Eski 7 Aracın Özellikleri; Sayısal veri ölçümleri ve hesaplamalarına odaklanır.

Transkript

1 YEDİ KALİTE ARACI Yedi Kalite Aracı Nedir? Yönetim araçları, yöneticiler ve operatif düzeydeki çalışanlar tarafından araştırma ve problem çözme sürecinde yaratıcılıklarını ve becerilerini konu üzerinde yoğunlaştırmak, yeni fikirler üretmek ve yeni çözüm yolları bulmak için kullanılır lı yıllarda Japonya stratejik iş planlama ve analiz teknikleri konusunda çalışmaya başlamış, 1970 lerin sonu ve 1980 lerin başlarında ise pek çok kavram ve yöntemin derlenmesi ile yedi yeni kalite aracı ortaya çıkmıştır. 7 yönetim aracının verimli olarak kullanılabilmesi, İyi motive olmuş çalışanların ve Metodu bilen bir liderin varlığını gerektirir. Uygulamanın verimliliği 7 kalite aracında olduğu gibi bu tür takım çalışmalarının önemli bir aktivitesi olan beyin fırtınası uygulamasından geçmektedir. Yedi yeni kalite aracının basit problem çözme tekniklerinden farkı nedir? Süreçten toplanan verilerin analizlerini öngören basit problem çözme tekniklerinden farklı olarak, problem hakkında uzman ve problem ile içinde bulunan kişilerin fikir ve düşüncelerinin daha çok nitel veriler olarak, belirli bir düzen içinde toplanması, sınıflandırılması ve önceliklerinin belirlenmesi amacıyla ortaya çıkmıştır. Daha çok liderlik yeteneklerinin geliştirilmesine katkıda bulunan stratejik kalite planlaması teknikleridir. Eski 7 Araç 1. Kontrol Listeleri 2. Balık Kılçığı Diyagramı 3. Kontrol Grafikleri 4. Histogramlar 5. Pareto Diyagramı 6. Scatter Diyagramı 7. Stratifikasyon Diyagramı Eski 7 Aracın Özellikleri; Sayısal veri ölçümleri ve hesaplamalarına odaklanır. Ancak birçok müşteri ihtiyaçları sadece sayısal veriler ile ifade edilemez. Buna rağmen sözel ifadeler sayısal veriler ile birlikte kullanıldığında gerçekleri ifade edebilir. Yeni 7 Araç 1. Afinite diyagramı 2. Matris Diyagramı 3. Ağaç Diyagramı 4. İlişkiler Diyagramı 5. Matris Veri Analizi Diyagramı 6. Süreç Karar Diyagramı 7. Ok Diyagramı Yeni 7 Araçın Özellikleri; Sözel ve sayısal veriyi birlikte kullanır. Kök neden arar. Hedefleri ve programların önceliklerini belirler, netleştirir. Herkesin iş birliği içinde işe dahil olmasını sağlar. Fikir üretilmesini sağlar.

2 Yeni 7 araç eski 7 araç ile uyumludur ve birbirlerini tamamlarlar. 1)AFİNİTE(YAKINLIK) DİYAGRAMLARI Fikir, düşünce ve gerçeklerin belirli ilişkiler çerçevesinde uzman kişilerin görüşlerini alacak şeklide, gruplandırılmasını sağlar, sistematikleştirir. Bu diyagramlar yardımıyla gerçekler, fikirler ve düşünceler organize edilir hale gelir. Adından da anlaşılabileceği gibi, bu araç hem gerçeklerin, hem de fikir ve düşüncelerin serbestçe ortaya konarak yaratıcılığın artmasına neden olur ve ortak afinite ile oluşan bu informasyon elemanlarını gruplandırır. Afinite diyagramlarının oluşturulması beyin fırtınasına dayanır ve sonuçlar gruplandırma ile bütünleştirilir. Böylelikle görsel bir sonuç elde edilir. Afinite diyagramlarının kullanım amaçları: Yeni projeleri, yeni ürünleri ya da yeni teknolojiyi kapsayan bir kalite çemberi politikası kurarak bunu yürütmek Yeni ve denenmemiş bir kalite politikasına giriş yaparken kalite güvence ile ilgili pazar araştırmalarını yönlendirmek Her departmanda meydana gelen problemlere dayanarak değişik fikirlere sahip çalışanlar arasında bir karar birliği oluşturularak yeni bir toplam kalite çemberi promosyonu başlatmak için adım atmak Çeşitli takımları yeni projeler üstünde çalışmaya teşvik etmek Örneğin; Yeni nesil dijital kameraların müşteri şikâyetleri ve gereksinimlerini düzenlemek için afinite diyagramını kullanabiliriz Öncelikle; beyin fırtınası ile ilgilenilen konu hakkında kişilerin görüşleri kolayca yer değiştirmeye olanak sağlaması açısından yapıştırıcı kağıtlara (post-it) yazılır. Uzun Batarya Ömrü Kullanımı Kolay Standart Pahalı olmayan Hafıza Kartı Yüksek depolama alanı Zoom lensi Fotoğraf Düzenlemek Hızlı Fotoğraf Çekmesi 2 Makul Fiyat Resim Kabiliyeti Kolayca taşınan Özellikler Ayrı Görüntü Ekranı

