PROJE UYGULAMA SÜRECİ 2010 YILI MALİ DESTEK PROGRAMLARI SATIN ALMA EĞİTİMİ

2 İÇERİK SATIN ALMA NEDİR? GENEL ÇERÇEVE SATIN ALMA STRATEJİSİ / PLANI SATIN ALMA SÜREÇLERİNİN İZLENMESİ ÖZEL DURUMLAR

3 Satın alma; mal alımı, hizmet temini ve yapım işlerinde; 1) İlgili kuruluşun proje hedeflerinin ve amaçlarının detaylı bir şekilde açıklanması 2) Rekabette adillik, doğruluk ve şeffaflığın sağlanması 3) Ekonomiklik ve paranın en etkin kullanımının sağlanması hususlarının dikkate alınarak ihtiyaç duyulan alımların zamanında gerçekleştirilmesi işlemidir.

4 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa tabi yararlanıcılar, destek programları çerçevesinde desteklenen proje ve faaliyetler kapsamında yapacakları satın alma faaliyetlerini tabi oldukları satın alma mevzuatı çerçevesinde gerçekleştirirler. 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa tabi olmayan kişi, kurum ve kuruluşların uyacakları satın alma usul ve esasları Kalkınma Ajansları Satın Alma Rehberi ne göre yapılır.

5 ÖNEMLİ Satın alma faaliyetlerinde, yararlanıcılar için belirlenmiş olan kurallara uyulmaması halinde, gerçekleştirilen alımlar uygun maliyet olarak değerlendirilmez ve yapılmış olan harcamalar destek bütçesinden karşılanamaz. Diğer taraftan, yararlanıcılara sağlanan avanstan yanlış, kurallara uymayan veya usulsüz harcama yapıldığının sonradan tespit edilmesi durumunda verilen destek yasal faizi ile birlikte yararlanıcıdan geri alınır. Harcama ve satın alma belgelerinin tamamının yetkili makamlarca gerekli incelemelerden geçirilecektir; bu sebeple, kayıtların sağlıklı bir şekilde tutulması ve ilgili tüm belgelerin muhafaza edilmesi gerekmektedir.

6 ÖNEMLİ Satın Alma Rehberi kesinlikle okunmalı ve anlaşılmalıdır. Ödemelerin yapılması satın almaların usulüne uygun yapılmasına bağlıdır. Detaylar, kanun veya yönetmelikte, sözleşme ekinde, Proje Uygulama Rehberinde, Satın Alma Rehberinde veya başka bir yerde yazılı olabilir. Yararlanıcılar, bu kuralları öğrenmek ve uygulamakla mükelleftirler.

7 1. Geriye dönük ihale yapılmaması: Satın alma sözleşmeleri hiçbir koşulda geriye dönük olarak karara bağlanamaz. 2. Ayrım gözetmeme: Teklifin maliyet etkinliği ve önerdiği kalite dışında herhangi bir temelde ayrım yapılamaz. 3. Adil rekabet: Bütün isteklilere kazanabilecekleri tekliflerle gelebilmeleri için eşit bilgi, fırsat ve ortamın sağlanması önemlidir. 4. Yeterli şartnamelerin hazırlanması: Şartnamenin satın alınacak unsurun sahip olması gereken teknik özelliklerini, alım işleminin hukuki, ticari mali ve idari esas ve usullerini içerir. 5. Etkin duyuru: Rekabet koşullarını sağlayacak şekilde çok sayıda potansiyel istekliye ulaştırılması gerekmektedir.

Genel Satın Alma İlkeleri 8 6. Yeterli süre tanınması: Potansiyel isteklilere başarılı teklif hazırlayabilmeleri için işin niteliğine göre yeterli zaman verilmelidir. 7. Uygun objektif kriterlerin kullanımı: Değerlendirme kriterlerinin belirlenmesinde tarafsızlık ve ihtiyaçlara uygunluk kriterlerinin karşılanması gerekir. 8. Kayıtların tutulması: Satın alma faaliyetleri kapsamında gerçekleştirilen tüm yazışmalar, raporlar, faturalar ve ilgili diğer mali belgeler kayıt altına alınmalı ve son ödeme tarihinden itibaren en az 5 yıl saklanmalıdır. 9. Standart Belgelerin Kullanılması: Yararlanıcılar, ihalelerde ve sözleşmelerde satın alma faaliyetleri için hazırlanmış standart belge ve formları kullanmalıdırlar.

9 Mali destek yararlanıcıları gerçekleştirecekleri tüm ihaleler ile ilgili olarak ihale ilanın yayınlanması, açılış ve değerlendirme, teslimat işlemleri, geçici/kesin kabul ve benzeri bilgileri içeren bir Satın Alma Planı hazırlayacaklardır. Ajans uzmanları, mali destek yararlanıcısı tarafından davet edilmeden de ihalelere gözlemci olarak katılabilirler.

