BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI Müdürlüğümüz, yazılım ve donanım desteğini belediyemiz tüm birimlerine hızlı ve doğru şekilde destek vermektedir. Belediyemiz ve Müdürlüğümüz tarafından 2000 yılında Metropol alan içerisinde bulunan 335 muhtara bilgisayar ve yazıcı dağıtılmış ve muhtarlıklara yazılım ve donanım desteğini sürdürmektedir. 2003 yılı içinde belediyemiz müdürlüklerine ve muhtarlıkların ihtiyacı olan 106 adet bilgisayar, yazıcı ve tarayıcı ihtiyacı karşılanmıştır. Belediye birimlerinin ihtiyaçları doğrultusunda gerekli inceleme yapılarak Müdürlüğümüzce kendilerine yazılım ve donanım desteği verilmeye devam edilmiştir. Müdürlüğümüz norm kadro çalışmaları kapsamında Daire Başkanlığı kurulması çalışmalarına hız verilmiştir. Bilgi İşlem Müdürlüğümüz: Donanım gurubu Yazılım gurubu bölümleri şeklinde hizmet vermektedir. 2003 YILI FAALİYETLERİ DONANIM GRUBU Donanım Grubu olarak belediyemiz iç ve dış birimlerinde teknolojilerinin yetersiz kalan bilgisayarların günümüz teknolojisine uygun hale getirilerek kapasiteleri yükseltilerek birimlerin bilgiye daha hızlı ve doğru şekilde ulaşmaları sağlanmıştır. Binamız içinde bulunan bilgisayar ve yazıcı sayılarının artması sonucu mevcut bulunan kesintisiz güç kaynağının kapasitesi mevcut şekliyle yetersiz kalması sonucu ek olarak kesintisiz güç kaynağı alınarak daha verimli hale getirilmiştir. Belediyemiz birimlerinin UPS ve Data Hatlarının yenilenerek sistemin daha sağlıklı çalışması sağlanmıştır. YAZILIM GRUBU Büyükşehir Belediyesi ve bağlı birimlerinde çalışmakta olan, programlar Oracle Forms (6.0,7.3, 9i) veritabanı altında ve Reports program geliştirme araçları kullanılarak hazırlanmış olan Belediye Otomasyon Yazılım Sistemi, Hal Yazılım Sistemi, Mezarlık Yazılım Sistemi ve Eşrefpaşa Hastanesi Yazılım Sistemleri için, yazılım güncelleme, geliştirme ve eğitim destek hizmeti verilmektedir. Muhtarlık bilgisayarlarının Programları tekrar yazılmış ve muhtarlıklara yüklenmiştir. Belediyemiz birimlerinin hali hazır çalışır durumda olan programlar talepler doğrultusunda ek yazılım modülü, ek raporlama destek hizmeti verilmektedir. GELİR MÜDÜRLÜĞÜ Gelir Müdürlüğü yazılım sistemi tek sicil esasına dayalı olarak çalışmakta olup, yangın sigorta vergi beyannameleri, ilan-reklam vergi beyannameleri, ödenmeyen borçlar, tahsilat işlemi haciz varakası işlemleri bilgisayar ortamında takip edilip bilgiler sürekli olarak güncellenmektedir. Ayrıca yazılım Grubumuz Gelir Müdürlüğüne aşağıda bulunan modülleri hazırlamış ve bu
modüllerde bilgilerin tutulması, yazılımın güncellenmesi ve eğitim desteği devam etmektedir. Minibüs Ruhsat Modülü Enfekte Atık Modülü Elektrik Abone Modülü Emlak Vergisi Modülü Kira Modülü Vezne Modülü Posta Çekleri Modülü Banka Dekontları Modülü Tahvil Takip Modülü El Makbuzu ve Teslimatı Modülü Tahsilat Sistemi Hastane Fatura Modülü HESAP İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ Muhasebe - Bütçe Sistemi: Muhasebe tarafından yürütülmekte olan gelir fişi, muhasebe