NEVŞEHİR HACI BEKTAŞ VELİ ÜNİVERSİTESİ Analiz Raporu İŞ YAZILIM DONANIM SAN. TİC. LTD. ŞTİ 20.04.2015 HAZIRLAYAN KONTROL ONAY Fatma POLAT Proje Yöneticisi Emre YÖRÜK Genel Müdür
İÇİNDEKİLER İÇİNDEKİLER... 1 TANIMLAR... 2 ÖZET... 3 AMAÇ... 4 GENEL BİLGİLER... 4 1. Elektronik Belge Yönetim Sistemi'nin Başlıca Avantajları;... 4 2. Vatandaşa, Katkıları Nelerdir?... 5 3. EBYS Kullanımı ile İlgili Genel İşleyiş... 6 KURUM YAPISI... 8 1. İşletme Tanıtımı... 8 2. Organizasyon Yapısı... 9 TOPLANTI ÖZETLERİ... 9 1. Belgelerin Kullanım Özellikleri... 9 2. Evrak Tipleri ve İş Akışları...10 2.1. Gelen Evrak...10 2.2. İç Yazı...10 2.3. Dış Yazı...10 2.4. Onay/Olur...11 2.5. İzin Formu...11 2.6. Hastalık İzni...11 2.7. Akademik Personel Araştırma İzin Formu...12 2.8. Malzeme Talep Formu...12 2.9. Dışardan Mal Alımı Talep Formu...12 2.10. Onay Belgesi...12 2.11. Ödenek Talep Formu...13 2.12. Harcama Talimatı...13 2.13. Kadro Derece Formu...13 2.14. İlgili Makama Yazışmaları...14 3. İmza Hiyerarşisi...15 4. Ön Analiz Görüşmesi Yapılan Birimler...16 4.1. Genel Sekreterlik...17 4.2. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı...18 4.3. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı...18 1
4.4. Uluslararası İlişkiler Ofisi...18 4.5. Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı...19 4.6. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı...19 4.7. Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı...19 4.8. Personel Daire Başkanlığı...19 4.9. Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu...20 4.10. Türkçe ve Yabancı Dil Öğretimi Uygulama ve Araştırma Merkezi...20 4.11. Fen Edebiyat Fakültesi...21 4.12. Hukuk Müşavirliği...21 4.13. Sosyal Bilimler Enstitüsü...21 4.14. Semra ve Vefa Küçük Sağlık Yüksekokulu...21 4.15. İktisat Fakültesi...22 4.16. Nevşehir Meslek Yüksekokulu...22 4.17. Döner Sermaye Müdürlüğü...22 4.18. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı...22 5. Uygulama Testleri ve Devreye Alma...23 5.1. Uygulamanın Kurulumu...23 5.2. Yazılım Uygunluk Testleri...23 5.3. İş ve Süreçleri Testleri...23 KURULUM...23 EĞİTİM...24 1. Sistem Yönetici Eğitimi...24 2. Kullanıcı Eğitimi...24 3. Yönetici İdareci Eğitimi...24 TANIMLAR NÜ: Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi İDARE: İş sahibi Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi YÜKLENİCİ: İDARE tarafından işin ihale edildiği ve sözleşme imzalanan kişi ya da tüzel kişi İŞ YAZILIM EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemi 2
SAYI TİPİ: Belgenin takip edeceği numaralama sırasını belirtir. - İç yazı: Kurumun genel iç yazı numarası - Dış yazı: Kurumun genel dış yazı numarası - Tanımlı: Evrak tipine özel numaralama sistemi üzerinden alınacak yazı numarası İŞ AKIŞ ROTASI: Belgenin kurum içi yaşam döngüsünün belirtildiği yoldur. - Hiyerarşi: Kurum içi, personel- amir ve bağlı birimler arası ilişkilere göre izlenen yoldur. Standart olarak yazının son imza makamına bağlı olmak kaydı ile Kurum Hiyerarşisi Rektör- Rektör Yardımcısı- Genel Sekreter-Daire Başkanı-Müdür-Müdür Yardımcısı-Şef-Personel şeklinde sıralanır. - Tanımlı rota: İş akış modülü aracılığıyla tasarlanıp, tanımlanan ve evrak tipi ile bağlanarak evrakın izleyeceği yolu belirleyen rota şeklidir. SİSTEME EKLEME: Belgenin sisteme hangi yolla ilave olacağıdır. - Şablon: Önceden tasarlanıp personel tarafından içi doldurulabilir HTML metni içeren veri giriş ekranıdır. ÖZET Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile ilgili sözleşme 20.03.2015 tarihinde imzalanmıştır. 20.02.2015 tarihinde toplantı düzenlenmiştir. Bu toplantıda analiz çalışmalarının nasıl yapılacağı, izlenecek yol ve yöntemler üzerinde konuşulmuştur. Bu toplantı sonrasında EBYS uyarlama çalışmaları sırasında gerekli bilgi ve belgeler ile ilgili dokümanlar İDARE ye 23.03.2015 tarihinde gönderilmiştir. 06.04.2015-10.04.2015 tarihleri arasında Analiz Çalışmaları yapılmak üzere, Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesine gidildi. İDARE Tarafından belirlenen birimler ile görüşülmüş ve kurum yapısı, evrak tipleri, evrak iş akış ve süreçleri, kurumda hali hazırda kullanılan evrak programı incelenmiş, evrak örnekleri üzerinde çalışılmış ve EBYS de nasıl olacağı kararlaştırılmıştır. Hazırlanan Analiz Raporunda EBYS hakkında genel bilgiler, kuruma faydaları, kurum yapısı, birimlerle görüşme notları, kurulum, eğitim hakkında bilgilendirmelere yer verilmiştir. 3
