TIBBİ DOKÜMANTASYON Ders 6- Dosyalama ve Arşivleme 1
Dosyalama, örgütsel faaliyetlerin yürütülmesi sırasında giden belgelerin ikinci suretlerini veya kopyalarını, gelen belgelerin ise asıllarını, bir düzen içinde saklama işidir (Altınöz, 2016). Dosyalanacak belgeler üç gruba ayrılmıştır; Dışarıdan gelen belgeler; Sağlık Bakanlığı yazıları, mahkeme tebligatları ve karar yazıları, diğer çeşitli kuruluşlardan (banka, vakıf, dernek, birlikler vs.) gelen belgeler Dışarıya gönderilen belgeler; kurum dışına gönderilen her türlü yazılardır; kamu ve özel tüzel kişilikler gönderilen her türlü yazılar Organizasyonun kendi faaliyetinden kaynaklanan belgeler; sağlık ve ilaç raporları ve hastaya ait tıbbi kayıtlar (raporlar, annemnez, hekim orderları, ameliyathane kağıdı, epikriz vs.) 2
a) Her türlü belgeyi aslına uygun olarak korumak b) Kurumu iç ve dış ilişkilerinde gerekli evrakları zamanında kullanıma hazır bulundurmak c) Belge karmaşasına son vermek d) Arşivleme hizmetlerinin temelini oluşturmak 3
Yerleştirme Kontrol Gruplama Fihristleme/İndeksleme Kodlama 4
Yalın olmalıdır. Tutarlı olmalıdır. Ekonomik olmalıdır. Uygun araçlarla yapılmalıdır. Kullanışlı olmalıdır. Transfer kolaylığı sağlamalıdır. Mevcut ve güncel bilişim sistemleri kullanılmalıdır. Geri istendiğinde hızlı bir şekilde erişilebilir olması gerekir. 5
Kayıt altına belgelerin dosyalanmasından sonra dosyaların herkes tarafından kolayca erişimine açılması için dosya (ya da daha büyük ölçüde klasör biçiminde) adlarını ve numaralarının (kodlama suretiyle de ifade edilebilir) bulunduğu listelere ihtiyaç duyulmaktadır. Buna dosya planı denir. Kodlama Tasnif Dosya Planına Göre Yerleştirme 6
Dosya planı hazırlanırken öncelikle hastanenin tüm birimleri gezilerek kayıt atına alınan bütün belgeleri adları geçici sıra numarasına göre sıralanır. Yapılan tespitler çerçevesinde ihtiyaç duyulabilecek dosya konuları araştırılarak belirlenir. Elde edilen konular ise; hastanenin ürettiği hizmet birimleri ve bölümlerine göre gruplar halinde sıralanarak plan meydana getirilir. (Altınöz, 2016). 7
https://www.saglikaktuel.com/d/file/turkiye-kamu-hastaneleri-kurumu-standart-dosya-plani-su-.pdf 8
Arşivleme, hastanelerin faaliyetlerini sürdürürken ortaya çıkan ve işlem sürecini tamamlayan her türlü dokümanın, öngörülen yasal sürenin sonuna kadar uygun ortamda, güvenle ve bozulmadan saklama sürecine denir. Bir başka tanımla, gelecekte tekrar kullanılması düşünülen veya yasal olarak süresi doluncaya kadar saklaması zorunlu olan belgelerin korunması ve bu süre içinde bu belgelerden yararlanma olanağı sağlayan çalışmalara arşivleme denir. 9
Saptamak Korumak Saklamak Sunmak 10
Saptamak: Arşiv malzemesinin oluşum aşamasından itibaren her aşamada bu malzemelerin nereye gideceği, ne kadar süre kalacağı ve nitelikleri göz önüne alınarak bir belgenin arşiv malzemesi olup olmadığını belirlemek. Korumak: Arşiv malzemelerinin zarar görmeden saklama süresi boyunca her türlü tehlikeye (deprem, sel, yangın) karşı korumak 11
Saklamak: Arşivdeki dosya ve belgeleri bozulmasını, deforme olmasını önlemek. Uygun iklimlendirme koşullarının sağlanması gerekir. Sunmak: İhtiyaç halinde ilgili makam ve kişilere iletmek üzere belge ve dosyaların arz edilmesi. 12
