Başarılı Proje Yönetim Örneği: Maliye Bakanlığı (KBS) Mahmut VAROL Daire Başkanı Maliye Bakanlığı 2 Ekim 2013 e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
SUNUM PLANI Sunum Planı Proje ve Proje Yönetimi Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi Bilişim Projelerinde Başarı Etkenleri Sonuç ve Değerlendirme e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 2
Proje ve Proje Yönetimi e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 3
PROJE VE PROJE YÖNETİMİ Proje? Benzersiz, özgün bir ürün, hizmet veya sonuç üretmek amacıyla yürütülen geçici faaliyetler bütünü bir girişimidir Tanımlanmış süre ve bütçe içinde, istenen özelliklere göre tamamlanması gereken, bir hedef ya da amacı olan özgün, karmaşık, birbiriyle bağlantılı faaliyetlerin bir bütünüdür. e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 4
PROJE VE PROJE YÖNETİMİ Proje Özgün Yeni bir hizmet, ürün çıktısı, Geçici Başlangıcı ve bitişi belli, Bütçe ve hedef unsurlarını içermelidir e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 5
PROJE VE PROJE YÖNETİMİ Program; birden fazla Projeyi içeren ve koordineli yürütülen Projeler bütününü, Portföy; kurumsal amaç ve hedefler doğrultusunda koordineli olarak yürütülen birden fazla program ve projeler bütününü, Operasyonel faaliyet; hayata geçirilmiş, uygulanmakta olan ve tekrar eden faaliyetlerdir. e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 6
PROJE VE PROJE YÖNETİMİ Proje Yönetimi? Projenin amacına ulaşması için gerekli tüm bilgi, araç, gereç ve tekniklerin proje faaliyetlerinde kullanılması ve bu yönde yapılan faaliyetler bütünüdür. e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 7
PROJE VE PROJE YÖNETİMİ Proje Yönetimi Proje Yönetiminin Temel İşlevleri: 1. Projenin tanımlanması 2. Projenin planlanması 3. Proje sürecinin kontrolü e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 8
PROJE VE PROJE YÖNETİMİ Proje Yönetimi Projelerin yazımı ve yürütülmesi sırasında gözönünde bulundurulması gereken projeye ilişkin parametreler; - Kapsam - Kalite - Zaman - Kaynaklar - Maliyet - Risk e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 9
PROJE VE PROJE YÖNETİMİ Proje Yönetimi Proje Yaşam Çevrimi Başlangıç /Tanımlama Planlama Uygulama Kapanış e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 10
KBS Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 11
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ Muhasebe sistemi Muhasebe sistemini kurmak, uygulamaya yön vermek Muhasebe hizmeti Muhasebe hizmetlerini yürütmek Sertifikasyon Muhasebe yetkililerini sertifikalandırmak Döner sermaye Döner sermaye işletmelerinin mali işlemlerine yön vermek Kesin hesap Kesin hesap kanun tasarısını hazırlamak Mali istatistikler Mali istatistikleri derlemek ve yayınlamak e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 12
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ Maliye Bakanlığı içinde ilk bilgi işlem çalışmaları Genel Müdürlüğümüzde mekanik muhasebe makineleri ile başlamıştır say2000i projesi çalışmaları başlatılmıştır Devlet Memurlarının Maaş hesapları sistemimiz üzerinden hesaplanmaya başlamıştır. Kamu Elektronik Ödeme Sistemi geliştirildi 1952 1999 2006 2010 1985 2001 2008 2012 Saymanlık Otomasyon Projesi ( SAYOTO) başlamıştır Saymanlıkların tümünde say2000i uygulama yazılımı kullanılmaya başlamıştır. İnternet üzerinden çalışan KBS uygulamaları geliştirildi. Harcama Yönetim Sistemi (HYS) kullanıma başlamıştır. e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 13
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ 2000- Türkiye Kalite Derneği (KALDER) tarafından düzenlenen Yılın Başarılı Ekibi yarışmasında büyük ödül alınmıştır. 2002- Capital Dergisi ve Siemens Business Services (SBS) Türkiye tarafından düzenlenen 2002 Türkiye'nin e-dönüşüm Liderleri proje yarışmasında say2000i projesi "Kamu" kategorisinde birincilik ödülü almıştır. 2006- Başbakanlık tarafından düzenlenen Kaynakların Etkin Kullanımı ve Maliyetleri Düşürme Projesi kapsamında Hizmetlerin Elektronik Ortamda Sunumu Yoluyla Maliyetlerin Düşürülmesi ve Vatandaş Memnuniyetinin Artırılması Başarı Ödülü kategorisinde Ödeneklerin Elektronik Ortamda Aktarılması projesi ikincilik ödülü almıştır.. 