izmir AKADEMİ TDB ı s a r a r a l s u Ul i s e r g n o K i ğ i l m i k e h Diș 9-21 Mayıs 2016 1 r i m z İ r a u F ental 2016 xpod E e v k lu r o s Spon pçığı Tanıtım Kita Expodental 2016 www.tdbkongreleri.org 30. Yılda 30.000 Dișhekimi Bulușuyor
İçerik İletişim Bilgileri Önsöz Fuarİzmir Sponsorluklar Fuar Alanı Stant Kiralama Formu ve Sözleşmesi 3 4 5 6 12 13 Anlaşma Koşulları ve Sözleşme 2
İletişim Bilgileri TDB TÜRK DIŞHEKIMLERI BIRLIĞI İzmir Dişhekimleri Odası Bayraklı, Anadolu Cad. Tepekule İş Merkezi No:40 D:209-210-211, Bayraklı/İzmir Tel : 0232 461 21 52 Faks : 0232 461 37 59 Web : www.tdb.org.tr SPONSORLUK ve STANT SEKRETARYASI K2 Kongre ve Etkinlik Hizmetleri Ltd. Şti. Ali Nazime Sokak No: 45 Koşuyolu Mah. Kadıköy 34718 İstanbul İlgili Kişi: Kadirhan Ediz Tel : 0216 428 9551 Dahili: 115 Faks : 0216 428 9591 Web : www.k2-events.com E-mail : tdb2016@k2-events.com KONGRE MERKEZİ Fuar İzmir fuarizmir Sakarya Cad. 35410 Gaziemir Tel : 0232 497 10 00 Faks : 0232 497 10 22 Web : www.fuarizmir.com.tr 3
Sayın Yetkili, TDB 22. Uluslararası Dişhekimliği Kongresi, İzmir de, 19-21 Mayıs 2016 tarihleri arasında, Fuar İzmir de İzmir Dişhekimleri Odası nın organizasyonu ile gerçekleşecektir. 1992 yılında başlayan TDB kongreleri, siz değerli dişhekimliği bileşenlerinin de katkılarıyla bilimsel ve sosyal programı, fuarı ile ülkemizde alanındaki en büyük organizasyon haline gelmiştir. TDB Kongreleri nin yükselen ivmesi, 2013 yılında Dünya Dişhekimliği Kongresi nin (FDI) ülkemizde yapılması ile daha farklı bir noktaya ulaşmıştır. FDI kongresinin başarısı, ulusal ve uluslararası alanda gördüğü ilgi, hedeflerimize ulaşma yolunda önemli bir motivasyon kaynağı olmuştur. 2016 nın Mayıs ayında, TDB 22. Uluslararası Dişhekimliği Kongresi ni odalarımızın, dişhekimliği fakültelerinin, bilimsel derneklerin, ağız ve diş sağlığı endüstrisinin ve Dişsiad ın katkılarıyla gerçekleştireceğiz. Ülkemizi, dünyadaki örneklerinde olduğu gibi bir dişhekimliği kongre ve fuar merkezi haline getirme çabalarımızı destekleyeceğiniz inancı ile, ekte bulunan sponsorluk dosyamızı değerlendirmenize sunuyorum. Saygılarımla, Prof. Dr. Taner Yücel Türk Dişhekimleri Birliği ve Kongre Başkanı 4
Fuar İzmir Fuarizmir, fuarlar kenti olarak anılan İzmir in, sahip olduğu bilgi, beceri ve deneyim lerini, yenilik çi anlayışıyla ve İzmirli nin dostluğu ile çatısı altında birleştirmektedir. Rakamlarla fuarizmir; Son teknolojik donanımlarla sağlamlaştırılmış teknik bir altyapıya sahip 4 adet hol, 330.000 m² toplam alan 119.000 m² açık ve kapalı sergi alanı 12.000 m² fuar sokağı 20.500 m² etkinlik alanı 93.000 m² (2.500 araç) otopark Katılımcı firmalar ve sponsorlar, kongre den önce araştırma yapmak ve detaylı bilgi almak için sponsor ve sergi sekreteryası ile (tdb2016@k2-events.com) iletişime geçebilirler. 5
Sponsorluklar KONGRE RESMİ SPONSORLUĞU EUR 25.000,- Kongre resmi sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Firma organizasyon dahilinde Resmi Sponsor olarak alınacaktır. Kongre program kitabı, web sitesi, duyurular ve sponsorların yer alacağı basılı malzemeler de resmi sponsor başlığı altında firma logosu yer alacaktır. Stant alanında kongre resmi sponsorlarına 24m2 ücretsiz stant alanı ayrılacaktır. Kongre program kitabı ve fuar kataloğunda bir sayfa ücretsiz reklam alanı ayrılacaktır. Kongrede yer alacak stant aktiviteleri ile ilgili 1 adet mail duyurusu hakkı verilecektir. Kapanış seremonisinde teşekkür plaketi takdim edilecektir. KONGRE DESTEK SPONSORLUĞU 1. GRUP EUR 10.000,- Kongre destek sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Firma organizasyon dahilinde Destek Sponsor olarak alınacaktır. Kongre program kitabında bir sayfa ücretsiz reklam alanı ayrılacaktır. Kongre program kitabı, web sitesi, duyurular ve sponsorların yer alacağı basılı malzemeler de destek sponsor başlığı altında firma logosu yer alacaktır. 