KTO KARATAY ÜNİVERSİTESİ İdari Personel Performans Değerlendirme Sistemi El Kitabı
İÇİNDEKİLER 1. GENEL... 3 1.1. GİRİŞ... 3 1.2. PERFORMANS DEĞERLENDİRMENİN AMAÇLARI... 4 1.3. PERFORMANS DEĞERLENDİRME SONUÇLARININ KULLANIM ALANLARI. 5 2. PERFORMANS DEĞERLENDİRME PUANLAMALARININ YAPILMASI.. 5 2.1. PERFORMANS DEĞERLENDİRME PUANLAMALARI... 7 2.2. DEĞERLENDİRMELERİN GENEL NİTELİĞİ VE GEÇERLİ SAYILMAYACAĞI HALLER... 14 3. PERFORMANS DEĞERLENDİRME SONUÇLARI... 14 3.1. PERFORMANS NOTU DÜŞÜK OLANLARIN DURUMU... 14 3.2. PERFORMANS PUANI YÜKSEK OLAN PERSONELİN ÖDÜLLENDİRİLMESİ 14 4. YETKİNLİK BAZLI PERFORMANS DEĞERLENDİRME SORULARI... 15 2
1. GENEL 1.1. GİRİŞ Amaç PDS EL KİTABI Bu çalışmanın amacı; KTO Karatay Üniversitesinin hizmet kalitesinin iyileştirilmesi ve verimliliğinin artırılmasında, Performans Yönetiminin etkin bir araç olarak kullanılmasını sağlayacak; kurumun nitelik ve kültürüne uygun, geliştirmelere açık, esnek, kabul edilebilir ve uygulanabilir nitelikte, beceri, yetenek ve süreçlerin yönetimi prensibine dayalı bir Performans Yönetim Sistemi geliştirmek, kurmak ve uygulamaya koymaktır. Performans Fransızca kökenli olan performans ifadesinin sözlük tanımı; başarım olarak verilmektedir. Performans; belirlenmiş standartlara göre verilen hizmetin kıyaslanması olarak da ifade edilmektedir. Performans doğası gereği bir davranıştır. Dolayısıyla bir çalışanın performansından söz edildiğinde kastedilen şey, aslında bu çalışanın işyeri içerisindeki davranışı ya da bir işi yapmasıdır. Performans Yönetim Sistemi Literatürde birçok değişik tanımın olmasına rağmen, Üniversitelerimiz gibi kanun ile kurulmuş, hizmet odaklı kamu kurumu niteliğindeki organizasyonlar için kurulması planlanan Performans Yönetim Sistemlerini en iyi niteleyen tanım: Gerçekleştirilmesi beklenen kurumsal amaçlara ve bu yönde çalışanların ortaya koyması gereken performansa ilişkin; ortak bir anlayışın kurumda yerleşmesi ve çalışanların bu amaçlara ulaşmak için gösterilen ortak çabalara yapacağı katkıların düzeyini artırıcı bir biçimde; Yöneltilmesi, Değerlendirilmesi, Ödüllendirilmesi ve Geliştirilmesi sürecidir. ifadesidir. 3
Tüm kurum ve kuruluşlar, benzerlerinden farklılıklar gösterir Kurumların geleneksel yöntemleri olduğu gibi alarak kendi kurumlarına uygulamaya çalışmaları çoğunlukla başarısız sonuçlar doğuracaktır. Benzerlerinden farklı faaliyetleri olan kurumlarda geleneksel Performans Değerlendirme Sistemi (PDS) sürdürülebilir olmayacaktır. Bu farklılaşma sürecinde, PDS nde standart yöntemlerin yerine kurum ve kuruluşların kendi nitelik ve süreçlerine göre yöntem geliştirmeleri sistemi maksimum fayda ile kullanılabilir kılacaktır. Bu çerçevede; 15 Mayıs 2018 tarihinde yapılacak olan KTO Karatay Üniversitesi Performans değerleme sistemi 8 Faktör üzerinden yürütülmüştür. 