3 Çalışmaya katılan uzman kişiler tarafından, tartışmaya yol açmaksızın gruplandırılır. Bu grupların her biri bir fikir veya gerçeği yansıtır ve uygun isimler ile adlandırılır. Konuyu ve afinite diyagramının adımlarını anlatmak için bir yol göstericiye ihtiyaç duyulabilir. Afinite diyagramı çizilir. Afinite diyagramı uzlaşma sağlamak için etkin bir yöntemdir. Özellikler Fotoğraf Düzenlemek Boyut eve Ergonomi Resim Kabiliyeti Uzun Batarya Ömrü Hareketli Resim Çekmek Kolayca taşınan Büyük Dokunmatik Ekran Yüksek depolama alanı İç Mekan ve Gece Fotoğrafları Çekmek Kompak Ayrı Görüntü Ekranı Standart Pahalı olmayan Hafıza Kartı Yakın Çekim Fotoğrafları Çekmek Kullanım Kolaylığı Duyarlılık Zoom lensi Değer Makul Fiyat Fotoğrafları Büyütmek İçin Çözünürlük Resmi Doğru Yakalamak Kullanımı Kolay Kolay Çekim Modları Hızlı Açılması Hızlı Fotoğraf Çekmesi 2)MATRİS DİYAGRAMLARI İki veya daha fazla değişken arasındaki ilişkiyi analiz etmekte kullanılan bir planlama ve yönetim aracıdır. Bu ilişkilerin birçoğu bağımlı ve bağımsız değişkenler arasında olup matris diyagramı aracılığı ile sebep ve sonuç veya ne-nasıl ilişkisi şeklinde tanımlanır. Matris diyagramları çok boyutlu düşünce yoluyla problemli konuların açığa kavuşturulmasına katkı sağlar. Matris diyagramları bir probleme veya olaya iştirak eden veya problem veya olay üzerinde etkisi olan faktörlerin, parametrelerin tanımlanmasını ve aralarındaki ilişkinin belirlenmesini sağlar. Matris diyagramının temel avantajı; her çift değişken arasındaki ilişkinin derecesini grafiksel olarak göstermesidir. Matris diyagramında bu amaca yönelik olarak kolay tanımlanamayan ilişkilerin derecesini göstermek için görsel semboller kullanılır. Matris diyagramları özellikle sebepsonuç ilişkilerinin değerlendirilmesinde kullanılırlar. Matris diyagramının gerek duyduğu detaylı bilgiler daha önce hazırlanmış afinite ve ağaç diyagramından elde edilebilir. Matris diyagramlarının diğer önemli fonksiyonu Kalite Fonksiyonlarını Geliştirme tekniğinin kalbi olmasıdır. Kalite Fonksiyonlarını Geliştirme uygulaması müşteri isteklerinin analizi ile başlar 3