AMAÇ Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi bünyesindeki kurum dışı ve kurum içi tüm doküman ve belgelerlerin yönetilmesi, saklanması ve arşivlenmesini işlemlerinin incelenmesi ile belge süreçlerinin elektronik ortamda; fiziki doküman ve belge üretiminin ve hareketinin minimuma indirilmesi suretiyle çalışma veriminin arttırılması, kurumsal hafızanın çalışanlarca ve diğer kurumlarca erişiminin ve paylaşımının kolaylaştırılması amacıyla TS 13298/ T1 standardına uygun Elektronik Belge Yönetim sisteminin kullanılması amacına uygun olarak yeni yapının oluşturulması, kurum bünyesinde kullanılacak olan evrak takip programı yazılımının uygulanacak yeni yapıya göre uyarlanmasıdır. Bu kapsamdaki çalışmalar Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi Sözleşmesi gereğince yürütülecek olup proje süresince dokümante edilecektir. GENEL BİLGİLER Elektronik Belge Yönetim Sistemi Kurumdaki belge ve bilgi alış verişinin elektronik ortama aktarılmasını ve internet üzerinden bu bilgilerin anlık olarak yönetilmesini amaçlayan bir sistemdir. Ayrıca kurum içi ve kurum dışı yazışmalarınıza ait süreçlerinizi standart haline getirecektir. Yazışmalar için harcanan kaynaklar ( kâğıt, fotokopi, toner, insan gücü ) minimuma indirilecektir. Fiziksel ortamdaki yaşanan sorunların (belgelerin kaybolması, ulaşım süreleri ile ilgili sorunlar, fakslarda yaşanan gecikme ve kopukluklar, personel açığından kaynaklanan sıkıntılar) önlenmesi veya en aza indirilmesi de sistemin önemli avantajlarındandır. Kuruluşlarda belgeler, yapılan faaliyetleri belgelemeleri nedeniyle saklanmak ve belli bir düzen içinde yönetilmek zorundadır. Belge yönetimi disiplini, kuruluşlarda üretim işleminden arşivlenmelerine kadar geçen bütün evreler boyunca belgelerin standart kurallar içerisinde denetim altına alınmasını ve düzenlenmesini sağlayan bir disiplindir. 1. Elektronik Belge Yönetim Sistemi'nin Başlıca Avantajları; 1. İçeriden veya dışarıdan, zamanlı, doğru ve tam bilgi/belgeyi mümkün olan en düşük maliyetle sağlamak, gerekli yerlere dengeli ve adil biçimde dağıtmak-iletmek ve kurumsal faaliyetlerin etkin bir biçimde işlemesine katkıda bulunmak, 2. Belgelerin üretim, kayıt, erişim ve muhafaza işlemlerini belli bir plan dâhilinde yürüterek, kayıtlı bilgilerin olabildiğince etkili bir biçimde işleme konması sağlamak, 3. Belge üretimi, dosyalaması, dağıtımı ve saklanması işlemlerini belli bir plan içerisinde sürdürerek, kurumlarda belgesel işlemlerin maliyetini ve dolayısıyla işletme maliyetini azaltmak, 4
4. Gerek özel, gerekse kamu kuruluşlarında belgesel işlemlerin daha düzenli, ekonomik ve etkili bir biçimde sürdürülmesini sağlayarak, müşterilerin ya da vatandaşların daha nitelikli hizmet almasını sağlamaktır. 5. Dokümanların geleneksel yöntemlerle muhafaza edilmesi, işlemlerin yavaş yürümesine, dosyalama sürecinde hata yapılmasına ve dolayısıyla erişim sorunlarının yaşanmasına neden olabilmektedir. Geliştirilecek sistem ile dokümanlara daha kısa sürede erişim sağlanacak, uyarı sistemi aracılığıyla hata riskini azaltılacak, iş gücü performansını arttırılacak ve dolayısıyla kurumsal verimliliğe katkı sağlamanmış olacaktır. 6. Özellikle doküman üretiminin yoğun olduğu kurumlarda, genellikle fiziksel belgeler için ayrılan arşiv alanı çok geniş bir yer kaplamaktadır. Başka bir deyişle her geçen gün artan belge üretimine paralel olarak depolama alanlarına duyulan gereksinim de sürekli olarak artmaktadır. Geleneksel doküman yönetimi sistemlerinde artan dokümanları depolamak için gereksinim duyulan personel ve depolama alanının maliyeti oldukça yüksektir. Bununla birlikte artan dokümanların güvenliğini sağlamak için alınacak koruma tedbirleri ve tahrip olan dokümanların bakımı gibi etkenler de kurumlara ek mali yük getirmektedir. Buna karşın geliştirilecek sistem de fiziksel depolama alanına ihtiyaç olmayacaktır. Dolayısıyla söz konusu alanın yönetimi için çok sayıda personele ve koruma önlemlerine duyulan gereksinim de daha düşük düzeyde olacaktır. 7. Fiziksel depolamanın elektronik depolamaya oranla güvenlik riski daha yüksektir. Yangın, su taşkını, nem, ısı, hırsızlık ve yetkisiz müdahale gibi kalıcı ya da geçici risk faktörlerine karşı geniş geleneksel depolama alanlarını koruma, elektronik depolamaya oranla daha güçtür. Bu nedenle geliştirilecek sistem geleneksel doküman sistemlerine göre daha güvenli bir ortam sağlayacaktır. 2. Vatandaşa, Katkıları Nelerdir? Herkesin, her zaman, her yerden kolaylıkla ulaşabileceği şeffaf, verimli ve sade bir kurum yapısı günümüzde modern ve demokratik kurumların temel hedefi haline gelmiştir. Böyle bir çalışma kullanımı kolay, erişimi hızlı, güvenilir, ucuz, sürekli ve sağlam elektronik kurum yapısının oluşumuna katkı sağlayarak genelde e-toplum geçiş sürecini hızlandıracaktır. Elektronik ortamda Evrak üretimi ve evrakın kurum içi dolaşımı çok hızlı olduğundan evrak işletmeciliğine olumlu mali katkısı çok fazla olduğu gibi vatandaşın yaşadığı bürokrasiden kaynaklanan zaman kaybını da önleyecek, daha şeffaf, ölçülebilir, izlenebilir bir sistemin parçası haline gelmesini sağlayacaktır. 5
