LOGO - AvivaSA. Otomatik Katılım Modülü Kullanıcı Dokümanı

Transkript

1 LOGO - AvivaSA Otomatik Katılım Modülü Kullanıcı Dokümanı 1

2 OKS modülü kullanarak otomatik katılım süreçlerinizi aşağıdaki işlem sırasını takip ederek gerçekleştirebilirsiniz; 1- Kullanıcı Bilgileri ve Ayar Tanımlamaları 2- Sözleşme Oluşturulacak Personel Listesinin (Tahakkuk) ve Katkı Payı Listesinin (Tahsilat Dosyasının) Hazırlanması Bu aşamada bordro üzerinde otomatik katılım işlemleri yapılması istenen personeller listeye aktarılır, AvivaSA sisteminde KPS ve mevcut sözleşme sahipliği sorgusuna gönderilir. Sözleşme üretimine uygun olan personeller için AvivaSA tarafından Otomatik Katılım Sözleşmeleri açılır. Uygun kayıtlar için ise uygun olmama nedenleri listelenir, kullanıcının hatalı kayıtları düzelterek tekrar sorguya göndermesi beklenir. Bir önceki aşamada sözleşmesi oluşan personeller katkı payı tutarları ile birlikte listelenir. Oluşturulan dosya kontrol edillir ve AvivaSA ya gönderilir, sorgu sonucuna göre tahsilat yapılabilir veya yapılamaz kayıtlar AvivaSA dan döner, süreç tamamlanır. 2

3 1. Kullanıcı Bilgileri ve Ayar Tanımlamaları Logo Otomatik Katılım modülünü satın aldıktan sonra Logo da yetkili danışmanların kurulum ve parametre ayarlarını Logo Bordro Plus uygulamanızda tamamlaması gerekecektir. Logo ekranınızın Ayarlar adımını tıkladıktan sonra Bireysel Emeklilik Sözleşme Tanımları 001 seçiniz ve çıkan ekranı sağ tıklayıp ekle seçeneğini işaretlediğinizde gelen tanımlama ekranındaki alanlara aşağıdaki bilgilerin girilmesi gerekecektir. 3

4 Bireysel Emeklilik Sözleşme Tanımları Ekranında belirtilen alanlara aşağıdaki bilgiler doğru olarak tanımlanmalıdır. Tanımlamaların doğru yapılmaması halinde entegrasyon sağlanamamaktadır. o Kodu: Emeklilik şirketi sıra numarasıdır. 001 şeklinde kullanılabilir. o Açıklaması: AVIVASA o Başlangıç Tarihi: Firmanızın Otomatik Katılım kapsamına alınma tarihidir. Sisteme dahil olacağınız tarihten bir önceki ayda alınan E- Bildirge'deki net çalışan sayısı üzerinden hesaplayabilirsiniz. o Bitiş Tarihi: tarihini giriniz. o Sözleşme Numarası: Bu alan boş bırakılmalıdır. o Uygulama Anahtarı: 0ee43a62-72a a497-e34acb7a7e4f değeri girilir. o Sorgulama Servisi: o Oturum Açma Servisi Adresi : 4

