Sistemi Seçme Kılavuzu Ocak 2009 CBKSoft Ltd. http://www.cbksoft.com
ĐÇĐNDEKĐLER DOKÜMAN VE SÜREÇ YÖNETĐMĐ NEDĐR? 2 DOKÜMAN VE SÜREÇ YÖNETĐMĐNĐN SAĞLAYACAĞI FAYDALAR 3 DOKÜMAN VE SÜREÇ YÖNETĐMĐ SĐSTEMĐ NASIL SEÇĐLMELĐDĐR? 5 1. Web (Ağ) Tabanlı Olması 5 2. Kullanılabilir, Yönetilebilir ve Kolay Öğrenilir Olması 6 3. Performans ve Kapasite 7 4. Güvenlik Konusunda Yeterli Olması 7 5. Ölçeklenebilir Olması 8 6. Garanti Süresi ve Garanti Sonrası Bakım Maliyetleri 9 7. Güncel Teknolojiye Sahip Olması 10 8. Özelleştirilebilme ve Özelleştirme Maliyetleri 10 9. Harici Gereksinimlerin Maliyetleri 11 10. Đş Akışları 12 11. Dinamik Formlar 13 12. Türkçe Desteği 13 13. Destek Đmkanları ve Maliyeti 14 14. Đndeksleme ve Arama Yetenekleri 15 15. Lisanslama Modeli ve Lisans Maliyeti 16 1
Doküman ve Süreç Yönetimi Nedir? Yapılan araştırmalara göre, bir kuruluşun kurumsal bilgilerinin %80'i ile %95'i arasındaki büyük bir bölümü, kağıt ortamında veya elektronik ortamda saklanmaktadır 1. Günümüzdeki rekabet ortamında, bir ticari kuruluş için en kıymetli değerin bilgi olduğu ve başarıya giden yolun bu bilgi birikimini kullanabilmekten geçtiğini fark etmemek olanaksızdır. Kurumsal hafıza olarak da tanımlanan bu bilgi havuzunun, depolanmış verilerden organize bilgiye dönüşümü ise, var olan bu kıymetli bilgilerin kuruluşa değer katabilmesi ile katamaması arasındaki farkı oluşturmaktadır. Doküman yönetimi, "kağıtsız ofis" bakış açısı altında, bir kurum veya organizasyon dahilinde oluşturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm kayıt, evrak, form ve dokümanların yaşam döngüleri boyunca sistematik olarak elektronik ortamda güvenli bir şekilde kullanılması, saklanması ve yönetilmesidir. Đş akışı ve form yönetimi, kurumsal iş süreçlerinin ve doküman hareketlerinin dinamik iş akışları üzerinden yürütülüp, yönetsel formların dijital ortamda tasarlanıp, kullanıma sunulması ve izlenebilmesidir. Bu işlevler; görev atama, belge onaylama, durum bilgilendirme, mesajlaşma, gecikmeleri uyarma, raporlama özelliklerini de barındırmaktadır. Doküman yönetiminin amacı, öncelikle yapılandırılmamış bilgilerin ve dokümanların çoklu-kullanıma imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlamaktır. Birikim yönetimi felsefesi altında öncelik, şirket içi iletişim ortamında bilginin en etkin şekilde kullanımına imkan vermek, verimli bir ofis yaratmaktır. Amaç ortak çalışmalarda kullanılan tüm dokümanların kolay bulunur, kolaylıkla güncellenir, hızla erişilerek paylaşılır halde bulunmasıdır. Bununla birlikte birçok kurum basılı kağıdı en yaygın doküman dağıtım aracı olarak kullanmaktadır. Bu noktada verimlilik, dokümanların kağıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi ile de elde edilmiş olmaktadır. Verimliliği ve etkinliği arttırmanın bir sonraki aşaması, doküman yönetiminin ana iş uygulamaları ile entegrasyonudur. Yapılandırılmış bilgi kümelerinin devreye gireceği bu aşamada, artık bilgi statik bir biçimde birikmenin ötesine geçerek, akan süreçler dahilinde ve dinamik formların da kullanılabilmesi ile sisteme gireceklerdir. 1 Research by Gartner, 1997, http://www.gartner.com 2
Doküman ve Süreç Yönetiminin Sağlayacağı Faydalar Doküman ve süreç yönetimi, belge ve bilginin tek bir merkezden yönetimini sağlar, veri tekrarını, çoklu dağıtımlarda belge kopyalanmasını engeller, bürokrasiyi azaltıp, verimliliği artırır, kağıt kullanımını en aza indirger, kırtasiye tasarrufu sağlar. Doküman ve süreç yönetimi sistemi üzerinden hızlı içerik araması gerçekleştirilerek, belgelere kolay erişim sağlanır. Web temelli altyapısı sayesinde, yerleşkeden bağımsız bir şekilde, hem ofis içi, hem ofisler arası, hem de ofis dışı kullanım ve belge havuzuna erişim olanakları verir. Doküman ve süreç yönetimi sistemi, kurumsal formların, dijital ortamda kullanım ve raporlanmasını sağlar, kurumsal iş süreçlerinin, elektronik iş akışları üzerinden yürütülmesi olanağı sunar, organizasyon içerisinde ortak belge, iş akışı ve form kullanımı ile Kurumsallaşmayı destekler. Yönetim tarafından izlenebilirliği sağlar. Belgelerin dijital ortamda depolanması ile, erişim kolaylığı sunar, fiziksel arşivleme maliyetlerini düşürür, afet ve diğer risklere karşı güvenlik sağlar, bakım sürecini kolaylaştırır. Doküman Yönetim Sistemlerinin Kullanılmadığı Durumlarla Đlgili Bazı Đstatistikler Evrakla ilgili işlemler, ofis çalışanlarının mesailerinin %40-%60'ına, işçilik maliyetlerinin %20-%45'ine ve cironun %12-%15'ine malolmaktadır 1. Bir ofisteki dokümanların ortalama %7.5'i, kaybolmakta, %3'üne ise yanlış dosyalamadan ötürü ulaşılamamaktadır 2. Bir dokümanın saklanmasının maliyeti ortalama 20$, yanlış dosyalanmış bir evrakın bulunmasının maliyeti ortalama 120$, kaybolan bir evrakın yeniden hazırlanmasının maliyeti ise ortalama 220$'dır 2. Bir ofis çalışanı, evraklar ile ilgili harcadığı vaktin %50'sini aramaya ve bulmaya, %5-15'ini ise bu dokümanı okumaya ayırmaktadır 2. Sadece ABD'de, doküman ile ilgili işlemler için