29. FEA Uluslararası Aerosol Kongresi ve 18. Fuarı Istanbul, 4-6 Ekim 2016 www.aerosol2016istanbul.com KATILIMCI KILAVUZU
İçindekiler ORGANİZASYON KOMİTESİ 4 GENEL BİLGİLER 1. Tarihler 5 2. Kongre ve Sergi Salonu 5 3. Sergi Salonuna Nasıl Ulaşılır 7 4. Sergi Alanı 8 5. Yerleşim Planı 9 6. Sergi Takvimi 10 SERGİ 1. Kayıt 11 a. Sergi Ücretleri b. Katılımcı Kartları c. Ödeme Yöntemi d. İptal Politikası 2. Stantlar 13 a. Standart Kabuk Düzeni b. Serbest Tasarım 3. Mal İşleme - Depolama - Nakliyat - Lojistik 15 4. Ayarlama ve sökme için Yükleme ve Boşaltma 16 5. Ek Hizmetler 16 a. Depolama Odası b. Kiralık Toplantı Odaları c. Elektrik Güç Kaynağı d. Mobilya e. Görsel-işitsel Ekipman f. Çiçekler ve Bitkiler g. Yiyecek & içecek - Catering Hizmetleri h. Hostes i. Temizleme Hizmeti 6. Katılımcı Katalog ve Başvuru 19 2
İçindekiler KONAKLAMA ve KARŞILAMA HİZMETLERİ 20 GENEL KOŞULLAR 1. Kongre Salonu Yönetmeliği 21 2. Sigorta ve Sorumluluk 21 3. Güvenlik Hizmetleri 21 4. Ses Aktarımları 21 5. Gürültü Seviyesi 22 6. Fotoğraf, Video ve Ses Kaydı 22 7. Sigara İçilmez 22 8. Konum ve Sergi Düzeninde Değişiklik 22 9. "Yerinde" ve "Termin Dışı" İstekler 22 10. Ödemeler 22 11. KDV 23 12. İptal veya "Mücbir Sebepler" 23 13. Veri Koruma Politikası 23 14. Yasal Gösterim yeri ve Salon 23 FORMLAR 1. Stand Alanı için Başvuru ve Sözleşme 24 2. ICEC Düzenlemeleri Kabul Formu 25 3. Katılımcı Kontrol Listesi Formu 26 4. Modüler Kabin Talep Formu ve Cephe Sipariş Formu 27 5. Katılımcı Kataloğu Formu 28 6. Katılımcı Kartları Sipariş Formu 29 7. Katılımcı Hizmet Siparişi 30 3
Organizasyon Komitesi BAŞKAN S. Özgür Öztürk ÜYELER Abdullah Zekeriya Çelik Orkun Baysan Metin Çobanlıoğlu Neslihan Ovalıoğlu DÜZENLEYEN SEKRETERLİK ve KATILIMCI BÜROSU Atatürk Mahallesi Mustafa Kemal Caddesi No:60-34758 Ataşehir Istanbul / Türkiye T. +90 216 250 4 100 F. +90 216 455 0 767 E. exhibition@aerosol2016istanbul.com www.aerosol2016istanbul.com 4
Genel Bilgiler 1. Tarihler 4 Ekim 2016, Salı - 6 Ekim 2016, Perşembe 2. Kongre ve Sergi Salonu ICEC İstanbul Lütfi Kırdar Uluslararası Kongre ve Sergi Sarayı Gümüş Cad. No:4 34367 Harbiye İstanbul / Turkiye T. +90 212 373 11 00 F. +90 212 224 08 78 www.icec.org İstanbul Lütfi Kırdar - ICEC, iş, kültür ve sanat dünyalarının buluştuğu, İstanbul'un Avrupa yakasındaki kalbi Taksim'de bulunan Kongre Vadisi içerisinde yer alır. Sergi sarayı deneyimli personeli, modern teknolojik altyapısı ve Türk ve dünya mutfaklarından ikram seçenekleri ile 1996 yılından beri ziyaretçilerine hizmet vermektedir. Boğaz manzaralı ve gün ışığı alan salonları, İstanbul'un şık restoranlarının, lüks mağazalarının ve modanın kesiştiği noktadaki konumu ile kongrelerden fuarlara, konserlerden sergilere, her çeşit etkinliğe ev sahipliği yapabilecek kapasitededir. Kongre Vadisi, Sergi Sarayına yürüyüş mesafesinde çok sayıda üç, dört ve beş yıldızlı otel seçeneği sunmakta ve konumu, şehrin önemli tarihi yapılarına kısa sürede ulaşıma olanak sağlamaktadır. MILITARY GUEST HOUSE MILITARY MUSEUM MM Cultural Site Halls ISTANBUL CONGRESS CENTER IKM Events Halls LÜTFİ KIRDAR ICEC Main Building CEMAL REȘİT REY CRR MILITARY MUSEUM MM Ahmet Fethi Pasha Hall LÜTFİ KIRDAR ICEC Rumeli Halls HILTON HOTEL Exhibition Center 5
Genel Bilgiler 6
Genel Bilgiler 3. Sergi Salonuna Nasıl Ulaşılır İstanbul Lütfi Kırdar, ICEC Kongre Vadisinin kalbinde yer alır ve özel araç veya toplu taşıma araçları ile ulaşımı kolaydır. Merkezlere olan mesafesi: Taksim Meydanı - 1 km Atatürk Havalimanı - 23 km Sabiha Gökçen Havalimanı - 50 km olup yakın çevredeki üç, dört ve beş yıldızlı otellere yürüme mesafesindedir. Metro ile: Taksim metro istasyonu, yeşil hat üzerinde bulunmaktadır. Taksi ile: İstanbul Atatürk Havalimanından taksi bedeli yaklaşık 40 tutarındadır. 7
