İNŞAAT MUHASEBE PUANTAJ PROGRAMI KULLANIM İPUÇLARI

Transkript

1 İNŞAAT MUHASEBE PUANTAJ PROGRAMI KULLANIM İPUÇLARI Program dâhilinde bulunan personel-taşeron-şantiye modülleri aralarındaki ilişkiden dolayı program başlangıcında tanımlar yapılırken önce çalışılacak bir şantiye, daha sonra bu şantiyede çalışan taşeronlar ve personeller tanımlanır. PERSONEL TANIMLARI Personel Tanımları penceresinde daha önceden tanımlı olan personeller listelenir. Üstteki menüden yeni butonu ile yeni bir personel tanımı yapılır. Sil ve düzelt butonu listedeki seçili olan personel kaydının silinmesi (Daha önce üzerinde işlem yapılan personel silinemez sadece listeden kaldırmak için durumu pasif hale getirilebilir) yada düzeltilmesi için kullanılır. Yazdır butonu ile personel listesi yazıcıdan çıkartılabilir yada excel formatında kaydedilebilir. Yenile butonu çok kullanıcılı sistemde diğer kullanıcının eklediği kayıtların programı kapatıp açmadan sizin kullandığınız programada gelmesi şağlanır. Çıkış Butonu pencereyi kapatır. Yeni butonuna basılınca personel bilgileri doldurulur, personelin çalıştığı taşeron seçilir. Eğer personel kendi işçiniz ise kendi firmanız adına da bir taşeron açılması gerekir. Personel kaydedilince personeli çalıştığı şantiyeler sol taraftan seçilir ki bu seçimler şantiyelerin puantajı girilirken o personelinde şantiye puantaj cetvelinde listelenmesi sağlanır.bir personel bir şantiyede işi bitince personel kartından çalıştığı şantiyeler çıkartılabilir. Bu işlemden sonra o personel o şantiyenin puantaj cetvelinde listelenmez fakat daha önce girilen yevmiye ve mesaileri kayıtlı kalır. Sol taraftaki menüde listedeki seçili personel ile ilgili işlemler yapılır; Ödeme: Seçili personele avans yada ödeme çıkışı için kullanılır. Ödeme penceresi açılıca personel tanımı otomatik gelir. Tarih, Ödemenin yapıldığı Kasa tanımı (Eğer havale ile yapılıyorsa kasa tanımlarında havalenin yapıldığı banka hesap no seçilir) Ödenmenin hangi şantiyeden yapıldığı seçilir. Eğer çek ile ödeme yapılıyorsa kasa tanımı çek kasası seçilir. Firma çeki veriliyorsa firma çeki kutusu işaretlenir, eğer başkasından aldığınız çek ciro edilecekse detay menüsünden portföyden ciro edilecek çek seçilir. Kaydet butonu basılarak işlem tamamlanır. Bu işlem il personelin hesabı yapılan ödeme kadar borçlandırılır, Seçilen şantiye ye personel giderlerine eklenir. Seçilen Kasadan ödenen miktar kadar tutar düşülür. Bu işlem kasa hareket extresinde, Personel Hareketlerinde, Şantiye Analizde personel ödeme toplamlarında görünür. Toplamlar: Bu butona tıklanınca listedeki seçili personelin ay ve yıl guruplu olarak hangi şantiyeden ne kadar yevmiye, mesai ödeme ve kesinti aldığı görüntülenir. Ödeme Listesi : Seçili personele yapılan ödemelerin listesi görüntülenir. Ödeme listesi penceresinden ödemeler yazıcıdan çıkartılabilir, Excel formatında kaydedilebilir ve ödeme üzerinde direk düzeltmeler yapılabilir. Kesinti Listesi : Seçili Personeli ay, yıl ve şantiye gruplu olarak kesintileri listelenir Puantaj Durumu : Seçili personelin puantaj cetveli; Ay ve yıl gruplu olarak yevmiyeleri mesaileri, aldıpı avanslar ve bakiyesi görüntülenir. Bu cetvel excele aktarılabilir, yazıcıdan çıktı alınabilir (Detay menüsünden)

