T.C. MALİYE BAKANLIĞI

Transkript

1 T.C. MALİYE BAKANLIĞI ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS) KULLANICI KILAVUZU 2014 Kasım i

2 İçindekiler GİRİŞ SAYFASI... 1 EVRAK ANA SAYFA Birim Yetkileri Görevler Bildirimler Uyarılar Sık Kullanılanlar İşlem Yapacaklarım Kayıt İşlemleri Birim Evrak İşlemleri Postalama İşlemleri Kapatma İşlemleri İşlem Yaptıklarım Arama İşlemleri... 8 GİDEN EVRAK İmza Rota Kayıt İmza Rota Güncelleme Evrak Oluştur Gizlilik Derecesi Yazı Durumu Konu Grubu ve Konu seçme Gönderilecek Yer Seçimi Kâğıt Ortamında Gitme Durumu İlgi Seçimi Metni Yazınız Ek Ekleme Evrak Paraflama Paraf Bekleyenler (Toplu Paraflama) Evrak İmzalama Evrak Geri Gönderme Evrak İçeriği Karşılaştırma Dağıtım Planı Oluşturma Evrakı Şablon Olarak Kaydetme ii

3 2.16. Şablon Evrakını Açma Postalama İşlemleri Postalanacak Postaladıklarım İade Edilmiş Postalar Favori Kayıt İşlemleri Birim Favori Kayıt Personel Favori Kayıt Dış adres Favori Kayıt Onay Evrakı GELEN EVRAK Gelen Evrak Detaylı Kayıt Birim Evrak İşlemleri Birimde Kayıt Bekleyen Birimde Kaydedilmiş Birimden Teslim Aldığım Havale Onayı İçin Yetkiliye Evrak Gönderme İşlem Yapılacak Evraklar Kapatma İmza Rotası Havale Yeri Değiştirme RAPOR İŞLEMLERİ Giden Evrak Zimmet Raporu Posta Raporu DOSYA İŞLEMLERİ Yeni Dosya Kayıt İşlemleri Gelen Evrak Dosya Bağlama İşlemleri Giden Evrak Dosya Bağlama İşlemleri Dosya Birleştirme işlemleri iii

4 GİRİŞ SAYFASI Tüm kullanıcılar şahıslarına ait olan kurumsal e-posta bilgilerini kullanarak sisteme girebilirler. 1- Kullanıcı adı, kişi mail işaretinden önceki bölümünü yazılır. Örn. kişinin mail adresi adi.soyadi@maliye.gov.tr ise bu kişinin kullanıcı adı adi.soyadi olacaktır. 2- Maliye.gov.tr adresini kullanmayan birimlerin kullanıcıları, bu bölümden kendi birimlerini seçmelidir Örn. Muhasebat Genel Müdürlüğü personeli 2 numaralı bölümden muhasebat.gov.tr seçmelidir. 3- Kişilerin e-posta hesabını ya da bilgisayarlarını açarken kullandığı şifredir. EBYS girişinde şifre hatası alan kullanıcılar öncelikle bilgi işlem biriminden e-posta bilgilerini doğrulamalıdır. Kullanıcı şifre güncellemesi; EBYS kullanıcı şifresi kişinin e-posta şifresiyle aynıdır. Kullanıcı mail şifresini güncellediğinde EBYS giriş şifresi de güncellenmiş olacaktır. Tüm kullanıcılar Outlook (web mail) a girerek şifre değişikliği yapabilir. 4- Beni Hatırla, kullanıcı bilgileri yazıldıktan sonra beni hatırla seçilerek oturum açıldığında kullanıcı adı ve domain bilgisi (örn. muhasebat.gov.tr) kullanıcının bilgisayarında saklı tutulacaktır, her oturum açma işleminde kullanıcı bilgisi girmesi gerekmeyecektir. Beni Hatırla seçeneği seçili olmaması durumunda her oturum açılma işleminde kullanıcı adı ve domain (maliye.gov.tr,muhasebat.gov.tr vb.) bilgisi girilmesi gerekecektir. Son olarak Giriş butonuna basılarak sisteme giriş gerçekleştirilir. 1

5 EVRAK ANA SAYFA 1.1. Birim Yetkileri Sistemde kullanıcıların yetkileri iki farklı biçimdedir; Giden Evrak Birim Yetkisi: Evrakın hangi birimden çıkacağını gösteren yetkidir. Her kullanıcı sadece bir birimde yetkili olduğu için bu yetki üzerinde değişiklik yapmak gerekmez. Birden fazla birimde giden evrak birim yetkisine sahip kişiler ana sayfanın alt kısmında bulunan Birim Seçimi linkinden evrakın çıkacağı birimi belirlemeleri gerekir. Birim seçimi butonu Ana Sayfa da sayfanın en alt bölmesinde yer almaktadır. Kişi aktif olduğu birimi görüntülemek için sağ üst tarafta isminin bulunduğu bölümdeki butonuna basması gerekir. Burada kullanıcıya ait bilgiler görüntülenecektir. Gelen Evrak Evrakçı Yetkisi: Bu yetki şube yöneticilerine, daire başkanlarına vb. birimde yetkili amirlere verilir. Amirlerin, birime gelen evrakları birim adına teslim alabilmeleri için bu yetkiye sahip olmaları gerekir. Kişinin evrakçı yetkisinin bulunduğu birimler, evrak sayfasının sol üst kısmında görünen Aktif Evrakçı Yetkisi bölümünden görüntülenebilir. Kullanıcı hangi birimdeki gelen evrakları kontrol etmek isterse seçeneklerden o birimi seçmelidir. 2

6 1.2. Görevler Evrak ana sayfasının orta bölümünde bildirim amaçlı bulunan penceredir. Kişiye paraflanmak ya da imzalanmak üzere bir evrak geldiğinde bu bölümde evrak künye bilgileri ve geliş amacı bilgisi listelenir. Sağ tarafta bulunan Tümünü Göster butonuna basarak tüm görevler listelenir, bu sayfadan tüm bildirimler temizlenebilir. Buradan silinen bildirim evrakı etkilemeyecektir Bildirimler Görevler butonunun yanında yer alır, sayfanın orta kısmındadır. Kişinin parafladığı evrak işlem gördüğünde bu bölüme evraka yapılan işlemle ilgili özet bilgisi düşer. Örn. Oluşturduğunuz konulu evrak imzalandı vb. Bildirimlerde de görevlerde olduğu gibi Tümünü Göster seçeneğinden düzenleme yapılabilir Uyarılar Herhangi bir evrakla ileriki bir zamanda işlem yapılması gerektiği durumlarda kullanılabilir, anımsatma amacıyla kullanılır. Evrakın detay sayfasından evrakı uyarı listesine ekleme butonuna basılır ve uyarı almak istenilen tarih aralığı belirlenir. 3

7 1.5. Sık Kullanılanlar Evrak ana sayfasının sol üst köşesinde yer alan Sık kullanılanlar butonu sık kullandığınız ekranlara hızlı bir şekilde ulaşmak istediğinizde kullanılır. Sık kullanılanlar menüsüne tıklandığında karşınıza çıkan ekrandan Düzenle butonuna basılır. Açılan pencereden Sayfa Seçimi sekmesi tıklanır. Liste Al butonuna tıkladıktan sonra sık kullanılanlar menüsünde görüntülemek istediğiniz sayfalar işaretlenip Kaydet butonuna basılır. 4