3. EBYS Kullanımı ile İlgili Genel İşleyiş 1. EBYS ye geçildiğinde, Kuruma ait ıslak imzalı tüm yazışmaların(kurum İçi ve Kurum Dışı) elektronik ortamda yürütülmesi planlanmaktadır. 2. Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi Rektörlük ve diğer hizmet binalarında bulunan birimler tarafından gerçekleştirilen kurum içi yazışmalar Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden yapılacaktır. 3. Kurum dışından gelen evrak üst veri bilgileri girildikten sonra evrak ekleriyle birlikte taranacak(gizli olmadıkları sürece), ilgili makama doğrudan Rektörlük Genel Evrak aracılığıyla elektronik ortamda gönderilecek, ilgili makamlar tarafından evrak ile ilgili işlem gerçekleştirecek birim ve kişilere belge havale işlemi yapılacaktır. 4. Taranarak dijital ortamda EBYS ye aktarılan Gelen Evrakların asılları değerli evrak değil ise havale başlangıç noktasına gönderilmeden önce direkt olarak Kurum Arşivine ya da Birim arşivine kaldırılacaktır. Bu süreç kurum fiziksel arşiv politikasına göre işleyecektir. 5. Yazışmanın havale edildiği ilgili makam, EBYS üzerinden taranarak kendisine gelen yazışmanın çıktısını alabilecek, evrakın ıslak imzalı aslına ulaşması gerektiğinde bunu kurum arşivinden temin edebilecektir. 6. Tarama ve fiziksel arşiv işlemlerinin sağlıklı biçimde yürütülebilmesi için gereklilik durumunda nitelikli, konuya hâkim ve yeterli sayıda personelin, Genel Evrak Birimlerinde istihdam edilmesi faydalı olacaktır. 7. Kurum dışına gönderilen mutlaka ıslak imza ve mühür/kaşe istenen dış yazışmalar kurum tarafından belirlenecek(emniyet Müdürlüğüne gönderilen pasaport yazıları, Maliye, Bankalar vb.), bunun dışında kalan dış yazışmalar ıslak olarak imzalanmayacaktır. 8. 5070 sayılı elektronik imza kanunu 5.maddesi gereği Kanunların resmi şekle veya özel merasime tabi tuttuğu hukuki işlemler (bir ve ya birden fazla kişinin aynı amaca yönelik irade beyanında bulunarak hukuki bir sonuç yaratmalarıdır.) ve sözleşmeler güvenli elektronik imza ile gerçekleştiremez maddesine istinaden Sözleşmeler, Komisyon ve Kurul Kararları, Protokoller ıslak imza ile imzalanmaya devam edecektir. 3.şahıs imzası gerektiren formlar bir taraf e-imza bir taraf ıslak imza ile imzalayamayacağı için ıslak imza ile imzalanacaktır. 9. Alıcının elektronik alıcı olduğu durumlarda, yani Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi(KEP) üzerinden gönderi yapılabildiği durumlarda, son imza makamı yazıyı elektronik imzası ile imzaladıktan sonra yazının çıktısı alınmadan elektronik olarak ilgili Kuruma/Kişiye havale edilebilecektir. Kurum tarafından KEP adresi alınması ile birlikte toplantılarda görüşülüp, karara bağlanarak belirli bir plan dâhilinde entegrasyon test çalışmalarına başlanarak kurum tarafından kullanılmaya başlanması planlanmaktadır. 10. Alıcının elektronik alıcı olmadığı durumlarda ise, son imza makamı yazıyı elektronik imzası ile imzaladıktan sonra yazının çıktısı alınarak ıslak imza atmadan postaya vermelidir. Alınan bu çıktıların alt kısmında Bu belge, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre Güvenli Elektronik imza ile imzalanmıştır. Evrak doğrulaması 6
https://ebys... adresi üzerinden yapılabilir. şeklinde bir ibare ile yazıyı web adresinden doğrularken kullanılacak özel bir id bulunacaktır. Bunun dışında ne son imza makamının ıslak imzası ne de diğer bazı kurumların elektronik imza uygulamalarında olduğu gibi Genel Evrak vb. personelin kaşesi/parafı belge üzerinde yer almayacaktır. Madde 7 de bahsedildiği gibi yazının mutlak olarak ıslak imzalı gönderilmesi gereken özel durumlarda son imza makamı elektronik olarak imzasını attıktan sonra yazının çıktısı alınarak şu anda yürütülen sistemdeki gibi ıslak imza ile gönderilebilecektir. 11. Kurum dışına gönderilen, EBYS üzerinde elektronik olarak imzalanan fakat çıktısı üzerinde ıslak imza yer almayan yazışmalar, EBYS yazılımı tarafından sağlanan bir ara yüz aracılığı ile alıcılar tarafından doğrulanabilecektir. Yazıyı göndermiş olduğumuz kişi/kurum, yazının altında not olarak yer alan doğrulama adresine internet üzerinden erişerek yazının hangi tarihte kimler tarafından imzalandığı vb. bilgilere ulaşarak yazının kurumdan çıktığını doğrulayabilecektir. 12. Gizli ve çok gizli evraklar evrak kayıt yetkilileri tarafından sisteme dâhil edilirken, sayı almak amacı ile sadece üst veriler (geldiği kurum bilgisi vb.) EBYS ye girilecek evrak tarama işlemi gerçekleştirilmeden, doğrudan ilgili birim ya da kişiye zimmetlenecektir. 13. EBYS ye geçildiğinde ilgi işlemlerinin kurum genelinde aynı şekilde yürütülmesi tavsiye edilmektedir. Gelen yazışmaya cevaben bir işlem yapıldığında cevapla beraber asıl yazı ilgi olarak sayı numarasından eklenmelidir. Evraka tutulan ilginin evrak üzerinde Şu tarih ve numaralı yazının ilgisidir şeklinde açıklama bulunacaktır. 14. Standart Dosya Planı karışıklığın önlenmesi ve standardın oluşturulması için hem EBYS nin kullanımı hem de fiziksel arşivleme için hayati önem taşımaktadır. Başbakanlığın 2005/7 sayılı resmi gazete de yayınlanan genelgesi ile de zorunlu hale getirilmiştir. Başbakanlık Devlet Arşivlerinin hazırlamış olduğu Standart Dosya Planı, Elektronik Belge Yönetim Sisteminin dosyalama sisteminin temelini oluşturmaktadır. TSE 13298 standartlarına göre dosyalama ve tasnif işlemleri sistem üzerinde Standart Dosya Planına göre gerçekleştirilmektedir. Kurum tarafından oluşturulan ve gelen belgeler için Standart Dosya Planı kodu seçimi zorunludur. Bu kapsamda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından oluşturulan Standart Dosya Planı sisteme dâhil edilecektir. 15. Çok fazla resim ve grafik bulunan ve özellikle stilli nesneler içeren yazıların Microsoft Word üzerinde, evraka dosya olarak eklenmesi ve imzalanarak sistemde dolaşması kullanım kolaylığı sağlayacaktır. Standart/basit tablolar EBYS metin editörüne sorunsuz kopyalanabilmektedir. Ayrıca editöre ait tablo ekleme aracı da bulunmaktadır. 16. EBYS ye geçildiğinde, tüm birimler için tek bir iç yazışma numaratörü bulunacak ve daireler iç yazışma yaptıklarında bu ortak numaratörden sayı alacaklardır. EBYS nin sağladığı raporlama yetenekleri her daire için ayrı iç yazışma numaratörü tutma gereksinimini ortadan kaldıracaktır. Dış yazışma için de aynı şekilde tüm birimler tek bir numaratörden sayı alacaklardır. 7