2009-7. e-türkiye (etr) - Kamudan İş Dünyasına Kategorisinde "GÜMKART Gümrük Tahsilat Sistemi" projesi birincilik ödülünü almış, ve Kamudan Kamuya e-hizmetler Kategorisinde "Kamu Personeli Maaş Otomasyon Sistemi projesi ilk üç arasına girmiştir.. 2010- "GÜMKART - Gümrük Tahsilat Sistemi" projesi, Visa Europe tarafından "Türkiye nin En Yaratıcı Kamu Ödeme Çözümü" özel ödülünü kazanmıştır. 2011-9. e-türkiye (etr) - Kamudan Kamuya e-hizmetler kategorisinde "Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi" projesi birincilik ödülü almıştır. e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 14
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 15
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ Kamu Personel Ödemeleri Mali İstatistikler Harcama Yönetimi Döner Sermaye Taşınır Kayıt Yönetim Modülü Muhasebe Yönetimi e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 16
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ Rakamlarla KBS Harcama Birimi ~ 50.000 Muhasebe Birimi 1380 KULLANICI SAYILARI : ~ 284.250 Bütçe ve Kesin Hesap Raporları 287 GümKart 364 HYS ~ 86.000 KEÖS ~ 4.600 Personel Ödemeleri ~ 52.000 TKYS ~ 128.000 e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 17
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ 1 KAMU PERSONEL HARCAMALARI YÖNETİM SİSTEMİ PROJESİ Merkezi yönetim kapsamındaki kamu idarelerinde istihdam edilen memurların bütün özlük bilgilerinin merkezi bir veri tabanında kayıt altına alındığı projedir. Bu proje sayesinde memur maaşlarının hesaplanmasında uygulama birliği sağlanmış, personel hareketliliği anlık takip edilebilir hale gelmiştir. Bu projeyle bilgi işlem teknolojilerinden azami ölçüde faydalanılarak hem idarelere hem de vatandaşa bilgi üretilmektedir. e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 18
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ 2 GÜM KART TAHSİLAT SİSTEMİ Sistemin amacı, gümrük vergilerinin, nakit para yerine Güm-Kart adı verilen elektronik para kartları ile tahsilinin gerçekleştirilmesidir. Proje hayata geçirildikten sonra gümrük vergilerin tahsilatındaki prosedürlerde ve sürede azalma yaşanmış, vergi tahsilatlarının otomatik olarak kayıt altına alınması sayesinde hata riski ortadan kaldırılmıştır. e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 19
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ 3 KAMU ELEKTRONİK ÖDEME SİSTEMİ (KEÖS) Projeyle birlikte kamu ödeme ve tahsilatlarına ilişkin nakit, banka hesaplarında günlük hesaplaşma yapılarak gün sonunda Merkez Bankası hesaplarımızda toplanmaya başlandı. Böylece, muhasebe birimlerinde gereksiz yere nakit kalmasının ve Hazine nin yersiz borçlanmaya gitmesinin önüne geçilmiş oldu. Nakit işlemlerinin Merkez Bankası üzerinden elektronik ortamda gerçekleştirilmesiyle de ödemelerin hızlı ve en az hatayla yapılması sağlandı. e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 20
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ 4 HARCAMA YÖNETİM SİSTEMİNİN (HYS) Geliştirilen sistem sayesinde merkezi yönetim kapsamındaki harcama birimleriyle muhasebe birimleri arasında otomasyon sağlanarak, harcama birimlerince düzenlenen ödeme belgeleri, elektronik ortamda muhasebe birimlerine gönderilmeye başlandı. Böylece, kamu ödemelerinde veri bütünlüğü sağlanarak, manuel işlemlerden kaynaklı ödeme ve muhasebe hataları en aza indirildi. e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 21
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ 5 DÖNER SERMAYE MALİ YÖNETİM SİSTEMİ Sistemle sayesinde, döner sermayeli işletmelerin bütün mali işlemleri elektronik ortamda izlenmeye başlandı. Böylelikle, yöneticilerin sağlıklı, hızlı ve doğru karar vermelerine imkân veren, başta mali veriler olmak üzere mali verilere etki eden diğer verilere, raporlara, karşılaştırmalı sonuçlara ulaşmalarını sağlanmış oldu. e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 22
Bilişim Projelerinde Başarı Etkenleri e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 23
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ 1- Projeyi Başlatma ve Planlama Planlama başarılamadığında aslında başarısızlık planlanmış demektir. e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 24