şirketlerin, yılda 600 milyar dolar ile 800 milyar dolar arasında harcama yaptıkları hesaplanmıştır 3. Sadece ABD'de 4 trilyon dokümanın bulunduğu ve her gün 1 milyar fotokopi çekildiği, bir dokümanın ise hayatı boyunca ortalama olarak 19 kez kopyalandığı hesaplanmıştır 4. Türkiye'de, bir ofiste kişi başına tüketilen kağıt miktarı 0,7 kg/gün, yani ortalama 140 sayfadır. Finans merkezlerinde ve bankalarda kişi başına tüketilen kağıt 0,9 kg/gün, yani 180 sayfadır 5. Bu araştırmaların sonuçları, bilgi ve belgelerin yönetilmesinin önemini açıkça ortaya koyan gerçeklerden sadece birkaçını göstermektedir. Bilgi ve belgeler 1 Research by Gartner, 1997, http://www.gartner.com 2 Cooper's and Lybrand, 1997, http://en.wikipedia.org/wiki/pwc, http://www.pwc.com 3 InfoTech Research Group, "Paper Cut : The True ROI of Document Management", 2008, http://www.infotech.com 4 US Environmental Protection Agency, 2004, http://www.epa.gov 5 T.C. Çevre ve Orman Bakanlığı, 2007, http://www.cevreorman.gov.tr 3
yeterli güvenlik sağlanamadan ve dağınık bir şekilde, sadece fiziksel ortamda saklandığında, zaman kayıpları, maliyet artışı ve verimde düşüş ile birlikte su baskını, hırsızlık, yangın gibi beklenmeyen durumlarda telafisi imkansız riskler kaçınılmaz hale gelmektedir. Bilginin ve belgenin organize olarak saklanabilmesi, güvenli bir şekilde paylaşılabilmesi ve hızlı ulaşılabilmesi, yüksek maliyetli zaman kayıplarının ortaya çıkmasını engellemekte ve kurumsal hafızanın firmanın geleceği için korunabilmesini sağlamaktadır. Sonuç olarak tıpkı daktilodan bilgisayara geçişte olduğu gibi, tüm ticari kuruluşlar mutlaka yakın gelecekte doküman ve süreç yönetimi otomasyonlarına geçeceklerdir. Başarılı ve kalıcı firmalar ile diğerleri arasındaki farkı ise, bu geçişi en doğru ve en erken şekilde yapabilmek belirleyecektir. 4
Doküman ve Süreç Yönetimi Sistemi Nasıl Seçilmelidir? Bir doküman ve süreç yönetim sistemi seçerken dikkat edilmesi gereken konular, aşağıda sıralanmıştır. Çok kısa bir liste olmamasına rağmen, bu noktaların tümünü değerlendirmeniz, yapacağınız yatırımın fayda sağlaması ile boşa gitmesi arasındaki farkı oluşturabilecektir. 1. Web (Ağ) Tabanlı Olması Günümüzde teknolojinin vardığı nokta, bilgiye ve belgeye, yetkili kişilerin her koşulda ve her yerden erişebilmesine olanak sağlamaktadır. Böyle bir imkan söz konusu iken, ağ tabanlı olmayan bir yazılım ürününü tercih etmek, kısa vadede yatırımınızın boşa gitmesine ve aynı konuda yeni bir yatırım yapma zorunluluğunuzun ortaya çıkmasına neden olacaktır. Ağ tabanlı yazılımları, iki ana grubu ayırmak mümkündür. Birinci grup, istemci (client) bilgisayarlara hiçbir kurulum gerektirmeyen, gerçek ağ tabanlı sistemlerdir. Bu sistemler sayesinde, işlerinizi cep telefonu da dahil olmak üzere, internete bağlanabilen her türlü cihaz ile yapabilir, dünya üzerindeki her yerden sisteminize erişebilir ve istemci bilgisayar ayarları ya da kurulumları ile uğraşmak gibi zaman alıcı ve maliyetli operasyonlardan kurtulabilirsiniz. Đkinci grup olarak tanımlanabilecek sistemler ise, yine bir ağ tarayıcısı (internet gezgini gibi) içerisinden çalışan, fakat Java Applet'i ya da ActiveX teknolojilerinden birini kullanan yazılımlardır. Bunlar, teorik olarak gerçek ağ tabanlı sistemlere benzeseler de, istemci bilgisayara kurulumlar yapılmasını ve istemci bilgisayarlarda yönetici (admin) yetkileri gerektirebilmekte, bazı ağ tarayıcılarında çalışabilirken, diğerlerinde çalışmamakta ve cep telefonu gibi mobil cihazlar ile kullanılması mümkün olamamaktadır. Genellikle, ürünleri eski teknolojiyle geliştirilmiş firmalar, güncel gereksinimleri karşılayabilmek amacı ile, eski sistemi bir ağ tarayıcısı içinden çalıştırmaya olanak sağlayan bu yöntemi kolaylığı nedeniyle tercih edebilirler. Seçeceğiniz sistem, bu ikinci gruba ait bir ürün olursa, ağ tabanlı olmayan yazılımlardan daha iyi bir alternatif olmasına rağmen, yukarıda da bahsedilen bazı problemlere yol açabilmenin ötesinde yatırımınızın ömrü de gerçek ağ tabanlı sistemlere kıyasla daha kısa olacaktır. Bu konuda dikkat edilmesi gereken bir diğer husus ise, kısmen ağ tabanlı ürünlerdir. Bazı sistemler, bir ağ arayüzü sunabilmesine rağmen ağ üzerinden kullanımda, özelliklerinin bir kısmına erişememenize sebep olmaktadır. Đş akışı tasarlamak ya da güncellemek için farklı bir masaüstü yazılımı ya da modülü gerektiren, yönetim işlevlerine ancak farklı bir araç kullanılarak erişilebilen ya da form tasarımının ancak üçüncü parti bir yazılım ile yapılabildiği sistemler, bu yarı 5
