STRATEJİK PLANLAMA GENÇ ÇEVRECİLER EĞİTİM PROGRAMI 23 28 Temmuz 2007, ANKARA Hazırlayan HALUK SAYAR
İÇERİK 1. Strateji yönetimi ve Stratejik planlama tanımlamaları 1.a. Strateji yönetimi 1.b. 2. SP Proje takımları 2.a. Proje takımları nasıl oluşturulur? 2.b. SP Takım Üyelerinin Rolleri 2.c. SP Takımı Nasıl Çalışır? 2.d. SP Takımı Çalışma Şekilleri 3. STK larda vizyon, misyon ve özdeğerlerin tanımlanması 3.a. Vizyon 3.b. Misyon 3.c. Özdeğerler 4. da Adımlar 4.a. Neredeyiz? STK Paydaş ve Kaynak Analizleri: 4.b. Nerede olmak istiyoruz? Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler Stratejik noktalar 4.c. Amaç ve hedeflerimize nasıl ulaşacağız? Durum Analizi (SWOT) nedir? Stratejik sorular 5. da Eylemler, Eylem Planlaması ve Uygulama 6. SONUÇ 5.a. Eylemlerin tespiti ve değerlendirmesi 5.b. Eylem Planının oluşturulması ve uygulanması İstenilen sonuçlar, Promosyon, Finans, İnsan Kaynakları, Paydaşlar, Zaman dilimi, İzleme 5.c. Bir sonraki adım ; Proje yönetimi 1
1. Strateji Yönetimi ve Tanımlamaları 1.a Strateji Yönetimi Kurumun şimdiki zamanda geleceğini kaleme aldığı stratejik planlama, strateji yönetiminin bir parçasıdır. Strateji yönetimi, kurum dışında oluşabilecek dışsal koşulları makro düzeyde analiz eder, geleceği şekillendirecek bilgilere ulaşmayı ve mümkün olduğunca kurum iç ya da dışından tarafsız anahtar kişilerce bu bilgilerden senteze ulaşmalarını amaçlar. Stratejik planlama eylemleri belirlerken, strateji yönetimi bu eylemleri belirleyenleri yönetir, yol gösterir, verimliliklerini arttırır. Strateji yönetimi, sürekli ve taze güncel bilgi akışıyla desteklenen, konulara en geniş açıdan bakarak, en az hatayla geleceği öngörmemizi sağlayan bir yönetim aracıdır. Konulara geniş açıdan bakmak Sürekli ve güncel bilgi akışı Anahtar kişi ya da gruplar Bilgileri değerlendirme ve senteze ulaşma Stratejilerin sürekliliğinin sağlanması, güncellenmesi Esneklik Strateji takımlarının yönetimi 1.b Stratejik planlama, temel olarak aşağıdaki üç sorunun yanıtlarından oluşur: Neredeyiz? Nerede olmak istiyoruz? Oraya nasıl ulaşacağız? 2
STK lar amaç ve hedeflerine ulaşmak için, stratejik planlama ile; Geleceklerini planlar; İş gücünü belirlenmiş noktalara odaklar; Verimliliği arttırır; Temel hedeflere ulaşmada rehberlik eder; Organizasyon içinde kaynaşmayı sağlar. Stratejik planlama: İnatçı ve hakimiyetçi yönetimlerde; SP takımının hazırladığı programa, yönetimin inanmadığı durumlarda; SP takımı stratejik planlamayı oluşturup, takibini yapmadıklarında başarılı sonuçlar vermez. 2. SP Proje Takımları 2.a. Proje takımları nasıl oluşturulur? Organizasyon içinde birden fazla proje takımı oluşturulabilir. SP Takım üyeleri: STK nın içinden ya da dışından olabilir. STK yı tanıyan kişilerden oluşur. İçinde gönüllüler bulunabileceği gibi, STK yönetimi tarafından seçilen kişilerden de oluşabilir. STK yönetimi veya yönetim kurulu üyeleri, takımın içinde yer almalıdır. Organizasyon içinde değişik seviyelerde ve bölümlerde yer alan kişilerden oluşur. Birbirinden farklı tecrübe ve eğitimli kişilerden ve 7-12 kişiden oluşur. 3