1 adet çanta içi ücretsiz ilan/ürün hakkı verilecektir. Kapanış seremonisinde teşekkür plaketi takdim edilecektir. Fİrma Sempozyumu SPONSORLUĞU EUR 10.000,- Kongre katılımcılarına yeni ürünlerinizi ve firmanızın gelişmelerini duyurmanın en iyi yolu firma sempozyumlarıdır. Kongre katılımcılarını öğle yemeği sırasında düzenleyeceğiniz firma sempozyumuna davet edebilirsiniz. Firma sempozyumları ile ilgili tüm bilgiler, Kongre web sayfası ve kongre kitapçıklarında yer alacaktır. Firma Sempozyumu için öğle yemeğinde kullanılacak olan yemek fişleri sponsor firma tarafından hazırlanacaktır. Firma sempozyumu sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Standart ses / görsel ekipman Kongre çantasında sempozyum tanıtım broşürü (Sponsor firma tarafından 1 sayfa şeklinde hazırlanacak olup A4 boyutlarında veya daha küçük olması gerekmektedir.) Sempozyum duyurusu, program kitapçıkları, cep programı ve kongre web sayfasında duyurulacaktır. Toplantıda yer alacak, 2 sempozyum konuşmacısının kayıtları ücretsiz olarak gerçekleştirilecektir. Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. FİRMA KURS SPONSORLUĞU TAM GÜN / EUR 2.000,- YARIM GÜN / EUR 1.000,- 18 Mayıs 2016, Çarşamba günü kongre öncesi kurslar gerçekleştirilecektir. Her bir kurs için 20 kişilik kontenjan ayrılacak olup, bu sayı içerisinden kursu yapacak olan firmaya 5 kişilik ücretsiz katılım hakkı verilecektir. Kurs eğitmenleri firma tarafından belirlenecek olup, ulaşım ve konaklama giderleri yine firmaya ait olacaktır. Firma kurs sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Firmaya ilgili kurs için salon ayrılacaktır. Projeksiyon ve sunum bilgisayarı. 6
Sunum kontrol odası SPONSORLUĞU EUR 5.000,- Kongrenin bilimsel programında yer alan davetli konuşmacılar bu salonu sunumlarını düzenlemek için kullanacaktır. Sunum kontrol odası ağ bağlantı imkanlarının arttırıldığı bir salon olarak hazırlanacaktır. Salonda servis edilmesi istenen yiyecek-içecek hizmetleri ayrıca fiyatlandırılacaktır. Sunum kontrol odası sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Salon ismi Sponsor Firma Sunum Kontrol Odası şeklinde duyurulacaktır. Kongre program kitapçıkları, web sitesinde ve sponsorlar alanında firma logosu yer alacaktır. Sponsor firma sunum kontrol odasında promosyonel ürünler sergileyebilir. ( Bayrak, mouse pad, roll-up vb.) Kongre program kitapçıkları ve web sitesinde, sponsorlar alanında firma logosu yer alacaktır. BALON SPONSORLUĞU EUR 15.000,- Kongre merkezi girişinde yer alacak iki adet dev ışıklı balon ile kongreye damganızı vurun. Balon sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Web sitesinde sponsorlar bölümünde firma logosu kullanılacaktır Özet bildiri kitapçığında sponsorlara teşekkür bölümünde logo kullanımı İki adet balon kurulum maliyeti ZEPLİN SPONSORLUĞU EUR 20.000,- Kongre merkezinin etrafını logonuzun oldugu uzaktan kumandalı zeplin dolaşsın bütün gözler markanızın üzerine odaklansın. Zeplin sponsorluğana dahil olan hizmetler: Web sitesinde sponsorlar bölümünde firma logosu Özet bildiri kitapçığında sponsorlara teşekkür bölümünde logo kullanımı Zeplin kiralama bedeli GİRİŞ TAKLARI SPONSORLUĞU EUR 10.000,- Kongreye gelen konuklamızı ilk siz karşılayın, kongre merkezine giriş bölümünden itibaren üç adet şişme tak üzerinde firma logonuz yer alsın. Giriş takları sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Web sitesinde sponsorlar bölümünde firma logosu Özet bildiri kitapçığında sponsorlara teşekkür bölümünde logo kullanımı Üç adet şişme tak üzeri logo ve kira bedelleri 7