4 ve ürün ve üretimle ilgili tüm gereksinimler tanımlanıncaya kadar matris diyagramının başarılı serileri ile devam eder. Matris diyagramlarının iki boyutlusu kalite fonksiyonları yayılımı (KFY) analizinde de kullanılmaktadır. Öncelikle her bir faktör kümesinin elemanlarının tespit edilmesi, daha sonra da bu elemanlar ile diğer faktör kümesinin elemanları arasındaki ilişkiler ortaya konulur. L-tipi matris T-tipi matris Y-tipi matris X-tipi matris C-tipi matris Matris diyagramları 5 e ayrılır: Matris diyagramının temel avantajı; her çift değişken arasındaki ilişkinin derecesini grafiksel olarak göstermesidir. Bu matris çeşitlerinden L,X,T,Y iki boyutlu olup ve çatı biçimli matrislerdir. C matrisi ise üç boyut olup karmaşıklığı yüzünden sık kullanılmaz. Çatı biçimi iki veya daha fazla değişken arasındaki ilişkinin analizinde karşılaştırma yapmak için kullanılır. Değişkenler arasındaki ilişkinin niteliği nötr, pozitif ve negatif olmak üzere derecelendirilir. Matris diyagramları şu amaçlar için kullanılır: Sistem ürünlerinin geliştirilmesi ve iyileştirilmesi amacıyla kavram oluşturmak Ürün malzemelerinde kalitenin yaygınlaştırılmasını sağlamak 4

5 Çeşitli kontrol fonksiyonlarının sertifikalandırılmış kalite adımlarını, kalite güvence sistemini oluşturabilmek ve güçlendirebilmek amacıyla birbirine bağlantılı hale getirmek Kalite güvence sisteminin işlemesini güçlendirmek ve geliştirmek Üretim prosesinde uygunsuzlukların nedenini açığa çıkarmak Ürünlerin karışık olarak piyasaya sürülebilmesi için ürün ve pazar durumu arasındaki ilişkiyi belirleyerek yeni stratejiler geliştirmek Bu diyagram T tipi matris diyagram örneğidir. Burada kişiler, kişisel özellikleri ve sosyal klüpleri arasındaki ilişki ifade ediliyor. Matris diyagramında 3 özellik bir tabloda ilişkilendirilmiştir 3)AĞAÇ DİYAGRAMLARI Aynı zamanda sistematik diyagramı, ağaç analizi, analitik ağaç ve hiyeyarşi diyagramı olarak da adlandırılır. Ağaç diyagramı, bir konuyu veya problemi çözmek için birbirini takip eden tüm aşamaları ve bu aşamalarda etkisi olduğu düşünülen tüm sebepleri dikkate alarak konunun veya problemin araştırılmasını sağlayan bir yönetim aracıdır. Bu diyagram konu ile ilgili tüm detayları içermek durumunda olduğundan bir takım çalışması gerektirir. Ağaç diyagramı hazırlanırken; analiz edilecek konu veya problem seçilmeli ve amaç belirlenmelidir. İstenilen amaca ulaşmak için ön koşulların belirlenmesi hedefi ile hareket edilmelidir. 5

6 Ağaç Diyagramı Prosesi 1) Hedef, proje, plan, problem her ne ise yazılır(düşey ağaç diyagramlarında en üste, yatay ağaç diyagramlarında en sola). 2) Bir sonraki detaya ulaşabilmek için soru sorulur. Örneğin, Hedef, plan veya iş dökümü için bu işi nasıl yapabilirim Kök neden analizi için bu işe neden olan ne? Bütün işlemler beyin fırtınası kullanılarak yapılır. Eğer daha önceden konu ile ilgili ilişki veya afinite diyagramları yapıldı ise bu diyagramlardan da yararlanılabilir. 3) Gereklilik ve Yeterlilik denetimi yapılmalı. Bir üst hedef için yazılan fikirler yeterli ve gerekli mi? Eğer yeterli ise bu fikirler bir sonraki fikri yazmak için yeterli ve gerekli mi? 4) Her yazılan dal bir hedef, bir plan ve bir proje olarak görülmelidir. 5) Yeni fikirler devamlı olarak dallara yazılmalıdır. Bütün grup üyeleri bölünebilir olmayan bileşene gelindiğine dair fikir birliğine varılana kadar işlemlere devam edilir.(kök neden) 6) Son olarak tekrar Gereklilik ve Yeterlilik denetimi yapılır. Belli bir seviyeden sonra elde edilen bu sebepler uygulanabilir, belirsiz ve uygulanamaz olarak sınıflandırılır ve problemin çözümüne hangi noktadan başlanması gerektiği konusunda yol gösterimi sağlar. Literatürde ağaç diyagramına problem çözümü içinse Neden-Neden Analizi, iyileştirme aracı olarak kullanılıyor ise Nasıl-Nasıl Analizi veya olarak da rastlamak mümkündür. Ağaç diyagramı şu amaçlarla kullanılmaktadır: Yeni bir ürünün tasarımında bir dizayn veya kalite planı oluşturmak Yeni iş alanlarında kalite, maliyet ve ulaşım gibi problemlerle ilgili çözümler için yeni fikirler oluşturmak Amaçlar, politikalar ve yürütme adımları oluşturmak. Bilinen konu veya ele alınan genellemeleri daha ayrıntılara indirgemek için kullanılır. Örneğin bir hedefe ulaşmak için gerekli olan adımları tasarlamakta. Proses detaylarının analizinde Derinlemesine yapılan kök neden analizlerinde İlişki ve afinite diyagramlarından sonra açıklanamayan konularda Ve kişilere bir konu ile ilgili detayları açıklamada iletişim aracı olarak kullanılabilir. Ağaç diyagramının avantajları şöyle sıralanabilir: Problem çözmede ya da sistematik veya mantık olarak bir amacın geliştirilmesinde hiçbir önemli madde göz ardı edilmeksizin bir strateji sistemi kurulabilir. Grup üyeleri arasında fikir birliğine varılmasında yardımcı olur. 6