2.b. SP Takım Üyelerinin Rolleri Takımda bir kolaylaştırıcı ve yazman bulunur. Kolaylaştırıcının görevi, takımın yeni fikirler üretmesine, konudan sapmamalarına yardımcı olmaktır. Kolaylaştırıcı, özellikle yönetim kadrosunun içinde bulunduğu takımlarda, sözünü geçirebilir olmalıdır. Yönetim, kolaylaştırıcının görevi üstlenmesini desteklemelidir. Yazman, gruptan çıkan fikirleri, özet ve net yazmalıdır. 2.c. SP Takımı Nasıl Çalışır? Tanımlanmış vizyon ve misyonları çerçevesinde, amaç ve hedeflere ulaşabilmek ya da STK nın karşılaştığı/ karşılaşabileceği sorunların üstesinden gelmek üzere stratejik eylemler geliştirirler. Stratejik eylemler belirlendikten sonra takım, eylemlerin düzgün olarak uygulanıp, uygulanmadığından emin olmalıdır. Takım prosesten sonra belirli periyotlarla bir araya gelerek, STK nın karşılaştığı yeni durumları değerlendirir. Düzenli ve devamlı stratejik planlama çalışmalarının sürdürülebilmesi önemlidir. Üyeler, diğer takımların çalışmalarına da katılabilir. Yeni üyelerin katılımı teşvik edilmelidir. Stratejik planlama çalışmaları, her zaman yönetimle paylaşılmalıdır. Tüm bu işlerin koordinasyonu ve takımların daha verimli olabilmeleri için strateji yönetim birimi oluşturulması tavsiye edilir. 4
2.d. SP Takımı Çalışma Şekilleri Senede iki ya da dört kez toplanırlar Vizyon, misyon, amaç ve hedefleri gözden geçirirler Öncelikli konuları tespit ederler Sonraki çalışma dönemi planına eklerler. 3. STK larda Vizyon, Misyon ve Özdeğerlerin Tanımlanması STK lar eksik gördükleri, yanlış buldukları, değiştirmek ya da katkıda bulunmak istedikleri toplumsal bir boşluğu doldurabilmek için kurulurlar. Her STK nın vizyonu ve bu vizyona ulaşabilmek için misyonları olması gerekir. STK lar misyonlarını özdeğerleri doğrultusunda gerçekleştirirler. 3.a. Vizyon Kurumun varolma nedeni. Önümüzdeki 30 50 yıl içerisinde nerede olmak isteniyor sorusunun cevabı Vizyon dur. Vizyon: Toplumsal bir boşluğu dolduracak, İddialı ve ideal, Hayal gücüyle sınırlı, Radikal olabilir Ancak; bir sentezin sonucu olacak şekilde ulaşılması mümkün amaç ya da amaçlar bütününden oluşmalıdır. 5
3.b. Misyon Kurumun yönünü belirler, ilgi alanlarını saptar ve faaliyet konularını belirler. Vizyonda belirlenen amaçlara ulaşmak için hedefler belirler. Organizasyon içinde yer alan herkesin benimsediği ve uymakla yükümlü olduğu görevlerdir. Misyon Bildirisi Misyon bildirisi, aşağıdaki cümle formunda oluşturulabilir. X derneği, Nerede faaliyet gösterir (yer), Kimler için yapar (hedef kitle) ; Ne şekilde yapar (aktivite, yöntem), Neler yapar ya da neler hedefler (üretir, sağlar); böylece, neleri gerçekleştirir. (istenilen sonuç, ana faaliyet, amaç). 3.c. Özdeğerler Misyonları gerçekleştirirken organizasyonun vazgeçemeyeceği değerler nelerdir? STK larda özdeğerler, etik değerlerdir. Varolma nedenleriyle örtüşür. Özdeğerler vizyon ve misyon gibi, stratejik amaç ve hedeflere ulaşmada, vazgeçilemeyecek unsurlardır. Özdeğerler, STK paydaşlarının şeffaflık, bağımsızlık, kararlılık vs gibi değer yargılarından oluşur. 6
4. da Adımlar 4.a. Neredeyiz? STK Paydaş ve Kaynak Analizleri: Kurumlar, mevcut durumlarının ne olduğunu mümkün olduğunca tarafsız, gerçekçi, somut ve nicel olarak tanımlayabilmelidirler. Güçlü ve zayıf taraflar bilinmelidir. Bu tanımlama, sadece kendi iç organizasyon yapısıyla ilgili olmayıp, organizasyonu gelecekte etkileyebilecek her türlü dışsal tehdit ve fırsatları da kapsar. Paydaş Analizi: Paydaşlar, STK yı etkileyen veya STK tarafından etkilenen, kurum içinden veya dışından kişi ya da gruplardır. Paydaşların analizi, STK nın hedeflerine ulaşmada kimlerin faydalı olabileceğini araştırır. Aynı şekilde, kimlerin STK nın hedeflerine ulaşmasında tehdit oluşturabileceğini belirler. Paydaş Analizi; STK içinde: Yüksek destek Az destek Yüksek direnç Az direnç STK dışında: Yüksek destek Az destek Yüksek direnç Az direnç 7