ağ tabanlı ürünlere örnek teşkil ederler. Takibi, güncellenmesi ve yönetimi en zor olan bu tür ürünler, kullanım sırasında en çok soruna yol açması beklenen sistemlerdir. envision, en güncel Microsoft.Net altyapısını kullanarak geliştirilmiş tamamen ağ tabanlı ve harici araçlara ihtiyaç duymayan bir doküman ve süreç yönetim sistemidir. envision ile sistemin tüm özelliklerine, istemci bilgisayarlara hiçbir kurulum yapmadan ağ üzerinden erişebilirsiniz. Daha fazla bilgi için adresini ziyaret ediniz. 2. Kullanılabilir, Yönetilebilir ve Kolay Öğrenilir Olması Özellikle doküman ve süreç yönetimi sistemlerinde bu konu son derece önemlidir. Çoğu zaman, doküman ve süreç yönetimi sistemleri firmanın esas işi ile doğrudan bağlantılı değildir. Buna rağmen bilgi ve belgenin paylaşımını, korunmasını ve kurumsal hafızanın organize bir şekilde saklanabilmesini sağlayarak, firmaların esas işlerini sağlıklı olarak yapabilmelerine olanak sağlar. Bu açıdan bakıldığında, doküman ve süreç yönetiminin kullanımı ne kadar karmaşık ve zorsa, çalışanlarınızın buna adapte olma süreleri ve istekleri de o derece düşük olacaktır. Firmanın esas işi ile doğrudan bağlantılı olmayan, fakat kuruluş içerisinde kan dolaşımı kadar hayati önemi olan bu sistemler, geri plana itilebilmekte ve verimli olarak kullanılmamaktadır. Yıllardır bu alanda faaliyet gösteren kişiler, sık sık bu konuda yanılgıya düşmüş kurum ya da kuruluşlarla karşılaşırlar. Yüksek bedeller ödenerek alınan bazı ürünlerin kullanılamadığı ya da kullanılabilmesi için çalışanlara verilmesi gereken uzun eğitimin yoğunluğu ve maliyeti, yatırımın boşa gitmesini ve satın alınan ürünün hiç hayata geçmeden rafa kalktığı, karşılaşılabilen durumlardır. Đşte bu yüzden, seçilecek ürünün mutlaka kullanışlı olması, çalışanlarınız tarafından kolaylıkla ve büyük bir eğitim süreci gerektirmeden öğrenilebilmesi, sistemin yönetilebilmesi için teknik açıdan uzman kişilere ihtiyaç duyulmaması ve kuruluşunuzu sürekli olarak dışarıdan danışmanlık hizmeti almak zorunda bırakmayacak şekilde tasarlanmış olması son derece önemlidir. Bazı sistemler, ürünün eğitimi, yönetimi ve takibi için teknik açıdan uzman birçok personeli de istihdam edebilecek, ya da büyük bedeller ödeyerek sürekli bir danışmanlık hizmeti almayı göze alabilecek firmalar için tasarlanmıştır. Örneğin, dünya çapında onbin çalışanı olan bir kurum, böyle bir sistemi ve bunun getireceği ekstra maliyetleri göze alabilirken, çoğu kurum ve kuruluş için böyle bir ürünün tercih edilmesi, büyük kayıplara ve değerlendirilemeyen ölü bir yatırıma sebep olabilmektedir. envision, güç ve performans açısından dünya çapındaki bu tür sistemlerle yarışabilecek düzeyde ve aynı zamanda herhangi bir ofis çalışanın rahatlıkla kullanabileceği kadar iyi tasarlanmış bir arayüze ve mantığa sahiptir. Daha fazla bilgi için adresini ziyaret ediniz. 6
3. Performans ve Kapasite En küçük kuruluşlarda dahi, yılda binlerce sayfa doküman ve belge üretilmektedir. Bu rakam, kuruluşun işleyişine ve yaptığı işlere göre değişmekle birlikte, çalışan sayısına paralel bir artış göstermektedir. Ortalama bir organizasyonda yılda onbinlerce kayıt, belge ya da doküman kurumsal hafızaya eklenmektedir. Seçilecek sistemin hem işlevsel olarak, hem de veritabanı gücü olarak tahmini yıllık kapasitenizin yaklaşık on katına kadar bir kapasiteyi sorunsuz olarak barındırabilmesi ve performans düşüşü yaşamadan erişime imkan sağlayabilmesi gerekmektedir. Daha düşük kapasiteli bir sistem seçmeniz durumunda, yakın gelecekte tüm yazılımı değiştirmek ya da üst sürümlere geçil yapmak ihtiyacı doğacak ve bu da bazı sıkıntıları beraberinde getirebilecektir. Bazı doküman ve süreç yönetimleri, sisteme yükleyebileceğiniz evrak sayısına kısıtlama getiren lisanslama modelleri kullanırlar. Bu tarz bir lisanslama modeli, yatırımınızı özgürce ve limit dolma kaygısı olmaksızın kullanmanızı engelleyebilmekte, ayrıca limitin dolması durumunda bazı değerli evraklarınızın sistem dışında kalmasına yol açabilmektedir. envision, evrak sayısından bağımsız bir lisanslama modeli sunarak, tüm sürümlerinde sınırsız kayıt imkanı ile en yoğun zamanlarda bile daima çalışacak bir sistemi sağlayabilmektedir. Ayrıca, envision, yapılan testlerle milyonlarca evrak ile dahi büyük bir performans ile çalışabilmekte ve hacim ne kadar büyürse büyüsün, her zaman ilk günkü gibi kullanılabilmektedir. Daha fazla bilgi için adresini ziyaret ediniz. 4. Güvenlik Konusunda Yeterli Olması Kurumsal hafızanızı emanet edeceğiniz sistemin, güvenilir olduğu kadar güvenli de olması son derece önemlidir. Sisteme ekleyeceğiniz her bir belgeyi kimim görüp, kimin göremeyeceğinden kimin değiştirip kimin değiştiremeyeceğine kadar birçok güvenlik ayarını, danışmanlık alma ihtiyacı hissetmeden kolaylıkla yapabilmeniz, sistemin verimli işleyişi için hayati önem taşımaktadır. Her gün yeni evrakların sisteme ekleneceği düşünüldüğünde, bu işlev, hem son derece güçlü ve güvenli, hem de kullanımı son derece kolay olmalıdır. Benzer şekilde, sisteme kimlerin nerelerden ve hangi zamanlarda girebileceği, hangi işlevlere ulaşabileceği, hangi evraklar üzerinde ne tür işlemler yapabileceği gibi birçok güvenlik unsuru da, en değerli hazine olan bilginin korunmasında çok önemli rol oynamaktadır. 7