Genel Bilgiler 4. Sergi Alanı ICEC İstanbul Lütfi Kırdar Rumeli Binası 29. FEA Uluslararası Aerosol Kongresi ve 18. Fuarı İstanbul Lütfi Kırdar -ICEC Rumeli Binasında gerçekleşecektir. Rumeli Binası, Kongre ve Sergi Sarayının alt katında kendi özel girişi bulunan ayrı bir yapıdır. İki katlı bina toplam 7000 metrekare alana, gün ışığı alan fuayeye ve ayrılabilir salonlara sahiptir. Binanın tavan yüksekliği 4m olup bina içerisinde ağırlık sınırı m 2 başına 300kg'dır. 8
Genel Bilgiler 5. Yerleşim Planı WC WC 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 29 31 21 30 32 To Conference Room 33 35 37 39 34 36 38 40 41 43 45 47 49 51 53 55 42 44 46 48 50 52 54 56 22 57 59 61 63 65 67 69 71 73 75 23 58 60 62 64 66 68 70 72 74 76 24 77 80 83 86 78 81 79 82 84 87 85 88 90 92 94 96 91 93 95 97 98 100 102 104 99 101 103 105 106 108 110 112 107 109 111 113 25 114 116 118 120 122 124 126 128 26 115 117 119 121 123 125 127 129 27 Information Desk 28 130 132 134 136 138 140 142 144 146 148 150 152 154 160 Press 162 163 131 133 135 137 139 141 143 145 147 149 151 153 155 161 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 Registration Area Entrance Goods Entrance To Level -1 Yerleşim planı değişebilir. 45+ m 2 Stantlar 18-36 m 2 Stantlar 9 m 2 Stantlar Kahve İstasyonu İnternet Kafe Performans Alanı Kayıt alanı Basın Bilgi Masası 9
Genel Bilgiler 6. Sergi Takvimi 2 Ekim 2016, Pazar Zemin ve tesisatın Organizasyon tarafından kurulması, Serbest Tasarım Stantlarının kurulması, Katılımcılar için Hazırlıklar (Yalnızca serbest tasarım stantları olan Katılımcıların kurulum yapmasına izin verilecektir) 3 Ekim 2016, Pazartesi Serbest Tasarım Stantları, Katılımcılar İçin Kurulum (Yalnızca serbest tasarım stantları olan Katılımcıların kurulum yapmasına izin verilecektir) Modüler stantlar katılımcılara devredilir. Katılımcılar kendi mallarını stantlara getirir. Resmi hizmet acentası ve yükleme aracısı Schenker Arkas ile sözleşmeli olmayan katılımcıların kendi malzemelerinden kendileri sorumlu olduğu unutulmamalıdır. 4 Ekim 2016, Salı Fuar açılışı (Koridor ve ortak alanlarda fazlalık malzemelere izin verilmez) 5 Ekim 2016, Çarşamba Sergi 6 Ekim 2016, Perşembe Sergi Serbest Tasarım Stantları, Serginin sökülmesi.(lütfen işçileri ve taşımacıları sökme işlemlerine tespit edilen saatten önce başlayamayacakları konusunda bilgilendiriniz) Modüler Stantlar, Dekorasyon ve malzemelerin sökülmesi 12:00-22:00 arası 07:00-22:00 arası 12:00-22:00 arası 09:00-18:30 arası 09:00-18:30 arası 09:00 to 16:00 arası 16:00-00:00 arası 16:00-00:00 arası Tüm söküm işlemleri gece 00:00 saatine kadar bitirilmiş olmalıdır. Her fazladan saat için, kurulum ve söküm işleri saat başına, ICEC- Lütfi Kırdar güvenlik, bakım hizmeti ve salon ekipmanı giderleri olarak 200 ücrete tabi olacaktır. 10
Sergi 1. Kayıt Kayıt, www.aerosol2016istanbul.com adresindeki etkinlik web sitesinden çevirim içi olarak veya e posta yolu ile yaptırılabilir. Aerosol 2016 Katılımcısı olmak isteyen şirketler çevirim içi olarak veya Kayıt formunu doldurarak Fuar bürosuna e-posta ile göndermek suretiyle başvurabilirler. a. Sergi Ücretleri METREKARE BAŞINA FİYAT = 550,00 + KDV M 2 Şunları içerir Sergi Alanı Konumu 9 18-36 arası 45 veya daha fazla 2 katılımcı kartı (*) + her bir kongre günü için 2 kişilik öğle yemeği 3 katılımcı kartı (*) + her bir kongre günü için 3 kişilik öğle yemeği 4 katılımcı kartı (*) + her bir kongre günü için 4 kişilik öğle yemeği + gala yemeği için 2 davetiye + açılış kokteyli için 2 davetiye Mavi Bölge Kahverengi Bölge Yeşil Bölge Fiyatlara 18% KDV dahil değildir (fatura edilirken geçerli olan orana tabidir) *Stantlar 9 m2 (3x3) ve üzeri olarak talep edilebilir b. Katılımcı Kartları Her bir katılımcı, kiraladığı m 2 alana uygun ücretsiz bir ziyaretçi giriş kartı alacaktır. Katılımcı giriş kartı şunlar için kullanılır: (1) Sergi alanına giriş (2) Kahve Molaları (3) Öğle yemeği Ek katılımcı kartları için: 75 + KDV. Kişi başına her bir giriş kartı 3 gün için geçerlidir ve şunlar için kullanılır: (1) Sergi alanına giriş (2) Kahve Molaları Günlük öğle yemeği: 55 + KDV. Günlük ziyaretçi kartları: Gün başına 50 + KDV. Ziyaretçi giriş kartı ve öğle yemeğini birlikte satın alabilirsiniz: 95 + KDV. 11
