4- BİLGİ VE İLETİŞİM Standart Öngörülen veya ler Sorumlu veya BİS13 Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. BİS 13.1 İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Yatay ve dikey iç iletişim organizasyon şemasındaki hiyararşik yapıya göre yürütülmektedir. Dış iletişim için web sayfası kullanılmaktadır. 13.1 Müdürlüğümüz birimlerinin web düzenlemeleri güncellenerek geliştirilecek, web sayfası olmayan birimlerin web düzenlemesi yapmaları sağlanacaktır. 1-Organizasyon şeması 2- Web Sayfası Ortak ağ kullanılarak duyurular, uygulamadaki değişiklikler, bilgilendirmeler personele duyurulmaktadır. Gerekli hallerde e-posta ile bilgi ve belge iletişimi sağlanmaktadır. BİS 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmektedir. 13.2 Müdürlüğümüz birimlerinin tüm ana ve ilgili mevzuatı ile kamuoyu bilgilendirme raporları internet ortamında ve kolay ulaşılabilir duruma getirilecektir. Bu amaçla her birimde web sayfası sorumlusu olarak en az bir personel görevlendirecektir. İlitişim Listesi Web sayfa sorumlusu belirlenmiş, yönetici ve personel gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşmaktadır. BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Tüm idari, özlük ve mali bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlıdır. 13.3 Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için birimler faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyecektir. Bilgisayar kayıtları, Web sayfası EBYS sistemi ve Kamu ihale Kurumu ekap kapsamında veri güncellemeler dikkate alınmaktadır. Bilgilerin güvenilir, tam kullanışlı ve anlaşılır olması için bilgiler sürekli güncellenmektedir.
Öngörülen veya ler Sorumlu veya BİS 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgiler zamanında erişebilmektedir.. 13.4 Tüm lerden gelen Bütçeler Yıl Sonu Yönetici ve personel gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşmaktadır BİS 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Otomasyon biriminin yetkisinde tasarlanmaktadır 13.5 Müdürlüğümüz mevcut otomasyon bilgi sisteminin boşlukları ortaya çıkartılarak değerlendirilecektir. Sistem, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde tasarlanacaktır. Bilgi otomasyon sistemi raporları Mevcut durum yeterlidir. BİS 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Organizasyon el kitabı hazırlık aşamasında, tamamlandığında personele tebliğ edilecektir. 13.6 Yöneticiler müdürlüğün stratejik planında belirtilen misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurularak her personele görev ve sorumlulukları yazılı şekilde bildirilecektir. 1-Personele görev ve sorumluluklarının tebliği 2- Organizasyon el kitabı Çalışmalar Devam etmektedir BİS 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmesi için öneri formu hazırlanmıştır.. 13.7 Müdürlüğümüz personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmesi için önerişikayet kutuları, personel memnuniyet anketi çalışmaları, yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar yapılacak ve sonuçları değerlendirilecektir. Öneri Formu Personel değerlendirme, öneri ve sorunlarınıyöneticilere iletebilmektedirler.
Öngörülen veya ler Sorumlu veya BİS14 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. 14 BİS 14.1 Müdürlüğümüz amaçları, İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ile varlıkları, yükümlülükleri ve performans programları performans programlarını stratejik plan, ve faaliyet kamuoyuna açıklamalıdır. raporları ile web ortamında kamuoyuna açıklanmaktadır 14.1 Üniversite Web Sayfası Bu süreçte gerekli açıklamalar Web sitemiz araçılığı ile kamuoyu ile paylaşılmaktadır. BİS 14.2 İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü bütçesi birimler bazında, İşletme Müdürlüğünün denetiminde ve her birim kendi bütçe kontrollerini düzenli olarak yapmaktadır. 14.2 Üst yönetim ve Sorumlluları DMİS Üniversitemizin web sayfasında her yıl açıklanmaktadır. Bu suretle kamuoyu ile paylaşılmaktadır. BİS 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Müdürlüğümüz tarafından her yıl düzenlenen faaliyet raporunda, değerlendirmeler ve faaliyetlere ait sonuçlar yer almaktadır. 14.3 Üst yönetim Faaliyet raporu Faaliyet sonuçları ile ilgili her yıl faaliyet raporu düzenlenmekte ve ilgililere birifing verillmektedir. Ayrıca raporlar kitapcık olarak katılımcılarla paylaşılmaktadır. BİS 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Yöneticiler düzenlenen yıllık faaliyet raporlarını Rektörlük üst yönetimine sunmaktadırlar 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenecek, birim ve personelin görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporları kapsayan bir iş takvimi oluşturularak personele duyurulacaktır. Kısa süreli raporlandırmaların daha verimli olacağı hedeflenmektedir. Tüm Yöneticiler Faaliyet raporu İlgili personele gerekli eğim verilmektedir.
