KARADENİZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ BEŞİKDÜZÜ MESLEK YÜKSEKOKULU YÖNLENDİRİLMİŞ ÇALIŞMA I DERS NOTLARI ÖĞR. GÖR. COŞKUN ALİYAZICIOĞLU EYLÜL 2017 - TRABZON SLAYT 3
İkinci Bölüm Araştırma ve Rapor Hazırlama Teknikleri I. Rapor Hazırlama Süreci Rapor, araştırma ve incelemeye dayalı bir çalışma ürünüdür. Raporun uzunluğu ya da kısalığı, konunun karakterine ve istenilen bilginin sınırına göre değişir. Raporlar, ön çalışma, inceleme ya da başkasının araştırmalarına dayalı bir çalışmadır. Bu nedenle bu süreci rapor hazırlama olarak adlandırmak doğru bir yaklaşımdır 2
I. Rapor Hazırlama Süreci Raporların hazırlanması belli aşamaları gerektirir. Bunlar; konu ve amacın tespiti, hedef kitlenin belirlenmesi, konunun sınırlandırılması, raporda işlenecek konuyla ilgili araştırmaların yapılması, verilerin toplanması ve işlenmesi, raporun kontrolü ve sunumu gibi aşamalardır. 3
1.1. Raporların Teknik Özellikleri Raporlar, inceleme, araştırma, gözlem ve anket çalışmalarının sonucunda ortaya çıkan yazılı iletişim araçlarıdır. Raporun en önemli teknik özelliği, bir amaca yönelik olmasıdır. Bu yüzden raporlar karar verme ve kararı uygulama konusunda kendisinin dışında herhangi bir bilgi ve belgeye ihtiyaç duyulmayacak tarzda hazırlanmalıdır. Kısaca rapor etkin yazının tam olma, güncel olma, yeterli olma, zamanında hazırlanma gibi özellikleri taşıması gerekir. Söz konusu unsurlar raporların teknik özelliklerini gösterir. 4
1.1. Raporların Teknik Özellikleri Buna göre raporların teknik özellikleri aşağıdaki gibi gösterilebilir: Raporlar, kullanılan terim, tablo, grafik vb. bakımından sade, kısa ve anlaşılır olmalı, Hazırlama maliyeti, sağlayacağı yararı aşmamalıdır, Belli bir ihtiyaca cevap verebilmelidir, Raporlar; başlık, giriş, gelişme, sonuç planına göre hazırlanmalıdır, Belirli dönemlerle ilgili raporlar, aylık, üç aylık ve altı aylık dönemlere ilişkin bilgileri göstermelidir. Raporlarda kullanılan grafik, şema, şekil ve fotoğraflar yanıltıcı değil, açıklayıcı olmalıdır, Raporlar yazıldığı konunun (hukuk, tıp, işletme, sanat vb.) diline uygun olarak yazılmalıdır. 5
1.1. Raporların Teknik Özellikleri Rapor hazırlarken aşağıdaki faktörlere önem verilmelidir. Raporun hangi amaçla yazıldığı bilinmeli, Raporun hangi konuda yazıldığı, raporun tümünde göz önünde bulundurulmalı, Rapordaki tüm veriler doğru, geçerli ve sistematik biçimde işlenmeli, Raporda bilimsel bulguların bulunması gereken kısımlarda kişisel izlenimlerine yer verilmemeli, Verilerin işlenmesi, belli mantık sırasına göre olmalı, Raporlar elde edilen bulgulara göre, kişisel yargıları içerecek önerilerde bulunmalı, Rapor, bölümlerden oluşmalı, her bölümde uygun bir başlık bulunmalı, Raporlarda okuyucu için uygun bir dil ve üslup seçimi asla göz ardı edilmemelidir. 6
1.1. Raporların Teknik Özellikleri Raporların amacı, yönetimin sağlıklı karar verebilmesi için gerekli bilginin sağlanmasıdır. Basit bir rapor, örgütçe düzenlenen bir basın ziyaretinin sonuçlarını özetlerken; daha karmaşık bir rapor, örneğin, bir örgütsel birleşmenin muhtemel sonuçlarını ve yarar analizini içerebilir. Temel kararların tam ve eksiksiz bilgiye dayanması gerektiğine göre, rapor hazırlanırken toplanacak bilgilerin tam olmasına önem verilmelidir. Rapor hazırlayan kişi, vereceği bilgilerin eksiksiz, yararlı ve aksiyona işaret eden bilgiler olmasına özen göstermelidir. 7
