7.ÇP deyasal ve Finansal Konular

7.ÇP deyasal ve Finansal Konular G. Fırat GEDİKLİ AB 7.Çerçeve Programı Ulusal Koordinasyon Ofisi 08 Kasım 2012 Ankara

Sunum Planı Yasal Konular (Sözleşmeler) Koordinatörün Rolü Konsorsiyum Anlaşması Başarılı bir şekilde proje yürütmek için öneriler Finansal Konular Genel Bütçesel ve İdari Yönetim Raporlama 2

Sözleşmeler

Projenin Yasal Konuları Komisyon Grant Agreement Koordinator Ortak 1 Ortak Ortak 2 Ortak 3 Konsorsiyum Anlaşması Ortaklar Arasında 4

Projenin Yasal Konuları Grant Agreement (GA) aşağıdaki bölümlerden oluşur: Ana bölüm: GA parametreleri Annex I: İş Planı (Technical Annex) Annex II: Genel Koşullar Annex III: Fonlama Şekliyle ilgili özel hükümler Annex IV, V & VI:Form A, B & C 5

Projenin Yasal Konuları 6

Projenin Yasal Konuları Annex I İş Planı (DoW) Part A: Table of content Project summary List of beneficiaries Budget breakdown RTD performer (BSG-SME) Project results Workplan tables WPs, tasks, deliverables, milestones Part B Concept and objective, progress beyond state-of-the-art, S/T methodology and assoc. work plan Implementation Potential Impact Ethical Issues (if applicable) Consideration of gender aspects (optional) 7

Projenin Yasal Konuları Annex II Genel Koşullar Part A Implementation of the project General principles Reporting and payments Part B Financial provisions Guarantee fund and recoveries Controls and sanctions 8

Projenin Yasal Konuları Annex IV - Form A(Ortaklarla Koordinatör Arasında) Ortakların GA yı onaylamalarıyla ilgili rızalarını yansıtır. Ortakların Yasal Temsilcisiyle Koordinatör arasında imzalanır. 45 gün içinde Komisyon tarafından imzalanır. Annex V -Form B GA ya yeni ortak katılımı durumunda devreye sokulur. GA yı tadil eder. Annex VI -FormC Aktiviteler için Finansal Durumu açıklar. Her bir FonlamaŞekli için ayrıdır. Dönemsel olarak her ortak tarafından doldurulup imzalanır. 9

Projenin Yasal Konuları GA Komisyon + Koord. Form A (Her bir ortak) Koord. + Ortaklar 10

ERA-NET Özelinde Belgeler Annex A Annex B

Koordinatörün Rolü

Koordinatörün Rolü Komisyonla Diyalog (pazarlıklar, ödemeler, raporlama, etc.) Projenin Genel Yönetimi Gerektiğinde Ortaklara Elektronik Raporlama Aracına (ECAS) erişim hakkı sağlama Ortaklar Komisyon a karşı koordinatör tarafından temsil edilir. Koordinatör: Komisyon finansal katkısını yönetir. Raporlama dokümanlarını toplar ve ön incelemeye tabi tutar. Ortakların GA dandoğan sorumluluklarına uyup uymadıklarını kontrol eder. 13

Konsorsiyum Anlaşması

Konsorsiyum Anlaşması Genel Hükümler Proje Ortakları arasında imzalanır (Komisyon imzalamaz.) İmzalanması, GA aksi bir hüküm içermiyorsa zorunludur. (Concert-Japan) GA ylaçelişemez. Model Konsorsiyum Anlaşması DESCA (Bir AB projesi) Amaçları: Farklı modeller yerine farklı koşullara uyum sağlayacak tek bir model Bütün ortaklar için tek bir model(araştırma kuruluşları, üniversiteler, KOBİ ler) Sadeleştirilmiş bir Konsorsiyum Anlaşması geliştirmek www.desca-fp7.eu 15

