Rev. No Revizyon Tarihi 01 15/06/2016 İlk talimat Revizyon İzleme Tablosu Açıklama Sayfa/Topl. Sayfa No 1/5 Hazırlayan Onaylayan
1. AMAÇ ve KAPSAM Bu talimatın amacı, Ankara Üniversitesi Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemi (e-beyas) Uygulamasında kullanılmak üzere NES (e-imza) ların başvuru, alım, yenileme ve kayıp/çalıntı süreçleri ile faturalandırma işlemlerini açıklamaktır. Bu talimat, Ankara Üniversitesi Rektörlük Makamı tarafından NES (e-imza) alınması uygun görülen tüm Ankara Üniversitesi personelini kapsar. 2. TANIMLAR & KISALTMALAR: Rektörlük Makamı: NES (e-imza) alınacak çalışanların özelliklerini belirleyen onay makamıdır. Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü (BEYAS Koordinatörlüğü): Üniversitemizin NES (e-imza) ile ilgili tüm işlerini yürüten, takip/kontrol eden ve raporlayan yetkili birimidir. Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Koordinatörlüğü: Üniversitemiz kullanıcıları adına üretimi gerçekleşen NES (e-imza) ların ödeme işlemlerinin yürütüldüğü birimdir. Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Arşiv Sistemi Uygulaması (e-beyas): Üniversitemizin tüm birimlerinde 16 Eylül 2013 tarihinden itibaren kullanılmakta olan elektronik (bilgisayar ve internet temelli) belge yönetimi uygulamasıdır. Birimler: Üniversitemiz rektörlüğüne bağlı tüm idari alt birimleridir (koordinatörlük, dekanlık, müdürlük, daire başkanlığı vs.). Nitelikli Elektronik Sertifika (NES (e-imza)): Digital ortamda imza atılabilmesini ve belge imzacılarının kimliğinin doğrulanmasını sağlayan sim kart ve kart okuyucudan oluşan cihazdır. TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi (KAMUSM): Telekomünikasyon Kurumu na bildirimi yapılmış, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş olan, Kamu kurumları personeli için NES(e-imza) üretimini gerçekleştiren Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcı (ESHS) dır. 3. İLGİLİ DOKÜMANLAR 3.1. İlgili Formlar - 3.2. Referans Dokümanlar İç Kaynaklı Sayfa/Topl. Sayfa No 2/5 Hazırlayan Onaylayan
Doküman Kontrolü Prosedürü ANKÜ-YNT-PR-001 NES (e-imza) Alımı ve Yükümlülükler Bilgilendirme Dosyası NES (e-imza) Yenileme İşlemi Bilgilendirme Dosyası 3.3. Referans Dokümanlar / İlgili Formlar Dış Kaynaklı 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu (REGA: 23.01.2004 tarihli, 25355 sayılı) Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (REGA: 02.02.2015 tarih ve 29255 sayılı (2014/7074)) KAMUSM Nitelikli Elektronik Sertifika Temini Sipariş Şartları ve Hizmet Esasları Yönergesi KAMUSM FORM-001-003 Nitelikli Elektronik Sertifika Başvuru Listesi KAMUSM FORM-001-027 Nitelikli Elektronik Sertifika Başvuru Formu ve FORM-001-042 KAMUSM Nitelikli Elektronik Sertifika Sahibi Taahhütnamesi (Aynı sayfada). 4. UYGULAMA 4.1. NES (e-imza) İlk Başvuru İşlemleri Birimler NES (e-imza) başvuru taleplerini BEYAS Koordinatörlüğüne üst yazı ile gönderir. NES (e-imza) başvuru talepleri Koordinatör tarafından değerlendirilir ve talep yazısı NES (eimza) kurum yetkilisine havale edilir. NES (e-imza) kurum yetkilisi, a. NES (e-imza) alınmayacak kullanıcılar için birimlere cevap yazısı hazırlayarak onaya sunar. b. NES (e-imza) alınacak kullanıcı bilgilerini kontrol eder, FORM-001-003 Nitelikli Elektronik Sertifika Başvuru Listesini düzenler, NES (e-imza) ile imzalar ve listeyi e-posta yoluyla KAMUSM ye gönderir. KAMUSM başvuru listesindeki kullanıcıları kontrol eder, a. başvuru listesindeki kullanıcıları onaylamazsa, NES (e-imza) kurum yetkilisine e-posta yoluyla bilgi verir. NES (e-imza) kurum yetkilisi bu kullanıcılara ait bilgileri güncelleyip yeniden FORM-001-003 Nitelikli Elektronik Sertifika Başvuru Listesini düzenler, NES (eimza) ile imzalar ve listeyi e-posta yoluyla KAMUSM ye gönderir. b. başvuru listesinde onayladığı kullanıcılara e-posta yoluyla başvuru parolaları gönderir ve bu kişileri NES (e-imza) kurum yetkilisine e-posta yoluyla bildirir. NES (e-imza) kurum yetkilisi başvuru yapılan kullanıcıların birimlerine -ilk başvuru işlem basamaklarını açıklayan NES (e-imza) Alımı ve Yükümlülükler bilgilendirme dosyasını ekleyerek- başvuru yapıldığına dair cevap yazısı hazırlar ve onaya sunar. Sertifika Sahibi Taahhütnamesini düzenler, çıktısını alarak ıslak imza ile imzalar. Sayfa/Topl. Sayfa No 3/5 Hazırlayan Onaylayan
