Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

Transkript

1 Doküman Yönetim Sistemi Nedir? Bir kurum için en önemli deerlerden biri arividir. Kurum içi ya da kurum dıı evrakların içindeki bilgilerin nasıl saklandıı, nasıl ve ne kadar çabuk eriildii ve tekrar kullanılıp kullanılamadıı ise arivin ne kadar deerli olduunu belirleyen unsurlardır. Çoumuz için ariv sadece evraklar ve klasörleri çarıtırır ancak pek çok kurum için ariv kaıt evrakların yanında fotoraf, ses kaydı, video, elektronik posta ve dokümanlar gibi saklanması gereken dier dosyaların da bulunduu bir bütündür. te bu nedenle tüm bu deerli bilginin doru ekilde ilenmesi, saklanması ve deerlendirilebilmesi için bir doküman yönetim sistemi (DYS)gerekmektedir. Günümüzde özellikle kurumsal firmalar ve kamu kurulularında doküman yönetim sistemi vazgeçilmez bir gerekliliktir. Her gün binlerce dokümanın üretildii, ilendii ve saklandıı bir ortamda kayıplar, zamanında gereken bilgiye ulaamama ve dolaım sorunları büyük maliyetlere neden olmaktadır. te doküman yönetim sistemi de dokümanın ve bilginin ekli ne olursa olsun onu en uygun ekilde ileyip saklamak ve arandıında isim, konu, tarih, yazar, müteri, ilgili gibi türlüayrıntıda bilgilerle ulaabilmek için kullanılan sistemdir. Elektronik doküman yönetim sistemleri bunlara ek olarak dosyaların içeriinden indekslenmemi metinleri de bulmak gibi harika bir özellik sunar. Neden Doküman Yönetim Sistemi Kullanılır? leri verimli kılmanın temelinde bilginin zamanında ve doru kullanımı yatar. Bir kurumun en deerli bilgileriyse arivinde bulunur. Fiziksel bir arivde eer kaıt belgeler ve dier dokümanlar uygun bir ekilde organize edilmi ve iyi tasarlanmı profil kartlarıyla saklanmısa eriimde fazla güçlük yaanmaz ancak eer aynı analiz ve düzen bir elektronik doküman yönetim sistemiyle uygulanırsa tüm bu doküman üretme, saklama ve bulma ilemleri yüzlerce kat hızlanır. Bir doküman ki bu kaıt evraklar gibi elektronik dosyalar da olabilir, türlü ilemlere tabi olabilir. Tiplerine göre dilekçe, yazıma, bildiri gibi evraklar, çizim, mektup, kullanım kılavuzu, fotoraf, faks, teknik çizim, sunum, katalog gibi çeitlerde ele alınabilir. Genellikle dokümanlar aaıdaki ilemlerle kullanılır : Kaydetme Dıarıdan gelen bir doküman eer kaıt ise taranarak, elektronik ise dönütürelerek ya da elektronik ortamdakiler dorudan sisteme alınır. Doküman yeni bir evrak olarak sistemin içinde bulunan editör ile de yaratılabilir. Yaratılan ya da gelen evrak profil bilgileri girilerek sisteme kaydedilir. Deitirme Yeni gelen ya da dolaımdaki bir dokümanın kullanım yerine göre deitirilmesi gerekebilir. Örnein; bir kurum satın alma artnamesi hazırlıyorsa her bölüm kendi ile

2 ilgili kısımları hazırlayarak dokümanı son haline getirir. Bu da aynı doküman üzerinde deiiklikler yaparak gerçekleir. Arama Bulma Bir doküman yönetim sisteminin en büyük katma deerilerinden biri arama ve bulma ilemidir. Milyonlarca farklı türden dosyanın bulunduu bir sitemde profil bilgilerinde mevcut isim, müteri, kurum, tarih, yazar, ilgi gibi alanlara göre arayıp istenen belge ya da belgelere ulamak birkaç saniye alan bir ilemdir. Bunun yanında elektronik olmayan bir arivleme düzeninde mümkün olmayan bir arama daha mevcuttur; tam metin arama. Bu ekilde dokümanların içeriinden istenen metin parçaları aranıp bulunabilir. Görüntüleme Arivdeki ve dolaımdaki dokümanlar, belirli güvenlik kriterlerine göre ilgililer tarafından