Kaynak Analizi: Bugün ve gelecekte STK nin yararlanacağı veya sahip olması gereken kaynakları tanımlar. Kaynaklar maddi ve maddi olmayanlar olarak ikiye ayrılabilir. Maddi olmayan kaynaklar; Ölçülebilir (somut) veya ölçülemez (soyut) olabilir. Ölçülebilir olanlar, gönüllüler, üyeler, vb Ölçülemeyenler ise, STK nın imajı, bilinirliği, değerleri, dış paydaş destekleri, çalışanların yetenek ve becerileri vb. Maddi Varlıklar İçsel Dışsal Maddi olmayan varlıklar İçsel Dışsal Ölçülebilir Ölçülemez Ölçülebilir Ölçülemez 4.b. Nerede olmak istiyoruz? Stratejik Amaçlar STK vizyonuna ulaşmak üzere, misyonu destekleyen temel hedefleri belirler. Stratejik amaçlar, STK nın belirlenen konulardaki önceliklerini, belirtilen zaman içerisinde gerçekleştirme istekleridir. Stratejik Hedefler Stratejik amaçları gerçekleştirmek için STK tarafından konulan hedeflerdir. 8
Bir stratejik amacı gerçekleştirmek için birden çok stratejik hedef belirlenebilir. Stratejik hedefler: Özel olmalı; Ölçülebilir olmalı; Planlanan zaman içinde gerçekleşmeli. Stratejik hedefler: İstenilen sonuç nedir? Görevler neler olacak? Hedef kitle veya bölge neresi? Sorularına cevap vermelidir. Stratejik noktalar: STK yı pozitif veya negatif etkileyebilecek her türlü konudur. Hedef değil, hedeflere ulaşılırken karşılaşabilecek gerçeklerdir. STK ların önceden tahmin edemeyeceği muhtemel etkenlerdir. İçinde şüphe barındıran sorular haline dönüştürülmelidir. 4.c Amaç ve hedeflerimize nasıl ulaşacağız? Vizyona ulaşabilmek için misyonlarla belirlenmiş bir yığın aktivite düzenlenir. Her aktivite için belirli bir planlama gereklidir. Bazıları sadece odak gruplarla serbest tartışma ortamında planlanabilir. Bu odak grubu organizasyonun Yönetim kurulundan oluşturulabileceği gibi, ilgili bölüm müdürleri, sorumluları, dışarıdan katılan uzmanlar, gönüllüler olabilir. Bazı aktiviteler ise biraz daha karmaşıktır. Odak gruplarından genel konsensüs çıkmayabilir. Planlama sadece aktiviteler için de yapılmaz, değişen dışsal koşulların organizasyona tehdit ya da fırsat oluşturması gündeme gelebilir. Bu durumlarda, SWOT analizi en tercih edilen metotların başında gelir. 9
Durum Analizi (SWOT) nedir? SWOT analiz için çözümlenmemiş somut bir konu başlığı gereklidir. Bu konu organizasyonun misyonlarıyla örtüşmelidir. SWOT analiz, mesai saatleri içinde önceden bildirilmiş saatler içerisinde yapılmalı ve zamanında bitirilmelidir. Genellikle 2 saat SWOT analizin bitirilmesi için yeterlidir. SWOT analize katılanların niteliği önemlidir. Konu hakkında bilgili, deneyimli eksper kişilerin bulunması gerektiği gibi, iyi bir gözlemci, gönüllü veya bağlantılı konularda çalışan STK dışı kişilerin katılımı, sonucu olumlu etkiler. SWOT analiz, organizasyonda çözümsüzlük ya da problemlerle karşılaşıldığında yapılır. En basit konularda dahi yapılması ve çok sık yapılması SWOT analizin önemini kaybetmesine neden olabilir ve istenilen sonuçlar alınamayabilir. SWOT analizde beyin fırtınası sıklıkla kullanılmaktadır. İçsel Güç Zayıflık Dışsal Fırsat Tehdit Stratejik sorular STK içinde hedeflere ulaşmada az destek veren paydaşlardan nasıl daha çok destek alabiliriz? STK dışında hedeflere ulaşmak için yüksek direnç gösteren kişi ya da grupların nasıl dirençlerini kırabiliriz? Hedefe ulaşmak için yeterli maddi gücümüz ya da gönüllümüz var mı? Eksik kaynağı nasıl ve nereden bulabiliriz? SWOT analizde zayıf yanlarımızı nasıl güçlü hale getirebiliriz? Tehditleri nasıl fırsat haline getirebiliriz? Bunlar için sorular hazırlanmalıdır. Bu süreç içerisinde STK yı pozitif ya da negatif etkileyebilecek konular neler?...... 10