17. EBYS ye geçildiğinde, tüm birimler için tek bir Antet kullanılacak, kurum tarafından verilmiş olan antet bilgileri tüm yazışma tipleri için tanımlanacaktır. 18. Amirler görev başında olamadıkları durumlar için (izin, görevlendirme vb.) EBYS üzerinden vekâlet bırakacaklardır. Sistem üzerinden vekâlet bırakan amire gelen evraklar, vekâleten işe bakan personel tarafından görüntülenebilecek ve vekâleten imza atabilecektir. 19. Elektronik ortamda havale edilen yazışmaların havale noktasında hata olması durumunda yazının havale edildiği birim iade açıklaması girerek yazıyı iade edebilecektir. Ayrıca kullanıcılar evrakı hazırlayıp akışı başladıktan sonra paraf/imza için giden makam yazıyı açmadıysa, bir önceki makam yazıyı iade alabilecektir. 20. Gelen evrak birden fazla kişiye gereği ya da bilgisi için havale edilebilecektir. iç yazı ve dış yazılarda dağıtımlı yazı hazırlanabilecektir. Dış yazışmalar tek imzayla temsil edilmektedir ve dış yazı numaratöründen sayı numarası almaktadır. İç yazışmalar tek imzayla temsil edilmesi ve iç yazı sayı numaratöründen sayı numarası almaktadır. KURUM YAPISI 1. İşletme Tanıtımı Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi, 17 Mayıs 2007 tarihînde hizmete giren 17 üniversiteden biridir. Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi biri ana yerleşke olmak üzere toplam 6 farklı yerleşkede bilimsel faaliyetlerini 7 fakülte, 7 meslek yüksekokulu, 3 yüksekokul, 3 enstitü ve 8 araştırma ve uygulama merkezi ile sürdürmektedir. Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi, bilimsel faaliyetleri esas alan geniş akademik kadrosu, 2014 yılı itibariyle 15 binden fazla öğrencisi, fiziksel ve sosyal imkânlarıyla Türkiye nin en önemli üniversitelerinden biri olma yolunda hızla ilerlemekte olan bir kurumdur. 8
2. Organizasyon Yapısı TOPLANTI ÖZETLERİ 1. Belgelerin Kullanım Özellikleri İDARE tarafından kullanılan belge tipleri incelenmiştir, inceleme sonucunda belge tiplerinin Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslara uygunluk gösterdiği verisi alınmıştır. EBYS ye geçilmesi ile birlikte resmi yazışma kurallarına uygun formatlarda belgelerin oluşturulması, sisteme belge tipleri tanımlanırken Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esasların referans alınması kararlaştırılmıştır. Belgelerin alt ve üst başlık bölümleri kurum kimlik çalışmasına uygun olarak tasarlanacaktır. 9
2. Evrak Tipleri ve İş Akışları 2.1. Gelen Evrak Kurum-Kuruluş-Kişi tarafından gönderilen belge Rektörlük Genel Evrak birimine ulaştıktan sonra ilgili evrak kayıt sorumlusu tarafından gerekli üst veriler doldurularak kayıt işlemi gerçekleştirilir. Evrak kaydının gerçekleşmesi ile birlikte evrak kayıt tarihi ve evrak sayı numarası (gelen evrak numaratöründen) sistem tarafından verilir. Geldiği kurum, gideceği birim(ler) seçildikten sonra evrak ekleri ile birlikte taratılarak ilgili birime (Rektörlük, Rektör Yardımcılığı Genel Sekreterlik, Daire Başkanlığı) elektronik ortamda gönderilir. İlgili birim amiri evrakı inceledikten sonra evrakla ilgili gerekli işlemlerin yapılması için ilgili birim ya da personeline evrakın havalesini gerçekleştirir. Evrakın havale edildiği birim/personel evrak ile ilgili işlemleri tamamlar ve gelen evrak döngüsü tamamlanır. (EK 1) Kurum-Kuruluş-Kişi tarafından gönderilen belge doğrudan Fakülte ve Yüksek Okullara gönderildi ise, burada belirlenen Evrak Kayıt birimine ulaştıktan sonra ilgili evrak kayıt sorumlusu tarafından gerekli üst veriler doldurularak kayıt işlemi gerçekleştirilir. Bu kapsamda farklı binalarda görev alan birimlerin evrak sorumluları EBYS ye tanımlanacaktır. 2.2. İç Yazı İç yazı ilgili memur tarafından hazırlanır, ilgisi ve eki var ise eklenir. Evrakın gideceği birim, son onay makamı ve parafta bulunacak kişiler eklendikten sonra evrak oluşturma işlemi tamamlanır, paraf için şefe gönderilir. Şef evrakı inceler yanlışlık veya düzeltilmesini istediği bir bölüm var ise evrakı oluşturan memura iade eder, herhangi bir düzeltme-düzenleme yapılmayacak ise evrakı elektronik imza ile imzalar bir sonraki adım için birim müdürüne gönderir. Müdür evrakı aynı şekilde inceleyip düzeltme-düzenleme işlemlerini gerçekleştirir, ya da evrakı elektronik imza ile imzalar. İç yazışmanın konusu ve içeriğine göre evrakın son onay makamı Daire Başkanı, Genel Sekreter, Rektör Yardımcısı, Rektör olabilir. Evrak son onay makamı tarafından imzalandıktan sonra tarih ve iç yazı numaratöründen