2 Puantaj Hareketleri : Seçili personelin gün gün yaptığı yevmiye ve mesailerinde hangi şantiyede ve tutarları ile birlikte detaylı listelenmesi sağlanır. TAŞERON TANIMLARI Taşeron tanımları penceresinde ekleme, düzeltme ve silme işlemlerinde personel tanımlarında olduğu gibi üstteki menülerden yapılır. Fakat ekleme ve düzeltme işleminde yeni pencere açılmaz işlemler liste üzerinden yapılır. Hakediş Girişi : Listedeki seçili taşerona hakediş eklenmek için Hakediş Girişi butonuna basılır. Açılan pencerede taşeron tanımı otomatik seçilir. Siz taşerona gireceğiniz hakediş hangi şantiyedense o şantiye seçmelisiniz. Şantiye seçimide yapıldıktan sonra listeye daha önce o şantiye için eklenen hakkedişler listelenir. Listenin el alt satırından yada liste üzerinde farenin sağ tuşuna basılarak yeni seçilip hakediş girişi yapılabilir. Ödeme Girişi : Taşerona şantiyesiz ödeme yapılacağında bu butona tıklanır. Fakat yapılan ödemenin şantiyenin giderlerinde de listelenmesi için taşeron ödemeleri şantiye giderlerinden yapınız. Fakat yenide bu menüden taşerona ödeme yapılabilir. Yapılan ödeme taşeronun hareket ve toplamlarında görüntülenir. Ödeme yapılan kasadan düşer ve kasa hareketinde listelenir. Hakediş Raporu : Taşeronun istenilen tarihlerde ve şantiye kriteri de kullanılarak yaptığı hakkedişler listelenir. Hareket Raporu : Taşeronun hakediş ve ödemelerinin tarih sırasında borç alacak şeklinde exteresi alınır.satırlarda son durum bakiyeleri görüntülenir. Hareket Toplamları : Taşeronun şantiye gruplu olarak aldığı ödemeler ve yaptığı hakkedişlerin toplamı görüntülenir. ŞANTİYE TANIMLARI Şantiye tanımları penceresinde ekleme, düzeltme ve silme işlemlerinde personel tanımlarında olduğu gibi üstteki menülerden yapılır. (Silme;İşlem görmüş şantiyeyi silemezsiniz. Sadece listeden kaldırmak için düzelt yapıp durum kutusu işareti kaldırılır) Hakediş : Seçili şantiyeye hakediş girmek için bu butona tıklayınız. Açılan pencerede daha önce girdiğiniz hakediş varsa listelenir. Eklemek için liste içinde fare ile sağ tuş tıklayıp ekle seçin yada insert tuşuna basınız. Hakedişler tarih, birim ve birim fiyatları girilerek eklenir. Şantiyenin maliyet toplamı girilen hakkedişlerin toplamıdır. Eğer taahhüt işi yapıyor ve işin toplam tutarı ile sözleşme yapılmış ise işe başlangıçta toplam maliyeti tek kalemde girebilirsiniz. Fakat yapılan işi ayrıntılı takip etmek istiyorsanız tüm işleri tek tek kaydedebilirsiniz. İşlemler : Şantiyeye gelen ve giden (faturasız yada taşeron ödemeleri) paraları işlemler butonuna girer yapılabilir. Bu listede daha önce girilen işlemler listelenir. Gelir/Gider Listesinin üst menüden yeni tıklanılarak gelir yada gider eklenebilir. Taşeronlara ödeme yapılırken şantiyenin maliyetine eklemek için gider yapılarak taşeron tanımınıda seçebilirsiniz. Böylelikle ödeme şantiyenin gider liste

3 ve toplamına eklenir, taşeronun hareketine eklenir ve kasadan düşümü yapılır. Gelir ve gider yapılırken eğer çek ile işlem yapıyorsanız kasa tanımında çek kasasını seçiniz. Gelir Ekle / Gider Ekle : Yukarda anlattığımız işlemler penceresinden yapılan gelir gider işlemlerinin kısayoludur. Gelir/Gider listesi açılmadan direk işlem eklenebilir. Toplamlar : Şantiyenin aylık olarak gelir/gider personel yevmiye/mesai toplamlarının ve grup bazında gelir gider toplamlarınında görüntülenebileceği bir rapordur. Analiz : Şantiyenin tüm işlemlerinin toplamının gösterildiği penceredir. Bu pencerede; Girilen hakkedişlerin toplamı Şantiyeden alınan ödemelerin toplamı Gider toplamı, Personellerin bu şantiyeden yaptığı hakediş toplamı (yevmiye+mesai) Personellere yapılan toplam ödemeler Şantiye alınan faturaları malların toplam fatura tutarı, Alınan faturalar karşılığı c/h ödemeleri toplamı, C/H Ödenen fazla tutarlar; Bu toplam eğer mal alım yaptığınız firmaya dönem başında nakit yada çek olarak verilen paranın gelen faturalardan fazlayla fazla kısmının toplamıdır. Buradaki mantık zaten ödenen para kadar malzemenin işin sonuna kadar geleceği fakat firmadan anlaşma karşılığı indirimli malzeme alımı için peşin yapılan ödemelerdir. Şantiyenin anlık olarak toplam maliyeti çıkarılırken gelen faturaların toplamından ziyade firma bazında yapılan fazla ödemelerin maliyete yansıması içindir. Toplam giderler Personel toplam hakedişin yevmiye ve mesai bazında ayrılmış hali Kalan: Bu şantiyeden elde edilen kar. Yukarında saydığımız alanlar üzerinde fare ile çift tıklanında ayrı ayrı o alanın toplamının nereden geldiği işle ilgili liste çıkar.