1.2. Rapor Yazmanın Genel Kuralları Yazılı anlatımın etkinliği için, düşünceler somut olarak sunulmalıdır. Anlatım, kısa, yalın ve kolay anlaşılır, basit cümlelerle yapılmalıdır. Raporlarda düşüncelerin birbiriyle uyumlu olması, çelişkili ve tutarsız olmaması etkin bir yazım kuralıdır. Uyumluluk; düşüncelerin, başı ve sonu arasında bir uyum, bir tutarlılık olmasına bağlıdır. Kısaca yazıda birbirini yalanlayan, birbirine ters düşen ifadeler bulunmamalıdır. Bunların yanında, yazıların karşı tarafın bir davranış değişikliğine neden olabilmesi için, aynı zamanda ilgi çekici nitelikte olması gerekir. 8
1.2. Rapor Yazmanın Genel Kuralları Etkin yazımda uyulacak bir başka kural, seçilen belli bir konunun, ana düşüncenin sınırları içinde kalınması, onun dışına çıkılmamasıdır. Buna yazıda birlik kuralı denir. Birlik kuralına göre, konu bir ana düşünce ile sınırlanır; ana düşünce bir konunun maddesi-düşüncenin özü ile onu sınırlayan ve açıklayan en az bir, en çok da iki-üç" yardımcı düşünce ya da başka değişle görüş ten oluşur. Bunlarla sınırlı kalınması, onların dışına çıkılmaması, yazıda birlik kuralının temelidir. Başka görüşlere, başka yardımcı görüşlere girilirse, asıl konudan uzaklaşılır; konuda bütünlük dağılır; bu durum yazıda birlik kuralına ters düşer Ve yazının güzel bir yazı olmasını engeller. 9
1.3. Raporların Şekil Yönü Örgütsel yazışmaların etkinliği, yazının içeriğine bağlı olduğu kadar, yazıların şekil yönüne de bağlıdır. Bunun için iş yazılarının şekil yönünden aşağıdaki kurallara göre düzenlenmesi gerekir: Okuyucu ile birlikte ilk adımı atmak, Okuyucuya önemli veya ilginç gelecek bir şey söylemek, Okuyucuyu, yazının konusu ve amacı hakkında bilgilendirerek, uyum sağlamasına olanak vermek, İnandırma (ikna) için, yazının devamını okumaya özendirecek şekilde düzenlemek, Olumlu düşünceler, hoşa giden ifadeler kullanmak, 10
1.4. Yazı Planı Hazırlama DÜŞÜN LİSTELE DÜZENLE Yazıyı Planlamanın Aşamaları Önce yazmadaki amaç" belirlenir. Sonra mesajın hedefi ve alıcısının kim olduğu düşünülerek yazı kaleme alınır. Eğer bir iş mektubu yanıtlanıyorsa konunun özü bulunur. Temel konunun ve ana fikrin ne olduğunu belirlenir. Empatiyle hareket edilir ve böyle bir mesajın size gelmesi durumunda neler bekleyeceğiniz, hazırlanan metinde aranır. Metinde iletmek istenilen mesajda bulunması istenilen tüm unsurların, birer kelimeyle listesi yapılır. Metni yazarken, metin biçim ve öz yönünden listeye göre formatlanır. Bu, iletilmek istenen mesajın eksiksiz olmasını sağlar. Hazırlanan liste biçim ve içerik yönünden bir mantık örgüsü içinde biçimlendirilir. Paragrafların, konunun akışına ve metnin anlam bütünlüğünü bozmayacak şekilde düzenlenmesine dikkat edilir. 11
1.5. Zihin Haritası Oluşturma Herhangi bir konuda yazmanın en zor aşaması, yazmaya nereden başlanacağı, konu nasıl belirlenip nasıl sınırlandırılacağıyla ilgilidir. Yazı planı oluştururken her bir paragrafın farklı konuyu işlemesi gibi güçlüklerle karşılaşılır. Bu güçlüğü aşmak için bir zihin haritası oluşturulur. 12
1.5. Zihin Haritası Oluşturma Zihin veya fikir haritası oluştururken, temel konudan yansıyan düşünceler kenarlara yerleştirilir. Bu sayede her düşünce bir diğerini akla getirir ve bu sayede konuşma kolayca bir yapı içinde ele alınır. Zihin haritasının avantajı yeni düşünceler eklemek ve eskilerini genişletme imkânı sağlamasıdır. Zihin haritası bir değerlendirme egzersizi değildir; konu hakkında bilinen her şeyi kâğıt üzerine geçirmeye yardım edecek şekilde konuşmacının kendisiyle bir beyin fırtınası yöntemidir. 13
1.5. Zihin Haritası Oluşturma Zihin haritası konuşmadan birkaç gün önce çıkarılmalıdır. Bu süre içinde akla en olmadık fikirler gelebilir. Amaçlara ve mevcut dinleyici profiline bakılmalı, dinleyiciler için ne yapılacağı bilinerek ve amaca ulaşmak için ne tür malzemeye ihtiyaç olduğu tespit edilmelidir. Dinleyicilerin konuşmaya nasıl tepki vereceği akılda tutularak, zihin haritasındaki her bir fikir amaçla karşı karşıya getirilmelidir. 14