8 1.6. İşlem Yapacaklarım Kullanıcı şahsına gönderilen evraklara bu sekmeden ulaşır. İşlem yapacaklarım sekmesi giriş sayfasının sol alanındadır. Gelen Evrak; kişinin şahsına gönderilen(havale edilen) birime gelen evraklardır. Havale Onayı Bekleyen; gelen evrak havale edilmeden önce amirin onayına sunulduğunda amir bu sekmeden evrakı onaylar.(sadece birim yetkililerinde) Taslak; kişi evrakı imza sürecine sokmadan kaydetme işlemi yaptığında evrak bu sekmeye gelir. Uzun yazılarda evrakın bir kısmı daha sonra yazılmak istenirse bu işlem yapılabilir. Paraf Bekleyen, İmza Bekleyen; Kişiye paraflanmak üzere ya da imzalanmak üzere giden evrak geldiğinde bu sekmelerden evrakı inceler ve işlem yapar. Evrak Klasörüm; Kullanıcıların evraklarına daha hızlı ulaşmaları için hazırlanan kişi klasörüdür. Evrak klasörüne evrak eklenebilmesi için Evrak Klasörüm sayfasına gidilerek alt bir klasör daha oluşturulması gerekir Kayıt İşlemleri Giden evrak, onay yazısı ve fiziksel olarak gelen evrak kayıt işlemleri bu sekmeden yapılır. Giden evrak oluşturulabilmesi için Evrak Oluştur, onay yazısı için Onay Oluştur, gelen evrak kaydetmek için Gelen Evrak Hızlı Kayıt ya da Gelen Evrak Detaylı Kayıt seçenekleri kullanılabilir. 5

9 1.8. Birim Evrak İşlemleri Birime gelen evraklar bu sekmeden görüntülenecektir. Birimde gelen evrakçı yetkisi olan kullanıcılar bu sekmeyi görebilir. Evrakçı yetkisi genelde birim amirlerine verilir. Birden fazla birimde evrakçı yetkisine sahip kullanıcılar, evrak teslim almak istedikleri birimi, Aktif Evrakçı Yetkisi bölümünden seçmeleri gerekir Postalama İşlemleri Postalanacak evraklar bu sekmeden görüntülenir. Birimde giden evrakçı yetkisi olan kullanıcılar bu sekmeyi görebilir. Giden evrakların posta işlemleri EBYS üzerinden yapılmalıdır, posta işlemi tamamlanmayan evrak karşı birime iletilmez. 6

10 1.10. Kapatma İşlemleri Gelen evraka herhangi bir işlem yapması gerekmiyorsa (bilgi olarak gönderilen evraklar) ya da gelen evraka daha önce bir işlem yapmışsa evrak kapatılır. Kapatma işlemi tek kişi üzerinden ya da amir onayına gönderilerek yapılabilir. Kapatma için onaya sunulan, kapatma işleminde paraf bekleyen, kapatma işleminde imza bekleyen evraklar bu sekmede görünür ve bu sekmeden evrak seçilerek işlem yapılır İşlem Yaptıklarım Kullanıcı işlem yaptığı evrakları bu sekmeden görüntüleyebilir. Evraka yapılan işleme göre menüden seçim yapılması gerekir. 7

11 1.12. Arama İşlemleri Kullanıcı şahsına, çalıştığı birime gelen ya da giden evrakları görüntülemek istediğinde arama işlemini bu sekmeden Evrak Arama linkini seçerek açılan sayfadan yapabilir. Sayfanın üst kısmında bulunan seçenekler kullanılarak şahıs evraklarında ya da birimin evraklarında arama yapılabilir. Bu bölümde aranan evrakın tipine(gelen, giden) ve tarih bilgisine dikkat edilmelidir. Silinen evraklarda görüntülenmek istenirse sağ tarafta bulunan Silinen evraklar dahil işaretlenebilir. Daha detaylı arama yapılmak istendiğinde Gelişmiş Evrak Arama sayfasına gidilmelidir. Dosya sistemi kullanan birimler Evrak tipini ve tarihini seçtikten sonra dosya bilgisini seçerek dosya içerisindeki evraklara erişebilirler. 8

12 GİDEN EVRAK Kullanıcıların giden evrak oluşturabilmeleri için öncelikle imza rotası oluşturmaları gerekmektedir. İmza rotası, evrakı paraflayacak ve imzalayacak kişilerin belirlendiği aşamadır. İmza rotası her kullanıcı için birden fazla olabilir. örn. Şube Yön. İmzalı, Daire Başkanı imzalı, Genel Müdür imzalı vb. imza rotaları oluşturulabilir. İmza sürecinde değişiklik olmadığı sürece oluşturulan imza rotası her evrak için kullanılabilir. 1. İmza Rota Kayıt Yeni imza rotası eklemek için evrak ana sayfasının üst kısmında bulunan Sayfa Ara bölümüne imza rota yazılır, açılan seçeneklerden İmza Rota Kayıt seçeneği seçilir. Aşağıdaki resimde görülen Rota Kayıt Sayfasındaki alanlar uygun olarak doldurulur. Her oluşturulan imza rotasında, rotayı oluşturan kişi ve bir adet imzacı bulunmak zorundadır aksi halde Kaydet butonu görünmeyecektir. 9

13 Rota Adı: Sadece sizin görebileceğiniz bu alandaki bilgiler evraka yansımaz, birden fazla imza rotanız varsa rota isimlerini karıştırmamak için uygun metin yazılır. Örneğin: Daire Başkanı İmzalı veya Ali Paraf Hakan paraf Kemal İmza vb. İmza Rota Türü: Kaydetmek istediğiniz rotanın giden evrak imza rotası ya da gelen evrak kapatma rotası bilgisi seçilir. Konu Grubu: İmza rotası kaydında Konu Grubu seçimi zorunlu alan değildir, evrak kayıt sayfasından da bu seçim yapılabilir veya değiştirilebilir. Buradan seçeceğiniz konu grubu rotayla birlikte evrakın üzerine otomatik olarak yansıyacaktır. Miat: Oluşturduğunuz evrakta imza sürecinin tamamlanması için bir süre belirlemek istiyorsanız 1 ile 30 gün arası bir süre seçebilirsiniz. Süre yoksa bu alana 0 yazmalısınız. İmza Tipi: Tire - : Seçtiğiniz kişinin sistemden evrakı paraflamasını ancak evrak çıktısı üzerinde isminin görünmesini istemiyorsanız bu seçenek kullanılır. Genellikle onay evraklarında amire kadar olan kişiler - seçilir. 10

14 Paraf: Seçtiğiniz kişinin evrak üzerinde parafçı olarak görünmesini istiyorsanız bu alandan Paraf seçilmelidir. Koordine: Yazmış olduğunuz evrak kendi biriminizin dışında bir birimin yetkilisi tarafından da paraflanacaksa bu seçenek belirlenir evrak üzerinde imza tipi Koordine olarak görünür. İmza: Evrakta son imzacı olarak görülecek yetkili için seçilecek imza türüdür. Yeni rota kaydında son kişi imzacı olarak seçilmeden Kaydet butonu görünmez. Kendimi Ekle Butonu: Kullanıcılar içerisinde kendilerinin bulunmadığı imza rotalarını oluşturmazlar. Sistemde kişinin kendi adını aramasına gerek kalmadan ekleyebilmesi için Kendimi Ekle butonu kullanılır. Personel: İmza rotasındaki diğer kişileri seçmek için personel arama kutucuğu kullanılır. Kullanıcılar yalnızca aynı birim altında görev yapmakta olan kişileri seçerek rotaya ekleyebilirler. Bakanlık merkezde çalışan kullanıcılar Bakan Bey e kadar olan ilgili amirleri rotaya ekleyebilirler. Rotaya eklenmesi gerekip de görünmeyen kullanıcılar için ilgili Birim Proje Sorumlusuyla irtibata geçilmelidir. Unvan: Seçilmesi zorunlu olan bu alana, kişinin ünvanı otomatik olarak gelir. Ünvan bilgisi bu aşamada değiştirilebilir, evrak üzerinde görünecek olan unvanı yazım kurallarına uygun olarak girilmelidir. Örneğin: V.H.K.İ. veya Genel Müdür vb. Sık Kullanılan İmza Rotası Olarak Belirle: Bu kutucuk işaretlenerek kayıt gerçekleştirilirse, evrak oluşturma aşamasında imza rotaları görüntülenmeyecek, açılan tüm evrakların üzerine bu rota yapışık gelecektir. Kaydet butonuna basılarak rota kayıt işlemi tamamlanmış olur. İmza rotası kayıt işleminden sonra evrak ana sayfasına dönülerek Evrak Oluştur seçilerek giden evrak oluşturulmaya başlanır. 11