5 o Kullanıcı Kodu: İlgili alan boş geçilemez. Kurumunuzun AvivaSA'dan aldığı AvivaSA Bi tıkla Otomatik Kurumsal internet şubeye bağlandığı kullanıcı kodudur. (kullanıcı e- posta adresi) o Kullanıcı Şifresi: İlgili alan boş geçilemez. AvivaSA Bi tıkla Otomatik Kurumsal internet şubeye bağlandığı şifresi o Maaş Ödeme Günü: Bu alan boş bırakılmalıdır. Uygulama anahtarı, Oturum Açma Servisi Adresi ve Sorgulama Servisi Adresi AvivaSA entegresyonu için girilmesi gereken sabit bilgiler olup Kullanıcı kodu ve Şifresi bilgileri AvivaSA tarafından kurum müşterilerine verilen AvivaSA Bi tıkla Otomatik Kurumsal internet şube kullanıcı bilgileridir. Sıkça Sorulan Sorular Oturum açılış bilgilerini tanımlarken BES Oturum Açma İşlemi Tamamlanamadı hatası alıyorum. Alınan hata Logo Otomatik Katılım modülünde tanımlanan kullanıcı adı, şifresi veya oturum açma adres bilgilerinden en az birisinin hatalı tanımlanmasından kaynaklı olmaktadır. Bunun için oturum açma adresinin Kullanıcı dokümanında belirtildiği üzere doğru tanımlandığı kontrol edilmelidir. Hata devam ediyorsa ilgili kullanıcı bilgileriyle adresinde Online İşlemler menüsü altında yer alan Otomatik Katılım Kurumsal linkine tıklayabilir ve karşınıza gelen ekranda Parola Unuttum/Bilmiyorum butonuna tıklanarak yeni şifre alma işlemi gerçekleştirilir ve alınan şifre kullanıcı bilgisiyle tanımlamalar tekrar yapılır. Önemli Uyarı 1: Uygulama Anahtarı, Oturum Açma Servisi Adresi ve Sorgulama Servisi Adresi için girilmesi gereken bilgiler sabit olup, Kullanıcı Kodu ve Kullanıcı Şifresi alanları müşteriler bazında farklılık göstermektedir. Logo Otomatik Katılım girişi için gerekli olan kullanıcı/adı parola bilgilerini bilmiyorum ya da bana ulaşmadı ne yapmalıyım? Firma bilgileriniz AvivaSA sistemine tanımlandığında yetkili insan kaynakları personelinizin cep telefonuna kullanıcı adı ve ilk girişte kullanılacak olan şifre bilgisi SMS olarak iletilecektir. Bu kullanıcı adı şifre bilgisi hem Avivasa Bi tıkla Otomatik Kurumsal internet şube hemde Logo Otomatik Katılım modülünde ortak olarak kullanılmaktadır. Eğer kullanıcı bilgilerinizin yer aldığı bilgilendirme SMS i yetkili insan kaynakları personelinize ulaşmamış ise firmanız için gerekli olan Otomatik Katılım tanımlamaları AvivaSA tarafında henüz tamamlanmamış olabilir. Bu durumda numaralı İşveren Destek Merkezi hattı üzerinden bilgi ve destek alabilirsiniz. 5

6 Şifremi hatırlamıyorum, yeniden almak istiyorum ne yapmalıyım? Firma bilgileriniz AvivaSA sistemine tanımlı ise mevcutta sahip olduğunuz kullanıcı bilgileriyle kullanıcı şifrenizi yeniden oluşturabilirsiniz. Bunun için adresinde Online İşlemler menüsü altında yer alan Otomatik Katılım Kurumsal linkine tıklayabilir ve karşınıza gelen ekranda Parola Unuttum/Bilmiyorum butonuna tıklayarak yeni şifre alma adımlarını tamamlayabilirsiniz. Şifre için yetkili kullanıcı işten ayrıldı yeni bir kullanıcı tanımlanması için ne yapmalıyım? Otomatik Katılım süreçlerinden sorumlu insan kaynakları yetkiliniz firmanızda işten ayrılması durumunda ilgili yetkili bilgisi numaralı işveren Destek Merkezi üzerinden verilerek yetkisinin kaldırılmasını sa 6

7 2. Sözleşme Oluşturulacak Personel Listesinin (Tahakkuk) ve Katkı Payı Listesinin (Tahsilat Dosyasının) Hazırlanması İlk olarak firmanızda çalışan personellerinizin AvivaSA Otomatik Katılım sistemindeki sözleşme durumunu sorgulamalısınız. Bunun için Logo Erişim Ağacı Bordro Menüsü altından Bireysel Emeklilik Otomatik Katılım Kayıtları seçeneğine tıklanır. Yeni katılımcı eklemek için ekranda sağ click yapılarak açılan seçeneklerden Toplu Katılımcı Ekle/Sil butonları yardımıyla işlem yapılmak istenen personellerle ilgili düzenleme yapılabilir. Böylece Otomatik Katılım tahsilat bilgisini ileteceğiniz personellerinizin listesi hazırlanmış olacaktır. Bu menüden açılan ekran henüz Otomatik Katılımla ilgili herhangi bir işlem yapılmadığı için boş olarak açılacaktır. İlk katılımcı düzenleme işlemi sonrasında ise daha önce hazırlanmış olduğunuz personel listeniz varsa gelecektir. 7

