WorkFlow. dinamo Work Flow

Transkript

1 dinamo Work Flow 1

2 Ön Tanımlar Work Flow /Ön Tanımlar , sms gönderilecek alanın işaretli olmasıyla ilgili tanımlar yapılır. Her süreç adımı yaratılırken varsayılan değerler için oluşturulan tablodur. Kullanıcılara iş açarken aynı zamanda yada sms ile bilgilendirici mesajların gönderilmesi isteniyorsa kullanıcı haklarında ve sms gönderilmesiyle ilgili tanımlar yapılmalıdır. 2

3 Ön Tanımlar Mesaj gönderecek kişilerin kullanıcı tanımı haklarında ve SMS gönderebilme hakları seçilmelidir. Gönderim gerçekleştirecek adresi, SMTP Server adresleri mutlaka yazılmadır. Eğer SMS gönderilecekse gönderim yapacak GSM numarası belirtilmelidir. Aynı şekilde kullanıcı tanımı hakları Özel Kullanıcı Değerleri(Şifreli) sayfasında gönderilecek adresin şifresi yazılır. 3

4 Adım Tanımı Work Flow / Adım Tanımı Süreçlerinize ait adımların tanımlandığı programdır. Bu örnek uygulamada bir firmanın satınalma alma talebi açıldıktan sonraki sürecini ele alacağız. Satınalma süreci aşağıdaki adımlardan oluşmaktadır. Bu adımları teker teker tanımlayacağız. 1- Teklif istenmesi ve tedarikçi tespiti 2- Talebin onaylanması 3- Sipariş oluşturulması Süreç Adım Kodu : Adımların kodlandığı alandır. Nümerik veya text alan olabilir. Adım Açıklaması : Tanımlanan adımın açıklaması yazılır. Grup Kodları : Grup kodları kullanıcalara özel alanlardır. Süreç adımlarınızla ilgili grup kodu tanımı yapabilirsiniz. 4

5 Ekip Tanımı WorkFlow /Ekip Tanımı Satınalma grubu, eğitim ekibi, satış ekibi gibi ekip tanımları yapılır. 5

6 Süreç Tanımlama WorkFlow / Süreç Tanımı Daha önce belirlemiş olduğumuz adımlara göre süreç tanımları yapılır. Detay1 Sayfası Süreç Adımı : Tanımı yapılacak sürecin adım tanımı seçilir. Örneğimizde satınalma süreci 3 adımdan oluşmaktadır. Bunlar sırasıyla tedarikçilerden fiyat tekliflerinin alınması, talebin onaylanması ve siparişin onaylanan tedarikçiye açılmasıdır. Oluşturduğumuz süreç birbirini izleyen bir zincirden oluşmaktadır. Süreç adımları her zaman birbirini takip etmek durumunda değildir. Aynı anda da başlayabilirler. İş Kimin : Bu işi yapacak olan kişi yada ekip kodu tanımlanır. İşi yapacak olan kişi belirli ise iş kimin alanını seçebiliriz. Eğer o işi yapacak birkaç kişi var ise bu durumda ekip kodunu ve yöneticisini tanımlamak gerekir. Ekip kodu seçilmesi durumunda ekip yöneticisine işi yapacak kişinin belirlenmesi için bir iş düşer. Ekip yöneticide o işi kimin yapacağını atayabilir. İzleniyor : Süreci takip eden ve izleyen kullanıcı tanımlanır. sms : Ön tanımlarda tanımlandığı için gönderilecek alanı ve şablonu otomatik seçili durumda geldi. 6 Konu : Yapılacak olan işin konusu yazılır. Resimdeki gibi uygulama programıyla ilgili bağlantı kurabilirsiniz. Bu şekilde kendisine açılan işin hangi taleple ilgili olduğunu görebilir.