Güvenli bir sistem, dışarıdan gelebilecek yetkisiz erişim denemelerine karşı da koruma mekanizmaları sunabilmelidir. CAPTCHA kullanımı (completely automated public turing test to tell computers and humans apart), olası bir ağ saldırısı durumunda tepki verebilmek, dosyalama sisteminde saklanan evrakları ve veritabanındaki hassas bilgi içeren alanları tercihen 128 bitlik bir şifreleme ile koruyabilmek, virüslere karşı koruma imkanı sunabilmek gibi birçok güvenlik unsuru, böylesine önemli bir sistemde mutlaka bulunmalıdır. envision, bilgi ve belgelerinizi korumaya yönelik olarak birçok üstün güvenlik unsurunu standart olarak sunmaktadır. Alternatiflerine göre bu konuda çok önde olan envision, sisteme eklenen kayıtları her koşulda sadece sizin belirlediğiniz yetkili kişilere sunarken, yetkisiz erişimlere olanak sağlamaz. Bankacılıkta da kullanılan 128 bit şifreleme yöntemi sayesinde kurumsal hafızanız, daima güvendedir. Daha fazla bilgi için adresini ziyaret ediniz. 5. Ölçeklenebilir Olması Đyi tasarlanmış yazılım sistemlerinin doğasında, kullanıldıkları kuruluşla birlikte büyüyebilme ve ölçeklenebilme özelliği de bulunur. Bu sayede, yatırımınızı yaptığınız zamandan sonra işlerinizin gelişmesi ve ihtiyaçlarınızın artması ile kullandığınız sistemin yetersiz kalması engellenerek, yatırımınızın garantiye alınmış olması sağlanır. Örneğin, bir sistemi seçerken öngördüğünüz kapasite her ne kadar o gün için doğru da olsa, işlerinizin büyümesi ile öngörünüzü aşarak seçtiğiniz sistemin niteliklerini yetersiz kılabilir ve sizi yeni bir yatırıma mecbur bırakabilir. Bu tarz problemlerin çözülmesi için, tercih edeceğiniz doküman ve süreç yönetimi sisteminin birden çok sunucuda paralel olarak çalışabilmekten, katmanları birden çok donanıma dağıtabilmek, otomatik yük dağılımı (load balancing) ile birlikte kullanılabilme ve kapasitenin artırılabilmesi gibi birçok opsiyonu da sunabilmesi gereklidir. Artan iş hacminizle birlikte, ağ sunucusu birden fazla sunucuda çalıştırılabilir olmalı ve veritabanı ile dosya sistemi sunucuları da farklı donanımlarda kusursuz olarak işlevini yerine getirebilmelidir. Unutmayınız ki, tek bir sunucunun donanımını yükselterek güçlendirmek, birden fazla sunucuyu bir arada kullanarak toplam işgücünü artırmaya göre çok daha pahalı ve verimsiz bir yöntemdir. Bir yazılım sisteminin problemsiz olarak ölçeklenebilmesi, yıllar sonra ihtiyacınız olabilecek bir kapasitenin yatırımını en baştan yapmanıza gerek bırakmayarak, daima ihtiyaçlarınızı en uygun yatırımla karşılayabilme imkanı sağlar. 8
envision, otomatik yük dağılımından birden çok sunucuya, katmanların farklı donanımlarda çalışmasından paralel çalışan sunucu kümelerine kadar son teknoloji ölçeklenebilme özelliklerini bünyesinde barındırmaktadır. Đş hacminiz ne kadar artarsa artsın, envision ile kolayca her yükün altından kalkabilirsiniz. Daha fazla bilgi için adresini ziyaret ediniz. 6. Garanti Süresi ve Garanti Sonrası Bakım Maliyetleri Doküman ve süreç yönetimi gibi bir sistemi seçerken yatırımınızı korumak için dikkat etmeniz gereken önemli unsurlardan birisi de ürünün garantisi ve garanti sonrası koşullarıdır. Unutmayınız ki, yazılım ürünleri doğaları gereği kullanım ömürleri boyunca hata giderme, işletim sistemi değişiklikleri (örneğin MS Vista'ya geçiş) ya da güncel problemlere karşı yamalar (örneğin 2000 yılı problemi ya da YTL'den TL'ye dönüş) gibi süreçlerden geçerler. Bunlara yeni versiyon güncellemeleri gibi sisteminizden daha yüksek fayda sağlamanızı sağlayacak unsurları da eklediğimizde, garanti süresinin ve garanti sonrası koşullarının önemi açıkça ortaya çıkmaktadır. Genellikle yazılım ürünlerinin garanti süresi, hata gidermeden versiyon güncellemelerine kadar hemen her işlevin bedelsiz olarak temin edilebildiği zaman aralığını gösterir. Örneğin bir yıl garanti süresi olan bir üründe, bu süre içerisinde bu tarz ihtiyaçlar için herhangi bir maliyet yoktur. Yazılım ürünlerinin garantisi kimi ürünlerde üç ay gibi çok kısa bir süreden başlayabilmekte ve iki yıla kadar çıkabilmektedir. Seçeceğiniz sistemin garanti süresinin mümkün olan en uzun süre olması, kuruluşunuzun yapacağı yatırım açısından büyük önem taşımaktadır. Garanti süresi kadar, garanti sonrası koşullar da büyük önem taşırlar. Kimi yazılım ürünlerinde garanti sonrası hata giderme ve güncellemeler büyük maliyetlerle sunulurken, kimi sistemlerde yıllık düşük maliyetli bakım sözleşmeleri ile hizmet alınabilmektedir. Bir doküman ve süreç yönetimi sistemi seçerken bu konuda da yeterli incelemeyi ve araştırmayı yapmak, ileride karşılaşabileceğiniz büyük faturalardan korunmak için oldukça önemlidir. envision, sektördeki en uzun garanti sürelerini lisans bedeli içerisinde sunabilmekte ve garanti sonrasında da en iyi ve kesintisiz hizmeti çok uygun koşullarla sunabilmektedir. Daha fazla bilgi için adresini ziyaret ediniz. 9
7. Güncel Teknolojiye Sahip Olması Onlarca yıldır yazılım ürünlerinin geliştirildiği göz önüne alındığında, bazı sistemlerin geliştirildiği dönem itibarı ile yeni teknolojiyi kullanıyor olsalar da, günümüz için artık eski kalabilmektedirler. Özellikle doküman ve süreç yönetimi gibi büyük sistemlerin, özel olarak bu konu göz önüne alınarak tasarlanmadıkları sürece güncellenmeleri ve yeni teknolojiye adapte olmaları, üretici firmalar için zorlu ve maliyetli bir süreci gerektirir. Örneğin ActiveX gibi bir teknolojiye bağımlı bir yazılım, her geçen gün daha da eskiyen ve teknolojiye adapte olması son derece zor olan bir sistemdir. Benzer şekilde, veritabanı yönetim sistemleri, hemen her yıl yeni bir sürüm ile güncellenmekte ve performansı artmakta; dolayısıyla da seçeceğiniz sistemin kolayca yeni veritabanı yönetim sistemlerine geçirilebilir olması gerekmektedir. Güncel teknolojiyi kullanmayan sistemler gerek güvenlik, gerekse performans açısından geçmişte kalmaya mahkumdurlar. Doküman ve süreç yönetim sistemi gibi bir yatırım yapılacağında, bu yatırımın mümkün olan en uzun kullanım ömrüne sahip olabilmesi için en güncel yöntemleri ve teknolojiyi kullanıyor olması son derece önemlidir. envision, CodeNet altyapısı ve tasarımı sayesinde sürekli son teknolojiye adapte olabilecek şekilde geliştirilmiştir ve kullanımınız süresince daima güncel olmayı garanti edebilmektedir. Daha fazla bilgi için adresini ziyaret ediniz. 8. Özelleştirilebilme ve Özelleştirme Maliyetleri Her kuruluş gerek çalışma şekli, gerekse yaptığı işler ve personeli ile diğerlerinden farklıdır. Bu gerçek göz önüne alındığında, seçilecek doküman ve süreç yönetimi sisteminin mutlaka kuruluşunuza adapte olabilecek esneklikte ve özellikte olması gereklidir. Aksi takdirde, kuruluşun sisteme uyması gerekecek ve yazılımın sağlayacağı faydalar yerlerini yavaşlayan süreçlere ve mutsuz kullanıcılara bırakacaktır. Yeterli esnekliğe ve özelleştirilebilme yeteneğine sahip olmayan bir sistem, çalışanlar tarafından verimli olarak kullanılamayabilmekte, aynı zamanda da birçok işlemin manuel yapılmasına ve kurumsal hafızanın zarar görmesine yol açabilmektedir. Bir doküman ve süreç yönetiminin esneklik özelliği ne kadar önemli ise, bu özelleştirmelerin maliyetleri de o derece hayatidir. Bazı sistemlerin kuruluşunuza uygun hale getirilebilmesi için altı sıfırlara ulaşabilecek rakamlarla ifade edilen bedeller ödemeniz gerekebilirken, bazı sistemler ise kolaylıkla ve maliyet gerektirmeksizin size adapte olabilmektedir. Bu nedenle, lisans bedeli ne kadar düşük olursa olsun, özelleştirme ve adaptasyon bedelleri de yatırımınızın gerçek maliyetini görmenizi sağlayacaktır. Seçilecek sistemin bu tür maliyetleri var ise, bunların bütçenizle uyumlu olduğundan emin olmanız son derece önemlidir. 10
envision, CodeNet altyapısı sayesinde masrafsızca ve kolaylıkla özelleştirebilen bir üründür. NamingMode ve PlugIn gibi teknolojileri standart olarak sunabilen, üstün güç ve performans ile kolay adaptasyon imkanı sağlayabilen envision, kuruluşunuza tamamen uyum sağlayarak geçiş sürecini hızlandırır ve özelleştirme maliyetlerini ciddi oranda düşürür. Daha fazla bilgi için adresini ziyaret ediniz. 9. Harici Gereksinimlerin Maliyetleri Doğru bir yazılım ürünü seçerken dikkat edilecek bir diğer husus ise üçüncü taraf giderleri olarak tanımlanabilen ve doğrudan yazılım ile ilgili olmayan, fakat yazılımın çalıştırabilmesi için gerekli olan donanım (sunucular, istemciler ve benzerleri) ve yazılım (işletim sistemleri, veritabanı yönetim sistemleri ve benzerleri) bedelleridir. Bazı durumlarda, satın alacağınız ürün bedelinden dahi daha yüksek bir maliyet çıkartabilecek bu gereksinimler, karar aşamasında değerlendirilmeli ve doğru bir sistemi seçerken göz önüne alınmalıdır. Bazı sistemler, bu gereksinimlerin bir kısmını lisans bedeline dahil edebilirken, bazıları ise sadece ürün lisans bedelini belirtmekte ve dolayısıyla alternatifler arasında mukayese yapmak zorlaşmaktadır. Özellikle ağ tabanlı olmayan yazılımlar, ya da ActiveX gibi teknolojileri kullanan ürünler, belli istemci bilgisayar gereksinimleri de ortaya çıkartabilmekte ve dolayısıyla kuruluşunuzdaki her bilgisayar başına bazı maliyetlere sebep olabilmektedirler. Gerçek ağ tabanlı yazılımlar, istemci bilgisayarlar hangi işletim sistemine ya da donanımına sahip olsalar da işlevini gerçekleştirebildiği için, oldukça düşük bir üçüncü taraf maliyeti gerektirirler. Örneğin, sadece Microsoft XP işletim sistemi ile çalışan istemcilerde kullanılabilen bir yazılım seçildiğinde, eğer elli çalışanınız var ise, elli adet Microsoft XP lisansı da temin etmeniz gerekecektir. envision, istemci bilgisayarları için gereksinimler ortaya çıkartmayan gerçek ağ tabanlı bir sistemdir. Bu sayede, sunucu donanımı, işletim sistemi ve veritabanı yönetim sistemi bedelleri dışında herhangi bir ilave maliyet gerektirmemektedir. Ayrıca envision, Microsoft sunucu işletim sistemlerinin yanı sıra, Linux gibi ücretsiz sistemlerle kullanılabilen, yine benzer şekilde Oracle ve Microsoft SQL Server gibi veritabanı yönetim sistemlerinin yanı sıra, MySQL gibi ücretsiz sistemlerle de çalışabilen bir ürün olması sayesinde, başlangıç maliyetlerini tercihinize ve ihtiyaçlarınıza göre minimum düzeyde tutabilmektedir. Daha fazla bilgi için adresini ziyaret ediniz. 11