Başarılı bir şekilde proje yürütmek için öneriler

Proje Yürütmede Öneriler Ortak 1 Ortak 2 Ortak 3 sorunlar Koordinatör Komisyon Yetkilileri Proje Yetkilisi / Yasal Yetkili / Finansal Yetkili 17

Proje Yürütmede Öneriler 7.ÇPYasal ve Finansal Kuralları nı okumak/anlamak, İdari yönetim yapısını Komisyon un belirlediği kurallara göre yürütmek için doğru bir şekilde organize etmek, Projedeki harcamaların, harcamayı gerçekleştirmeden ve beyan etmeden önce geçerliliğini kontrol etmek Kayıtların doğru bir şekilde tutulması ve kayda geçirilmesi Sorular? Koordinatörle irtibat kurun! 18

Finansal Konular

İçerik Genel Finansal Konular Bütçesel ve İdari Yönetim Raporlama 20

Projeye İlişkin Temel Bilgiler Kurumuma ne kadar bütçe ayrılmış? DoW Sf.41 PartB Sf.52 21

Detaylı Bütçe 22

Projeye İlişkin Temel Bilgiler Kurumuma ne kadar adam-ay (PM) ayrılmış? DoWSf.39 23

PM Tablosu 24

Projeye İlişkin Temel Bilgiler Kurumuma proje toplantılarına katılım ve organizasyon düzenlemek için ne kadar bütçe ayrılmış? WP leregöre bütçeler: Dow PartB Sf.50-51 25

Etkinlik Tablosu Birim Seyahat Masraf E-E 1000 E-J 1900 J-E 2000 26

Projeye İlişkin Temel Bilgiler Kurumuma ait yasal, bilimsel ve finansal konularda sorumluların kim olduğunu nasıl bilebilirim? Grant AgreementPreperationForms (GAPF)s 27

TUBITAK GAPF 28

Projeye İlişkin Temel Bilgiler Görevler (task) aşamasında (Personel, Seyahat, Subcontract, vs.) DoW dakigörev tanımları 29

Görev (Task) Tanımları 30

ERA-NET Finans ERA-NET Ulusötesi projeler (Ortak Çağrı) Herkes kendi ortağını fonlar Fon havuzundan, değerlendirmede başarılı projeler fonlanır Yönetim giderleri ve diğer giderler için ayrı bir bütçe ayarlanabilir. ERA-NET PLUS Ulusötesi projeler (Ortak Çağrı) Fon havuzundan değerlendirmede başarılı projeler fonlanır. Havuzda biriken paranın %33 e kadarını Komisyon sağlar. Yönetim giderleri ve diğer giderler için ayrılacak bütçe Komisyon katkısından eksilir. 2 aşamada destek sağlanır (1.aşama: yönetim, 2. aşama: çağrı)

Proje Bütçe Hazırlama Aşaması 32

7.ÇP definansal Konular 1. Proje Hazırlık Aşaması (Öngörü) - Aktivitelerin Öngörüsü - Aktiviteler için çalışanların emeğinin (PM) öngörüsü - Bu aktiviteler için diğer bütçe kalemlerinin öngörüsü - Bütçenin hesaplanması 2. ProjeYürütülme Aşaması (Gerçek) - Aktivitelerin raporlanması - Çalışanların emeklerinin raporlanması - Diğer masrafların raporlanması - Finansal Durum 33

Geçerlilik Kriteri Geçerli Masraflar Doğrudan Masraflar Dolaylı Masraflar Doğrudan Masraflar: Proje kapsamında beyan edilebilen bütün geçerli masraflar Dolaylı Masraflar: Beyan edilemeyen geçerli masraflar (elektrik, internet, telefon, vs.) 34

Geçerlilik Kriteri Geçerli sayılabilmesi için harcamaların: Gerçek(öngörüsel değil), Proje ortağı tarafından gerçekleşmiş, Ortağın kendi muhasebe sistemiyle uyumlu (7.ÇP projelerine özel bir sistem olmamalı), Proje süresince gerçekleşmiş, Projedeki amaçların gerçekleştirilmesi amacıyla kullanılan, Ortağın hesabında kaydedilen, GA dabelirtilen, bir şekilde olması gerekmektedir. 35