7 Bir problemin çözülmesi için gerekli stratejileri açık bir şekilde tanımladığından dolayı maksimum yüksek oranda ikna edicidir. Ağaç Diyagramı Örnek Uygulaması, Maria nın patronu maria nın takımından performanslarını %20 arttırmalarını istedi. Maria takım arkadaşlarının tam olarak neye ihtiyaçlarının olduğunu anlamaları için ana hedefi içeren bir ağaç diyagramı çizdi. Maria ana hedefi yazarak başladı. Bu ana hedef aynı zamanda ağaç diyagramının gövdesi demektir. Performansı %20 arttırmak. Daha sonra takım arkadaşları ile hedefe nasıl ulaşacakları hakkında beyin fırtınası yaptılar. Takım kendi arasında daha üretken olabilmek için yeni dallar oluşturdular. Cross Takım Üyeleri Daha İyi Organize Olmak Daha İyi Müşteriler Bulmak Bu fikirlerde farklı dallara ayrıldı. Böylece takım üyeleri neye ihtiyaçları oldukları konusunda daha iyi fikir edinmişlerdi. Herkes beyin fırtınasına devam ederek yeni dallar oluşturdu. İş Rotasyonu İşbaşı Eğitimleri İş Paylaşımı İstemci Dosyalama Sistemini Ofiste Yığılmayı Azaltmak Müşterileri Telefonla Aramaları Arttırmak Sosyal Medyayı Daha İyi Kullanmak Zaman Yönetimi Çalışmaları Toplum Etkinliklerine Sponsor Olmak Maria ve arkadaşları ağaç diyagramını geliştirmeye devam ettiler ve final dallarına sorumlu kişiler atayarak bu görevlere bitiş zamanı belirlediler. Daha sonra görevlerin, sorumlulukların ve işleyişin herkes tarafından takip edilmesi için ağaç diyagramının çıktısını herkese dağıttı. 4)İLİŞKİLER DİYAGRAMI İlişkiler diyagramı karmaşık ilişkileri söz konusu olduğu koşullarda birbiri içine girmiş etkileşimleri ortaya çıkarmak ve sorunlara uygun bir çözüm bulabilmek amacıyla geliştirilmiştir. İlişkiler diyagramı fikirler arasındaki ilişkilerin içinden çıkılamayacak bir hal alması durumunda çok yararlıdır. Stratejik kalite planlamada problemi belirlemek ve kapsamını açıkça ortaya koymak için uygun bir araçtır. İlişkiler Diyagramı Prosedürü 1. Problem ya da durum açık bir şekilde yazılır ve tahtanın ortasına koyulur. 7