görüntülenmek durumundadır. Doküman üzerinde deiiklik yapılmasını gerektirmeyen; önceden yazılmı bir dokümanı okuma, onay için gelmi bir dokümanı onaylama gibi durumlarda, dokümanı üreten uygulamaya (örn: Word, Excel, AutoCAD vs) gerek olmadan dokümanın yönetim sisteminin içerisinden görüntülenebiliyor olması sistemin kullanırlıını büyük ölçüde artıracaktır. Kopyalama Elektronik doküman yönetim sistemi kullanmayan bir kurumda evraklar fotokopi makinesiyle çoaltılarak kopyalanır. Eer bir evrakın kurum çapında ve tüm bölümlere daıtımı söz konusu ise yüzlerce ve belki de binlerce kopya oluması mümkündür. Kopyalama tüm doküman yönetim sistemleri tarafından kolaylıkla yapılan bir ilemdir. Öte yandan eer elektronik doküman yönetim sistemi kullanılıyorsa kopyalama ilemi ilgililere birer balantı göndermekten ibaret hale gelebilir, evrakın kopyalarının fiziksel olarak üretilmesine gerek kalmaz. Bu ilem hem iletim sorunlarını ortadan kaldırır hem de arivin gereksiz yere büyümesini engeller. Maliyeti azaltmaya olan yararı ise tartıılmaz! Yazdırma Kaıt olarak sistemin dıında bir yere gönderilmek istenen ya da baka bir amaçla fiziksel olarak ihtiyaç duyulan dokümanlar sistemin eriimde bulunan yazıcılar aracılııyla yazdırılır. Böylelikle belgenin orijinal fiziksel haline eriip fotokopisini çıkartmak gerekmez. Versiyonlama Doküman dolaımdayken üzerinde çeitli deiiklikler yaplabilir. Bu deiikliklerin her adımı farklı birer doküman olarak deil aynı dokümanın farklı veriyonları olarak ele alınır. Bu ekilde bir dokümanla ilgili rapor alındıında her adımda ne deiiklik yapıldıı izlenebilir. Karılatırma Bir dokümanda yapılan deiiklikleri, eer doküman pek çok sayfadan oluuyorsa izlemek fazlasıyla zor hale gelebilir. Bunun için doküman yönetim sistemi otomatik bir

3 karılatırma olanaı sunar. Otomatik karılatırma ile farklı versiyonlar arasındaki deiiklikler ve bunları kimlerin yaptıı kolaylıkla izlenebilir. Faks Bir kurumun gelen ve giden evrak trafiinde önemli yerlerden birini tutan faksla haberleme, eer bir faks yönetim sistemi kullanılıyorsa doküman yönetiminin de önemli bir parçası haline gelir. Baarılı bir doküman yönetim sistemi evrakların otomatik arivlenmesi ve arzu edildiinde otomatik fakslanmasını salar. Eer sistemde bir OCR ya da ICR aracı varsa, gelen faksın içeriine göre de arivleme yapılabilir. Elektronik Posta Internet in ve elektronik posta ile haberlemenin i hayatının bir parçası haline geldii günümüzde elektronik postalar ve bunlarla birlikte taınan dokümanlar da gelen giden evrakın önemli bir kısmını oluturur. Aynı faksta olduu gibi elektrnik postalar da içerii indekslenerek, geldii yere göre, gönderen adrese göre vb. otomatik olarak arivlenebilir. Bir kez sisteme giren posta da doküman yönetim sisteminin bir parçası olur. Akıı Balatma Sisteme herhangi bir yoldan giren bir doküman bir i akıı balatabilir. Bu i akıı bir teklif oluturma, bir ikayet dilekçesi yantlama, bir satın alma sürecine ilikin artname oluturma gibi herhangi bir i olabilir. Bu ekilde evrakın dolaımı, iin geliimi ve sonuçları doküman yönetim sisteminin kontrolünde olur. Birletirme Doküman yönetim sistemi tarafından kullanılan bir doküman tek baına yeterli olmayabilir. Örnek olarak; bir satınalma dokümanına satın alınan malın faturası eklenebilir. Bu ekilde dolaımdayken birlikte bulunması gereken dokümanlar birletirilir. Birletirilen dokümanlar tek bir evrakmı gibi kullanılır. Dokümanın yaam çevrimi