Geçerli Masraflar Ekonomik Gerçek Proje Süresince Gerçekleşmiş Genel muhasebe prensiplerine uygun Geçerli Masraflar Gerekli Ortağın muhasebe sistemiyle uyumlu bir şekilde kaydedilmiş 36

Geçersiz Masraflar Faiz Dolaylı Vergiler (KDV, damga vergisi, vs.) Banka masrafları Geçersiz Masraflar Kur değişim zararları Öngörülemeyen masraflar Diğer projelerin masrafları 37

Doğrudan Masraflar Doğrudan Masraflar aşağıdaki masraf kategorilerinde sınıflandırılmalıdır: Personel, Seyahat ve harcırah, Teçhizat Altyüklenici (Subcontract) Sarf malzemesi, etkinlik ve diğer masraflar Sertifika masrafları Çok önemli! Proje finansını bu şekilde izlemek gerekli! Doğrudan Masraflar bu şekilde projeye beyan edilebilir. Doğrudan Masraflar ortağın muhasebe sistemi ve iç uygulamasına uygun olmalı. 38

Personel Masrafları Projede çalışan personelin projedeki aktiviteleri gerçekleştirmek için harcadığı toplam emeğin karşılığı Personel : Ulusal mevzuata uygun bir şekilde işe alınmalı Ortağın sorumluluğunda ve gözetiminde iş yapmalı Yasal haklarına sahip olmalı (tatil hakkı, sağlık sigortası, vs.) Ortağın standart uygulaması kapsamında muamele görmeli Projede çalışılan işe ayrılan gerçek saatin karşılığı olan PM beyan edilebilir! 39

Personel Masrafları Saatlik Maliyet: Yıllık toplam brüt gelir Toplam üretken saat Bir yıllık toplam üretken saat: Çalışan başına üretken olmayan saatler toplam saatten düşülerek hesaplanan yıllık üretken saat (örn. Yıllık izin, resmi tatiller, rapor, haftasonları, eğitimler, ) Üretken saatler net bir şekilde tutulmalı ve zaman çizelgesine uygun olmalı 40

Örnek Bir Yıldaki Gün sayısı: 365 Haftasonları: -104 Resmi Tatiller: -12,5 Yıllık İzin: -20 Hastalık/Diğer: -15 Üretken Gün: 213,5 Üretken Saat: 213,5 gün X 8 saat = 1708 saat Yıllık Kuruma Maliyet : 30.000 (varsayımsal) Saatlik Maliyet: 30.000 / 1708 = 17,56 41

Zaman Çizelgesi Tutulması Zaman Çizelgesi : Proje için ve diğer işler için bütün üretken saatleri içermeli Bir personel birden çok projede görev aldığında her proje için harcadığı saatler ayrı olarak belirtilmeli Yetkili birim tarafından onaylanmalı Zaman çizelgeleri zorumludeğil, elektronik olarak kayıt da mümkün olabilir. Öngörüsel beyan geçerli değildir. 42

Zaman çizelgesi Örneği 43

Personel Maliyetleri Saklanmalı Saklanmalı Bordrolar Zamançizelgeleri Sözleşmeler,Kanunlar Üretkensaathesaplamayöntemi Yürütülenaktivitelerinraporları 44

Seyahat Masrafları Projedeki aktivitelerle doğrudan ilgili ve gerekli olmalı AnnexI debelirtilmeli Projedeki ihtiyaçla sınırlandırılmalı Proje süresince gerçekleştirilmiş olmalı Ortağın standart uygulamasına uygun bir şekilde gerçekleştirilmeli Faturalar ve harcamalara dair belgeler proje ismi ya da numarasını içermeli Proje hesabına kaydedilmeli Tespit edilebilen KDV toplam tutardan düşülmeli 45

