Terkin, Satma ve Devir İşlemleri Hakkında Genelge Tarihi:25.02.1998 Sayısı:751 T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Sayı : B100İMİ0000012/ Konu : Terkin, Satma ve Devir İşlemleri Genelge Tarihi : 25.02.1998 Genelge Numarası : 751 İLGİ : a) 10.10.1979 tarih ve 4430/5439 sayılı Genelge. b) 05.01.1998 tarih ve 001 sayılı Genelge. Bakanlığımıza bağlı sağlık kurum ve kuruluşları, demirbaşında bulunan demirbaş malzemelerin her kademedeki personelce korunmaları ve amacına uygun olarak kullanılmaları sağlık hizmetlerinin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlayacaktır. Kullanılamayacak durumda olan demirbaş malzemeler için ise aşağıda belirtildiği üzere işlem yapılması gerekmektedir. A- HEK İŞLEMLERİ : a) Sağlık Kuruluşları demirbaşında kayıtlı bulunan malzemelerden, hurda, eskimiş ve kullanılmaz duruma düştükleri için demirbaş kayıtlarından silinmesi amacıyla düzenlenen 2 örnek sayılı "Terkini Kayıt Müzekkerelerine" kaydının silinmesine dayanak, hurdalığının eskimişliğinin ve kullanılmazlığının durumunu saptayan, (Hurda-Eskimiş-Kullanılamaz) kelimelerinin baş harflerinden oluşturulan (HEK) raporlarının eklenmesi mer-i mevzuat gereğidir. b) HEK Kurulları, biri başkan ve en az biri teknik personel olmak üzere en az üç kişiden oluşup, bazı uzmanlığı gerektirecek konularda ise kurum dışı diğer dairelerden dördüncü uzman kişi de komisyona dahil edilecektir. c) Tıbbi cihaz ve malzemenin HEK raporları mutlaka bağlı bulunan Donatım Bölge veya İl Müdürlüklerinin Teknik Personellerinin de katılımıyla teşkil edilecek HEK Kurulları oluşturularak hazırlanacaktır. Bu Biçimde Düzenlenecek HEK Raporunda Kurul Özelikleri : a) HEK Kurulu; kaydının silinmesi düşünülen demirbaş eşyayı yerinde görerek muayenelerini
(gerekirse denemelerini) yapacak, demirbaş eşyanın tümüyle ve varsa asıl ünitelerinin, darbeli, kırık, noksan, paslı, bozuk, korozyonlu, yivli veya diğer benzer durumlarının tarifi ile birlikte varsa noksan parça veya ünitelerini raporlarında açıkça belirteceklerdir. Keza, yine aynı demirbaş üzerinde kayıtlarında bulunmayıp da sonradan yapılmış ek tadilatları da varsa raporlarında açıklayacaklardır. b) HEK in ihmal, kasıt veya kullanmadan dolayı oluşup oluşmadığını göz önüne alarak HEK e ayrılmasından herhangi bir kimsenin ihmal veya kastının bulunup bulunmadığını, şayet ihmal veya kasıt varsa, bedelinin Ticaret Odalarından tespit edilecek günün rayiç bedeli üzerinden ödenip ödenmediğini belirteceklerdir. c) HEK Kurulu raporlarında, HEK in oluş biçimiyle birlikte, tekrar kullanılır hale getirilmesinin de olanaksızlığını, (Onarım yapılamayacağı veya onarımın ekonomik olmayacağını) mutlaka açıklayacaklardır. d) Yukarıda tarif edildiği biçimde 4 nüsha olarak HEK Raporu düzenlenip komisyon üyelerince imzalandıktan sonra demirbaşın ait olduğu Daire Amiri tarafından onaylanacak ve bu HEK raporuna dayanılarak 2 örnek sayılı "Terkini Kayıt Müzekkeresi" düzenlenecektir. Dört nüsha düzenlenecek HEK raporunun; 1 inci nüshası ilgili Ayniyat Saymanlığında kalacak, 2 nci ve 3 ncü nüshaları Terkini Kayıt Müzekkeresinin 2 nci nüshasına, 4 üncü nüshası da Terkini Kayıt Müzekkeresinin 1 nci nüshasına eklenecektir. I- Ayniyat Talimatnamesinin 8 