sayısını alır, sayı ve tarih alan evrakın ilgili birime dağıtımı sistem tarafından gerçekleştirilir. İç yazışmalar tek imza ve ilgili kişilerin parafları ile gönderilir. (EK 2) 2.3. Dış Yazı Dış yazı ilgili memur tarafından hazırlanır, ilgisi ve eki var ise eklenir. Evrakın gideceği kurum/kişi, son onay makamı ve parafta bulunacak kişiler eklendikten sonra evrak oluşturma işlemi tamamlanır, paraf için şefe gönderilir. Şef evrakı inceler yanlışlık veya düzeltilmesini istediği bir bölüm var ise evrakı oluşturan memura iade eder, herhangi bir düzeltme-düzenleme yapılmayacak ise evrakı elektronik imza ile imzalar evrak bir sonraki makama işlem yapmak üzere gönderilir. Hiyerarşide bulunan kişiler iade, düzeltme, imzalama işlemlerini gerçekleştirebilir. Dış yazının konusu ve içeriğine göre evrakın son onay makamı Daire Başkanı, Genel Sekreter, Rektör Yardımcısı, Rektör olabilir. Evrak son onay makamı tarafından imzalandıktan sonra tarih ve dış yazı numaratöründen sayısını alır. Sayı ve tarih 10
alan evrak posta ve çıkış işlemleri için Giden Evrak birimine gönderilir, posta çıkış sorumluları tarafından işlemi tamamlanan evrakın postalama işlemi yapılarak iş akışı sonlandırılır. (EK 3) Kurum isteği üzerine evrak posta işlemleri, evrakı gönderen birimler tarafından gerçekleştirilecektir. Farklı binalarda posta sorumluları tanımlanarak giden evrak çıkış işlemlerinin yapılması sağlanacaktır. 2.4. Onay/Olur Onay yazısı ilgili memur tarafından hazırlanır, ilgisi ve eki var ise eklenir. Evrakın son onay makamı ve parafta bulunacak kişiler eklendikten sonra evrak oluşturma işlemi gerçekleştirilir. Oluşturulan evrak hiyerarşik yapıyı takip ederek imzalarını tamamlar. İmzaların tamamlanma aşamalarında evrak üzerinde düzenleme, düzeltme, iade, iptal işlemleri yapılabilir. Evrak son onay makamı tarafından onaylandıktan sonra onay yazı numaratöründen sayısını alır. Sayı ve tarih alan evrak hazırlayan kişinin bekleyen işlerine onaylanmış olarak gönderilir ve iş akışı sonlandırılır. Onay/olur yazıları Son onay makamına göre Daire Başkanlığı onayı, Genel Sekreter onayı ve Rektör Yardımcısı onayı ve Rektör onayı şeklinde farklı evrak tipi olarak oluşturulmaktadır. (EK 4) 2.5. İzin Formu İzin almak isteyen personel tarafından form doldurulur, Evrakın son onay makamı ve parafta bulunacak kişiler eklendikten sonra evrak oluşturma işlemi gerçekleştirilir, oluşturulan evrak hiyerarşik yapıyı takip ederek imzalarını tamamlar. İmzaların tamamlanma aşamalarında evrak üzerinde düzenleme, düzeltme, iade, iptal işlemleri yapılabilir. İzin formu izin isteyen kişi tarafından imzalandıktan sonra izin gün sayısı kontrolü Personel Birimince tarafından yapılmaktadır, bu sebeple kontrol işlemini gerçekleştirecek kişi izin alan tarafından parafa eklenir. İzin gün sayısı kontrol edilirken Personel Birimi tarafından evrak üzerine yazı yazılması imzayı bozacağı için, izin gün sayısı izin alacak personel tarafından yazılmalıdır. Son imza makamı Daire Başkanı, Genel Sekreter, Rektör Yarımcısı, Rektör olabilir. Evrak son onay makamı tarafından onaylandıktan sonra onay/olur numaratöründen sayısını alır. Sayı ve tarih alan evrak ilk hazırlayan kişiye geri döner. İzin yazısının son imza makamı izin alacak personelin hiyerarşik yapısına göre değişiklik gösterir. E-imzası olmayan personeller ıslak imzalı olarak formu kullanacaklardır. 2.6. Hastalık İzni Hastalık izni, raporun teslim edildiği kişi tarafından doldurularak son onay makamı ve parafta bulunacak kişiler eklendikten sonra evrak oluşturma işlemi gerçekleştirilir, oluşturulan evrak hiyerarşik yapıyı takip ederek imzalarını tamamlar. Son imza makamı izin sahibinin hiyerarşik yapısına göre değişiklik gösterir. Son onay makamı tarafından onaylandıktan sonra onay/olur numaratöründen sayısını alır. Sayı ve tarih alan evrak ilk hazırlayan kişiye geri döner. 11
2.7. Akademik Personel Araştırma İzin Formu İzin almak isteyen personel tarafından form doldurulur, Evrakın son onay makamı ve parafta bulunacak kişiler eklendikten sonra evrak oluşturma işlemi gerçekleştirilir, oluşturulan evrak hiyerarşik yapıyı takip ederek imzalarını tamamlar. İmzaların tamamlanma aşamalarında evrak üzerinde düzenleme, düzeltme, iade, iptal işlemleri yapılabilir 2.8. Malzeme Talep Formu Malzeme Talep Formu ilgili personel tarafından hazırlanır, ilgisi ve eki var ise eklenir. Evrakın son onay makamı ve parafta bulunacak kişiler eklendikten sonra evrak oluşturma işlemi gerçekleştirilir. Oluşturulan evrak hiyerarşik yapıyı takip ederek imzalarını tamamlar. İmzaların tamamlanma aşamalarında evrak üzerinde düzenleme, düzeltme, iade, iptal işlemleri yapılabilir. Evrak son onay makamı Genel Sekreterdir, onay makamı tarafından onaylandıktan sonra onay yazı numaratöründen sayısını alır. Sayı ve tarih alan evrak hazırlayan kişinin bekleyen işlerine onaylanmış olarak gönderilir. İş Akışı: Hazırlayan- Malzeme İsteğinde Bulunan Birim Amiri- Uygun Görüş Harcama Yetkilisi İmza Genel Sekreter Olur(sayı ve tarih)- İmzalayana geri döner. 