+ TÜRK KIZILAYI KAN HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ KÖK HÜCRE TIBBİ TEKNİK VE İLETİŞİM İKNA MODÜLLERİ EĞİTİM TOPLANTISI TEKNİK ŞARTNAMESİ
İÇİNDEKİLER 1. KAPSAM... 3 2. TANIMLAR... 3 3. EĞİTİM İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER... 3 4. TEKNİK ŞARTLAR... 3 5. YETERLİLİK ve İŞDENEYİMİ... 5 6. MUAYENE ve KABUL... 5 7. GENEL HÜKÜMLER... 6 Sayfa 2 / 6
1. KAPSAM Türk Kızılayı Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından Ankara ilinde 30 Haziran-12 Temmuz 2014 tarihleri arasında planlanan Kök Hücre Tıbbi Teknik ve İletişim İkna Modülleri Eğitim Toplantısı organizasyon çerçevesinde yapılacak işin aşağıdaki koşullar doğrultusunda gerçekleştirilmesi. 2. TANIMLAR 2.1. Şartnamede Türk Kızılayı Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü, Kızılay olarak anılacaktır. 2.2. Şartnamede işi üstlenen profesyonel organizasyon firması ya da otel Firma olarak anılacaktır. 3. EĞİTİM İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER Kök Hücre Tıbbi Teknik ve İletişim İkna Modülleri Eğitim Toplantısı 3.1. Kök Hücre Tıbbi Teknik ve İletişim İkna Modülleri Eğitim Toplantısı 30 Haziran-12 Temmuz 2014 tarihleri arasında yapılacak olup bu toplantıya Türk Kızılayı Gönüllü Verici Merkezi ve Türk Kızılayı Bölge Kan Merkezlerinde çalışan Gönüllü Verici Kazanımı Personeli, Kan Bağışcısı Planlama Personeli ve Bölge Müdürleri katılacaktır. 3.2. Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek olan personel bu toplantıya 30 Haziran 2014 tarihinde giriş yapacaktır. 4. TEKNİK ŞARTLAR 4.1. Otelin belirlenmesi Kök Hücre Tıbbi Teknik ve İletişim İkna Modülleri Eğitim Toplantısı, Ankara ilinde 4 yıldızlı otellerden birinde her şey dâhil konseptinde yapılacaktır. 4.1.1 Kahvaltı, Öğle ve Akşam Yemekleri: Her gün katılımcılara açık büfe şeklinde verilecektir. 4.1.2 Firma, belirtilen konsepte sahip en az 2 farklı 4 yıldızlı otel adını teklifte Türk Kızılay ına sunacaktır. Belirtilen otellerden biri Kızılay tarafından seçilecektir. Firma sunacağı 2 farklı 4 yıldızlı oteller için tek teklif verecektir. 4.2.Konaklama hizmetinin sağlanması Kök Hücre Tıbbi Teknik ve İletişim İkna Modülleri Eğitim Toplantısı Sıra No Katılımcı Sayısı Oda Tipi Giriş Çıkış Kişi Başı Konaklanacak Gün Sayısı 1 15 Single 30 Haziran 2014 5 Temmuz 2014 5 2 2 Single 5 Temmuz 2014 12 Temmuz 2014 7 3 1 Single 2 Temmuz 2014 4 Temmuz 2014 2 4 31 Double 30 Haziran 2014 12 Temmuz 2014 12 Kök Hücre Tıbbi Teknik ve İletişim İkna Modülleri Eğitim Toplantısı /Günlük Katılımcı Sayıları Sayfa 3 / 6
Sıra No Katılımcı Sayısı Katılınılacak Tarihler Kişi Başı Öğle Yemeği Sağlanacak Gün Sayısı 1 4 1 Temmuz 2014 1 2 1 2,4 Temmuz 2014 2 3 9 1-4 Temmuz 2014 4 4 6 6-11 Temmuz 2014 6 4.2.1. Tüm katılımcıların konaklama listesi (double-single) Kızılay tarafından Firmaya verilecek olup, konaklamanın koordinasyonu bu liste doğrultusunda Firma tarafından sağlanacaktır. 4.2.2. Double konaklayacak katılımcıların Kadın-Erkek sayısının eşit olmaması ve double konaklamanın mümkün olmadığı durumlarda single oda konaklaması sağlanacaktır. 4.2.3. Listede belirtilen sayılar doğrultusunda ortaya çıkan double oda veya double konaklayacak kişi sayısında artı eksi %20, single oda veya single konaklayacak kişi sayısında ise artı eksi %20 sapma göz önünde bulundurulacaktır. 4.2.4. Konaklama koordinasyonu Kızılay ın bilgisi ve önerileri doğrultusunda yürütülecektir. 4.3. Toplantı Salonu için verilmesi gereken hizmetler 4.3.1. Salonun düz bir zemine ve sahne düzenine sahip olması, 4.3.2. En az 90 kişilik sınıf düzeninde oturma kapasiteli konferans salonu olması, 4.3.3. Toplantıların gerçekleştirileceği salonun gerekli havalandırma, ısıtma, soğutma, seslendirme ve aydınlatma sistemine sahip olması, 4.3.4. Salonda katılımcıların sahne görüşünü engelleyecek şekilde sütunların yer almaması, 4.3.5. Salon sahne düzeninin salon zemininden minimum 30 cm yüksek olması, 4.3.6. Sahne düzeninde salonun ölçülerine uygun tüm katılımcılar tarafından rahatlıkla görülebilecek şekilde sunum perdesinin ve kürsünün yer alması, 4.3.7. Sabah ve öğleden sonra her masaya kapalı su ve şeker ikramı yapılması, 4.3.8. Her katılımcı için A4 kağıt ve kalem temin edilmesi, 4.3.9. Eğitim merkezinde kesintisiz kablosuz internet hizmeti sunulması, 4.3.10. Organizasyonun yapıldığı salonda kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan ses ve sunum sistemleri; 4.3.10.1.1. 1 adet projeksiyon, 4.3.10.1.2. Salondaki katılımcılar için 2 adet el telsizi mikrofonu ve konuşmacı için 1 adet yaka mikrofonu, 1 adet headset mikrofon 4.3.11. Salon dekorasyonunun, Kızılay ın öneri ve onayı doğrultusunda, firma tarafından Kızılay dan alacağı bayraklar ile sağlanması, 4.3.12. Kızılay tarafından eğitim süresince talep edilecek sahne ve katılımcı oturma düzeni değişikliklerinin, eğitimden bir gün ya da eğitim saatinden 2 saat öncesinde sağlanması gerekmektedir. 4.4. Firma Tarafından Organizasyon Süresince Verilmesi Gereken Hizmetler 4.4.1. Firma, eğitim salonuna yönlendirme levhaları ile yönlendirme yapacaktır. Sayfa 4 / 6
4.4.2. Eğitim süresince; Kahve Molaları: Her gün 1 sabah, 1 de öğleden sonra olmak üzere 2 adet kurabiyeli kahve/çay molası verilecektir. 4.4.3. Firma tarafından görevlendirilecek en az bir personelin toplantı süresince bulunması. 5. YETERLİLİK ve İŞ DENEYİMİ Bu işle ilgili belirlenen asgari yeterlilik şartları aşağıda belirtilmiş olup teklif sahiplerinin bu şartların tamamını sağlamaları gerekmektedir. 5.1. Benzeri tür işlerde ana yüklenici olarak tecrübesi olması gerekmektedir. Son 5 yıl içinde işin yapıldığı kurum ve kuruluştan alınan iş bitirme belgeleri ile belgelendirme koşuluyla bu ihale konusu işlerle benzer mahiyette olmak üzere iki (2) farklı sözleşme paketi kapsamında en az 50 er kişilik, minimum iki (2) organizasyon işini ana yüklenici ve şartnamesine uygun olarak başarılı bir şekilde tamamlamış olması gerekmektedir. Son teklif verme tarihine kadar alınan iş bitirme belgeleri de değerlendirmeye alınacaktır. İş durum belgeleri geçerli sayılmayacaktır. 5.2.Teklif veren firma adına tescil edilmiş ve asgari 3 yıllık A Sınıfı Turizm Belgesi (Teklif veren firma adına tescil edilmiş ve asgari üç yıllık olacaktır) ve Türkiye Seyahat Acenteleri Birliği (TURSAB) Belgesi sahibi olmak. 5.3.Teklif edilen tesislerin turizm işletme/deneme belgesi sunulacaktır. Firma adına düzenlenmiş otel yetkilisince imzalı; toplantı tarihi için rezervasyonlarının bulunduğu belirtilen belge, teknik şartnamede istenilen özellikleri karşıladığını belirten taahhütname (sınıf düzeni şeklinde kullanımda salonunun kişi kapasitesine ve teknik özelliklere uygunluğu) teklifle birlikte sunulacaktır. 5.4. İhaleye Otel olarak katılan firmaların 5. madde de belirtilen şartları sağlaması zorunlu değildir. 6. MUAYENE VE KABUL Materyaller ve Hizmetin muayene ve kabul işlemleri aşağıdaki şartlarda yapılacaktır. 6.1. İhale sonucunda firma tarafından sunulan 2 farklı 4 yıldızlı otellerden, Türk Kızılayı tarafından kabul görülen otelin, teknik şartnameye uygunluğu Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından oluşturulan muayene komisyonu tarafından organizasyondan 3 gün önce değerlendirilecektir. 6.2. Teknik Şartnamenin 5.3 maddesinde belirtilen firma tarafından sunulacak taahhütname ve teknik şartnamede belirtilen koşullar ile ilgili muayene komisyonunca tespit edilecek uygunsuzluklardan firma sorumludur. 6.3. Muayene komisyonu, her türlü koşula rağmen teknik şartnamenin 4. maddesinde belirtilen teknik şartlara (otel, konaklama, toplantı salonu vb.) uygunsuzluğu tespit ettiği takdirde, firmanın teklifle sunduğu diğer otelin uygunluğu doğrultusunda diğer oteli seçme hakkına sahiptir. 6.4. Muayene Komisyonu, firma tarafından teklifte sunulan 2 otelde de uygunsuzluk tespit ettiği takdirde, şartname koşullarına ve muayene komisyonunca uygun görülen 3. bir otelde eğitimi gerçekleştirme hakkına sahip olup firma teknik şartname ve eklerinde belirtilen tüm yükümlülükleri karşılamakla sorumludur. Firma bunu ayrıca yazılı olarak taahhüt edecektir. Sayfa 5 / 6
6.5. Firma teslim aşamasında yapılan muayene sonuçlarına ilişkin hiçbir hak ve ücret talep edemez. 6.6. Toplantı ile ilgili tüm işlemlerin yapılmış olması her şeyin şartnameye uygun devam etmesine rağmen, mücbir sebeplerden dolayı bu toplantı tehir veya iptal edilebilir. (harp, grev, lokavt, salgın, karantina, deprem, sel vb.) Tehir durumunda yine ihaleyi alan firma tarafından organize edilecektir. 7. GENEL HÜKÜMLER 7.1. Firma, otel, konaklama ücretlerinin karşılanmasından sorumludur. Sayfa 6 / 6