inci maddesinin 4 üncü fıkrası gereğince (aynı Talimatnamenin 8 Maliye Bakanlığınca belirlenecek tutarı aşan eşya ve levazımın (Tıbbi cihaz alet, malzeme ve kitaplar da dahil) terkin, satma veya bir daireden diğer bir daireye devir işlemleri ilgili Bakanın Onayı ile yapılacaktır. Bu itibarla terkin, satma veya bir daireden diğer bir daireye devir işlemleri Bakan Onayı ile yapılacak malzemeler için; 1- Yukarıda belirtildiği üzere HEK Kurulları oluşturularak hazırlanan HEK Raporları tanzim edilecektir, 2- Ayniyat Talimatnamesi gereğince 2 ve 3 numaralı "Terkini Kayıt Müzekkeresi" hazırlanacak ve bu müzekkereler Amiri İta tarafından da tasdik edilecektir. 3- Terkin edilmesi kararlaştırılan bu malzemeler bağlı bulunulan Donatım Bölge veya İl Müdürlüklerine HEK raporunun bir nüshası ile birlikte eksiksiz olarak teslim edilecektir. Donatım Bölge veya İl Müdürlükleri teslim aldıkları malzemeler karşılığında ilgili kuruluşa "Teslim Tesellüm Belgesi" vereceklerdir. Eksik malzeme teslim alınması halinde ise Donatım Bölge veya İl Müdürlükleri sorumlu tutulacaklardır. 4- Bu belgelerin tamamı eksiksiz olarak tanzim edildikten sonra Terkin Onayı alınmak üzere Bakanlığımıza (İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına) gönderilecektir. 5- Bakanlığımızca bu demirbaşlardan kaydının silinmesi uygun görülenler için alınacak Makam Onayı ilgili Kuruluşa gönderildikten sonra terkin işlemine tabi tutulan malzemelerin demirbaş
defterinden kayıtları silinecektir. II- Ayniyat Talimatnamesinin 8 inci maddesinin 4 üncü fıkrası gereğince (aynı Talimatnamenin 8 Maliye Bakanlığınca belirlenecek tutarın altında kalan eşya ve levazımın terkin, satma veya bir daireden diğer bir daireye devir işlemleri mahallinde, İkinci Derece İta Amirlerinin Onayı ile (İllerde Vali, İlçelerde Kaymakamlar) yapılacaktır. Bu itibarla terkin, satma veya bir daireden diğer bir daireye devir işlemleri mahallinde, İkinci Derece İta Amirlerinin Onayı ile yapılacak demirbaşlar için; 1- Yukarıda belirtildiği üzere HEK Kurulları oluşturularak hazırlanan HEK Raporları tanzim edilecektir, 2- Ayniyat Talimatnamesi gereğince 2 ve 3 numaralı "Terkini Kayıt Müzekkeresi" hazırlanacak ve bu müzekkereler mahallinde Amiri İta tarafından da tasdik edilecektir. 3- Terkin edilmesi kararlaştırılan bu malzemeler bağlı bulunulan Donatım Bölge veya İl Müdürlüklerine HEK raporunun bir nüshası ile birlikte eksiksiz olarak teslim edilecektir. Donatım Bölge veya İl Müdürlükleri teslim aldıkları malzemeler karşılığında ilgili kuruluşa "Teslim Tesellüm Belgesi" vereceklerdir. Eksik malzeme teslim alınması halinde ise Donatım Bölge veya İl Müdürlükleri sorumlu tutulacaklardır. 4- Bu belgelerin tamamı eksiksiz olarak tanzim edildikten sonra Terkin Onayı alınmak üzere Vilayet Olur una sunulacaktır. 5- İkinci Derece Amiri İta tarafından "Terkini Kayıt Müzekkeresi"nin HEK raporlu 2 nci nüshası ve Olur un bir sureti yıl sonu Ayniyat İdare Hesaplarıyla birlikte Bakanlığımıza (İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına) gönderilecektir. III- Eskimiş, solmuş ve kullanılamayacak durumdaki Türk Bayrakları ise imha edilmek üzere 15.03.1985 tarih ve 18697 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 85/9034 sayılı Türk Bayrağı Tüzüğünün 38 inci maddesi hükmü gereğince Sümerbank kuruluşlarına teslim edilecek ve yukarıdaki işlemler tamamlanarak kayıtlardan silinecektir. IV- Basılılar ise (Kitap, broşür, dergi, matbu evrak vs.) 17.02.1989 tarih ve APK.