LOGO No: TC-YN-021 1. AMAÇ Bu yönetmeliğin amacı, çalışanlara sabit kıymetlerin zimmetlenme esaslarını aktarmak, şirket tarafından zimmetlenen tüm cihaz ve ekipmanlarda kullanıcıdan kaynaklanan arıza, kayıp, çalıntı durumları sözkonusu olduğunda uygulanacak işlemlere açıklık getirmek ve GSM hatları kullanımının ilke, koşul ve sınırlarını düzenlemektir. 2. KAPSAM Bu yönetmelik, şirket tarafından üzerine cihaz ve ekipman zimmetlenen tüm personeli kapsamaktadır. 3. TANIMLAR Bu doküman içinde yer alan tanım ve kısaltmalara XXXXX Sözlük ten ulaşabilirsiniz. Fonksiyonel Kullanım: Mevcut ek menfaat paketi içerisinde yer almadığı halde çalışanın iş amaçlı kullanım zorunluluğu olması durumunda yöneticisinin talebi ve onayı ile taşınabilir demirbaş ve GSM hat kullanımının sağlanması. Ek Menfaat Kullanım: Taşınabilir demirbaş ve GSM hat kullanımının mevcut ek menfaat paketi içersinde yer alması. Mobil cihaz: Cep telefonu ve aksesuarları, Akıllı Telefonlar (PDA/ ipone/blackberry vb.), Mobil Modem Kartlar (D211, GC85,XXXXX VINN Connect Card vb.), notebook, GPS, Dürbün, Video Kamera, TV, Tripot, fotoğraf makinesi, Test için kullanılan cihazlar: Bir ürün / servis / kampanya / cihazın testi için, belirli bir dönemliğine iç ya da dış kullanımda olan, dönem bittiğinde geri dönüşü olan cihazlar. Hibe ve hediye edilen cihazlar: Bir ürün / servis / kampanya / cihazın testi için veya bir kampanya dahilinde süresiz ve bedelsiz müşterilere verilen cihazlar. Hediye cihazlar: XXXXX dışı firmalardan hediye olarak gelen cihazlar. 4. KULLANILAN STANDART FORMLAR Form Adı Zimmet Formu Zimmet İade Formu Form No ERP de ERP de 5. REFERE DOKÜMANLAR Doküman Adı Araç Tahsis ve Kullanımı Yönetmeliği XXXXX Ortak Değerleri ve İş Etiği Kuralları El Kitabı Doküman No TC-YN-014 TC-EK-05 Sayfa : 1/13
LOGO No: TC-YN-021 6. UYGULAMA 6.1 Zimmet Süreci ile ilgili Genel Prensipler: Çalışan, şirket içinde ve dışında kendisine kullanım için tahsis edilmiş veya zimmetlenmiş cihazların muhafazası ile ilgili her türlü tedbiri almak zorundadır. XXXXX İletişim Hizmetleri A.Ş istediği tarihte zimmet edilen cihazlarını iade alabilir. ĠĢten Ayrılma durumunda; Kişi işten ayrıldığı son çalışma gününde üzerinde zimmetli tüm ekipmanları (mobil cihaz ise cihazda bulunan tün bilgileri silerek) zimmetleyen bölümlere iletmekle sorumludur. Çalışan Operasyonları Bölümü kişinin işten ayrılacağı gün, zimmetleyen bölümlere zimmet maili göndererek gün içerisinde kişiden ekipmanları teslim almalarını talep eder. Zimmet sürecini yürüten bölümlerden gelen geridönüşler sonrasında kişiye yasal ödemeleri yapılır. Personelin iş akdi sonlandırılmadan bir hafta önce bağlı olduğu bölümün acc. Sorumlusu tarafından iletilmesi durumunda; ayrılacak personel, üzerine zimmetli genel kullanım cihazını onay vermesi durumunda satın alabilir. Kullanıcı DeğiĢimi: Kişilere zimmetlenen cihaz ve ekipmanların kullanıcısının değişeceği durumlarda mutlaka ilgili bölümlerle irtibata geçilerek zimmet değişikliklerinin yaptırılması gerekmektedir.(genel kullanım cihazlarında yapılan zimmet değişikliklerinde zimmet tarihi değişikliğin yapıldığı günün tarihi olarak güncellenecektir.) Kişilerin kendi aralarında yapılan değişimlere izin verilmemektedir. Çalınma: Cihaz/ekipmanın çalınması durumunda, zimmet sahibi çalışan resmi kurumlardan tutanak almak durumundadır. Kayıp/çalıntı durumunda; Kayıp/çalıntı cihazın içinde yeralan dataların uzaktan silinebilmesi için kullanıcı tarafından, CYM den Çalıntı ve Kayıp Mobil Cihaz kategorisinde çağrı açılması gerekir. Bu durumda bilgiler CYM- Mobile Support ekipleri tarafından silinebilecektir. Arıza: Zimmetleme işlemini yürüten bölümler, zimmetli cihaz/ekipmanın arıza kaynaklı kullanılamama durumunda, kişi hatası/cihaz hatası ayrımını ilgili markanın belirlediği yetkili teknik servisin raporunu baz alarak değerlendirmektedir. ÇalıĢanlara Ģirket tarafından zimmetlenen tüm cihaz ve ekipmanlarda kullanıcı ihmalinin sözkonusu olduğu durumlarda; Kullanıcı ihmalinden kaynaklanan zimmetli cihaz/ekipmanın kaybı durumunda; cihazın defter değerinin %30 u çalıģandan alınmaktadır. Kaybolan ya da çalınan cihaz, kullanıcı tarafından İş Destek- İdari İşler Bölümü ne verilen bilgiye istinaden TK tarafından kapatılır. Sayfa : 2/13