8 2. Durumla ilgisi olan faktörler belirlenir. Faktörlerin yazıldığı kartlar durum kartının etrafına dizilirler. 3. Kartlar arasında sebep-sonuç ilişkisinin olup olmadığına bakılır. Eğer varsa "sebep" karından "sonuç" kartına bir ok çizilir. Bulunan bütün sebep-sonuç ilişkileri için işlem tekrarlanır. 4. İlişkiler incelenir. Kendisinden en çok okun çıktığı kart ana sebep, en çok okun yöneldiği kart ise ana sonuç olur. İlişkiler diyagramlarının kullanım amaçlarını aşağıdaki şekilde örneklemek olasıdır. Kalite güvence politikası oluşturmak ve geliştirmek Toplam kalite yönetimine geçiş için promosyon planları geliştirmek Piyasadaki şikâyetleri cevaplamak için gerekli adımları tasarlamak Üretim prosesindeki kaliteyi geliştirmek (özellikle belirsiz görünmeyen hataları ortadan kaldırmak için plan geliştirmek) Satın alınmış veya sipariş edilmiş maddelerin kalite kontrolünü geliştirmek Ödemelere ve proses kontrolüne bağlı olarak meydana gelen hataları ortadan kaldırmaya yönelik önlemler geliştirmek Örneğin, çalışanların moral bozukluğu probleminin sebepleri arasındaki ilişki diyagramı Etkin ve Adil Olmayan Yöneticiler Takdir Eksikliği Çalışanların Katılmaması, değerlendirilmemesi Çalışanların Yorgunluğu ve Bıkkınlığı Hayal Kırıklığına Yol Açan Problemler/Sistemler Çalışma Arkadaşları Arasındaki Sürtüşme 5)MATRİS VERİ ANALİZİ Matris analizi matris diyagram verilerini derecelendirerek ve düzenleyerek bilginin sadeleştirilmesini ve göze hitap eder şekle dönüşmesini sağlar. Matris diyagramında gösterilen elemanlar arasındaki ilişki kesişen hücreler arasındaki nümerik dataların derecelendirilmesi ile oluşur. 7 yönetim aracı arasında nümerik analiz metoduna sahip tek araç budur. Faktörler arası ilişkilerin sayısal ağırlıkları ile birlikte görüntülenmesine olanak sağlar. Bu görüntülemede matris diyagramı doğrudan kullanılabileceği gibi bazen değişik grafik gösterimleri de kullanılabilir. Matris veri analizinin kullanım amaçları şunlardır: Faktörlerin kompleks (karmaşık) olarak birbirini sarması (örtmesi) durumunda üretim prosesini analiz etmek 8

9 Büyük miktardaki veriyi kapsayan uygunsuzlukların nedenini analiz etmek Pazar araştırması sonucu sonuçlarına göre belirlenmiş olan arzu edilen kalite seviyesini yakalamak Duyarlı karakteristikleri sistematik olarak sınıflandırmak Karmaşık kalite maliyetlerinin üstesin- den gelmek Adım Adım Matris Veri Analizi Prosedürü 1. Takım önce hangi karakteristik özellikleri analiz edeceğini belirlemeli. Bu proses ürün veya hizmete, Pazar payı kaybına veya istenmeyen kıyaslamalara (benchmarking) etki ediyor olabilir. 2. Araştırma ve veri analizi matris veri analiz grafiğinde veri grafiği elde etmek için yapılır. 3. Sonra karşılaştırmalı verileri grafiğe çizerken takım fikir birliği içinde olması gereklidir. Aşağıdaki örnekte olduğu gibi verilerin tarafsız konumlandığından emin olunmalıdır. 4. Tamamlanan grafik üzerinde tekrar tartışılır, bütün ilişkiler gözden geçirilir ve özet açıklamalar hazırlanır. Son olarak grafiğe tarih atılır ve proses sahiplerine sunulur. 6)SÜREÇ (PROSES) KARAR DİYAGRAMI Sürecin tasarlanmasında ve geliştirilmesinde kullanılır. Gereksiz süreç adımlarının ortadan kaldırılmasında, birden fazla adımın birleştirilmesinde veya alternatif süreç akışlarının elde edilmesinde grafiksel bir gösterim sağlar. Standart iş akışı şeklinde olabileceği gibi, 9