15 1.1. İmza Rota Güncelleme İmza rotası arama sayfasına gidilir bu sayfadan değiştirilmek istenen imza rotası bulunduktan sonra güncelle butonuna basılarak rota üzerinde değişiklikler yapılabilir. Rota güncellenirken kişi isimlerinin solunda bulunan sıra numarasına dikkat edilmelidir, evrak bu sıra numarasına göre kullanıcıların önüne düşecektir. 2. Evrak Oluştur Evrak Ana sayfasında sol menüde kayıt işlemleri başlığının altındaki Evrak Oluştur linkine tıklanır. Evrak oluşturma sayfası açılmadan önce İmza Rota Seçme ekranı otomatik açılır. İmza rota seçim ekranı otomatik olarak açılmadığı durumlarda internet tarayıcınızın açılır pencerelere izin vermesi için resimde gösterilen alandan Her zaman izin ver seçilmelidir. 12

16 Bu site için seçenekler / Her zaman izin ver bir kez seçildiği zaman tekrar bu işlemi yapmadan imza rotası penceresi açılacaktır. İmza rotası penceresi aşağıda gösterilmiştir. Daha önce oluşturulan imza rotaları bu pencerede görüntülenir. Evraka uygun imza rotası Seç linkine tıklanarak seçilir. 13

17 İmza rotalarında yer alan kullanıcıları görüntülemek için rota isimlerinin sol yanında yer alan + sembollerine tıklayabilirsiniz. Eğer kullanıcının kayıtlı bir imza rotası yoksa veya mevcut rotalardan herhangi biri seçili değilse sistem kullanıcının evrak oluşturmasına izin vermez. Daha önce sık kullanılan bir imza rotası belirlenmişse rota kayıt ekranı açılmaz seçili rota evraka yapışık olarak açılır. Sistemde kayıtlı olan rotalarınız Evrak oluşturma ekranında altta görüldüğü gibi listelenir. Seçilen Rotadaki isimler evrakta uygun alana otomatik olarak yerleşir. Rota seçiminden sonra sayfa üzerindeki gerekli kısımlar sırasıyla doldurulur. 14

18 2.1. Gizlilik Derecesi Evrakın en üstünde bulunan Gizlilik Derecesi yazısına sağ tıklandığında açılan alttaki listeden istenilen gizlilik derecesi seçilir. Seçilen durum evrakın üst ve altında kırmızı yazıyla görünür. Gizli evraklarda sadece gizli evraklar için yetkilendirilmiş olan kişiler işlem yapabilir. Gizli evrak yetkisi iki şekilde verilebilir; Gizli Evraklarda İşlem Yapabilme: Evrak içeriğini görüntüleyemez, havale geri gönderme gibi işlemleri yapabilir. Gizli Evrak İçeriğini Görüntüleyebilme: Evrak içeriğini görüntüleyebilir ve işlem yapabilir. 15

19 2.2. Yazı Durumu Evrakta başlık bilgisinin altında sağ üst bulunan Yazı Durumunu Giriniz yazısına sağ tıklandığında açılan alttaki listeden istenilen Özel Durum seçilir. Seçilen durum evrakın sağ üst kısmında kırmızı yazıyla görünür. Sadece 1 adet özel durum seçilebilir. 16

20 2.3. Konu Grubu ve Konu seçme Standart Dosya Planına uygun konu grubunu seçme ve evrak konusunu yazmak için Konu ve konu grubu seçiniz metni sağ tıklanarak açılır. Konu grubunda yer alan kelime yazılır, sistem tarafından listelenen uygun konu grubu seçilir. Seçilen konu grubu numarası evrakta birim haberleşme kodunun bulunduğu alana işaretiyle eklenir. Konu satırına ise evrak konusu kısa ve özlü olacak şekilde yazılır. Konu grubunu bilmiyorsanız ağaç yapısını açarak uygun başlık altındaki grupları inceleyebilir ve seçilirsiniz. Evraka Ekle linkine tıklanarak seçilen ve girilen veriler evraka aktarılır. 17

21 Konu Grubu Favori Belirleme Bu sayfa aracılığıyla favorilerinize eklediğiniz konu grupları evrak üzerinde seçim yaparken evrakı hazırlamanızı hızlandıracaktır. Favori Konu Grupları Göster/Sakla butona basarak otomatik açılır, sistem daha kolay seçim yapmanıza yardımcı olur. Konu grubu favorilerinizi sisteme kaydetmek istediğiniz zaman ana sayfa üzerinde orta bölümde yer alan sayfa ara kutucuğuna konu yazmanız halinde Evrak Konu Grup Favori sayfasına ulaşabilirsiniz. Altta resmi yer alan bu sayfadan sık kullandığınız evrak konu gruplarını favori listenize ekleyip çıkartabilirsiniz. 18

22 2.4. Gönderilecek Yer Seçimi Evrakın gideceği yer bilgisinin girildiği alandır. Evrak hazırlama sayfasında Gönderilecek Yer Seçiniz yazısına sağ tıklanır. Açılan Adres Seçme penceresinden adres türleri seçilebilir. İmza rotası seçme aşamasında açılan pencereyi kapatılmadan evrakın gideceği yer seçilebilir. Bakanlık Taşra Birimlerinde Gönderilecek yer seçimi ekranı; Bakanlık Merkez Birimlerinde Gönderilecek yer seçimi ekranı; Birim ağacına tıklandıktan sonra alt kısımda listelenen birim isimlerinin sol kenarındaki artı tıklanarak birime bağlı altı birimler listelenir, bu alandan evrakın gideceği yer seçilir. 19

23 Bakanlık Seç Bakanlık taşra birimleri merkez birimlere evrak yazarken Bakanlık Seç sekmesini kullanmalıdır. Taşra biriminden diğer taşra birimlerine evrak yazılacağı zaman Birim Adresi Seç alanından defterdarlıklar ve bağlı birimleri seçilebilir. Taşra kullanıcıları için, Bakanlık Seç alanında sadece merkez birimler, Birim Adresi Seç alanında ise sadece Defterdarlığa bağlı birimler listelenir. Bu alan merkez birimlerdeki kullanıcılarda görüntülenemez. 20

24 Birim Adresi Seç Bakanlık taşra birimleri, defterdarlıklara ve alt birimlerine evrak gönderileceği zaman evrakın gideceği yer bilgisini belirledikleri alandır. Merkez birimleri bu alandan taşra ve merkeze bağlı birimler seçilebilir. Birim eki kısmına ne-na ekleri eklenebilir. Alt birim kısmına elle giriş yapılabilir, evrak doğrudan seçili üst birime gider oradan evrakçılar alt birimlere havale eder. Aynı üst birime ait birden fazla alt birim ayrı ayrı kaydedilebilir. Alt Birimine Doğrudan Gönder: Birim seçimi yapıldıktan sonra alt birime doğrudan gönder seçilirse evrak gideceği birimin birimde kayıt bekleyen evrakına düşer. Bu link seçilmeden gönderilirse evrak gönderilen birimin bağlı olduğu üst birime gidecektir. 21