1.5. Zihin Haritası Oluşturma Nelerin yazılacağını planlamanın en iyi yollarından biri zihin haritası çıkarırken aşağıdaki yöntem izlenmelidir: 1. A4 kağıdının ortasına bir daire çizin ve dairenin içine konuyu yazın, 2. Kağıdın çevresine konuyla ilgili aklınıza gelen kavramları yazın, 3. Yeterli olduğuna inandığınızda, bunları ilişkilendirmeye ve alt başlıklar oluşturmaya başlayın, 4. Kavramları birbirine bağladıktan sonra, bunları yazının paragrafları veya bölümleri olarak numaralandırın. 15
1.6. Yazı Taslağı Hazırlama Yazı yazmaya bir ön hazırlıkla başlanmalıdır. Bu ön hazırlık, takip edilmesi gereken bir dizi adımı içerir. Bu adımlardan biri, yazı taslağı hazırlamaktır. Taslakta, iletilecek mesajın amacı belirlenmeye çalışılır. Yazı hangi amaçla ele alınmaktadır, yazıyla elde edilmek istenen amaç nedir, yazı okuyucu açısından ne anlama gelmektedir? gibi sorular yazının amacını ortaya koymaya yardımcı olur. 16
1.6. Yazı Taslağı Hazırlama Yazı taslağı hazırlamada takip edilecek ikinci adım, okuyucu profilini göz önünde bulundurmaktır. Bu, yazının içeriğinin okuyucuya göre düzenlenmesini sağlar. Bu aşamada takip edilecek bir başka kural, okuyucunun dikkatini çekecek, onu belli davranışlara yönlendirmeye yarayacak bir üslubun kullanılmasıdır. Üçüncü adım, mesajda bulunacak ana fikirleri belirlemektir. Ana fikirlerin belirlenmesi, yazıda bulunacak zorunlu unsurların bulunmasını, bulunmaması gerekenlerin ise metinde yer almasını önleyecektir. Bu sayede yazı gereksiz ayrıntılardan arınmış, kısa ve öz bir yazı olacaktır. 17
1.6. Yazı Taslağı Hazırlama Yazı taslağı hazırlamada atılacak dördüncü adım, yazının ana fikrini işleyecek bilgileri toplamaktır. Yazı için toplanan veriler, veri işleme yöntemlerine göre işlenerek, bilgiye dönüştürülür. Yazı taslağı hazırlamanın beşinci adımını düşüncelerin, şekil ve içerik açısından etkili biçimde organize edilmesi oluşturur. 18
1.6. Yazı Taslağı Hazırlama Veri işleme, bir bakıma yazının içeriğini oluşturmaktır. Verinin bilgiye dönüştürülmesi, yazı içeriğinin belli şekil şartlarına uyularak hazırlanmasını sağlamaktır. Bu, kısaca mesajın etkin biçimde organize edilmesi anlamına gelir. Taslak çalışmaları bittikten sonra yazıya son şekli verilir ve gerekiyorsa gerekli düzeltmeler yapılır. Bunun için yazı dil, anlam, üslup ve istatistiki açıdan kontrol edilir. 19
1.6. Yazı Taslağı Hazırlama Genel olarak kontrole gerek duyulmayan ve ilk yazışta mükemmel yazı ortaya çıkarılamaz. Mükemmel yazı yazma yeteneği olan insanlar bile, yazılanda küçük değişiklikler yaparak onlara son şeklini verirler. Bu nedenle kusursuz yazı yoktur; kusuru en az olan yazı vardır. Bitmiş kitap yoktur ifadesi de, yazıda mükemmelliğin olmadığını, bunun sadece bir arayış olduğunu belirtir. Son kontrolü yapılmış bir yazının bile küçük değişikliklere ihtiyacı vardır. Bu nedenle yazım kolaylığı sağlamak ve yazıya fazla zaman harcamamak için, yazıya bir taslakla başlamak işleri önemli ölçüde kolaylaştırır. 20
1.6. Yazı Taslağı Hazırlama Yazıda ilk taslakta olabildiğince fazla konuya, fakat az sözcüğe yer verilir. Bu sayede ilk taslakta değiştirilecek çok fazla sözcük olmayacak; ama konunun ayrıntılı olarak işlenmesi mümkün olacaktır. Yazı taslağı hazırlarken bilgisayardan yararlanmak mümkündür. Çeşitli yazı örnekleri bilgisayara kaydedilerek, bunlar daha sonra konularına göre düzenlenir. Kayıtlı yazılar iyi birer taslak örnekleridir. 21
Yararlanılan Kaynaklar Yücel İSLAM, Yönlendirilmiş Çalışma I- II, Seçkin Yayıncılık 22