Seyahat Masrafları Saklanmalı Boarding pass Toplantının Programı Gerçekleşen geri ödeme taksi, otel, ulaşım, vs.. Harcırah İç prosedüre ait herhangi bir doküman 46

Diğer Doğrudan Maliyetler Teçhizat: ortağın standart prosedürlerine uygun bir şekilde, sadece projedeki amaçlara ulaşmak için gerekiyorsa alınabilir. Sadece amortisman bedeli projeye beyan edilebilir. Sarf malzemesi: Projenin yürütülmesi için gerekli olan sarf malzemesi alımları geçerli masraf kabul edilir. Proje başladıktan sonra alınmış olması gerekir. Diğer masraflar: etkinlik organizasyonu, tanıtım materyalleri, vs. 47

Diğer Doğrudan Maliyetler Saklanmalı Harcamayı kanıtlayacak herhangi bir doküman(fatura,fiş,vs.) Ortağın standart uygulamasını gösterecek herhangi bir doküman (amortismanbedeli,rapor,vs.) 48

Altyüklenici (Subcontracting) Altyüklenici: üçüncü taraftır. Ticari koşullarda bir ya da birden çok ortakla bir anlaşma yapan kişidir. Projedeki işin bir kısmını yürütmek için görev alır Ortağın doğrudan gözetiminden uzak, Herhangi bir ortakla yasal olarak bir bağının bulunmaması koşuluyla 49

Altyüklenici (Subcontracting) Saklanmalı Faturalar,sözleşmeler Ortağın standart prosedürlerini açıklayanbirdoküman(ihaleyöntemi, vs.) 50

Dolaylı Maliyetler -Overhead Bahsedilen bütün geçerli doğrudan maliyetler dışında kalan, ortak tarafından beyan edilemeyen geçerli diğer masraflar Ortağın muhasebe sistemine göre beyan edilebilir Projedeki geçerli doğrudan maliyetlerde doğrudan bir ilişkisi bulunmalı Ortağın standart prosedürleriyle uyumlu olmalı Örnekler: Kira,su/doğalgaz/elektrik/telefon/internet masrafları, fotokopi giderleri, vs. Yapısal masraflar (örn. İdari ve teknik personele ait giderler) 51

FON ÇEŞİTLERİ & ÜST LİMİTLER 52

Aşağıdakilere göre çeşitlilik gösterir: Muhasebe sistemi Analitik / Analitik olmayan Kuruluş Türü KOBİ, üniversite, sanayi, vs. Proje Türü Ar-GeProjesi (CP), CSA projesi Komisyon Destek Oranları %75, %50 or%100 53

Kuruluş Türü Proje Türü Analitik Muhasebe Kullanmayan Kuruluş Türü Proje Türü -Ar-Ge Projesi -Kar amacıgütmeyen kamu kuruluşu -Üniversite -KOBİ -Araştırma Kuruluşu -Ar-Ge projesi(cp) -Coordination and Support Actions Analitik Muhasebe Kullanan -Coordination and Support Actions -Sanayi -Diğer -Ar-Ge projesi (CP) -Coordination and Support Actions 54

Ar-Ge Projeleri (CPs) -Kar amacı gütmeyen kamu k. -Üniversite -KOBİ -Araştırma Kuruluşu -Sanayi -Diğer Ar-Ge Demo. Man. Other O/h EU Rate O/h EU Rate O/h EU Rate O/h EU Rate 55

10.000 her bir kategori için harcadığımızı varsayalım Ar-Ge Demo. Man. Diğer O/h EU O/h EU O/h EU O/h EU Grup1 16 12 16 8 16 16 16 16 Grup2 12 6 12 6 12 12 12 12 1.Grup: Kar amacı gütmeyen kamu kurumu KOBİ Üniversite Araştırma Kuruluşu 2. Grup: Sanayi, diğer 56