Sergi Katılımcı kaydı web sitesinde bulunan kayıt formu doldurularak yapılabilir. Formu doldurarak Katılımcı Bürosuna e-posta veya fak ile göndermenizi önemle rica ederiz Kayıt yaptıktan sonra, kaydınızın durumunu kontrol edebilmeniz ve otel konaklama, ulaşım, yemek gibi ek hizmet taleplerinizi gerçekleştirebilmeniz için tarafınıza bir kullanıcı adı ve şifre gönderilecektir. Katılımcı kimlik kartları, stantlar katılımcılara devredildiğinde 2 Ekim 2016 Salı gününden itibaren kongre merkezinde bulunan kayıt masasından alınabilir. Önemli: Katılımcıların görevli olarak bir kişiyi kaydettirmeleri halinde, aynı şirketten kaydettirecekleri bir sonraki ve diğer her bir görevli için %20 indirimden faydalanabilir. Görevlileri sergi alanına, kahve molalarına, öğle yemeğine, tüm kongre oturumlarına, kongre materyallerine, Gala Yemeği ve Açılış Kokteyline erişim hakkına sahip olacaktır. Katılımcılar yalnızca sergi alanına erişim hakkına sahiptirler ve Gala Yemeğine veya Açılış Kokteyline katılmak istemeleri halinde bu etkinliklerin biletlerini, bulunabilirlik durumuna göre ayrıca satın almaları gerekmektedir. Gala Yemeği ve Açılış Kokteyli için biletler daha ileri bir tarihte kongre web sitesi üzerinden satışa sunulacaktır. Görevli Kayıt Ücretleri İlk Görevli: Tam ücretlendirme İkinci Görevli ve sonrası (aynı şirketten): 20% indirim Eşlik eden kişi Ek Katılımcı Giriş Kartı, 3 gün için geçerli Ziyaretçiler Günlük öğle yemeği Öğle yemeği dahil ziyaretçi bileti 750 + KDV 600 + KDV 250 + KDV 75 + KDV 50 per day + KDV 55 + KDV 95 + KDV 12
Sergi c. Ödeme Şekli (1) Stant sözleşmesi sırasında : 30% (2) 31 Aralık 2015 tarihine kadar : 40% (3) 30 Mayıs 2016 tarihine kadar : 30% Bu tarihten sonra yapılan başvurularda sözleşme sırasında meblağın tamamı ödenecektir. Opsiyonlu katılımcı rezervasyonları herhangi bir depozit alınmaksızın 10 gün geçerli olacaktır. Bu 10 gün içerisinde herhangi bir ödeme alınmaması halinde rezervasyon iptal edilecektir. Kredi kartı veya banka havalesi ile Euro cinsinden yapılacak ödemeler S.T.O.K. Turizm hesabına yapılacaktır: Banka Adı : GARANTİ (0062) Şube : Esentepe (347) Hesap Adı : S.T.O.K. Turizm Hesap Para Birimi : Swift : TGBATRIS IBAN : TR 4800 0620 0034 7000 0908 8089 d. İptal Politikası Tüm iptal işlemleri yazılı olarak Fuar Bürosuna gönderilmelidir. Sergi alanı ve kayıt iptali için depozito geri ödenmeyecektir. (30%) 1 Ocak 2016-30 Mayıs 2016 tarihleri arasındaki iptallerde ödenen tutarın %50'si geri ödenebilir. 31 Mayıs 2016 tarihinden sonraki iptallerde geri ödeme yapılmaz. Ağustos 2016 tarihinden önce iptal edilen diğer hizmetlerde tutarın %50'si iade edilir. Bu tarihten sonra hiçbir geri ödeme yapılmaz. 2. Stantlar a. Standart Kabuk Düzeni Modüler stant ücreti sergi ücretine dahildir. Katılımcının modüler yapıyı kullanmayıp kendi serbest tasarım standını kurmak istemesi durumunda herhangi bir indirim uygulanmayacaktır. Katılımcı kendi alanını veya herhangi bir parçasını bir başkasına devredemez. 13
Sergi Her bir Modüler stant şunları içerir: 3 x 3 x 2,5(y) stant alanı Gümüş renkli ortogonal sistem yapı Gümüş renkli melamin paneller Yangın geçirmez halı Kilitli masa ve 2 sandalye 1 Kw elektrik panosu ve 500 w çıkış gücünde bir priz ile elektrik tesisatı. (220V.). 