KALİTE ÇEMBERLERİ EL KİTABI

Transkript

1 ...LTD DE KALİTE ÇEMBER FAALİYETLERİ VE TANIMLAMALAR...LTD nin ISO/TS 9001:2000 belgelendirme öncesinde ve sonrasında ve de ISO/TS 16949:2002 kalite sistemi çalışmaları paralelinde kalite politikası ile tutarlı sürekli iyileştirme faaliyetleri ve uygulamaları her zaman ön planda tutulur. Her geçen günün bir önceki günden iyi olması için gereken çaba ve gayreti gösterme ve bunları pratik uygulamalara dönüştürmeyi amaç edinmiştir. Dolayısıyla...LTD bu perspektif doğrultusunda Kalite Çemberleri El Kitabını oluşturmaya karar vermiş ve oluşturmuştur. Sürekli iyileştirme çalışmalarına destek sağlaması amacıyla ekipler oluşmasına olanak sağlayıp sürekli olarak kalitelinin kalitelisini & iyinin en iyisini yapmayı ilke edinmiştir. Bu Kalite Çemberleri El Kitabı dokümantasyondan bağımsız olarak...ltd tarafından, sürekli iyileştirme/geliştirme çalışmalarını desteklemek, teşvik etmek, organize ve senkronize devam etmesini sağlamak amacıyla hazırlanmıştır. Sürekli iyileştirmelerde, Kalite Çemberleri uygulanacak olan yöntemlerden sadece 1 tanesidir....ltd, Kalite Çember faaliyetlerinin yanı sıra ayrıca; Toplam Kalite Kontrolü, Öneri Sistemi, Otomasyon, İş Yerinde Disiplin, Toplam Verimli Bakım, Zamanında Üretim Gerçekleştirme, Verimlilik İyileştirme, Ürün Geliştirme Çalışmalarına Katılım Gibi ana konular üzerinde de ciddiyetle durmakta ve de Kaizen felsefesinden faydalanmayı da kendine yol haritası olarak çizmiştir. Bu yol haritasından Kalite Çemberleri çalışmalarında faydalanılması da çalışanların bilgisine sunulmuştur. Şirketimizin hedefleri arasında yer alan talep edilmiş olan ürünlerin zamanında teslim edilmesi, kalite seviyesinin yüksek olması ve PPM oranlarının düşük olması gibi indikatörlerin gereklerini yerine getirmede de Kalite Çemberleri

2 Ekip çalışmalarının başlatılması öngörülmüştür. Bu çalışmaların sürekli iyileştirme de getirilerinin bilincinde olarak çalışanların tümünün anlaması sağlanmış ve bunlar eğitimlerle desteklenmiştir. Firmada tüm çalışanlar Kalite Çemberleri El Kitabı oluşturulmadan önce sürekli geliştirme faaliyetlerine katkı sağlamaya çalışmışlardır. Bunlara; eğitimlere katılma ve başarı oranları, kaliteyi etkileyen işlerde destek sağlamaları, zamanında teslim planlarına uyumun sağlanması için planlı çalışmalara uyum, kalite politikası ve hedeflerinin bilincinde olarak çalışmalar örnek gösterilebilir. Firmada çalışmış, çalışan ve çalışacak olan tüm personel bu bilinçlendirme ve belge kültürü ile eylemlerini gerçekleştirmiş ve gerçekleştirecektir. Kalite sistemlerinin anlaşılmasını sağlamada Üst Yönetim, uygulanmasını sağlamada da tüm çalışanlar işbirliği içerisindedir. Firmamızda hiçbir işlem, hiçbir akış küçük bir iyileştirme yapılamayacak kadar mükemmel değildir misyonu hakimdir. Bu misyon sürekli olarak iyileştirmeyi tetiklemektedir. İyileştirmenin çıktıları müşteri memnuniyetinin sağlanması, kalite seviyesinin artması, verimliliğin artması, kalite hedeflerinin sağlanması ve kalite politikasının her zaman çalıştırılması olacaktır. Ayrıca kalite çember çalışmaları sonucunda toplam kalitenin kendiliğinden nasıl oluştuğunu görmüş olabileceğiz. Bu çalışma ve faaliyetlerin 6 Sigmanın oluşması için temelleri olduğunu firma olarak bilmekte ve çalışanları da bilinçlendirmekteyiz. Zaten rekabet gücü yüksek olan firmaların temellerine bakıldığı zaman toplam kalite olgusunun bünyede yerleşmiş ve uygulanmakta olduğu görülmektedir. Sektörel rekabette varlığımızın devamını sağlamak, kendimizi sürekli geliştirmek için bu tür faaliyetler üzerinde ki çalışmalarımız devam edecektir ve ayrıca kanıtlandıkları kayıtlarla rapor altına alınacaktır....ltd bu güç sayesinde sektöründe rekabet edebilen ve bunun da sürekliliğini sağlayan bir firma olmuştur ve devam edecektir. Ayrıca...LTD sürekli iyileştirme çalışmalarında Kalite Çember çalışmalarının beraberinde Kaizen in 7 temel prensibini de dikkate alarak faaliyetlerine yöne vermektedir. Bu prensiplerin bu el kitabında dikkate alınmasının sebebi de budur. Bilinen 7 temel prensip aşağıda belirtilmiştir. 1-Problemi kabul edin. 2-Çok para gerektirmeyen projeleri seçin. 3-Önce bizim problemlerimize bakın, onlarınkine değil 4-Tek ölçü ekonomik çıkar olmamalıdır.

