Enterprise Resource Planning (ERP) hakkında kısaca bilgi verebilir misiniz? ERP nin kurumlar için gerekliliği ve önemi nedir?

Transkript

1 Referans Özel Atila Zeybek Model Business Solutions Genel Müdürü Enterprise Resource Planning (ERP) hakkında kısaca bilgi verebilir misiniz? ERP nin kurumlar için gerekliliği ve önemi nedir? Kurumların stratejik disiplin ve yönetim aracı olan ERP sistemi, vücudumuzun sinir sistemi kadar gerekli ve önemlidir. İşletmeler, uyarlama sonrasında, tüm iç ve dış ticari işlemlerini, yeni sinir sistemleri haline gelen ERP ile yönetmeye başlıyorlar. Doğru yönetmenin ve planlamanın yanında, sipariş, ürün, ürün grubu, yönetim birimi bazında gerçekleşen maliyetlerin, gelir-gider kalemlerinin pivot analizleri sonucunda alınan doğru kararlar sayesinde, kısa zamanda giderlerde azalma ve gelirlerde artış sağlanıyor. Tekrarlı ve kişilere bağlı işlemler ortadan kalkıyor, ortaya çıkan kurumsal hafıza sayesinde günlük işlemlerin takibi problem olmaktan çıkıyor ve personel kaynağı daha verimli kullanılıyor. Verileri elde etme ve raporlama zorlukları aşıldığından, yetkili yönetici zamanının önemli bir bölümünü kontrol, analiz ve karar verme yönünde kullanabilir hale geliyor. Küreselleşmeyle birlikte giderek artan rekabette ERP uygulamaları işletmelere ne gibi farklılıklar katıyor, bu uygulamaların firmadaki verimliliğe etkisi nedir? İş süreçlerinin takibinde ERP kullanan kurumlar şu avantajlara sahip oluyor: Kurum içindeki finansal bilgilerin entegrasyonu: Tüm departmanlarda oluşan finansal bilgilerin tek bir çatı altında takip ve kontrol edilebilmesi Müşteri siparişlerinin alınışından, üretim ve teslimine kadarki sürecin entegrasyonu sayesinde satış, satınalma, üretim ve sevkıyat departmanlarının koordinasyonu İmalat süreçlerinin standartlaştırılması ve hızlandırılması Atıl stok miktarının azaltılması, böylece maliyetlerin azaltılması İnsan kaynakları bilgilerinin standartlaştırılması İş süreçlerinde iyileşme Fonksiyonel iş süreçleri arasında koordinasyon Operasyonel kararlarda iyileşme ve veriye kolay ulaşım BT altyapısının tek sistem altında toplanması ve veriye kolay ulaşım İş sistemlerini basitleştirmek ve standartlaştırmak Eskimiş ve her biri bağımsız çalışan sistemleri yenileyip entegre etmek Tüm kurumda kullanımı kolaylaştıracak tutarlı, mantıklı ve ortak arayüz 1 / 5

2 İşletme maliyetlerinde azalma beklentisi Arka planda yürütülen işlemlerin otomasyonu Stratejik kararlarda iyileşme beklentisi Coğrafi olarak birbirinden uzak birimler arası koordinasyonu sağlamak Müşteriler ve tedarikçilerle olan iletişimi güçlendirme İş süreçlerine müşterinin katkısının artırılması Etkin bir e-ticaret altyapısı kurmak Departmanlar arasında sıkı bir iletişim altyapısı ve bu sayede birbirlerinden bağımsız değil birlikte hareket etmek ERP yazılımlarının sektörlere göre seçim kriterleri nasıl belirleniyor? ERP uygulamalarında ne gibi sorunlar yaşanıyor ve bu sorunlara yönelik çözüm önerileriniz nedir? ERP alırken dikkat edilmesi gereken hususları başlıklar halinde şu şekilde sıralayabiliriz: Öncelikle ERP altyapısının, işletme yönetimi nezdindeki stratejik önemi üzerine araştırma yapılmalı ve bu önemi yansıtan bir proje bütçesi planlanmalıdır. ERP ihtiyacı test edilmelidir. Bunun için şu kontrol listesi faydalı olabilir: o Hızlı ve kontrol edilemeyen büyüme o Kurumun gerçek finansal performansının bilinememesi o Bilinmeyen ya da yanlış işçi maliyetleri o Stokların üretim ihtiyaçlarını tutarlı bir şekilde karşılayamaması o Önemli bilgilerin elde edilmesi için uzun çabalar harcanması o Müşterilerde yanlış beklentiler oluşturulması o Teslim tarihlerinin sürekli gecikmesi o Operasyonel performansın bilinememesi o Mevcut sistemin gelişimi engellemesi o Üretim gereksinimlerinin herhangi bir doğruluk seviyesinde belirlenememesi ERP proje seçim ekibi oluşturulmalı ve bu ekibin bünyesinde kurumun işleyişine hakim üyeler bulunmalıdır. Kurum içindeki tüm kaynaklar analiz edilmelidir: personel, teknoloji, iş akışları, performans ölçümleri. Seçim sürecinde en etkili olacak fonksiyonel ve teknik kriterler belirlenmelidir. Anahtar teslimi bir çözüm mü, yoksa sabit bir lisans bedeli ve akabinde gerçekleştikçe uyarlama bedeli şeklinde mi bir teklif beklenildiğine karar verilmelidir. Başarısızlık riski yüksek, gizli maliyetler içeren düşük tekliflerden kaçınılmalıdır. Sonuçta, toplam sahip olma maliyeti hesaplanmalıdır. Mevcut donanım ve işletim sistemi altyapısının durumu gözden geçirilmeli ve buradaki yenileme ihtiyaçlarının maliyeti dikkate alınmalıdır. ERP projesinin işletme var oldukça devam edecek bir proje olduğu, ilk canlı kullanıma geçişten sonra da tedarikçi firma ile lisans veya proje bedeli üzerinden belirli bir yüzde ile yıllık bakım/destek anlaşması yapılmasının faydalı olacağı unutulmamalıdır. Daha fikir aşamasından başlayarak ERP projesi ile ilgili kurum içi iletişime büyük önem verilmelidir. Özellikle kullanıcıların, bilgileri fısıltı gazetelerinden değil, bilhassa yönetimden almaları sağlanmalıdır. Uzun listeye aldığınız tedarikçiler gerekli fonksiyon kriterlerine göre elendikten sonra kısa 2 / 5