25 Dış Adres Seç Bu kısımdan Bakanlığımız bünyesinde olmayan tüm dış kurumlar seçilebilir. Dış Adres veri tabanı Ebys Proje Sorumluları tarafından oluşturulur. Buradan seçilen adreslere evrak sistem üzerinden ulaşmaz çıktı alınarak evrak asıllarının gönderilmesi gereklidir. Kullanıcılar sistemde bulunamayan dış adresler için ilgili proje sorumlusuna başvurulabilir. 22

26 Şahıs Seç Kişilere gönderilen evraklar için isim ve adres bilgilerinin seçildiği ekrandır. Seçilen kişilere evrak sistem üzerinden ulaşmayacağından posta yoluyla veya elden iletilmesi gerekmektedir Dağıtım Planı Seç Dağıtım planı kayıt sayfasında oluşturulmuş olan toplu adres şablonları bu sekme yardımıyla evraka gideceği adres olarak bir tıklamayla seçilebilir. Evrak çıktısı alınırken planda ekli olan her bir adres için sistem ayrı döküm verir. 23

27 Eklenmiş Adresler Bu sekme yardımıyla eklenmiş olan adresler üzerinde düzenlemeler yapılarak evraka aktarma işlemi yapılır. Seçili adreslerin bir bölümünü alt satıra kaydırmak için adresin arasına tıklanarak enter tuşuna basılır. Gereği ve Bilgi seçimi yapılabilir. Silme işlemi gerçekleştirilebilir. İşaretli adresleri bir üste veya bir alta kaydırılabilir ya da seçili hale getirilip büyük küçük harfe dönüştürülebilir. Son olarak evraka ekle linkine tıklanarak değişiklikler evraka eklenir. Seçili metni BÜYÜK harfleri çevir, Seçili metni KÜÇÜK harfleri çevir ve Seçili kelimelerin İLK harflerini büyüt linklerinin aktif olarak çalışabilmesi için işlem yapmak istediğiniz metni aşağıdaki örnekte gösterildiği gibi seçili hale getirip daha sonra işlem yapmak istediğiniz linke tıklayınız. 24

28 2.5. Kâğıt Ortamında Gitme Durumu Seçili adresler evraka eklendikten sonra sistem kullanıcıyı otomatik olarak bu sayfaya yönlendirir. Sayfada tüm adresler sıralı halde listelenir ve evrak aslının postayla mı gönderileceği yoksa sadece elektronik ortamda mı gönderileceği konusunda evet veya hayır seçimi yapılır. Seçim toplu olarak ta yapılabilir. Kâğıt ortamında gitme durumu seçildikten sonra Kaydet ve Kapat butonuna basılarak işlem tamamlanır. 25

29 Seçili adresler evrak sayfası üzerinde görünür İlgi Seçimi Evrak sayfasında ilgi yazısına sağ tıklanarak ilgi ekleme penceresi açılır. 26

30 Sistem İçi İlgi Seç Sistem içi ilgi; daha önce Ebys programı kullanılarak sisteme kaydedilmiş olan evraklardır. Sekmeye tıklandığında evrak arama sayfası açılır, numarasına, tarihe, konuya veya türüne göre arama yapılabilir. Bu kısımdan seçilerek eklenen evraklar diğer tarafta içerik olarak ta görülebilirler Sistem Dışı İlgi Ekle Sistem dışı ilgiler Ebys sisteminde kaydedilmemiş olan yazıları el ile yazarak evraka eklediğiniz bölümdür. Eklenecek ilgiler elle yazılır. 27

31 Eklenmiş İlgiler Seçilen Sistem dışı ve Sistem içi ilgileri evraka aktarmak için Eklenmiş İlgiler sekmesine tıklanır. Açılan sayfada seçili olan ilgiler üzerinde metin değişiklikleri yapılabilir. Yazınız, yazısı vb. eklemeler yapılarak evraka eklenebilir Metni Yazınız Evraka ait metin ister evrak üzerinde yazılabilir istenirse başka bir belgeden kopyalanarak Ctrl+v tuş kombinasyonu yardımıyla evraka yapıştırılabilir. Word belgesinde kopyalanan bir metni yapıştırmak istediğinizde sistem tarafında metin üzerinde karakter vb. özellikleri sıfırlanmasını isteyip istemediğinize dair bir pencere açılır. Yazı tipi tanımlarıyla ilgili kutucuk işaretlenirse olduğu gibi veya standart metin olarak yapıştırılabilir. Açılan word editörüne kopyalanan metin yapıştırılır. 28

32 2.8. Ek Ekleme Yazılara ek eklemek için evrak üzerindeki Ek: yazısına sağ tıklanarak ek penceresi açılır. Yazılara 3 şekilde ek eklenir Açıklama Ekle Evrak aslının da gideceği durumlarda sistemden taranamayacak kadar büyük bir ek varsa bu alana el ile bilgisi girilir Örneğin: Takım Dosya gibi. 29

33 Dosya Ekle Bilgisayarınızda yüklü bir dosyayı ekleme için kullanılır. Ek Açıklama kısmına Dosyanın Evrak üzerinde görünecek olan adı yazılır. Alt kutucuktan Gözat (browse) butonuyla arama yapılıp ilgili dosya seçilir ve Ekle linkine tıklanarak eklenmiş eklere düşürülür. Bu şekilde eklenen ekler için 10 MB ekleme boyutu vardır. 30

34 Evrak Ekle Sekmeye tıklandığında evrak arama sayfası açılır, numarasına, tarihe, konuya veya türüne göre arama yapılabilir. Bu kısımdan seçilerek eklenen ekler diğer tarafta içerik olarak ta görülebilirler Eklenmiş Ekler Eklemiş olduğunuz ekleri silebilir veya Evraka Ekle linkine tıklayarak evrak sayfanıza aktarabilirsiniz. Bu sekmeden Evraka Ekle yazısına basmazsanız az önce sisteme yüklemiş olduğunuz ekler ana evrak ile ilişkilendirilemez. 31

35 Evrak Kopyası Oluşturma Daha önce hazırlanmış bir evrakın aynısını yeniden oluşturabilmek için evrak kopyası oluşturulabilir. Sistem üzerinden oluşturulmuş giden evrakların kopyası alınabilir. Evrak kopyasının alınarak yeniden düzenlenebilmesi için evrakın detay sayfasından Evrak Oluştur seçilmelidir. Benzer 32

36 Bu seçim detayı görüntülenen evrakın bilgilerini evrak editörüne aktaracaktır. Evrakı oluşturan kişi bu işlemi yaparsa evrakı bire bir aktarır fakat başka bir kullanıcı evrakı kopyalarsa evrakın imza rota bilgisinin güncellenmesi yapılır Evrak Paraflama Tüm verilerini girmiş olduğunuz evrakı paraflayarak imza sürecindeki bir sonraki kişiye gönderebilmek için sol üst kısımda bulunan İmza sürecindeki sonraki kişiye gönder kutucuğu işaretlenerek disket şeklindeki Kaydet butonuna basılır Normal Paraflama (e-imzasız) Evrakı e-imzasız paraflamak için imza sürecindeki kişiye gönder kutucuğu işaretlenir ve Kaydet butonuna basılır. 33

37 Evrak ana sayfasında Paraf Bekleyen menüsünde Parafla Gönder butonuna basılır. 34

38 Paraflama işlemi evrak içeriğinde de yapılabilir, evrak detayından güncelle seçilir imza sürecindeki sonraki kişiye gönder seçilir ve kaydet butonuna basılır. Evrak içeriğinde değişiklik yapılması durumunda evrak paraflanırsa yada imzalanırsa imza sürecindeki ilk parafçıya gidecektir. Paraflanma işlemi tamamlanınca sistem evrak bilgilerini içeren Evrak Genel sayfasını açar. Bu sayfada henüz sayı almamış ve diğer kullanıcılar tarafından paraflanmamış olan evrakınızı Evrakı Sil linki yardımıyla silebilirsiniz Paraf Bekleyenler (Toplu Paraflama) Kullanıcılar kendi oluşturdukları evrakı paraflamanın yanında diğer kullanıcıların oluşturduğu ve kendilerinin de imza rotasında parafçı olarak eklendiği evrakları evrak ana sayfalarında Paraf Bekleyen linki altında görürler. Bu sayfada evrak detayına girmeye gerek kalmadan, işaretledikleri evrakları Parafla Gönder butonlarını kullanarak toplu olarak paraflayabilirler. 35

39 2.11. Evrak İmzalama Evrak ana sayfasındaki sol menüde işlem yapacaklarım sekmesinden imza bekleyen evraklar listelenir. Evrak künye bilgilerinin solundaki seçme kutusu işaretlenerek ya da tümünü seç kutusu işaretlendikten sonra sayı ver gönder seçilerek evrak imzalanır (eimzasız). Evrakın üzeri tıklanarak sol tarafta evrak içeriği görüntülenebilir İçerikten İmzalama Evrak ana sayfasında İmza Bekleyen linki altındaki evrakların detayına girilerek güncelle menüsüne tıklanırsa giden evrakın içerik sayfası açılır. Kullanıcı içerik üzerinde değişiklik yapmadan imzalamak isterse istediği evrakı listeden seçili hale getirir ve Sayı ver Gönder yazısına tıklayarak süreci tamamlar. Evrak sayı alır. Henüz e-imza çalışmaları devam ettiği için imzacının mevcut evrakın ıslak imza ile çıktısını da imzalaması gerekmektedir. 36

40 Kullanıcı bu evrakın daha sonraki aşamalarını da izlemek isterse İmza Bekleyen listesinde ilgili evrakı imzalamadan önce seçili hale getirdikten sonra Takip Ettiklerime Ekle yazısına da tıklamalıdır Evrak Geri Gönderme Evrak paraflama ya da imzalama aşamasında evrak içeriği uygun görülmediği durumda evrak detayında bulunan personele iletilebilir. Geri Gönder seçeneği kullanılarak evrak ilk paraf işlemini yapan Evrak İçeriği Karşılaştırma Evrak her kaydedildiğinde bu kayıt aşamalarını sistem arka planda saklar, yapılan değişiklikleri kontrol edebilmek için evrak detay sayfasında içerik linkine basılır evrak içeriğinin üst kısmında bulunan Evrak Versiyonları butonuna basılarak tüm versiyonlar görüntülenebilir. Herhangi iki versiyon seçilerek aralarındaki farklar incelenebilir. 37

41 2.14. Dağıtım Planı Oluşturma Dağıtım planı oluşturmak için evrak ana sayfasında sayfa arama çubuğuna dağıtım yazıldıktan sonra çıkan dağıtım planı ara seçeneğine gidilir. Bu sayfada daha önce tanımlanmış olan dağıtım planları listelenir. Birim adına oluşturulmuş dağıtım planlarını birimde çalışan her personel görebilir. Kişiye özel dağıtım planlarını sadece dağıtım planını oluşturan kişiler görebilir. Yeni dağıtım planı için yeni kayıt butonuna basılır. 38

42 Bu alanda ilk olarak klasör eklemek gerekir, klasör ekle butonuna basılır. Klasör adı evrak çıktısında görünmez. Kişi birimin kullanacağı bir dağıtım planı oluşturacaksa klasör türünü birime özel seçmesi gerekir. 39

43 Dağıtım Adı: Evrak çıktısı üzerindeki dağıtım alanında görünecek, dağıtım adres bilgisini özetleyen dağıtım adıdır. Açıklama: Dağıtım planının özet bilgisidir, yazılması zorunlu değildir evrak üzerinde bir etkisi yoktur. Eklenecek Dağıtım Yeri: Eklenecek adresin türüne göre seçim yapılır, sistem dışı adreslerin eksikliği durumunda proje sorumlusu ile irtibata geçiniz. Birim isimleri tek tek plana eklendikten kaydet butonuna basılır Evrakı Şablon Olarak Kaydetme Kullanıcı oluşturduğu bir evrakı şablon olarak kaydettiğinde bu şablonu daha sonra açarak basit değişiklikler yaparak hızlıca yeni giden evrak oluşturabilir. Evrak oluşturulduktan sonra editörün üst kısmında bulunan şablon olarak kaydet butonuna basılması gerekir. Şablon sayfasına geçildiğinde ilk olarak sol menüden birime özel klasörü ya da kişiye özel klasörü kontrol edilmesi gerekir, daha önce bir klasör oluşturulmamışsa yeni klasör eklenmelidir. 40

44 Eklenen klasör sol menüden seçildikten sonra şablon adını yazarak oluşturulan evrak şablon olarak kaydedilebilir Şablon Evrakını Açma Daha önce oluşturulan şablon olarak kaydedilen evrakı çağırıp üzerinde değişiklik yaparak yeni giden evrak oluşturulması için öncelikle evrak oluştur seçeneğine tıklatılarak evrak editör sayfasına geçilmesi gerekir. Açılan şablon sayfasındaki sol menüden şablon klasörü seçilir. Daha önce kaydedilmiş olan tüm evrak şablonları sayfanın sol bölümünde listelenecektir. Şablon listesinden şablonun içeriğinin görüntülenebilmesi için Görüntüle (resimde gösterilen 1) seçilerek şablon içeriği getirilir. Şablonu seçerek düzenlemeye geçilme işlemi Şablonu Seç (resimde gösterilen 2) seçilerek yapılabilir. Şablonu seç butonuna basıldığında şablon içeriği evrak editör sayfasına aktarılır. 3. Postalama İşlemleri 3.1. Postalanacak Kurum dışına gönderilecek evraklar imzalandıktan sonra Giden evrakçı yetkisine sahip kullanıcılar tarafından postalanır. 41

45 Teslim Al ve Postala veya Postala linklerini tıklayarak postalama işlemi gerçekleştirecekleri ekran açılır. Bu ekrandan Posta türü, Gramaj, Yurtiçi/Yurtdışı bilgisi girildikten sonra Postala butonuna basılarak evrak postalanır. Dağıtımlı yazılarda postalama işlemi esnasında üst bölümde seçtiğiniz Posta türü, Gramaj, Yurtiçi / Yurtdışı seçenekleri tüm posta bilgilerine otomatik olarak yansımaktadır. 42

46 3.2. Postaladıklarım Postalama işlemi gerçekleştirilen evraklar bu ekranda görüntülenir. Hatalı gönderilmiş birime iade edilecek veya posta adresinde değişiklik yapılacak evrak Detay linki tıklanarak görüntülenir. 43