Bütçe Hazırlama 1. Doğrudan Masraflar 1. Personel 2. Diğer Doğrudan Masraflar 1. Seyahat 2. Etkinlik 3. Teçhizat 4. Diğer 3. Altyüklenici (Subcontracting) 4. Dolaylı Masraflar 5. Toplam Masraflar 6. Maks. Talep edilen Komisyon Katkısı 57

Personel Masrafı Örnek: Aylık Brüt Maaş/Kuruma Maliyet: 4.000 TL Ekstralar : 6.000 TL (bütün yıl için) (4000X12) = 48.000 TL 48.000 + 6.000 = 54.000 TL 54.000 TL / 12 = 4.500 TL 4500 TL / 2,3 = 1956 1 PM = 2500 58

Personel Aylık Maliyet Hesaplama Örnek: PersonA aylık maliyet : 2.000 PersonB aylık maliyet : 4.000 PersonA projede 24 ay görev alacak. PersonB projede 6 ay görev alacak. Böyle bir durumda; (2.000 X 24) + (4.000 X 6) = 72.000 72.000 / 30 = 2.400 59

Personel Bütçesi Toplam PM X PM Maliyeti = Personel Bütçesi 5 PM X 2000 = 10.000 60

Seyahat Masrafları Projede özel bir hüküm yoksa iç kurallar geçerlidir. Seyahat masraflarının öngörüsü için hesaplama yapılmalı Genellikle koordinatör ortaklara ortalama bir seyahat bütçesi belirler. Seyahat sayısı Ortalama Seyahat Masrafı X = Seyahat Bütçesi X = 10 1200 12.000 61

Proje Bütçesi 1.Doğrudan Masraflar 10.000 Personel 10.000 2.Diğer Doğrudan Masraflar 22.000 Seyahat 12.000 Etkinlik 5.000 Teçhizat 2.000 Diğer 3.000 3.Altyüklenici (Subcontracting) 5.000 4.Dolaylı Masraflar Kurum Türüne göre değişen 5.Toplam Talep Edilen Kom. Katkısı FonlamaTürüne göre değişen 62

Ödeme Şekilleri 63

Ödeme Şekilleri Avans Ödeme Pazarlıklar aşamasında belirtilmeli 2.den fazla raporlama dönemi olan projeler için = Her bir raporlama dönemi için Komisyon katkısı oranının 160% ı 2 istisna vardır: Kom. Katkısının 5% i Garanti Fonu na kesilir. 10%kesinti son ödemeye kadar bloke edilir. 1 ya da 2 raporlama dönemi olan projeler: Toplam Kom. Katkısının 60% ı ile 80% i arasında değişen bir tutar 64

Ara Ödeme Periyodik Raporların onaylanmasından sonra Kabul edilen geçekli masraflar ve katkı tutarı göz önüne alınarak hesaplanır. Limit: avans + ara ödemeler Kom. Katkısının 90% ını aşamaz. 65

Son Ödeme Son raporlar onaylandıktan sonra Hesaplanan Kom. Katkısıyla bu ana kadar ödenen miktarlar arasındaki farka eşittir. Maks. Kom. Katkısıyla sınırlıdır. Bu aşamada Komisyon, Garanti Fonu na ayrılmış tutarı serbest bırakır. 66

Finansal Raporlama 67

Raporlama Sıklığı 18 aylık dönemsel standarttır. (bazı durumlarda 12 ay olabilir) Yöntemi Bir ana raporlama dokümanı hazırlanır (deliverable ları içeren) Raporlama süresince ya da öncesinde ek dokümanlar/raporlar istenebilir. Sunulması Her ara dönemin bitiminde 60 gün için koordinatör tarafından sunulmalıdır. Son rapor da proje bitimini takiben 60 gün içinde koordinatör tarafından sunulmalıdır. 68