8 Tahsilat bilgisini ileteceğiniz tüm personellerinizin bu listeye eklenmesi gerekmektedir. Puantaj hesaplamalarına Otomatik Katılım Tutarı dahil edilen personeller Toplu Katılımcı Ekle seçeneği ile listeye toplu olarak eklenecektir. Böylece Otomatik Katılım sözleşme durumu sorgulanmak istenen personellerinizin listesi hazırlanmış olacaktır. 8

9 9

10 İlk olarak firmanızda yer alan tüm personel bilgilerinin (45 yaş üstü dahil olmak üzere) 45 yaş filtreleme işlemi ve cayan personel listesi filtrelemesi yapılmadan listeye eklenmesi gerekmektedir. Bu liste sonrasında Kaydet butonu yardımıyla veriler kayıt edilir. Önemli Uyarı 2: - Kullanıcının Cep Telefonu/e-posta (Girilen cep telefonu ve e-posta bilgileri her personel için farklı olmalıdır), - TC Kimlik Numarası, - İşe Giriş Tarihi, - SGK İşyeri Sicil No, - İşveren Sicil No, - IBAN numarası, Sisteme girilmesi gereken zorunlu bilgi alanlarıdır. 10

11 Aşağıdaki ekrandan Otomatik Katılım Tahsilat Dosyası Oluşturma filtresi içerisinde yer alan Sorgulama seçeneği kullanılarak Sorgu Dosyası, Tahsilat seçeneği ile de Tahsilat Dosyası oluşturulabilir. Aynı alan üzerinden Tahsilat seçilerek bir dosya oluşturulduğunda ise Tahsilat Dosyası oluşacaktır. Bu filtrelerde hangi tarih, hangi işyeri, hangi bölüm için dosya oluşturulmak isteniyorsa o filtreler verilmelidir. Kaydet butonu yardımıyla dosya ismi verilerek kayıt edilir. Örneğin dosya adı HAZİRAN_TAHSILAT olarak kayıt edilsin. Bu aşamada listeye eklenen tüm personellerin bordro işlemi yapılmış olmalıdır. Birden fazla dosya kaydetme işlemi yapılabilir. 11

12 Aşağıdaki ekranda yer aldığı şekilde tahakkuk şekli dönemsel olarak seçilir. Ücret ödeme günü seçilir. Oluşturulmuş olan bu dosyalar daha sonra Logo Erişim Ağacı Bordro Menüsü altından Bireysel Emeklilik Veri Aktarımı seçeneğine tıklanarak erişilebilir. Ekran görüntüsü aşağıda yer almaktadır. 12

13 Aşağıdaki ekranda görüldüğü üzere daha önce kaydetmiş olduğunuz her dosya ayrı satırlar olarak listelenmiş olacaktır. Örnek olarak personellerinizin durumunu sorgulamak için daha önce oluşturduğumuz dosya ismi HAZİRAN_SORGULAMA dosyası burada görülecektir. 13