(toplamın extresi) PUANTAJ Puantaj cetveli açıldığında (Ana menüde İşlemler > Puantaj Girişleri yada kısayol çubuğunda puantaj ) yevmiye mesai işlenecek şantiye seçilir. Listeye o şantiyede çalışan personeller listelenir. Eğer puantajları taşeron bazında işlemek istiyorsak taşeron da seçilir. Böylelikle sadece seçili şantiyede çalışan ve seçili taşerona bağlı personeller listelenir ki çok personelin çalıştığı bir şantiyede girişlerin daha kolay yapılması sağlanır.ay ve yıl seçeneği ilede hangi ay a işlem yapacaksak o ay seçilir. Seçimler değiştikçe listede yenilenir. Daha önce puantaj girişi yapılmış ise listelenir yada yeni işlemse boş puantaj cetveli oluşturulur. Yevmiye işlemek için personelin çalıştığı gün hücresine çift tıklanır. Her çift tıklama sonrasında hücre içindeki veri /, X, H, i yada boş olarak değişir. /= yarım yevmiye X = tam yevmiye eğer işçilerin hasta oldukları yada izinli olduklarını da takip etmek isterseniz H ve i seçeneklerinide kullanabilirsiniz fakat H ve i seçeneklerinde personel hakkedişini etkilemez. Yevmiye girişinden önce personelin personel kartında günlük yevmiye ve saatlik mesai tutarlarını bir defaya mahsus girmeniz gerekmektedir. Yoksa hakediş tutarı oluşmaz. Eğer günlük yevmiye ve saatlik mesai tutarlarını girmeden işlem yaptıysanız o personele ait girilen yevmiye ve mesai tutarlarını sistemden güncelleyebilirsiniz. Bu güncelleme işlemi daha önce örnek olarak 70 tl yevmiye ile çalışan bir işçinin

4 anlaşma yada anlaşmazlık dahilinde işlenen yevmiyelerinin tutarının 80 tl çıkarılması yada 60 tl indirilmesi gibi durumlarda kullanılır. Personele ek saatlik mesai girişi için personelin isminin önündeki + tuşuna basınız. Açılan mesailer sütununda mesai gireceğiniz gün üzerine çift tıklayın açılan giriş kutusuna mesai saatini yazınız. Eğer yanlış giriş yaptıysanız tekrar aynı sutuna çift tıklayarak düzeltebilirsiniz. Personelin puantajlarının bitiminde sonra sağ tarafta o ay için toplam mesai ve yemiyelerinin miktar ve tutar bazında toplamaı ile altığı avansların toplamını görebilirsiniz. Detay menüsünde seçili personel kartına direk ulaşabilir burada bilgilerini düzenleyebilirsiniz. Ayrıca seçili personele detay menüsünden direk avans yada ödeme yapılabilir, hesap toplamları alınabilir. CARİ HESAP Cari hesap menüsünde Malzeme alım yaptığınız firmaları tanımlayabilir, Gelen fatura ve irsaliyeleri işlenir, ödeme ve tahsilat işlemleri yapılır. Hareketler butonu ile o cariye ait extre alınabilir. Eğer malzeme alımında irsaliye ile geliyorsa ve irsaliyeler takip edileceksen önce irsaliyeler kaydedilir. Daha sonra fatura eklenirken o cariye ait faturalanmamış irsaliyeler faturaya dahil edilir. Gelen faturalar kaydedilirken malzemenin hangi şantiyeye geldiği seçilir ki böylece şantiyenin gider toplamlarına eklenmiş olur. Cariye ödeme yapılırken de yine şantiye tanımı seçilirse, yapılan ödemenin gelen faturalarda fazla olması durumunda (şantiye analizde anlatılmıştı) şantiye maliyetinin ödeme tutarında hesaplanması sağlanır. Fatura kaydedilmeden önce Tanımlar menüsünde stok tanımları yapılması gerekir. KASA Kasa menüsünden kasalar tanımlanır, toplamları alınabilir, hareketleri görüntülenebilir, ve günlük tüm kasaların işlemler tek pencereden listelenebilir. Kasa hareketleri şantiye