Onay 105 gün içinde (değerlendirme ve ödeme) Raporların zımni onayı mümkün değildir. Geç Komisyon ödemesi durumunda faizin otomatik olarak ödenmesi (Yeni)(AB Üye ülkelerindeki kamu kurumları hariç) Raporların Komisyona sunulmasını takiben Komisyon: raporları onaylayabilir ya da reddedebilir(teknik ya da finansal nedenlerle Bir düzeltme/yenileme/tamamlama talep edeceği durumlarda 105 gün kuralı nı durdurur. Beyan edilen ve açıklaması yapılan harcamaları tamamen ya da bir kısmını reddedebilir. 69

Raporun Amacı: Komisyon a aktiviteler ve harcamalara ilişkin net ve açıklayıcı bir bilgi iletmek Finansal Bölüm: Finansal yönetimin kalitesini ve güvenilirliğini yansıtır. ÇOK ÖNEMLİ: aşağıdaki ayrıntılar belirtilmelidir: Personel (sayısı, isimleri, sorumlulukları, statüsü (kadrolu/sözleşmeli), her bir iş paketi için harcadığı emek, saatlik maliyet), Seyahat(tutarları, katılımcılar, tarihleri, güzergah, amaç/projeyle bağlantısı) Teçhizat(sebebi, net fiyatı, amortisman oranı, kullanım oranı, beyan edilen tutar, projeyle bağlantısı), Sarf malzemesi (tutarı, alınma gerekçesi, temel bileşenlerinin listesi) Altyüklenici (subcontracting)(tutarı, gerekçesi, altyüklenici ismi, görevi, iş sözleşmesi) Diğer masraflar (sadece diğer başlıklar altına yerleştirilemeyen diğer masraflar olabilir) Dolaylı masraflar(dolaylı Maliyet Yöntemi (ICM)<> sabit oran, hesaplama yöntemi, vs.) 70

Participant portal(pp) http://ec.europa.eu/research/participants/portal/appmanager/ participants/portal Projelerle ilgili diğer platformlar URF: katılımcı bilgileri: adres, yasal durum, ICM, vs. NEF: pazarlık sistemi: sözleşmeler + tashihler SESAM: teknik raporların sunulduğu sistem FORCE: finansal raporların sunulduğu sistem 7.ÇP bilgilerine erişim(participant portal dan erişilebilir) Vs. 71

Karşılaşılan Genel Sorunlar Ayrıntı(özellikle finansal verilerle ilgili)komisyon gereklilikleriyle uyumlu olmayan şekilde Çözüm= projenin başından itibaren Komisyon un belirlediği detay ve kurallarla uyumlu bir şekilde kayıt tutulması Geçersiz harcamalar Çözüm= Herhangi bir harcamayı gerçekleştirmeden/beyan etmeden harcamanın geçerliliğini kontrol etmek. Gerekirse koordinatörle irtibat kurulabilir. Doğru bütçe kalemi altında beyan edilmeyen harcamalar Çözüm= Komisyon un yayınladığı finansal kılavuza hakim bir şekilde harcamaları proje başında itibaren sınıflandırmak. Gerekirse koordinatöre danışmak. A Formlarında yer alan yasal temsilci tarafından imzalanmayan resmi dokümanlar C Formlarının elle doldurulması Raporların sunulmasında gecikme Çözüm= Son teslim tarihini öngörmek! 72

Öneriler! Temel dokümanları dikkate alarak çalışmak Koordinatör ve ortakları arasında akıcı bir diyalog Bütün masrafların bir görevle (task) ilişkilendirilmesi (Örneğin, proje başlangıç toplantısına seyahat masrafı Task6.2 yla ilişkilidir.) Bütün faturalar, fişler, zaman çizelgeleri, seyahat dokümanları ayrı ayrı ve düzenli bir şekilde tutulmalı 73

74

G. Fırat GEDİKLİ Yasal ve Finansal Konular Sorumlusu firat.gedikli@tubitak.gov.tr ncpfinance@tubitak.gov.tr