10 süreçlere ayrılmış şekilleri de kullanılmaktadır. Süreç karar diyagramı ile çeşitli süreç alternatifleri arasından bütünsel en iyiyi sağlayan alternatiflerin seçilmesine çalışılır. Süreç karar diyagramı her süreç için firmanın yapısına ve iş akışlarına göre farklılıklar gösterir. Proses karar diyagramları oluşması, olasılığı tanımlanabilen bir sebebe bağlı olan tüm problemleri oluşmadan önce belirlemek önlenmesine yönelik tedbirlerin alınmasını veya sorun yaratan olayların ortadan kaldırılmasını sağlamayı öngörür. Bu tür proses karar diyagramları proses geliştirme ve prosesin ilk aşaması için oldukça yararlıdır. Bu basit diyagramlar daha sonra arzu edildiğinde akış diyagramları gibi kalite araçları ile bütünleştirilerek de kullanılır. Böylelikle proses açık olarak tanımlanır ve detaylandırılır. Proses Karar Diyagramı Nasıl Hazırlanır? 1. Tasarlanan plan için ağaç diyagramı geliştirilir. 2. Her görev için çıkabilecek problemlere dair beyin fırtınası yapılır. 3. Bütün problemler incelenir ve sonuçları önemsiz olanlar elenir. Geriye kalanlar alt başlık olarak görevlere eklenir. 4. Her potansiyel problem için alınabilecek önlemlere dair beyin fırtınası yapılır. Bu önlemler de ilgili problemin alt başlığı olarak diyagrama eklenir. 5. Her önlemin uygunluğuna maliyet, gerekli zaman, uygulanabilirlik gibi kriterlere göre karar verilir. 7)OK DİYAGRAMLARI Ok diyagramları bir faaliyet sıralama ve zamanlama aracı olarak kullanılmaktadır. Gantt şeması, PERT (program evaluation and review techniques) ve CPM (critical path method) tekniklerine benzer ancak daha az detay içerecek şekilde hazırlanmaktadır. Ok diyagramlarında 10

11 faaliyetlerin zamanlaması dikkate alındığı gibi aynı zamanda bu faaliyetten sorumlu olan kişinin de belirtilmesi ok diyagramlarının önemini arttırmaktadır. Kim, nerede, ne zaman, hangi faaliyetleri yapacak? sorularına cevap verilmiş olur. Bu özelliğinden dolayı da geriye kalan diğer 6 yönetim aracı ile birlikte kullanıldığında ne, nasıl ve neden sorularının yanıtlarının da ortaya konulması ile eksiksiz bir yönetim planı oluşturulması gerçekleştirilebilir. Zaman ve bütçe gereklerine bağlı kalarak bir projeyi tamamlamak için gereksinim duyulan aktivitelerin sürelerini ve mantık sıralarını belirlemekte kullanılır. Programa uymak için gerek duyulan kaynak oranlarını belirlemekte katkı sağlar. Ok diyagramının kullanım amaçları şunlardır: Yeni ürün geliştirmeye yönelik yeni planların yürütülmesini ve takibini sağlamak Ürün geliştirme planları ve izleme aktivitelerinin oluşturulmasına yol göstermek Deneysel çalışmalar ve izleme aktiviteleri için günlük planlar oluşturmak Üretimdeki artışlar ve bunları izleme aktiviteleri için günlük planlar oluşturmak Daha önceki kalite çemberi aktivitelerini senkronize etmek Özel bir amaç için bir yerden bir yere taşınma amacıyla planlar oluşturmak ve bunların izleme aktivitelerini görüntülemek Periyodik bir özel amaçlı istihdam planının yürütülmesi ve izlenmesi Bir üretim prosesini analiz etmek ve gelişmiş, artırılmış verimlilik için plan oluşturmak Ok Diyagramı Nasıl Hazırlanır? 1. Yapılması gereken asıl görevler belirlenir. 2. Görev süreleri hesaplanır. 3. Görevler yapılış sırasına göre art arda dizilir. 4. Görevler arasındaki bağlantılar oklarla tamamlanır. 5. Diyagramın başındaki görevden başlayarak, her görev için erken başlangıç ve erken bitiş süreleri hesaplanır. 6. Diyagramın sonundaki görevden başlayarak, her görev için geç başlangıç ve geç bitiş süreleri hesaplanır. 7. Her görev için erken ve geç süreler arasındaki zaman farkları hesaplanır. 8. Kritik yol bulunur. 9. Plan hazırlanır ve sonuçlara göre hareket edilir. 11

12 12

13 Kaynaklar 1) 2) C4%B1.pdf 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 13