10. Đş Akışları Đş akışları, doküman ve süreç yönetimlerinin olmazsa olmaz unsurlarından birisidir. Güçlü bir iş akışı motoruna sahip olmayan bir doküman yönetim sistemi, dijital bir dosya dolabından farksızdır ve size gerçek bir doküman ve süreç yönetim sisteminin sunabileceklerinin çok küçük bir bölümünü sunabilir. Personelin izin formu doldurmasından, avans isteğine, müşterinizin bir teklif istemesinden malzeme alımına kadar, kuruluşunuzda gerçekleşen tüm süreçler, iş akışları vasıtası ile otomasyona geçirilebilmeli ve uyarılar, görev atamaları, tetikleyiciler gibi özellikler sayesinde kusursuz olarak işletilebilmelidir. Bu sayede, süreçlerinizin verimini artırabilir, tamamlanma sürelerini kısaltarak zaman ve maliyet tasarrufu yapabilir, kurumsal işleyişlerin standart ve eksiksiz olarak yürümesini sağlayabilirsiniz. Kurumsal düzeydeki doküman ve süreç yönetimi sistemleri, farklı düzeylerde de olsa bir iş akışı motoru barındırırlar. Burada dikkat edilmesi gereken noktalar, iş akışı motorunun yetenekleri, yeni iş akışları tanımlamanın ya da varolanları güncellemenin kolaylığı ve akışların gerçekten ihtiyaçlarınızı karşılayabilecek düzeyde olmasıdır. Bazı doküman ve süreç yönetimi sistemlerinde buluna iş akışı modülleri, kullanımı son derece zor ve çoğu zaman harici bir danışmanlık ihtiyacı ortaya çıkartabilen bir yapıdırlar. Kimi sistemlerde, yeni bir iş akışı tanımlamak ya da varolanı güncellemek için ayrı bir araç kullanmak ve uzman olmak gerekmektedir. Seçilecek doküman ve süreç yönetimi sisteminin, kolaylıkla kullanılabilen grafik arayüzlü bir iş akışı ortamına sahip olması ve kendi personeliniz tarafından rahatlıkla yeni akışlar tanımlanabilmesi ya da varolanların değiştirilebilmesi, ileride karşınıza çıkabilecek yüksek maliyetli danışmanlık hizmetlerine olan ihtiyacınızı ortadan kaldıracaktır. Ayrıca, seçilecek sistemin sağlayıcısı firmanın, en azından başlangıç aşamasında, kuruluşunuzdaki mevcut süreçlerin analiz edilmesinde ve sistemde oluşturulmasında yardımcı olması, ürünü satın aldıktan sonra zor bir problem ile karşı karşıya kalmanızı engelleyecektir. envision, dünya çapında rakipsiz ve tamamen ağ tabanlı olarak çalışabilen grafiksel bir iş akışı tasarım modülüne sahiptir. Bu modül sayesinde, kendi iş akışlarınızı kolaylıkla tanımlayabilir ya da varolanları değiştirebilirsiniz. Ayrıca, envision teknik destek ekibi, sistem kurulumu ve özelleştirmesi esnasında, varolan süreçlerinizi sizinle birlikte analiz edecek ve bunların tanımlanmasında size yardımcı olarak son derece hızlı bir başlangıç aşaması sağlayacaktır. Daha fazla bilgi için adresini ziyaret ediniz. 12
11. Dinamik Formlar Tıpkı iş akışları gibi, dinamik formlar da doküman ve süreç yönetimlerinin temel taşlarından birisidirler. Teklif formu, kalite ile ilgili formlar, personel izin formu, demirbaş alım formu ve daha birçok form, kurumsal hayatta her gün sıkça karşılaştığımız bilgi girme ve saklama yöntemlerinden birini oluşturmaktadır. Eksiksiz bir doküman ve süreç yönetimi sistemi, kuruluşunuza uygun formların kolayca tasarlanmasına ve kullanılmasına imkan sağlayabilmesi, ayrıca bu formların kurumsal süreçlerinizi otomasyona geçirmek amacı ile tanımlanacak iş akışlarında kullanılabilmesi gereklidir. Kağıt üzerinde ya da Microsoft Excel gibi bir yazılımı kullanarak hazırlamakta olduğunuz bu tür formlar, doküman ve süreç yönetimi sisteminde de aynı kolaylıkta ve esneklikte, özel uzman kişiler gerektirmeksizin oluşturulabilmelidir. Özellikle kalite standartlarını uygulayan firmalarda, formlar son derece sık olarak kullanılmaktadır. En küçük bir organizasyonda dahi, sadece kalite uygulaması ile ilgili evraklar veya formlar, sadece birkaç yıl içerisinde dolaplar dolusu klasörler ile binlerce sayfa kağıttan oluşan bir yığın oluşturur. Bu formların versiyonları, doldurulmuş olanların organizasyonu, saklanması ile sonradan hızlı ve kolay bir şekilde erişilebilmesi, yetkilendirmelerin yapılması sayesinde güvenliğin sağlanması, doküman ve süreç yönetimi sistemlerinin olmazsa olmaz unsurlarındandır. Kalite standartlarını uygulamanın getirdiği kırtasiye masrafı ve işgücü kaybı, bu tarz bir sistem ile minimuma indirilerek kurumsal açıdan büyük kazanımlara ve verim artışına olanak sağlamaktadır. envision, çok güçlü ve grafik arayüzlü, ağ tabanlı bir form tasarım modülüne sahiptir. Bu eşsiz modül sayesinde, kendi formlarınızı kolayca oluşturabilir, varolanları değiştirebilir ve kullanabilirsiniz. Bu formları iş akışlarında kullanabilir, menülere bağlayabilir, aramalarla hızlı bir şekilde bulabilir ve detaylı yetkilendirme sistemi ile de güvenliğini garanti edebilirsiniz. Daha fazla bilgi için adresini ziyaret ediniz. 12. Türkçe Desteği "Türkçe Desteği", günümüzde yazılım ürünlerinin hemen hepsinde sıkça görülebilen bir ibaredir. Bu konuda göz ardı edilmemesi gereken önemli bir nokta, doküman ve süreç yönetimi gibi kurumsal yazılımlardaki bu ibarenin altındaki detaylardır. Kullanıcı arabiriminin Türkçe çalışabilmesi, kuşkusuz önemli ve gerekli bir özelliktir, fakat bunun ötesinde göz ardı edilemeyecek detaylar da en az kullanıcı arabirimi kadar mühimdir. Doğru bir doküman ve süreç yönetimi sistemi, gerçek anlamda ve tüm boyutları ile Türkçe'yi destekleyebilmelidir. Kullanıcı arabiriminin Türkçe olabilmesine ilaveten, içerik indeksleme, arama motoru ve veri tabanı açılarından da kusursuz 13
olarak çalışabilmelidir. Đçerik indekslemede Türkçe doğrulama yöntemleri kullanabilmek, aramalarda Türkçe harf içeren metinlerde sıkıntı yaşamamak ve veri girişlerinde Türkçe formatına uygun çalışabilmek, yatırımınızın kullanılabilirliğini belirleyecek çok önemli hususlardır. Basit örneklerle bu durumu açıklamak gerekirse, Türkçe formatında tarih bilgisinin Đngilizce formatından farklı olmasını ya da Türkçe'de sayılardaki ondalık kısım virgülle ayrılırken, Đngilizce'de nokta ile ayrılması gibi ufak ama hayati detayları düşünebiliriz. Yine benzer şekilde, büyük "ı" harfinin Đngilizce'de büyük "i" harfine karşılık gelmesi gibi küçük detaylar, kurumsal hafızada yapılacak aramalarda ciddi kısıtlamalara neden olabilecek ve aradığınız bilgilerin erişilmesini güçleştirecektir. OCR kısaltması ile tanımlanan taranmış evraklardan içerik oluşturma sistemleri, doküman ve süreç yönetimlerinin önemli bir parçasını oluşturur. Böyle bir sistem sayesinde, faks ile gelen ya da taranmış evraklarınızın içerisinde geçen bilgileri kullanarak da sınıflandırma ya da arama yapabilir, onbinlerce sayfa içerisinden aradığınız belgeye anında ulaşabilirsiniz. Seçeceğiniz sistemde kullanılan OCR motorunun, Türkçe'de en düşük hata oranı ile çalışıyor olması, bu açıdan büyük önem taşır. Tüm OCR'larda kullanılan mantık, resim formatındaki belgenin içerisinden harfleri, heceleri ve kelimeleri bularak, kullanılan dile göre analiz ederek en doğru sonuçları üretmek üzerine dayalıdır. Türkçe desteği olmayan bir OCR kullanıldığında, evraklarınızdaki içerik, OCR motoru tarafından Đngilizce ya da başka bir dile göre analiz edilecek, kelimeler bozulacak ve dolayısıyla aradığınızı bulabilme imkanınız ciddi oranda azalacaktır. Unutmayınız ki, Đngilizce gibi dünyada kabul görmüş diller, tüm OCR benzeri sistemlerde desteklenir. Dolayısıyla, bu tarz belgelerde sıkıntı, hangi OCR motoru kullanılırsa kullanılsın yaşanmayacaktır. Dikkat etmeniz gereken ise, kullanılan OCR motorunda Türkçe desteğinin de olmasıdır ki, dünyada az sayıda OCR motoru bu imkanı sunabilmektedir. envision, %100 Türkçe desteğini en ince detayına kadar sunabilmektedir. Kullanıcı arabiriminden içerik analizine, OCR motorundan detaylı arama yöntemlerine kadar tüm sistem, Türkçe ile kusursuz çalışmaktadır. Buna ilaveten, envision Đngilizce, Almanca gibi birçok yabancı dil için de tam destek sağlamaktadır. Daha fazla bilgi için adresini ziyaret ediniz. 13. Destek Đmkanları ve Maliyeti Özellikle kurumsal yazılımlarda ihtiyacınız olduğunda alabileceğiniz desteğin önemi son derece büyüktür. Kimi sistemlerde bu destek, garanti süresince ücretsiz olarak sağlanırken, kimilerinde ise garanti süresinde dahi sadece ücretli olarak alınabilmektedir. Bunun da ötesinde, kimi firmalar ürünleri için sadece e- 14
posta desteği sunmakta, kimileri telefon desteği de sunabilirken kimi firmalar da yerinde destek imkanı sağlamaktadır. Doğru bir doküman ve süreç yönetimi sistemi seçerken dikkat etmeniz gereken bir diğer nokta, alabileceğiniz desteğin türü, niteliği ve bedelidir. Sadece e-posta ile destek veren firmalardan gereken yardımı almak alternatiflerine göre daha yavaş olabilmekte, telefon ile destek çoğu zaman problemlerin aşılmasında fayda sağlayabilmesine rağmen, gerekli durumlarda yerinde destek imkanı da bulunması, kurumsal bir yazılım için önemli bir konudur. Bu konuda unutulmaması gereken bir husus, tüm kurumsal yazılımlar için destek imkanının gerekli olduğudur. Kimi firmalar, ürünleri için desteğe ihtiyaç duymayacak kadar sağlam ve kullanışlı gibi ifadeler kullansalar da, gerçek hayatta seçeceğiniz sistem için mutlaka kalıcı, güvenilir ve hızlı bir desteği bedelsiz ya da düşük maliyetli olarak alabileceğinizden emin olmalısınız. Özellikle garanti sonrası dönemde, kimi doküman ve süreç yönetimi sistemleri için destek almak, sistemin başlangıç maliyeti kadar ya da daha fazlası bir bütçe ayırmanızı gerekli kılabilir. Bu önemli noktayı, en baştan incelemek, detayları öğrenmek ve sadece garanti süresinde değil, ürünün kullanım ömrü boyunca uygun koşullarla destek alınmasına imkan veren bir sistem seçilmelidir. Ürününü alacağınız firmanın sizin için yetkin bir müşteri temsilcisi ataması, taleplerinizi nasıl karşılayacağına dair iyi tanımlanmış prosedürlerinin olması ve destek konusu incelenirken size güven verebilmesi önemli göstergelerdir. envision, garanti süresince e-posta, telefon ve yerinde destek imkanlarını bedelsiz olarak sunabilmekte, garanti sonrasında ise son derece uygun koşullarla bu hizmeti devam ettirebilmektedir. Ayrıca, envision sistem içerisinden canlı sohbet (live chat support) ile ve ücretsiz destek telefon hattı ile de kesintisiz destek imkanı sağlayarak kurumsal yazılımlar arasında bir ilke imza atmaktadır. envision ile yatırımınız, tüm kullanım ömrü boyunca güvence altındadır. Daha fazla bilgi için adresini ziyaret ediniz. 