Merkezi Örgütlenme Dağınık Örgütlenme Karma Örgütlenme 13
Dosyaların tek bir yerde tek bir düzen altında toplanması esasına dayanan arşivcilik modeline merkezi örgütlenme modeli adı verilmektedir. Bu nedenle bütün poliklinik, klinik, hasta kabul, istatistik, araştırma, vb. arşiv kullanıcılarından gelen bilgi, belge ya da dosya isteklerinin tek bir merkezden karşılanır. Tıbbi arşivciliği en verimli ve kaliteli modeli olarak kabul edilmektedir. Bu nedenle dosyaların gruplanması ve dosya planına göre düzenlenmesi merkez arşivin sorumluluğundadır. 14
Dosyalamada tek sistemin kullanılabilmesine olanak sağlar. Hasta dosyalarının daha iyi bir şekilde kontrolünün yapılmasına olanak sağlar. Verilen hizmette ve dosyalamada bir sorumluluk sağlar. Her türlü istatistiki ve bilimsel araştırmalara uygun bir ortam hazırlar. Her hastanın tek dosyasının olması koşulunun denetimini yapma olanağı sağlar. 15
Her poliklinik ve klinik, kayıtlarını kendi bünyesi içerisinde toplar ve kendi sistemiyle hizmetlerini yürütmeye çalışır. Ancak bu pratikte uygulanması zordur. Çünkü, birimlerde oluşan küçük çaplı arşivler arasında çoğu zaman bir bağ yoktur. Bir hastanenin fiziksel koşulları, merkezî arşivin kurulmasına olanak vermediği durumlarda bu sistem zorunlu olarak kullanılır Genellikle bu modelin uygulanması çok tavsiye edilmez. Ancak; grup hastanelerin her bir hastanesi için ayrı ayrı arşiv kurmak anlamında bu modeli uygulamak mümkündür. Böylesi bir durumda grup hastanenin genel merkezinde herhangi bir merkezi arşiv birimi bulunmayacaktır. 16
17
Arşiv giren evrak kayıt defteri: Arşivlere gelen her türlü evrakın giriş kaydı "Arşiv Giren Evrak Kayıt Defteri ne yapılır. Arşiv çıkan evrak kayıt defteri: Arşivden çıkan evrakın geri dönüşünü sağlamak ve verilen belgeleri takip etmek için arşiv çıkan evrak kayıt defteri kullanılır. Ayrıca arşivlerde zarar görmüş veya zarar görme ihtimali olan belgeler kontrol edilir, gerekiyorsa bunların kopyaları alınır. Ayrıca klasörlerde bir yıpranma varsa klasörleri değiştirilir. Gözden geçirme faaliyetleri departmanın arşiv sorumlusu tarafından yapılır ve bir "Arşiv İzleme Formu" doldurulur. Formlar, arşiv görevlisi tarafından muhafaza edilir. Arşivlerde ayda en az bir kez, nem ve tozlanma durumu, arşiv görevlisi tarafından kontrol edilir ve gereken önlemler alınır. Alınan bu önlemler "Periyodik Arşiv Kontrol Formu"na kaydedilir. 18
Dosya sorumluluğunun izlenmesi: Dosya isteme fişleri hatırlatma dosyalarına tarihe göre yerleştirilir. Zamanında teslim edilmeyen dosyalar için önce hatırlatma yapılır. Eğer dosyanın işi bitmemişse dosya isteme fişine not edilir. Dosya transferi: Birimlere ödünç verilen dosyanın acilen, arşive gelmeden başka bir birime verilmesi gerekebilir. Bu durumda dosyayı ödünç alan kişi bunu arşive bildirmek zorundadır. Dosyayı başka birime verirken «Dosya Transfer Fişi» doldurulur. Böylece dosyanın zimmeti el değiştirmiş olur. Arşivde de dosyanın kimde ve hangi birimde olduğu transfer edilen kişi olarak değiştirilir. 19
Bu sunumdakiler sadece ders notu amaçlı hazırlanmıştır; akademik makalelere kaynak olarak gösterilemez. 20