YÜRÜYEN MERDİVEN GİYDİRME SPONSORLUĞU EUR 10.000,- Toplantı salonlarına inişte kullanılacak yürüyen merdiven bantlarına görsel giydirme içerir. Yürüyen merdiven sponsorluğu için tasarım ve üretim maliyeti sponsor firmaya aittir. Yürüyen merdiven sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Web sitesinde sponsorlar bölümünde firma logosu Özet bildiri kitapçığında sponsorlara teşekkür bölümünde logo kullanımı Merdivenlerin giydirilmesi İÇ MEKAN 100x400 CM BANNER SPONSORLUĞU EUR 10.000,- Kongre merkezinde Sadece Türk Dişhekimleri Birliği Organizasyon Komitesinin belirlediği uygun yerlere firma logonuzun yer alacağı 4 adet banner asılacaktır. İç mekan sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Web sitesinde sponsorlar bölümünde firma logosu Özet bildiri kitapçığında sponsorlara teşekkür bölümünde logo kullanımı Banner üretim maliyeti KALEM ve BLOKNOT SPONSORLUĞU EUR 10.000,- Kalem ve bloknot sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Kalem ve bloknot ayrı ayrı değerlendirilir. Web sitesinde sponsorlar bölümünde firma logosu Özet bildiri kitapçığında sponsorlara teşekkür bölümünde logo kullanımı 2.500 er adet üretilecek ürünlerin maliyetinin firma tarafından karşılanması durumunda 1.000, Euro sponsorluk bedelinde indirim uygulanır. Mobİl Kongre Uygulaması SPONSORLUĞU EUR 10.000,- Mobil kongre uygulaması kongre bilgileri ve kongre ajandasını içermektedir. Uygulama kongre ve oturumlarının bilgilerini, son haberleri barındıran ve sosyal medya üzerinden bilgi paylaşan interaktif bir araçtır. Bahsi geçen uygulamalar çeşitli akıllı telefonlarda ve tablet bilgisayarlarda işlev görebilecektir. Mobil kongre uygulaması sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Android ve Iphone uygulamaları için açılış ekranında sponsor logosu yer alacaktır. Uygulamanın her sayfasında sponsor logosu yer alacaktır. Genel e-posta listesine üç kez bilgilendirme e-mail gönderimi yapılacaktır. Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. Kongre Çantası SPONSORLUĞU EUR 10.000,- Tüm kayıtlı katılımcılara verilmek üzere kongre çantası hazırlanacaktır. Sponsorluklar arasında kongre çantası sponsorluğu en çok tercih edilenlerden biridir. Çantanın görünen yüzündeki sponsor logosu, sizi daha uzun süre hatırlanır kılacaktır. Kongre çantası üretim maliyeti sponsor firmaya aittir. Kongre çantası sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Çanta kapağında (ön veya arka) sponsor logosu yer alacaktır. Sponsor firma tarafından hazırlanmış, kongre çantası içinde bir adet A4 boyutlu insert ekleme hakkı verilecektir. Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. Kongre Çantasına Broşür/Ürün SPONSORLUĞU EUR 2.000,- Çanta içinde A4 boyutunda, maksimum 4 sayfadan oluşabilecek insert eklenmesini içerir. (Insert sponsor firma tarafından hazırlanacaktır.) Katılımcıları kongre çantasına koyacağınız davetiyelerle, düzenlediğiniz özel etkinliklere veya stantınıza davet edebilirsiniz. Çantadaki insert A4 ebadında 4 sayfa ile sınırlıdır veya bunun yerine küçük hediye ve promosyonel ürünler de kullanılabilir. 8
İnternet CAFE SPONSORLUĞU EUR 5.000,- İnternet cafe, katılımcıların en çok uğrayacakları yerlerdendir. Toplantı salonlarının bulunduğu alanda bir adet internet cafe hazır bulunacaktır. İnternet cafe sponsorluğu, sponsorluklar arasında en yüksek görünürlüğe sahip olanlardandır. İnternet cafe sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Firma Adı internet Cafe şeklinde sponsorun adı yazılacaktır. Internet cafe dekorasyonunda sponsor logosuna yer verilecektir. İnternet cafe yönlendirmesinde sponsor firma logosuna yer verilecektir. Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. cep programı ve Yaka İpİ SPONSORLUĞU EUR 10.000,- Kongre yaka kartlarının ipine sponsor firmanın logosu ve Cep programı arka kapağına sponsor firmanın ilanının basılması. Her katılımcı veya fuar yetkilisinin taşıyacağı Cep programı ve yaka ipleri sponsorluk öğeleri arasında en fazla görünür olanlardandır. Yaka ipi ve cep programı maliyeti sponsor firma tarafından karşılanacaktır Cep programı ve yaka ipi sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Sponsor firmanın logosuna yaka kartı ve yaka iplerinin üzerinde yer verilecektir. (Boyut ve tasarım organizatör firma tarafından onaylanmalıdır.) Sponsor firma tarafından hazırlanmış, kongre çantası içinde bir adet A4 boyutlu insert koyma hakkı verilecektir. Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. Gala Yemeğİ Sponsorluğu EUR 10.000,- 20 Mayıs 2016, Cuma akşamı, kongre gala yemeği gerçekleştirilecektir. Gala yemeğinde canlı müzik de yer alacaktır. Gala yemeğine kongre düzenleme kurulları ve konuşmacılar davetli olarak katılacak olup, tüm kongre katılımcılarına davetiye satışı yapılacaktır. Gala yemeği sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Gala yemeği alanında sponsor firmanın flamaları yer alacaktır. Gala yemeği için sponsor logolu özel davetiye üretilecektir. Kongre program kitapçıkları ve web sitesinde, sponsorlar alanında firma logosu yer alacaktır. açılış kokteyli SPONSORLUĞU EUR 7.500,- 19 Mayıs 2016, Perşembe akşamı, kongre açılış kokteyli gerçekleştirilecektir. Açılış Kokteylinde canlı müzik de yer alacaktır. Açılış kokteyline kongre düzenleme kurulları ve konuşmacılar davetli olarak katılacak olup, tüm kongre katılımcılarına davetiye satışı yapılacaktır. Açılış kokteyli sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Açılış kokteyli alanında sponsor firmanın flamaları yer alacaktır. Açılış kokteyli için sponsor logolu özel davetiye üretilecektir. Kongre program kitapçıkları ve web sitesinde, sponsorlar alanında firma logosu yer alacaktır. ÖĞLE YEMEĞİ REKLAM SPONSORLUĞU EUR 7.500,- Öğle yemeği alanını kapatacak octonorm panellerin üzeri dijital baskılı görsel ile kaplanacaktır. Sponsor firma bu alanlarda logo veya görsellerini kullanabilecektir. Dijital baskı ve tasarım maliyetleri sponsor firmaya aittir. Öğle yemeği reklam alanı sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Öğle yemeği alanını kapatacak octonorm panellerin üzeri dijital baskılı görsel ile kaplanması. Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. 9
tv Sponsorluğu EUR 5.000,- B Katında yer alacak olan TV lerden kongre bilimsel programı, genel bilgiler, duyurular yayınlanacaktır. Bu TV lerde firma tarafından hazırlanacak olan bir görsel tüm kongre boyunca yayınlanabilecektir. TV sponsorluğuna dahil olan hizmetler: TV lerde firmanın hazırlayacağı ilan/görsel yayını Kongre program kitapçıkları ve web sitesinde, sponsorlar alanında firma logosu yer alacaktır. şemsiye SPONSORLUĞU EUR 7.500,- Kongre merkezi girişinde Türk Dişhekimleri Birliği Organizasyon Komitesinin belirlediği alana, sponsor firma logolu şemsiyeler konulacaktır. Şemsiyeler ve nakliye maliyeti sponsor firmaya aittir. Şemsiye sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Kongre merkezine girişte marka ve logonuzun bulunduğu şemsiyeler yer alacaktır. ÖĞLE YEMEĞİ REKLAM SPONSORLUĞU EUR 7.500,- Öğle yemeği alanını kapatacak octonorm panellerin üzeri dijital baskılı görsel ile kaplanacaktır. Sponsor firma bu alanlarda logo veya görsellerini kullanabilecektir. Dijital baskı ve tasarım maliyetleri sponsor firmaya aittir. Öğle yemeği reklam alanı sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Öğle yemeği alanını kapatacak octonorm panellerin üzeri dijital baskılı görsel ile kaplanması. Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. Yönlendİrme Sponsorluğu EUR 15.000,- Kongre merkezindeki yer alacak tüm yönlendirmelerin sponsorluğunu kapsamaktadır. Katılımcılar kongre alanında yönlendirmeleri takip edecektir. Sponsorların kongre alanındaki tüm merdivenlerde /asansörlerde görünürlüğü olacaktır. Tüm yönlendirmelerde sponsor logosuna yer verilecektir. Yönlendirme sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Tüm yönlendirmelerin üzerinde sponsor logosuna alan verilmesi Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. 10