Düzenlenen Başvuru form ve taahhütnameler BEYAS Koordinatörlüğüne gönderilir. NES (e-imza) kurum yetkilisi, başvuru form ve taahhütnameleri kontrol ettikten sonra KAMUSM ye posta yoluyla gönderir. Başvuru form ve taahhütnamesi KAMUSM ye ulaşan kullanıcılar için NES (e-imza) üretilir ve kurye aracılığı ile NES (e-imza) kullanıcısına gönderilir (Üretilen NES (e-imza) sahibinden başka kimseye teslim edilmez.). 4.2. NES (e-imza) Yenileme İşlemleri NES (e-imza) kurum yetkilisi KAMUSM nin (https://rpr.kamusm.gov.tr/kurumrapor) adresindeki raporlarından süresi dolacak NES (e-imza) kullanıcılarını tespit eder. NES (e-imza) sı yenilenecek kullanıcılar BEYAS Koordinatörünün onayı ile belirlenir. NES (e-imza) kurum yetkilisi NES (e-imza) sı yenilenecek kullanıcı bilgileri ile FORM-001-003 Nitelikli Elektronik Sertifika Başvuru Listesini düzenler, NES (e-imza) ile imzalar ve listeyi e- posta yoluyla KAMUSM ye gönderir. KAMUSM başvuru listesindeki kullanıcılara e-posta yoluyla yenileme başvuru parolaları gönderir ve bu kişileri NES (e-imza) kurum yetkilisine e-posta yoluyla bildirir. Sertifika Sahibi Taahhütnamesini düzenler ve mevcut NES (e-imza) sı ile imzalar. Başvuru form ve taahhütnamesi e-imza ile imzalanan kullanıcılar için KAMUSM tarafından NES (e-imza) üretilir ve kurye aracılığı ile NES (e-imza) kullanıcısına gönderilir (Üretilen NES (e-imza) sahibinden başka kimseye teslim edilmez.). 4.3. NES (e-imza) Kayıp/Çalıntı İşlemleri NES (e-imza) sı kaybolan/çalınan kullanıcı KAMUSM çağrı merkezini (444 5 576) arayarak NES (e-imza) sını iptal ettirir. KAMUSM kurum banka hesabına NES (e-imza) ücretini yatırır, ödeme dekontunu posta veya e-posta yoluyla NES (e-imza) kurum yetkilisine gönderir. NES (e-imza) kurum yetkilisi NES (e-imza) sı kaybolan/çalınan kullanıcı bilgileri ile FORM- 001-003 Nitelikli Elektronik Sertifika Başvuru Listesini düzenler, NES (e-imza) ile imzalar, liste ve ödeme dekontunu e-posta yoluyla KAMUSM ye gönderir. KAMUSM başvuru listesindeki kullanıcılara e-posta yoluyla başvuru parolaları gönderir ve bu kişileri NES (e-imza) kurum yetkilisine e-posta yoluyla bildirir. NES (e-imza) kurum yetkilisi başvuru yapılan kullanıcılara işlem basamaklarını açıklayan NES (e-imza) Yenileme İşlemi bilgilendirme dosyasını ekleyerek- yenileme başvurusu yapıldığına dair cevap yazısı hazırlar ve onaya sunar. Sayfa/Topl. Sayfa No 4/5 Hazırlayan Onaylayan
Sertifika Sahibi Taahhütnamesini düzenler, çıktısını alarak ıslak imza ile imzalar. Düzenlenen Başvuru form ve taahhütnameler BEYAS Koordinatörlüğüne gönderilir. NES (e-imza) kurum yetkilisi, başvuru form ve taahhütnameleri kontrol eder, ödeme dekontu çıktısı ile beraber KAMUSM ye posta yoluyla gönderir. Başvuru form ve taahhütnamesi ile ödeme dekontu KAMUSM ye ulaşan kullanıcılar için NES (e-imza) üretilir ve kurye aracılığı ile NES (e-imza) kullanıcısına gönderilir (Üretilen NES (eimza) sahibinden başka kimseye teslim edilmez.). 4.4. NES (e-imza) Faturalandırma İşlemleri KAMUSM henüz faturalandırılmamış NES (e-imza) sayısını ve güncel fiyatları e-posta yoluyla NES (e-imza) kurum yetkilisine bildirir. NES (e-imza) kurum yetkilisi faturalandırılacak ürün bilgilerini Koordinatöre bildirir. Koordinatör, faturalandırılacak ürün bilgileri ile BAP Koordinatörlüğüne ödeme onayı alınmak üzere başvuru yapar. BAP Koordinatörlüğü ödeme onayı verdikten sonra BEYAS Koordinatörüne ve NES (e-imza) kurum yetkilisine bilgi verir. NES (e-imza) kurum yetkilisi KAMUSM ye ödeme onayı alındığı bilgisini e-posta yoluyla bildirir. KAMUSM fatura düzenler ve BEYAS Koordinatörlüğüne posta yoluyla gönderir. BEYAS Koordinatörlüğü faturaları BAP Koordinatörlüğüne gönderir. 5. YETKİ ve SORUMLULUKLAR BEYAS Koordinatörü: NES (e-imza) taleplerini değerlendirmek ve BAP Koordinatörlüğüne ödeme onayı için başvuru yapmak. NES (e-imza) Kurum Yetkilisi: Kurum içinde ve KAMUSM ile NES (e-imza) konusundaki tüm yazışmaları yürütmek, NES (e-imza) alınması onaylanan kullanıcılar için başvuru bilgilerini içeren form oluşturarak KAMUSM ye göndermek, KAMUSM nin NES(e-imza) ile ilgili raporları kontrol ve takip etmek, kullanıcılara konu ile ilgili bilgi vermek. Sayfa/Topl. Sayfa No 5/5 Hazırlayan Onaylayan