300 w spot ışığı ile 50w/m2 oranında genel aydınlatma. Katılımcının adı bulunan bir tabela İşaret konsolu stant numarası Modüler stantların melamin panellerinin delinmesi veya çivi çakılması yasaktır. Ayrıca panel üzerine zarara sebep olabilecek ürünlerle posterler yapıştırılması da yasaktır. Bir hasar oluşması durumunda, katılımcı ortaya çıkan hasar miktarını fuar sona ermeden ödemekle yükümlü olacaktır. Size özel panel dekorasyonu teklifi almak için exhibition@aerosol2016istanbul.com adresinden S.T.O.K. Tours ile iletişime geçmenizi öneririz. b. Serbest Tasarım Katılımcının herhangi bir modüler yapı talep etmemesi halinde, Katılımcı Bürosuna bilgi verecekler ve kendilerine boş bir alan tahsis edilecektir. Katılımcı Bürosuna bilgi verilmemesi durumunda tam olarak inşa edilmiş kabuk düzeni bir stant tahsis edilecek ve sökümü ekstra ücrete tabi olacaktır. Tasarım ve maliyetleri ile ilgili teklifi almak için exhibition@aerosol2016istanbul.com adresinden S.T.O.K. Tours ile iletişime geçmenizi öneririz. Tasarım stantların inşa projeleri 30 Mayıs 2016 tarihine kadar onaylanmak üzere Katılımcı Bürosuna gönderilmiş olmalıdır. Yapı için maksimum yükseklik: bulunduğu yere göre 2,5m ile 4m arasında olmalıdır. Maksimum ağırlık: 300 kg / m 2 14
Sergi 3. Mal İşleme - Depolama - Nakliyat - Lojistik Her katılımcı sergiye yollayacakları mallarının lojistiğinden kendileri sorumludur. Organizasyon, malzemelerin gönderimini, gümrük muamelelerini, depolanmasını, sergi kurulumu ve sökülmesini sağlamak ve kolaylaştırmak için, resmi gümrük acentesi, yerinde elleçleme acentası ve uluslararası nakliye komisyoncusu olarak Schenker Arkas ile anlaşmıştır. SCHENKER ARKAS Adres: Çobançeşme Kavşağı, İstanbul Dünya Ticaret Merkezi, A2 BLOK No: 330 Kat: 10 Yeşilköy 34149 İstanbul / Türkiye T : +90 212 465 6145 (Dahili 5275 / 5281) F : +90 212 465 6135 Coşkun Bilen E : coskun.bilen@schenkerarkas.com.tr Schenker Arkas hizmetlerinden yararlanmak istemeyen katılımcılar mallarının salonda teslim alınması, sökülmesi, taşınması ve gerektiğinde depolanmasından kendileri sorumlu olacaktır. Schenker Arkas ile sözleşmesi bulunmayan katılımcılar malzemelerini kendileri, kendi ekipmanları ile sökmelidir. Malzemelerin taşındığı tüm kutular aşağıdaki adreste bulunan Kongre merkezine gönderilmelidir: ICEC İstanbul Lütfi Kırdar Uluslararası Kongre ve Sergi Sarayı / Rumeli Binası Gümüş Cad. No:4 34367 Harbiye / İstanbul / Türkiye Kongre merkezi paketleri yalnızca 3 Ekim 2016 tarihinde 07:00 ile 22:00 saatleri arasında kabul edecektir. Lütfen bu tarihten önce herhangi bir paket göndermeyiniz, aksi taktirde göndericisine iade edilecektir. Paketler içinde kaç kutu olduğunu, gönderen şirketin adını gösterecek ve malzemenin sergi alanına gidecek olduğunu belirtecek şekilde düzgünce etiketlenmelidir. Aşağıdaki şekilde olmalıdır: KUTU 1 /??? 29. FEA ULUSLARARASI AEROSOL KONGRESİ ve 18. FUARI ŞİRKET ADI STANT NUMARASI SERGİ ALANI İÇİN MALZEME 15
Sergi 4. Ayarlama ve sökme için Yükleme ve Boşaltma Malların boşaltılması için ana erişim Rumeli binasının ana girişinde konumlanmıştır. Her türlü malzemenin yükleme ve boşaltma işlemi katılımcıların kendisi tarafından ve kendi ekipmanları ile yapılmalıdır. Taşıyıcı paketi doğrudan belirlenen standa götürmelidir. Malzemelerin sergi alanına getirilmesi için özel ekipman gerekmesi durumunda lütfen sergi salonunda hazır bulunan ve bu hizmetleri vermekte olan resmi gümrük acentesi ve nakliye komisyoncusu olan Schenker Arkas'a başvurunuz. Organizasyon katılımcı adına hiçbir gönderi teslim almaz. Bu konular için lütfen resmi gümrük acentesi ve nakliye komisyoncusu olan Schenker Arkas'a başvurunuz. Stantların kurulumu tamamlandıktan sonra paketleme malzemeleri ve artan malzemeler stantlarda veya Schenker Arkas aracılığı ile muhafaza edilmelidir. Sergi sırasında ekstra depolama alanına ihtiyaç duymanız halinde lütfen Katılımcı Bürosu ile iletişime geçiniz. Ambalaj malzemelerinin sergi salonunda depolanması yasaktır. 5. Ek Hizmetler Sergi sırasında ihtiyaç duyabileceğiniz her türlü hizmet için lütfen Katılımcı Hizmetleri Talep Formunu doldurarak exhibition@aerosol2016istanbul.com adresinden Katılımcı Bürosuna gönderiniz. Bu hizmetler ayrıca ücretlendirilecektir. a. Depolama Odası Katılımcı Bürosu gerektiğinde ücrete mukabil ek depolama odaları temin edebilir. Ambalaj malzemelerinin sergi salonunda depolanması yasaktır. b. Kiralık Toplantı Odaları Katılımcılar kongre odasında bir toplantı odası kiralayabilirler. Toplantı odaları yalnızca katılımcılara ayrılmıştır ve ancak katılımcılar tarafından talep edilebilir. Rezervasyon Organizasyon Komitesinin onayına tabidir. 16