gelir gider işlemleri, personel ödemeleri, taşeron ödemeleri, c/h ödeme ve tahsilat işlemlerinden otomatik olarak oluşur. Kasa tanımlarında dikkat edilmesi gereken nokta tipidir. Eğer çek kullanıyorsanız çekleriniz için bir kasa açmalısınız ve tipini çek olarak çekmelisiniz. Çek alım ve çek çıkış işlemlerinde kasa tanımı olarakta tanımladığınız bu çek kasasını çekmelisiniz. ÇEK Programımızda şantiyelerden gelen çekler (Portföy), Firmanın kendi çekleri bunların ciro, tahsil ve çek ödeme işlemleri takip edilir. Çek menüsüne girilince gelen çek listesi ve firma çek listesi iki bölüm halinde gösterilir. Gelen çek listesinde şantiyelerden aldığınız çeklerin listesi çıkar. Bu listede çek bilgileri ve çekin durum portföy tahsil ve ciro şeklinde görüntülenir. Eğer gelen çek herhangi bir personel taşeron yada c/h işleminde ciro edilmiş ise durumu ciro şeklinde görülür. Eğer çek hala sizdeyse Portföy olarak görülür ki üzerine fare ile sağ tuşa tıklanarak tahsil seçilirse çek tahsilat penceresi açılır. Çek tahsil penceresinde veren kasa olarak çeki alırken seçtiğiniz çek kasası gelir.alan kasa olarak eğer çek bankada tahsil edilmiş ise banka seçilir yada elden tahsil edilmiş ve ana kasaya almışsanız ana kasa seçebilirsiniz. Buradaki mantık çekin tahsilinde gelen para nereye gitmişse alan kasa o kasa seçilmesi gerekir. Firma çekleri listesinde Ödenmeye çekler ile tüm çekler listelenir. Ödenmeye çekin üzerinde fare ile sağ tıklanıp ödeme yap seçilirse ödeme ekranı gelir ve çek hangi kasa yada bankada ödendiyese seçilirek kaydedilir Böylece çek ödenmiş hale gelir ve ödenen kasadan da ödeme miktarı düşülür. Gelen yada Firma çeklerinin tahis, ödeme ve ciro işleminden sonra o çeke ait önce işlemler üzerinde silme /düzeltme işlemi yapılamaz. Yapılabilmesi için önce çek hareketlerinde ödeme/ciro/tahsil işlemi iptal edilmesi gerekir (standart ön muhasebe mantığı)

5 TEKLİF Taahhüt firmalarının yaptığı inşaat için yükleniciye teklif verirler. Programda bu tekliflerin takip edilmesi için teklif menüsünden tekli kaydı yapılır ve bu teklifler istenile 3 ayrı tasarımda yazdırılabilir (Toplam tutarlı, Birim tutarlı vb). Teklif modülünde yapılan işlemler programın diğer bölümlerini etkilemez. RAPORLAR Ana menüdeki raporlar başlığı altındaki raporlar diğer şantiye/personel/taşeron/cari hesap/kasa menülerinden direk girilebildiği gibi bu pencereden de tek tek seçilebilir. Modüllere direk bağlı olmayan bazı raporlar vardır ki bunlara örnek vermek gerekirsek, tüm personellerin toplamları, tüm taşeronların toplamları, tüm şantiyelerin analizleri, tüm cari hesapların durumları, stok hareket rapor ve stok toplamlarıdır. Tüm raporlar önce excel tarzı listede görüntülenir dilerseniz üst menüden yazdırılabilir, excel formatında kaydedilebilir. Raporlar isteğe bağlı olarak tasarlanabilir. PARAMETRELER Firma Bilgileri: Parametreler menüsünden firma bilgileri girilir ve rapor alt bilgilerinde ve program penceresinin üstünde çıkması sağlanır. Yevmiye ve Mesai Ücretlerini Güncelle: Personel anlatırken bahsettiğimiz; önceden belirlenen tutarda yevmiye ve mesailerini girilen personellerin daha sonra anlaşmazlık yada farklı nedenlerden ötürü girilen puantajların yevmiye ve mesai ücretleri tarih bazlı toplu olarak değiştirilebilir. Program Ayarları: Programın verilerinin yedeklenmesi, yedeklenen verilerin otomatik olarak mail adresine gönderilmesi ve yedekten geri yükleme işlemlerinin yapılması, boş puantaj cetvellerinin temizlenmesi bu pencereden yapılır. Yukarda programla ilgili kullanım ipuçları özetle verilmiştir. Takıldığınız noktalarda destek ekibimize telefon yada ile ulaşabilirsiniz. Tel : GSM : destek@pconlyyazilim.com