47 Hatalı postalanmış fakat fiziki olarak gönderilmemiş evraklar Birime İade Et linki tıklanarak İade edilmiş Postalar ekranında görüntülenir. Postalanmış evrakta Posta Bilgisi Güncelle seçeneği ile Posta türü, Posta adresi, Gramaj bilgileri güncellenebilir İade Edilmiş Postalar İade edilmiş postalar bu ekranda görüntülenir. Evrak detayı açıp Posta Bilgisi Güncelle seçeneği ile Posta türü, Posta adresi, Gramaj bilgileri güncellenebilir. Düzeltme işlemi tamamlandıktan sonra Tekrar Postala linki tıklanarak evrak tekrar postalanır. 44

48 4. Favori Kayıt İşlemleri Evrak kayıt işlemlerinde, havale işlemlerinde sık olarak kullandığınız bilgiler favori olarak kaydedilir. Favori kayıt işlemlerini oluşturabilmek için evrak ana sayfa üzerinde orta bölümde yer alan sayfa ara kutucuğuna evrak favori kayıt yazarak Evrak favori kayıt / güncelleme sayfasına ulaşılır. Bu sayfadan sık kullandığınız birim, Personel ve Dış adres ekleyip çıkartılır Birim Favori Kayıt Birim sekmesinde tanımlamış olduğunuz sık kullanılan birimler evrak oluşturma ve birim havale et ekranlarında sık kullanılanlar bölümünde görüntülenir. 45

49 4.2. Personel Favori Kayıt Personel sekmesinde tanımlamış olduğunuz sık kullanılan personeller Evrak Havale ekranında Birim Personeline Havale bölümünde görüntülenir. 46

50 4.3. Dış adres Favori Kayıt Dış adres sekmesinde tanımlamış olduğunuz sık kullanılan adresler Evrak Oluşturma sayfasında Gideceği Yerler sekmesinde Dış Adres Seç alanında Sık kullanılanlar bölümünde görüntülenir. 47

51 4.4. Onay Evrakı Makamdan onay almak için yazılan evraklardır. Evrakın gideceği yer alanına makam adı yazılır. Evrak sistemden sayı aldıktan sonra otomatik kapanır, postalama işlemi yapılmaz. Sol menüde bulunan Onay Oluştur seçeneğinden onay evrakı oluşturulur. Onay evraklarında imza rotasındaki imza türleri önemlidir. Örn. İmzacıya kadar tüm kişiler parafçı seçilmiş ise evrakı hazırlayan kullanıcı onaya sunan kişi gibi evraka yansır. İmza rotası oluşturma sırasında - olarak eklenen kişilerin ismi evrak üzerinde görünmez. - den sonraki ilk parafçının ismi evrakın sağ kısmındaki imza alanında görünecektir. Onay evrakı için örnek imza rotası aşağıdaki gibi gösterilmiştir. 48

52 İmza rotası seçildiğinde evraka aşağıdaki gibi yansıyacaktır. İmza rotasında parafçı olarak seçilen kullanıcının ismi evrakın sağ kısmında, evrakı onaylayacak kullanıcı bilgisi ise alt kısımda ortada belirmektedir. GELEN EVRAK 1.1 Gelen Evrak Detaylı Kayıt Birimler kendilerine elden, postayla, mail veya fax yoluyla gelen evrakları kaydetmek ve gelen evraklara evrak numarası verebilmek amacıyla bu sayfa kullanılır. Evrak kaydı yapılırken kişinin aktif olan birimine göre kayıt gerçekleştirilir. Kişinin birden fazla birimde kullanıcı kaydı varsa mutlaka ana sayfadan Birim Seçimi menüsünden kayıt yapmak istediği birimi seçmelidir. Genel olarak kullanıcılar sadece bir birimde kayıtlı oldukları için bu bölümden birim seçimi yapmayacaklardır. 49

53 Evrak kayıt sayfasında aşağıda belirtilen veriler uygun şekilde doldurulur. Geliş Şekli: Evrakın birime ulaşma şekli seçilir, birden fazla seçenek işaretlenebilir. Geldiği Yer: Bakanlık İçi, Bakanlık Dışı ve Şahıs seçeneklerinde uygun olan kutucuk işaretlenir. Bakanlık içi ve dışı birimler, birim adının birkaç harfi yazılarak seçilebilir, iç birimler birim ağacında da seçilebilir. Şahıs seçeneği el ile yazılır. Yasal Statü: TS Standartları gereğince kayıt edilen evraklarda bulunması gereken Özel hayatın korunması ve Bilgi Edinme Başvuruları üst veri olarak tutulur. T.C. Kimlik No: Gerekli durumlarda yazılır zorunlu alan değildir. Gizlilik Derecesi: Bu seçenekler işaretlendiğinde evrakı yalnızca gizli evraka işlem yapma yetkisi olan kullanıcılar açabilir. Bu yetkiyi sadece Amirin yazılı isteği ile birim proje sorunluları verebilir. Özel Durum: Evraka uygun durum seçilir. Evrak Sayısı: Evrakı gönderen kurumun verdiği sayı girilir. Evrakta sayı yoksa Bila ibaresi yazılabilir. Evrak Tarihi: Evrakı gönderen kurumun evraka verdiği tarih girilir. Evrakta tarih yoksa günün tarihi girilebilir. 50

54 Evrak No: Kayıt işlemi tamamlandığında sistem tarafından otomatik olarak verilir. Havale Onayına Gönder: Bu kutucuk işaretlendiğinde birimde havale onayı yapacak olan yetkili amirlerin adları seçilebilir hale gelir. Yetkili: Birimin gelen evrakçısı evrakı kaydedip gideceği adresleri seçtikten sonra adreslerin uygunluğuna karar verecek olan yetkilinin seçildiği ekrandır. Birimde havale için yetkili görünmüyorsa ilgili proje sorumlusu ile irtibata geçilmelidir. Havale: Evrakın havale edileceği adreslerin seçilebildiği ekrandır, açılan ekrandan birim adı otomatik olarak seçilir. Miadı: Evrakı kaydederken işlem yapılması gereken gün belirtilecekse 1-30 gün arası seçim yapılabilir. Açıklama: Evrakla İlgili daha sonraki evrak aramalarında görüntülenecek bir açıklama girişi yapılmak isteniyorsa bu alana girilebilir. 51

55 İçerik Yükle: Gelen evraka ait üst yazı tarayıcıdan geçirilerek içerik butonu aracılığıyla bilgisayardan seçilerek sisteme yüklenir, böylelikle evrakın havale edildiği birimdeki kullanıcı içerik butonuna basarak taranmış içeriğe ulaşabilir. Ek Ekle: Gelen evraka ait ekler bu sayfadan eklenir. Evrakın eki bilgisayar ortamına aktarıldıktan sonra Sistem İçi Ek Ekle sekmesinden eklenir. Bilgisayar ortamına aktarılamayan ekler için Açıklama Ekle sekmesinden ekin açıklamasını yazmak yeterli olacaktır. Birden fazla ek olması durumunda tüm ekler yüklendikten sonra Eklenmiş Ekler sekmesinden evraka ekle seçilerek eklerin kayıt işlemi tamamlanır. İlgi Ekle: Evraka ait ilgiler varsa açıklama olarak ya da Sistem İçi İlgi Ekle sekmesinden sistem içerisindeki bir evrak ilgi olarak eklenebilir. İlgi ekleme işlemi bittikten sonra Eklenmiş İlgiler sekmesinden evraka ekle seçilerek ilgiler kaydedilir. 52