Sergi Fiyatlar aşağıdaki gibidir: (1) Oda 1 (230m 2 ) : Günlük 3000 + KDV (2) Oda 2 (230m 2 ) : Günlük 3000 + KDV (3) Oda 3 (180m 2 ) : Günlük 2000 + KDV (4) Oda 4 (180m 2 ) : Günlük 2000 + KDV (5) Oda 5 (92m 2 ) : Günlük 1500 + KDV (6) Oda 6 (92m 2 ) : Günlük 1500 + KDV Toplantı odası ücretine temel Görsel-İşitsel Ekipman ücreti dahildir: Bir mikrofon ile birlikte Temel Ses Sistemi 4500ans Projekör Perde Her türlü ek hizmet Katılımcı Bürosundan talep edilmelidir. Toplantı odalarının kapasiteleri ve konumları ile ilgili bilgi almak için lütfen exhibition@ aerosol2016istanbul.com adresinden Katılımcı Bürosu ile irtibata geçiniz. Lütfen talebinizi 1 Eylül 2016 tarihinden önce katılımcı bürosuna ulaştırınız. c. Elektrik Güç Kaynağı Elektrik akımı kaynağı her zaman standın yer aldığı alanın teknik olanaklarına bağlıdır. Bu nedenle sergi salonu yönetimi mevcut elektrik kaynağına bağlı olarak talep edilen gücü sınırlandırma hakkını saklı tutar. Organizasyon Komitesi, bir manipülasyon veya elektrik beslemesinde ve işleyişinde aksaklıklara veya elektrik akımının düşmesine neden olabilecek herhangi başka bir sebeple herhangi bir zamanda herhangi bir sisteme giden akımı kesmek için kendi elektrik teknisyenlerini kullanma hakkını saklı tutar. Her stant için 1 Kw elektrik, bir sigorta panosu ve bir priz tesis edilecektir. Daha fazla elektrik gücüne ihtiyaç duyulması durumunda Katılımcı Hizmetleri Talep Formu doldurularak talepte bulunulabilir. 17
Sergi d. Mobilya Her katılımcıya 1 masa ve 2 sandalye temin edilecektir. Katılımcının bu mobilyaları almak istememesi durumunda lütfen Katılımcı Bürosuna bilgi veriniz. Ekstra mobilyaya ihtiyaç duyulması durumunda Katılımcı Hizmetleri Talep Formu doldurularak talepte bulunulabilir. e. Görsel-İşitsel Ekipman Bu sergi salonunun tüm görsel-işitsel ekipmanları sağlamak için özel hakkı bulunan kurum içi bir şirket bulunmaktadır. Başka görsel-işitsel şirketlerinden teknik ekipman (plazma ekranlar, ses sistemleri, vb...) kiralanmasına izin verilmemektedir. Kendi ekipmanlarınızı kullanabilirsiniz ancak bu ekipmanların faturasını beraberinizde bulundurmanız gereklidir. Standınız için gerekli her türlü görsel - işitsel ihtiyaçlarınız için lütfen Katılımcı Hizmetleri Talep Formunu doldurunuz. f. Çiçekler ve Bitkiler Standınız için gerekli her türlü çiçek dekorasyon ihtiyaçlarınız için lütfen Katılımcı Hizmetleri Talep Formunu doldurunuz. g. Yiyecek & içecek - İkram Hizmetleri Bu sergi salonunun tüm ikram hizmetlerini sağlamak için özel hakkı bulunan kurum içi bir şirket bulunmaktadır. Katılımcıların kendi ikram hizmetlerini getirmelerine izin verilmemektedir. Her türlü ikram hizmeti ile ilgili talebinizi lütfen katılımcı bürosuna iletiniz. h. Hostes Standınız için eğitimli ekip ve hostes ihtiyaçlarınız için Katılımcı Bürosundan talepte bulunabilirsiniz. Fiyatlar aşağıdaki gibidir: saattir) Tüm Gün (8 saat): 125 + KDV (tam bir için, hosteslerin öğle yemeği molası 1 Yarım Gün (4 saat): 80 + KDV Ektra Saat: 21 + KDV Bir hostes ikame edilmesi için gerekli minimum süre: yarım gündür. 18
Sergi i. Temizlik Hizmetleri Salon, Sergi Salonu genelinde kamusal alanların (koridor ve salonlar) genel temizliğini sağlamaktadır. Standınızda ekstra temizlik ihtiyaçlarınız için lütfen Katılımcı Bürosu ile irtibata geçiniz. 