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ 1- Projeyi Başlatma ve Planlama Proje planlamasının dört temel nedeni: 1. Projede oluşabilecek belirsizliklerin önlenmesi veya azaltılması 2. Projenin verimliliğinin arttırılması 3. Proje ile ulaşılmak istenen hedeflerle ilgili daha iyi bir anlayışın geliştirilmesi 4. Projenin izlenmesi ve kontrolü için güçlü bir temelin oluşturulması e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 25
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ 1- Projeyi Başlatma ve Planlama Objektif Kriterlere Bağlı Proje Başlatma Ar-Ge, Analiz Projeye Uygun Ekip Gerçekçi Takvim e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 26
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ 2- Proje Kapsamının Belirlenmesi Planlamaya etkisi Uygulama analizine etkisi Uygulamaya etkisi e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 27
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ 3- Kurumsal Destek Alışkanlıklardan vazgeçme ve mevcudu değiştirme gayreti Yeniliklere açıklık Projenin katma değerine olan inanç Duygusal tepkilerle baş etme Ekip dışı birimleri projeyle ilişkilendirme e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 28
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ 4- Üst Yönetimin Desteği Projeye sahiplenme ve kararlılık Koordinasyon Devamlılık e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 29
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ 5- Projenin Bütçesi Proje başlangıç maliyetinin hesaplanması Öngörülemeyen maliyet artışlarının karşılanması Vizyonel altyapı yatırımlarının yapılmış olması da sonraki geliştirmelerin maliyetlerinin azaltılmasında etkili olmuştur. e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 30
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ 6- Sözleşme ve Talep Yönetimi Netlik Talep Fayda/Maliyet Analizi hayır diyebilme cesareti, evet dedirtebilme kabiliyeti e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 31
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ 7- Proje Liderliği ve Beşeri Münasebetler Projeye uygun lider seçimi Beşeri münasebetler Güven duygusu e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 32
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ 8- En Pahalı Kaynak Tecrübe Tecrübe bir gözlüktür, onların sayesinde ikinci defa daha iyi görürüz. (Henrik IBSEN) Doğru kararlar tecrübeden gelir ama tecrübe kötü kararlardan oluşur. (Will Rogers) e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 33
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ 9- Kurumlar Arası Entegre Projelerde Yönetim ve Koordinasyon Ana koordinasyon biriminin seçimi Kurumsal taassup ve hiyerarşiden uzak yaklaşım Centilmenlik anlaşması Kurum üst yönetimlerince projenin sıkı takibi ve koordinasyon desteği e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 34
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ 10- Mevzuat İş süreçlerine ilişkin mevzuat değişikliği ihtiyacı Tedariki zorlaştıran mevzuat kısıtı e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 35
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ 11- İnsan Kaynağı Proje ekibinin niteliğiveniceliği Nitelikli eleman temininde güçlük Optimal kaynak kullanımı Ataletten koruma, verimliliğini artırma e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 36
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ 12- Dokümantasyon Projenin büyüklüğü ve özelliği Çıktı ve sonuç odaklılık Süreç bağlantılarını yakalama e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 37
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ 13- Mükemmeliyetçi Yaklaşım En iyi, iyinin düşmanıdır. (Voltaire) Her şeyi elde edebilirsin. Ama aynı anda değil. (Oprah Winfrey) e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 38
Sonuç ve Değerlendirme e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 39
SONUÇ VE DEĞERLENDİRME İnsana yatırım İnanç Azim ve Kararlılık Yüksek Motivasyon e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 40
Teşekkürler... e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi