6 SIGMA. Yaner YURT. Yalın Hastane Etkinliği

Transkript

1 6 SIGMA Yaner YURT Yalın Hastane Etkinliği

2 TANIM: Altı Sigma, operasyonlarda mükemmelliğin sağlanması amacıyla işletmelerde süreçlerin tanımlanması, ölçülmesi, analiz edilmesi, iyileştirilmesi ve kontrolü için kolay ve etkili istatistiki araçların kullanıldığı bir yönetim stratejisidir. wikipedia.org

3 GAUSS, ölçüm hatalarının istatistiksel dağılımını veren NORMAL DAĞILIM fikrini ortaya koyan bilim adamıdır

4 Normal dağılım eğrisinde 6 Sigma lık bir bölgenin kontrol altında tutulması hedeflenmektedir. Bölge dışında kalanların hata oranı milyonda 3.4 düzeyinde olmaktadır. (6 Sigma Seviyesi) Bununla birlikte Altı Sigma yaklaşımını sadece istatistiki olarak görmek de önemli bir yanlış olur. Altı Sigma problemlere metodolojik projeler ile çözüm sunan bir modeldir.

5 Sigma Sigma = = SAPMA + / - 1 arasında + / - 2 arasında + / - 3 arasında + / - 4 arasında + / - 5 arasında + / - 6 arasında % % % % % % ppm ppm 2700 ppm 63 ppm 0.57 ppm ppm

6 Sayıların size gösterdiklerini yorumlayamıyorsanız, konuya vakıf olamazsınız, Eğer konuya vakıf olamazsanız, kontrol de edemezsiniz, Eğer kontrol edemiyorsanız, şansın merhametine kalmışsınız demektir. Mikel Harry - Motorola

7 Aynı işi hep aynı biçimde yapmak ve farklı sonuçlara ulaşmayı beklemek, deliliktir.

8 Nasıl Uygulamaya Alınır? Temel ihtiyaç, bilgiye en kısa zamanda ulaşmak, bilgiyi işlemek ve elde edilen verileri süratle uygulamaya geçirmektir. İstatistiki endişeler bir kenara bırakılır ise, her boyutta kuruluşta uygulanabilir. Bir hastane organizasyonunda, 6 Sigma nın güçlü araçlarından yararlanabileceğiniz gibi 6 Sigma yı bütüncül bir yaklaşım olarak da benimseyebilirsiniz

9 Temel İstatistiki İfadesi Belirli koşullarda oluşan değerler arasındaki farklılaşma ne kadar büyükse, standart sapması da o denli büyük bir değer olarak hesaplanmış olur. Tersine homojenlik düzeyi arttıkça, yani farklılıklar azaldıkça, bunların ölçüsü olan standart sapmanın sayısal değeri de küçülür. Çok ileri ve iddialı bir hedef, sıfır sapmalı (sapmasız) sistemlere, süreçlere sahip olabilmektir.

10 ALTI SIGMANIN AŞAMALARI Temelde, Deming in PUKÖ Planla, Uygula, Kontrol et, Önlem al döngüsüne dayandığı söylenebilir Altı Sigma Organizasyonlarında yaygın olarak kullanılan TÖAİK modelinde sadece ölçme ve iyileştirme süreçleri özel olarak vurgulanmış ve bu süreçler ayrı birer aşama olarak ifade edilmiştir Orijinal İsmi ile; DMAIC

11 TANIMLA ÖLÇ ANALİZ ET İYİLEŞTİR KONTROL Müşterinin sesi QFD Süreç şeması Proje sözleşmesi Data toplama Örnekleme Ölçüm yeterliliği Sebep araştırması Proses analizi Data analizi Hipotez testleri Regresyon HTEA Pilot İmplementasyon Çözümler Kontrol Standartlaştırma Dökümantasyon İzleme Deney tasarımı Altı Sigma da Proje Seçimi 1. Mevcut ve hedeflenen durum arasında bir fark olmalıdır. 2. Problemin sebebi ve çözüm henüz belirlenmemiş olmalıdır.

