarının temelini teşkil etmektedir. Bu doğrultuda V11 serisi programlarımızın insan kaynakları yönetiminin Eğitim Planlaması menüsü, ihtiyaç duyabileceğiniz her detayı düşünmüş olup, siz kullanıcılarımıza Çalışanlarınızın performanslarını değerlendirebileceğiniz sınav tanımlamalarına, Alınması gereken eğitimlerin süre ve puanlama olarak tanımlanabilmesine, Eğitimlerin hangi kurum ya da kişiler tarafından düzenleneceğine yönelik tanımlamalara, Eğitim planlarınızı en ince ayrıntısına kadar izleyebileceğiniz birçok rapor detayına yer vermiştir. Şimdi her bir konu başlığımızı kendi içinde değerlendirip incelemeye ve açıklamaya çalışalım Sınavlar Bu menüyü oluşturan programlar ile personellerinizin performanslarını değerlendirebilmek amacıyla düzenleyebileceğiniz sınavların tanımlamalarını, hangi sınavlara hangi personellerin katıldığını, sınav 25

26 sonuçlarının her personel için nasıl puanlandığı gibi birçok ayrıntıyı programa girebileceksiniz. Böylece elde edeceğiniz sonuçlar doğrultusunda çalışanlarınız için eğitim planlaması yapabileceksiniz. Şimdi menümüzü anlatmaya sınav tanımlamalarının nasıl yapılacağını belirterek başlayalım Sınav Tanımlamaları (121400) İnsan kaynakları yönetiminin temel uygulamalarından biri eğitim planlarının doğru amaçlara yönelik oluşturulabilmesidir. Bu doğrultuda çalışanların, firma hedeflerinin gerçekleştirilmesine sağladığı katkılarının değerlendirilmesi, dönem içinde gösterdikleri performansların doğru analiz edilebilmesi ve geliştirilmesi gereken yönlerinin tespit edilmesi eğitim planlama uygulamalarının temelini teşkil etmektedir. Bu amaç doğrultusunda programınızın bu bölümünden firma çalışanlarınızın performanslarını değerlendirmek ve çalışma konusundaki hakimiyetini ölçümleyebilmek için gerekli olacak sınavlarınızın tanımlamaları yapılacaktır. Böylece hangi personelin hangi konuda eksik olduğunu tespit edebilecek ve ona göre eğitim planınızı düzenleyebileceksiniz. Programlarımızda personeliniz için sınırsız sayıda sınav tanımlayabilmeniz mümkündür. İster firma içi sınavlar isterseniz de firma dışında sınav organizasyonları yapabilirsiniz. Ama öncelikle programınızın bu bölümünden performans değerlendirilmesinde dikkate alınacak sınavların ve bu sınavlarda değerlendirilecek en yüksek puanlamanın belirlenmesi gerekmektedir. Yapacağınız işlem çok basit olup programı çalıştırdığınızda karşınıza gelecek olan ekrandan öncelikle her bir sınav tanımının takip edileceği, Sınavın kodunu Sınavın hangi konuya yönelik olduğunu açıklayacak nitelikte sınav adını Sınavın tipini (Zeka-yetenek-kişilik-diğer) Sınavın kapsamını (Genel-personel-başvuru) Sınavın ölçülen niteliğini Sınavın grup kodunu Tanımladığınız sınava tabi olacak çalışanların değerlendirilecekleri en yüksek puanın ne olduğunu girip kaydetmelisiniz. Bu bölümden tanımladığınız sınavlar daha sonra Alınan Sınavlar (Personel) (121470) ve Alınan Sınavlar (Başvuru) (121471) programlarında kullanılacak ve hangi personelin hangi sınava girdiği, aldığı puanın ne olduğu kaydedilecektir. Ekrandaki Sınav soruları (Alt+R) butonunu çalıştırdığınızda karşınıza, soru girişleri başlıklı ekranda ilgili sınav koduna ait soru tanımlarını gireceğiniz evrak gelecektir. Böylece Soru tanımlamaları (121406) ndan tanımladığınız soruları seçtikten sonra puan girişlerini yaparak, evrakı kaydedebilirsiniz Alınan Sınavlar (Personel) (121470) Bu program ile ilgili sınava giren personelin ve aldıkları puanların girişleri yapılacaktır. Programı çalıştırdığınızda öncelikle sınav tarihini ve ilgili sınav kodunu girdikten sonra da sınav alanın koduadı, puanı, açıklama bilgilerini doldurmalısınız Alınan Sınavlar (Başvuru) (121471) Bu program ile ilgili iş başvurusu için sınava giren adayların aldıkları puanların girişleri yapılacaktır. Programı çalıştırdığınızda öncelikle sınav tarihini ve ilgili sınav kodunu girdikten sonra da sınav alanın kodu-adı, puanı, açıklama bilgilerini doldurmalısınız. 26

27 Soru Tanımlamaları (121406) Bu bölümde, Sınav Tanımlamaları (121400) kartından tanımlanan sınavlara ait soru girişlerini yapacaksınız. Programı çalıştırdığınızda karşınıza çıkan ekrandan; soru kodunu, ilgili soruyu ve soru tipini (genel mi?, mülakat mı?, sınav mı? olduğunu) belirlemelisiniz Eğitimler Bu menüde yer alan programlar ile kullanıcılarımız; firma çalışanları için eğitim yapılacak alan ve konularının tanımlamalarını, eğitimin hangi kurum veya kişiler tarafından düzenleneceğini, hangi eğitim programına hangi personel ya da personellerin katılacağı gibi birçok eğitim konusunun tanımlamasını yapacaklardır. Eğitim yönetimi ve kariyer yönetimi süreçlerinin her ikisi de, firmanın insan kaynaklarının geliştirilmesini temel hedef olarak alır. Eğitim yönetiminin çıkış noktası firma personelinin eğitim ihtiyaçlarının karşılanmasıdır. Kariyer yönetiminin çıkış noktası ise çalışanların mesleki gelişimidir. Şimdi menümüzü incelemeye, çalışanlar için düzenlenebilecek eğitimlerin tanımlamalarını yaparak başlayalım Eğitim Tanımlamaları (121500) Bu program ile kullanıcılarımız, firma çalışanları için düzenlenen eğitim tanımlamalarını yapacaklardır. Buradaki girişler; eğitim kodu, adı, tipi, eğitim puanı ve saat cinsinden eğitim süresi, sınav kodu, bu eğitim için planlanan bütçe, döviz cinsi-kuru, eğitimin yapılacağı yer, eğitmenler, açıklama, maksimum katılımcı sayısı, eğitim peryodu, eğitim günü ve haftasından ibarettir. Kartın ikinci bölümünde de Eğitim Malzemeleri başlıklı alan mevcuttur. Bu bölümde; eğitim verilirken kullanılan araç-gereçler ve bunların miktarı, birim fiyatı ile toplam tutarı girilecektir. Böylece Eğitim giriş evrağı (121555) dan da bu bilgiler görüntülenecektir Eğitmen Tanımlamaları (121510) Bu program ile firma çalışanları için aldırdığınız eğitimlerin eğitmen tanımlamalarını yapacaksınız. Yapacağınız işlem çok basit olup programı çalıştırdığınızda karşınıza gelecek olan ekrandan öncelikle tanımlayacağınız her bir sınav tanımının takip edileceği, Eğitmen kodunu, Eğitmen adını, Eğitimi veren firma unvanını, Bağlı cari kodunun ne olduğunu girip, kaydetmelisiniz Eğitim talep evrağı (121556) Bu evrak ile kullanıcılarımız, personelinin talep ettiği eğitime yönelik bilgi girişi yapacaktır. Bunun için öncelikle eğitimi talep eden personelin kodunu seçtikten sonra evrağın ikinci bölümüne geçilecektir. Buradan da eğitimin talep tarihi, kodu-adı ve durum kolonlarından ilgili girişler yapılacaktır. Eğitim Talep Yönetimi (121562) ekranındaki Operasyon menüsünden de listelenen tüm eğitim talep evraklarının durumunu beklemeye alabilirsiniz, tamamlanmış hale getirebilirsiniz, silebilirsiniz veya iptal edebilirsiniz. Personelin talep ettiği eğitim onaylanmışsa, eğitim giriş evrağındaki (121555) eğitim talep çağır butonundan eğitimi talep eden personel satırını görüntüleyerek evrağı kaydedebilirsiniz. 27

28 Eğitim giriş evrağı (121555) Bu evrak ile kullanıcılarımız, personellerinin alacakları eğitime yönelik bilgi girişi yapacaklardır. Hangi eğitimi hangi tarih aralığında alacakları, bu eğitim için ayrılan bütçenin ne kadar olduğu, eğitim sonunda ki puan değerlendirilmesinin ne olduğu girilecek bilgilerden sadece bir kaçıdır. Amacımız personellerin aldıkları eğitimlerin sistemli bir şekilde kayıt edilmesi ve gerektiğinde bu bilgilerin derlenerek raporlar halinde izlenmesidir. Program çalıştırıldığında öncelikle yapılması gereken evraka ilişkin genel bilgilerin girilmesidir. Dolayısıyla eğitim evraklarının takibi açısından evrak numarası ve tarihi girilecek ilk detaydır. Daha sonrasında da sırasıyla hangi eğitimin hangi tarih aralığında alınacağı ve bu eğitim için ayrılan bütçenin ne kadar olduğu girilecektir. Bu giriş sonrasında da eğitimi alan personelin evraka işlenmesine gelmiştir. Bunun içinde aşağıda açıkladığımız alanlara girişler yapılmalıdır. Personel kodu-adı: Eğitim planlaması yapılan ilgili personel girişlerini F10 listesinden seçebileceksiniz. Programınız F8 (Görev koduna göre personel arama) ve F9 (Departman koduna göre personel arama) tuşlarını kullanarak da personel seçimi yapmanıza imkân tanımaktadır. Dolayısıyla personelinizi bağlı oldukları departmana göre de belirleyebilir, görevlerini baz alarak da seçebilirsiniz. Bu tuşlar tamamen hangi bilgiye yönelik aramaya yapmak isteğinize bağlı olarak kullanılacaktır. Bu tuşlar kullanıldığında öncelikle departman veya görev seçimi yapılacak sonrasında da seçilen departmana veya göreve bağlı olan personelin sunulduğu ekranla karşılaşılacak ve bu ekranlardan personel belirlenecektir. Eğitim durumu: İlgili eğitimin durumunu satır sonu butonunda yer alan beklemede, tamamlandı ve iptal seçeneklerinden birini seçerek ilgili alana getireceksiniz. Sınav puanı: Personelin görmüş olduğu eğitim sonucu girdiği sınavdan aldığı puanın girişi yapılacaktır. Onay puanı 1 2 3: Personele, aldığı eğitim sonucu verilen onay puanlarının girişleri yapılacaktır. Yaptığınız girişler sonucunda eğitim giriş evrağınızı artık kaydedebilirsiniz. Ayrıca ilgili eğitime ait bilgilere de, evraktaki Eğitim Detayları ve Eğitim Malzemeleri bölümünden ulaşabilirsiniz. Bu tanımlamalarda programın Eğitim Tanımlamaları (121500) ekranından yapılmaktadır Eğitim Yönetim Modülü Bu bölümde eğitim yönetim ve eğitim evrağı oluşturma evrakları açıklanacaktır Eğitim Yönetimi (121560) Bu yönetim ekranı ile vereceğiniz kod aralığında ilgili eğitim tanımlamaları (121500) kartındaki tüm bilgiler detaylarıyla birlikte kolon başlıkları halinde listelenecektir. Daha sonra da istediğiniz eğitim satırı için eğitim giriş evrağını (121555) oluşturabileceksiniz. Bunun için Eğitim Plan Oluştur butonunu tıklamanız yeterli olacaktır. Böylece karşınıza eğitim evrağını oluşturacağınız; eğitimi alacak personeli, eğitim kodu aralığını, ilk-son tarih ile evrak seri ve eğitim evrağının oluşturulup oluşturulmayacağını belirlemelisiniz. Böylece vereceğiniz kriterlere göre ilgili eğitim giriş evrağı oluşturulacaktır Eğitim Talep Yönetimi (121562) Bu yönetim ekranında, eğitim talep evrağındaki (121556) tüm bilgiler detaylarıyla birlikte kolon başlıkları halinde listelenecektir. Daha sonra da istediğiniz eğitim talep satırının durumunu 28