2.9. Dışardan Mal Alımı Talep Formu Dışardan Mal Alımı Talep Formu ilgili personel tarafından hazırlanır, ilgisi ve eki var ise eklenir. Evrakın son onay makamı ve parafta bulunacak kişiler eklendikten sonra evrak oluşturma işlemi gerçekleştirilir. Oluşturulan evrak hiyerarşik yapıyı takip ederek imzalarını tamamlar. İmzaların tamamlanma aşamalarında evrak üzerinde düzenleme, düzeltme, iade, iptal işlemleri yapılabilir. Evrak son onay makamı Genel Sekreterdir, onay makamı tarafından onaylandıktan sonra onay yazı numaratöründen sayısını alır. Sayı ve tarih alan evrak hazırlayan kişinin bekleyen işlerine onaylanmış olarak gönderilir. 2.10. Onay Belgesi Onay Belgesi ilgili memur tarafından hazırlanır, ilgisi ve eki var ise eklenir. Evrakın son onay makamı ve parafta bulunacak kişiler eklendikten sonra evrak oluşturma işlemi gerçekleştirilir. Oluşturulan evrak hiyerarşik yapıyı takip ederek imzalarını tamamlar. İmzaların tamamlanma aşamalarında evrak üzerinde düzenleme, düzeltme, iade, iptal işlemleri yapılabilir. Evrak son onay makamı tarafından onaylandıktan sonra onay yazı numaratöründen sayısını alır. Son onay makamı Harcama Yetkilisidir. Sayı ve tarih alan evrak hazırlayan kişinin bekleyen işlerine onaylanmış olarak gönderilir ve iş akışı sonlandırılır. Onay belgesi rektörlük makamına ve gider şeklinde 2 tanedir. İş Akışı: Hazırlayan- Hazırlayana Geri döner. Gerçekleştirme Görevlisi- Harcama Görevlisi (sayı/tarih)- 12
2.11. Ödenek Talep Formu Ödenek Talep Formu ilgili personel tarafından hazırlanır, ilgisi ve eki var ise eklenir. Evrakın son onay makamı ve parafta bulunacak kişiler eklendikten sonra evrak oluşturma işlemi gerçekleştirilir. Oluşturulan evrak hiyerarşik yapıyı takip ederek imzalarını tamamlar. İmzaların tamamlanma aşamalarında evrak üzerinde düzenleme, düzeltme, iade, iptal işlemleri yapılabilir. Sayı ve tarih alan evrak hazırlayan kişinin bekleyen işlerine onaylanmış olarak gönderilir ve Strateji Daire Başkanlığına havale edilir iş akışı sonlandırılır İş Akışı: Ödenek Talep Formunu Dolduran ilgili kişi Paraf Son Onay Makamı (iç yazı sayı/tarih)-hazırlayana Geri döner- Strateji Daire Başkanlığına Havale 2.12. Harcama Talimatı Harcama Talimat Formu ilgili personel tarafından hazırlanır, ilgisi ve eki var ise eklenir. Evrakın son onay makamı ve parafta bulunacak kişiler eklendikten sonra evrak oluşturma işlemi gerçekleştirilir. Oluşturulan evrak hiyerarşik yapıyı takip ederek imzalarını tamamlar. İmzaların tamamlanma aşamalarında evrak üzerinde düzenleme, düzeltme, iade, iptal işlemleri yapılabilir. Son onay makamı Harcama Yetkilisidir. Sayı ve tarih alan evrak hazırlayan kişinin bekleyen işlerine onaylanmış olarak gönderilir ve iş akışı sonlandırılır. İş Akışı: Hazırlayan- Gerçekleştirme Görevlisi- Harcama Yetkilisi (iç yazı sayı/tarih)- Hazırlayana Geri döner. 2.13. Kadro Derece Formu Kadro Derece Formu ilgili personel tarafından hazırlanır, ilgisi ve eki var ise eklenir. Evrakın son onay makamı ve parafta bulunacak kişiler eklendikten sonra evrak oluşturma işlemi gerçekleştirilir. Oluşturulan evrak hiyerarşik yapıyı takip ederek imzalarını tamamlar. İmzaların tamamlanma aşamalarında evrak üzerinde düzenleme, düzeltme, iade, iptal işlemleri yapılabilir. Son onay makamı Rektördür. Sayı ve tarih alan evrak hazırlayan kişinin bekleyen işlerine onaylanmış olarak gönderilir ve iş akışı sonlandırılır. Mevcutta kullanılan formda dağıtım alanı bulunmaktadır, EBYS iş akışı başlayıp sonlandırıldığı için birden fazla işlem aynı evrakta yapılamamaktadır. Personel dairesi tarafından revize edilecektir. Dağıtım kaldırılacak olup, sayı ve konu resmi yazışma usul ve esaslarına göre düzenlenecektir. İş Akışı: Hazırlayan- Daire Başkanı imza- Genel Sekreter İmza- Rektör Onay (sayı/tarih)-hazırlayana geri döner. (Hiyerarşi) 13
2.14. İlgili Makama Yazışmaları İlgili makamlara verilmek üzere personel, öğrenci vb. makamlar tarafından istenmesine istinaden birimlerdeki ilgili personeller tarafından doldurulur. Evrakın son onay makamı ve parafta bulunacak kişiler eklendikten sonra evrak oluşturma işlemi gerçekleştirilir. Oluşturulan evrak hiyerarşik yapıyı takip ederek imzalarını tamamlar. İmzaların tamamlanma aşamalarında evrak üzerinde düzenleme, düzeltme, iade, iptal işlemleri yapılabilir. Son imza makamı Koordinatör, Müdür, Daire Başkanı, Genel Sekreter, Rektör Yarımcısı, Rektör olabilir. Evrak son onay makamı tarafından onaylandıktan sonra iç yazı numaratöründen sayısını alır. Sayı ve tarih alan evrak ilk hazırlayan kişiye geri döner. Hazırlayan kişi çıktısını alarak isteği yapan kişiye evrakı teslim eder. Tüm birimlerde kullanılan birden fazla İlgili makama yazısı vardır, bu yazılar birleştirilerek standart hale getirilecektir. İlgili Makama Emeklilik ve ÖYP puanı olmak üzere ilgili makamlara yazılan evrak tipleri sisteme tanımlanacak olup, sadece Personel İşleri Daire Başkanlığının kullanımına açılacaktır. 14
3. İmza Hiyerarşisi Belge Oluşturulacak Memur (Hazırlayan) Düzenleme, İade, İptal İşlemi Yapılabilir Şef (Paraf) Müdür Yardımcısı (Paraf) Son İmza Makamı Rektör Mü Müdür (Paraf) Daire Başkanı (Paraf) E Genel Sekreter Rektör Yardımcısı Rektör Belge Oluşturuldu (sayı ve tarih aldı) 15