İH.371 sayılı Bakanlığımız Arşiv Yönetmeliği hükümleri gereğince ve yukarıdaki işlemler tamamlandıktan sonra kayıtlardan silinecektir. B- Devir İşlemleri : Daireler arası "Devir İşlemleri; 1- Ayniyat Talimatnamesinin 8 inci maddesinin 4 üncü fıkrası gereğince (aynı Talimatnamenin 8 Maliye Bakanlığınca belirlenecek tutarı aşan eşya ve levazımın (Tıbbi cihaz alet, malzeme ve kitaplar da dahil) bir daireden diğer bir daireye devir işlemleri ilgili Bakanın Onayı ile, 2- Değeri Maliye Bakanlığınca belirlenecek tutarın altında kalan eşya ve levazımın bir daireden diğer bir daireye devir işlemleri ise mahallinde, ikinci derece İta Amirlerinin Onayı ile (İllerde Vali, İlçelerde Kaymakamlar) "Ayniyat Tesellüm Makbuzu" karşılığında yapılacaktır.
3- HEK dışında kurumlar arası onarım, geçici kullanma ve devirlerinde, demirbaş eşya, araç ve gerece ait "HEK Raporu" benzer "eşya, araç gereç durum tesbit" raporları mutlaka Teknik Kurul tarafından yapılacak muayenelerine dayanılarak düzenlenecek, noksanlıklar, eskimeler, hurda ve kullanılmazlık durumları ile diğer hususlar raporlarında belirtilerek, raporlardan bir nüshası devir alan daireye verilecek, ikinci nüshası ise teslim eden dairede kalacaktır. 4- Böylelikle devir ve teslimler HEK raporlarına istinaden icra edilirken, devir ve teslimin HEK raporuna istinaden yapıldığına dair tutulacak tutanakla devir ve teslim gerçekleştirilecektir. 5- HEK raporuna uygun düşmeyen devir ve teslimlerde durum bir tutanakla tesbit edilecek, devir alan kurum teslim eden kuruluşa ve Bakanlığımıza da bilgi verecektir. C- Satış İşlemleri : - Terkin edilen malzemelerin mahallinde satışı gerekiyorsa satma işlemleri Milli Emlak Müdürlüğü kanalıyla yapılacak, - Mahallinde herhangi bir şekilde satışının yapılamaması halinde ise Bakanlığımızın uygun görüşü alınmak kaydıyla Makine ve Kimya Endüstrisi Kurumuna (MKE) gönderilmesi sağlanacak, - Bu malzemelerin, karşılığında alınacak "Vezne Alındı Makbuzları" veya "Teslim Belgesi"ne istinaden demirbaş defterinden kayıtları silinecektir. D- İmha İşlemleri : HEK e ayrılan malzemelerden metal aksamlı olmayanlar (İlaç, sarf malzemesi vb) Ayniyat Talimatnamesinin 8 inci maddesinin 4 üncü fıkrası gereğince "İmha Kurulları" oluşturularak imha edilecek ve bu işleme ait İmha Tutanakları demirbaşın ait olduğu Kurum Amirince tasdik edildikten sonra bu tutanaklara istinaden demirbaş defterinden kayıtları silinecektir. E- Hekten Kurtarma : HEK işlemine tabi tutulan ve bağlı bulunulan Donatım Bölge Müdürlüğü veya Donatım İl Müdürlüklerine teslim edilen malzemeler için ilgili Müdürlük öncelikle bu malzemeleri paslanma veya çürümelerinden evvel kullanılan parçalarını ayırarak HEK ten kurtaracak, bakımını yapacak ve tekrar kullanılabilir olanlarını kullanıma sunacaklar veya ihtiyaç duyulan diğer bölgelerle irtibata geçerek rasyonel bir şekilde tekrar kullanımını sağlayacaklardır. Bilginizi ve gereğini rica ederim. Prof.Dr.Sedat ÜNAL Müsteşar DAĞITIM : A Planı