56 Kaydet: Butona basıldığında sistem evraka bir gelen evrak numarası vererek kaydeder ve evrakı havale onayı için seçilen amirin Havale Onayı Bekleyenler (İşlem Yapacaklarım/ Havale Onayı Bekleyenler) sayfasına düşürür. Havale onayı için yetkili onayı seçilmeden kayıt işlemi yapılmış ise evrak havale edilen birimin Birimde Kaydedilmiş evraklarına gelir Birim Evrak İşlemleri Bu sekmeyi sadece birimde evrakçı yetkisine sahip kullanıcılar görebilir. (Şube Yön. Daire Başk. vb.) Maliye Bakanlığına bağlı diğer birimler tarafından kaydedilerek sistem üzerinden gönderilmiş olan evrakların birim adına teslim alınarak birim numaratöründen sayı verilmesi işlemidir Birimde Kayıt Bekleyen Sadece birim adına yetkilendirilmiş olan gelen veya genel evrakçılar tarafından görülebilir. Evrakı kaydeden kurumun verdiği evrak numarası ile görünür. Açılan sayfada görünen; Evrak No: Karşı kurumun giden evrak numarasını gösterir, Evrak No yazısının üstüne basıldığında büyükten küçüğe tekrar basıldığında küçükten büyüğe doğru listeleme yapar. Filtrele: Bu kutucuğun içerisine bir evrak numarası yazılarak aratıldığında birçok evrakın içerisinden aratılan evraka daha kolay ulaşılabilir. 53

57 Kâğıt Ortamında Gelmeyecek Evraklarla Çalış: Bu linke tıklandığında yalnızca karşı kurum tarafından elektronik imzalı olarak kaydedilerek gönderilmiş olan ve aslı gelmeyecek evraklar listelenir. Konu/Geldiği Yer: Evrakın konusunu ve gönderen birimi gösterir başlığa tıklandığında harf sıralamasına göre filtreleme yapar. Konu üzerinde farenizin imlecini 1 sn. bekletirseniz otomatik ön izleme penceresi açılır ve kapanır. Tarih: Evrakın birime geldiği tarihi gösterir. Kayıt Tarihi: Evrakı ilk kaydeden birimin verdiği tarihi gösterir. Miat: Süreli evraklarda seçilen gün sayısını gösterir. Kağıt Ortamında Gelecek mi: Evrak aslının olup olmadığını gösterir. Hayır seçeneği seçilmişse aslı beklenmeden teslim alınabilir. İçerik: Butona tıklandığında evrakın ön izleme penceresini kalıcı olarak açar, bir kez daha tıklandığında kapatır. Detay: Evrakla ilgili içerik ve kayıt bilgilerinin detayına ulaşılan sayfadır. Birim Adına Teslim Al: Bu link aracılığıyla teslim alınan evraklar kurumun gelen evrak sayısını alarak Birimde Kaydedilmiş Evraklar sayfasına düşerler. Sizinle aynı yetkideki diğer evrakçılar birimde kaydedilmiş evrakların arasında bu evraklar görebilir ve şahsına teslim alarak işlem yapabilirler. Şahsıma Teslim Al: Bu link aracılığıyla teslim alınan evraklar kurumun gelen evrak sayısını alarak işlem yapılmak üzere Birimden Teslim Aldığım sayfanıza düşer. Sizinle aynı yetkideki diğer evrakçılar teslim aldığınız bu evraka işlem yapamaz ve birim evraklar içerisinde göremezler. 54

58 Birimde Kaydedilmiş Birim yetkilisi tarafından birim adına teslim alınan birimden gelen evrak sayısı almış evraklardır. Birimde evrakçı yetkisine sahip kullanıcılar bu evrakları teslim alarak birim personeline havale edebilir ya da evrakla ilgili işlem yapabilirler Birimden Teslim Aldığım İşlem yapmak üzere kişinin birimden şahsına teslim aldığı evraklardır. Birime gelen herhangi bir evraka işlem yapılabilmesi için kişi evrakı şahsına teslim alması gerekir, şahsa alınmamış evraklar üzerinde havale, cevap yazma, saklıya alma gibi işlemler yapılamaz. İşlem yapılmak istenilen evrakın sağındaki Detay butonuna tıklandığında aşağıda görülen evrak genel sayfasına ulaşılır bu sayfa üzerindeki menülerden; 55

59 Havale Et: Birim yetkilisi evrakı teslim aldıktan sonra alt birime ya da biriminde görevli personele havale işlemi yaptığı bölümdür. Evrak birden fazla birime ya da birden fazla kişiye aynı anda gönderilebilir. Evrak Havale onayına gönderilmeden doğruda ilgili birim ya da kişiye havale edilebilir. Havale Onayı: Evrak genel sayfasına tekrar gitmenizi gerektirmeden sayfadan doğrudan Havale Onayı işlemi gerçekleştirebilmenizi sağlar. İçerik: Evraka ait sisteme kaydedilmiş olan içeriğin görüntülendiği sayfa. Güncelle: Evrak kendinizce kaydedilmiş bir gelen evrak ise detay bilgilerini güncelleyebildiğiniz sayfaya ulaşırsınız. Diğer birimlerce kaydedilmiş bir evrak ise sistem güncelleme yapmanıza izin vermez. Cevap Yaz: Bu linke tıklandığında, giden evrak oluşturma aşamasına geçilir. Gelen evrakla hazırlanan evrak otomatik olarak ilişkilendirilir. Giden evrak sayı aldığında gelen evrak da otomatik olarak kapatılır. Cevap yaz seçeneğine tıklandıktan sonra Sistem aşağıda gösterilen resimdeki gibi bir giden evrak oluşturma sayfası açar. 56

60 Evrakın konusu, ilgisi ve cevap verileceği yer bilgisi giden evrakın üzerine otomatik yansır. Kapatma Akışı Başlatma: İşi biten evrakı sistem arşivine kaldırmak için kullanılır. Daha önce oluşturduğunuz kapatma rotalarından evrak durumuna uygun olan bir tanesi seçilerek evrakın kapatma akışı işlemi başlatılır. Kapatılan evraklar Evrak Ana Sayfasındaki Kapatma İşlemleri menüsünün altına düşer. Kapatma rotasında paraf veya imza sürecinde yer alıyorsanız bu menüden giriş yaparak Paraflayacaklarım veya İmzalayacaklarım menülerinden işlemini tamamlamalısınız. paraflama veya imzalama 57

61 Sadece kendinizin imzacı olduğu rotadaki kapatma işlemleri bu menüye düşmeden otomatik kapanır. Akış Rota seçimi alanında kapatma imza rotası olarak tanımlamış olduğunuz imza rotaları listelenmektedir. Kapatma akışını başlatmak için bu imza rotalarından uygun olanının üzerine gelip tıklayınız. Seçim gerçekleştiğinde Kapatma akışı Onayla butonu aktif hale gelir. 58

62 Evrakın kapatılması uygun görülmediğinde ya da kapatma bilgilerinin güncellenmesi gerektiğinde kapatma işlemini onaylayacak (paraflayacak) olan kişi Geri Gönder veya Onay İptal Et diyerek kapatma sürecini başa alır. Kapatma İşlemlerinde Paraflayacaklarım veya İmzalayacaklarım sürecinde Geri Gönder butonuna basılarak kapatma akışındaki bir önceki parafçının Paraflayacaklarım menüsüne geri gönderilmesi sağlanır. Onay İptal Et butonuna basıldığında kapatma işlemi başlatan kullanıcının İşlem Yapacaklarım / Gelen Evrak menüsüne ya da Birim Evrak İşlemleri / Birimden Teslim Aldığım (evrak birimden kapatma işlemi bağlatılmış ise) menüsüne evrakın geri gönderilmesi sağlanır. Kapatılan Evrakın Kapatan Evrak Bilgisi Değiştirme: Kapatılan evrak kişinin evrak klasörüne kaldırdıklarım sekmesinde görülecektir. Evrak detay sayfasına geçildikten sonra sayfanın en alt kısmında bulunan dosyalama bilgileri görüntülenir. Bu bölümde kapatma açıklaması ve kapatan evrak görüntülenebilir. Güncelle seçeneğinden kapatan evrak değiştirilebilir. Geri Gönder: Evrakı size havale etmiş olan birime evrakı geri gönderebilirsiniz. Evraka işlem yapan ilk birim kendi biriminizse geri gönderme yapılamaz. Evrakı Sil: Giden Evrak silme işlemi evrakı oluşturan kullanıcı tarafından yöneticisinin evrakı imzalaması aşamasına kadar kendisi silebilir. Evrak imzalanmış ise imzalayan kullanıcı tarafından silinebilir. Şubeler arasında yazışmalarda evrak imzalandıktan sonra diğer şubeye otomatik olarak postalandığından evrak silme işlemi gerçekleştirilemez. Gelen evrak birimde kaydedildikten sonra kaydeden kişi tarafından silinebilir. Konu Grubu Değiştir: Yanlış seçilmiş veya birime uygun olarak değiştirilmek istenen konu grubu bu link aracılığıyla değiştirilebilir. Detaylı Evrak Safahatı: Evrakın işlem gördüğü tüm süreçleri ağaç yapısı şeklinde gösteren sayfadır. 59

63 1.3. Havale Onayı İçin Yetkiliye Evrak Gönderme Birimlerde yalnızca Gelen veya Genel evrakçılarının görebildiği sayfadır. Bu sayfada kaydedilen veya teslim alınan gelen evrakların gideceği yeri ve onaylayacak amirin ismini seçebilirler. Butona basıldığında açılan pencerede en üstte havaleye onay verecek birim amirlerinin isminin seçilebildiği açılır kutucuk bulunur. Gelen evraklar Birim İçi, Birim Personeli ve Kurum Dışı olmak üzere 3 şekilde havale edilebilir. Havale Notu Ekle linki tıklanırsa açılacak pencere aracılığıyla birimlere evrakla ilgili özel bilgiler de verilebilir. 60

64 Evrakın havale edileceği adresler aratılarak bulunduktan sonra Ekle butonuna basılarak seçili hale getirilir. Ardından Havale Onayına Gönder linkine tıklanarak işlem tamamlanır. 1.4.İşlem Yapılacak Evraklar Kullanıcının kendisine gelen evraka işlem yapacağı sekmedir. Kullanıcı bu alandan kendisine gönderilen evrakı imzalama, paraflama gibi işlemleri yapar. İşlem yapacaklarım menüsünde Gelen Evrak sekmesi kişiye gönderilen evrakları listeler, kişi bu evraklara cevap yazma ya da evrakla ilgili bir işlem yapılmayacaksa kapatma işlemi yapar. 61

65 1.5. Kapatma İmza Rotası Gelen evraklarda, evrakla ilgili daha önce işlem yapılmışsa ya da evrakla ilgili herhangi bir işlem yapılması gerekmiyorsa bu evrak saklıya alınır. Evrakın kapatılabilmesi için kullanıcıya ait en az bir adet kapatma imza rotası olması gerekir. Kapatma imza rotası oluşturabilmek için ana sayfada bulunan sayfa arama çubuğuna imza yazılır ve açılan seçeneklerden imza rota kayıt seçilir. Kapatma imza rotası oluşturulması için dikkat edilmesi gereken kısımlar resim üzerinde vurgulanmıştır. Gerekli alanlar doldurulduktan sonra rota kaydedilir, oluşturulan bu rotayla evrak saklıya alma işlemi yapılır Havale Yeri Değiştirme Gelen evrak havale işleminde bir yanlışlık yapılmış ise evrakı havale eden kişi evrak detayından evrakı havale ettiği yeri değiştirebilir ya da yeni bir havale yeri ekleyebilir. Kullanıcı daha önce havale ettiği evraka İşlem Yaptıklarım/ Havale ettiklerim seçeneğinden ulaşabilir. 62

66 Havale Yeri Ekle seçilerek önceki havale edilen yerler silinebilir ya da yeni havale yeri eklenebilir. RAPOR İŞLEMLERİ 1. Giden Evrak Zimmet Raporu Evrak personelinin evrakları fiziksel olarak teslim ederken rapor aldıkları sayfadır. Evrak raporları tarihe, gönderilen birime, posta türüne vb. göre alınabilir. Evrak ana sayfasının üst kısmında bulunan Sayfa Ara bölümüne zimmet yazılır, açılan listeden Evrak Zimmet Raporu seçilir. 63

67 Açılan sayfada rapor alınmak istenen evrakın türü ve tarih aralığı bilgileri seçilir. Rapor Al: Birimdeki giden tüm evrak bilgilerini dökümünü verir. Evrak Listesi Al: Evrakları listeler ve evrakları seçerek rapor alma imkânı sağlar. Birim Listesi Al: Evrakların gideceği yerlerin liste bilgisini verir. Evrak Listesi Al butonuna basılarak belirtilen kriterler arasındaki evraklar listelenir. Çıktısı alınmak istenilen evraklar tek tek işaretlenerek Seçili Evraklar İçin Rapor Al tıklanır. 64

68 2. Posta Raporu Postaya verilecek evrakları fiziksel olarak teslim etmeden önce rapor aldıkları sayfadır. 65

69 DOSYA İŞLEMLERİ Evveliyatı olan evrakların aynı dosyaya eklenebilmesi için kullanılır. Gelen evraklar birim evrakçısı tarafından dosyasıyla ilişkilendirilir. Giden evrakların dosya bilgisi, evrakı hazırlayan kişi tarafından evrakın hazırlaması aşamasında seçilir. Dosya işlemlerinin kullanım zorunluluğu yoktur, ihtiyaca göre bakanlığın bazı birimleri dosya işlemlerini kullanmaktadır. 1. Yeni Dosya Kayıt İşlemleri Her birim kendi dosyalarını manual olarak oluşturmaktadır. Yeni dosya bilgisi eklemek için Gelen evrak hızlı kayıt ya da gelen evrak detaylı kayıt sayfaları kullanılabilir. Gelen evrak kayıt sayfasında dosya bilgisinin bulunduğu alandan yeni dosya eklenir. Resimde gösterilen alandan + butonuna tıklanarak dosya adı yazılır. Dosya adı yazıldıktan sonra tamama basılarak yeni dosya kaydedilir. 66

70 2. Gelen Evrak Dosya Bağlama İşlemleri Dosya kayıt işlemlerinde olduğu gibi gelen evrak kayıt sayfasından gelen evraklar dosyayla ilişkilendirilmektedir. Bir evrak birden fazla dosyaya bağlanabilir. Dosya adının birkaç harfi yazılarak 3 saniye bekledikten sonra yazılan dosya adıyla ilgili dosyalar sayfada listelenir ve uygun olan dosya bilgisi seçilir. 3. Giden Evrak Dosya Bağlama İşlemleri Giden evraklar hazırlanırken dosyaya bağlanmalıdır. Resimde gösterilen butona basılarak giden evrak dosya bilgileri girilir. Açılan pencereden daha önce kaydedilmiş olan dosyanın birkaç harfi yazılarak seçilir. 67

71 4. Dosya Birleştirme işlemleri Dosya birleştirme işlemleri sayfasına erişebilmek için ana sayfadaki sayfa ara alanına dosya yazılarak 3 saniye beklenir açılan menüden Dosya Ayarları seçilir. Açılan sayfada birleştirilecek olan dosyaların bilgilerinin girilmesi istenir. Üst alanda yazılan dosya pasif olarak saklanır, ikinci alana yazılan dosya adı aramalarında ilk dosyada bulunan evraklarda listelenir. 68