1.2. PERFORMANS DEĞERLENDİRMENİN AMAÇLARI Performans Değerlendirmesinin Amacı; Çalışanların performans ve gelişme potansiyelinin ölçülmesini sağlamak. Çalışanların motive edilerek performanslarının arttırılması ve kişisel yeteneklerinin geliştirilmesini sağlamak. Verimlilik açısından aktif çalışan personel ile pasif çalışan personel arasındaki değerlendirmenin objektif şekilde yapılarak adaletin sağlanmasına katkıda bulunmak. Gelişmeyi teşvik eden ortamın oluşturulmasını sağlamak. Tarif edilmiş faaliyetleri gerçekleştirmek için bireyin yeterliliğini değerlendirmek. Çalışanların iş tatmin durumlarını belirlemek. Çalışanların, eğitim ve teknik / mesleki gereksinimlerini belirlemek. Çalışanların işe yönelik yetkinliklerindeki düzeylerini ölçmek, değerlendirmek ve ödüllendirmek. Değerleme sonrası eğitim, destek çabalarının gelmesi ve çalışanların motivasyonunun artmasını sağlamak. Çalışanların, organizasyon içerisinde rotasyon, iş geliştirme, terfi vb. durumları için veri oluşturmak. İyileştirme çalışmaları için fikirler oluşturmak. Yönetici ve çalışan arasındaki iletişimin ve anlayışın artmasını sağlamak. Yöneticilerin; işgücü plan ve politikalarının geliştirilmesini sağlayarak dengeli, tutarlı ve nesnel ölçütlere dayanan kararlar vermelerini kolaylaştırmak. Her çalışana durumu ile ilgili geri bildirim sağlamak. Çalışana yaptığı iş, çalışma şartları hakkındaki beklentileri ve fikirlerini serbestçe beyan etme imkânı sağlamak. 4
1.3. PERFORMANS DEĞERLENDİRME SONUÇLARININ KULLANIM ALANLARI 1. İnsan kaynakları planlaması için personel envanteri hazırlamak, 2. Çalışanın eğitim gereksinmesini hazırlamak, 3. Terfi ve nakillerde nesnel ölçülere göre seçim yapmak, 4. Organizasyonun ödül ve ceza sistemine anahtar girdi olarak hizmet vermek, 5. Çalışan-Yönetim ilişkilerini geliştirmek, 6. Çalışanların motivasyonlarını sağlamak, 7. İste başarısızlığı tespit edilen çalışanlara ilgili mevzuat çerçevesinde işlem yapılmasına yardımcı olmak, 8. Çalışanların güçlü olan ve geliştirilmesi gereken yönlerini tanıyıp, kendilerini geliştirme şansı elde etmelerini sağlamak. 2. PERFORMANS DEĞERLENDİRME PUANLAMALARININ YAPILMASI Sistemde personel başına performans değeri hesaplayabilmek için; KTO Karatay Üniversitesi performans değerleme kullanıcıları kendilerine ait olan kullanıcı adı ve şifre ile değerlendirmelerini yapar. Performans Değerlendirme Puanlamaları yapılırken kullanılacak olan derecelendirmeye ilişkin açıklamalar aşağıdaki gibidir; 1- (0-30) Puan Aralığı: Değerlendirme dönemi boyunca görevinin gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışlar bakımından yetersiz olup, görevini beklenin çok altında yerine getirmiştir. 2- (31-40) Puan Aralığı: Değerlendirme dönemi boyunca, işin gereklerini yerine getirme ve beklenen performansı gösterme açısından açıkça yetersizdir. İşin normal görevlerini nadiren, ara sıra, beklenildiği gibi yerine getirir. Diğer görevlerini genellikle beklenildiği gibi yerine getirmez. 5
3- (41-50) Puan Aralığı: Değerlendirme dönemi boyunca iş gereklerini karşılama ve beklenen düzeyde başarı gösterme açısından ciddi yetersizdir. Çok az görevi gereği gibi yerine getirir ya da normal görevlerinin bir bölümünü asgari düzeyde yerine getirir. 4- (51-60) Puan Aralığı: Değerlendirme dönemi boyunca görevinin gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışlar bakımından gelişime ihtiyaç duymakta olup, işin normal gereklerini yerine getirmeye çalışır. Ara sıra bazı görevleri yerine getirmede zayıflıklar olabilir. Genel olarak, beklenen düzeyin altında, bir performans gösterir. Bu düzeyde performans derecesi gösterenler; performans düşüklüğüne sebep olan kriterler de göz önünde bulundurularak, gerekli görülmesi veya diğer birimlerde ihtiyaç olması halinde diğer birimlerde görevlendirilebilirler. 