Öngörülen veya ler Sorumlu veya BİS15 Kayıt ve dosyalama sistemi:idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. BİS 15.1, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır., elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamaktadır. Yetkisi dahilinde olanlar kayıtları takip edebilmektedir.. 15.1 Tüm Yöneticiler Elektronik ortamda gelen/giden evrak kayıtları Kayıtlar EBYS sisteminde tutulmakta, arşiv düzenlenmesi yapılmıştır. BİS 15.2 kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından 15.2 ulaşılabilir ve izlenebilir. Tüm Yöneticiler Standart dosya ve kayıt sistemi Standart dosyalama planı çalışmaları yapılmıştır. BİS 15.3, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır., kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamaktadır. KDE 15.3 Onaylanacak olan kayıt ve dosyalama sisteminde kişilerin kişisel bilgi ve belgelerinin güvenliğini sağlayacak şekilde gerekli önlemler de alınarak ve arşivlendirmenin yapılandırılması sağlanacaktır. Güvenliği sağlanmış arşiv sistemi Arşiv düzenlemesi yapılarak gerekli güvenlik önlemleri alınmıştır.liği sağlanmıştır.
Öngörülen veya ler Sorumlu veya BİS 15.4 belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. belirlenmiş standartlara uygundur. 15.4 Onaylanacak olan kayıt ve dosyalama sisteminde belirlenmiş standartlara uyulacaktır. Standartlara uygun arşive ve dokümantasyon sistemi Standartlara uygun arşivleme yapılmaktadır. BİS 15.5 Gelen ve giden evrak Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, zamanında kaydedilerek standartlara uygun bir standartlara uygun bir şekilde şekilde sınıflandırılmalı ve sınıflandırrılarak ve arşiv arşiv sistemine uygun olarak sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. muhafaza edilmektedir. 15.5 Onaylanacak olan kayıt ve dosyalama sistemine göre evrak birimlerinde çalışan personele evrağın kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması, arşiv sistemine uygun muhafaza edilmesi konusunda bilgilendirme ve eğitim verilmesi sağlanacaktır. Arşiv ve dokümantasyon sistemi hakkında eğitim faaliyeti EBYS sisteminde elektronik ortamda kayıtlar yapılmakta. Sistem dışı belgeler taranarak elektronik ortama aktarılmakta. EBYS sistemi hakkında personele eğitim verilmiştir. BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. Standartlara uygun arşiv ve dökümantasyon sistemi çalışmaları devam etmektedir. 15.6 Arşiv ve dokümantasyon konusunda mevzuat çalışmalarının tamamlanmasına müteakip sistemin buna göre tasarlanması sağlanacaktır. Her birimin bünyesinde fiziki olarak arşiv oluşturulacaktır. Üst yönetim Fiziki arşiv sistemi Arşiv bınasının fiziki yetersizliğinin giderilmesi için çalışılmaktadır. BİS16 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:idareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. 16 BİS 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenerek personele duyurulmuştur. 16.1 1) Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi hakkındaki yöntemler Etik Komisyonunca belirlenecektir. 2) Belirlenen yöntemler ve ilgili mevzuat tüm personele duyurulacaktır. 1-Üst Yönetici 2-Etik Komisyonu 1-Belirlenen hata usulsüzlük ve yolsuzluk yöntemlerinin Yıl Sonu bildirilmesi için duyuru tebliği 2- Hata bildirim formu İ.Ü. Personel Daire Başkanlığı tarafından yayınlanan 26.07.2012 tarihinli Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri ile ilgili duyuru müdürlük duyuru panosuna asıldı. Ortak ağda paylaşıldı.
Öngörülen veya ler Sorumlu veya BİS 16.2 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Yöneticiler, hata, usulsüzlük ve yolsuzluk olması halinde gerekli incelemeyi yapılmaktadır. 16.2 Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları mevzuat çerçevesinde değerlendirerek gerekli işlem yapacaktır. Söz konusu işlemler mevzuatla belirlenen usuller çerçevesinde gerekli ve görevli birimlere bildirilerek gerekli işlemlerin yapılması sağlanacaktır. Üst Yönetici ve Yöneticileri İnceleme ve soruşturma Hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar oluşması halinde gerekli inceleme ve soruşturma yapılması sağlanacaktır. BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren Her personele eşit muamele personele haksız ve ayırımcı yapılmaktadır. bir muamele yapılmamalıdır. 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin kimliği, hata, usulsüzlük ve yolsuzluğu yaptığı Üst Yönetici ve iddia edilen kişilerce bilinmemesi Yöneticileri sağlanacak şekilde işlemler yürütülecektir. İnceleme ve soruşturma güvenliği talimatı Muvzuat hükümleri çerçevesinde haraket edilmektedir. TANIMLAR : Bilgi ve İletişim i RE: Raporlama i KDE: Kayıt ve Dosyala Sistemi i HUYE: Hata Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi i (*) Tüm birimler, Çıktı/Sonuç bölümünde belirttikleri neticeyi bu sütuna yazacaklardır. (**) Tüm birimler Uygulama Sonucu başlıklı sütuna da veri girişini tamamladıktan sonra CD ortamında 25.11.2013 tarihine kadar Strateji Daire Başkanlığına gönderecektir.