estel AHB www.divaportal.com Diva Avantajlı Hizmet Belgesi uygulaması kullanım klavuzu C o r e t e c h B i l g i T e k n o l o j i s i H i z m e t l e r i A. Ş. m a i l t o : h e l p d e s k @ c o r e t e c h. c o m. t r + 9 0 0 2 6 2 6 7 9 8 9 0 9
GİRİŞ Vestel AHB Uygulaması, Vestel bayilerinin, satış potansiyelini ve uygulama kullanıcı verimliliğini arttırmak amacı ile tasarlanmış ve hazırlanmıştır. Diva Satış Girişi ile uyumlu çalışan yeni AHB yapısı, tekrarlanan veri girişlerine olan gereksinimi ortadan kaldıracak, böylece hataların da önüne geçilmesini sağlayacaktır. Yeni uygulama, bayi çalışanlarının Avantajlı Hizmet Belgesi işlemlerini daha hızlı ve etkin bir şekilde yerine getirebilmesini hedeflemektedir. Alınan bilgilerin tutarlılığı ve Vestel OMV (Vestel Ortak Müşteri Veritabanı) entegrasyonu CRM değerlendirmelerinin daha sağlıklı yapılmasını, gerek teslimat, gerekse montaj işlemlerinin daha sağlıklı ve doğru bir şekilde yürütülmesini sağlayacaktır. Ayrıca Bayiler tarafından, Arıza Kaydı alınabilmesi işlevselliği de Diva AHB sisteminde Vestel bayilerine sunulan yeni bir hizmet olarak sunulmaktadır. Hizmet kalitesinin yükselmesini doğuracak olan Diva AHB uygulaması, daha yüksek hizmet kalitesi ile doğru orantılı olarak, yüksek müşteri memnuniyeti ve bayilerimizde satış potansiyelinin artmasını hedeflemektedir. SATIŞ Satış bilgilerini Diva Satış ekranından kayıt etmeyip, faturasını Diva üzerinden düzenlemeyen bayiler için AHB Satış Girişi sayfasından satış işlemi yapılabilir. AHB Satış girişi Müşteri Bilgilerinin Girişi, Ürünlerin Girilmesi olmak üzere iki adımda tamamlanmaktadır. AHB Satış Girişi (Müşteri Bilgileri) ekran görüntüsünde görüldüğü gibi, ilk adım olarak satışın yapıldığı müşteri bilgilerinin girilmesi veya müşteri listesinden seçilmesi gerekir. Satışın yapıldığı müşterinin öncelikle kayıtlı müşteriler içinden araması yapılmalıdır. Bu şekilde çift müşteri kayıtarının önüne geçilebilir. Yeni sistemde, bir müşteriye ait farklı adres tanımları için ayrı müşteri kaydı oluşturulması gerekmemekte, bir müşteriye ait birden çok adres tanımlalanabilmekte ve bu adreslerden birisi işlem için seçilebilmektedir. Öncelikle üst kısımda yer alan Adı, Soyadı, Doğum Tarihi, Telefon No... alanlarına uygun kriterler girilerek, [F3] Ara düğmesine tıklanmalı ve uygun müşteri kayıtlarının listelenmesi sağlanmalıdır. Eğer aranan müşteri listelenen kayıtlar içerisinde bulunamıyorsa, [F2] Yeni Müşteri düğmesine tıklanarak açılan müşteri tanımlama ekranında müşterinin bilgileri, adres bilgileri, telefon bilgileri tanımlanabilir. Kayıt işleminden sonra uygulama tekrar AHB Satış Girişi ekranına gelecektir. Eğer aranan müşteri arama sonuçlarında mevcut ise, kayıt üzerine tıklanarak seçilebilir, böylece aşağıdaki listede seçilen bu müşteri kaydına ait adresler listelenecektir. İşlemin düzenleneceği adres de seçilerek İleri düğmesine tıklanır. AHB - Satış Girişi (Müşteri Bilgileri) Coretech Bilgi Teknolojisi Hizmetleri A.Ş. Sayfa 1