5- (61-70) Puan Aralığı: İşin normal gereklerini genellikle yerine getirir. Ara sıra bazı görevleri yerine getirmede zayıflıklar olabilir. Değerlendirme dönemi boyunca görevinin gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışlar bakımından beklenen düzeyde ortalama bir performans gösterir. 6- (71-80) Puan Aralığı: Değerlendirme dönemi boyunca görevinin gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışlar bakımından görevini iyi bir performansla gerçekleştirmiştir. İşin normal gereklerini her zaman yerine getirir. 7- (81-90) Puan Aralığı: Bazı konularda beklenenin, ortalamanın üzerinde de başarı gösterir. Değerlendirme dönemi boyunca görevinin gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışlar bakımından görevini üstün bir performansla tam ve doğru olarak gerçekleştirmiştir. 8- (91-100) Puan Aralığı: İşin normal gereklerini her zaman karşılamanın üzerinde genellikle, birçok konuda beklenenin üzerinde performansa sahiptir. Değerlendirme dönemi boyunca görevinin gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışlar bakımından görevini mükemmel bir performansla tam ve doğru olarak sonuçlandırmıştır. Performans bakımından örnek gösterilecek düzeyde başarılıdır. 6
2.1. PERFORMANS DEĞERLENDİRME PUANLAMALARI Kullanıcı adı ve şifresi ile ana menüye giriş yapılır. Değerlendirme yapılacak olan kişi seçilerek değerlendirme butonunun altında bulunan kısım seçilir, değerlendirme görüntüsü tıklanarak değerlendirme işlemine başlanır. 7
Seçilen personelin değerleme puanları verilir. Sistem, değerlendirmelerin tamamı sonuçlandırılmadan kayıt işlemi yapmamaktadır. Tüm puanlamalar yapıldıktan sonra gönder butonuna basılarak gönderim tamamlanır. Puanlamalar yapıldıktan sonra değerlendirmeler kaydet butonuna basılarak kaydedilir. 8
Yeşil ekran göründüğü zaman kaydetme işlemi tamamlanmış olur. Gönderim yapıldıktan sonra herhangi bir düzeltme yapılamamaktadır. Değerlendirmeyi yapan yönetici (Rektör, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı, Koordinatör, Ofis Yöneticisi) ise; Yorumlar kısmından yönetici yorumu butonunu tıklayarak sayfaya geçiş yapar. 9
İlgili personeli seçer. Personel hakkındaki yorumlarını yazarak kaydet butonuna basar. 10
Personel hakkındaki yorumlar tamamlanarak kaydet butonuna basıldıktan sonra yorumlar kısmında herhangi bir değişiklik yapılamaz. Yönetici yorumları kısmında tik şeklinde görünen personeller yorumlaması yapılmış personeller olup, tekrar yorumlama yapılamaz. Personel kendi ana sayfasında yorumlar kısmından şahsi yorumlar kısmını tıklar. Tüm değerlemeler yapılarak süreç tamamlanır. 11
Personel performans ana sayfa ekranından adının üzerini tıklayınca karnem kısmı çıkar. Karnem kısmını tıklayarak karnesine ulaşır. Karne görüntülenir. 12
Yorumlar bölümünden Şahsi Yorum kısmına girilir. Şahsi yorumlar kısmında bulunan yorumları yapar. Kaydet butonuna basarak yorumlarını gönderir. Aşağıdaki görüntüye ulaşır. Performans değerlendirme notu ve ortalaması uygulama programı tarafından puanlar girildikten sonra otomatik olarak hesaplanır. 13