29 değiştirebileceksiniz. Bunun için Operasyon menüsündeki seçenekleri çalıştırmalısınız. Buradan yapacağınız tercihe göre seçili talep satırını silebilirsiniz, iptal edebilirsiniz, beklemeye alabilirsiniz veya tamamlanmış hale getirebilirsiniz. Ayrıca bu işlemleri yaptığınızda karşınıza, bu değişikliği personele e-posta ile bildirmek için ilgili onay ekranı çıkacaktır, buradaki evet seçimine göre de seçtiğiniz eğitim talebinin son durumu personel tarafından bilinecektir. Böylece bu yönetim ekranından yaptığınız değişiklik, eğitim talep evrağındaki durum kolonundan izlenecektir Eğitim Evrağı Oluşturma (121561) Eğitim Yönetimi (121560) nde yaptığımız açıklamalardan faydalanabilirsiniz, çünkü oradaki tek bir butonla eğitim evrağı oluşturulmaktadır Raporlar Bu bölümde ise sınavlar ve eğitimler menüsü programlarından girilen verilerin raporu alınacaktır. Şimdi gelin sırasıyla bunları açıklayalım Alınan Sınavlar Raporu (125500) Bu rapor ile parametreler ekranından vereceğiniz sınav kodu aralığı seçiminize göre sınava giren personellerin adı, sınavlardan aldıkları puanlar, sınava alındıkları tarih ve alınan sınavlar evrağından açıklama girilmişse bu açıklama bilgisi de yer alacaktır Alınan Eğitimler Raporu (125600) Bu rapor ile parametreler ekranından vereceğiniz eğitim kodu aralığı seçiminize göre eğitim tanımlamaları ve eğitim süre bilgisi altından çizgi çekilerek eğitime giren personellerin adı, eğitimlerden aldıkları puanlar, eğitime katıldıkları tarih ve eğitim evrağından açıklama girilmişse bu açıklama bilgisi de yer alacaktır Eğitim Plan Kübü (121580) Bu program ile kullanıcılarımız; istedikleri tarihler arasında personeline verdiği eğitimleri, Eğitim durumu parametresinden ilgili seçenekleri seçerek; beklemede, tamamlandı, iptal ve tümü durumunda olan eğitimleri baz alarak analiz edebileceklerdir. Eğitim giriş evrağından (121555) girişi yapılan tüm hareketleri bu analiz ekranından detaylı bir şekilde izleyebileceksiniz. Personele verilen onay puanları, eğitim için ayrılan bütçe, alınan puan gibi bir çok bilgiyi bu ekrandan takip edebileceksiniz. Programınız bu konuda sizlere, analiz kapsamına alabileceğiniz bir çok analiz boyutu sunacaktır. Programınızın en önemli detayı mouse'un sürükle bırak özelliği sayesinde analiz kapsamına alınacak tüm başlıkların hem yatay hem de dikey olarak ekrana yerleştirilebilmesidir. Programı çalıştırdığınızda öncelikle sizden tarih aralığı girmeniz istenecektir. Daha sonra da analizini görmek istediğiniz eğitimlerin durumunu ilgili parametreden seçmelisiniz. Böylece eğitimi alan personelle ilgili tüm detayları bu ekrandan görebileceksiniz. Bu küp ekranının çalışma mantığı diğer küplerle aynı olduğu için diğer küp açıklamalarımıza bakabilirsiniz. 29

30 Eğitim Seçimli Eğitim Plan Matrisi Raporu (121585) Bu raporu ise eğitim plan matrisi raporuna benzer olarak parametreler ekranından seçeceğiniz tarih aralığı ve eğitim tanımı seçiminize göre eğitim bazında alacaksınız. Raporunuzda eğitim planlama evrağından gelen bilgileri kolon başlıkları olarak listelenmiş şekilde göreceksiniz Personel Eğitim Durumu (126000) Bu bölümden, seçilen personelin katılmış olduğu eğitimler sonucunda toplam olarak aldığı puan ve ne kadar süre eğitim aldığının detayı grafik boyutunda izlenebilecektir. Program grafik şekli olarak birçok seçenek sunacaktır. Bilgileri yatay çubuklar halinde görüntüleyebileceğiniz gibi, pasta dilimi olarak da listeleyebilirsiniz. Program çalıştırıldığında yapılacak tek işlem hangi personelin grafik boyutunda inceleneceğinin seçilmesidir. 1.4 İşe Kabul Yönetimi İnsan kaynakları yönetiminde ihtiyaçlar doğrultusunda işe alınacak personelin belirlenmesi iş akışının sürekliliği açısında önemli rol üstlenmektedir. Dolayısıyla tüm başvuruların arşivlenmesinin ve değerlendirilmeye alınmasının doğru personel seçimindeki katkısı yadsınamaz. Bu amaçla İnsan kaynakları yönetimi programınız her detayı düşünmüş olup siz kullanıcılarımızın Firmanıza başvuruda bulunan personellerin bilgilerini arşivleyebilmenize, Tüm başvuruları belirleyeceğiniz puanlar dahilinde değerlendirebilmenizi, Firma içindeki departmanlarınızın personel ihtiyaç taleplerini göz önünde bulundurmanıza Olanak sağlamaktadır. Şimdi bu menüyü oluşturan programların neler olduklarını tek tek incelemeye çalışalım İş Görüşmesi Tanımları Bu bölümde, iş arayanların değerlendirmelere tabi tutulduğu kriter tanımlarını ve değerlendirme formlarını inceleyeceğiz Kriterler tanımları (122000) Günümüzde iş arayan adaylar iş görüşmesine çağrıldığında bazı aşamalardan geçerek, değerlendirmelere tabi tutulmaktadır. İşte bu aşamada işe alım sürecinde bazı kriterlere göre adaylar değerlendirilmektedir. Bunun için de ilgili kriterin kod-ad girişini yaptıktan sonra açıklamasını da vererek, o kritere ait maksimum puan ve ağırlıklı ortalama girişi de bu karttan yapılacaktır. Daha sonra da değerlendirme formundan (122010) ilgili departman ve göreve göre istenen minimum puan girişi yapılarak, ilgili kriter baz alınacaktır Değerlendirme formu (122010) Bir önceki bölümde kriter tanımlarını yaptıktan sonra, adayları değerlendirmek için hazırlanan bu formdan ilgili departman ve göreve göre istenen minimum puan girişi yapılarak, ilgili kriter baz alınacaktır. Formu açtığınızda ilk olarak form numarası ve form ismi ile departman ve görev kodu girişlerinden sonra değerlendirme için istenen minimum puan alanları doldurulmalıdır. Evrak girişinin yapıldığı ikinci bölümde de ilgili kriter kodu seçilmelidir, böylece kriter için tanımlanan maksimum puan, ilgili kolona otomatik olarak gelecektir. 30

31 1.4.2 İş Başvuruları (122100) Programınızın bu bölümünden; firmanıza iş başvurusunda bulunan adaylar hakkında ihtiyaç duyabileceğiniz tüm temel verilerin girişlerini yapacaksınız. Dolayısıyla kadronuzu oluştururken bu bilgiler doğrultusunda adaylar hakkında kıyaslama yapabilecek ve sizin için en doğru adayın hangisi olduğunu belirleyebileceksiniz. Programınız her ayrıntıyı düşünmüş olup adaylarınızın tüm bilgisini arşivleyebileceğiniz yapıda hazırlanmıştır. Bir anlamda CV bankanızı oluşturacaksınız. Programı çalıştırdığınızda karşınıza gelecek olan ekranın üst bölümünde, adaylarınıza yönelik giriş yapabileceğiniz birçok sayfasının yer aldığını göreceksiniz. Şimdi bu sayfalardan girilecek bilgilerin neler olduklarını tek tek inceleyelim. İş başvuru formu sayfasında yapmanız gereken; kaydını girdiğiniz iş başvurusunun tarihini, başvuran adayın adını, cinsiyetini, medeni halini, doğum tarihi ve yılını, öğrenim durumunu, askerlik durumunu, ehliyet tipini, hangi alanlarla ilgili olduğunu girmenizdir. İletişim bilgileri sayfasında iş başvurusunda bulunan aday ile iletişim kurulabilecek bilgilerin girişleri yapılacaktır. Dolayısıyla programınız sizden adayın adresini, telefon numarasını varsa e-posta adresini girmenizi isteyecektir. Öğrenim durumu sayfasında yapılması gereken, iş başvurusunda bulunan adayın öğrenimini gerçekleştirdiği tüm okulların bilgisini bölüm, bitirme yılı ve bitirme derecesi ile birlikte belirtmenizdir. Yabancı dil sayfası adaylarınızın hangi yabancı dillere ne derecede hakim olduğunun bilgi girişine ayrılmıştır. Dolayısıyla öncelikle dil seçimi yapılacak sonrasında da bu dile ne kadar hakim olduğunu belirleyen seviyesi girilecektir. Alınan kurs, eğitim ve seminerler sayfasına adayınızın hangi yıllarda hangi kurs veya seminerlere katıldığı ile ilgili bilgi girişleri yapılacaktır. Adayınızın firmanıza iş başvurusunda bulunmadan önce çalışmakta olduğu eski iş yerlerine ait bilgi tanımlamaları adından da anlaşılacağı üzere eski iş yerleri sayfasından girilecektir. İş başvurusunda bulunan adaylarınız hakkında referans alabileceğiniz bilgiler ekranınızın refereranslar sayfasından tanımlanacaktır. Başvurulan işler sayfası, adaylarınızın firmanızın hangi bölümüne yönelik iş başvurusunda bulunduğunun bilgi girişine ayrılmıştır. Dolayısıyla sizden öncelikle, başvuruda bulunduğu departmanı sonrasında da ilgili departmanın hangi pozisyonu ile ilgilendiğinin bilgisini belirtmeniz istenecektir. Daha sonra bu bilgiler ışığında departmanlarınızdan gelen iş taleplerini otomatik olarak karşılayabileceksiniz. Örneğin satış departmanınızın eleman talebinin olduğunu düşünelim. Bu alandan satış departmanına yönelik girdiğiniz tüm başvurular, satış departmanının iş talepleri dikkate alınarak İş Taleplerini Karşıla (122500) programına otomatik olarak gelecek ve eleman ihtiyaçlarının karşılanmasına yardımcı olacaktır. Bu ekrandan girilecek en son detay ise; iş başvurusunda bulunan adayın firmanızdan talep ettiği ücret bilgisinin tanımlanmasıdır. Dolayısıyla ücretler sayfasından çalışma ücreti girilecek ve talep edilen ücretin aylık mı, günlük mü yoksa saatlik iş gücüne mi ait olduğu belirtilecek, istenen maaşın net mi yoksa brüt ücret olarak mı değerlendirileceği girilecektir. Daha sonrada aynı detaylar sizin ilgili aday için önerdiğiniz ücret bilgileri içinde belirtilecektir. 31