İkinci adım olarak, satılan ürünlerin girilebileceği ekran açılacaktır (AHB Satış Girişi (Satılan Ürünler)). Bu ekran üzerinde, Ürün Kodu veya Ürün Adı bilgileri ya da Ürün Grubu seviyelerinden ilerlemek sureti ile, kriterler girilip, [F3] Ara düğmesine tıklanmak sureti ile, girilen bu kriterlere uygun ürünler Bulunan Ürünler listesinde listelenecektir. İstenen ürünler bu listede her satırın en solunda yer alan Ekle düğmesi ile, satış listesine eklenebilir. Eğer halihazırda aktif çeyiz paketi kampanyaları varsa, bu paketlerin adları Bulunan Ürünler listesinin hemen üzerinde görülecektir. Bu Çeyiz Paketi düğmelerine tıklanarak pakette yer alan tüm ürünler tek tıklama ile satış listesine eklenebilir. Satılan Ürünlerin girişi de tamamlandıktan sonra, Kaydet & İlerle düğmesine tıklanarak Satış kayıt işlemi tamamlanmış olur. AHB Satış Girişi (Satılan Ürünler) Satış işleminin tamamlanması ile birlikte otomatik olarak, AHB Satış Girişi Kampanyalar sayfası açılır. Bu ekranda, girilen satıştaki ürünlerin faydalanabilecekleri tüm kampanyalar ilgli ürün satırında listelenecektir. Kullanılacak olan Kampanya yada basılacak olan AHB belgesi için ilgili satırdaki düğme tıklanabilir. Kampanya kullanım ve Belge basma işlemleri daha sonra yapılmak istenirse AHB Satış Arama ve Talep ekranından bu işlem gerçekleştirilebilir. AHB, Montaj, Kampanya düğmelerinin kullanımı bilgileri için tıklayınız. Coretech Bilgi Teknolojisi Hizmetleri A.Ş. Sayfa 2
AHB Satış Girişi Kampanyalar AHB BASIMI, MONTAJ ÇAĞRISI, KAMPANYA KULLANIMI Satılan Ürünler sayfasında, satışı yapılmış bir ürün ile ilgili, AHB basımı yapılabilir, bir kampanyaya katılım sağlanabilir veya montaj çağrısı açılabilir. Farklı düğmelerin, tıklanması sonrasında kendine has farklı ekranları olacaktır. Örneğin; AHB Bastır düğmesi tıklandığında, ilgili ürün için uygun AHB Belgesi çıkartılacaktır. Montaj Çağrısı Aç düğmesi tıklandığında, montaj çağrısı için gerekli ek bilgilerin girişini isteyen bir ekran açılacak ve bu ekranlar montaj çağrısının tamamlanması için kullanıcıyı yönlendirecektir. Genel düğme çeşitleri için AHB, Montaj, Kampanya Düğmeleri başlığına bakınız. AHB SATIŞ ARAMA VE TALEP Bu ekran, satış girişinin hemen ardından, AHB Belgesi bastırılmaması, Montaj Çağrısı açılmaması ya da kampanya katılımı gerçekleştirilmemesi durumlarında, daha sonra bu işlemlerin gerçekleştirilmesi amacı ile kullanılabilir. Ekran üzerinde, üst kısımda yer alan Kriter Alanlarına, aranacak satış ile ilgili kriterler girilerek, sağda yer alan Ara Düğmesine basıldığında girilmiş olan kriterlere uygun satış kayıtları Satılan Ürünler olarak belirtilen alanda listelenecektir. Ne kadar fazla ve doğru kriter girilirse, listelenen bilgiler o kadar az olacağından, istenen kaydın listeden bulunması ve üzerinde işlem yapılması o kadar rahat gerçekleştirilebilecektir. Uygun satış kayıtlarının bulunmasından sonra, artık istenen ürün ile ilgili AHB Basımı, Montaj Çağrısı açılması, Kampanya katılım işlemleri ürünün olduğu satır üzerindeki düğmelere tıklanarak yapılabilir. Listeleme işleminden sonra bulunan satışlara ait, Belge ve Kampanya düğmelerinin, kullanılmamış olanları ilgili satırın, Bastırılmamış Ürün Belge Ve Kampanyaları başlığı altında yer alır. Bir düğmeye tıklanarak ilgili işlem gerçekleştirildikten sonra, hizmete ait düğme artık Bastırılmış Ürün Belge Ve Kampanyaları başlığı altında görünecektir. Bu şekilde sağda yer alan düğmelerden bir kısmı için düğme tekrar tıklandığında, Montaj Çağrısının İptali, Kampanya Katılımının İptali işlemleri gerçekleştirilebilirken, bir kısım hizmetlerde ise, iptal işlemi sağlanmamakta, sadece kampanyaya katılımın gerçekleştirilmiş olduğu bilgisi verilmektedir. AHB Bastır düğmesi ise, ister sol sütunda, ister sağ sütunda görünüyor olsun, her tıklandığında ilgili ürüne ait AHB belgesini açacaktır. Coretech Bilgi Teknolojisi Hizmetleri A.Ş. Sayfa 3