14 Örnek dosya numarasının yanında yer alan butonlar yardımıyla dosyalar üzerinde işlemler gerçekleştirilebilir. Örneğin dosya satırının en solunda yer alan Katılımcılar butonu yardımıyla oluşturulmuş olan dosya içerisindeki katılımcılar listelenebilir. Katılımcılar için bordro üzerinden hesaplanmış olan katkı payı tutarları bu ekranda görülecektir. Bu aşamada henüz firmanızdaki personellerinizle bilgileri Avivasa sistemine iletilmemiştir. Bu yüzden listeleme ekranınızda Yanıt Sözleşme Durumu bilgisi henüz dolu değildir. Bu bilgi personellerinizin durumu AvivaSA da sorgulanması sonrasında doldurulacaktır. Dosyayla ilgili kontrolleriniz tamamlandıktan sonra personellerinizin AvivaSA daki Otomatik Katılım sözleşmelerinin tahsilat bilgilerini Gönder butonu yardımıyla AvivaSA ya iletebilirsiniz. Tahsilat dosyasına karşılık olarak gelen cevap dosyasında Katılımcılar ekranı kontrol edildiğinde Tahsilat Statüsü kolonunda Tahsilat Yapılabilir olarak tanımlanmamış katılımcılar için AvivaSA ile iletişime geçilmelidir. Önemli Uyarı 3: Sorgulama sonucunda personel listesinizdeki kişiler için AvivaSA da sözleşme durum bilgileri alınacak ve Yanıt Sözleşme Durumu alanında son durum bilgileri yer alacaktır. AvivaSA sistemindeki durum bilgisi her zaman çalışanlarınızın en güncel bilgisidir ve bu bilgi dikkate alınarak çalışan bilgileri ve tahsilat ödemeleri bordro uygulaması üzerinden düzenlenmelidir. Sıkça Sorulan Sorular Gönderim ekranındaki Sözleşme Durumu nedir, hangi değerleri alabilir? Gönderim ekranındaki Sözleşme Durumu bilgisi çalışanlarınızın kurumunuzdaki kayıtlı son durumunu gösteren bilgidir. Aşağıda belirtilen değerleri alabilir. o Yeni Giriş: Kurumunuzda işe yeni giren veya şirketinizden ayrılıp tekrar giriş yapan henüz katkı payı/tahsilat ödemesi yapılmamış personelleriniz için bu bilgi yer alır. o Mevcut Çalışan: Kurumunuzda işe giriş tarihinden sonra en az bir kere Otomatik Katılım katkı payı ödemesi yapılan ve ödemeye devam eden personelleriniz için bu bilgi yer alır. 14

15 o Ara Vermiş: Kurumunuzda çalışanlarınızın katkı payı ödemesine ara vermek istemesi veya herhangi bir sebeple (doğum izni, ücretsiz izin) işe ara verdiği dönemde katkı payı prim kesintisi oluşmadığı durumlarda bu bilgi kullanılabilir. o Cayma Yapmış: AvivaSA sistemindeki Otomatik Katılım sözleşmeleri için cayma işlemini gerçekleştirmiş personelleriniz için bu bilgi yer alır. o Çıkış Yapmış: AvivaSA sisteminde Otomatik Katılım sözleşmesi oluşturulduktan en az 2 ay sonra sözleşmelerini sonlandırılan personelleriniz için bu bilgi yer alır. o İşten Ayrılmış: Kurumunuzda işten ayrılan ve işten ayrılma talebini AvivaSA Bi Tıkla Otomatik Kurumsal İnternet Şubesi nden girdiğiniz çalışanlarınız için bu bilgi kullanılabilir. Gönderim ekranındaki Yanıt Sözleşme Durumu nedir, hangi değerleri alabilir? Gönderim ekranındaki Yanıt Sözleşme Durumu çalışanlarınızın AvivaSA sistemindeki kayıtlı güncel durumunu gösteren bilgidir. Çalışan Sorgulama işlemi sonrasında AvivaSA sisteminden bu bilgi dönülür. Aşağıda belirtilen değerleri alabilir. o Yeni Giriş: Kurumunuz tarafından Otomatik Katılım bilgileri AvivaSA ya iletilerek sözleşmeleri oluşturulmuş ancak ilk katkı payı tahsilatı yapılmamış çalışanlarınız için AvivaSA sisteminden dönen bilgidir. o Mevcut Çalışan: Kurumunuzda işe giriş tarihinden sonra en az bir kere Otomatik Katılım katkı payı ödemesi yapılan ve ödemeye devam eden (aktif) personelleriniz için AvivaSA sisteminden dönen bilgidir. o Ara Vermiş: Kurumunuzda ödemeye ara vermiş ve bu talebi AvivaSA Bi Tıkla Otomatik Kurumsal İnternet Şubesi nden girdiğiniz çalışanlarınız için bu bilgi kullanılabilir. o Cayma Yapmış: AvivaSA sistemindeki Otomatik Katılım sözleşmelerinden cayma işlemini gerçekleştirmiş personelleriniz için AvivaSA sisteminden dönen bilgidir. o Çıkış Yapmış: AvivaSA sisteminde Otomatik Katılım sözleşmesi oluşturulduktan en az 2 ay sonra sözleşmelerini sonlandırılan personelleriniz için AvivaSA sisteminden dönen bilgidir. o İşten Ayrılmış: Kurumunuzda işten ayrılan ve işten ayrılma talebini AvivaSA Bi Tıkla Otomatik Kurumsal İnternet Şubesi nden girdiğiniz çalışanlarınız için AvivaSA sisteminden dönen bilgidir. Personeliniz kurumunuzdan ayrılmış olsa dahi Otomatik Katılım sisteminde ödemelerine bireysel olarak devam edebilir. Bu sebeple kurumunuzdan bağımsız olarak Otomatik Katılım sisteminde aktif olarak devam edebilir. Önemli Uyarı 4: Oluşturulan sözleşme listesinin AvivaSA sistemlerine aktarılarak sorgulanması maksimum 15 dakika içinde tamamlanmaktadır. İşlemin belirtilen süre içinde tamamlanmaması durumunda AvivaSA Kurumsal Hizmet Merkezi numaralı hattan arayarak yardım talebinde bulunabilirsiniz. Gönderim ekranındaki Sözleşme Durumu ve Yanıt Sözleşme Durumu arasındaki fark nedir, bu bilgileri nasıl kullanabilirim? 15