Basılı Malzeme Reklamları SPONSORLUĞU Lütfen basılı materyal reklamları için aşağıdaki tabloya bakınız. Kongre Program Kitabı Fuar Kataloğu Ön kapak içi Renkli, tam sayfa ilan EUR 1.500,- İçinde herhangi bir yer Renkli, tam sayfa ilan EUR 1.000,- Arka kapak içi Renkli, tam sayfa ilan EUR 1.500,- Arka kapak Renkli, tam sayfa ilan EUR 2.500,- Ön kapak içi Renkli, tam sayfa ilan EUR 1.500,- İçinde herhangi bir yer Renkli, tam sayfa ilan EUR 1.000,- Arka kapak içi Renkli, tam sayfa ilan EUR 1.500,- Arka kapak Renkli, tam sayfa ilan EUR 2.500,- Kitap Ayracı 5 x 21cm Renkli ilan, tüm yüzlerde EUR 1.500,- Çay / Kahve İKRAM Sponsorluğu Kongre boyunca 6 adet çay/kahve ikram sponsorluğu mevcuttur. Firmalar, çay/kahve ikramlarını tek mola olarak veya tamamını satın alabilir. TÜM KAHVE MOLALARI (3 GÜN) EUR 6.000,- KAHVE MOLASI (1 GÜN) EUR 2.500,- Çay/kahve molası sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Çay/kahve ikramı Kokteyl masaları ve çay/kahve istasyonlarında masa üstü sponsor bayrağı bulunacaktır. (Masa üstü bayraklar sponsor firma tarafından temin edilecektir.) Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. Özel Tasarım Sponsorlukları K2 İle İletİşİme geçiniz Kongrede organizasyonunuzu temsil etmek ile ilgili başka özel talepleriniz var ise, lütfen sponsorluk ve sergi sekreteryası ile iletişime geçiniz. (tdb2016@k2-events.com) 11
Fuar Alanı Fuar Alanı İle İlgİlİ BİlgİLER Fuar, Fuar İzmir Uluslararası Kongre ve Fuar Merkezi nin A katında gerçekleştirilecektir. Fuar, A, B ve C olmak üzere 3 alandan oluşmaktadır. Tüm alanlarda izin verilen stant yüksekliği 5 metredir. Aşağıda belirtilen stant kiralama ücretlerine, standart stant kurulumu dahildir. Ödemelerde, talep eden firmalara 3 taksit yapılacaktır. Ödemelerde / taksitlendirmelerde o günkü T.C. Merkez Bankası efektif döviz satış kuru geçerli olacaktır. Kongre ile ilgili tüm bilgilere www.tdbkongreleri.org adresinden ulaşılabilir. Dişsiad üyesi firmalara indirim uygulanacaktır. Tüm fiyatlara %18 KDV ilave edilecektir. STANT KİRALAMA ÜCRETLERİ A Alanı B Alanı C Alanı Yükseklik = 5m Yükseklik = 5m Yükseklik = 5m Stant Ücretleri (m 2 ) 185 EUR 160 EUR 130 EUR Herhangi bir sorunuz olması halinde Expodental 2016 Sponsorluk ve Sergi Sekretaryası ile iletişime geçebilirsiniz. (tdb2016@k2-events.com) 12
Türk dişhekimleri birliği fuar ve organizasyon limited şirketi TDB Türk Dişhekimleri Birliği Kongre Merkezi Cumhuriyet Cad. Safir Apt. 203/1, Harbiye 34367 İst. Tel : 0212 219 6645 Faks : 0212 232 0560 Web : www.tdb.org.tr E-posta : kongre2016@tdb.org.tr Firma Adı: : Yetkili Kişi : Görevi : Telefon : GSM : Faks : E-mail : Fatura Bilgileri : Stant BİLGİLERİ Stant tipi : Standart Stant Özel Yapım Stant Stant no : Stant Alanı(m 2 ): Ödeme Bİlgİlerİ Sözleşmenin imzalandığı tarihte %30 luk peşinat kısmının aşağıda belirtilen banka hesap numaralarından herhangi birine yatırılması ve bakiyenin aşağıda belirtilen ödeme planına göre Türk Dişhekimleri Birliği Kongre Merkezi ne ulaştırılması gerekmektedir. Ödeme Planı Vade Tutar / EUR Peşinat EUR Vade 1 EUR Vade 2 EUR Kiralanan toplam m² Birim m² bedeli / EUR Toplam kiralama ücreti / EUR KDV (%18) / EUR Genel Toplam / EUR EUR EUR EUR EUR Banka Hesap Bilgileri