3 5-Önceliği saptayın. Projeyi kalite, maliyet, dağıtım vb. ilkelerine dayalı olarak yürütün. 6-Planla, Uygula, Kontrol et, Önlem al (PUKÖ) döngüsünü izleyin. 7-Doğru çözüm araçlarını kullanın. Firmamızın problemler oluşmadan önce problemi tespit etme veya verileri izleyerek problemlerin gidişini önleme çalışmaları tüm proseslerde uygulanmaktadır. Bu problemlerin oluşmasından önce veya sonra kullanılan metodolojiler İstatistiksel Metodolojileri dir. Firmamız problemle karşılaştığında yaklaşımı bilinen felsefe mantığına göre Hoş geldiniz Problemler şeklindedir. Çünkü problemin olmadığı yerde gelişme de olmaz. Bugün iş yaşamında kalitenin artırılmasına yönelik çalışma programlarından en önemlisi hiç şüphesiz kalite çemberleridir. Kalite çemberlerinin dışında yine aynı amaca yönelik olmak üzere özerk çalışma grupları, proje ekipleri, iş ekipleri, çalışanyönetim takımları da örnek gösterilebilmektedir. Kalite çemberleri aynı sahada çalışan, benzer işleri yapan veya o işlerde bilgili kişilerin düzenli aralıklarla toplanarak kendi işleriyle ilgili sorunları saptayan, inceleyen ve çözen iyileştirme takımları veya ekipleri olarak tanımlanabilir. Bu iyileştirme takımlarının üyeleri yaptıkları işin kalitesiyle ilişkili koşulları belirler, sorunları tanımlar, çözüm önerileri bulur, daha güvenli ve daha iyi şartlarda çalışma koşulları belirler. Üretkenliğin artırılmasını, zarar ve maliyetlerin azaltılmasını sağlayacak önerileri tartışırlar ve tartışma sonucunda en çok puanı alan problemi en önce çözme yoluna giderler. KALİTE ÇEMBERLERİNİN KURULMASI Kalite Çemberlerini oluşturmak için en az 5 en fazla 10 kişiye ihtiyaç duyulur. Üye sayısının 10 kişiden fazla olması durumunda üyelerin söz alma eşitliğinin kısıtlanacağı ve çemberi kontrol altına almanın güçleşeceği düşünülmüştür. Sayının az olması durumunda ise fikir ve öneri oluşturma oranında azalma olacağı düşünülmüştür. Takım içerisinde bir lider ve 1 sekreter bulunur. Diğer kişiler çemberin üyeleridirler. Ayrıca çember ekibine yol gösterecek, bilgilerinden faydalanılacak bir rehbere ihtiyaç duyulur. Rehberin çember toplantılarına katılma zorunluluğu yoktur. Ancak diğer tüm üyelerin katılması zorunludur. Çember ekibi gerekirse dışardan gönüllü olarak ekibe katılacak 1 kişiyi de toplantılarına misafir olarak kabul edebilir. Çemberi oluşturan tüm kişiler gönüllü olarak katılımcı olmalıdırlar. Zoraki katılımlar yapılamaz ki bu tür katılımlarda çember zarar görecek ve zayıflayacaktır. Çember en zayıf halkası kadar güçlüdür