6. Katılımcı Kataloğu ve Başvuru Katılımcıların katılımcı kataloğunda yer alacak olan iletişim bilgilerini, şirketlerinin logosunu ve şirket faaliyetlerinin kısa bir açıklamasını (maksimum 5 satır) göndermelerini ve ayrıca fuar başvurusunda da belirtmelerini önemle rica ederiz. Katalog ve başvuru sadece İngilizce dilinde olacaktır. Lütfen Katılımcı Katalog Formunu en geç 1 Temmuz 2016 tarihine kadar Katılımcı Bürosuna gönderiniz. Kongrenin final programı Katılımcı Kataloğu ile birlikte yayınlanacaktır. Katılımcı bilgileri de içinde yer alacaktır. Yine de şirketinizin daha büyük bir etki yaratmasını sağlamak için ek olarak reklam vermenizi de öneririz. Bu broşür A5 formatında yayınlanacaktır. Reklam ücretleri aşağıdaki gibidir: (1) Tam Sayfa A5 Arka Kapak : 4.000 + KDV (2) Tam Sayfa A5 İç Kapak : 3.000 + KDV (3) Tam Sayfa A5 Arka İç Kapak : 3.000 + KDV (4) Kataloğun son sayfalarında Tam Sayfa A5 : 2.000 + KDV (5) Kataloğun son sayfalarında Yarım Sayfa A5 : 1.500 + KDV Lütfen talebinizi 30 Haziran 2016 tarihinden önce Katılımcı Bürosuna ulaştırınız. 19
Konaklama ve Karşılama Hizmetleri Aerosol 2016'nın resmi hizmet acentası olarak S.T.O.K. Tours katılımcılar için konaklama ve ulaşım hizmetlerini sağlamaktadır. Aerosol 2016 kongresi katılımcıları ve görevlilerinin konaklama ihtiyaçlarını garanti altına almak için salona yürüme mesafesindeki otellerde birçok oda tutulmuş durumdadır. Rezervasyonlar ve bu hizmetlerin her türlü iptali ve değişikliği kongre web sitesi üzerinden gerçekleştirilebilir. Yalnızca uygun miktardaki ödemeleri alınan rezervasyonlar onaylanacak ve geçerli olacaktır. En az 10 oda hacmindeki rezervasyonlar grup rezervasyonu olarak değerlendirilecektir. Grup rezervasyonu yaptırmak için lütfen Katılımcı Bürosu ile irtibata geçiniz. Oteller, fiyatlar ve ulaşım hizmetleri hakkındaki tüm bilgiler Mart 2015 tarihinden itibaren kongre web sitesinden duyurulacaktır. 20
Genel Koşullar 1. Kongre Salonu Yönetmeliği ICEC- Lütfi Kırdar Kongre Salonu kuralları geçerli olacaktır. Bu düzenlemelere riayet göstermeyen tarafları ilk uyarıdan sonra fuarda ihraç edilecektir. 2. Sigorta ve Sorumluluk Her katılımcı kendi risklerini gözetecektir. Kongre sırasında meydana gelebilecek insani ve maddi hasarlardan ne salon, ne S.T.O.K. Tours, ne de Organizasyon Komitesi sorumlu tutulamaz. Her bir katılımcı sergilenen ürünlerini yangın, çalınma, sel, mülk hasarı veya telef olması, kazalar ve yaralanmalar ve toplumsal olaylara karşı sigorta poliçesi kapsamına almakla yükümlüdür. Aksi durumda hangi sebeple olursa olsun, her bir katılımcı sebep oldukları yaralanma ve hasarlardan sorumlu olacaktır. Tüm katılımcılar, gerek kurulum ve gerekse sergi sırasında, ve ayrıca stantların ve teşhir malzemelerinin sökülmesi ve yüklenmesi, boşaltılması ve taşınması kendilerinden kaynaklanan veya kendisi adına çalışan başka bir taraf veya bireyin neden olduğu, salon tesislerinde oluşan ve her türlü can ve mal hasarından sorumlu olacak ve teknik servislerinin yapacağı değerlendirmeye göre hasarlara karşılık gelen bedelleri Teknik Yönetime ödemekle yükümlü olacaktır. Organizatör her türlü çalınma, yangın hasarı, kazalar ve diğer durumlar için herhangi bir sorumluluk altında olmayacaktır. Ne organizatör ne de sözleşmeli bulunduğu herhangi bir personel, sergi sırasında veya kurulum veya söküm sırasında katılımcının ekipmanı veya mallarından sorumlu değildir. Katılımcıların uygun bir şekilde gerekli sigorta poliçe kapsamı edinmeleri şiddetle tavsiye edilir. 3. Güvenlik Hizmetleri Her bir katılımcı, resmi sergi saatleri içerisinde ve stantların kurulumu ve sökülmesi sırasında kendi standını ve içinde malzemeleri dikkatlice gözetmelidir. Salonun gece güvenlik görevlileri bulunmaktadır, ancak kişisel eşyalarınız stantlarda bırakmamanızı tavsiye ediyoruz. 4. Ses Aktarımları Katılımcıların müzik veya ses ekipmanları kullanmalarına izin verilmemektedir. Olası her türlü istisna izni verebilecek merci olan Organizasyon Komitesinin yazılı onayına tabidir ancak Komite, bu kararını yazılı olarak geri çekme yetkisine her zaman sahiptir. 21