Satış Arama Ve Talep Ekranı Satılan Ürünler Coretech Bilgi Teknolojisi Hizmetleri A.Ş. Sayfa 4
AHB, MONTAJ, KAMPANYA DÜĞMELERİ Örnek bir kısım düğmelerin davranış şekilleri aşağıda açıklanmıştır. AHB BASTIR AHB Bastır düğmesi tıklandığında, ilgili ürün için, Örnek ekran görüntüsünde görüldüğü gibi bir AHB Belgesi bastırılmak üzere raporlanacaktır. Bu düğme kullanıldığında, bir sonraki listeleme işlemlerinde ilgili ürün satırı satırı için artık sağ tarafta, Bastırılmış Ürün Belge ve Kampanyaları sütunu altında görünmeye devam edecektir. Düğme sağ taraftayken tekrar tıklanırsa, aynı şekilde rapor alınabilir. Bu düğme sadece AHB bastırılabilir ürünler için görünecektir. AHB Belgesi MONTAJ ÇAĞRISI AÇ Montaj Çağrısı Aç düğmesi tıklandığında, ilgili ürün için, Örnek ekran görüntüsünde görüldüğü gibi Montaj Çağrısı açma formu görüntülenecektir. Bu düğme kullanıldığında (Montaj çağrısı açıldığında), bir sonraki listeleme işlemlerinde ilgili ürün satırı için artık sağ tarafta, Bastırılmış Ürün Belge ve Kampanyaları sütunu altında görünmeye devam edecektir. Düğme sağ taraftayken tekrar tıklanırsa, Montaj Çağrısı İzleme ekran görüntüsünde görüldüğü şekilde bir ekran açacaktır. Bu kez, açılmış olan Montaj çağrısının iptal işlemi gerçekleştirilebilir. Bu düğme sadece Montaj çağrısı açılabilen ürünler için otomatik olarak görünecektir. Müşteri bazı durumlarda, satın almış olduğu ürünün montajının, verdiği fatura adresinden farklı bir adreste gerçekleştirilmesini isteyebilmektedir. Müşterilerimizden gelen bu talep, Montaj Çağrısı açma ekranı üzerinde yer alan, farklı adrese açmak istiyorum seçeneğinin tıklanması ile karşılanabilmektedir. Bu seçenek işaretlendiğinde, uygulama otomatik olarak müşteri tanımlama ekranını açar ve ilgili müşteriye yeni bir adres girilmesini sağlayabilmektedir. İstenirse, bu ekran üzerinde tamamen farklı bir müşteri kaydı daha açılıp, Montaj Çağrısı bir başka müşteri kaydına bağlı olarak açılabilmektedir. Müşteri Kayıt Ekranı detayları için tıklayınız. Coretech Bilgi Teknolojisi Hizmetleri A.Ş. Sayfa 5
Montaj Çağrısı Açma Montaj Çağrısı İzleme Coretech Bilgi Teknolojisi Hizmetleri A.Ş. Sayfa 6
DİĞER KAMPANYA DÜĞMELERİ Kampanyalara ait düğmeler, satışı yapılan ürünün kampanyada bulunması durumuna göre, ilgili ürün satırında otomatik olarak çıkmaktadır. Bu şekildeki düğmelerin her birisi, farklı renkler ile kullanıcıya sunulmakta olup, ilgili kampanyanın ekran üzerinde kolayca ayırt edilmesi, fark edilmesi sağlanmıştır. Her bir kampanya düğmesi, kampanyanın karakteristik özelliklerine göre farklı davranışlar gösterebilmektedir. Bir kısım kampanyalarda, düğmeye tıklanması ile, hemen kampanyaya katılım gerçekleştirilmekte, kullanıcıya kampanyaya katılımın gerçekleştirildiğine dair mesaj verilmektedir. Bazı kampanyalarda ise, düğmeye tıklanması ile, bir ekran açılarak, ek bilgiler talep edilebilmektedir. Kullanıcı açılan ekranda istenen bilgileri girerek Tamam düğmesine tıkladığında kampanyaya katılım gerçekleşmekte, kullanıcı mesaj ile bilgilendirilmektedir. Kampanyalarda alınan ek bilgiler, Vetel yönetimi tarafından raporlama amaçlı ya da kampanya sonrası iş süreçlerinin devamının sağlanması için, gerekli bilgilerin toplanması amaçlı olarak kullanılabilmektedir. MÜŞTERİ KAYIT EKRANI Diva üzerinde oluşturulan müşteri kayıtları, Vestel Ortak Müşteri Veritabanı (Vestel OMV) ile entegre olmaktadır. Müşteri kayıtlarında Vestel OMV üzerinde mümkün olduğunca tekilliğin sağlanabilmesi için, bir müşteri kaydı oluşturma işlemi öncelikle müşterinin sorgulanması ile başlamaktadır. Böylece Vestel OMV üzerinde aslında aynı müşteri için birden fazla kayıtların oluşmasının önüne geçilmektedir, müşterinin alışveriş alışkanlıkları, CRM yaklaşımı ile incelenebilmekte, bayilerimizin satış potansiyellerinin arttırılması hedeflenmektedir. Müşteri Kayıt Ekranın temel olarak üç ana kısma ayrıldığını görebilirsiniz. istenen müşteri kaydı ile ilgili kriterler girilebilir. Devamında şeklinde kırmızı ile çerçevelenmiş olan alanda, bulunması şeklinde mavi renk ile çerçevelenmiş olan Ara düğmesi tıklanarak girilen kriterlere uyan kayıtların listelenmesi sağlanabilir, istenirse tüm kriterlerin tek seferde temizlenmesi sağlanabilir. Filtreyi Kaldır düğmesi tıklanarak girilen Coretech Bilgi Teknolojisi Hizmetleri A.Ş. Sayfa 7
Arama işlemi sonucunda, verilen kriterlere uygun kayıtlar, yeşil renk ile çerçevelenmiş olan alanda listelenecektir. Listelenen bu müşteri kayıtlarından birinin, aradığınız müşteriye ait olduğunu düşünüyorsanız, bu kaydı tek tıklama ile seçebilir, sarı renk ile işaretlenmiş olan alanda, bu müşteri kaydına ait adresleri de görebilirsiniz. Bu noktadan itibaren, ister bu şekilde var olan bir müşteri kaydını seçmiş olun, ister yeni bir müşteri kaydı oluşturmuş, adres vs. bilgilerini tamamlamış olun, bir adresi seçerek, işleminize devam edebilirsiniz. Müşteri Kayıt Ekranına eğer bir Montaj Çağrısı Açma ekranından gelindiyse, montaj işlemleri seçilen adres üzerinden yürüyecektir. Bu ekrana satış girişinden gelindiyse, satış işlemi seçilen bu adres üzerinden yürüyecektir. Seçilen ya da yeni tanımlanan bir müşteri kaydı için yeni adres, yeni telefon bilgileri tanımlamak istenirse, Kart Güncelle düğmesi tıklanarak, açılan Müşteri Kayıt Bilgileri ekranından, gerekli değişiklikler yapılabilir. BİR MÜŞTERİ KAYDINI GÜNCELLEME / YENİ MÜŞTERİ KAYDI OLUŞTURMA Bu ekran üzerinde, yeni müşteriye ait bilgiler girilebildiği gibi, var olan bir müşteriye ait bilgilerde değişiklik yapılabilir, müşteriye yeni bir adres tanımlaması, yeni bir telefon tanımlaması yapılabilir. Yapılan tüm değişiklikler ya da yeni bilgi girişleri otomatik olarak Vestel OMV ile entegre olacaktır. Müşteri Kaydı Güncelleme / Yeni Müşteri Ekle düğmesini bir müşteriye Adres eklemek için kullanabilirsiniz. Açılan pencereden (Adres Girişi / Adres Düzenleme), girmek istediğiniz yeni adres bilgilerini girerek kayıt işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Değiştir düğmesini kullanarak, seçmiş olduğunuz bir adresi, açılan Adres Girişi / Adres Düzenleme ekranında değiştirebilirsiniz. Bu ekranda dikkat edilirse, müşteri telefonlarının müşeri adreslerine bağlı olarak takip edildiği görülecektir. Müşteri telefonlarnı yine bu ekran üzerinden, aynı şekilde, Adres ekleme ve değiştirme mantığı ile düzenleyebilirsiniz. Adres Girişi / Adres Düzenleme Coretech Bilgi Teknolojisi Hizmetleri A.Ş. Sayfa 8