Hesap : TÜRK DİŞHEKİMLERİ BİRLİĞİ FUAR VE ORGANİZASYON LİMİTED ŞİRKETİ Banka : TÜRK EKONOMİ BANKASI Şube : HARBİYE ŞUBESİ (380) IBAN TL : TR54 0003 2000 0000 0018 8860 13 IBAN EUR : TR32 0003 2000 0000 0018 8860 21 Ödeme tarihindeki T.C. Merkez Bankası döviz efektif döviz satış kuru baz alınacaktır. Zamanında yapılamayan ödemelerde, her ay için %10 vade farkı tahakkuk ettirilir. Expodental 2016 Anlaşma Koşulları ve Sözleşme, bu başvuru formunun ayrılmaz ekidir. Bu başvuru formunun imzalanmasıyla anılan sözleşme de kabul edilmiştir. İMZA ve KAŞE TARİH Kongre Organizasyon Sekreteryası K2 Kongre ve Etkinlik Hizmetleri Koşuyolu Mh. Ali Nazime Sk. No : 45 Koşuyolu 34718 Kadıköy / İstanbul Tel : +90 (216) 428 95 51 Faks : +90 (216) 428 95 91 E-Posta : tdb2016@k2-events.com 13
EXPODENTAL 2016 Anlaşma Koşulları ve Sözleşme MADDE 1 - Fuara katılmak için başvuru formunu imzalayan kuruluş (FİRMA) ve Türk Dişhekimleri Birliği Fuar ve Organizasyon Ltd. Şti. ve alt yüklenicisi Kaiki Kongre Yönetimi ve Turizm A.Ş. (TDB) olarak anılacaktır. MADDE 2 - Fuarda firma olarak yer alabilmek için sözleşmenin eksiksiz doldurularak stant ücretinin % 30 peşinatının banka havalesi ya da nakit olarak TDB Fuar ve Organizasyon Ltd. Şti. hesabına yatırılması gerekmektedir. Banka dekontu Cumhuriyet Caddesi Safir Apt. 203/1, 34367 Harbiye/İstanbul, adresindeki Kongre Merkezine ulaştıktan sonra sözleşme aslı firmaya teslim edilir. MADDE 3 - Firma, sözleşmede belirtilen taksitlerden birini mücbir sebepler dışında ödemediği takdirde, kalan tüm borç muaccel olur ve alacaklı tarafından talep ve dava hakkı doğar. Alacaklı(TDB) uyarıya gerek kalmaksızın firmanın sözleşmesini iptal ederek o ana kadar ödenmiş olan taksitleri zararı kanıtlama koşulu olmaksızın cezai şart olarak gelir kaydetme hakkınıda kullanabilir. Bunlar arasından birini seçmek hususunda TDB nin münhasır yetkili olduğunu Firma peşinen kabul eder. MADDE 4 - Başvuru formunu imzalayan Firma, katılma koşullarına ve hazırlanan fuar takvimine aynen uymakla yükümlüdür. MADDE 5 - Firmanın yükümlülüğü, başvuru formunu imzalamasıyla başlar. Sözleşmenin imzalanmasından sonra fuara katılmayı reddetmesi, Firmayı yükümlülüklerinden kurtarmaz. MADDE 10 - Kira tutarı dışında kalan ve ancak Firmanın talep etmesi durumunda ücret karşılığında yerine getirilecek hizmetler: - Telefon hattı bedeli. - Elektrik hat çekim bedeli. - İnternet bağlantısı - İkram hizmetleri (Fuar merkezine dışarıdan yiyecek-içecek maddesi sokmak yasaktır.) - Fuar kataloğu ilanı - Kongre Kitapçığı ilanı - Plazma reklam - Gazete ilanı - Broşür ilanı - Ek stant malzemeleri - Güvenlik - Host, Hostes MADDE 11 - Stantın iç dekorasyonunu Firma, masraflarını karşılayarak kendisi yaptırır. Fuarın açılışından kapanışına kadar kendi stantın da teknik ve ticari bilgi verebilecek nitelikli bir eleman bulundurmak da Firmanın yükümlülükleri arasındadır. Firma stant içindeki görüntü ve yazılarla dağıttığı broşürlerde ve personel eliyle yapılan bildirimlerde ve her türlü iş ve işlemlerinde dişhekimliği etik değerlerine uygun davranmak zorundadır. Aksine bir tutum sözleşmenin haklı fesih sebebidir. MADDE 6 - TDB, kendi kuracağı stantlar için fuar alanını, stantlara bölünmüş, elektrik donanımı sağlanmış ve her 3m2 için 100 Watt lık bir spot takılmış olarak kullanıma hazır hale getirecektir. Firmaya kiralanacak stant, fuar alanı krokisinde işaretlenecek; numarası, boyutları, fiyatı ve ödeme koşulları da başvuru formunda gösterilecektir. Firmanın adı, stanta tek tip yazı karakteriyle, ziyaretçilerin rahatlıkla görüp okuyabilecekleri şekilde TDB tarafından yazılacaktır. MADDE 7 - Firma, kiraladığı stantın varsa özel dekorasyon projesi için TDB nin onayını almak zorundadır. TDB projeyi