bittiinde ise istendii takdirde ayrılabilir ya da arive birlikte kaldırılabilir. Dönütürme Büyük bir arivde tüm dokümanlar aynı tip ve biçimde bulunmaz. Dokümanların bir biçimden dier bir biçime dönütürülmesi gerektiinde doküman yönetim sistemi bu dönüüm ilemini sisteme yüklü araçları kullanarak yapar. Koruma Secure Bir arivde standart yazımalar ve herkese açık evrakların yanında yüksek güvenlik gerektiren ve çok gizli olarak sınıflandırılan evraklar da bulunabilir. Doküman yönetim sistemi ariv ile kullanıcı arasındaki güvenlik katmanı görevini de üstlenir. Bir doküman sisteme alınırken ister otomatik arivlensin isterse bir kullanıcı tarafından girilsin, kullanım yetkileri verilmelidir. Bu ekilde kimlerin görüntüleyebilecei, kimlerin deitirebilecei ve dokümana yapılacak dier ilemler yetkilendirilir. Sıkıtırma

4 Elektronik bir ariv oluturmanın faydalarının baında belki de kaıt belgelerin kapladıı depolar dolusu alana ihtiyaç olmaması gelir. Klasörlerin yerini dizinler, dolaplarınl yerini diskler, rafların yerini teyp sürücüler alsa da elektronik dokümanlar da belirli bir yer kaplar. te bu nedenle iyi bir doküman yönetim sistemi hem arivdeki dosyaları saklarken ve hem de özellikle geni alan alarında dokümanları iletirken sıkıtırma uygular. Bu ekilde dokümanlar ve ilgili bilgiler normalde boyutlarından daha az yer kaplarlar. Bu hem yerden tasarruf salarken hem de iletiimin daha çabuk ve ucuz olmasına yol açar. Not Alma Çou zaman okuduumuz bir kitabın ya da bir belgenin yanına not düeriz. Bunlar kendimiz için olduu gibi o belgeleri okuyacak dierleri için de birer açıklayıcı olarak son derece faydalıdır. Doküman yönetim sisteminde de bu ihtiyacı karılamak amacıyla annotation adı verilen bir not alma yöntemi kullanılır. Bir elektronik doküman yönetim sisteminde alınan notlar farklı katmanlarda ele alınır. Bu ekilde not alma ilemi bir dokümandaki belirli paragrafların üzerini kapatıp bu not katmanındaki kullanım yetkilerini ayarlayarak güvenlik amacıyla da kullanılabilir. Daıtım Arivlenmi bir evrak her zaman tozlu bir rafın bir köesinde ya da bir diskin uzak sektöründe kalacak diye bir kural yoktur; evraklar bazen daıtıma sokulur ve bu birçok kullanıcıya aynı anda olabilir. Daıtım, postayla yapıldıı gibi aynı belgenin binlerce kopyası çıkartılarak zarflanmak suretiyle yapılmak zorunda deildir. Daıtım listesine gönderilen birer balantı ile aynı anda tüm liste kullanıcılarının aynı dokümana eriimi mümkündür. Uzaktan Eriim Internet e balantılı bir elektronik doküman yönetim sistemi kullanıyor olmanın klasik bir ariv kullanmaya kıyasla pek çok avantajı vardır ama uzaktan eriim beki de bunların baında gelir. Uzaktan eriim özeliklerini kullanarak akam evinizdeki bilgisayarınızla ofisinizdeki sisteme güvenli bir giri yaparak siz yokken gelmi bir belgeyi inceleyebilir, üzerinde deiiklikler yapıp i arkadalarınıza gönderebilir ve hatta ofisteki bir yazıcıdan çıktı alabilirsiniz. Ariv Doküman yönetim sisteminde i akıı sona eren ve saklanması gereken dokümanlar hiyerarik yapıda bir arive kaldırılır. Ariv sistemi hızlı ve sık eriilen dosyaları balı disklerde saklarken, eski ve az kullanılan dosyaları daha ucuz olan teyp depolama sistemi gibi medyalarda saklar. Benim bir doküman yönetim sistemine ihtiyacım var mı? 1. Kurum ya da kuruluunuzdaki herhangi bir üye bir dierinin ürettii dokümana kolayca ulaabiliyor mu? 2. Eer anında ulaamıyorsa istedii dokümanı bulması ne kadar sürüyor?