Coretech Bilgi Teknolojisi Hizmetleri A.Ş. Sayfa 9
ARIZA KAYDI İŞLEMLERİ Vestel bayileri, artık müşterilerinden aldıkları Ürün Arıza bilgileri için Diva AHB sisteminden kayıt açabilecekler. Arıza Kaydını, bayinizden daha önce girilmiş bir satış kaydına istinaden açabileceğiniz gibi, Ürün ya da ürün grubu ile de satış bağlantısı olmadan bir arıza kaydı açabilirsiniz. Aynı Ekran üzerinden daha önce açılmış arıza kayıtlarınızı sorgulayabilirsiniz. ARIZA KAYDI AÇILMASI Arıza Kaydı işlemi öncelikle bir satışın aranması ile başlamaktadır (Ekran Arıza Kayıt - Satış Arama). Aranan satış bulunduğunda, arıza kaydı açılmak istenen satış satırı seçilerek, Seçili Satışa Arıza Kaydı Gir düğmesi ile devam edilebileceği gibi, eğer aranan satış bilgisine ulaşılamazsa, Satışı Olmayan Ürüne Arıza Kaydı Gir düğmesi ile de Arıza Kayıt işlemine devam edilebilir. Arıza Kayıt - Satış Arama İster bir satışa Arıza kaydı giriliyor olsun, ister satış bulunamamış olsun, bir sonraki adımda, Arıza Kayıt Müşteri Bilgileri ekran görüntüsünde görünen ekrana geçilir. Bu ekranda arıza kaydı için bir müşteri seçilebilir veya yeni bir müşteri kaydı alınabilir. Eğer bir önceki ekrandan bir satış seçilerek Seçili Satıra Arıza Kaydı Gir düğmesi ile ilerlediyseniz, satış üzerinde kayıtlı olan müşteri bilgileri bu ekrana hazırlanmış olarak getirilecektir. Coretech Bilgi Teknolojisi Hizmetleri A.Ş. Sayfa 10
Arıza Kayıt - Müşteri Bilgileri Müşteri bilgileri de tamamlanıp, devam edildiğinde, bir sonraki adımda Arıza Kayıt Ürün Bilgileri sayfası açılacak, Arıza kaydına dair ürün bilgilerinin girilmesi istenecektir. Eğer satış seçilerek ilerlenmiş ise, seçilen satış kaydındaki ürün bilgileri bu ekranda hazır olacak ve değiştirilemeyecektir. Aksi taktirde ekran kullanıcıdan arıza kaydına dair ürün bilgilerini girmesini bekleyecektir. Bu şekilde bir satış seçilmeden ilerlendiğinde, sırasıyla Ürün Grubu Seviye 1, Seviye 2, Seviye 3 bilgileri seçilebilir. Eğer biliniyorsa ürün bilgisi de ilgili alanda seçilebilir. Ürün bilgisinin girilmesi zorunlu olmamakla birlikte, girilmesinde işlemlerin daha sağlıklı yürümesi açısından fayda bulunmaktadır. Randevu Talep Tarihi ve Not da girilerek, Arıza Kaydı Aç düğmesi ile, işlem tamamlanabilir. Arıza Kayıt - Ürün Bilgileri Coretech Bilgi Teknolojisi Hizmetleri A.Ş. Sayfa 11
Arıza Kaydı başarılı bir şekilde açıldığında, otomatik olarak Arıza Kaydı Durumu ekranı açılır ve kullanıcı kayıt işlemi konusunda bilgilendirilir. İşlemde bir yanlışlık olduğu düşünülüyor ise, açılan bu Arıza Kaydı hemen bu ekran üzerinden iptal edilebilir. Arıza Kaydı Durumu ARIZA KAYDI SORGULAMA Arıza Kaydı ekranının, liste sekmesini kullanarak, daha önce bayi tarafından açılmış arıza kayıtlarınızı sorgulayabilirsiniz. Öncelikle, kriter alanlarına uygulamak istediğiniz kriterleri girip, Ara düğmesine tıklamalısınız. Böylece kriterlerinize uygun Arıza kayıtları ekranda listelenecektir (Arıza Kaydı Sorgulama). Listeden sorgulamak istediğiniz arıza kaydını seçerek, Arıza Kaydı Durumunu Göster düğmesine tıklayarak seçmiş olduğunuz Arıza Kaydına dair bilgileri açılan Arıza Kaydı Durumu ekranı üzerinden görebilirsiniz. Arıza Kaydı Sorgulama Coretech Bilgi Teknolojisi Hizmetleri A.Ş. Sayfa 12