Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü

Transkript

1 Ankara Numune Eğitim ve Araştırma Hastanesi, halkla ilişkilerin tanıma ve tanıtma kavramlarının içinde yürütülen faaliyetlerin çoğunu gerçekleştirmektedir. Örgütü, hizmet alanlara, tedarikçilere, hizmet aldıklarına, diğer örgütlere, medyaya tanıtmak amacıyla hastane hizmetlerini anlatan ve kurumsal kimlik çalışmalarına uyularak hazırlanan broşür, kitapçık, cd, afiş ve benzeri tanıtım materyalleri halkla ilişkiler birimi tarafından hazırlanmaktadır. Hastane içinde farklı bölümlerin hazırladığı tanıtım materyalleri içerik ve biçim yönünden yine Halkla İlişkiler Birimi tarafından incelenmekte, yazım kurallarına ve kimlik çalışmalarına uygunluğu bakımından değerlendirilmektedir. Hastane içinde hazırlanacak tüm tanıtım ve duyuru materyalleri birim tarafından denetlenmektedir. Bu uygulama hastanenin kurmuş olduğu imajın sarsılmaması için de gereklidir. Ayrıca hizmet verenlere hastane ile ilgili yeni projelerin tanıtılması, planlanan yeniliklerin ve hizmetlerin anlatılması da bu kapsamda ele alınabilecek faaliyetlerdir. Planlanan yeniliklerin, değişikliklerin hastane çalışanlarına tanıtılması yeni düzen, durum ve hizmetlere adaptasyon konusunda çalışanların desteğinin alınmasını sağlar ve planlama sonucunda başarıya ulaşılmasına katkı yapar. Ayrıca bu uygulamalar, örgütsel vatandaşlık davranışı denilen; çalışanların kendini çalıştığı yere ait hissederek gönüllü olarak örgütün kültürüne uygun davranışlar göstermesini sağlar. Tanıma faaliyetlerinde hem hizmet alanlara hem de hizmet verenlere yönelik faaliyetler yürütülür. Anket formları bu amaca hizmet eden araçlardır. Günümüzde web sitelerinden de bu amaç için yararlanılmaktadır. Beklentilerin ve istenen yeniliklerin, reddedilen hizmetlerin, memnuniyetlerin, şikayetlerin öğrenilmesinde anket formlarının yanı sıra dilek ve öneri kutuları, web sitelerinin iletişim köşeleri, Halkla İlişkiler Birimine şahsen yapılan başvurulardan elde edilen bilgiler kullanılmaktadır. Ankara Numune Eğitim ve Araştırma Hastanesinde merkez bina ve semt polikliniklerinde toplam 42 adet dilek ve öneri kutusu bulunmaktadır. Bu kutular her ay açılmakta ve Halkla İlişkiler Birimine teslim edilmektedir. Halkla İlişkiler Biriminde çalışan uzmanlar tarafından her bir dilekçe tek tek incelenerek numaralandırılmakta ve içeriklerinin ayrı ayrı yazıldığı bir rapor haline 1 / 5