16 Sözleşme Durumu bilgisi personeliniz için bordro uygulamanızda tutulan durum bilgisidir. Yanıt Sözleşme Durumu bilgisi ise personelinizin sizin bilginiz dahilinde olan (kurum tarafından ara verme veya işten ayrılma talebi girilen) veya olmayan (çalışan tarafından yapılan cayma, çıkış işlemleri) AvivaSA Otomatik Katılım sistemindeki son durum bilgisini içermektedir. Bordro Plus/Netsis 3 Bordro Otomatik Katılım modülünü satın almadan önce Otomatik Katılım sistemine dahil olmuştum. Bu yüzden daha önce yaptığım işlemler ne olacak, çalışanlarımın durumunu nasıl takip edeceğim? Bordro Plus/Netsis 3 Bordro Otomatik Katılım modülünüz kurulduktan sonra sisteminizdeki tüm çalışanlar için sözleşme durumu Yeni Giriş statüsünde görüntülenecektir, zorunlu bilgileri eksiksiz olarak tamamlayarak çalışan sorgulama işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Bu sayede mevcutta AvivaSA Otomatik Katılım sisteminde dahil olmuş ve katkı payı prim/tahsilat ödemesi yapılmış çalışanlarınız için yeni sözleşme oluşturmadan güncel durum bilgisini alabilecek (Mevcut çalışan, ara vermiş, cayma yapmış, çıkış yapmış, işten ayrılmış) ve sözleşmesi bulunmayan ya da işe yeni girmiş çalışanlarınızı Otomatik Katılım sistemine dahil etmiş olacaksınız. Aynı çalışan için tekrar tekrar sorgulama işlemi gerçekleştirerek güncel durum bilgisini kontrol edebilirsiniz. Çalışanınız için birden fazla sözleşme oluşma durumu söz konusu olmayacaktır. Çalışanın kurumum tarafından Otomatik Katılım sistemine dahil olup olmadığını bilmiyorum, son durumunu nasıl öğrenebilirim? Personeliniz için çalışan sorgulama işlemini gerçekleştirdiğinizde AvivaSA sisteminden dönen Yanıt Sözleşme Durumu bilgisine göre çalışanlarınızın son durum bilgisini öğrenebilirsiniz. Çalışan personelimi Otomatik Katılım sistemine dahil etmek istiyorum ilk önce ne yapmalıyım. Personelinizi Yeni Giriş statüsüyle zorunlu bilgilerini de tamamlayarak çalışan sorgulama işlemini gerçekleştirdiğinizde Otomatik Katılım sistemine dahil edebilirsiniz. İlettiğim dosya için bazı personellerle ilgili Sözleşme Kaydı Bulunamadı yanıtı alıyorum, ne yapmam gerekiyor? Çalışan sorgulama gönderimlerinizde sözleşme durumu Mevcut Çalışan olarak ilettiğiniz personelleriniz için AvivaSA sisteminden alınan sonuç bilgilerinde Sözleşme kaydı 16

17 bulunumadı yanıtı alınabilir. Bu durumda Mevcut Çalışan olarak belirttiğiniz personeliniz için daha önce AvivaSA sisteminde bir sözleşme oluşturulmadığını anlayabilirsiniz. Bu sonucu alan personel kayıtları için sözleşme durumu Yeni Giriş yapılıp, zorunlu bilgiler eksiksiz olarak tamamlanarak tekrar gönderildiğinde AvivaSA sisteminde sözleşme oluşturulması sağlanabilir. AvivaSA tarafından sorgulaması yapılan dosyadaki bazı personel kayıtları için Zorunlu bilgiler eksik yanıtı alıyorum, ne yapmam gerekiyor? Çalışan sorgulamada yalnızca sözleşme durumu Yeni Giriş olarak ilettiğiniz personelleriniz için AvivaSA sisteminde Otomatik Katılım sözleşme oluşturma işlemi gerçekleştirilir. Alınan sonuç bilgilerinde Yanıt Sözleşme Durumu Zorunlu bilgiler eksik yer alabilir. Bu durumda personellerinizin sözleşme tanımı için zorunlu olan bilgilerin eksiksiz ve doğru tanımlandığının kontrol edilmesi gerekir. Aşağıdaki sebepler nedeniyle bu hata alınabilir. - Cep telefonu veya e-posta bilgilerinden en az birinin dolu olmaması - Cep telefonu bilgisinin eksik girilmesi, cep telefonu alanına birden fazla cep telefonu yazılması, numara içerisinde boşluk veya yabancı karakter girilmesi - E-posta bilgisinin bilgisinin eksik girilmesi, e-posta alanına birden fazla e-posta adresi yazılması, e-posta içerisinde boşluk veya yabancı karakter girilmesi - Çalışan SGK İşyeri sicil numarasının eksik girilmesi - İşveren Sicil No numarasının eksik girilmesi - Doğum tarihi bilgisi eksik veya hatalı girilmesi - İşe giriş tarihi bilgisinin eksik veya hatalı girilmesi - IBAN numarasının girilmemesi BES Sözleşmesi tanımlanacak firma personeli kimler olmalı? Hangi personeli listeye dahil etmeliyim? İlettiğiniz dosya içerisinde firmanızda sürekliliği devam eden 18 yaş altı/üstü veya 45 yaş altı/üstü yaş sınırlaması olmadan çalışanlarınızın tümü olmalıdır. Böylece personellerinizle ilgili hatalı doğum tarih nedeniyle otomatik katılım sistemi dışında kalabilecek personellerinizin olmasını engellemiş olacaksınız. Geçmiş dönemlerde işten ayrılmış veya herhangi bir şekilde ilişkisi kesilmiş personelleriniz için Başvuru/Sözleşme sorgulama işlemi gerçekleştirmenize gerek bulunmamaktadır. Firmamda yeni çalışmaya başlayan personel var, hangi adım üzerinden sözleşme düzenlemeliyim? Firmanızda yeni başlayan personelinizi önce katılımcı listesine eklemeniz, daha sonra yeni bir sorgulama dosyası oluşturarak ya da mevcut katılımcı listesine ekleme çıkarma işlemi yaparak düzenleyebilir ve Avivasa ya otomatik katılım sözleşmesinin oluşturulması için iletebilirsiniz. 17