2.2. DEĞERLENDİRMELERİN GENEL NİTELİĞİ VE GEÇERLİ SAYILMAYACAĞI HALLER Husumet veya özel amaçlarla performans değerlendirme formlarını gerçeğe aykırı doldurdukları anlaşılan değerleyicilerin cezai sorumlulukları saklıdır. Çalışan hakkında gerçeğe aykırı değerlendirme yaptığı anlaşılan değerleyicinin değerlendirmesi geçersiz sayılarak çalışan hakkında varsa diğer amir veya amirlerinin değerlendirmesine göre, yoksa o performans değerlendirme döneminde son üç dönemin aritmetik ortalaması esas alınarak buna göre işlem yapılır. Üç dönemden az çalışmış ise sırasıyla önce son iki dönemin aritmetik ortalamasına ve iki dönem olmaması durumunda ise son dönem performans değerlendirme notu, iki dönem yok ise diğer amir veya amirlerinin değerlendirmesinin ortalaması alınır. Gerçeğe aykırı olarak yapıldığı anlaşılan değerlendirmeler de geçersiz sayılır. 3. PERFORMANS DEĞERLENDİRME SONUÇLARI 3.1. PERFORMANS NOTU DÜŞÜK OLANLARIN DURUMU Performansı; (0-50 arasında herhangi bir puan) olarak değerlendirilmiş bulunan çalışanların bu durumu, Genel Sekreterlik tarafından çalışanın kendisine tebliğ edilir, personel yazılı olarak uyarılır. 2 dönem üst üste (0-50) arasında alan personel ile ilgili olarak karar verme hakkı Genel Sekreterlikçe saklıdır. 3.2. PERFORMANS PUANI YÜKSEK OLAN PERSONELİN ÖDÜLLENDİRİLMESİ KTO Karatay Üniversitesi Performans Yönetim Sisteminden elde edilen bireysel performans sonuçları; çalışanların motivasyonunu artırmak, dolayısıyla kurumun performans ve verimliliğini artırmak için bir araç olarak kullanılmaktadır. Bu çerçevede; Kısa vadede bireysel performans sonuçlarının ücretlendirme ile ilişkilendirilmemesi, bu süre içerisinde de sonuçların Takdir, Ödüllendirme ve Hediye gibi motivasyonu geliştirici bazı eylemlerle desteklenmesi, zamanı geldiğinde ise ücretler ile ilişkilendirilmesine yönetimin karar vermesi prensip olarak kabul edilmiştir. 14
4. YETKİNLİK BAZLI PERFORMANS DEĞERLENDİRME SORULARI Yetkinliklerin Değerlendirilmesi bölümünde tüm çalışanlar için (yönetici pozisyonunda çalışan personel de dâhil) 8 faktör altında 80 kriterden oluşan bir soru seti oluşturulmuştur. Bu çerçevede; Yetkinlik Değerlendirmesi bölümünde aşağıdaki 8 faktör içerilmektedir. 1. Faktör: Mesleki Bilgi Düzeyi, Planlama ve Organizasyon Becerisi (6 kriter) 2. Faktör: Kurumsal Bilinç ve Sonuç Odaklılık (6 kriter) 3. Faktör: Takım Çalışması ve İşbirliği (5 kriter) 4. Faktör: İletişim ve İlişki Yönetimi (6 kriter) 5. Faktör: Öğrenmeye ve Gelişmeye Açık Olma Sorumluluk Bilinci (4 kriter) 6. Faktör: Yönetici Becerileri (14Kriter) (Sadece yönetici pozisyonunda çalışan personel için) 7. Faktör: Çalışanın Amirini Değerlendirmesi (24 Kriter) 8. Faktör: Çalışanın Birbirini Değerlendirmesi (15 Kriter) Sistem tasarlanırken, performansın hesaplanmasında, pozisyonlar, faktörler ve kriterler belirli ağırlıklarla işlemlere dâhil edilmiştir. Bu ağırlıklar uygulama programında tamamıyla yönetimin tercihine bırakılmış ve sisteme parametrik olarak tanımlanmıştır. Mesleki Bilgi Düzeyi, Planlama ve Organizasyon Becerisi Y1 15
Kurumsal Bilinç ve Sonuç Odaklılık Y2 Takım Çalışması ve İşbirliği Y3 16
İletişim ve İlişki Yönetimi Y4 Öğrenmeye ve Gelişime Açık Olma Sorumluluk Bilinci Y5 17
Yönetici Becerileri Y6 18
Çalışanın Amirini Değerlendirmesi Y7 19
Çalışanın Birbirini Değerlendirmesi Y8 20