12 ALTI SIGMANIN AŞAMALARI 1. TANIMLAMA En Kritik Konu! 6 Sigma çalışmaları içeriden çok, dışarıdan gelen sesleri duyup bu seslere odaklanmak ile başlar.

13 ALTI SIGMANIN AŞAMALARI Ne üzerinde çalışıyoruz? Önemli olan konunun bulunması Niçin bu problem üzerinde çalışıyoruz? Müşteriler kim ve ihtiyaçları neler? Şu anda nasıl işliyor ve iyileşme sonucunda elde edilecek ne olacak? MÜMKÜN OLDUĞUNCA SAYISAL HEDEF ODAK NOKTA Y

14 MÜŞTERİNİN SESİ ( VOC ) MÜŞTERİ / HASTA beklentilerini toplama, nasıl elde tutulacağı, nasıl derleneceği ve hangi bilgilerin ne derece önem arz ettiğinin analiz etme metodu. KALİTE FONKSİYONU YAYILIMI (KFY) VOB / VOE! Müşteri tatminini amaçlayan, müşteri gereksinimlerini tasarım hedefleri haline getirip bunların en önemli kalite güvenceleri olmasını sağlayan ve bu anlayışın üretimin her noktasında kullanılmasını gerekli kılan, kalite tasarımının geliştirilmesi olarak tanımlamaktadır

15 KÖK NEDEN BAĞIMLI DEĞİŞKEN BAĞIMSIZ DEĞİŞKENLER

16 2. ÖLÇME Ne yapıyoruz? Mevcut durumun analizi İstenilen sonucu belirleme Hangi girdiler performansı etkiliyor? Hangi girdiler çıktıları etkiliyor? Mevcut sürecin maliyeti ne kadar? Hangi isler ofis içinde dolaşıyor? Hangi isler bölümler arası dolaşıyor? ODAK NOKTA Y Süreç performansı zamanla nasıl değişiyor? Kaç farklı değişken var? Çeşitliliği azaltmak için ulaşılabilecek hedef nedir?

17 SÜREÇ ELEMANLARINA YOĞUNLAŞMAK! Çıktı Proses Girdi Sorunu / süreci doğrulama ODAK NOKTA Y Sorunu / hedefi ayrıntılandırma

18 3. ANALİZ Ölçüm aşamasında uygulanan teknikler ile, proje kapsamını daralmış, veri bilgiye dönüşüm sürecine girmiştir. Analiz aşamasında teşhis edilecek hastalık tanımlanmaya çalışılır. Analiz edilen VERİNİN davranışlarıdır. Bu aşamada Altı Sigma kapsamındaki süreçleri etkileyen tüm faktörler tespit edilir. Hatalara neden olan kilit faktörlerin analizleri, Altı Sigma nın istatistiksel problem çözme teknikleri kullanılarak yapılır. ODAK NOKTA X ve Y

19 Hangi girdi öncelikli olmalı? Hangi sebeplere odaklanılmalı? Proje esnasında ne ters gidebilir? Hangi girdiler çıktılara etki ediyor? Girdi öncelikleri matrisi Balık kılçığı diyagramı Pareto analizi Hata ve sonuç analizi Trend tablosu

20 4. İYİLEŞTİRME İyileştirme süreci, son planlama ve sonuçlara başarıyla ulaşma aşamasıdır. İyileştirme aşamasının amacı; Çözüm için fikir üretmek, İyileştirmeyi tasarlamak için, denemek ve uygulamak, İyileştirmeyi doğrulamaktır. ODAK NOKTA X

21

22 5. KONTROL İyileştirme safhası sonucunda ortaya konulan çözümler ve uygulamaları kalıcı kılmak ve sürekli kontrol altında tutmak için uygulanan bir safhadır. Bu aşamanın amacı uygulanan iyileştirme planını ve elde edilen sonuçları değerlendirmek ve elde edilen kazançların sürdürülmesi ve arttırılması için yapılması gerekenleri ortaya koymaktır. Kontrol safhası sonucunda zamanla yeni metotların geliştirilmesi sağlanabilir. ODAK NOKTA Y,X

23 Analyze Analyze Analyze Analyze 6 Sigma ALTI SIGMANIN AŞAMALARI FAZLAR ADIMLAR Süreç Karakterini Anlama YOL HARİTASI Odak Nokta ÖLÇME (ne) Hatanın Sıklığı Nedir? Hatayı tanımla Performans Standartlarını Tanımla Ölçüm sistemlerini doğrula Kapasiteyi ortaya koy Y Y Y Y Measure Improve Control ANALİZ (Nerede, Ne Zaman Neden) Süreç Optimizasyonu Hata Nerede, Nasıl, Ne Zaman Oluşur? Varyasyon Kaynaklarını Tanımla Kritik Süreç parametrelerini ortaya koy X X Measure Improve Control İYİLEŞTİRME (Nasıl) Süreci Nasıl İyileştirebiliriz? Potansiyel sebepleri görüntüle Karşılıklı İlişkileri keşfet Operasyonun toleransını ortaya koy İyileştimeler Etkili Oldu mu? Kapasiteyi tekrar ortaya koy X X X Y, X Measure Improve Measure Control KONTROL (Sürdür, Yaygınlaştır) İyileştirmeleri nasıl sürdürülebilir kılarız? Süreç kontrol mekanizmalarını implante et Proje kazanımlarını yaygınlaştır Dokümantasyon ve standardizasyon sağla Y,X Improve Control

24 Yap DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Yapma Önceliği hasta/müşteri tatminine verin. Değer katan aktivitelere odaklanın Şüpheci olun Performans kriterlerinizi dikkatli belirleyin Öğrendiklerinizi belgeleyin Ortak akıl ve yaratıcılığı kullanın. Yeni süreci destekleyecek iyi bir dokümantasyon geliştirin Çok büyük ölçekli proje seçmeyin. Aynı anda birden fazla proje ile başlamayın Aşırı detaydan kaçının Müşterinin/ Hastanın gerçekte neyi istediği gözden kaçırmayın. Sebepler hakkında tahmin ve varsayımlara bel bağlamayın Gerçekçi olmayan hedefler belirlemeyin Süreç yönetimini değişimden etkileneceklerin görüşünü ve desteğini almadan devreye sokmayın.

25 NEDEN 6 SİGMA 1. Süreçlerde entegrasyonu sağlar, kaliteyi günlük işlerin bir parçası haline getirir. 2. Güçlü bir liderlik desteğini ön koşul olarak tanımlar ve harekete geçirir. 3. Kavram bulanıklığını ortadan kaldırır, felsefe yapmaz, tutarlı ve basit bir mesaj verir 4. Belirsiz kalite sloganlarını temel almaz, anlamlı, net ve motive edici hedefler koyar 5. Kalite Zorbalığı yapmaz, sonuca götüren en kolay ve basit yaklaşımın seçilmesini ister. 6. Eğitimde yüksek standartlar koyar, eğitimin başarısını eğitilen kişi sayısıyla ölçmez. 7. Kurumsal dönüşüm için gerekli alt yapıyı oluşturur, değişim ajanlarını eğitip görevlendirir.

26 ALTI SİGMA NIN BAŞARI KOŞULLARI Tepe yönetimin inanması, istemesi, ortam ve olanak sağlaması, Uygun nitelikte insan kaynakları Bilgi ve teknoloji, Çalışma disiplini - ilkeleri

27

28 Altı Sigma Eleştirileri Tepeden tırnağa bu modele adapte olarak, 6 SIGMA ŞİRKETİ olmak ve DMAIC sürecine katı biçimde uymak! Metodolojiye 100 % bağlı kalmak ekstra bürokrasi, zaman kaybı ve MUDA 'lar (Overproduction, Overprocessing, v.b.) israflar yaratmakta! 6 SIGMA yı proje yönetme aracı olarak seçmek! Ancak bu modelindeki temel sıkıntı da "Günlük işlerin" her zaman projelerin önüne geçmesi, bahaneler üretme, ekipte demotivasyon gibi problemler

29 6 SIGMA ARAMAKLA BULUNMAZ AMA BULANLAR DA ARAYANLARDIR İlginiz İçin Teşekkür Ederim