18 Sözleşme açılış işlemlerinde aldığım hata kodu SSS dokümanlarında yer almıyor ne yapmalıyım? Sözleşme açılış işlemlerinde alınan hatayla ilgili bilginiz yoksa numaralı AvivaSA destek hattı üzerinden bilgi ve destek alabilirsiniz. İşten ayrılan ya da doğum iznine ayrılan çalışanlarım var bunlar için sözleşmeyi ne zaman düzenlemeliyim? İşten ayrılan çalışanlarınız için işten ayrılma gününde ya da sonrasında AvivaSA Kurumsal İnternet Şubesi ne giriş yaparak katılımcı sözleşmesine işten ayrılma talebini iletmeniz gerekecektir. Personeliniz için oluşmuş olan tam veya kısmi ödemeli katkı payı prim kesintisinin en geç personelinize maaşın ödendiği günü takip eden işgünü sonuna kadar AvivaSA hesaplarına aktarılması gerekmektedir. Doğum iznine ayrılan personelleriniz için AvivaSA Kurumsal İnternet Şubesi üzerinden ara verme talebini iletmeniz gerekmektedir. İzne ayrılan personellerinizin tam veya kısmi ödemeli katkı payı prim kesintisinin en geç personelinize maaşın ödendiği günü takip eden işgünü sonuna kadar AvivaSA hesaplarına aktarılması gerekmektedir. Tahsilat işlemleri hangi fonksiyonları içerir, neler yapılır? Logo Otomatik Katılım modülü başvuru işlemleri sonrasında sözleşmesi oluşturulan çalışanlarınız için tahsilat bilgilerini Logo tahsilat işlemleri ile AvivaSA sistemlerine iletmeniz gerekecektir. Tahsilat işlemleri ile çalışanlarınıza ait ilgili döneme ait hesaplanan otomatik katılım BES prim tutarlarını iletebilir ve çalışanlarınızın tahsilat durumlarını takip edebilirsiniz. Sorgulama işlemi sonrasında Tahakkuk Listesi aracılığı ile tahsilat dosyası oluşturulup Bireysel Emeklilik Veri Aktarımı menüsü ile veritabanında oluşan tahsilat dosya bilgileri, Katılımcılar ekranından kontroller yapılarak gönderilebilmektedir. Logo - Otomatik Katılım tahsilat işlemleri için ne yapmalıyım? Önemli Uyarı 5: Tahsilat işlemlerini gerçekleştirilmeden önce firmanızda çalışan personellerinizin AvivaSA Otomatik Katılım sistemindeki sözleşme durumunu sorgulamış olmalı ve hata alınan çalışanlar için sözleşme oluşturma işlemlerini tamamlamalısınız. Çalışan tahsilat dosyalarımı AvivaSA ya aktardım, sonucu hala dönmedi, ne kadar süre beklemem gerekiyor? Çalışan durum sorgulama ve katkı payı tutarı gönderim işlemleriniz sonrasında AvivaSA sisteminde ilgili bilgiler işlenir. Bilgilerin işlenerek sonuçlarının alınması yaklaşık olarak maksimum 15 dakika sürmektedir. Bu süre aşıldığı durumda AvivaSA İşveren Destek Merkezini numaralı hattan arayarak yardım talebinde bulunabilirsiniz. 18

19 Katkı payı ödeme bilgisini (tahsilat dosyası) AvivaSA ya ilettikten sonra hatalı olduğunu farkettim ne yapmalıyım. Katkı payı toplam tutarını henüz AvivaSA ya havale/eft gerçekleştirmediyseniz endişelenmeyin. Tahsilat dosyanızı AvivaSA Bi Tıkla Otomatik Kurumsal İnternet Şube nize giriş yaparak Tahsilat İşlemleri menüsü altından iptal işlemini gerçekleştirip, kullanmakta olduğunuz Bordro Plus ya da Netsis 3 Bordro uygulamanız üzerinden tahsilat dosyanızı gönderme işlemini tekrarlayabilirsiniz. Ancak yine de havale/eft gerçekleştirmiş olmanız durumunda tahsilat dosyanızın onaylanmış olma riski bulunmaktadır. Bu durumda AvivaSA Bi Tıkla Otomatik Kurumsal Hizmet Merkezini numaralı hattan arayarak yardım talebinde bulunabilirsiniz. Bu sebeple tahsilat işlemlerinize öncelikle Logo üzerinden tahsilat dosyanızı ileterek başlamanız daha sonra dosya dip toplamını kontrol ederek gerekli tutarı havale/eft ile AvivaSA ya iletmeniz hatalı durumlarla karşılaşma riskinizi azaltacaktır. İlgili ayın tahsilat kayıtlarını liste toplamı ile eşleştiremiyorum? Normalde AvivaSA ya iletilen katılımcı dosyası toplam tutarı ile Logo da yer alan katılımcı listeniz arasında tutar farkı olması beklenmemektedir. Bu gibi durumlarda AvivaSA İşveren Destek Merkezini numaralı hattan arayarak yardım talebinde bulunabilirsiniz. Sözleşme oluşturulamayan kayıtlar tahsilat listesinde yer alıyor, ne yapmalıyım? Katılımcı Başvuru/Sözleşme sorgulama işlemi sonrasında çalışanlarınızın AvivaSA daki Otomatik Katılım sözleşme durumlarını görebilirsiniz. Sorgulamasını gerçekleştirdiğiniz çalışanlarınız arasından sözleşmesi oluşturulamayan kayıtlar için tahsilat dosyanız içerisinde bilgi göndermemelisiniz. Öncelikle çalışanınız için sözleşme oluşturma işlemini tamamlamalı daha sonra tahsilat listesi içerisinde bilgilerini göndermelisiniz. Eğer sözleşme oluşturma işleminde sorun yaşıyorsanız çalışanınız için iletilen kimlik bilgileri (TC kimlik numarası ve doğum tarihi) uyumsuz ya da cep telefonu/e-posta bilgilerinden birisi eksik olabilir. Bu bilgileri düzelttiğiniz takdirde sorun çözülmüyorsa numaralı AvivaSA İşveren Destek Merkezinden yardım alabilirsiniz. Time-out hatası alıyorum ne yapmalıyım? Eğer AvivaSA ya başvuru veya tahsilat dosyası gönderme işlemi sırasında erişim hatası alınıyorsa geçici olarak sistemsel hatayla karşılaşılmış olabilir. Normalde AvivaSA sistemleri 24 saat online dır. Ancak bu şekilde beklenmeyen bir durumla karşılaşıldığında kısa bir süre bekleyerek ilgili işlemleri tekrar deneyebilirsiniz. Sorun 1 saatten uzun sürdüğü durumda numaralı AvivaSA İşveren Destek Merkezinden yardım alabilirsiniz. 19

20 Bir çalışanım %3 ün üzerinde bir kesinti istiyor ne yapmalıyım? Çalışanlarınız için kesilebilecek minimum tutar brüt maaşının %3 olduğu SGK mevzuatı gereği resmi kurumlarca belirtilmiştir. Ancak çalışanlarınız talep etmesi durumunda ilgili döneme ait brüt maaşının %3 ünden fazla kesinti yapılmasını talep edebilir. Bu durumda belirtilen kesinti oranında ilgili tutar hesaplanarak tahsilat dosyası içerisinde gönderilebilir. Tahsilat dosyası tutarını havale/eft ile gönderdim ancak çalışanların hesaplarına henüz aktarımlar yapılmadı ne yapmalıyım? Logo üzerinden ilettiğiniz tahsilat dosyanıza ait toplam tutarı AvivaSA hesaplarına iletmeniz durumunda tahsilat dosyanız mesai saatleri içerisinde iletildiyse aynı gün, değilse ilk iş günü içerisinde onaylanacaktır. Tahsilat dosyanız onaylandığında veya red olması durumunda anlık olarak tahsilat dosyanız hakkında maili ile bilgilendirileceksiniz. Mail ile bilgilendirilme sonrasında ilgili tutarlar 2 iş günü içerisinde çalışanlarınızı otomatik katılım sözleşmelerine aktarılarak yatırıma yönlendirilmektedir. Çalışanlarınız arasından otomatik katılım sözleşmesine cayma veya çıkış işlemi yapmış katılımcılar için iletilen tutarlar ise 2 iş günü içerisinde katılımcıların hesaplarına iade edilir. İki farklı emeklilik şirketi ile çalışıyorum modülü her ikisi için de kullanabilir miyim? Evet birden fazla emeklilik şirketiyle çalışılabilir. Ancak çalışanlarınıza ait veri bütünlüğünün bozulmaması, IK personellerinizin iş yapış şekillerinin sadeliği açısından bunu önermiyoruz. Bu durum hangi çalışanlarınızın hangi emeklilik şirketi üzerinden başvuru ve tahsilat işlemi gerçekleştireceğinizi ayrımanız ve işlem takibi açısından sorunlar oluşturabilir. Birden fazla emeklilik şirketiyle çalışmanız durumunda Logo ekranlarının nasıl kullanılacağıyla ilgili Logo danışmanlarınızdan destek alabilirsiniz. 20