denetlemek ve uygunluğunu sağlamak için gerekli düzenlemeyi yapmaya yetkilidir. Kiraladıkları alanı özel stant yaptıracak olan firmalar; bu stantlarının planlarını ve hangi stant firması ile çalıştıklarını TDB Kongre Organizasyon Komitesine 25 Mart 2016 tarihine kadar bildirmek zorundadırlar. MADDE 12 - Stantlarını kendi kuracak olan firmalar, fuar alanına hazırlık için 18 Mayıs 2016 Çarşamba günü saat 09:00 dan itibaren giriş yapabilirler. Stant kurulum hizmeti TDB tarafından sağlanan firmalar ise 18 Mayıs 2016 Çarşamba günü saat 14:00 dan itibaren stant düzenlemelerini yapabilirler. 18 Mayıs 2016 Çarşamba günü saat 21:00 e kadar tüm yerleşim tamamlanır. Fuar 19-20- 21 Mayıs 2016 tarihlerinde saat 09:00 18:30 arası açık kalacaktır. Fuar süresince sergilenecek ürünlerin üstü kapatılmamalı ve fuar görevlileri stantında bulunmalıdırlar. Sergilenen ürünler 21 Mayıs 2016 Cumartesi günü saat 16:30 dan sonra kaldırılabilir. MADDE 13 Sponsor firmalar, satın aldığı stant alanlarında, yapacakları etkinlikleri en geç 25 Mart 2016 tarihine kadar TDB ye bildirmek zorundadır. Aksi takdirde yapılması planlanan bu etkinliklere izin verilmeyecektir. MADDE 8 - TDB, fuar alanı sahiplerinin talebi üzerine veya herhangi geçerli bir sebepten dolayı stant alanının planını yeniden düzenleme ve stantın yerini değiştirme hakkına sahiptir. Zorunluluk sebebiyle yapılan bu değişiklikler Firma ya, herhangi bir bedel indirimi yada tazminat talep hakkı vermez. MADDE 9 - Fuar kira ücretlerinin hesaplanmasında, 1 m2 birim olarak alınacaktır. Ücret, TDB tarafından yerine getirilecek şu hizmetleri de içerir: - TDB tarafından kurulacak standart stantlarda; 1 adet masa, 2 adet sandalye, her 3 m2 ye 1 adet 100 watt lık spot, standart vinil kesim, firma adının standa yazılması, - Danışma bürosu hizmetlerinin sağlanması, - Fuar alanı içinde güvenliğin sağlanması ve genel alanların temizlik hizmetlerinin yerine getirilmesi. (Stant içlerinin temizliği firmaya aittir.) - Fuar kataloğunun bastırılması ve ilgili yerlere dağıtılması, - Fuar kataloğunda 100 kelimelik firma tanıtım yazısı (Türkçe) MADDE 14 - Fuarın son günü olan 21 Mayıs 2016 Cumartesi günü bütün stantlar saat 24:00 e kadar boşaltılmış olacaktır. Bu süre içerisinde boşaltılmayan mallar ve malzemeler TDB görevlileri tarafından fuar alanı dışına çıkarılacaktır. Bunun için önceden Firmaya uyarıda bulunulmayacaktır. Doğacak zararlar firmaya ait olduğu gibi bu sebeple yapılacak masrafların ödeme yükümlülüğü de firmaya aittir. Firma, boşaltılmayan mallar ve malzemelerin büyüklüklerine göre min. 2000 Euro + KDV, Max. 5000 Euro + KDV olmak üzere bu masrafların tutarını TDB ye öder. MADDE 15 - TDB tarafından üstlenilen fuar organizasyonunun tamamı veya bir bölümü; mücbir sebepler, hükümet ve resmi makamların muameleleri, mülk haklarının kullanılamaması hali, harp, grev, lokavt, salgın hastalık, karantina, terör vb. gibi sebeplerden birinin meydana gelmesi durumunda TDB hiçbir sorumluluk yüklenmeyecektir. Bunların dışında TDB tarafından gerçekleşecek bir iptal durumunda ücret iade edilecek ya da Firmanın hakkı bir sonraki Kongre için saklı tutabilecektir. 14
MADDE 16 - Sözleşme imzalandıktan sonra Firmanın sözleşmeyi feshetmesi, kendisine ayrılmış olan stant alanını küçültme talebinde bulunması veya stant alanını başka bir firmaya devretmesi, birlikte kullanması veya satması mümkün değildir. İptal koşulları aşağıdaki gibidir; 29 Ocak 2016 tarihinden önce yapılan iptallerde, kira bedelinin %90 ı iade edilir. 29 Ocak 2016 ile 25 Mart 2016 tarihleri arası yapılan iptallerde, kira bedelinin %50 si iade edilir. 