2 getirilmektedir. Dilekçelerin şikayet, öneri ve teşekkür şeklinde sınıflandırılarak istatistiklerinin ve özetlerinin de ayrı dosyalar halinde hazırlanmasıyla ayın raporu tamamlanmakta ve hastane yöneticiliğine sunulmaktadır. Bu rapor içinde dilek ve öneri kutularının dışında ayrıca hastanenin web sitesindeki iletişim kutusundan gelen ve her gün değerlendirmeye alınarak cevap yazılan maillerin aylık sunumu da bulunmaktadır. Hastane yöneticiliğine sunulan raporlar tüm yönetim kadrosu tarafından incelenmekte ve yapılması gerekenler dilekçe ile rapora ilgili kişi tarafından eklenmektedir. Tüm yönetim kadrosunun incelediği raporlar en son Halkla İlişkiler Birimine ulaşmakta ve raporda yer alan çözüm önerilerinin yerine getirilmesi çalışmaları yürütülmektedir. Hastane çalışanlarının motivasyonu ve paylaşımlarının artırılması için sosyal organizasyonlar yine Ankara Numune de yapılan halkla ilişkiler faaliyetlerindendir. Sağlıkla ilgili özel günlerde düzenlenen toplantılar, bayramlaşma törenleri, piknik, gezi organizasyonları, sanat kursları bu faaliyetler arasında sayılabilir. Eğitim ve araştırma hastanesi olması sebebiyle birçok ulusal ve uluslararası toplantıya ev sahipliği yapan hastanede bu toplantıların organizasyonu, basılı ve görsel malzemelerin hazırlanması, dağıtılması, ikramlar, toplantı sunumu ve toplantıya ait fotoğraf ve video çekimi, salonun ayarlanması, toplantının medyada yer alması gibi süreçler Halkla İlişkiler Birimi tarafından yapılmaktadır. Hastanede hizmet alımı yoluyla çalışan güvenlik, sekreterlik, bilgi işlem, hasta kayıt ve karşılama, yemek, temizlik hizmetleri görevlilerine yılda iki kez motivasyon, stres yönetimi, öfke kontrolü, hasta hakları, iletişim teknikleri, engellilerle iletişim, telefonla iletişim vb konu başlıklarını içeren iletişim eğitimi yine Halkla İlişkiler Birimi tarafından gerçekleştirilmektedir. Bunun yanı sıra kliniklerin eğitim merkezindeki salonları kullanımı birimin sorumluluğunda yürütülmektedir. Hizmet alanlara yönelik sosyal alanların düzenlenmesi çalışmaları ile hasta ve yakınları için 2 / 5

3 gerçekleştirilen sağlıkla ilgili konularda bilgilendirme toplantılarının organizasyonu Halkla İlişkiler Birimi tarafından gerçekleştirilmektedir. Hastaneye yeni başlayan personele oryantasyon eğitimi adı altında hastane yönetiminin katılımıyla gerçekleştirilen tanıtım ve hoş geldiniz toplantısının organizasyonu da Halkla İlişkiler Birimi faaliyetleri kapsamındadır. Bunların dışında hasta bilgilendirme eğitimlerinin organizasyonu da yine birim tarafından yapılmaktadır. ndan sonra belirleyen, denetleyen birimdir.halkla İlişkiler Birimi hastane yönetimi ile çalışanlar arasında bir iletişim köprüsü görevi kurmaktadır. Ankara Numune Eğitim ve Araştırma Hastanesinde hastane çalışanları önerilerini Halkla İlişkiler Birimi aracılığıyla yönetime iletebilmektedir. Hastanede gerçekleştirilen ve haber değeri olan organizasyonlara ait haber yazıları da birimde çalışan uzmanlar tarafından yazılmaktadır. Tüm toplantı ve organizasyonların fotoğraflanması ve kayıt altına alınması sağlanmaktadır. Hastaneye ait gazete ve derginin basılması, dağıtımı aşamasında görevler yine Halkla İlişkiler Birimine düşmektedir.hastanedeki kalite yönetim çalışmalarında Halkla İlişkiler Birimi çalışanları etkin görevler üstlenmektedir. Bir örgütteki Halkla İlişkiler Biriminin yürütmesi gereken faaliyetlerin birçoğu Ankara Numune Eğitim ve Araştırma Hastanesi bünyesinde yer alan Halkla İlişkiler Birimi tarafından yürütülmektedir. Bu faaliyetlere örgütün ihtiyacına ve amacına uygun olarak yenileri eklenebilir. Medya takibi ve danışmanlığı da Halkla İlişkiler Birimleri tarafından yapılabilecek hizmetler olarak sayılabilir. 3 / 5

4 Adres: ANEAH Merkez Bina, B Blok, Zemin Kat. Tel: Halkla İlişkiler Uzmanı Rabia Onur CANSIZ Psikolog Sühan YILDIZ 4 / 5

5 5 / 5