5 3. Ekip üyelerinin doküman ihtiyacının sıklıı nedir? 4. Biz dizi belgeyi listeleyip sadece isimlerine bakarak içeriklerini tam olarak bilebilir misiniz? 5. Tüm dokümanlarınızın isimleri ile müteriler açıkça anlaılacak ekilde ilikilendirilmi durumda mı? 6. çerii kolayca tahmin edebiliyor musunuz? 7. Dokümanlarınız istisnasız ve kesintisiz bir ekilde etiketlenip saklanıyor mu? 8. Bilgisayar aınızda ya da ofisinizin içinde daılmı bulunan dokümanları kolayca toparlayıp sınıflandırabiliyor musunuz? 9. Tüm belgelere, fiziksel konumlarından, ilgili konu ve ekilden baımsız olarak ve tek bir noktadan eriebiliyor musunuz? 10. Her bir sorumlu personelin ya da yöneticinin bulunduu konum ya da rolden herhangi bir çeit belgeyi (tablo, grafik veri, yazıma, resim, veritabanı bilgisi, web sayfası vb.) görmesini salayabiliyor musunuz? 11. Eer elektronik belgeler ve bir yazılım kullanıyorsanız bir tablo görüntülemek için önce onu grafik biçimine mi dönütürmeniz gerekiyor? 12. Tüm belgelerinize görüntüleme, deitirme, not alabilme gibi yetkiler verebiliyor musunuz? 13. Elektronik olsun ya da olmasın sisteminizde her bir dokümana kurumda bulunduu süre boyunca neler yapıldıına ilikin bilgi saklanıyor mu? 14. Artık kullanılmayan belgeler sık sık eriilen belgeler gibi saklanmaya ve yer kaplamaya devam ediyor mu? 15. Hiç belgelerinizin kaybolduu oldu mu? 16. Hiç aynı belge üzerinde birden fazla kii çalıtıı için hereyi batan yapmak zorunda kaldınız mı? 17. Herhangi bir konuya ilikin farklı bölümlere, kiilere, tarihlere ya da formata ait dokümanları aynı anda derlemeniz gerekti mi? 18. Peki ya ana bilgisayara eriimiz koptuysa? Elinizdeki doküman ne olacak? 19. Üzerinde çalımakta olduunuz bir dokümanın ıslak imzalı haline anında ulamak isterseniz bunu yapabilir misiniz? 20. Üzerinde bir ekibin çalımakta olduu bir belgeniz var ve siz hanginizin elindekinin geçerli kopya olduunu bilmiyorsunuz! Baınıza geldi mi? Eer bu soruların bir kısmına bile yanıt verirken zorlanıyorsanız doküman yönetim sistemine ihtiyacınız var demektir. Doküman Yönetim Sistemi benim dokümanlarıma ne yapacak? Hiçbir ey! Öncelikle doküman yönetim sistemi dokümanlarınız için deil kullanıcılarınız ve dier personeliniz içindir, iiniz ve kurumunuzun hızlı ve verimli çalıması içindir. Doküman yönetim sistem size kurumunuzun bsahip olduu tüm bilgilere baından sonuna sahip olma olanaını verir. Bir kurumun bilgilerinin çou ne yazık ki tasniflenmemi ve zayıf yönetilen birimlerde tutulmaktadır ve bunların baında da dokümanlar gelmektedir. Dokümanlarınızın kontrolünü elinize aldıınızda kurumunuzun en önemli deerine de sahip olacaksınız demektir.