10 Kalkınma Ajansı ile yapılmış olan sözleşme kapsamında, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu na tabi olmayan mali destek yararlanıcıların; Sözleşme Makamı olarak gerçekleştirecekleri mal alımı, hizmet alımı ve yapım işleri satın almalarında uygulayacakları satın alma usulleri şunlardır: 1. Açık İhale Usulü: Yaklaşık maliyeti 150.001 TL den büyük olan alımlar, açık ihale usulü ile gerçekleştirilir. 2. Pazarlık Usulü: Yaklaşık maliyeti 20.001-150.000 TL arasında olan alımlar pazarlık usulü ile gerçekleştirilebilir. 3. Doğrudan Temin Usulü: Yaklaşık maliyeti 20.000 TL den düşük olan her türlü alımlar, fatura karşılığında gerekli pazar araştırması yapılarak, ticari teamüllere uygun bir şekilde doğrudan temin edilebilir.

11 Ajans tarafından sağlanan mali destekler kapsamında gerçekleştirilecek tüm satın alma faaliyetleri yararlanıcı tarafından kayıt altına alınmalı ve gerek ajans ve gerekse diğer ilgili kurumlarca yapılacak denetimlerde yetkili kişilerin incelemesine açık tutulmalıdır. Satın alma faaliyetleri kapsamında gerçekleştirilen tüm yazışmalar, raporlar, faturalar ve ilgili diğer mali belgeler sağlıklı bir şekilde kayıt altına alınmalı ve mali destek kapsamındaki son ödeme tarihinden itibaren en az 5 yıl süreyle saklanması temin edilmelidir.

12 Satın alma sürecinin her aşaması kayıt altına alınacak ve ilgili tüm belgeler Sözleşme Makamınca oluşturulacak bir ihale işlem dosyasında muhafaza edilecektir. Bu dosyada; Yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale dosyası, ilân metinleri, adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, Değerlendirme Komitesi tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler ve yazışmalar bulunur.

13 SATIN ALMA SÜRECİNİN İPTALİ: İhale usullerinin başarısız olduğunda, ihale ilan edildikten sonra projenin teknik ve mali verileri köklü bir değişikliğe uğramış ise, mücbir sebeplerin sözleşmenin işleyişini sürdürülemeyecek hale getirmesiyle, tekliflerin mevcut mali kaynakları aşması durumunda ve usulsüzlüklerin ortaya çıkması durumunda satın alma süreci iptal edilebilir. İTİRAZLAR: İstekliler zarar görmüş olduklarına inandıklarında mali destek yararlanıcısına başvurabilirler. Yararlanıcı bu başvurulara 45 gün içinde yazılı cevap vermek zorundadır. TEKLİF GEÇERLİLİK SÜRESİ: Tekliflerin geçerlilik süresi,tekliflerin son teslim tarihinden itibaren 60 günden az olmamalıdır. SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİĞİ: Sözleşmelerin herhangi bir değişikliğe yol açmayacak şekilde düzenlenmesi esastır ancak sözleşmenin uygulanmasını olumsuz yönde etkileyecek ihale koşullarının değişmesi halinde sözleşmede değişiklik yapılabilir. Bu değişiklikler SR EK 3 (Teklif Dosyası) Bölüm B - Genel Koşullar da belirtilen hükümler doğrultusunda yapılmalıdır.

14 1. Ortaklardan herhangi birinin kamu ihale mevzuatına tabi olması durumunda, satın alma faaliyetleri söz konusu mevzuat hükümleri doğrultusunda gerçekleştirilir. 2. Satın Alma Rehberinde yer almayan hususlar için 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri kıyasen uygulanabilir. 3. Bir projenin hazırlanmasına katılan herhangi bir uzman ya da firma, satın alma veya ihale hazırlıklarına yönelik işlerden hariç tutulmalıdır. 4. Uygulanacak ihale usulünü değiştirmek ve parasal limitleri aşmak amacıyla, bütünlük arz eden işler suni bir şekilde kısımlara ayrılarak ihale edilemez.

15 6. Satın alma sürecinde yaşanacak gecikmeler projenin zamanında tamamlanmasını tehdit ettiğini unutmayınız. 7. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka, patent veya model belirtilebilir. 8. Mal ve Yapım işleri ihalelerinde, ihalenin verilmesinde tek kriter fiyattır. İhale, teknik şartnameyi karşılayan ve çözüm önerileri uygun nitelikte teklifler arasından en düşük teklifte bulunan istekliye verilecektir. 9. Açık ihale usulüne göre yapılan ancak sonuçsuz kalması nedeniyle pazarlık usulünün uygulanmasına karar verilen ihalelerde yaklaşık maliyetin 250.000,00 TL yi aşmaması ve Ajans onayının alınması gerekir

16 ÖNEMLİ Aşağıdaki durumlarda izleme uzmanı, erken uyarı/usulsüzlük raporu hazırlar: 1. Satın alma dokümanlarında belirtilen özel bir kalemin doğrulanamaması 2. Malzemenin, ikinci el olduğu şüphesi 3. Malzemenin seri numaralarının değiştirildiğine dair şüphe 4. Herhangi bir başka sahtekarlık teşebbüsü