25 Mart 2016 tarihinden sonra yapılan iptallerde iade yapılmaz. Tüm iptaller TDB ye yazılı olarak yapılmalı ve iptalin onaylandığı bilgisi yazılı olarak alınmalıdır. Aksi halde iptaller geçerli sayılmaz. MADDE 17 - Fuar başvuru formunu TDB ye ulaştıran her Firma, başvuru formunun ayrılmaz parçasını oluşturan bu sözleşme maddelerini peşinen kabul eder. Bu maddelerde yer almayan durumlar için TDB ek kararlar alabilir. Firma bu ek kararlara da uymak zorundadır. Tarafların anlaşmazlığı halinde Ankara Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir. Bu konuda TDB Ticari Defter ve kayıtları ile müstenidi her türlü evrak kesin delil olarak kabul edilir. MADDE 18 - Ödeme planına göre zamanında yapılamayan ödemelerde, her geçen ay için %10 vade farkı tahakkuku ettirilir. Firma, kiraladığı alanın ebadına göre kredi kartı ile taksitli ödeme imkanından yararlanabilecektir. Kredi kartı ile ödemelerde 20 m² ye kadar 2 taksit, 20-60 m² arası 3 taksit imkanı tanınacaktır. Banka havalesi ile yapılan ödemelerde, her bir ödemenin yapılacağı günkü T.C. Merkez Bankası efektif döviz satış kuru geçerlidir. MADDE 19 - İşbu sözleşme ve eki notlarda belirtilen koşullardan herhangi birine uyulmaması halinde TDB ihlal eden davranışı tutanağa bağlayarak, Firmanın fuara girişini men edebilir veya fuardan çıkartabilir. Firma, bu sebeple, mali yükümlülüklerini yerine getirmekten kaçınamaz ve/veya ödediği bedelin iadesini talep edemez. Katılma koşulları iş bu 19 (on dokuz) maddeden oluşmaktadır. ÖNEMLİ NOTLAR STANT AKTİVASYONLARI Stantlar tam teçhizatlı ve fuar görevlileri nezaretinde olmalıdır. Ziyaretçileri ve diğer firmaları rahatsız edebilecek faaliyetlerden kaçınılmalıdır. Ses ve görüntü sistemleri bu koşulla uygun yerleştirilmeli ve düşük bir ses düzeyine sahip olmalıdır. Ayrıca yapılacak olan faaliyetler firmaya ayrılan stant sınırlarının dışına taşırılmamalıdır. HASAR TDB, Firmalara stant ve aksesuarlarını sağlam şekilde teslim eder. Firmanın, stant malzemelerinde ya da fuar alanında sebep olduğu herhangi bir tahribat veya bozulma halinde zarar katılımcıya aittir. Stant üzerinde kesinlikle boya yapılamaz, çivi çakılamaz. Böyle bir durumda stant maliyeti firmadan tahsil edilir. Stant maliyet bedeli birim panel adedi için 100 Euro + KDV dir. SORUMLULUK VE SİGORTA TDB pavyon ve açık alanları sigortalamakta olup, ayrıca üçüncü şahıs mali mesuliyet sigortasını da yaptırmaktadır. TDB, sergi malzemelerinin kaybolmasında ya da hasar görmesinden hiçbir şekilde sorumlu olmayacaktır. Fuara katılacak firmalar ürünlerini ve elektronik ekipmanlarını kendileri sigortalatmak durumundadırlar. YANGIN ÖNLEMLERİ Firmalar stantlarında fuar döneminde çalışacak görevlilerin, yangın söndürücülerinin kullanımını ve acil çıkış işlemi konusunda bilgilendirmelerini sağlamakla yükümlüdür. Sergiledikleri ürünlerin doğal yapısı itibariyle yangına karşı özel korunma ekipmanlarına ihtiyaç duyan firmalar, gerekli önlemleri almakla yükümlüdürler. Fuar alanı acil çıkışları Firmalar tarafından hiçbir şekilde kapatılamaz. YASAKLAR Aşağıdaki faaliyetler yasaklanmıştır; - Dişhekimliği etik kurallarına aykırı her türlü iş ve işlem - Fuara katılmayan firmaların reklam ve ürünlerinin sergilenmesi, ayrıca yine bu firmalara ait logo, tanıtıcı amblem, bayrak vs. simgelerin kullanılması - Yanıcı ve patlayıcı malzemelerin fuar alanına sokulması - TDB den onay alınmaksızın, fotoğraf çekimi ve her türlü görsel/ işitsel kayıt işlemleri - Fuar İzmir Uluslararası Kongre ve Fuar Merkezi ne dışarıdan yiyecek-içecek maddelerinin sokulması - Fuar İzmir Uluslararası Kongre ve Fuar Merkezi ne dışarıdan görsel/ses ve teknik ekipman sokulması İş bu Katılım Formu Sözleşme Koşullarını okudum ve kabul ediyorum. Sözleşme Tarihi: / /.. Firma Yetkilisi İMZA / KAŞE Türk Dişhekimleri Birliği Fuar ve Organizasyonu Ltd. Şti. İMZA / KAŞE 15
izmir 16