32 Evet, iş başvurusunda bulunan adaylarınıza ait bilgilerinizi açıklamalarımız doğrultusunda girdikten sonra kayıt etmelisiniz. Bundan sonra ki aşama başvurularınız için nasıl bir değerlendirmede bulunacağınızı belirmenizdir. İlk giriş yapıldığında tüm başvurular için başvuru durumu değerlendirilmedi olarak işlem görecektir. Daha sonra bu alan değerlendirmeleriniz sonrasında uygun, uygun değil, reddedildi vb. şeklinde değiştirilecektir. Başvurularınızın nasıl değerlendirildiğini ekranınızın alt bölümünde yer alan bu başvuruyu değerlendir butonunu tıklayarak inceleyebilirsiniz. Çünkü bu ekrana programınızın İş Görüşmesi evrağı (122110) bölümünden girilen sonuçları yansıyacaktır. Kullanıcılarımızın bu ekran üzerinde değerlendirme sonuçlarını değiştirebilmeleri hatta yeni değerlendirme sonucu girebilmeleri de pek tabii ki mümkündür. Önemli Not: Başvuruyu değerlendirebilmeniz için programa girişini yaptığınız kullanıcının bir personele bağlanması gerekmektedir. Bunun için yapmanız gereken herhangi bir personel tanıtım kartındaki Sistem kullanıcı no alanına kullanıcı numaranızı girmenizdir. Bu işlemi yapmadığınız taktirde programınız sizi Giriş yaptığınız kullanıcı herhangi bir personele bağlanmamış! şeklinde uyaracaktır ve başvuruyu değerlendiremeyeceksiniz. Eğer ki ilgili başvuruda bulunan adayın işe alımı söz konusu ise ekranınızda yer alan bu başvuruyu kabul et butonunu tıklamanız yeterlidir. Bu işlem sonrasında programınız otomatik olarak personel sicil kartını karşınıza getirecek ve ilgili adayın işe girişi yapılacaktır. Giriş tamamlandıktan sonra bu başvurunun durumu işe alındı olarak işlem görecektir. Eğer ki ilgili başvuru reddedilmiş ise ekranınızda ki bu başvuruyu reddet butonunu tıklamanız yeterli olacak ve başvuru durumu reddedildi olarak programınıza kaydedilecektir. Girişini yaptığınız iş başvuruların durumlarını ve değerlendirme durumlarını toplu olarak programınızın Başvuru Durumları (125100) ve İş Başvuruları (122120) raporlarından inceleyebilirsiniz İş Görüşmesi evrağı (122110) Şirkete yapılmış olan iş başvurularının saklanıp değerlendirilmesi, çeşitli kriterlere göre sorgulanıp uygunluk derecesinin saptanması kuşkusuz işe kabul yönetiminin en önemli detaylarından birini teşkil etmektedir. Bu aşamada, iş akışının sürekliliği açısından, başvuran adayların doğru kişiler tarafından değerlendiriliyor olmasının, uygun personelin seçilmesindeki gerekliliği yadsınamaz. İşte programınızın bu bölümünden; başvuruda bulunan adaylarınızı, istediğiniz kriterlere göre ölçümleyebilecek ve uygunluk tespitini yapabileceksiniz. Programı çalıştırdığınızda sizden, iş başvurularının İş başvurusunda bulunan hangi adayın değerlemeye alındığı, Hangi tarihte değerlendirildiği Bu değerlemenin hangi personel tarafından yapıldığı, Evrağın ikinci bölümünde de; Bu değerlemede hangi kriterin yani Kriter Tanımlamaları (122000) bölümünden tanıttığınız değerlendirme kodunun baz alındığı, Seçilen kritere göre değerlendirme puanının ne kadar olduğu ve Görüşme sonrasında belirtilmesi gereken değerlendirme notunu girmeniz istenecektir. Tüm girişlerinizi tamamladıktan sonra bilgilerinizi kaydetmelisiniz. Daha sonra bu değerlemeleri baz alarak, adaylarınız için İş Başvuruları (122100) ekranında yer alan başvuru durumu alanındaki görüşünüzü; uygun, uygun değil vb. şekilde belirleyebileceksiniz. 32

33 1.4.4 İş Talepleri (122400) Her firmanın misyonuna uygun, firma hedeflerini benimsemiş ve konusunda uzmanlaşmış elemanlarla çalışıyor olmasının, başarı grafiğinin yükselmesindeki belirleyiciliği hiç kuşkusuz tartışılamaz. Bu bağlamda çalışanların, kendileri için en uygun pozisyonlarda görev yapmaları motivasyonlarının artmasına, dolayısıyla bağlı oldukları departmanların ön plana çıkmasına olanak tanır. İnsan kaynakları yönetiminin en belirleyici özelliklerinden biri de, kurumların amaçlarına ulaşabilmeleri için açık pozisyonda olan görev tanımlarını sürekli takip edebilmek ve bu pozisyonlara uygun personelleri yerleştirebilmektir. İşte programınızın bu bölümünden şirketinizdeki açık durumda olan pozisyonları, görev ve departman tanımlamalarıyla birlikte programa tanıtacak ve bu pozisyonlar için uygun adayı İş Başvuruları (122100) programından yaptığınız girişlerden yola çıkarak İş Taleplerini Karşıla (122500) programından otomatik olarak seçebileceksiniz. Yapacağınız işlem çok basit olup programı çalıştırdığınızda karşınıza gelecek olan ekrandan, öncelikle her bir iş talebinin takip edileceği, Talep kodu ve ismini, Talebin hangi tarihte düzenlendiği, İş talebinde bulunulan görev tanımının kodu ve adını, Aynı şekilde girilen iş talebinin hangi departmanlar ile ilgili olduğuna ait departman kodu ve adını, Talepte bulunan personelin kodu ve adını, İlgili görev için talep edilen eleman sayısını, En son olarak da ilgili talebin durumunun ne şekilde sonuçlandığı girilip bilgiler kaydedilecektir. Daha sonra bu talepler İş Taleplerini Karşıla (122500) programından seçilecek ve bu talebe uygun olan tüm başvurular listelenecek ve eleman seçimi yapılabilecektir Raporlar Bu bölümde iş başvuruları ve başvuru durumlarını inceleyen raporları inceleyeceğiz İş başvuruları raporu (122120) Bu rapor ile kullanıcılarımız; iş başvurularının değerlendirmesini, başvuran adaylar bazında listeleyeceklerdir. Programı çalıştırdığınızda yapmanız gereken, işe başvuran adayları seçtikten sonra döküm tipi ile raporu iş görüşme detaylı alıp almayacağınızı belirlemektir. Seçiminiz doğrultusunda raporunuz istediğiniz bilgileri size sunacaktır. Raporunuzda öncelikle parametreler ekranından seçtiğiniz dolayısıyla işe başvuran adayların kodu, adı, başvuru tarihi, başvuru durumu, cinsiyeti, askerlik durumu, tecil süresi, medeni hali, doğum tarihi, ehliyeti, tahsili ile iş görüşme detaylı rapor istemişseniz; hemen altında da iş görüşmesi tarihi, görüşmeyi yapan personelin kodu-adı, değerlendirme kodu-adı, verilen puan ve değerlendirme notu bilgileri dökülecektir Başvuru Durumları (125100) Bu rapor ile kullanıcılarımız; firmalarına iş başvurusunda bulunan adayların başvurularının ne durumda olduğunu ve nasıl değerlendirildiğini detaylı olarak inceleyebileceklerdir. Programı çalıştırdığınızda yapacağınız tek işlem iş başvurusunda bulunan hangi adayların durumlarını inceleyeceğinizi seçmenizdir. Bu seçimle birlikte raporunuz listelenecektir. Raporunuzda seçtiğiniz adayların başvuru kayıt numaraları, işe başvurdukları tarih, adı, başvurularının nasıl değerlendirildiğine ait bilgi (değerlendirilmedi, uygun, uygun değil, işe alındı, reddedildi vb), başvuruları değerlendirilmiş olan adaylar için almış oldukları puanlar ve başvuru 33