5. da Eylemler, Eylem Planlaması ve Uygulama 5.a. Eylemlerin tespiti ve değerlendirmesi SWOT (durum analizi), paydaş analizi, kaynak analizi değerlendirilerek, stratejik noktalar göz ardı edilmeden, hedeflere ulaşmak için stratejik eylemler belirlenir. Stratejik eylemler stratejik soruların yanıtlarından oluşur. Takım, bu sorulara en uygun yanıtları bulmaya çalışır. Her stratejik konu, ya da hedef için birden çok eylem saptanabilir. 5.b. Eylem Planının oluşturulması ve uygulanması SP takımı, yönetimle birlikte, proje yönetim grubunu belirler. Daha sonra takım, proje yönetim grubuyla birlikte, hangi aktivitenin ne zaman yapılacağını, ne kadarlık bütçeyle gerçekleştirileceğini, her aktivitede kimlerin görev alacağını, etkinlik süresi, hedef kitle vb gibi her ayrıntının nicel olarak ifade edildiği iş planını hazırlar. İstenilen sonuçlar Hangi eylem/eylemleri gerçekleştireceğiz? Eylemin tanımlanması Promosyon Ne şekilde tanıtacağız? İçsel veya dışsal 11
Finans Ne kadar finans ihtiyacımız var? Finans kaynaklarımız nedir? Elimizde ne kadar var? İnsan Projeyi kimler ne kadar zamanda gerçekleştirecek? Paydaş Paydaş analizine göre, projenin gerçekleşmesine kimler tehdit oluşturmadan, olumlu etkilerde bulunabilir? Zaman dilimi Ne kadar zamanda gerçekleştirilecek? Hangi aktivite hangi zaman aralığında gerçekleştirilecek.? Proje bitim tarihi nedir? İzleme Aktivitelerin başarısı nasıl ölçülecek? Projenin sürdürülebilirliği nasıl sağlanacak? Hangi adımların sonunda, projenin başarısı kontrol edilecek, nasıl? 12
13
5.c. Bir sonraki adım: Proje yönetimi Bu aşamadan sonra eylemleri gerçekleştirmek proje grubunun sorumluluğundadır. Proje yöneticisi, sorumluları ve çalışanları planlanmış tüm eylemleri, zamanında gerçekleştirmek için finans ve insan kaynaklarını yönetir, projeyi tanıtır, ve gerçekleştirir. Her ne kadar projeyi gerçekleştirmek, proje grubunun sorumluluğunda olsa da, olası plan değişiklikleri, programa uygunluk, proje uygulama adımlarının izlenmesi, stratejik planlama takımının sorumluluğundadır. 6. SONUÇ STK lar bazen düşündükleri eylemleri iç veya dış nedenlerle gerçekleştiremeyebilirler ya da güçlükleri aşmada zaman zaman zorlanabilirler. Stratejik planlama bu gibi durumlarda STK ların eylemleri gerçekleştirmelerine ve güçlükleri aşmalarına yardımcı olur. Bu yöntemin süreklilik kazanması, eylem planı ve uygulamaları sırasında ve sonrasında, değişiklerin ve sonuçların değerlendirilmesi, bunları gerçekleştirirken sürekli ve düzenli bilgi akışının sağlanması ve konulara geniş açıyla bakabilme alışkanlığı, STK içinde Strateji Yönetimi anlayışını oluşturacaktır. Referanslar: 1. Sarıgerme Enerji Grubu Çalıştayları, Eurosolar Türkiye 1998-2005 2. Strategic Planning Workshop Don Holub, Peace Corps Volunteer for REC and US environmental protection agency 1997.April 3. Training of Trainers Program Ildiko Simon, Ayuda-Cromo for REC Turkey 2005. January / February 4. http://www.managementhelp.org, Carter Mc Namara, Authenticity Consulting LCC, 2005 14