7 Süreç Tanımlama Ne yapılacak : Tanımlanan süreç adımının uzun açıklaması yapılır. Tamamlanması gereken adım : İlk adımımız olduğuğu için bundan önce yapılması gereken bir iş yoktur. Fakat bir sonraki adımın başlayabilmesi için ilk adımın tamamlanması gerekir. 2. adımın tanımı yapılırken tamamlanması gereken adım olarak aşağıdaki gibi ilk adımı seçmemiz gerekmektedir. İşin Yapılacağı Tarih/Saat Sayfası İşin yapılacağı tarih ve saat belirlenir. Detay2 Sayfası 7

8 Süreç Tanımlama Detay2 sayfasında işin öncelik seviyesi ve dinamo programındaki bağlanılı olacak uygulama belirlenir. Öncelik Seviyesi : Normal,orta ve acil öncelikli olarak belirleyebilirsiniz. Uygulama Bağlantısı : Uygulama bağlantısının nasıl olacağını belirler. 0 : Uygulama program bağlantısı yok I : İşlemin kaynaklandığı programla bağlantı kurar. U : Sizin tanımlamış olduğunuz uygulamayla ilgili bağlantı kurar Sürecin Uygulama Bağlantıları İşlemin kaynaklandığı programla bağlanta kurulması sağlanır. Burada bağlantıyı bir yada birden fazla şarta bağlamak mümkündür. Mesela satınalma talebi onaylanması durumunda, sadece X kullanıcısı satış siparişini kapatması durumunda yada müşterinin tanımlı limitini geçmesi durumunda gibi buna kriterler verilerek bir takım işlerin açılması sağlanabilir. Burada tanımlayacağınız makrolarda size özel kriterler belirleyebilirsiniz. 8

9 Zincir Görüntüleme WorkFlow/Zincir Görüntüleme Her süreç için bir zincir oluşturulur. Bu zincire ait bütün işleri görebilirsiniz. 9

10 İş Panosu WorkFlow / İş Panosu Kullanıcılara ait işlerin sayısını belirli zamanlara göre listeler. Toplam açık iş sayınızı, bugün yapılması gereken iş sayısınızı yada gecikmiş işlerinizin sayısını gösterir. Detay tuşuna basarak benim iş listem sayfasını açıp işlerin detayını görebilirsiniz. 10

11 Benim İş Listem WorkFlow / Benim İş Listem Bütün işlerinizin listesini görebilirsiniz. İşlerim : Açık olan işlerinizi gösterir. Yoldaki işlerim : Henüz başlamamış olan işlerinizi listeler. İzlediklerim : İzlediğiniz işler listelenir. Yönlendirilecek : İşi yapacak kişiyi belirleyecek ekip lideriyseniz yönlendirilmesi gereken işleri gösterir. Kapalılar : Tamamlanmış işleri listeler. Tümü : Bütün kullanıcılara ait işleri listeler. Aynı şekilde işleri öncelik seviyesine göre belirlemişseniz normal,orta ve acil öncelikli işlerinizi listeleyebilirsiniz. 11

12 Duyuru Panosu Duyuru panosu dinamo ERP programına giriş yaptığınızda size açılmış olan işleri gösteren bir programdır. WorkFlow duyuru panosunun çalışması için aşağıdaki şekilde Kullanıcı Tanımıları programından yetki vermeniz gerekmektedir. İş listesinin ilgili satırında Detay tuşuna basarak iş detayına ulaşabilirsiniz. 12

13 İş Detayı İş detayı sayfasında açılan işin detay bilgilerine ulaşabilirsiniz. Hangi uygulama için açıldığını, şu an hangi aşamada olduğunu, öncelik seviyelerini vs.. görebilirsiniz. İş tamamlanmışsa Kapanma Statüsü bölümünden Başarıyla Tamamlandı seçeneğini işaretlemek gerekiyor. Bu şekilde ilgili işi kapatır ve sonra varsa zincirin sıradaki işini tetiklemiş olur. 13