6 Doküman yönetimi bir organizasyondaki insanların yönetimi gibi geni uygulama alanı olan disiplinlerarası bir yaklaımdır. Gerçek bir elektronik doküman yönetim sistemi size aaıdaki hizmetleri salayacaktır : Kataloglama ve saklama Yerel ve geni alan destei Belgelere eriim ve eriilmezlik güvenlii Hızlı ve tam metin arama Farklı formatta belge görüntüleyebilme Ariv Versiyon kontrolü Tarihçe ve dokümanın yaam çevrimi Kullanma hakkı kontrolü (Check-in/Check-out) Belge akıı ve ilikilendirme Kataloglama ve saklama Kataloglama ve saklama doküman yöetimini anlayıının temelidir. Aslında dokümanların içeriklerini hızlı eriime hazır hale getirmek olarak bakılabilir. Doküman yönetim sistemini ve içindeki tüm belgeleri bir kütüphane kabul edersek kataloglama, kitap kiralarken arama yapılan kartotekslere yazılan özet bilgidir. Buna profil bilgileri denir. Profil bilgilerine genelikle dokümana en çabuk ulaılmasını salayacak bilgiler yazılır; konu, dokümanı yaratan, tarih, balık, açıklama vb. Yerel ve geni alan destei A destei özellikle tek noktadan yönetimi kolaylatırması ve ister bir ofiste isterse dünyaya yayılm bir organizasyonda olsun tüm kullanıcılara farkında olunmaksızın belgelere ulaım salaması açısından vazgeçilmez bir unsurdur. Gelimi bir doküman yönetim sistemi geni alanda kullanım söz konusu olduunda sıkça kullanılan dokümanların yerel kopyalarını hazırlayarak hızlı ve verimli çalıılmasını salar. Bu özellik aynı zamanda a balantısının kopması durumunda da ilemlerin kesintiye uramaması için gereklidir. Elbette tekrar balantının salanması durumunda ya da belgelerin güncellenmesi gerektiinde veritabanı ve belgelerin senkronizasyonu salanır Belgelere eriim ve eriilmezlik güvenlii Kurumunuzdaki her birim, tüm belgelere canları istedikleri zaman eriemiyorlar deil mi? te elektronik doküman yönetim sistemi de size, kurumunuzdaki hiyerarik yetkilendirmeye dayalı eriim kurallarını arivinize uygulamanızı salar. Her bir doküman için kullanıcı, grup, departman ya da rol bazında yetkiler verebilirsiniz. Bu yetkilerndirme belgeleri görüntüleme, deitirme, yaratma, onaylama eklinde olabilir.

7 Hızlı ve tam metin arama yi bir doküman yönetim sistemi kullanıcılara saklanan bilgiye kolayca eriim ve detaylı arama olanakları sunar. Özellikle tam metin arama temel özeliklerden biridir. Profil bilgilerine kolayca girilemeyecek bilgileri bulmak için de vazgeçilmez bir unsurdur. Kullanıcılara rahatça, belgelerin içeriini sorgulama ve bilgi kaybetmeksizin arivin tamamına eriim olanaı salar. ndekslenmi bilgilere eriim ise çok hızlı yapılabilir. Özellikle profil bilgilerine yazılmı olan anahtar sözcükler ve dier indeks kriterleri sorgulandıında milyonlarca doküman ve klasör içinde aranılan gerçek belge ve bilgiye saniyeler içinde eriilebilir. Farklı formatta belge görüntüleyebilme Kurumsal bir doküman yönetim sistemleri çözümü sadece bir çeit dokümanla çalımak üzere tasarlanmamıtır. Bir kurumda taranıp sayısallatırılan kaıt belgeler olduu gibi farklı kelime ilemciler tarafından hazırlanan dosyalar (WORD belgeleri gibi), tablolar (EXCEL belgeleri gibi ) ve farklı tiplerde görüntü dosyaları da bulunacaktır. Tüm bu farklı belge ve dosyalar aynı sistemin arivinde bulunduundan görüntüleme sorumluluu da aynı doküman yönetim sistemindedir. Herhangi bir arama sonucunda bulunan dokümanların tamamı doküman