4 mantığından hareketle zoraki katılım yapılamaz ve istenmez. Bu sayede kalite çemberinin verimi, gücü ve hedefine ulaşması sağlanmış olur. Kalite Çemberini oluşturan ekipteki tüm katılımcılar hata ve problem çözme tekniklerini biliyor olmalıdırlar. Firmamız İstatistiksel Metotlar ile ilgili vermiş olduğu eğitimlerle bunu sağlamaktadır. Bu teknikler; beyin fırtınası, balık kılçığı, kaplumbağa diyagramı, pareto analizi, histogramlar, veri toplama teknikleri, İstatistiksel Proses Kontrol, Ölçüm sistemleri analizi, Hata türü ve Etkileri analizi, sebep sonuç ilişkileri vb. teknikler olabilmektedir. Çember ekibini oluşturan tüm üyelerin bu bilgilerden tamamı olmasa da konuya hakim olacak şekilde yeterli bilgiye sahip olmaları istenir. Eksik konularda eğitimlerinin verilmesi sağlanır. Bu eğitimlerle yapılan çember çalışmalarının daha verimli ve faydalı olacağına inanılmaktadır. Bu şartları sağlayan personelin çember ekibine katılmasına izin verilir. Çember kurulduktan sonra çözeceği problem veya problemleri tespit eder. Problemlerle ilgili veri toplanmasına başlanır ve toplanan veriler analiz edilir, çözüm önerileri tartışılır ve bulunan çözümün gerçekten problemi ortadan kaldıracağı saptanmış ve bunda hemfikir olunmuşsa, ekip tüm çalışmalarını dosya haline getirir. Sunuş yapmak için bir tarih ve saat belirlenir ve toplantıya katılması beklenen yöneticilere toplantı davetiyesi gönderilir. Toplantıda faaliyetler, denemeler, uygulamalar, sonuçlar katılımcılara sunulur. Yönetim değerlendirmesini yapar ve sonucu uygun bulursa uygulamaya geçilmesini talep eder. Uygulama sonuçlarını ekip takip eder ve Yönetim Temsilcisi veya Kalite Yöneticisi izlemeye alır. Kalite Çember ekibi, belirleyeceği bir gün için haftada 1 gün ve bu gün içerisinde 1 1,5 saat ekip çalışmalarını gerçekleştirir. Ekibin çalışma saati mesai saati içerisindedir. İstisnai durumlarda mesai saatleri dışında da çalışma yapabilirler. Lider ekip üyelerine görev dağılımlarını her hafta revize ederek dağıtır. Ekip üyeleri toplantılara liderin vereceği görevlere hazırlanarak veya hazırlıklı olarak gelmek zorundadırlar. KALİTE ÇEMBERİ EKİBİ GÖREV VE SORUMLULUKLARI LİDER: Kalite Çemberine liderlik yapar. Toplanılacak gün ve saati planlar ve üyelere tebligatını yaparak toplantılara hazırlıklı gelinmesini sağlar. Toplantı açılışlarını yapar. Veri analizlerini değerlendirir, gelişmeleri aktarır, toplantıyı başlatır-bitirir. Bir sonraki gündemin belirlenmesini sağlar. Görev dağılımlarını yapar, bir sonraki

5 toplantılara hazırlıklı gelinmesini sağlar. Elde edilen verileri, raporları, dokümantasyonu muhafaza eder ve toplantı tutanağı haline getirilmesini sağlar. REHBER: Kalite Çemberi kurulduktan sonra kendine bir rehber tayin eder. Bu rehberin tayini tüm ekip üyelerinin ortak kararı ile olur. Rehber firmamız bünyesinden seçilir. Rehber, Problem çözme tekniklerine ve İstatistiksel metotlar konularına hakim bir kişi olmalıdır. Rehber adayına Çember e rehberlik yapması için teklif götürülür. Teklifin kabul edilmesi halinde çember rehberi olarak kayıt altına alınır. Çember çalışmaları başladığında, gerek duyulan durumlarda rehberin bilgi ve tecrübelerine başvurularak fikir alınır. Rehberin yönlendirmeleri birebir uygulanabileceği gibi sadece çalışmalara ışık tutması içinde kullanılabilir. SEKRETER: Kalite çember toplantısının başlangıcından bitişine kadar geçen tüm görüşmelerin kayıt altına alınmasını sağlar ve toplantı tutanağını oluşturur. Toplantı tutanağını tüm üyelere imzalattıktan sonra Lidere sunar. Lider e karşı sorumludur. ÜYE: Kalite çemberinde tespit edilmiş olan problemlere alternatif çözümler getirmek ve bu çözümler öncesinde gerekli metotları kullanarak hazırlık yapan kişilerdir. Verilerin toplanmasını kişisel veya ekip olarak hazırlayıp bunları toplantılarda tüm ekibe aktarmak ve görüşlerini bildirmekle sorumludurlar. Lider e karşı sorumlu olup, lider in vereceği her türlü görevi yerine getirmekle de sorumludurlar. Problem çözme tekniklerini kullanarak toplantılara akıcılık kazandırırlar. KALİTE ÇEMBERİNDE OLMASI GEREKENLER 1-Problemin tespiti ve seçimi tamamen çembere aittir. Dışardan herhangi bir müdahale yapılması söz konusu olamaz. 2-Çemberi oluşturmak için katılımlar zorunlu değildir, gönüllüdür. Çember kurulduktan sonra belirlenen tarih ve saatler arasında tüm ekip çember toplantılarına katılmak zorundadır. Katılmayan olması halinde toplantı lider