3 liste 2-3 firmaya düşürülmelidir. Bu firmalardan demo talep edilmeli ve demolar esnasında, tedarikçi firma danışman ekibinin iş süreçleri hakkındaki bilgi seviyesini sınayacak şekilde sorular sorulmalıdır. Güçlü referanslar aranmalı ve mutlaka yerinde referans ziyaretleri yapılmalıdır. Eğer fonksiyon listesinde varsa, ufak geliştirme taleplerinde bulunulmalıdır. Başarısız ERP uygulamalarının nedenleri nelerdir? ERP projelerinin başarıya ulaşma oranı, ülkemizde yurtdışına kıyasla biraz daha düşük. Bunun en büyük nedeni, temel ihtiyaç analizinin iyi belirlenememesi, yönetici seviyesindeki kişilerin ERP disiplinini, ticari program ile karıştırmaları ve ERP nin işletmelerinin sinir sistemi anlamına geldiğini fark edememeleridir. İşletmelerde, organizasyonların kurumsallaşması ile kurumsal disiplin uygulamalarına geçiş aynı anda hedeflenmektedir. Bu yaklaşım, yöneticiler, kullanıcılar ve uyarlayıcı firma için, ERP uyarlama süreçlerini zorlaştırmaktadır. Firmalar, programı alırken ne beklediklerini tam olarak ortaya koyamıyorlar. Analiz yapılırken istekler net olarak belirtilmediği için, sonrasında karşılıklı birçok sıkıntı yaşanabiliyor. İşletmeler, kurumsallaşma faaliyetlerini takip eden bir ERP uyarlama sürecini hedeflemelidir. Böylece, ERP üzerinde takip edilecek iş süreçleri ve bu süreçlerden beklenen çıktılar daha net olacak ve uyarlama esnasında zaman kaybı minimuma inecektir. Türkiye de firmaların kurumsal kaynak planlamaya bakışı nasıl? Özellikle KOBİ ler ERP uygulamalarından yeterince faydalanıyorlar mı? KOBİ lerimizin çok düşük bir yüzdesi ERP sistemine geçiş yaptığından ve bunların içinde başarılı bir uyarlama süreci yaşayanların sayısı az olduğundan, yeterince fayda sağlandığını söyleyemeyiz. Türkiye de kuruluşların ERP kullanma oranları nedir? Avrupa ile kıyas edebilir misiniz? Donanım ağırlıklı gelişen, 5 milyar dolar büyüklüğündeki BT pazarımızda, toplam kurumsal yazılım oranımız yüzde 10 un altında seyretmeye devam ediyor. Bu oran, yolun çok daha başında olunduğuna işaret ederken, yazılım ve hizmet alanında büyük bir potansiyele sahip olduğumuzu da gösteriyor. Gelecek yıllarda Türkiye'deki ERP yazılımını kullanım oranının artacağını söyleyebilir miyiz? Uyarlama esnekliğine, kullanım ve öğrenim kolaylığına sahip; sağlam bir altyapı üzerinde çalışan ve tecrübeli bir ekip tarafından desteklenen; müşteri ilişkileri yönetimi, tedarik zinciri yönetimi, operasyonel planlama, dış uygulamalarla entegrasyon ve esnek veri analizi araçlarına sahip; açık kaynak kodlu ERP çözümlerine ihtiyaç artıyor. 3 / 5