yönetim sisteminin istemcisi tarafından görüntülenir. Tipik bir doküman yönetim sistemi yüzün üzerinde farklı tipte dosyayı görüntülebilir. Ariv Ariv, dolaımdan kalkan evrakların saklandıı ortamdır. Doküman yönetim sisteminin buradaki görevi ne kadar eski olursa olsun saklanmı bulunan evraklara da eriilmesini salamaktır. Kullanıcılar arama yaparken gelmi geçmi tüm evrakları ararlar. Bulunan evraklar nerede olursa olsun kullanıcıya görüntülenir. Eer evrakların fiziksel haline ulaılmak isteniyorsa fiziksel arivdeki yerine de ulaılabilir. Dokümanların otomatik arivlenmesi de mümkündür. Bunun için otomatik arivlenme ve buna ilikin çevrim süresinin seçilmi olması yeterlidir. Ariv, fiziksel olarak nasıl belirli bir düzende saklanıyorsa elektronik ortamda da aynı düzende saklanabilir. Bunun için; özellikle proje amaçlı bir arada görülmesi gerekenler organize edilmi klasörlerde saklanarak, aynı amaca hitap eden dokümanlara hızlı ulaım salanır. Versiyon kontrolü Versiyon bir dokümanın anlık durumunu tarif eden hali olarak görülebilir. Kullanıcılar arasında dolaan ve deiikliklere urayan dokümanların versiyonları saklanarak geliim evreleri izlenebilir. Versiyonlama büyük deiiklikler kadar küçük deiikliklerin de kaydını tutarak ayrıntılı inceleme olanakları sunar. yi bir doküman yönetim sistemi kullanıcıları belirli kurallar çerçeversinde alt versiyonlar yaratmalarına olanak salar. Bununla birlikte

8 istenen her an eski bir versiyona dönüp kalınan yerden devam etmek de mümkündür. Bu ekilde istenen her an karılatırmalar yapılarak beklenen sonuca ulaılabilir. Tarihçe ve dokümanın yaam çevrimi Bir kurum için evraklar ve içindeki bilgiler son derece önemlidir. Bu nedenle özellikle dolaımdaki belgelerin arive kaldırılana kadarki durumları an be an kaydedilmeli ve sorgulandıında görüntülenebilmelidir. Bu ekilde herhangi bir anda kimin, hangi belgeler üzerinde ne ilemler yaptıı rapor olarak alınabilir. Kullanma hakkı kontrolü (Check-in/Check-out) Kurumların büyümesi, a yapılarının gelimesi ve organizasyonların dünya geneline kadar yaygınlamasıyla ortak arivin kullanımı ve dokümanların her yerde ve anında paylatırılması gündeme gelmitir. Fiziksel belgelerin aynı anda ve ayrı kiilere paylatırılması mümkün deilken elektronik arivde böyle bir kısıt söz konusu deildir. Paylaım sırasında ise çok önemli bir soru ortaya çıkmaktadır; bir doküman birden fazla kiideyse hangisinin yaptıı deiiklik geçerlidir? Bunu düzene sokmanın yolu ise bir kullanım kontrol mekanizması uygulamaktır. Check-in/check-out adı verilen bu uygulamayla bir kullanıcı bir dokümanı deiiklik yapmak üzere açtıında onu kilitleyerek dier kullanıcılara sadece görüntüleme ancak deitirememe yetkisi bırakır. Belge akıı ve ilikilendirme Herhangi bir kurumsal doküman yönetim sistemi kendi içinde bir belge akı sistemi ya da i akı sistemi bulundurmak durumundadır. Tüm kurumların kendi içlerinde tanımlı belirli i akıları bulunur. Bu i akıları mevcut personelin i tanımlarını beirlerken aynı zamanda evrakların dolaımını ve paylaımını da kurallara balar. Onay mekanizmalarını da içeren i akıları elektronik doküman yönetim sistemlerinin de kullanıcıya sunması gereken temel özelliklerden biridir. Tanımlı belge akıı sisteme giren bir dokümanın yaam döngüsü boyunca nerelerden geçecei ve neler yapılması gerektiini kurumun kurallarına göre belirler.