6 tarafından ertelenir ve katılmayanlar liderce uyarılır. Tekrarı halinde Kalite Yöneticisi bilgilendirilir. 3-Kalite Çember ekibi çembere bir isim koymak zorundadırlar.(işık, yıldız, güneş, Venüs, enerji, moment vb.)isim tüm üyeler tarafından kabul edilmelidir. Bulunan isim adayları ekip üyelerince oylanır ve en çok oy alan isim ekibin ismi olur. 4-Ulaşılan sonuç, problemin çözüm yöntemi lider tarafından katılımcılara sunulur. Çözümün kayda değer olmasına ve ikna edici olmasına çalışılır. 5-Sonuç olarak ekonomik bir tasarruf ortaya çıkıyorsa bundan tüm ekip çalışanlarına pay veya ödül verilir. Bu ödül ekip üyelerini onure etmek ve diğer çalışanları ekip çalışmalarına teşvik etmek için de düşünülmektedir. 6-Ekip üyeleri bir araya geldikten sonra ilk aşamada kendilerine bir lider ve sekreter seçmek durumundadırlar. KALİTE ÇEMBERİ ORGANİZASYON ŞEMASI REHBER LİDER SEKRETER ÜYE ÜYE ÜYE Lider ve Sekreter oylamada yüksek oy sonucuna göre belirlenir. Ekip çalışmalarına başladıktan sonra aktif rol alan ve başarılı olan üyeyi daha sonra

7 alınacak ekip kararı ile lider olarak atayabilirler. KALİTE ÇEMBERLERİ FAALİYET ALANLARI...LTD de faaliyet alanları veya ilgilenilen, üzerinde çalışmalar ve de araştırmalar başlatılması gereken alanlar şunlardır. Kalite, maliyet, verimlilik, iş sağlığı ve güvenliği, çalışma ortamında kaliteyi etkileyen unsurlar, uygulama güçlükleri, hurda oranları, iyileştirme çalışmaları, hatasızlaştırma çalışmaları, müşteri şikâyetleridir. Ekibin seçeceği ve sonucu firmaya katma değer kazandıracağı ve müşteri memnuniyetini sağlayacak konu ve çalışmalarda olabilmektedir. Bu başlıkların kapsamında maaşlar, sosyal haklar, hurda maliyetleri, sürekli geliştirme çalışmaları gibi büyük sorunlar olabileceği gibi planlama zorluğu, ilginin ve katılımın azalması, yüksek maliyet, başarısızlık gibi küçük sorunlarda olabilir. Çember üyeleri bu başlıklar altında alt başlıkları belirleyip Sürekli İyileştirme çalışmalarına başlayabilirler....ltd DE KALİTE ÇEMBERLERİ NE İŞE YARAR? 1-Takım içerisinde ki kişiler, şirket bünyesinde ki çalışanlar ve de hem takımlar arasında hem de üst düzey yöneticiler arasında iletişim kurma seviyesini artırır. 2-Niteliksel ve Niceliksel verilerle elde etmiş olduğu başarılar diğer şirket çalışanlarını çember kurma konusunda teşvik eder. Bu da başta müşteri olmak üzere, tedarikçi, çalışan ve...ltd için sürekli iyileştirme anlamına gelmektedir. Ayrıca Toplam Kalite olgusunun ve bilincinin en üst seviyelere ulaşması demektir. Aynı zamanda 6 Sigma (1/milyon hata) çalışmalarının da temellerinin atılması anlamına gelmektedir. 3-Çember üyelerinin yapmış oldukları öneriler ve çözüm metotları daha çok üretkenliklere yol açar. Bu da yine tüm paydaşlar açısından sürekli geliştirme faaliyetleri anlamına gelir. Önemli olan Kalite Çemberi olsa da olmasa da toplam kalite olgusunun tüm firma çalışanlarınca sürekliliği hedef alınmıştır. Kalite çemberleri de diğer bahsedilen çalışmalar gibi bu olguya ulaşmada ve güçlendirme de bir adımdır. 4-Çalışanların işe bağlılığını ve aynı zamanda yapılan işin tatminini artırır.

8 5-Şirketin gelişmesi ve sektöründe rekabetini devam ettirmesi açısından bir destek sağlayacağı bilinmektedir. 6-Mevcut problem ekip çalışmaları sonrasında çözüme ulaştırıldıktan sonra tekrar ortaya çıkma riski azalacak ve hatta bunla ilgili olarak hatasızlaştırma çalışmaları da prosese eklenebilecektir. 7-Çember çalışmalarında işçi ve yönetici şartı aranmamaktadır. O nedenle çalışanlar ve yönetim arasında sıcak bir çalışma ortamı ve en üst seviyede iletişim kurulması da sağlanmış olacaktır.