4 Peşpeşe yaşanan krizlerin kontrolü, iç ve dış operasyonların kontrol ve denetimi, stok yönetimi, maliyet, kârlılık ve stratejik karar destek altyapılarının önemi konusunda işletme yöneticilerimizi daha hızlı bilinçlendirdiğinden, ERP kullanım oranının artacağını söyleyebiliriz. Türkiye de ERP uygulamalarını geliştirmek için neler yapılmalı? Kısaca değinir misiniz? Türkiye deki ERP potansiyelini canlandırabilmek için, üniversitelerimize, sektörümüzdeki sivil toplum kuruluşlarımıza, odalara, devlet kurumlarımıza ve ulusal yazılım sanayimizin iddialı kuruluşlarına önemli görevler düşüyor. Bir yandan, işletme yöneticilerimizin ve yönetici adaylarımızın kurumsal disiplin bilincini geliştirmeli, bir yandan da çok sayıda başarı hikayesi yaratmalıyız. İçinde bulunduğunuz sektörle ilgili orta ve uzun vadeli beklentilerinizi aktarır mısınız? Size göre gelecek süreçte firma sayısı, iş hacmi, sektörel yapılanma gibi alanlarda ne tür değişiklikler ve gelişmeler olacaktır? Bu anlamda büyümeyi tetikleyecek unsurlar nelerdir? Mevcut küresel ve yerel durgunluğun etkisiyle küçülme eğilimi sergileyen pazar, KOBİ lerimize, rekabet zorlukları nedeniyle, maliyetlerini daha doğru takip etme baskısı yaratıyor. Bu baskı, kriz koşullarında dibe çarpmanın ardından, kurumsal pazarda genişlemeyi tetikleyebilir. Normal koşullarda yazılım ve hizmet oranlarının donanım payına yaklaşması beklenir. Sektörde yaşanan sorunlar neler? Sizin sorunlar karşısındaki çözüm önerileriniz nedir? Program olarak ERP fonksiyonalitesine sahip olsa bile uyarlama çalışmalarının bir ERP uyarlaması şeklinde yapılmıyor olması, başka bir deyişle düşük danışmanlık kalitesi, ERP projelerinin başarısını etkileyen en önemli unsurlardan biridir. Dolayısıyla, ERP çözümü sunma iddiasındaki şirketlerin danışmanlık hizmetini küçümsemeleri, başarısız projelere davetiye çıkarıyor. ERP pazarındaki oyuncuların, danışmanlık hizmeti iş tanımı ve baz fiyatı konusunda ortak bir anlayış belirlemeleri gerekmektedir. Ayrıca, ERP kullanmak isteyen şirketlerde ERP proje deneyimi olan yönetici eksikliği de ERP projesinin ve danışmanlık hizmetinin hafife alınmasına zemin hazırlıyor. Bu yaklaşım, yetersiz bütçe öngörüsüne neden olurken, başarısızlık riskini artırıyor. Üniversitelerde özellikle ileride çalışacakları işletmelerde ERP kullanma potansiyeli olan öğrencilere, ERP nedir, ne işe yarar, nasıl seçilir ve ERP projeleri nasıl yönetilir gibi önemli konularda literatür bilgisi şeklinde bile olsa bilgilendirme yapılması çok faydalı olacaktır. ERP'nin Türkiye'de yazılım pazarından aldığı pay nedir? Türkiye de ERP pazarının büyüklüğünün, 2000 yılında 20 milyon dolar, 2002 de 25 milyon dolar civarında olduğu, 2008 yılında ise milyon dolar civarına eriştiği tahmin ediliyor. ERP pazarının her yıl yaklaşık yüzde 15 civarında büyüme potansiyeli olduğu gözleniyor. Son dönemde özellikle KOBİ lerin ERP yazılımlarının faydalarını keşfetmeye başlaması ve henüz bu farkındalıkta olup ERP kullanmaya başlamamış pek çok KOBİ nin bulunması, Türkiye ERP 4 / 5

5 pazarının hâlâ büyüme potansiyeline sahip olduğunu gösteriyor. Ekonomik kriz, ERP sektörünü nasıl etkiledi? Belirsizlik dönemlerini kontrollü ve güven içinde geçirebilmek için, işletmelerimizin, başarılı bir şekilde uyarlanmış, sağlıklı bir şekilde işleyen Kurumsal Kaynak Planlaması altyapısına sahip olmaları gerekiyor. Benzer durumlarda, bedeli yüksek yatırımlar bir süre ertelenebiliyor; fakat, işletmelerin yönetim omurgasını oluşturan, stratejik karar destek altyapılarına yatırımların ertelenmesi, erteleme sürecinin verimsiz değerlendirilmesi ile sonuçlanıyor. Eklemek istedikleriniz varsa... Bütün dünya ciddi bir ekonomik kriz yaşıyor. Gelirlerin azaldığı, kâr marjlarının düştüğü dönemlerde, maliyetlerin doğru takibi ve stratejik analizler ile doğru kararların alınması daha da önem kazanıyor. Bu da ERP sistemi ile mümkün oluyor. 5 / 5