fişi, çekilen çekler,çeşitli ödemeler ve iadeler fişi, nakit ve pazarlık evrakları, emanet hesaplarının takibi ve raporlamaları bilgisayar ortamında yapılmaktadır. Gelir yazılım sistemi ile tam entegrasyon için, düzeltme fişleri, tahvil-bono takibi, 28-29 hesaplar konusunda ek çalışmalar yapılacaktır. Ayrıca bütçe modülü ile yeni bütçenin hazırlanması ve ödenek takibi yapılabilmektedir. Yeni Kamu İhale Kanunu ile bütçe ve ödeneklerde takibin daha etkin yapılabilmesi için programda gerekli düzenlemeler yapılacaktır. Muhasebe ve Bütçe yazılım sistemi, Hal Müdürlüğü biriminde mevcut donanım sistemine yüklenerek, gerekli eğitimleri yapılarak çalışır duruma getirilecektir. PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI Memur Sicil ve Özlük İşleri Programı: Çalışan ve emekli personelin her türlü özlük bilgilerinin bilgisayar ortamında tutulması ve takibinin yapılmasını sağlamaktadır. Aylığa esas ve emekliliğe esas terfileri, kadro nakil işlemleri otomatik olarak yapılmakta ve hizmet belgesine otomatik işlenmektedir. İzin ve rapor bilgileri programa girilerek takibi yapılabilmektedir. İhtiyaç durumunda oluşan yeni raporlar yada düzenlemeler en kısa sürede hazırlacaktır. Memur Maaş ve Kesenek Programı: Memur maaşlarının hesaplanması, bordrolarının ve icmal kapaklarının hazırlanması, fazla mesai ve nöbetlere ilişkin hesaplama, yarım aylık ve tam aylık maaş farkı hesabı ve normal maaş programına entegrasyonu, sendika, eczane ve her türlü kesintinin yapılabilmesi program aracılığı ile yürütülmektedir. Emekli kesenekleri bilgileri otomatik olarak hazırlanmakta bunun üzerinde değişiklik imkanı sunulmaktadır. 1994-2002 yılları arası Oracle 6.0 veritabanı altında bulunan maaş bilgilerinin, mevcut oracle 9i veritabanına aktarımı ve entegrasyonu yapılacaktır. Eski sistemden veri aktarımından kaynaklanan, memur sicil programı ile olan kadro ve görev kodları değişikliği, düzenlenerek entegre hale getirilmelidir. Maaş ve diğer hesaplamalara ilişkin parametre dışındaki değişiklikler ve kanuni düzenlemeler anında programa yansıtılacaktır. İşçi Sicil ve Özlük İşleri Programı: Çalışan ve emekli personelin, her türlü özlük bilgilerinin bilgisayar ortamında tutulması ve takibinin yapılmasını sağlamaktadır. İzin ve rapor bilgileri programa girilerek takibi yapılabilmektedir. İhtiyaç durumunda oluşan yeni raporlar yada düzenlemeler yazılım grubumuz tarafından en kısa sürede tamamlanacaktır. İşçi Maaş Programı: İşçi Maaşlarına esas olacak normal, fazla, pazar, bayram mesailerine ilişkin bilgilerinin girilmesi ile maaşların hesaplanması, bordro ve icmal kapaklarının hazırlanması işlemleri program tarafından yürütülmektedir. SSK sigorta işlemleri ve sigorta bordrolarının basımı, her türlü ikramiye verilmesi, izin avans ücretlerinin hesaplanması, toplu sözleşmeden doğan farkların hesaplanması ve bunlara ilişkin raporların alınması program ile yapılmaktadır. Maaş ve diğer hesaplamalara ilişkin parametre dışındaki değişiklikler ve kanuni düzenlemeler, programa yansıtılacaktır.