4. Ön Analiz Görüşmesi Yapılan Birimler Tarih Görüşülen Birim Görüşülen Kişi Açıklama 06.04.2015 Genel Sekreterlik Genel Evrak Birimi 06.04.2015 06.04.2015 06.04.2015 Genel Sekreterlik Bağlı Birimler İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı 06.04.2015 Uluslararası İlişkiler Ofisi Genel sekreter ve ilgili personeller İlgili personeller Daire Başkanı ve ilgili personeller Daire Başkanı ve İlgili personeller İlgili personeller Mevcut Giden Evrak Programı incelendi. Evrak örneği alındı. Mevcut yazışma örnekleri incelendi. Evrak örneği alındı. Mevcut yazışma örnekleri incelendi. Evrak örneği alındı. Mevcut yazışma örnekleri incelendi. Evrak örneği alındı. Mevcut yazışma örnekleri incelendi. 06.04.2015 Hukuk Müşavirliği İlgili personel Mevcut yazışma örnekleri incelendi. 07.04.2015 Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı 07.04.2015 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Daire Başkanı ve İlgili personeller İlgili personeller Mevcut yazışma örnekleri incelendi. Mevcut yazışma örnekleri incelendi. 07.04.2015 Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı İlgili personeller 07.04.2015 Personel Daire Başkanlığı Daire Başkanı ve İlgili personeller 07.04.2015 Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu İlgili personeller Mevcut yazışma örnekleri incelendi. Evrak örneği alındı. Mevcut yazışma örnekleri incelendi. Evrak örneği alındı. Mevcut yazışma örnekleri incelendi. 07.04.2015 Türkçe ve Yabancı Dil Öğretimi Uygulama ve Araştırma Merkezi İlgili personeller Mevcut yazışma örnekleri incelendi. Evrak örneği alındı. 08.04.2015 Fen Edebiyat Fakültesi İlgili personeller Mevcut yazışma örnekleri incelendi. Evrak örneği alındı. 08.04.2015 Sosyal Bilimler Enstitüsü İlgili personeller Mevcut yazışma örnekleri incelendi. 08.04.2015 Semra ve Vefa Küçük Sağlık Yüksekokulu İlgili personeller Mevcut yazışma örnekleri incelendi. Evrak örneği alındı. 16
08.04.2015 İktisat Fakültesi İlgili personeller Mevcut yazışma örnekleri incelendi. Evrak örneği alındı. 08.04.2015 Nevşehir Meslek Yüksekokulu İlgili personeller Mevcut yazışma örnekleri incelendi. Evrak örneği alındı. 08.04.2015 Döner Sermaye Müdürlüğü İlgili personeller Mevcut yazışma örnekleri incelendi. 08.04.2015 Bilgi İşlem Daire Başkanlığı İlgili personeller Mevcut yazışma örnekleri incelendi. Evrak örneği alındı. 4.1. Genel Sekreterlik Genel Sekreterliğe bağlı birimler ile görüşülerek, detaylı analiz yapılmıştır ve birime ait evraklardan birer nüsha örnek alınmıştır. İç yazı, Dış yazı, Onay Olur, İzin formu, Malzeme Talep formu, Onay belgesi, Ödenek Talep formu, Harcama Talimatı, İlgili Makama belge tipleri kurumda kullanılan evrak tipi ve iş akışı ile aynıdır. Elektronik Belge Yönetim Sistemine geçilmesiyle birlikte gelen evrak kaydı ve giden evrak kaydı yapılırken defterden sayı verme işlemi gerçekleştirilmeyecektir. Sisteme geçilmesiyle birlikte evrak son imza makamı tarafından imzalandığında ve kayıt işlemi gerçekleştiğinde sayı verme işlemleri sistem tarafından otomatik olarak gerçekleşecektir. Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesine diğer kurum/ kuruluş/vatandaş/firmalardan gelen evraklar Rektörlük Genel Evrak ve geldiği birimlere göre Dekanlık, Yüksekokul, Enstitüler tarafından kayıt altına alınarak ilgili Daire Başkanlıklarına, Genel Sekreterlik makamına, Rektörlük makamına havale edilmektedir. Elektronik Belge Yönetim Sistemine geçilmesiyle birlikte kurum dışından gelen tüm evrakların tek bir merkezden (Rektörlük Genel Evrak) kayıt altına alınması önerilmiştir. Ancak Kuruma bağlı birimlerin dağınık yapıda olması, postalama ücretlerinin yapıldığı bütçelerin birim bazında farklılık göstermesi nedeniyle kurum tarafından evrak kaydı yapılması istenen birimlere evrak kayıt yetkisi verilecektir. Gelen evrak kaydı yapan kişi evrakın ilgili birimini biliyorsa doğrudan Daire Başkanlıklarına havale işlemi gerçekleştirebilmektedir. Genel evrakta kaydı yapılan evrakların asıllarının ilgili birimlere mi, kurum arşivine mi gönderileceği kararı kurum tarafından verilecek ve uygulama bu yönde olacaktır. Giden evrak gönderim işlemi yapılırken kurum/ kuruluş/vatandaş/firmalara gönderilecek evrak, hazırlayan birimler tarafından adres bilgisi mevcut olacak şekilde Genel evrak birimlerine gönderilir, bu birimde posta gönderi türüne göre postalama işlemi yapılmaktadır. Farklı binalarda faaliyet gösteren birimlerde posta sorumluları tanımlanacak 17
olup, evrakın hangi postadan çıkacağı evrakı ilk hazırlayan kullanıcı tarafından seçilecektir. Kullanıcıdan kaynaklı hataların önüne geçilebilmesi için eğitimlerde posta seçimi anlatılacak olup, kullanıcılardan kaynaklı karışıklık olabileceği Genel Sekreterlik makamına bildirilmiştir. Elektronik Belge Yönetim Sistemine geçilmesiyle birlikte kurum dışına gönderilecek evrakların çıktısının genel evrak tarafından alınarak, postalama işleminin gerçekleştirilmesi önerilmektedir. Evrak çıktısının kim tarafından alınacağının kararı kurum tarafından verilecek ve uygulama bu yönde olacaktır. Kurum arşivi oluşturulduktan sonra arşiv yer bilgisi ve arşiv sorumlusu tarafımıza bildirilecek olup, gerekli düzenlemeler plan çerçevesinde yapılacaktır. 4.2. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına bağlı birimler ile görüşülerek, detaylı analiz yapılmıştır ve birime ait evraklardan birer nüsha örnek alınmıştır. İç yazı, Dış yazı, Onay Olur, İzin formu, Malzeme Talep formu, Onay belgesi, Ödenek Talep formu, Harcama Talimatı, İlgili Makama belge tipleri kurumda kullanılan evrak tipi ve iş akışı ile aynıdır. Birimde tutanaklar, komisyonlar en çok kullanılan evrak tipleridir. Ayrıca vatandaşla birebir çalışıldığı için vatandaş imzasına gerek duyulan evraklar (Tebliğ-Tebellüğ vb.) da sıkça üretilmektedir. Bu tür evraklar ıslak imza ile imzalanmaya devam edecektir. KİK formaları imzaları tamamlandıktan sonra doküman ekle belge tipi ile sisteme dâhil edilebilir, ihale belgelerinin EBYS de oluşturulan evrakları çıktı alınarak dosyanın içine koyulabilir. 4.3. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bağlı birimler ile görüşülerek, detaylı analiz yapılmıştır ve birime ait birime ait evraklardan birer nüsha örnek alınmıştır. İç yazı, Dış yazı, Onay Olur, İzin formu, Malzeme Talep formu, Onay belgesi, Ödenek Talep formu, Harcama Talimatı, İlgili Makama belge tipleri kurumda kullanılan evrak tipi ve iş akışı ile aynıdır. Pasaport evrakları Emniyet Genel Müdürlüğü tarafından ıslak imzalı istenen belgeler arasındadır. Evrakın üzerine fotoğraf yapıştırıldığı ve mühürlendiği için ıslak imzalı olarak devam edecektir, ancak evrak sayı numarası EBYS den alınmak istenirse doküman ekle belge tipi ile sisteme dâhil edilebilir. Evrakların %80 ini Öğrenci Belgesi, Transkrip, Durum Belgesi oluşturmaktadır. Bu evraklar doğrudan öğrenciye teslim edilen evrak sayı numarası verilmeyen belgelerdir, mevcut hali ile kullanılmaya devam edecektir. 4.4. Uluslararası İlişkiler Ofisi Uluslararası İlişkiler Ofisine bağlı birimler ile görüşülerek, detaylı analiz yapılmıştır ve birime ait farklı evrak tipi olmadığı için örnek alınmamıştır. İç yazı, Dış yazı, Onay Olur, İzin formu, Malzeme Talep formu, Onay belgesi, Ödenek Talep formu, Harcama Talimatı, İlgili Makama belge tipleri kurumda kullanılan evrak tipi ve iş akışı ile aynıdır. Doğrudan Genel Sekreterliğe bağlı bir birimdir. 18
Birimde diğer kurumların sistemlerinden alınan çıktılar, raporlar etkin olarak kullanılmaktadır, bu belgeler EBYS ye ek olarak eklenebileceği gibi, EBYS den alınan evraklarda doğrudan diğer sistemlere yüklenebilir. 4.5. Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığına bağlı birimler ile görüşülerek, detaylı analiz yapılmıştır ve birime ait farklı evrak tipi olmadığı için örnek alınmamıştır. İç yazı, Dış yazı, Onay Olur, İzin formu, Malzeme Talep formu, Onay belgesi, Ödenek Talep formu, Harcama Talimatı, İlgili Makama belge tipleri kurumda kullanılan evrak tipi ve iş akışı ile aynıdır. Birimler tarafından üst yazı ile gönderilen matbu formalar (kısmi zamanlı öğrenci başvurusu vb.)bulunmaktadır, bu formlar EBYS üzerinden gönderilen üst yazılara doğrudan ek olarak eklenebilir. Ayrıca etkinlikler için kullanılan formlar kurum web sayfasından ulaşılabilir haldedir, bu formlar tarih ve sayı almadan kullanılmaktadır. 4.6. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına bağlı birimler ile görüşülerek, detaylı analiz yapılmıştır ve birime ait evraklardan birer nüsha örnek alınmıştır. İç yazı, Dış yazı, Onay Olur, İzin formu, Malzeme Talep formu, Onay belgesi, Ödenek Talep formu, Harcama Talimatı, İlgili Makama belge tipleri kurumda kullanılan evrak tipi ve iş akışı ile aynıdır. E-bütçe ve Maliyenin sistemlerinden doğrudan çıktı alınarak, belirli bir hiyerarşide imzalanan doküman, tarih ve sayı alarak evrak statüsü almaktadır, sistem çıktısı olan dokümanlar ıslak imza ile imzalandıktan sonra taratılarak doküman ekle belge tipi ile sisteme eklenecektir. 4.7. Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı Yapı İşleri ve Teknik Dairesi Başkanlığına bağlı birimler ile görüşülerek, detaylı analiz yapılmıştır ve birime ait farklı evrak tipi olmadığı için örnek alınmamıştır. İç yazı, Dış yazı, Onay Olur, İzin formu, Malzeme Talep formu, Onay belgesi, Ödenek Talep formu, Harcama Talimatı, İlgili Makama belge tipleri kurumda kullanılan evrak tipi ve iş akışı ile aynıdır. Birimde Tebliğ-Tebellüğ evrakları sıkça kullanılmaktadır. Görevlendirme yazılarının EBYS üzerinden yazılarak, ilgili kişilere sistem üzerinden gönderilebileceği iş akışları izlendiğinde kişilerin evrak üzerinde işlem yapıp yapmamalarının kontrol edilebileceği bilgisi verilmiştir. 4.8. Personel Daire Başkanlığı Personel Dairesi Başkanlığına bağlı birimler ile görüşülerek, detaylı analiz yapılmıştır ve birime ait evraklardan birer nüsha örnek alınmıştır. İç yazı, Dış yazı, Onay Olur, İzin formu, Malzeme Talep formu, Onay belgesi, Ödenek Talep formu, Harcama Talimatı, İlgili Makama belge tipleri kurumda kullanılan evrak tipi ve iş akışı ile aynıdır. 19