Genel Koşullar 5. Gürültü Seviyesi Ses üreten ekipmanlar kullanan katılımcılar, diğer katılımcıları rahatsız etmemek için, ses şiddetini makul bir seviyede, normal konuşma seviyesinden daha yukarıda olmayacak şekilde tutmak zorundadırlar. Genel anons tertibatları, lazer gösterileri, radyo yayınları ve ses ile yalnızca dikkat çekmek amaçlı diğer her türlü cihazın kullanımı yasaktır. Organizasyon Komitesi her türlü sesi düzenleme veya yasaklama hakkını saklı tutar. 6. Fotoğraf, Video ve Ses Kaydı Katılımcılar salon içerisindeki herhangi bir etkinliğin her türlü fotoğraf, video ve ses kaydının yapılması için Katılımcı Bürosundan önceden onay almalıdır. Teknik oturumların kaydedilmesi kesinlikle yasaktır. 7. Sigara İçilmez Sergi Salonu ve Konferans Merkezi içerisinde sigara içilmesi yasaktır. 8. Konum ve Sergi Düzeninde Değişiklik Standart stantların konumları güvenlik veya yönetim gerekleri ile değiştirilebilir. Sayfa 9'da verilen sergi düzeni organizasyon ihtiyaçlarına ve/veya satılmayan stant alanlarına göre değiştirilebilir. Organizasyon ilgili katılımcılara önceden haber vermek sureti ile bu değişiklikleri gerçekleştirme hakkına sahiptir. 9. "Yerinde" ve "Termin Dışı" İstekler Termin tarihleri dışında alınan tüm talepler normal fiyatlardan %25 yüksek bir maliyetle gerçekleştirilecektir. Kurulum aşamasında yerinde verilen tüm siparişler normal ücrete ek %30 ücrete tabidir ve garanti altında değildir. Yerinde ödemeler için yalnızca kredi kartı geçerlidir. 10. Ödemeler Stantların kurulumunun başlayabilmesi için Katılımcı Şirket alan bedelini ve mobilya, elektrik vb. gibi tüm tutarları tam olarak ödemiş olmalıdır. Aksi taktirde şirketin kurulum işlemine başlamasına izin verilmeyecektir. Tam olarak ödemesi yapılmamış olan talepler dikkate alınmayacaktır. 22
Genel Koşullar 11. KDV Fiyatlara 18% KDV dahil değildir (fatura edilirken geçerli olan orana tabidir) 12. İptal veya "Mücbir Sebepler" Kontrolümüz dışındaki herhangi bir sebep veya mücbir sebep koşulu ile serginin gerçekleştirilememesi halinde, katılımcılar, organizatörlere aleyhine, herhangi bir hak talebinde bulunamaz ve kongrenin iptal edildiği zaman itibariyle harcanmış olan genel giderlerinden daha az bir tutarda depozito olarak ödenen tutarların geri ödenir. Organizasyon Komitesi, organizatörün kontrolü dışındaki veya beklenmedik durumlar nedeni ile zaman çizelgesine müdahale etme, sergi süresini değiştirme, uzatma veya kısaltma veya zaman içerisinde sergi salonunu değiştirme hakkını saklı tutar. Bu durumlar katılımcıların taahhütlerinin ne kısmi ne de toptan iptali, ne de hasar tazminatı hakkı doğurmamaktadır. 13. Veri Koruma Politikası Verilen kişisel bilgilerin, etkinlik ve bu etkinliğin tanıtımı ile ilgili amaçlar için Kongre tarafından kontrol edilen bir veritabanında saklanacağını belirtmek isteriz. Verilerinizin bu amaçlarla kullanılmasını istemiyorsanız lütfen Organizasyon komitesini bilgilendiriniz. 14. Yasal Gösterim yeri ve Salon Bu sözleşmeye uyulmaması Türk kanunlarına ve İstanbul resmi mahkemesine (Türkiye) tabi olacaktır. 23
Formlar 1. Stand Alanı için Başvuru ve Sözleşme Lütfen BÜYÜK HARFLER kullanınız Katılımcı Şirket Adresi: Posta Kodu: Şehir: Ülke: Telefon: E-posta: KDV: Yetkili Kişi: Pozisyonu: Stant numara(lar)ı seçimi / 1. seçim M 2 sayısı: Stant numara(lar)ı seçimi / 2. seçim : Stant numara(lar)ı seçimi / 3. seçim : "Başvuru ve Stant Alanı Sözleşmesini imzalayarak" yukarıda sözü edilen Şirket adına fuar kurallarına uyacağımı ve teşhir yükümlülüklerimi yerine getireceğimi kabul ve taahhüt ederim. Tarih: Adı Soyadı: İmza: 24
Formlar 2. ICEC Düzenlemeleri Kabul Formu Lütfen kabul formunu www.aerosol2016istanbul.com adresinden indiriniz. Lütfen bu formu doldurup exhibition@aerosol2016istanbul.com adresi üzerinden Katılımcı Bürosuna gönderiniz. 25
Formlar 3. Katılımcı Kontrol Listesi Formu Hizmet Son Tarih Talep Makamı Serbest Tasarım stant projesinin onaylanması 21 Mayıs 2016 Katılımcı Bürosu ICEC (serbest tasarım standına sahip tek katılımcı) düzenlemelerinin Kabul Formu 23 Mayıs 2016 Katılımcı Bürosu Modüler Stant Talep Formu 1 Haziran 2016 Katılımcı Bürosu Katılımcı Kataloğu Formu 1 Temmuz 2016 Katılımcı Bürosu Katılımcı Kataloğu için Reklam 1 Temmuz 2016 Katılımcı Bürosu Ekstra Elektrik Panosu - Güç kaynağı 20 Temmuz 2016 Katılımcı Bürosu Mobilya 20 Temmuz 2016 Katılımcı Bürosu Görsel-işitsel Ekipman 20 Temmuz 2016 Katılımcı Bürosu Çiçekler ve Bitkiler 20 Temmuz 2016 Katılımcı Bürosu Temizlik Hizmeti (ihtiyaç halinde) 20 Temmuz 2016 Katılımcı Bürosu Borulu Hizmetler: su, basınçlı hava vb. 20 Temmuz 2016 Katılımcı Bürosu Donanım Hizmetleri 20 Temmuz 2016 Katılımcı Bürosu Hostes 31 Ağustos 2016 Katılımcı Bürosu Kiralık Toplantı Odaları 31 Ağustos 2016 Katılımcı Bürosu Yiyecek & içecek - İkram Hizmetleri 31 Ağustos 2016 Katılımcı Bürosu Katılımcı Kartları Sipariş Formu 31 Ağustos 2016 Katılımcı Bürosu İletişim Bilgileri:: S.T.O.K. Turizm Atatürk Mahallesi Mustafa Kemal Caddesi No:60-34758 Ataşehir İstanbul / Türkiye T. 0 216 250 4 100 F. 0 216 455 0 767 E. exhibition@aerosol2016istanbul.com www.aerosol2016istanbul.com Son başvuru tarihinden önce verilen tüm hizmet siparişleri güvence altındadır. Son başvuru tarihinden sonra verilen siparişler uygunluk esasına göre yerine getirilecektir. Son başvuru tarihinden sonra talep edilen tüm hizmetlerin normal ücrete ek olarak %25 ek ücrete tabi olduğunu unutmayınız. Tam olarak ödemesi yapılmamış olan talepler dikkate alınmayacaktır. Katılımcılar kiraladıkları malzemelerin hasar görmesinden veya kaybından kendileri sorumlu olacaklardır. AFarklı modeller sınırlı sayıda mevcuttur. Kurulum aşamasında YERİNDE verilen tüm siparişler normal ücrete ek %30 ücrete tabidir ve garanti altında değildir. Yerinde ödemeler için yalnızca kredi kartı geçerlidir. 26
Formlar 4. Modüler Kabin Talep Formu ve Cephe Sipariş Formu Modüler Stant Talep Formu LÜTFEN YAZDIRINIZ VEYA BÜYÜK HARFLER KULLANINIZ Lütfen bu formu en geç 1 Haziran 2016 tarihine kadar exhibition@aerosol2016istanbul. com adresine gönderiniz. Katılımcı Şirket Stant Numarası Toplam m 2 Yetkili Kişi: E-posta: Tarih İmza Tabela Sipariş Formu Şirket Adı/Tabelada yer alacak yazılar aşağıdaki şekilde olacaktır: (maksimum 20 karakter) Lütfen yazı tipi, renk, logo ölçüleri gibi bilgileri veriniz ve teklifi verecek olan organizatöre bir taslak veriniz. Tabela ismi istemiyoruz (boş alan) Tabela ismi veya tabela istemiyoruz Logo istiyoruz. Yalnızca modüler yapı kullanmak isteyen katılımcılar bu formu göndereceklerdir. Serbest tasarım standa sahip katılımcılar bu formu doldurmak zorunda değildirler ANCAK ICEC düzenlemeleri Onayı, Şartları ve Koşullarını göndermelidirler. 27
Formlar 5. Katılımcı Kataloğu Formu LÜTFEN YAZDIRINIZ VEYA BÜYÜK HARFLER KULLANINIZ VE İNGİLİZCE DOLDURUNUZ Bu formu şirketinizin logosu ile birlikte en geç 1 Temmuz 2016 tarihine kadar exhibition@ aerosol2016istanbul.com adresine gönderiniz. Katılımcı Şirket Stant Numarası Toplam m2 Adresi: Posta Kodu: Şehir: Ülke: Telefon: Faks: Yetkili Kişi: E-posta: Web Sitesi: Şirket faaliyetinin kısa tanımı: Bu bilgilerin "29. FEA Uluslararası Aerosol Kongresi ve 18. Sergisi" Katılım kataloğunda ve final programında yayınlanmasını onaylıyorum. Tarih: İmza 28
Formlar 6. Katılımcı Kartları Sipariş Formu LÜTFEN YAZDIRINIZ VEYA BÜYÜK HARFLER KULLANINIZ Lütfen bu formu en geç 1 Eylül 2016 tarihine kadar exhibition@aerosol2016istanbul. com adresine gönderiniz. Aşağıdaki kişi(ler) için katılımcı kimlik belgesi çıkarılmasını talep ederiz: (katılımcıların oturumlara katılma hakları bulunmamaktadır). 9m 2 stantlar 2 Katılımcı Giriş Kartı + her bir kongre günü için 2 kişilik öğle yemeği 1. 2. 18, 27 ve 36m 2 stantlar 3 Katılımcı Giriş Kartı + her bir kongre günü için 3 kişilik öğle yemeği 1. 2. 54, 63 ve 72m 2 stantlar 4 katılımcı kartı + her bir kongre günü için 4 kişilik öğle yemeği + Gala Yemeği için 2 davetiye + açılış kokteyli için 2 davetiye 1. 2. 3. 4. 1. Gala Yemeği için Davetiyeler 2. 3. Açılış Kokteyli için Davetiyeler 4. Katılımcı Şirket Stant Numarası Toplam m 2 Yetkili Kişi: E-posta: Tarih İmza 29
Formlar 7. Katılımcı Hizmet Siparişi Ekstra hizmet formları Mart 2015 tarihinden sonra yayınlanacaktır. 30