HEMŞEHRİ İLETİŞİM MERKEZİ Hemşehri İletişim Merkezi ve Muhtarlar Masası Programı : Halkla İlişkiler birimine, yapılan başvuruların kayıt altına alınarak, ilgili birime gönderilmesi ve başvurular hakkında çok çeşitli istatistiki raporlar ve adres etiket listeleri alınması sağlanmaktadır. İnternet üzerinden başvuru ve yazışmalara cevap sağlayacak program yazılım aşamasındadır. SATINALMA VE İKMAL DAİRE BAŞKANLIĞI Satın Alma Takip Programı: Satın Alma işlemlerinin takibi ve Kamu İhale Kanunu yönetmeliğine göre tüm belge ve şartnamelerin program aracılığı ile hazırlanması amacıyla kullanılmaktadır. Kanundaki yeni mevzuat değişikliklerine göre raporlamalar ve yazılım düzenlenmektedir. Ayniyat Saymanlığı ve Ambarlar Ambar-Ayniyat Programı: Belediye Merkez Ambarı ve bağlı birimlerindeki (Hastane, İtfaiye, Huzurevi, Mezarlıklar, Fen İşleri, Çevre Sağlığı, Park Bahçeler, Hal ) ambarlarda kullanılmaktadır. Ayniyat yönetmeliğine göre giren ve çıkan malların takibi ve raporlaması program aracılığı ile yapılmaktadır. Program ağ bağlantısı bulunmayan dış birimlerde local olarak çalıştığından, belli periyotlarla ana bilgisayara güncellenmesi yazılım grubumuz tarafından yapılmaktadır. Demirbaş Programı: Demirbaş kayıtlarının takibi ve raporlanması amacıyla kullanılmaktadır. Evrak Kayıt ve Arşiv Sistemi: Evrak Kayıt Defterinde bulunan tüm bilgilerin, bilgisayar ortamında tutulmasını ve birimler arasında elektronik ortamda evrak gönderilmesine imkan sağlanmaktadır. Belediye ağına yeni bağlanacak ve halen lokal olarak çalışan birimlerdeki bilgilerin aktarımı ve internet üzerinden evrak takibine imkan sağlayacak (e-evrak) yazılımı hazırlanma aşamasındadır. Protokol Adres-Etiket Programı: Kişi veya kurumların adres ve meslek bilgileri, bir veya birden fazla gruba dahil edilerek bilgisayara girilmektedir. Kişi ve kurumlara ait birden fazla adres bilgisi saklanabilmekte, istenildiğinde etiket yada liste çıkarılabilmektedir. Basın Haber Takip Programı: Basında çıkan haberler, hangi yayın organında yayınlandığı (Gazete, Dergi, TV, radyo v.b.), haberin konusu, haberin hangi birim ile ilgili olduğu, haberin olumlumu yoksa olumsuz bir haber mi olduğu, hangi gazetede hangi yazar tarafından yazıldığı bilgileri günlük olarak girilmekte ve bunlara ilişkin raporlar alınmaktadır. Basın Foto Arşiv Programı: Basın birimi tarafından çekilen fotoğraflar dijital ortamda program aracılığı ile tarih, konu, birim gibi bilgileri alarak saklanmakta ve istenildiğinde kolay bir şekilde erişilmesine imkan sağlamaktadır. Hukuk İcra Takip Programı: Hukuk Müşavirliği İcra Takip birimince kullanılmakta olan program ile Form 48-49-51-53 hazırlanabilmektedir. Gecikme faizleri otomatik olarak hesaplanarak, daha sonra bu ilişkin ödemeler de bilgisayara girilerek borçlu listesi çıkarılabilmektedir. İmar-Nazım Plan Tadilat Programı: İmar Plan bilgilerine ilişkin yapılan tadilat istekleri ve bunların meclis tarafından onaylanıp onaylanmadığı bilgileri, bilgisayar tarafından tutulmaktadır. İmar Planlarında yapılan değişiklikler değişik kriterlere göre raporlanabilmektedir. Bununla beraber Koruma Kurulu tarafından alınan kararların, programa girişine imkan sağlanmıştır. Yemekhane Saymanlığı Gelir-Gider Takip Programı: Yemekhane Saymanlığınca satın alınan mallara ait fatura kayıtları ve bunlara ait ödemelerin takibi yapılmaktadır. Ayrıca saymanlık tarafından yürütülen her türlü gelir, gider ve avans işlemleri program aracılığı ile takip edilebilmektedir. Aykome Programı: Aykome Müdürlüğü tarafından yürütülen kazı ruhsatı harçlarının alınması ve izin belgelerinin düzenlenmesi, gelecek yılda ilçe belediye, bağlı birim ve kamu kurumları tarafından yapılacak kazı işlemlerinin bilgisayara girilerek ortak hareket etmelerini sağlayacak raporların düzenlenmesi işlemleri yürütülmektedir. Program ile Geomedia üzerinde hali hazır haritalar arasında bağlantı kurularak yapılan kazı işlemleri
Geomedia üzerinden de takip edilebilmekte ve bunlara ilişkin sorgulama yapılabilmektedir. Bilgilerin daha etkin kullanılabilmesi için ilgili birim tarafından verilen bilgiler doğrultusunda ek raporlar hazırlanacaktır. MEZARLIKLAR MÜDÜRLÜĞÜ Mezarlık Otomasyon Sistemi: Mezarlıklar Müdürlüğü biriminde yapılan ölüm, defin, üste gömü, aile kabri ve tahsilat işlemleri program tarafından yürütülmektedir. Aynı şekilde mezar ruhsatı ile ilgili her türlü işlemler program aracılığı ile takip edilmektedir. Vezne modülü ile tahsilatlar bilgisayar üzerinden yapılmaktadır. İstatistiki açıdan ölüm, yaş, hastalık, semt, ilçe, mezarlık gibi değişik kriterlere göre raporlar alınabilmektedir. Narlıdere ve Soğukkuyu mezarlıklarından modem ile online bağlantı kurularak clientserver yapıyla mezarlık hizmetleri bilgisayar üzerinden ilgili birimlerde verilebilmektedir. HAL MÜDÜRLÜĞÜ Hal Otomasyon Sistemi: Hal Müdürlüğü bünyesinde yürütülmekte olan tüm faaliyetler aşağıda kısa başlıklar halinde mödül isimleri yazılı hal otomasyon sistemi üzerinden takip edilmekte olan modüller aşağıda belirtilmiştir. Kapı Giriş-Çıkış Modülü, Rusum Tahakkuk Modülü, İşgaliye Tahakkuk Modülü, Zabıta Modülü, Tahsis Modülü, Tahsilat ve Vezne Modülü, İstatistik Modülü, Kantar Modülü, Ambar - Ayniyat Programı Demirbaş Programı Evrak Kayıt ve Arşiv Sistemi Muhasebe Bütçe Sistemi EŞREFPAŞA BELEDİYE HASTANESİ Hastane Otomasyon Sistemi: Eşrefpaşa Hastanesi bünyesinde yapılan sağlık hizmetlerinin yürütülmesi ve hizmetlerin ilgili kurumlara faturalandırılması, aşağıda kısa başlıklar halinde modül isimleri yazılı hastane otomasyon sistemi üzerinden takip edilmektedir. Ambar Modülü İlk Kayıt Modülü. Poliklinik Kayıt Modülü Eczane Modülü Vezne Modülü İstatistik Modülü Yatış - Çıkış Modülü Acil Servis Modülü Labaratuvar Modülü Tahakkuk Modülü Heyet Modülü Ambar - Ayniyat Programı Demirbaş Programı Evrak Kayıt ve Arşiv Sistemi İNTERNET Büyükşehir Belediyesi birimlerindeki bilgisayar kullanıcılarının internet erişimi sağlanıp elektronik ortamda haberleşme için e-mail hizmeti verilmiştir. EĞİTİM
Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından geliştirilen eğitim programına devam edilmiştir. Hizmet alımı gerçekleştirdiğimiz Unibel A.Ş tarafından belediyemiz personeline ve 1. derece yakınlarına ucretsiz kurslar düzenlenerek Windows-Word-Excel-Outlook eğitimi devam etmektedir. Ayrıca Bilgi İşlem Müdürlüğü personeli tarafından birimlerdeki personele günlük sorunlarda destek verilmektedir. WEB Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Büyükşehir Belediyesinin çalışmaları, tanıtımı ve duyurularının yer aldığı www.izmir-bld.gov.tr adresindeki internet sitesinin yayın devamlılığı, güncellenmesi için her türlü teknik destek devam etmektedir.