14. Đndeksleme ve Arama Yetenekleri Doküman ve süreç yönetimi sistemlerinin önemli parçalarından bir tanesi, bilgi ve belge havuzu içerisinde aradığınıza kolay ve hızlı bir şekilde ulaşmanızı sağlayabilmesidir. T.C. Çevre ve Orman Bakanlığı'nın (http://www.cevreorman.gov.tr) yayınladığı bir istatistiğe ortalama bir ofiste kişi başına tüketilen kağıt miktarı 0,7 kg/gün (yaklaşık 140 sayfa) dür. Finans merkezlerinde ve bankalarda ise kişi başına tüketilen kağıt 0,9 kg/gün (yaklaşık 180 sayfa) dür. Bu tür araştırmalar açıkça ortaya koymaktadırlar ki, kurumsal hafıza sadece birkaç yıl içerisinde dev bir bilgi ve belge havuzuna dönüşmekte ve nitelikli bir sınıflandırma, indeksleme ve organize etme sistemi kullanılmadığı 15
takdirde, ihtiyacınızın olduğu bilgi ya da belgeye erişmek neredeyse olanaksız hale gelerek, kuruluşunuzun geleceğini tehdit edebilmektedir. Doğru seçilmiş bir doküman ve süreç yönetimi sistemi, bu havuzdaki tüm kayıtları analiz edebilmeli, sınıflandırabilmeli ve aradığınızda size kolayca sunabilmelidir. Bu işlevin temel taşı ise, içerik çıkartma (content extraction) olarak düşünülebilir. Đçerik çıkartma, OCR vasıtası ile resim içeriğini metine çevirebilmeyi ve de metin bilgisi içeren dijital dosyaları indeksleyebilmeyi gerektirmektedir. Bazı doküman ve süreç yönetimi sistemleri, kayıtlarda sizin tanımlayacağınız "meta" bilgiler üzerinden arama yapmaya imkan verirken, daha iyi tasarlanmış sistemler, belgelerin içeriğine göre de aramayı saniyeler içerisinde yapabilmenizi sağlar. Örneğin faks ile gelmiş bir belgeyi, sadece içinde geçen bir kelime vasıtası ile bulabilmek, gerçek anlamda organize bir kurumsal hafızaya sahip olduğunuzun bir göstergesidir. Đçerik indeksleme konusunda dikkat edilmesi gereken bir diğer husus ise, Türkçe desteğidir. Türkçe doğrulama yöntemleri kullanabilmek ve aramalarda Türkçe harf içeren metinlerde sıkıntı yaşamamak yatırımınızın kullanılabilirliğini belirleyecek çok önemli hususlardır. Bu konuda daha detaylı bilgiyi, "Türkçe Desteği" başlıklı bölümde bulabilirsiniz. envision, rakipsiz içerik indeksleme sistemi sayesinde resim tabanlı belgelerden, dijital dosyalara kadar tüm kayıtların içeriğini analiz eder, anlar ve indeksler. Bunun sayesinde de tek bir kelime dahi, aradığınızı bulabilmeniz için yeterli olabilir. Yüzbinlerce sayfa içerisinde dahi saniyeler içerisinde arama yapabilen envision, %100 Türkçe desteği ile de yatırımınızın karşılığını almanızı garanti etmektedir. Daha fazla bilgi için adresini ziyaret ediniz. 15. Lisanslama Modeli ve Lisans Maliyeti Doğru bir doküman ve süreç yönetimi sistemi seçerken, sadece o günü değil, iş hacminizin veya personel sayınızın artabileceğini de göz önüne alarak, geleceği de göz önüne almanız, yatırımınızı korumak için önemli bir noktadır. Kurumsal sistemler, temel olarak kayıt sayısı, kullanıcı sayısı ya da işlemci sayısı gibi kriterlere göre lisanslandırılırlar. Doküman ve süreç yönetimi sistemleri içerisinde, kayıt sayısına kısıtlama getiren bir lisanslama modeli, kuruluşunuzu ileride artabilecek belge sayısı göz önüne alındığında sıkıntı yaratabilecek bir model olarak düşünülebilir. Kullanıcı sayısına göre kısıtlama ise, personel sayınızdaki artışa bağlı olarak sistem kapasitesini zorlayabilir. Đşlemci sayısına göre yapılan lisanslamada ise, performans artırımı için buna uygun geliştirilmiş ürünlerde kullanabileceğiniz sunucu çoklama durumunda büyük maliyetler ortaya çıkartacaktır. 16
Görüldüğü üzere, her lisanslama modelinin bazı dezavantajları bulunmaktadır. Bu dezavantajlar içerisinde, işlemci kısıtlı lisanslama, yükseltme ihtiyacınız ortaya çıktığında en yüksek maliyete sebep olabilecekken, kayıt sayısı kısıtlaması ise karşılaşma olasılığınızın en yüksek olduğu limit türüdür. Bu noktada önemli olan, herhangi bir türdeki limitin artırımı sırasında ödemeniz gerekecek olan bedelin büyüklüğüdür. Kimi ürünlerde, düşük başlangıç maliyetine rağmen, ilave kullanıcı lisansı temin etmek yüksek maliyetler gerektirebilirken, kimi ürünlerde ise bu bedeller en baştan açıkça tanımlanmıştır ve bu sayede size geleceği planlayabilme imkanı sunarlar. Karar verme aşamasında, ileriyi de düşünerek bu detayları düşünmeniz, yatırımınızın orta ve uzun vade de beklentilerinizi uygun koşullarla sunabilmesine olanak sağlar. envision, sabit ve uygun koşullu kullanıcı sayısı lisanslama modelini sunarak, başlangıç maliyetlerini ihtiyaçlarınız doğrultusunda en düşükte tutabilmeyi, aynı zamanda da ileride ne ile karşılaşacağınızı ilk günden bilmenizi sağlamaktadır. Daha fazla bilgi için adresini ziyaret ediniz. 17