34 değerlendirilmelerinin ne durumda olduğuna ait bilgiler (sürüyor, tamamlandı vb) ayrı ayrı listelenecektir. 1.5 Yönetim Bu bölümde ödül, ceza ve personel kartları yönetimlerini izah edeceğiz Ödül yönetimi (121610) Ödül yönetimi; personelinize verilen tüm ödüller için alınan ödüller kartından tanımladığınız bilgileri detayları ile birlikte aynı ekran üzerinden inceleyebilmenize hatta bu kartlara ulaşıp üzerinde değişiklik yapabilmenize olanak tanıyan çok amaçlı bir programdır. Bu programı, alınan ödüller (121350) kartlarına ilişkin bilgilerin başlıklar halinde listelendiği bir tablo olarak da düşünebilirsiniz. Programı çalıştırırken tek yapmanız gereken, hangi personele ait ödülleri listelemek istediğinizdir, yapacağınız seçime göre tüm bilgiler alınan ödüller kartından yansıyacaktır. Dolayısıyla aynı ekran üzerinden hangi ödülün kim tarafından verildiği, ödülün puanı, açıklaması gibi tüm bilgileri detaylı olarak izleyebileceksiniz. Bu ekranda da bilgilerinizi istediğiniz kolon başlığına göre sıralayabilecek, tüm alınan ödülleri anında görüntüleyebilecek hatta ödül seçimi yaparak yazıcıdan dökümlerini alabileceksiniz Ceza yönetimi (121620) Ceza yönetimi; personelinize verilen tüm cezalar için alınan cezalar kartından tanımladığınız bilgileri detayları ile birlikte aynı ekran üzerinden inceleyebilmenize hatta bu kartlara ulaşıp üzerinde değişiklik yapabilmenize olanak tanıyan çok amaçlı bir programdır. Bu programı, alınan cezalar (121250) kartlarına ilişkin bilgilerin başlıklar halinde listelendiği bir tablo olarak da düşünebilirsiniz. Programı çalıştırırken tek yapmanız gereken, hangi personele ait cezaları listelemek istediğinizdir, yapacağınız seçime göre tüm bilgiler alınan cezalar kartından yansıyacaktır. Dolayısıyla aynı ekran üzerinden hangi cezanın kim tarafından verildiği, cezanın puanı, açıklaması gibi tüm bilgileri detaylı olarak izleyebileceksiniz. Bu ekranda da bilgilerinizi istediğiniz kolon başlığına göre sıralayabilecek, tüm alınan cezaları anında görüntüleyebilecek hatta ceza seçimi yaparak yazıcıdan dökümlerini alabileceksiniz Personel kartları yönetimi (111101) Personel kartları yönetimi ile tanımladığınız personel kartlarını detayları ile birlikte aynı ekran üzerinden inceleyebilecek hatta bu kartlara ulaşıp üzerinde değişiklik yapılabilecek çok amaçlı bir programdır. Bu programı, personel sicil kartlarına ilişkin bilgilerin başlıklar halinde listelendiği bir tablo olarak da düşünebilirsiniz. Çünkü programı çalıştırdığınızda karşınıza gelecek olan tüm bilgiler personel sicil kartından yansıyacaktır. Bu ekrandan, personellerinizin kart bilgileri haricinde, bağlantılı olduğu hareket föylerini, dönemsel durumlarını, hareketlerin cinslere dağılımını ve sorumluluk merkezli bakiyeler tablosuna anında ulaşabileceksiniz. Bunun yanı sıra programdan çıkmadan yeni personel tanımlaması yapabilecek hatta personellerinizin hareket akışlarına ilişkin evraklar ile çeşitli detaylarda hazırlanmış rapor ve analiz dökümlerini de alabileceksiniz. Çünkü personel yönetimi birçok işlemi aynı ekrandan yapabileceğiniz şekilde düzenlenmiştir. Bundan dolayı siz kullanıcılarımız için çok işlevsel olacağı kanısındayız. Personel kartları yönetim ekranlarının sağladığı bir diğer kolaylık, kullanıcılarımızın tablodaki kayıtlara istekleri doğrultusunda sınırlamalar getirebilmeleridir. Bu doğrultuda programınız size sınırsız sayıda kriter sunacaktır. Öncelikle belirtmek isteriz ki, mouse'unuzun sürükle bırak özelliğinin kullanılabiliyor olması ve tablonuzun her alanında mouse'unuzun sağ tuşuna basarak ulaşacağınız programlar, ekran düzenlemelerinde siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Şimdi sizlere personel kartları yönetim ekranlarının genel görüntüsü ile birlikte nasıl kullanılacağını maddeler halinde açıklamaya çalışalım. 34

35 Personel yönetim ekranı nasıl kullanılır ve neler yapılabilir? Personel bilgilerini tablonuzdaki başlıklardan herhangi birini baz alarak listeleyebileceksiniz. Örneğin sadece sizin seçeceğiniz giriş tarihine ait personelleri listeleyebileceğiniz gibi, istediğiniz SSK şubesine ait personelleri de listeleyebileceksiniz Bunun için yapılacak tek işlem, istediğiniz kolon başlığında satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden size uyan seçenek ya da seçenekleri seçmenizdir. Herhangi bir personel kaydı üzerinde mouse'sunuz sağ tuşuna basarak personele ilişkin tüm detaylara tek bir tıklama ile ulaşabileceksiniz. Programlarımızda bu detaylar için kısa yol tuşları da tanımlanmıştır, dolayısıyla bu tuşlar aracılığı ile de istenilen detaylar ekrana getirilebilir. Hareket föyü (Alt+F10), Hesap dönemsel bakiyeler tablosu (Alt+1) ve Sorumluluk merkezli bakiyeler tablosu ulaşılabilecek bilgilerden sadece bir kaçıdır. Yönetim ekranında yer alan kolon başlıkları için, size özel filtrelemeler verebileceksiniz Örneğin sadece PER001 kodu ile başlayan personelleri listeleyebileceğiniz gibi, personellerinize yönelik kendinize özel filtelermeler de verebileceksiniz. Bunun için, filtreleme yapılacak kolonda satır sonu butonu tıklanmalı ve özel seçeneği seçilmelidir. Sonrasında da karşınıza gelecek ekrandan amacınıza uygun (eşittir, küçüktür, büyüktür vb.) filtreleme seçeneği seçilerek işlem tamamlanmalıdır. Yönetim ekranlarında shift veya ctrl tuşları ile birlikte, mouse unuzun sol tuşuna basarak, aynı anda birden fazla personel satırını seçebilecek, istediğiniz işlemin sadece bu satırlara özel olmasını sağlayabileceksiniz. Her kayıt üzerinde enter tuşuna basarak ilgili satırdaki personelin tanıtım kartına ulaşabilirsiniz. Kolon genişliklerini mouse'unuzu kullanarak istediğiniz büyüklüğe getirebilir, hatta tablonuzda listelenmesini istemediğiniz kolon başlığını kaldırabilirsiniz. Bunun için yapılacak tek işlem mouse'unuzu ilgili başlığa getirip sol tuşuna sürekli basarak sağa-sola, yukarıaşağıya doğru hareket ettirmenizdir. Yeni kolon eklemek içinde kolon başlıklarında mouse'unuzun sağ tuşuna basarak açılacak pencereden Alan seçicisi parametresini seçmeniz ve size sunulacak başlıkları mouse'unuz yardımıyla aktarmanızdır. Yönetim ekranlarının sağlamış olduğu bir diğer kolaylık; kolon başlıkları üzerinde mouse göstergesinin sağ tuşuna bastığımızda karşımıza gelen seçeneklerdir. Bu seçenekler yardımıyla kolon başlıkları altında sıralanan bilgileri alfabetik olarak sondan başa- baştan sona ya da büyükten küçüğe, küçükten büyüğe doğru sıralayabilirsiniz. Bu sıralama işlemini kolon başlıklarını mouse'unuzla tıklayarak da yapabilirsiniz. Tablonuzu istediğiniz kolon başlığı altında gruplayabilir ve grup toplamı alabilirsiniz, miktar, tutar bakiye vb kolonlar için dip toplam alabilirsiniz, kolonlarınızda yer alan bilgileri isteğinize bağlı olarak sağa, sola dayalı ya da ortalı olarak hizalayabilirsiniz, seçili olan kolon başlığı ya da tüm kolonlarınız için uygun kolon genişliği verebilirsiniz. Evet, personel yönetim ekranının tablo bölümünde neler yapılacağını sizlere aktarmaya çalıştık. Bu ekranda gördüğünüz her bir kolon yukarıda da belirttiğimiz gibi personel tanıtım kartından girilen bilgilerden oluşmaktadır. Bundan dolayı kolon başlıklarını detaylı olarak anlatma gereği duymuyoruz. Ekranınızın üst bölümünde gördüğünüz ve siz kullanıcılarımız için birçok işlemi seri bir şekilde yapmanızı sağlayacak Görünüm, aktarım, yazıcı, yönetim ve analiz menüleri hemen hemen tüm yönetim ve föy ekranlarımızda mevcuttur. Bu menülerin kullanım şekli standart olup aynı amaca hizmet etmektedirler. Bundan dolayı bu menülerle neler yapılacağını burada detaylandırmak yerine birkaç cümle ile değinmenin yeterli olacağını düşündük. Görünüm başlıklı menüde yer alan seçenekler ile yenilenen kayıtların ekranınızda görüntülenmesini sağlayacak, ekranınızda yer alan kayıtları istediğiniz kolon başlığına göre gruplayarak listelenmesini sağlayacak, hatta bu guruplar altındaki bilgilerin ekranınızda sürekli görüntülenip görüntülenmeyeceğini ve alt toplamlarının yer alıp almayacağını belirleyebileceksiniz. Kolon başlıklarını programınız tarafından default 35

36 olarak belirtilen en uygun genişliğe getirebilecek, ekranda değişiklik söz konusu ise varsayılan ekrana geri dönüşü sağlayabileceksiniz. Aktarım Menüsünün size sunacağı seçenekler ile kayıtlarınızı istediğiniz ortama aktarabileceksiniz. (Excel, text, Xml, Html) Yazıcı menüsünde yer alan seçenekler ile dökümünüzü inceleyebilecek ve çıktısını alabileceksiniz. Yönetim menüsünde yer alan seçenekler ve ekranınızın üst bölümünde gördüğünüz kısa yol tuşlarından bazıları ile tabloda yer alan herhangi bir karta ait çeşitli detaylarda hazırlanmış bilgiye ulaşabileceksiniz. Analizler menüsünde yer alan seçenekler ile personel kartlarına ilişkin birçok detaya programdan çıkmadan ulaşabileceksiniz. Hareket föyünü, hesap dönemsel bakiyeler tablosunu, hesap hareketlerinin cinslere dağılımını, sorumluluk merkezli bakiyeler tablosunu, personelin aldığı cezaları, ödülleri ve eğitim planlama operasyonunu, tahakkuk yönetimini ve tahakkuk kübünü anında görüntüleyebileceksiniz. Evet, yönetim ekranlarının nasıl kullanılacağını açıklamaya çalıştık şimdi sizlere önemli gördüğümüz birkaç detayı Bunları biliyor musunuz? Başlığı altında değinmek istiyoruz. Bunları Biliyor musunuz? Personel kartları yönetim ekranından çıkmadan yeni personel ve benzer personel tanımlaması yapılabilir mi? Bu program çok amaçlı kullanım özelliğinden dolayı, siz kullanıcılarımızın personel kartlarını detaylı olarak inceleyebilmeniz dışında, bu ekrandan çıkmadan yeni personel ve benzer personel girişleri yapabilmenizi hatta bir sonraki koda sahip olacak personel kartları oluşturabilmenizi mümkün kılmaktadır. Bunun için yapılacak tek işlem, imleciniz tablo bölümünde iken ekranınızın üst bölümünde yer alan yeni kayıt, benzer kayıt ya da sonraki kodu oluştur tuşlarına basmanız ya da yönetim menüsünden size uygun olan seçeneği seçmenizdir. Bu işlem sonrasında karşınıza, seçtiğiniz özellikleri içeren personel tanıtım kartı otomatik olarak gelecektir. Bu ekrandan yaptığınız girişler de anında Personel Kartları Yönetim ekranına yansıyacaktır. Personel kartları yönetim ekranından birden fazla personel kartı seçilerek işlem yapılabilir mi? Programınız size birden fazla personel kartını seçip, aynı anda yazdırabilmenizi hatta bu kartlara ilişkin detayları aynı anda listeleyebilmenizi mümkün kılmaktadır. Bunun için öncelikle yapılması gereken, CTRL tuşunu basılı tutarak, mousenuzla tablonuzda yazdırma ya da detay bilgilerini görmek istediğiniz personel kartlarını seçmenizdir. Böylece programınızın seçtiğiniz personel satırının basına (.) işaretini koyacaktır. Şimdi ekranınızın yönetim ve analiz menüsünden ya da kısa yol tuşlarından istediğiniz hareket seçeneğini ya da yazdır seçeneğini seçerek işlemlerinize devam etmenizdir. Böylece personel kartlarınıza ilişkin detaylar sırasıyla karşınıza gelecektir. Personel kartları yönetim ekranında listelenen Kolon başlıkları değiştirilebilir mi? Series 9000 esnek kullanım özelliğinin yanı sıra işlevselliği ile kullanıcılarımızın yönetim ekranlarındaki kolon başlıklarını kendi istekleri doğrultusunda seçebilmelerini mümkün kılmaktadır. Çünkü programlarımızda, personel kartlarına yönelik birçok başlık seçeneğinin kayıtlı olduğu dosyalar yer almaktadır. Bunun için yapmanız gereken, ekranınızın Görünüm menüsünden Alternatif Sorgulama Cümlesi Seç seçeneğini seçmeniz ya da ALT+X tuşlarına basıp, açılacak pencereden size uygun olan başlığı belirtmenizdir. 1.6 Operasyonlar Bu bölümde iş başvuruları ve eğitim planlama operasyonlarını inceleyeceğiz. 36

37 1.6.1 İş başvuruları operasyonu (127000) Bu operasyon ekranı ile amacımız; kullanıcılarımızın istedikleri tarihler arasında, istedikleri departman ve bölüme göre firmalarına iş başvurusunda bulunan kişileri toplu olarak listeleyip inceleyebilmeleri ve bu bilgiler ışığında personel alımlarının ne şekilde olduğunu ya da ne şekilde olacağını değerlendirmeleridir. Kullanıcılarımız ekrandaki bilgileri iş başvurularının durumlarına göre sınırlamalar getirerek listeleyebilirler. Bu belirlemede ekranın Başvuru durumu alanında sunulan seçenekler ile olmaktadır. Operasyon ekranlarının en önemli özelliği kullanıcılarımıza birçok işlemi tek bir ekran üzerinden gerçekleştirmelerine olanak tanımasıdır. Operasyon menüsünde yer alan Başvuruyu değerlendir seçeneği ile işe başvuran kişilerin değerlendirilmeye alındığı yani puanlamanın yapıldığı forma ulaşarak değerlendirmenizi yapabilirsiniz. Başvuruyu kabul et seçeneği ile uygun olan başvuru formunu seçerek ilgili kişinin işe giriş işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz. Çünkü ilgili seçenek yardımıyla otomatik olarak sicil kartı ekranı açılacak ve giriş işleri yapılacaktır. Başvuruyu reddet seçeneği ile uygun olmayan başvurunun iptal edilmesini sağlayabilirsiniz. İş talebi karşıla seçeneği ile talebe uygun aday varsa, şirketin ihtiyaç duyduğu personel sağlanmış olacaktır. Toplu mail gönder seçeneği ile işe başvuran adaya İş başvurunuz hakkında başlıklı otomatik oluşturulan maili atabilirsiniz. Bunun yanı sıra mouse'unuzun sürükle bırak özelliğinin bu programda kullanılabiliyor olması ve tablonuzun her alanında mouse'unuzun sağ tuşuna basarak ulaşacağınız programlar, ekran düzenlemelerinde siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Bunun yanı sıra Bu ekranda da, bilgilerinizi istediğiniz kolon başlığına göre sıralayabilecek, Görünüm başlıklı menüde yer alan seçenekler ile ekranınızda yer alan dökümleri istediğiniz kolon başlığına göre gruplayarak listelenmesini sağlayacak, hatta bu gruplar altındaki bilgilerin ekranınızda sürekli görüntülenip görüntülenmeyeceğini belirleyebileceksiniz. Aktarım menüsündeki seçenekler ile kayıtlarınızı istediğiniz ortama aktarabileceksiniz (excel, text, xml, html vb.) ve aktarım özellikleri seçeneğini kullanarak istediğiniz formatta aktarım yapabileceksiniz. Yazıcı menüsünde yer alan seçenekler ile dökümünüzü inceleyebilecek ve çıktısını alabileceksiniz Eğitim planlama operasyonları (121590) Bu program ile kullanıcılarımız; istedikleri tarih aralığında Eğitim planlaması/eğitimler menüsündeki Eğitim giriş evrağı programından yaptıkları girişleri toplu olarak tek bir ekran üzerinden inceleyebileceklerdir. Dolayısıyla bu ekrana yansıyacak tüm bilgiler eğitim giriş evrağından gelecektir. Böylece kullanıcılarımız ekrandan seçecekleri eğitim durumuna göre hangi tarihte, hangi eğitim planlaması yapılmış gibi bilgilere anında ulaşacaklardır. Kullanıcılarımız ekrandaki herhangi bir satır üzerinde enter tuşuna bastıklarında karşılarına direk olarak Eğitim giriş evrağı (121555) gelecektir. Operasyon ekranlarının en önemli özelliği, kullanıcılarımıza bir çok işlemi tek bir ekran üzerinden gerçekleştirmelerine olanak tanımasıdır. Programı çalıştırdığınızda öncelikle sizden, tarih aralığı girmeniz istenecektir. Dolayısıyla ekranınızın ilk tarih ve son tarih alanlarına hangi tarihlerdeki eğitim planlamalarını inceleyeceğinizi ve son olarak da planlamasını görmek istediğiniz eğitim durumlarını belirtmelisiniz. Bu belirlemelerle birlikte, ekranınızın ikinci yarısına verdiğiniz parametre kriterlerine uyan tüm eğitim planlamaları yansıyacaktır. Ayrıca bu ekranda ALT+C tuşlarına basarak imlecinizi tekrar tarih alanında konumlandırıp yeni tarih aralığı girebilirsiniz. Öncelikle belirtmek isteriz ki, mouse'unuzun sürükle bırak özelliğinin bu programda da kullanılabiliyor olması ve tablonuzun her alanında mouse'unuzun 37

38 sağ tuşuna basarak ulaşacağınız programlar, ekran düzenlemelerinde siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Bunun yanı sıra Bu ekranda da, bilgilerinizi istediğiniz kolon başlığına göre sıralayabilecek, Görünüm başlıklı menüde yer alan seçenekler ile; alınan puan kolonu için dip toplam alabilecek, ekranınızda yer alan dökümleri istediğiniz kolon başlığına göre gruplayarak listelenmesini sağlayacak, hatta bu gruplar altındaki bilgilerin ekranınızda sürekli görüntülenip görüntülenmeyeceğini belirleyebileceksiniz. Aktarım menüsündeki seçenekler ile kayıtlarınızı istediğiniz ortama aktarabileceksiniz (excel, text, xml, html vb.) ve aktarım özellikleri seçeneğini kullanarak istediğiniz formatta aktarım yapabileceksiniz. Yönetim menüsünde yer alan seçenekler ve ekranınızın üst bölümünde gördüğünüz kısa yol tuşlarından bazıları ile, tabloda yer alan herhangi bir eğitim planlama evrağına ait çeşitli detaylarda hazırlanmış bilgiye ulaşabileceksiniz. Yazıcı menüsünde yer alan seçenekler ile dökümünüzü inceleyebilecek ve çıktısını alabileceksiniz. Şimdi de bu bölümde sadece bu ekrana özel olan operasyonlar menüsündeki seçenekleri kısaca anlatalım. Operasyon menüsündeki seçeneklerle neler yapılır? Bu operasyon programındaki seçenekler ile istediğiniz eğitim plan satırını silebilir veya yazdırabilirsiniz. Şimdi gelin Eğitim planlama operasyonu programındaki Operasyon menüsü seçenekleri ile neler yapabileceğinizi anlatalım. Seçili eğitimlerin durumunu değiştir: Bu seçenek yardımıyla kullanıcılarımız, planlaması yapılan eğitimlerin durumunu değiştirebileceklerdir. Mesela beklemede olan bir eğitim vardı ise ve herhangi bir tarihte tamamlanmış ise bu seçeneği kullanacaklardır. Öncelikle karşınıza Eğitim durum girişi başlıklı ekran gelecektir, burada amacınıza uygun olan eğitim durumunu girdikten sonra ikinci olarak karşınıza bu defa eğitim puan girişi başlıklı ekran gelecektir. Bu alanda da personelinizin eğitimden aldığı puan girilecektir. Eğer önceden girişini yaptığınız puanda değişiklik yok ise esc ile çıkmanız yeterli olacaktır. Tabii unutmamalısınız ki tamamlanmış bir eğitimin durumunu beklemede yaptığınız taktirde programınız sizi Tamamlanan eğitimin durumu değiştirilemez. şeklinde uyaracaktır. Seçili eğitimlerin erteleme tarihini değiştir: Bu seçenek yardımıyla eğitim planlama evrağındaki ertelenen eğitim tarihlerini değiştirebileceksiniz. Seçeneği çalıştırdığınızda karşınıza çıkan ekranda ertelenen eğitim tarihini giriniz alanında yapacağınız seçim doğrultusunda ilgili tarih eğitim planlama evrağındaki Ertelenen eğitim tarihi alanına yansıyacaktır. Seçili eğitimlere puan ver: Bu seçenek yardımıyla da, eğitim planlama evrağında eğer puan alanında giriş yapmamışsanız veya puanda herhangi bir değişiklik yapılmış ise ilgili puanı girebileceksiniz. Seçili eğitimlere puan ver seçeneğini çalıştırdıktan sonra karşınıza çıkan ekranda Eğitim puanını giriniz alanında manuel olarak yapacağınız puan girişi, eğitim planlama evrağındaki Sınav Puanı alanına yansıyacaktır. 1.7 İzin Yönetimi Bu bölümde personel izin formlarıyla ilgili bilgilere ulaşabileceğiz, sırasıyla bunları açıklayalım İzin formu (111500) Bu bölümden mevcut personelinizin kullanacağı izinler için form düzenleyeceksiniz. Bu bölümdeki izin formları sayesinde ilgili personelin kaç gün, ne için izin kullandığını raporlar/personel 38

39 raporları/izin raporları bölümünden izleyebilirsiniz. Ayrıca bu kartta iken ilgili personel için izin sayısı alanına gidip bu sayıları azaltarak bir önceki kartı ekrana getirmek usulüyle görebilirsiniz. Bunun yanı sıra izin formlarınıza gireceğiniz bilgileri izin talepleri doğrultusunda otomatik olarak da oluşturabilirsiniz. Programı çalıştırdığınızda karşınıza gelecek olan ekranda sizden istenen aşağıda açıkladığımız parametrelere girişler yapmanızdır. İzin sayısı: Bu alana gelecek rakam, ilgili personel için düzenlemiş olduğunuz izin sayısı formu kadar olacak ve siz o personel için izin formu düzenledikçe, bu rakam otomatik olarak artacaktır. Dolayısıyla, sizin herhangi bir şekilde bu alana istediğiniz numarayı vererek giriş yapma imkânınız yoktur. Personel kodu: İzin formunu düzenleyeceğiniz personelinizin kodunu bu alana gireceksiniz. Personel kodları için satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek listeden yararlanabilirsiniz. Personel adı: Kodunu girdiğiniz personelinizin adı bu alana otomatik olarak gelecektir. Pers. SSK no: İlgili personelinizin SSK numarasıdır. İşe giriş tarihi: İlgili personelinizin işe başladığı tarihtir. Önceki hak ediş tarihi: Bu alana ilgili personelin en son izin hakkettiği tarih gelecektir. İzin hak ediş tarihi: Bu alana ilgili personelin yasal olarak izin kullanması gereken tarih gelecektir. İzin tipi: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak pencereden personelin istediği izin tipi seçilmelidir. İzin tipleri 8 madde altında toplanmıştır. Bunlar; yıllık, ücretli, hastalık, askerlik, zorunluluk hali, devamsızlık, hizmete ara verme ve diğerdir. Önemli Not: Personellere hak ettikleri yıllık izin tarihinden önce izin girişi nasıl yapılır? Bu amaca yönelik programınızın Sistem parametreleri/şirket parametreleri/şirket tanımı menüsünde yer alan Genel Firma parametreleri (116111) ekranındaki "Hak edişten önce yıllık izin kullanabilsin" parametresi siz kullanıcılarımıza yardımcı olacaktır. Bu parametre "Hayır" olarak belirtilirse yeni işe girmiş dolayısıyla yıllık izni hak etmemiş olan personeller için İzin formu (111500) girildiğinde, programınız sizi "İzin hak ediş tarihi henüz dolmamış" şeklinde uyaracak ve kayıt yapmanızı engelleyecektir. Eğer ki kullanıcılarımız, bu durumda olan personelleri için yıllık izin girişi yapmak istiyorlar ise bu parametreyi "Evet" olarak seçmeleri gerekecektir. Bu durumda programınız sizi yine uyaracak fakat kayıt yapabilmenize imkân tanıyacaktır. İzin günü: Bu alana ilgili personele kaç gün izin verildiği girilecektir. Yol izni: Bu alana ilgili personele normal izni dışında yol izni de verilmiş ise verilen bu yol izninin gün sayısı girilecektir. Başlangıç tarihi: Bu alana ilgili personele verilen iznin başlangıç tarihi girilecektir. Tarih girişi için, bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek takvim ekranından faydalanabilirsiniz. Bitiş tarihi: Bu alana ilgili personelin izninin biteceği gün sayısı, izin günü ve başlangıç tarihi baz alınarak programınız tarafından otomatik olarak getirilecektir. Bu alandan sonra personellerinizin ilgili dönem içinde, formdan seçtiğiniz izin tipine bağlı olarak toplam kullanmış olduğu izin sayısını, izin gününü, izin tipi ayrımı gözetilmeksizin genel olarak kullandığı toplam izin sayısını, tüm bu izinlerin gün olarak toplamını, en son olarak da personellerin çalışılan yıl içinde hak ettiği izin günü sayısını, bu izinlerin ne kadarını kullandığını, geçen yıldan devreden izin gününü, geçen yıldan kalan izinlerinin bu sene içinde kaç gününün kullanılmış olduğunu, geçmiş yıllara ait izinlerde dahil olmak üzere toplamda kalan yıllık izin sayısının ne kadar olduğunu izleyebileceksiniz. 39

40 Genel firma parametreleri (116111) ekranının çalışma parametreleri sayfasında yer alan geçmiş yıldan kullanılmayan izinler hesaplansın parametresini evet olarak seçmiş iseniz geçmiş yıldan devretmiş olan izinlerin ne kadar olduğu programınız tarafından otomatik olarak hesaplanacaktır. Ancak programımızı yeni kullanmaya başlayanlar için böyle bir hesaplama söz konusu olamayacağından personellerin devreden izin sayısının manüel olarak girilmesi gerekmektedir. Bunun için de kullanıcılarımızın yapması gereken Sicil işlemleri/personel borç ve devir tanımlamaları (111600) ekranında yer alan Geçen yıldan devreden izin (manüel) parametresine devreden izin sayılarını girmeleri gerekecektir. İlgili sayı izin formu ekranınıza otomatik olarak yansıyacaktır. İzin talepleri doğrultusunda izin formlarının otomatik oluşturulması İzin formu ekranının alt tarafında yer alan İzin talep çağır butonu ile İzin talep formu (111510) ekranından personeller için girilmiş olan izin taleplerinin çağrılıp izin kartlarının oluşturulabilmesi mümkündür. Yapılacak işlem çok basit olup öncelikle personel seçilecek, akabinde bu butona basılarak ilgili personelin izin talepleri görüntülenecek ve istenen izin satırı bu ekrana aktarılarak kaydedilecektir. Böylece seçilen personel için izin kartı, talepler doğrultusunda otomatik olarak oluşturulmuş olacaktır. İzin talepleri aynı zamanda İzin talep yönetimi (112952) ekranından da onaylanıp oluşturulabilmektedir. İzin formuna bütün girişleriniz bittikten sonra ALT+S tuşlarıyla kaydetmeyi unutmayınız İzin talep formu (111510) Bu evrak ile amacımız; personellerinizin tüm bir yıl içinde kullanabileceği yıllık izin, hastalık izni, ücretli izin vb. şekildeki izin taleplerini sistemli olarak programa girmeniz ve bağlı olduğu yetkililer tarafından onaylanmak üzere hazırlamanızdır. Bu bölümden girilen izinler otomatik olarak İzin talep yönetimi (112952) ekranına taşınacak onaylandı veya reddedildi şeklinde durumları belirlenecektir. Bunun yanı sıra izin taleplerinin silinmesi yada iptal edilmesi gibi işlemlerde gerçekleştirilebilecektir. Tüm bu işleyiş sonrasında personellerinizin taleplerine yönelik izin formları da oluşmuş olacaktır. Kullanıcılarımızın bu evraktan girdikleri izin taleplerini İzin talep yönetimi (112952) ekranı haricinde izin formu (111500) ekranından da onaylayabilmeleri pek tabiî ki mümkündür. Yapılacak tek işlem, İzin formu (111500) ekranında izin talep çağır butonunun tıklanması ve açılacak ekrandan onaylanacak izinlerin ekrana aktarılıp kayıt altına alınmasıdır. Şimdi izin talep formunun nasıl doldurulacağını açıklamaya çalışalım. Programa girildiğinde öncelikle yapılması gereken hangi personel için izin talebinin düzenleyeceğinin seçilmesidir. Bu seçimi kodu yada adı alanlarından yapabilirsiniz. Personel seçimiyle birlikte imleç ekranın ikinci yarısına geçecek ve bu aşamada da sizden İzin talep tarihini, izin tipini (Yıllık izin, ücretli izin, askerlik, hastalık vb.), izin gün sayısını, yol izni sayısını ve izin başlangıç tarihini girmeniz beklenecektir. Bu giriş sonrasında izin bitiş tarihi otomatik olarak hesaplanacak ve talebin onaylanması beklenecektir. Çünkü talepler ilk girildiklerinde bekleme aşamasında olacaklardır. Onaylama işlemi yukarıda da belirttiğimiz gibi İzin talep yönetimi (112952) ve İzin formu (111500) ekranlarından yapılacaktır Bu girişler sonrasında ekranın alt bölümünde, seçilen personelin kullandığı izin sayısı, izin günü, çalışılan yıl için hak ettiği yıllık izin, kalan yıllık izin günü, geçen yıllardan devreden yıllık izin günü, geçen yılki izinlerden bu yıl içinde kullanılan ve kalan yıllık izin günü, toplam kalan yıllık izin günü izlenecektir. Evrakla ilgili tüm girişler tamamlandıktan sonra kayıt edilmeli ve İzin talep yönetimi (112952) programı çalıştırılarak taleplerin durumu belirlenmelidir. Alt+F (Form hazırla) yardım tuşu Bu tuşlar yardımıyla kullanıcılarımız personelin hem kişisel hem de izin taleplerine yönelik bilgilerini kullanarak evrak formlarını tasarlayıp dökümlerini alabileceklerdir. Programınız tasarım ekranının Dinamik alanında sizlere talep tarihi, izin tipi, izin günü, yol izni başlangıç tarihi, bitiş tarihi, 40

41 talep durumu ve onaylayan seçeneklerini sunacak, Statik alanda ise; adı, soyadı, iş grubu, maaş tipi, ücret tipi, ücret vb. birçok alan bilgisini sunacaktır. Bu aşamada kullanıcılarımıza düşen form tasarımlarında hangi bilgilere yer vereceklerini seçmeleri ve dökümlerini yaptıkları dizayna göre almalarıdır İzin talep yönetimi (112952) Bu yönetim ekranı ile amacımız İzin talep formu (111510) ndan girilmiş olan personel izin taleplerinin detaylı olarak listelenip, hangi personelin hangi tarihte hangi sebepten dolayı izin talebinde bulunduğunun incelenmesi akabinde de yetkili kişiler tarafından izin durumlarının belirlenmesidir. Dolayısıyla bu ekrandan inceleyeceğiniz bilgilerin tümü İzin talep formu (111510) programından girilmiş olan detaylardır. Diğer yönetim ekranlarımızda olduğu gibi bu ekranda da birçok işlemi tek bir tuş yardımıyla gerçekleştirebileceksiniz. Şöyle ki, istediğiniz personelin beklemede olan izin talebini onaylayıp izin formunu oluşturabilecek, uygun bulmadığınız talepleri reddedebilecek, silebilecek yada önceden onaylanmış olan izin taleplerinin onay durumunu iptal edebileceksiniz, bunun yanı sıra istediğiniz izin satırının formunu anında görüntüleyebileceksiniz. Tüm bu detaylar için programınızın yönetim ve operasyonlar menüsünde yer alan seçenekler size yol gösterici olacaktır. Programı çalıştırdığınız an karşınıza, izin talebinde bulunan tüm personellerinizin listesi gelecektir. Bu aşamada size düşen hangi izin talebi üzerinde durum değişikliği yapacak iseniz ilgili satır üzerinde konumlanmanız ve Operasyon menüsünde ki seçenekler yardımıyla ilgili iznin durumunu onaylandı, reddedildi, iptal edildi, silindi şeklinde belirlemenizdir. Bu belirlemeyle birlikte izin durumlarındaki değişikliğin mail ile personele bildirilip bildirilmeyeceğine ilişkin seçimin yapılacağı onay ekran ile karşılaşılacaktır. Bu ekrandan yapılacak seçim doğrultusunda da personele izin durumu mail ile ya gönderilecek yada gönderilmeyecektir. İzin durumlarında ki değişikliklerde anında izin talep evrakının durumu alanına yazılacaktır. Föy ve yönetim ekranlarımızda olduğu gibi bu ekranda da bilgilerinizi kolon başlığına göre sıralayabilecek, birden fazla izin talep satırını seçerek yazıcıdan dökümlerini alabileceksiniz. Önemli Not: İzin talep formu (111510) ekranında onaylı bir kaydın değiştirilmesi veya silinmesi mümkün değildir. Eğer iptal edilmesi gerekiyor ise öncelikle bu ekrandan beklemede konumuna alınması sonrasında da reddedilmesi veya silinmesi gereklidir Personel izin tablosu (Chart) (113610) Bu program ile kullanıcılarımız; İzin formu (111500) ekranından tanımladıkları her personelin izinli olduğu tarih aralığını grafik bazında görüntüleyebilmekte, dolayısıyla hangi personel hangi tarih aralığında izne ayrılmış sorularına tek bir ekran üzerinden cevap bulabilmektedirler. Bu ekranın en önemli özelliği kullanıcılarımızın aynı ekran üzerinden birçok işlemi gerçekleştirebilmelerine imkan tanımasıdır. Nasıl mı? Personellere ilişkin ileri tarihe izin tanımlaması yapılabilecek, dolayısıyla planlı olan tüm izinler bu ekrandan izlenebilecektir. Böylece aynı tarih aralığında izne ayrılacak olan personellerin izinleri yeniden gözden geçirilebilecek hatta aynı görevde çalışan personellere farklı tarihlerde izin tanımlanabilmesi mümkün olacaktır. Programımızda bir personel için birden fazla izin tanımlanabilmektedir. Dolayısıyla her tanımlanan izin de, tarih aralığına bağlı olarak ilgili personele karşılık gelen takvim üzerinde yer alacaktır. İzinler ekranda yatay şeritler halinde belirtilmektedir. Kullanıcılarımız mouse göstergelerini bu şeritler üzerine getirerek personellerinin izin detaylarını, ekranın alt bölümünden izleyebilirler. İzin tipi, izin gün sayısı vb. Bunun yanı sıra mouse göstergelerinin sağ tuşuna basarak da, personel kartı ve izin kartı ekranına ulaşabilir hatta izin kartı bilgilerinde değişiklik yapabilirler. 41

42 Mouse un sürükle bırak özelliğini kullanarak tanımlı olan izinlerin farklı bir tarih aralığına taşınmasını, yine mouse yardımıyla izin tarihlerine yeni günlerin eklenmesini ya da çıkarılmasını sağlayabileceklerdir. İzin eklemek ya da çıkarmak için yapmanız gereken, tarihlerin gösterildiği şeritlerin başlangıç ya da bitiş noktaralarında mouse'un sağ tuşunu basılı tutup şeridinizi istediğiniz izin tarihine gelene kadar ileri ya da geriye doğru çekmenizdir. Böylece herhangi bir işleme gerek kalmadan izin tarihlerini değiştirmiş olacak ve "Değişiklikleri kaydet" butonu yardımıyla da personellerin izin formuna anında işleyebileceksiniz. Ekranda tüm izinler tanımlanan izin tipine bağlı olarak farklı renkle belirtilmektedir. Dolayısıyla hangi personel yıllık izne ayrılmış, hangisi ücretli izin kullanıyor, ya da hastalık sebebi ile izinli gibi durumlar, görüntülenen renklere göre de ayırt edilebilecektir. Kırmızı şerit yıllık izin, sarı şerit ücretli izin gibi. Ekranın üst bölümünde yer alan "Başlangıç tarihi" alanına tarih girişi yaparak, sadece istediğiniz tarih itibari ile izne başlayan personellerinizin görüntülenmesini sağlayabilirsiniz 30 Haziran'da kimler izne ayrılıyor diyebilirsiniz mesela. Yine ekranın üst yarısında yer alan butonlar ile izin tablonuzun dökümünü alabilir, ekran görüntünüzü büyütüp küçültebilirsiniz. Ekrandaki görüntünün küçülmesi durumunda tarihlerin sıralandığı bölümde daralma olacağından bazı tarihler görüntülenmeyebilecektir. İzin/ekle çıkar butonu ile kullanıcılarımız İzin formu (111500) ekranına ulaşacak ve personelleri için yeni izin tanımlaması yapabilecek ya da tanımlı olan izinleri silebileceklerdir. Daha sonra ekrandaki yenile butonunu tıklayarak da yenilenen bilgilerin görüntülenmesini sağlayabileceklerdir. Programı çalıştırdığınızda sadece sizden, izin planlarını inceleyeceğiniz ya da değişiklik yapacağınız personelleri seçmeniz istenecektir. Personel seçimini ekranınızın Departman, bölge ve görev kodu alanlarından belirleyebilirsiniz. Tercihiniz doğrultusunda izin tanımı belli olan personelleriniz ekranınızın ikinci bölümüne yansıyacaktır. Ekranın alt bölümünde de, mouse göstergeniz hangi izin şeridi üzerinde ise, izni kullanan personelin adı, izin tipi, izin gün sayısı ve yol izni bilgisi size sunulacaktır. Bu aşamada size düşen, personelleriniz için İzin ekle/çıkar butonunu kullanarak yeni izin tanımı yapmanız ya da izin planlarında gerekli olan değişikliği gerçekleştirmenizdir. Ekranda yapılan değişiklikler "Değişiklikleri kaydet" butonu tıklanarak kaydedilmelidir. 1.8 Norm Kadro Planlama İnsan kaynaklarının bu menüsünde norm kadro tanıtımını ve bununla ilgili organizasyon şemalarını inceleyeceğiz. Öncelikle norm kadro tanıtımını açıklayalım Norm Kadro Tanıtımı (123000) İnsan kaynakları etiketi artık iş yerlerinde bir norm haline geldiğinden, organizasyonlarda insanların yalnızca işe alma ile özdeşleştirdikleri personel den daha geniş bir kapsam ve stratejik rol ifade etmektedir. Firmaların iş akışlarını düzenli olarak takip edebilmeleri için programlarımızdan Norm kadrolarını oluşturabilmeleri de mümkündür. Yani ihtiyaç duydukları kadronun nitelik ve nicelik olarak standart hale getirilmiş tanımlamalarını da yapabileceklerdir. Bu amaçla insan kaynaklarının Norm kadro planlama menüsündeki Norm Kadro Tanıtımı siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Norm kadro; firmaların görevlerini etkin ve verimli bir şekilde yerine getirebilmesi için, nitelik ve sayısal yönden personel kadrolarının saptanmasıdır. Yani kısacası, firmadaki söz konusu olan bölümde işi yürütebilecek çekirdek personel kadrosu olarak da tanımlanabilir. Varsayalım ki işlerin 42

43 yoğunluğu nedeniyle personel alımına ihtiyaç duyuldu ve toplam personel sayısı 100 e çıktı. Ama benim norm kadrodaki eleman sayısı 20 olsun. İşlerin bozulması veyahut da herhangi bir sebepten dolayı eğitim aldırmaya ihtiyaç duyulduğunda önceliği norm kadroya veririm. İşletmelerdeki olmazsa olmaz bir çekirdek kadro planıdır. Şimdi bu programda girişi yapılacak alanları tanımlayalım. Kadro kodu: İşletmenizde mevcut olan norm kadro için bir kadro kodu tanımlamalısınız. Kadro açıklaması: Tanımladığınız norm kadro için bu alandan bir açıklama girişi yapabilirsiniz. Asıl personel: Norm kadronuzda mevcut olan asıl personeli F10 listesinden seçebilirsiniz. Vekil personel: Norm kadronuzda asıl personelinizi temsil eden vekil personel mevcut ise F10 listesinden seçebilirsiniz. Bağlı olduğu idari amir kadrosu: Tanımlanan norm kadronun bağlı olduğu idari amir kadrosunu F10 listesinden seçebilirsiniz. Bağlı olduğu teknik amir kadrosu: Tanımlanan norm kadronun bağlı olduğu teknik amir kadrosunu F10 listesinden seçebilirsiniz. Gerekli olan minimum eğitim seviyesi: Tanımlanan norm kadro için gerekli olan minimum eğitim seviyesini satır sonu butonundan seçmelisiniz. Hedef kadro 1 2 3: İlgili norm kadronun hedeflediği kadrolar var ise F10 listesinden seçmelisiniz. Görev tanımı: Tanımlanan norm kadroya ilişkin görev tanımını manuel olarak girebilirsiniz. Sorumluluk tanımı: Görev tanımına benzer olarak bu alanda da manuel olarak sorumluluk girişini yapabilirsiniz. Bütçesi: Tanımladığınız norm kadroya ayırdığınız bütçeyi bu alana girebilirsiniz. Şemada gösterme: Tanımladığınız norm kadronun, Norm kadro idari organizasyon şemasında (123100) ve Norm kadro teknik organizasyon şemasında (123200) gösterilmesini istemiyorsanız bu kutucuğu işaretlemelisiniz, aksi taktirde varsayılan olarak zaten ilgili kutucu boş olarak gelmektedir. Yapılan bu tanımlamalardan sonra norm kadro tanıtım kartını Alt+S tuşları ile kaydedebilirsiniz. 1.9 Organizasyon Şemaları Şimdi gelin sırasıyla idari ve teknik organizasyon şemalarını inceleyelim İdari Organizasyon Şeması (121100) Organizasyon Şeması, şirketinizle ilgili kararların verilmesinde yolunuzu aydınlatacak bir araçtır. Şirketin organizasyon şemasını görsel ortamda yaratabilir, yaşatabilir, geçmişteki halini izleyebilir, geleceğe yönelik planlamanızı da bu ortamda yapabilirsiniz. Organizasyon Şeması modülünde, departmanları, departmanlardaki pozisyonları, kendi içlerinde ast-üst ilişkilerini belirleyebilirsiniz. İş tanımları ile şirketinizde yer alan kadroları tanımlayabilirsiniz. Örneğin; Departman Müdürü veya Departman Müdür Yardımcısı birer iş tanımıdır. Bu işler için gereksinim duyulan nitelikler global olarak tanımlanabilir. Her bir pozisyon için hangi işi yaptığını da iş tanımları ile eşleştirerek izleyebilir, pozisyonun, iş tanımındaki gerekli nitelikleri edinmesini sağlayabilirsiniz. 43

44 Organizasyon şemasıyla ilgili genel açıklamamızdan sonra Organizasyon Şemaları menüsü altındaki ilk programımız olan İdari Organizasyon Şemasıyla ilgili açıklamalarımıza başlayabiliriz. Bu programı çalıştırdığınızda karşınıza, personel tanıtım kartlarından yaptığınız İdari amir girişleri sonucuna göre şirketinizde mevcut olan ast-üst personeller şemasal olarak sıralanacaktır. Ekranınızda listelenen personellerin ast-üst ilişkileri değiştiği taktirde bunu programa aktarmak için mouse unuzun sürükle bırak özelliğini kullanacaksınız. Zaten şemayı kapattığınızda programınız sizi Değişiklikleri kaydetmek ister misiniz? şeklinde bir onay ekranı karşınıza çıkartacaktır. Buradan yapacağınız seçime göre ilgili değişiklikleri Personel Sicil Kartlarındaki (111100) idari amir kodlarının girildiği Detay Bilgiler penceresinden izleyebileceksiniz. Ayrıca bu ekran üzerinde mouse unuzu sağ tıklayarak karşınıza çıkan pencerede ilgili personelinizin personel kartını görüntüleyebilir, yeni bir personel tanıtabilir, hepsini gösterebilir veya gizleyebilir, ilgili şemayı farklı bir bakış açısıyla görmek için döndürebilir, ekranı yakınlaştırabilir veya uzaklaştırabilirsiniz. Ekranın üst bölümünde bulunan seçenekler ile görüntülenen personelleri ekranın sağ tarafında personel kodu-adı, amir kodu, kullanıcı numarası, çıkış tarihi, şemada gösterme ve görev kolon başlıkları altında listelenmiş olarak görebileceksiniz. Mouse unuz ile ilgili personel üzerine geldikten sonra, Şema anahtarını göster/gizle butonu ile ekranın sol alt köşesinde; şu andaki kullanıcı, değiştirilebilir veya değiştirilemez personel, seçilmiş personelleri renkler bazında görüntüleyebileceksiniz. Eğer makinenizde Microsoft Office Visio yüklü ise bu ekrandaki verileri Visio programına aktarabileceksiniz. Bunun için yapmanız gereken Visio butonunu tıklamanızdır. Personellerin resimleri; personel kartından tanımlanmışsa, bunlar şemada Resim gizle/göster butonundan veya ilgili personelin üzerindeyken mouse u sağ tıklayarak Resim gizle/göster seçeneğiyle görüntüleyebilirsiniz. İşte bu şekilde idari organizasyon şemasında birçok işlemi seri bir şekilde yapabilmeniz sağlanmıştır Teknik Organizasyon Şeması (121150) Organizasyon şeması menüsü altındaki ikinci program Teknik organizasyon şeması dır. İdari organizasyon şeması için anlattıklarımız bu şema için de geçerlidir. Tek farkı programı çalıştırdığınızda karşınıza, personel tanıtım kartlarından yaptığınız Teknik amir girişleri sonucuna göre şirketinizde mevcut olan ast-üst personellerin şemasal olarak sıralanmasıdır. Bu şemayla ilgili olarak İdari organizasyon şeması (121100) altındaki açıklamalarımızdan faydalanabilirsiniz Parametreler Bu bölümdeki programlar ile personel sicil kartından girişi yapılan departman ve görev tanımları yapılacaktır. Şimdi kısaca bunları açıklayalım Departman Tanımları (129000) Bu bölümden firmanızdaki departmanlara kodlar vereceksiniz. Programa girdiğinizde karşınıza gelecek ekranda yer alan alanlar aşağıda açıklanmıştır. Departman kodu: Bu alanda firmanızdaki mevcut departmanlara birer kod vereceksiniz. Departman adı: Bu alanda yukarıda kod verdiğiniz departmanların isimlerini gireceksiniz. Muhasebe kodu: Bu alana tanıtım bilgilerini girdiğiniz departmanın hesaplarının atılacağı muhasebe kodunu gireceksiniz. 44

45 Sorumluluk merkezi: Her bir departmana ait hareketleri, Finans bölümünden tanımlayacağınız sorumluluk merkezlerine bağlayabilme imkânına sahipsiniz. Eğer Finans bölümünden sorumluluk merkezi tanımlamaları yaptıysanız, bu alanda F10 tuşuna basarak sorumluluk merkezlerini görüntüye getirip, tanımlamakta olduğunuz departmanı ilgili sorumluluk merkezine bağlayabilirsiniz. Proje kodu ve adı: Proje bazlı çalışan bir firma iseniz tanımlayacağınız departmanların hangi proje ile ilgili olarak işlem yapacağını bu alandan belirleyebilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken tek işlem proje kodu veya adı alanında F10 tuşuna basıp departmanınızı bağlayacağınız projenizi seçmenizdir. Proje tanımlamaları Hizmet ve masraf yönetimi/ Kartlar ve reçeteler/ Proje tanıtım kartı (041900) programından yapılmaktadır. Çalışma kodu: Her bir departmana ait olan çalışma detaylarını bu alandan belirleyebilirsiniz. Bunun için ilgili alanda F10 tuşuna basıp, departmanınızı bağlayacağınız çalışma kodunu girmelisiniz. Çalışma tanımlamaları Personel yönetimi/sistem parametreleri/şirket parametreleri/çalışma / Ekkazanç / Sosyal yardım tanımları (116112) menüsünden yapılmaktadır. Kendi tahsilâtlarından prim: Bu alan, ticari programlarımızı kullanan firmaların, yaptıkları satış üzerinden personellerine prim vermesi durumunda kullanılacaktır. Başka bir ifadeyle, personel programı ile ticari programlarımızı bir arada kullanan firmaların giriş yapacağı bir alandır. Kartını girmekte olduğunuz departman elemanlarına prim verecekseniz (sadece kendi satışları üzerinden), bu alana ilgili prim yüzdesini giriniz. Örneğin şu anda satış-pazarlama departmanını tanıtıyorsunuz. Bu departmanda çalışan personeller, yaptıkları her satış tutarı üzerinden %3 prim alma hakkına sahipler. Bu durumda uygulamada olan prim oranı ( %3) bu alana girilecektir. Ancak bu alana girilen rakam, her bir personelin kendi satışları üzerinden alacağı prim oranıdır. Satış ve pazarlama departmanı o ay içinde 100 TL tutarında satış yaptıysa, PER001 kodlu personel 100 TL üzerinden değil, sadece kendi satış tutarı üzerinden %3 prim alacaktır. Eğer personeller toplam satış üzerinden de prim alacaksa (örneğimizdeki 100 TL üzerinden), alacakları prim yüzdesi "toplam tahsilâtından prim" alanına girilmelidir. Eğer tanımlamakta olduğunuz departman için prim uygulaması yoksa bu alanı boş geçmelisiniz. Prim raporları SATIŞ/Raporlar/Satış Elemanı (Plasiyer) Raporları bölümünden izlenebilir. Toplam tahsilâttan prim: Bu alana ilgili departmanda çalışan personellerinize firmanız için yapılan tahsilâtların tümü üzerinden prim vermek istediğiniz zaman giriş yapacaksınız. Bu alana gireceğiniz yüzde ile bu departmanda çalışan tüm personellerinize tüm tahsilâtlarınız üzerinden bu yüzde kadar prim verilecektir. Yukarıda açıklamaya çalıştığımız alanları firmanız bünyesine göre uygun bir şekilde tanımladıktan sonra, bu bilgileri ALT+S tuşları ile ya da ekranınızın alt bölümünde yer alan "Sakla" butonunu tıklayarak kayıt etmelisiniz. Bu bölümden girdiğiniz departman kodu ve adı bilgilerini daha sonra 'Personel Sicil Kartı' bölümünde yer alan 'Departman Kodu' alanında F10 tuşuna basarak çağırabilir ve kartını girdiğiniz personelinizin hangi departmanda çalıştığını bu karta işleyebilirsiniz. Departman tanımlamaları yapılıp sicil kartlarına girildikten sonra, bütün raporları tanımlı olan departmanlara göre almanız da mümkün olacaktır Görev Tanımları (129100) Bu bölümden "departman tanımı" programından girdiğiniz mevcut departmanlarınıza uygun olarak, firmanızda varolan görev tanımlamalarını yapacaksınız. Bu tanımlamalar ayrı ayrı kod ve isim verilerek yapılacaktır. Burada vereceğiniz kodlar ve görev isimleri, daha sonra personel sicil kartları 'Kimlik bilgileri' butonuyla açılan penceredeki 'görevi' alanında <F10> penceresinde toplu olarak yer alacak ve sizin de seçiminizi ilgili personele uygun bir şekilde yapmanızda kolaylık sağlayacaktır. Programa girdiğinizde karşınıza görev kodu ve görev adı başlıklı iki alan gelecektir. Buradan görev kodu alanına uygun kod girişini yaptıktan sonra, görev adını firmanızda var olan görevleri düşünerek girmelisiniz. Bir yazılım evini örnek verecek olursak; departmanlar yazılım, satış, eğitim-destek olarak gruplanıp, görevler de programcı, analist, satış temsilcisi, eğitim elemanı 45

46 şeklinde tanımlanabilir. Dikkat etmeniz gereken bir husus da firmanızdaki her görev için ayrı kod girişi ve ayrı isim girişi yapmanız gerektiğidir. Firmanızdaki departmanlarınızda yer alan görev kodu ve görev ismi tanımlamalarını tek tek yaptıktan sonra girdiğiniz her yeni tanımlamayı (görev kodu, görev adı) ALT+S tuşları ile yada ekranınızın alt bölümünde yer alan "Sakla" butonunu tıklayarak bilgisayarınızın sabit diskine kayıt etmelisiniz. 46