9 TerraDocs, yukarıda geçen özelliklerin tamamını barındıran kurumsal bir doküman yönetim sistemi ürünüdür. Yeni teknolojiler kullanılarak hazırlanan TerraDocs bunlara ek olarak farklı mimari ve yapısal özeliklere de sahiptir : Mimari özellikler - Her konum için kae sunucu (cache server) tanımlama olanaı: Bu özellik sunucular ve kullanıcılar arası dosya transfer ihtiyacını azaltıp sistemin hız kazanmasını salar. - Dokümanları ayrı ortamlarda saklama olanaı: Bu özellik sayesinde dokümanlar ekillerine ve kullanım amaçlarına göre deiik ortamlarda saklanabilir. Uzun süredir kullanılmayan dokümanlar daha yava ama maliyeti düük, sık kullanılanlar daha pahalı ama hızlı ortamlarda saklanarak bir yanda kullanım kolaylıından taviz verilmezken dier yanda da maliyetten tasarruf edilir. - emalar: Profilleri oluturan emalar sayesinde doküman tipleri kolayca tanımlanabilir ve ayrıtırılabilir. - Dı dünya ile etkileim: ERP, CRM vb dı ortamlara entegrasyon kolaylıı sayesinde, dı ortamdaki verileri de kullanarak doküman sorgulamaları yapılabilir. - Ayrıntılı güvenik seçenekleri: zin verilen ya da yasaklanan güvenlik tiplerine kullanıcı, rol ya da grup bazlı eklemeler yapılabilir. Örnein; bu dokümanı sadece müdürler görsün sekreterler görmesin ya da Ahmet Demir bu dokümanı görsün vb. - Hiyerarik güvenlik: Dokümanlara verilen farklı yetkilerin üst rollere doru kalıtsal olarak devam etmesini salar. Bu ekilde bir rol için doküman ya da klasöre verilen yetkiler rolün balı olduu dier rollere doru otomatik olarak iletilir. Bu özellik sistem ayarlarından açılıp kapatılabilir. - Ayrıntılı inceleme: Doküman, klasör gibi güvenlik atanabilen her nesne için ne zaman, kim, hangi ilemi yaptı gibi ayrıntılı kullanım notları tutulur. - Açık ve geni SDK destei: stemci ve sunucu SDK ları kullanılarak dotnet platformunda TerraDOCS a ek modüller yazılabilir, ya da dı sistemler balanabilir. - Ölçeklenebilirlik: Sistemi oluturan tüm modüller bir ya da birden fazla sunucuya yüklenerek dikey ya da yatay ekilde boyutlandırılabilir. Uygulama özellikleri - Limitsiz tanım : Limitsiz adette doküman tipi hiyerarik olarak tanımlanabilir. Bu sayede iç içe birçok doküman ya da alt doküman tipi tanımlanabilir. Bu kütüphane tanımlarında da geçerlidir. Her kütüphane için limitsiz ablon doküman tanımlanabilir. - Güvenli kullanım : Uygulamaya, kütüphaneye, klasörlere, doküman tiplerine ve elbette doküman tiplerine ayrı ayrı güvenlik seçenekleri tanımlanabilir, güvenlik ulaım hakkı ya da ulaamama hakkı olarak belirtilebilir. - Birleik dokümanlar : Dokümanın her versiyonu için birden fazla dosya kaydedilebilir ve birletirilebilir. Örnein; satı raporu dokümanı için MS Excel de bir tablo, MS Word de bir yazı ve MS PowerPoint ile bir prezantasyon tek doküman olarak tanımlanabilir. - Görüntü indeksleyici ek modülü ile imge halindeki dokümanlar da dahil olmak üzere içerik sorgulaması yapılabilir. - Ofis entegrasyonu : TerraDocs istemci modülünün akıllı versiyon kontrolü ile MS Word de düzenleme amacı ile açılmı bir doküman deiiklie uradıında otomatik olarak sisteme checkin yaptırılabilir.

10 - Gömülü uygulamalar : TerraDocs istemci uygulaması içerisinden MS Outlook gibi uygulamalar görüntülenip kullanılabilir. - Orijinali koruma : Not alma özellii sayesinde görüntü temelli dokümanlara (tif, jpg, bmp vs) orjinali bozmadan not düülebilir. - Tarama istasyonu uygulaması ile kaıt dokümanları kolayca sisteme dahil edebilirsiniz. Moreum Biliim Teknolojleri Anonim irketi Kutepe Leylak Sokak Murat Merkezi A Blok Daire 9 ili stanbul/türkye info@moreum.com tel: fax: