ABDULLAH GUL UNivERSiTESi REKTORLU(;U imza YETKiLERi ve RESMi YAZISMA KURALLARI YONERGESi. BiRiNCi BOLUM ESAS VE USULLER GENEL ESASLAR

Transkript

1 ABDULLAH GUL UNivERSiTESi REKTORLU(;U imza YETKiLERi ve RESMi YAZISMA KURALLARI YONERGESi BiRiNCi BOLUM ESAS VE USULLER Amac GENEL ESASLAR Madde 1-) Bu yonergenin amaci; Abdullah GUI Oniversitesi'nde Makam adina imzaya yetkili gorevlileri belirlemek, veri len yetkileri belli bir ilkeye baglamak, toplam kalite yonetirni ilkeleri dogrultusunda hizmeti ve is akismi hrzlandirarak burokratik islernleri en alt duzeye indirmek, hizmette verimlilik ve etkinligi arurmak, kalite odakh olmayi benimsetmek, alt kademelere yetki tamyarak sorumluluk ve ozguven duygulanru guclendirerek, islerine daha dikkatli ve istekli olmalanrn ozendirrnek, personel arasinda aidiyet duygusunu guclendirrnek, ust gorevlileri islernlerin aynnttlanna inmekten kurtanp onemli konularda daha elkin kararlar almasim kolaylastirarak, temel sorunlarla ilgilenmeleri icin yeterli zaman bulmalanm saglamak, paydaslara kolayltk saglayarak, Idareye karst guven ve saygmhk imajlanm guclendirerek gelistirmek, amir ve memurlann Kamu Goreviileri Etik Davrarus Ilkeleri ile Basvuru Usul ve Esaslan Hakkmda Yonetmelik'in I inci maddesinde belirtilen arnaclara uygun hareket edilmesini saglamaknr. Kapsam Madde 2-) Bu yonerge; 2547 Say til Yuksekogretim Kanunu ve diger ilgili mevzuat uyannca, Oniversite Rektorlugu ve bag It birimlerinin yapacagi yazismalarda ve yurutecekleri islernlerde, Makam adina imza yetkisi kullanma sekil ve sartlan ile diger hususlan kapsar. Dayanak Madde 3-) Bu yonerge, 2547 Say til Yuksekogrerim Kanunu 13 uncu maddesi, 657 Say til Devlet Memurlan Kanunu, 5187 say til Basin Kanunu, 5070 Say til Elektronik lmza Kanunu, 124 Sayih Yuksekogretim Ost Kuruluslan ile Yuksekogretirn Kurumlannm idari Teskilati Hakkmda Kanun Hukmunde Kararname ve 02112/2004 tarih ve say til Resmi Gazete'de yaymlanan Resmi Yazismalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkinda Yonetmelik ile 26112/2007 tarihli ve sayih Resrni Gazerede yayimlanan Kamu lc Kontrol Standartlan Tebligi hukurnlerine dayamlarak hazirlanmrsnr. Tarumlar Madde 4-) Bu Yonergede yer alan kavram ve krsaltmalardan; Akademik Birim Amiri: Oniversitede 2547 Say til Yuksekogretirn Kanununa gore kurulmus olan fakulte dekanliklan, yuksekokul mudurliikleri, arasurma ve uygulama merkezi mudiirlukleri ve enstitu rnudurlerinin yamsira Rektorluge bag It turn akademik birimler Arasnrma Merkezi Miidiirii: Universite arasnrma merkezi mudurlerini, Basm ve Halkla Iliskiler Miidiirii: Universite Basin ve Halkla ili~kiler MUdUrUnU, Bilimsel Arasnrrna Projeleri Koordinatoru: Oniversite Bilimsel Arasnrma Projeleri Koordinatorunu, Bolum Baskarn: Oniversite Rektorlugu bolum baskanlanrn, Daire Baskam: Universite daire baskanlanm, 1

2 Dekan: Universite fakiilte dekanlanm, Doner Scrmaye lslerme Miidiirii: Oniversite Doner Sermaye lsletme Mudurtinu, Enstitii Miidiirii: Oniversiteye bag It enstiru mudurlerini, Genel Sekreter: Oniversite Genel Sekreterini, Hukuk Mtisaviri: Oniversite Hukuk Musavirini, i~denetci: Oniversite lc Denetcilerini, i~denetim Birim Yonetlcisi: Oniversite iy Denetim Birimi Baskam/Koordinatorunu, idari Birim Amiri: 124 nolu KHK ile belirtilen Genel Sekreter ve Genel Sekretere bagh turn Daire Baskanlanrn, Fakiilte/EnstitiilYiiksekokul Sekreterini, Basm Yayrn ve Halkla Iliskiler Mudurunu, Yazi Isleri Mudurunu, Guvenlik Hizmetleri MUdUrUnU, Ic Hizmetler Mudurunu, Sivil Savunma Uzmaruru vb. birim amirlerini, Meslek Yiiksekokulu Miidiirii: Oniversite meslek yiiksekokul mudurlerini, Rektor Yardrmcrsi: Universite rektor yardimcilanm, Rektdr: Oniversite Rektorunu, Universite: Abdullah Giil Oniversitesini, Yetkili: Rektor, Rektor Yardimcilan, Genel Sekreter, iy Denetirn Birimi Yoneticisi, Bilimsel Arasnrrna Projeleri Koordinatoru (BAP), Dekanlar, Enstitu Mudurleri, Yuksekokul Mudurleri, Meslek Yuksekokulu Mudurleri, Arastirma Merkezi Mudurleri, Rektorluk Bolum Baskanlan, Daire Baskanlan, Doner Sermaye Isletme Muduru, Hukuk Musaviri, Basin, Yay 111 Ve Halkla Iliskiler Mudurti ve Sube Mudurlerini ifade eder. Yiinerge: Abdullah GUI Oniversitesi Rektorlugu imza Yetkileri Yonergesini ifade eder. ilkeler ve uygulama esaslari Madde 5-) Bu yonergenin yerine getirilmesi ile ilgili ilkeler ve uygulama esaslan asagida belirtilmistir. a) Sirurlan acikca belirtilerek devredilmemis olan yetkiler kullantlamaz. b) Yetkiler, sorumluluk anlayrsinm gereklerine uygun olarak yerinde, zarnarunda ve dogru olarak kullaruh r. c) Akademik ve idari hiyerarsi icinde her kademe, bilmesi gereken konularda gorev ve sorumlulugu ile baglantih olarak bilgi sahibi olrnasi saglamr. d) Yetkililer, kendi ustlerinin bilmesi gereken konulan takip edip, usrune bildirmekle; her makarn sahibi imzaladrgi yazilarda ust makarnlann bilmesi gerekenleri takdir ederek zarnarunda bilgi vermekle yukumludur. e) Rektor, Universitenin turn birimleri ile; rektor yarduncilan, kendilerine bag It birimlerle; Genel Sekreter, Universite idari birimleri ile; dekanlar, fakiilteleriyle; mudurler, kendisine bagh enstitu, yiiksekokul, meslek yuksekokulu, arasnrma merkeziyle; bolum baskanlari, bolurnleriyle; daire baskanlari ve diger birim amirleri ise kendi birimleri ile ilgili olan turn konularda bilgi ve sorumluluk sahibidir. f) Yaptlacak yazismalarda, "Resmi Yazismalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkmda Yonetmelik'' hllkumlerine riayet edilir. g) Yazilar islem kapsarrunda yeralan butun arakademe amirlerinin parafi olmadan imzaya sunulamaz. h) Birim amirleri, birimlerince yazilan her turlu yazidan sorumludur. I) Genel Sekreter ve Daire Baskanlanna imza yetkisi verilen rutin yazilar (Icra, Kefalet kesintileri, Sosyal Guvenlik Kurumu kesintilerinin gonderilmesine iliskin yazilar, Kredi Yurtlar Kururnu'ria yaztlan duzeltrne yazilan, ogrenci durumu ile ilgili savciliga yazilan yazilar, pasaport islemleri ile ilgili Emniyet Mudurltigune yazilan yazilar, askerlik subelerine yaztlan yaztlar gibi) 2

3 i) Yukanda (I) bendi dismdaki akademik ve idari birimlere ve Oniversite disi kurumlara yaptlacak yazismalar, Rektor (Curnhurbaskanhgi, Basbakanhk, YOK, OSYM, Bakanliklar, Universitelere, OSYM) irnzasi ile yapihr, j) Idari birimlerden Rektorluk Makarruna veya akademik birimlere hitaben yazilmasr gereken yazilar, konulanna gore Rektor Yardrmcrlan ya da Genel Sekreter imzasi ile yazihr. k) ldari Birimlerin kendi aralanndaki bilgi amach yazrlrnasi gereken yaztlar ilgili Daire Baskarnmn imzasi ile yazihr, I) lc denetciler, gorevleri ile ilgili olarak akademik ve idari birimlerle dogrudan yazisma yapabilir, gizlilik kaydi dahi olsa her turlil sozlu ve yazih bilgiyi alabilir. m) Akademik birimler, egitim arnach konularda, dogrudan kendi aralannda ve kendilerine bag It birimlerle bu yonergede belirlenen ilkeler dogrultusunda yazisma yapabilir. n) Universiteye bagh tum akademik ve idari birimlere yaptlacak bilgi edinme basvurulan 4982 sayih Bilgi Edinme Hakkt Kanunu ve bagh yonetmelik geregince Rektorluk bunyesinde Basin, YaYIl1 ve Halkla Iliskiler Mudurlugune bagh olarak olusturulan "Bilgi Edinme Birirni" tarafmdan cevaplanacak ve Basm, Yaym ve Halkla Iliskiler Mudurlugune yazih olarak bilgi verilecektir. 0) Yetkilinin izin vb. nedenlerle bulunrnadigi hallerde, vekili imza yetkisini kullanarak yetkiliye yapilan is ve islernle ilgili bilgi verir. 0) Kendisine yazih olarak yetki devredilen kis: bu yetkiyi, izin almaksizm bir baskasma devredemez. Herhangi bir imza yetkisinin yeniden duzenlerunesi bu yonergede degisiklik yapilrnasi ile mumkundur. p) Rektor yarduncrlanndan biri herhangi bir nedenle yerinde olrnadrgi zamanlarda ona ait imza yetkisi diger rektor yardrrncisi tarafrndan kullamhr. izinli, gorevli ya da raporlu olduklan zamanlarda donuslerine kadar hizmetlerin nasil yurutulecegi aynca belirtilir. r) Makama sunulacak yazilar, bir tasarruf, tercih, gizlilik veya teklif iceriyorsa bizzat Genel Sekreter veya ilgili rektor yardimcismm kendisi tarafmdan getirilerek, imzaya sunulacakttr. s) Bir izinin, onayin kaldmlmasi veya duzeltilmesi, ahnismdaki usule uyularak yapihr. ~) Yazilann ilgili oldugu birimde hazirlanmasi ve gonderilrnesi asrldir. Ancak acele ve gerekli goruldugu hallerde ozel kalem veya genel sekreterlikte hazirlanan yazilann bir ornegi bilgi icin ilgili birime gonderilir. Bu tur yaztlarda Makam irnzasma sunulmadan once ilgili birimin bagh oldugu rektor yardimcismm parafi alrmr. t) Yazilar ekleri ve varsa oncesine ait dosyasi ile birlikte imzaya sunulur. u) Medyada yeralan Oniversiteyi ilgilendiren ihbar ve sikayet rurundeki haber ve yazilar, Basin, Yaym ve Halkla ili~kiler MUdiirliigii tarafindan titizlikle takip edilerek sonuc Makama bildirilir, ahnacak talimata gore hareket edilir. U) Oniversite ve bagh birimlerin kurum dismda yapacaklan ikili anlasrnalar (ihale mevzuati geregi yaptlacak sozlesmeler haric) Makam onayiyla yuriirliiliige girer ve anlasma metinleri genel sekreterlikce muhafaza edilir. Ancak bu yetki makam tarafindan Rektor Yardimcrlanndan birisine siirekli veya gecici olarak devredilebilir, yetki makarru rarafindan kurumu temsilen sozlesme imzalamak uzere gorevlendirme yaptlabilir. 3

4 Sorumluluk Madde 6-) Bu yonerge ile verilen yetkilerin tam ve dogru olarak kullarulmasindan ve uygulamalann yonergeye is akis semalan ile belirtilen usul, surec ve surelere uygunlugunun saglanmasmdan; a) Rektor Yardimcilan, ic;: Denetim Birim Yoneticisi, Genel Sekreter ve tiim akademik ve idari birim amirleri, b) Yazismalann; yazisma kurallan, emir ve yonergeye uygun olarak yapilmasmdan, yazilann dosyalanma ve korunmasmdan birim amiri ve birim arsiv sorumlulan, c) Gelen evrakm ve imzalanan yazilann ilgililere sur'atle ulastmlmasi ve tekide mahal verilmeyecek sekilde siir'atle cevaplanmasmdan ilgili birim amiri ve birimdeki turn gorevliler, d) Gizlilik dereceli bilgi ve evrakm, ilgisiz kisilerin eline gecrnesinden ve bilmemesi gereken kisilerin konudan haberdar olmasindan birim amiri ve birimdeki turn ilgililer, e) Birimlerce iiretilen turn yaztlardan birinci derecede birim amiri ve yazida paraf olan turn ilgililer, f) Makama veya diger yoneticilere imza amaci ile getirilen ve kendilerine teslim edilen evrak ve yazilann muhafazasindan ilgili yoneticilerin sekreterya hizmetlerini yuruten gorevliler, g) ic;: denetim birimince duzenlenen damsmanhk faaliyetine dair raporlara dayarnlarak yapilan uygulamalardan, uygulamayi yapan idare veya rnerci sorumlu olacaklardir. Bilgi edinme, miiracaat ve sikayet basvurulari Madde 7-) Universiteye yapilan basvurularla (rnuracaat, sikayet vb.) ilgili olarak asagrdaki usul ve esaslar uygularur, a) E-posta basvurulan, ilgili formlann 4982 say til Bilgi Edinme Hakki Kanunu ve yonetrnelige gore eksiksiz doldurulrnasi durumunda Basin, Yayin ve Halkla Iliskiler Mudurlugu'nce degerlendirilerek ilgili rektor yardnncrsr onayiyla ilgili birime elektronik ortamda gerekli durumlarda yazih olarak havale edilir. b) E-posta basvurulanmn ilgili birimlere e-posta aracihgi ile gonderilebilmesi icin butun birimlerde "bilgi edinme e-posta adresi" acihr. c) Rektorluge bilgi edinme basvurusu kapsammda gelen dilekceler Basin, Yayin ve Halkla lliskiler Mudurlugu tarafmdan ilgili birimlere ilgili rektor yardrrncismm onayiyla yazih olarak havale edilir. d) Akademik ve idari birimlere yaptlan yazrh basvurular 0 birimce cevaplandmhr, Basin, Yayin ve Halkla Iliskiler Mudurlugune konuya iliskin bilgi verilir. e) 4982 say til Bilgi Edinme Hakki Kanunu ve bagh yonetrnelige gore yaptlacak basvurular, kanunda belinilen kapsam ve sureler icinde cevaplandmhr. Usuliine uygun olarak verilecek cevaplardan birirn amirleri dogrudan sorumludur. f) Bilgi Edinrne konusunda kendisine basvurulan birim amiri, konunun incelenmesini ve cozumunu kendi yetkisi dismda gorurse, dilekceler Basin, Yaym ve Halkla lliskiler Mudurlugune iletilir, ilgili makarmn verecegi direktife gore gerekli degerlendirme yapihr. g) Burun birim amirleri, kendi gorev alanlanna giren konularla ilgili basvurulan dogrudan dogruya kabul etmeye, kaydrru yaparak konuyu incelemeye ve istenen husus mevcut bir durum beyarn veya yasal bir durumun aciklanmasi ise, bunu dilekce sahiplerine 3071 say til Dilekce Hakkuun Kullarulmasma Dair Kanun'da belirtilen usulde, yazih olarak bildirmeye yetkilidirler. Bunlar dismdaki istemlere iliskin cevaplar ilgili rnakarn tarafindan irnzalarur. h) Dogrudan Makama yapilan yazih basvurular bir ozellik arzetmedigi, Rektor veya Rektor Yardrmcrlan tarafmdan gorulmesinde bir zorunluluk olmadigr, onernli bir ihbar ya da sikayeti kapsamadigr takdirde, Yazi lsleri Mudurtugunce kaydi yapilarak, dilekcenin ilgili daireye gonderilmesi saglarnr. 4

5 Bu sekilde ilgili birime giden dilekceler isleme konulur, sonucu 4982 say til yasada belirtilen usule uygun olarak dilekce sahibine yukanda yazih esaslar dahilinde yazih olarak bi Idiril ir. I) Medyada yer alan ihbar, sikayer ve dilekler Basm, Yaym ve Halkla ili~kiler Miidiirliigii tarafindan, emir beklenmeksizin dogrudan ve dikkatle incelenir ve sonuc en kisa zamanda Makama bildirilir. Basma gonderilccek cevap ve duzeltme proseduru Rektor tarafindan belirlenir. Basma bilgi verme Makam veya yetki verecegi Basin, Yaym ve Halkla lliskiler Miidiirii tarafindan yapihr. i) Basvurularla ilgili tereddut edilen hususlar ilgili Rektor Yardnncisi tarafmdan cozumlenir, Gelen yazrlar ve evrak havalesi Madde 8-) Gelen yazilar ve evrak havalesi islernlerinde izlenecek usul; a) "C;OK GiZLi" ve "Ki~iYE OZEL" yazilar Yazi Isleri Mudurlugunce teslim ahrnr, acilmaksrzm Genel Sekreter tarafindan bizzat Rektor veya Rektor bulunmadrgi zamanlarda goreve vekalet eden rektor yardimcisma arzolunur, havaleyi takiben Yazi Isleri Mudurlugunce kayda ahrnr. b) Makama gelen "GiZLi" ibareli yazilar Genel Sekreterin kendisi tarafmdan, diger biittln yazilar Yazi lsleri Mudurlugunce acrhr. Gizli yazilar Genel Sekreter tarafmdan gidecegi yer belirlendikten sonra kayda alimr ve ilgili birime gonderilir. c) Rektor Yardrmcilan ve Genel Sekreter tarafindan kendilerine gelen evrak incelendikten sonra Rektorun gorrnesi gerekenlere (T) takdim isareri konularak Makama sunulmasi saglarur, Rektorun talimatma uygun olarak Yazi Isleri Mudurltlgunce ilgili birime gonderilir, d) Birim amirleri kendilerine Rektor, Rektor Yardimcilan ya da Genel Sekreter havalesi olmaksizin gelen evrak hakkmda, Rektor, Rektor Yardimcrlan ya da Genel Sekretere derhal bilgi verirler ve gerekli taliman alarak islemi sonuclandinrlar. Giden yazrlar Madde 9-) Giden yaztlar ve islemlerinde izlenecek usul; a) Rektor veya rektor yardimcrlan tarafindan imzalamp gonderilecek turn yazilar, Basbakanhk "Resmi Yazismalarda Uygulanacak Esas ve Usuller hakkmda Yonetmelik" hukumlerine uygun olarak hazrrlanrr. b) Makarn adina yetki verilmis makamlarca imzalanacak yaziiarda, yazinin sag alt kosesine yaziyr irnzalayanm adi ve soyadi yazrldiktan sonra, altma "Rektor a." ibaresi konularak, bunun altma da memuriyet unvaru yazihr. c) Yazilar, yazryi yazan gorevliden baslayarak krdeme gore imzalayacak makama (Rektor veya Rektor Yardimcisr) kadar olan ara kademeyi kapsayacak sekilde siralt amirlerce paraf olunur. d) Makarn oluruna sunulacak ic denetimle ilgili olmayan onay yazilannda, teklifte bulunan ilgili birim amirinin irnzasmdan sonra, yazmm sol alt tarafina "Uygun gorusle arz ederim" ibaresi yazilarak, alnna tarih konulduktan sonra, imza icin uygun bir bosluk birakihp, go rev dagihmina gore ilgili Rektor Yardrrncismm ve Genel Sekreterin imzasi acihr. ilgili Rektor Yardirncrsmm "Uygun Gorusu" ahnmayan teklifler onay maksadiyla Makama sunulamaz. e) Yazismalarda standardizasyona ozen gosterilir. Bu baglamda ornegin; onaylarda "Onay", "Uygundur", "Muvafrktir" gibi deyim ve ifadeler yerine, onay icin sadece "Olur" deyimi kullaruhr, imza icin yeterli alan birakihr; yazilann sonuc bolumunde yer alan "Arz ederim", "Saygilanmla arz ederim", "Rica olunur" ve benzeri ifadelerin yerine "Arz ederim" ve "Rica ederirn" ibareleri kullamhr. f) Yazilar, Turkce dilbilgisi kurallanna uygun olarak, gunumuzde kullarulrnakta olan Tiirkc;:e kelimelerle hazrrlarur ve konu acikca ifade edilerek, kisa ve OZ olarak yazrhr, 5

6 ikinci BOLUM imza YETKiLERi Rektorluk rnakammca havale edilecek yazrlar Madde 10-) Makam tarafindan havale olunacak yazilar; a) Cumhurbaskanhjn ve bagh birimlerinden gelen yazilar, TBMM Baskanligmdan ve TBMM birim ve kornisyon baskanhklanndan gelen her turlii yazilar ve cevaplan, b) Basbakan, Bakan ve mustesar imzalan ile gelen yazilardan ozel olarak cevaplanmasi gereken yazilann cevaplan, c) Yuksek Ogretim Kurul Baskanligr, Universitelerarasi Kurul Baskanlrgi OSYM Baskanligmdan gelen yaztlardan ozel olarak cevaplanmasi gereken yazi cevaplan, d) Mustakilen Genel Mudurluk yonetiminde cahsan kurumlardan Genel Mudur irnzasi ile gelen yazilar ile Valilik, Garnizon Kornutanhgi ve Buyuksehir Belediye Baskanhklanndan gelen yazilarda vali, garnizon komurani ve Buyuksehir Belediye Baskanmin bizzat imzalamis oldugu yaztlardan ozel olarak cevaplanmasi gereken yazilar, e) Milli Guvenlik Kurulu Genel Sekreterliginden gelen yazilar ile ozel olarak giivenlik ve asayisin diizenlenmesine yonelik yazilar, f) Adli ve idari yargi organlanndan 720 I say til Tebligat Kanununa gore teblig edilmeksizin gelen ve aslen idarece cevap verilmesi zorunlu yazilar ile, diger universitelerden Rektor imzasi ile gelmis ve ozel olarak cevaplanmasi gereken yazilar ancak bu yaztlarda cevaplanacak hususun onernli nitelikte olduguna dair takdir ilgili Rektor Yardimcrsi tarafmdan belirlenecektir, g) Diger kururn ve kuruiuslardan "kisiye ozel, cok gizli" ozel kayitlanyla gelen yazilar rektor tarafmdan, rektor gorevde bulunmadigr zamanlarda cevabm aciliyet ve sure icermesi halinde ise, ilgili Rektor Yardll11CISItarafindan imzalarnr. Rektorhik makarm tarafmdan yiiriitiilecek isler He irnzalanacak yazr ve onaylar Madde 11-) Rektorluk tarafmdan kullamlacak yetkiler ile imzalanacak yazi ve onaylar sunlardir: a) Kanunen bizzat Rektor tarafmdan baskanlik edilmesi gereken toplantilar ile senato ve yonetim kurullarda ahnan kararlar, b) Kanun ve yonetmeliklerde ongorulen ve mutlaka Rektor tarafmdan yaprlmasi gereken oneriler, kararlar ve islernler, c) Yazih, gorse I ve isitsel medyaya demec verme, d) ic;: denetim birim yoneticisince sunulan calisma plan ve programuu onaylama, e) Rektor Yardirncilan, i~denetciler, Dekan, Enstitu/Yuksekokul/Meslek Yuksekokulu/Arasnrma Merkez Mudurleri ile Rektorluge bag It Bolum Baskanlan, Genel Sekreter ve Daire Baskanlanrun her ttirlu izin onaylan, f) Personelin ayliksrz izin onaylan, g) Ozel Kanunlarda belirtilen hususlar sakh kalmak uzere, Oniversite kadrosundaki turn personelin onaylan, gorev yerlerinin belirlenmesi, Universite icinde yer degistirme ve asalet tasdik g) Oniversite icinde yer degisikligine iliskin gecici gorevlendirme ile bos bulunan yonetici durumundaki idari kadrolara vekalet, tedvir yazilan ve onaylan, h) Personelin gorevden uzaklastmlmasi ve goreve iadesine dair onaylar, I) n disma arac gorevlendirilrnesine dair onaylar, ancak bu yetki Makam tarafindan araclann bagl: bulundugu ilgili birim amirine surekli veya gecici olarak devrolunabilir. i) Cumhurbaskanhgi Genel Sekreterligi, TBMM Baskanhgi ile birim ve kornisyonlan, Basbakanlik, Milli Guvenlik Kurulu Genel Sekreterligi, Yuksekogretim Kurulu Baskanligi, 6

7 Universitelerarasi Kurul Baskanhgi ve OSYM Baskanhgina ve iy Denetim Koordinasyon Kuruluna yazilacak yazilar, j) Bakanlar ve rnustesarlann imzasiyla gelen yazi cevaplan ile Basbakanhk ve bakanliklara sunulan (YOK kanahyla) Makarrun gorus ve tekliflerini iceren yazilar, k) Vali, Garnizon Kornutaru, Buyuksehir Belediye Baskarn ve Cumhuriyet Bassavcisi imzasi ile gelen yazilara verilecek cevaplar ile bu kurumlara yazilacak onemli nitelikteki yazilar, I) Oniversite ic denetim birimi ile idari ve akademik birimlerden gelen 3628 say til Mal Bildiriminde Bulunma Rusver ve Yolsuzluklarla Miicadele Yasasi geregince adli mercilere sue ihban iceren raporlann gonderilrnesi ve buna dair yazi yazrlrnasi, m) Diger universitelerden rektor irnzasiyla gelen onemli nitelikteki yazismalara verilecek cevaplar, n) Asayis ve guvenlik ile ilgili onernli yazismalar, 0) Oniversite adina adli ve idari yargi mercilerinde gorulecek dava ve islere iliskin dava dilekcesi, savunma yazisi vb. belgelerin irnzalanmasi veya bu kapsamdaki i~ ve islernlerde kurumu temsil etmek uzere Hukuk Musaviri ve avukatlara vekaletnarne verilmesi, 0) Aciktan atama ile ilgili kadro talep yazilan ve naklen atama ile ilgili kururnlanndan muvafakat isteme yazilan, p) Universite birimleri ile Oniversite dismdaki kurum ve kisilerden gelen onemli teklif ve yazilara verilecek cevaplar, r) Universite yatinm teklifleri ve yilhk prograrnlarm uygulanrnasi ile ilgili yazilar, s) Vasa ve yonetrneliklerle Rektore brrakilrms ve bu yonergede yetki devri yapilmarms konulardaki yazilar ile Rektorun irnzalamayi uygun gordugu diger onay ve yazilar, s) Oniversite ve bag It birimlerin kurum dismda yapacaklan ikili anlasrna (ihale mevzuati geregi yapilacak sozlesrneler haric) onaylandir. Ancak bu yetki makarn tarafmdan rektor yardirncilanndan birisine siirekli veya gecici olarak devredilebilir. Rektor yarthmcrlars tarafmdan yiiriitiilecek isler ile imzalanacak yazi ve onaylar Madde 12-) Oniversite Rektor Yardrrncrlan tarafindan kullarulacak yetkiler ile imzalanacak yazi ve onaylar sunlardrr: a) Rektor tarafmdan belirlenecek gorev dagihrni dikkate alinarak, bizzat Rektor tarafmdan imzalanacak olan yazilar disinda kalan onay ve yazilar, b) Rektorun, cesitli nedenlerle gorevinde bulunmadrgi zamanlarda Makamca imzalanmasi gereken, ancak ozellik ve ivediligi nedeniyle gecikrnesinde sakinca bulunan yazilar, c) Makama gelen evrakm ilgili birime havalesi, d) Rektorun irnzasma sunulacak butun yazilann parafi, e) izinleri Rektor tarafmdan verilecekler dismda kalan Makama bagh bolum ve birimlerdeki akademik personelin gorev bolumune gore yilhk, maze ret ve saghk izin onaylan, f) Akademik personelin derece ve kaderne ilerlemesi onaylan, g) Yazih, gorse 1 ve isitsel medyarun universiteden talep ettig] haber konulannda Basin, Yaym ve Halkla lliskiler Mudurlugt; tarafindan yurutulmesi gereken yazismalar, g) Yazih, gorsel ve isitsel medyada yer alan, Universiteyi dogrudan ya da dolayh olarak ilgilendiren, 5187 say til Basin Yasasi kapsammda cevap ve duzeltme hakkmm kullarnlmasma dair gerekli kosullan iceren haberlerle ilgili yazismalar, h) Basin ve Yaym kuruluslanna gonderilecek bas III bulteni ve bas 111 bilgilendirme yazilan, cesitli afis, brosur, duyuru, internet duyurusu, fuar, stand acrna talepleri ve ilanlann ilgili akademik ve idari birimlere gonderilrnesine dair yazilar, bu yetki Basin YaYIl1 ve Halkla lliskiler Mudiirlugune devredilebilir. 1) Rektor tarafmdan verilen diger gorevlerdir. 7

8 Genel sekreter tarafmdan yiiriitiilecek Isler ile imzalanacak yazr ve onaylar Madde 13-) Oniversite Genel Sekreteri tarafmdan kullarnlacak yetkiler ile imzalanacak yazi ve onaylar sunlardir: a) Rektor ve Rektor Yarduncrsi havalesine gerek gorulrneyen yazilann ilgili birimlere havalesi, b) Rektor ve Rektor Yardimcrlanrnn irnzalayacaklan yazilann incelenerek paraflanmasi, c) Rektorluk birimlerinde bulunan amiri bulundugu idari personel ile daire baskanliklanna bagh tum personelin yilhk izinleri ile evlenme, mazeret, degum ve olum sebebiyle veri len izin onaylan. d) il ici arac gorevlendirme onaylan, ancak bu yetki Genel Sekreter tarafindan araclann bagh bulundugu ilgili birim amirine siirekli veya gecici olarak devrolunabilir. e) Konusuna gore, iiniversite idari birimlerinden Makarna hitaben yazilmasi gereken yazilar, f) Universite Senato ve Yonetirn Kurulu kararlannin ilgili akademik ve idari birimlere gonderilrnesine iliskin iist yazilar, g) Personel atamalan ile ilgili kararname ve onaylarm tlst yazilan ile personelin goreve baslayis ve aynhslanrun, Universite dis: kururnlara ve Oniversite ici akademik ve idari birimlere bildirilmesine dair yazilar, g) Icra miidiirluklerinden gelen personel borclan konusundaki yazilar, h) Amiri bulundugu idari personelin kademe ilerleme onaylan, I) Cesitli afis, brosur, duyuru ve ilanlann ilgili akademik ve idari birimlere gonderilmesine dair yazilar. i) Sendikalara uye olma ve uyelikten cekilme yazilan, j) Personelin Pasaport cikartilrnasr ile ilgili yazilar, bu yetki Personel Daire Baskaruna devredilebilir. I) Rektor ve rektor yardimcilanmn imzalayacaklan yazilann parafi, m) Rektor tarafmdan veri len diger gorevlere dair yazi ve onaylardir. Genel Sekreter Yardrmcisi tarafmdan yiiriitiilecek isler ile imzalanacak yazi ve onaylar Madde 14-) Oniversite Genel Sekreter Yardimcisr tarafindan kuilanrlacak yetkiler ile imzalanacak yazi ve onaylar sunlardir; a) Genel sekreterlik ve genel sekreterlige bagh birimlerde gorevli personelin goreve baslayis ve gorevden aynhslanmn idari birimlere bildirilmesine dair yazi imzalan, b) Rektor, Rektor Yardimcilan ve Genel Sekreter tarafmdan imzalanacak yazl paraflan, c) Cesitli kurum, kisi ve birimler ile yargi yerleri ve icra dairelerinden gelen yazilann havalesi, d) Genel Sekreter tarafmdan veri len diger gorevlerdir. Daire Baskanlari, Hukuk Musavtr] ve Basm Yaym ve Halka Iliskiler Miidiirii tarafmdan yiiriitiilecek isler ile imzalanacak yazi ve onaylar Madde 15-) - Oniversite Daire Baskanlan, Hukuk Musaviri ve Basin, Yaym ve Halkla Iliskiler MUdUrU tarafmdan kullantlacak yetkiler ile imzalanacak yazi ve onaylar sunlardir: a) Rektor, Rektor Yardimcilan, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardrmcilan tarafindan imzalanacak yazi paraflan, b) Kendi birimlerinde yazihp, Rektor veya ilgili Rektor Yardrrncrsmm imzasmdan cikan kararname ve olurlann (terfi, gorevlendirme) ilgili akademik ve idari birimlere gonderilrnesine dair ust yazilar ile birimde gorevli personelin, goreve baslayis ve aynhslarmm diger idari birimlere bildirilmesine dair yazilar, 8

9 c) Universite kampiis alanlannda kullarulan su, elektrik dogalgaz vs. tuketimlerinin ilgililere bildirimi, kira, yakit ve santral aracrhgi ile yapilan ozel telefon gorusme iicreti bildirimi gibi rutin yazilar, d) Bashkta belirtilen birim amirlerinin, bilgi alma, bilgi verme gibi rutin konularda kendi aralannda yapacaklan yazisrnalar, e) Ozliik islerinin hazirlanmasma ve bildirilmesine, hizmcrici egitim cahsmalanna yonelik yazilann personele duyurulmasina iliskin yazilar, f) Mali konularda Universite mali hizmetler birimi olan Strateji Gelistirrne Daire Baskanhgi tarafindan yurutulmesi gereken ve ilgili mevzuatmda imzaya yetkili olanlann sayildigi yazi ve onaylar, g) Ogrencilerin, askerlik islemleri ile ilgili belgeleri, ogrenci belgesi, transkript, diploma eki ve hasta sevk belgelerinin imzalanmasi; yatay gecis islemleri ile ilgili ogrenci dosyalanmn istenmesi ve gonderilmesi, ogrencilerin mezun olduklan liselerden bilgi ve beige istenmesi, Sosyal Giivenlik Kururnundan ogrencilerte ilgili istenen bilgiler ve diger universitelerden yaz okulu smav sonuclanmn istenmesine ve gonderilmesine iliskin yazilar, g) Yeni bir hak ve yukumluluk dogurmayan ve bir direktif niteligi tasimayan birirnin kendi gorev alarn ile ilgili rutin hizmetlere iliskin Kefalet kesintileri, Sosyal Guvenlik Kurumu kesintilerinin gonderilrnesi vb. yazilar, h) Ogrenci durumu ile ilgili savcihga Emniyet Mudurlugune yazilan yazilar, yapilacak rutin dis yazismalar, yazilan yazilar, Ogrenci Pasaport Askerlik subesine yazilan yazilar islernleri ile ilgili gibi kurum adina I) Oniversite tarafindan adli ve idari yargi mercileri ile icra dairelerinde acilan davalann dilekceleri, bu davalara ait savunmalar ile universiteye karst acilan davalann takibi ve bu davalara iliskin savunrnalarda ilgili mevzuati geregi Hukuk Musaviri tarafindan bizzat imzalanmasi gereken yazi ve onaylar, i) Universite daire baskanhklarina bagli tum personelin (Rektor ve Genel Sekreter tarafmdan verilecek izin onaylan haric olmak uzere) yilhk izinleri ile evlenme, mazeret, degum ve olurn sebebiyle veri len izin teklifleri. j) Rektor ve Genel Sekreter tarafindan verilen diger gorevlere ait yazi ve onaylardir. i~denetim birimi yiineticisi tarafmdan yiiriitiilecek isler ile irnzalanacak yazi ve onaylar Madde 16-) lc Denetim Birimi Yiineticisi ve i9 denetciler tarafindan yiiriitiilecek isler ile imzalanacak yazi ve onaylar Universite Ic Denetim Birimi Yonergesinde belirtilen sekilde yurutu Iecekti r. Dekan tarafindan yiiriitiilecek isler ile irnzalanacak yazi ve onaylar Madde 17-) Universite ilgili dekanlan tarafmdan kullarulacak yetki ve imzalar ile yazr ve onaylar sunlardir: a) Kanunen bizzat dekan tarafmdan baskanlik edilmesi gereken toplanti ve kurullarda alman kararlara ait yazi ve tutanaklar, b) Kanunlar ve yonetmeliklerde ongorulen ve mutlaka dekan tarafmdan yapilmas: gereken oneriler, kararlar ve islernler, c) Dekan yardimcilan, fakulte sekreteri, bolurn baskanlanrun yilhk, mazeret ve saghk izin onaylan, d) Makama yazilacak yazilar, e) Fakiiltenin yatmm teklifleri ve yillik programlanmn uygulanmasi ile ilgili yazilar, 9

10 f) Vasa ve yonetmeliklerle Dekana birakilrms olup, bu yonergede yetki devri yapilmarms konulardaki yazilar ile dekan'rn imzalamayi uygun gordiigii diger onay ve yazilardrr. onaylar EnstitiiNiiksekokul Miidiirii tarafrndan yiiriitiilecek isler ile imzalanacak yazi ve Madde 18-) EnstitiilYiiksekokul Miidiirii tarafindan kullantlacak yetki ve imzalar ile yazi ve onaylar sunlardir: a) Kanunen bizzat mudur tarafmdan baskanlik edilmesi gereken toplann ve kurullar, b) Kanunlar ve yonetmeliklerde ongorulen ve mutlaka miidiir tarafindan yaprlmasi gereken oneriler, kararlar ve islemler, c) Miidiir yardimcilan, yuksekokul/enstitii sekreteri ve bolurn baskanlanrun yilhk, mazeret ve saglik izin onaylan, d) Makama, dekanltk ve mudurluklere yaztlacak yazilar, e) YUksekokullenstitiilerin yatrnm teklifleri ve yilhk programlann uygulanrnasi ile ilgili yazilar, f) Vasa ve yonetmeliklerle mudure birakrlrms ve bu yonergede yetki devri yapilmarms konulardaki yazilar ile mudurun irnzalamayi uygun gordugii diger onay ve yazilardrr. Dekan Yardimcilarr tarafmdan yiiriitiilecek isler He imzalanacak yazi ve onaylar Madde 19-) Universite Dekan Yardimcilan tarafindan kullamlacak yetki ve imzalar ile yazi ve onaylar sunlardir: a) Gorev bolumune uygun olarak dekanm imzalayacagi yazilar dismda kalan onay ve yazilar, b) llgili dekarnn, cesitli nedenlerle makanunda bulunrnadigi zamanlarda dekan tarafindan irnzalanmasi gereken, ancak ozellik ve ivediligi nedeniyle gecikmesinde sakmca bulunan yazilar, c) Fakiilte kurulu ve fakiilte yonetim kurulu kararlarmm ilgili akademik ve idari birimlere gonderilmesine iliskin ust yazilar, d) Dekan tarafindan veri len diger gorevlerdir. Miidiir Yardimcilan tarafmdan yiiriitiilecek isler ile imzalanacak yazi ve onaylar Madde 20-) Mudur Yarduncilan tarafindan kullamlacak yetki ve imzalar ile yazt ve onaylar sunlardir: a) Gorev bolumune uygun olarak mudurun imzalayacagi yazilar dismda kalan onay ve yazilar, b) MUdUrUn, cesitli nedenlerle makarmnda bulunmadigi zamanlarda rnudur tarafmdan irnzalanmasi gereken, ancak ozellik ve ivediligi nedeniyle gecikmesinde sakmca bulunan yaztlar, c) Yuksekokul kurulu ve yuksekokul yonetim kurulu kararlannm ilgili akademik ve idari birimlere gonderilmesine iliskin ust yazilar, d) Mudur tarafmdan verilen diger gorevlerdir, Rektorluge bagh biiliim baskanhklari tarafrndan kullamlacak yetki ve imzalar ile yazi ve onaylar Madde 21-) Rektorluge bagli bolum baskanhklan tarafmdan kullantlacak yetki ve imzalar ile yazi ve onaylar sunlardir: a) Bolum kurulu kararlanrun iist yazilan, b) Smav ve ders prograrnlarmm belirlenmesi ve onayi, c) Bolurn ogrenci dilekcelerinin cevaplarunasi ya da yonlendirilrnesidir. 10

11 Akademik birirnlerin bolurn baskanlari tarafmdan kullamlacak yetki ve imzalar ile yazr ve onaylar Madde 22-) Akadernik birimlerin bolum baskanliklan tarafindan kullarulacak yetki ve imzalar ile yazi ve onaylar sunlardir: a) Bolum kurulunu toplamak ve bu kurula baskanlik etmek, b) Fakiilte veya yuksekokul kuruluna kaulrnak ve bolumu temsil etmek, c) Bolum kurulu kararlanrnn iist yazilan, d) Smav ve ders programlannin belirlenmesi, e) Bolum ogrenci dilekcelerinin yonlendirilmesidir. Fakiilte/EnstitiilYiiksekokullKonservatuar/Meslek Yiiksekokulu Sekreteri tarafmdan kullarulacak yetkiler ile irnzalanacak yazi ve onaylar Madde 23-) Universitenin FakUltelEnstitiilYUksekokullKonservatuar/Meslek Yuksekokulu Sekreteri tarafindan kullarulacak yetkiler ile imzalanacak yazi ve onaylar sunlardir: a) Kurum ici ve kurum dismdan gelen yazilann havalesi, b) Dekan/mudur ve dekan/mudur yardrrncilannm imzalayacaklan yazilann parafi, c) Okullarinda bulunan amiri bulundugu idari personelin (dekan/mudur tarafmdan onaylanacaklara teklifte bulunrnak) yilhk, mazeret ve saghk izin onaylan, d) Dekan/miidlir tarafindan verilen diger gorevlere dair yazi ve onaylar. Genel hiikiimler UC;:UNCU BOLUM GENEL ESASLARA iliskin HUKUMLER Madde 24-) Tum onay ve yazismalarda "Resrni Yazismalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkmda Yonetrnelik" esaslan aynen uygulamr, SOZ konusu yonetrnelik turn birim amirlerince incelenerek personele teblig edilir. Madde 25-) Oniversite resmi yazismalannda standart sablonlar kullanihr. Bu arnacla "Abdullah GUI Oniversitesi Kurumsal Kimlik Kilavuzu" olusturulmustur. Rektorlugun resmi yaztlannda Oniversite resmi logosu dismda hicbir logo kullamlmayacaktir. Akademik ve Idari Birimler resmi yazilannda ise, Kurumsal Kimlik Ktlavuzu'nda belirtilen bicirnde logo kullaruhr, Madde 26-) Oniversite biinyesinde turn birimler tarafmdan, ahnan odul, kalite, standartlara uygunluk, ulusal/uluslararasi yetkinlik, yeterlik, denklik vb. durumlan gosteren isaret ve ifadelerin resmi yazilarda kullarulmasi Makam onayi ile mumkundur, Bu kapsarndaki ozel logolar, siireli veya siiresiz olarak, birim logosunun alt hizasma gelecek bicimde kullarnhr, Madde 27-) Resmi yazilar en az iki nusha olarak yazilir. Madde 28-) Universite ve bagh birimlerinden cikan yazi bashklannda, ilk sanra "TC." kisaltrnasi, ikinci satira "ABDULLAH GOL ONivERSiTESi REKTORLO(;O", uciincu sanra ise ilgisine gore ic denetim birimi, bagh akademik birimler ile gene I sekreterlik ve sekreterlige bagh mudurluk ve ilgili daire baskanliklan ve hukuk musavirligi, adr kucuk harflerle ortalanarak yazihr. 11

12 Madde 29-) Onaylarda, yazlyl teklif eden birim amirinin ad, soyad ve unvaru yazi alarurun en sagma yazrldiktan sonra, teklif eden birim ile onay makarrn arasinda makamlar varsa teklif edilen birim ile onay bolumu arasina uygun bosluk birakilarak "Uygun gorusle arz ederim." ifadesiyle (Makam tarafmdan onaylanacak yaztlarda ilgili rektor yardimcrsr veya Genel Sekreter'in) adi soyadi ve unvaru yazi alarnrun soluna yazildiktan sonra, uygun bosluk birakilarak yazr alarnrun ortasina buyuk harflerle "OLUR" yazihr, Olurun altmda onay tarihi ve imza icin uygun miktarda bosluk birakilarak onaylayarun ad, soyadi ve altma unvaru yazrlacaknr. Akademik ve mesleki unvanlar ismin on tarafina kticuk harflerle kisaltilarak yazilir. Madde 30-) Birden fazla birimi ilgilendiren veya gorii~ ahnmasmi gerektiren onay ve yazilarda, koordinasyonun saglanmasi bakunindan ilgili birirn amirinin veya gorevlinin de irnzasi veya parafi alirur. Madde 31-) Gunlu ve sureli evrak titizlikle takip edilerek, bu konuda meydana gelebilecek aksamalardan birim amiri ve ilgili gorevliler sorumlu tutulur. Madde 32-) Rektor Yardirncilan, gorev alanlanna giren cesitli konulardaki toplantilara Rektor adma baskanlik ederler, ahnan kararlar ile toplanti sonuclari hakkmda sonradan Makama bilgi sunarlar. Madde 33-) Rektor baskanligmda yaptlacak toplanti gunderni, Rektor Yardrrncilan, Genel Sekreter veya ilgili birim amiri tarafindan en az bir gun oncesinden Makarmn bilgisine sunulur. Madde 34-) Ogrenci gecrci mezuniyet belgeleri, akademik birim amirleri tarafmdan imzalarnr. Akademik birim amirleri bu yetkisini fakulte, yuksekokul ve enstitu sekreterine devredebilir. Madde 35-) Kayitlan fakiilte, enstitu veya yuksekokullarda tutu Ian ogrencilerin islernleri (askerlik, basan durumlan, sirnfi, kayit tarihi, rnezuniyet dururnu, ogrenci belgesi ve transkript gibi yazisrnalar) fakulte dekanligr, enstitu ve yuksekokul mudurluklerince yapihr. Madde 36-) Universiteye gelen postalardan; cok gizli, gizli, kisiye ozel ve isme gelenler dismda kalan diger yazilar Yazi Isleri Mudurlugtinde gorevli personel tarafindan acilarak kayda alnur. Kayda alman yazilar Genel Sekretere sunulur, Gelen evrak Genel Sekreter tarafindan incclcndikten soma Rektor ve Rektor Yardrrncrlan tarafindan gorulmesi gerekenler aynlarak, kalanlar ilgili birimlere havale edilir. Havalesi yaptlan evrakin zimmetle daginnu yapihr, Rektorluk birimlerinden cikan yazilann da kaydi yaptlarak zimmetle daginrm yapihr, postaya verilmesi gereken evrak posta zirnmeti ile gonderilir. Madde 37-) Universite akademik, idari personel ve ogrencilerin burokratik iliskileri bilgi islem otomasyonunun alt yap: cahsmalan tarnamlandiktan sonra ve 5070 say til Elektronik Imza Kanunu cercevesinde elektronik imza veya dijital imza ile duzenlenir, Madde 38-) "Elektronik imza" elektronik ortamdaki yazrrun/belgenin dogrulanmasi amaciyla uygulanrrus ya da olusturulmus, elektronik ya da benzer araclarla ifade edilen her turlii harf, karakter ya da sembollerdir. Bir elektronik yazi/veri/belge, elektronik imza ile mantiksal bir butunluk icinde iliskilendirilerek, elektronik ortamda 'imzalanrms' sayilacaknr ve hukuken kabul edilecektir. 12

13 Bilgilendirme ve uygulama DORDUNCU BOLUM «;:ESiTLi VE SON HUKUMLER Madde 39-) Bu yonerge, burun akadernik ve idari birimlerdeki memurlara imza kar~lhgl okutularak, Resmi Yazismalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkmda Yonetmelik ile birlikte bir ornegi birim amirinde hazir bulundurulur. Birirnlere bagh alt kadernelere yonergenin bir fotokopisi dagrtihr, kisisel bilgilendirme maksadiyla aynca yolu ile idari duyuru yapihr, Yiiriirliik Madde 40-) Bu Yonerge Universite Senatosunda kabul edildigi tarihte yururluge girer. Yiiriitme Madde 41-) Yonerge hukumleri Abdullah GUI Universitesi Rektoru tarafmdan yurutulur. 13

14 ABDULLAH GUL universin:si REKTORLUGDNCE KULLANILACAK Y AZI BASLIG] ORNEKLERi 1- REKTORLUK MAKAMI VE REKTOR YARDIMCILARI Ozel Kalernleri tarafmdan kullarulacak olan yazi bashgi; T.e. ABDULLAH GOL ONivERSiTESi REKTORLO(;O 2- GENEL SEKRETERLiK MAKAMI ozel kalemi tarafindan kullantlacak olan yazi basligi; T.e. ABDULLAH GOL ONivERSiTESi REKTORLO(;O Genel Sekreterlik 3- HUKUK MUSAViRLiGi T.e. ABDULLAH GOL ONivERSiTESi REKTORLO(;O Hukuk Musavirligi 4- DAiRE BASKANLIKLARJ tarafmdan kullarulacak olan yazi ba~ltgl; T.C. ABDULLAH GUL UNiVERSiTESi REKTORLUGU Daire Baskanhgi 5- GENEL SEKRETERLiGE DOGRUDAN BAGU BiRiMLER tarafmdan kullantlacak olan yazi bashklan, kendi yapilarma uygun olarak yazilacaknr. T.e. ABDULLAH GOL ONivERSiTESi REKTORLO(;O Gene! Evrak MUdUrlUgU 14

15 6- FAKUL TE DEKANLlKLARI tarafindan kullamiacak olan yazi bashg, a) Fakiilte ici ve disma gonderilecek yazilarda; T.e. ABDULLAH GOL ONivERSiTESi REKTORLOOO Fakultesi Dekanhgr b) Fakiilte Sekreterlerinin ic yazismalannda; r.c. FAKOL TESi DEKANLIOI Fakulte Sekreterligi c) Bolum Baskanhgi tarafmdan yaztlan yazilarda; T.c. FAKOL TESi DEKANLJOI BolUm Baskanhgi 7- ENSTiTU MUDURLUKLERi tarafmdan kullarulacak olan yazi bashklan; a) Enstitii ici ve drsma gonderilecek yazrlarda; r.c. ABDULLAH GOL ONivERSiTESi REKTORLOOO... Bilimleri Enstitusu Mudurltigt; b) EnstitU Sekreterlerinin ic yazismalannda; T.e.... BiLiMLERi ENSTiTOSO MODORLOOO... Enstiru Sekreterligi c) Anabilim Baskanhgi tarafindan yazilan yazilarda; T.e.... BiLiMLERi ENSTiTOSO MODORLOOO... Anabilim Dah Baskanhgi 15

16 8- YUKSEKOKUL MUDURLUKLERi ve MESLEK YUKSEKOKUL MUDURLUKLERi tarafindan kullanrlacak olan yazi bashklar; a) Ytiksekokul/ Meslek Yuksekokulu ici ve disma gonderilecek yaziiarda; T.e. ABDULLAH GOL ONivERSiTESi REKTORLOdO... Yuksekokulu/ Meslek Yuksekokulu Mudurlugu b) Yuksekokul/ Meslek Yuksekokulu Sekreterlerinin ic yazismalannda; T.e.... YUKSEKOKULUI MESLEK YOKSEKOKULU MODORLOdO... Yuksekokulu/ Meslek Yuksekokulu Sekreterligi c) Bolum Baskanhgi tarafindan yazilan yazilarda; T.e.... YOKSEKOKULUI MESLEK YOKSEKOKULU MODORLOdO... Bolurn Baskanhgi 9-ARASTIRMA VE UYGULAMA MERKEZ MUnURLUKLERi tarafindan kullarulacak olan yazi basliklan; T.e. ABDULLAH GOL ONivERSiTESi REKTORLOdO... Merkezi Mudurlugu IO-REKTORLUGE BAGLI KURULAN BOLUMLER tarfindan kullarulacak olan yazi bashklan; T.e. ABDULLAH GOL ONivERSiTESi REKTORLO(;O... Bolurnu Bashklan tarumlanan Fakulte/ Enstitiil Yuksekokul ve Meslek Yuksekokullan isterlerse daha all birimleri adina ve birim disma gonderilmernek uzere bashkh kagir turetebilirler. Ancak bashk 3 ayn tamtirn bilgisini gecmernelidir. En uygun olaru; Bashgi tammlanmarms birimlerin KOD NUMARALARl(I) ile SaYI; tarnmlanmasidir. Anabilim Dahl Bilim Dah, Anasanat Dahl Sanat Dali ve buna benzer birimler icin KOD NUMARALARININ kullarulrnasi yeterlidir. kod numarasi-dosya numarasi-evrak kayu numarasi/genel evrak kayit numarasi, 16

17 Tarih; gun/ay/yil (rakamla) 07/02/2014 Konu; Mutlaka yazilmahdrr. Satir uzunlugu "TC." kisaltmasr hizasiru gecmernelidir. Gonderilen rnakarn; Kagrdi ortalayacak bicimde ve BOYUK HARFLERLE yazihr, Yazmm gidecegi yer belirli ise, parantez icinde kucuk harflerle yazihr. Kurulus disina gonderilen yaztlarda adres aynca belirtilir. Kisilere yazihrken; "Saym" kelimesinden sonra ad kucuk, soyad buyuk, unvan ilk harfinden sonrakiler kucuk harflerle yazihr. (I)Abdullah Giil Oniversitesi yazisrna kodlan Yuksekogretirn Kurulu Baskanhgr'nm tarih ve say til yazismda belirtildigi bicirnde kullarulacaknr.) ORNEKLER: REKTORLOK MAKAMINA (Ogrenci isleri Daire Baskanhgi) KA YSERi (il Saghk VALiLidiNE Mudurlugu) Saym Prof. Dr. Yesim CAN Kale Mah. Sifa Apt. 3/ KJZllay/ANKARA ilgi KODLAR lam olarak yazrlmalidrr. Metin paragraf baslan yazi alarurun 1.25 em. icerisinden baslanacaknr, (7 bosluk birakrlarak baslanacak) Turkce Sozluk ve lmla Ktlavuzunda belirtilen kurallara uyulacak, yasayan Turkce kullamlacaktir. Alt makamlara "Rica ederim" ust ve aym duzey makarnlara "Arz ederim" ibareleri kullarulacaknr. imza ad ve soyad uzerine atrlacaktir. Yetki devri halinde "Rektdr a.'v' Miidiir a." yazilacak, vekalet halinde "Rektor V.", "Miidiir V." ibareleri ikinci sanra yazrlacaktir. ORNEK: (Yetki devri icin) ORNEK: (Vekalet icin) (imza) Yrd. Doc. Dr. Adi-Soyadi MiidUr a. MUdUr Yardimcrsi (imza) Prof Dr. Adt-Soyadi Dekan V. 17

18 Birden fazla yetkili irnzarnn olrnasi gerekirse, yetkililer soldan saga dogru siralarur. Eki Ekler Paraf Koordinasyon Adres GiZLiLiK DERECELi YAZILAR ivedi, GUNLU YAZILAR SAYF A NUMARASI KA YIT KASESi (:OK GiZLi YAZILAR Yazilarda EK (varsa) mutlaka yazilmah, DAGITIM(varsa) belirtilmelidir. Yazilar en fazla 5 gorevli tarafmdan PARAF edilir. EI yazisi ile tarih belirtilerek paraflarur. Birden fazla birimle isbirlig! yapilarak hazirlanan yaztlarda mutlaka uygulanmahdir. Yazi alarn icinde kalmali, fakat yazidan bir cizgi ile aynlrnahdir. Belgenin iist ve alt ortasma BOYOK HARFLE kmrnzi renkli olarak belirtilmelidir. Metin icerisinde tarih verilebilir, oncelik durumu sayfanm sag ustunde buyuk harflerle kirmrzi renkle belirtilir. Cevabin gecikmesi halinde tekit (hatirlatrna) yazisi yazihr. YaZII1ln sag alttnda ve yazirun tamarmrn gosterecek sekilde verilecektir.(217, 5/32 gibi) Kase, yazmm arka yuzune basihr. Ozerine gerekli kayitlar dusulur. Cift zarfile gonderilir. Bu tiir yaztlan alan gorevli "<;:OKGiZLi" ibareli ic zarf acmadan yetkili makarna sunar. DI~zarftaki evrak senedini imzalayip, gondericiye iade eder. 18