LOGO No: TC-YN-021 Yetkili teknik servisin raporuna istinaden; Kullanıcı ihmalinden kaynaklanan arıza larda, cihazda oluşan hasarın % 30 u çalıģandan alınmaktadır. Yetkili teknik servisin raporuna istinaden; Kullanıcı ihmalinden kaynaklanan cihazın onarılamaması durumunda defter değerinin %30 u çalıģandan alınmaktadır. Ödemeler, Finans Personel Muhasebesi Bölümü ne elden veya verilen hesap numarasına yapılır. Yapılmayan ödemeler kişinin maaş hesabından kesilir. ÇalıĢanlara Ģirket tarafından zimmetlenen tüm cihaz ve ekipmanlarda kullanıcı ihmalinin sözkonusu olmadığı arıza/çalıntı/kayıp durumlarında; - Yetkili teknik servisin raporuna istinaden Kullanıcı ihmalinden kaynaklanmayan arızalarda çalışandan herhangi bir ödeme talep edilmemektedir. - Yetkili teknik servisin raporuna istinaden; Kullanıcı ihmalinden kaynaklanmayan cihazın onarılamaması durumunda çalışandan herhangi bir ödeme talep edilmemektedir..zimmetli cihaz/ekipmanın çalınması durumunda çalıntı tutanağı var ise herhangi bir kesinti uygulanmaz. Kaybolan ya da çalınan cihaz, tutanak bilgileri üzerinden TK tarafından kapatılır. Kayıp/çalıntı durumunda; Kayıp/çalıntı cihazın içinde yeralan dataların uzaktan silinebilmesi için kullanıcı tarafından, CYM den Çalıntı ve Kayıp Mobil Cihaz kategorisinde çağrı açılması gerekir. Bu durumda bilgiler CYM- Mobile Support ekipleri tarafından silinebilecektir. Araç Tahsis ve Kullanımı Yönetmeliği nde belirtildiği gibi; çalışanlara zimmetlenen şirket araçlarında, araç zimmeti yapılmasından sonra veya ilk kaza tarihinden itibaren bir sene içerisinde asli kusur kendisinde olmak kaydıyla, üçüncü (3.) ve sonrası hasar bedellerini kullanıcı/zimmet sahibi ödemektedir. Alkolllü araç kullanımı nedeniyle yapılan kazaların sözkonusu olması durumunda, ilk hasar itibariyle çalışandan hasarın % 30 u alınmaktadır. Kimlik kartlarının kaybedilmesi durumunda çalışandan 10 Dolar, Smart Kartların kaybolması durumunda ise 15 Dolar alınmaktadır. Test cihazlarının iade edilmemesi, hibe, hediye ve test amaçlı gelen cihazların geldiği bilgisinin zimmeti yapan bölüme bildirilmemesi, hediye gelen cihazların zimmetlenmemesi, hibelerin geri dönüşünde haber verilmemesi durumları, İş Etiği Kurallarına aykırılık durumu olarak değerlendirilmektedir. Sayfa : 3/13
LOGO No: TC-YN-021 Çalışanlara şirket tarafından zimmetlenen tüm cihaz ve ekipmanlar aşağıdaki tablo üzerinde belirtilmiştir : Zimmetlenen cihaz /ekipman Cihazı temin eden bölüm Zimmetleyen / zimmet kaydının tutulduğu bölüm Teknik ölçüm cihazları, vb. GSM ağırlıklı mobil cihazlar GPS, dürbün GSM-GPRS-EDGE Hatları Data Simcell Hatları Fotoğraf makinası, Kamera, XXXXX PDA, Finans-Teknik Satınalma& Depo Yönetimi Bölümü İş Destek-Satınalma ve Kontrat Yönetimi Bölümü İş Destek-Satınalma ve Kontrat Yönetimi Bölümü Network Operasyonları &Regülasyonları-Radio Network Bölümü İş Destek-İdari İşler Bölümü İş Destek-İdari İşler Bölümü Bilgisayar ve Çevre birimleri El bilgisayarları, Pocket PC Connect Card- projeksiyon cihazı Finans-Teknik Satınalma& Depo Yönetimi Bölümü ICT Bölümü 6.2 Operasyon cihazları için uygulanan Zimmet Süreci: Network Operasyonları &Regülasyonları-Radio Network Bölümü tarafından zimmetlenen ölçü alet tipleri; ANTENNA TESTER ANTENNA & CABLE ANALYZER SITE ANALYZER MULTIMETER EM RADIATION METER ELECTRIC FIELD PROBE TYPE 11.3 HDSL ANALYZER CUBUKLU TOPRAK MEGERI PENS TOPRAK MEGERI MULTIMETER AC/DC PENS AMPERMETRE PCM ANALYZER ENERJI ANALIZORU CIRCUTOR - AR5 RF WATTMETER SITE ANALYZER SPECTRUM ANALYSER TDR CABLE TESTER ISI NEM ÖLÇER PUSULA EL/ARAÇ TELSİZİ Sayfa : 4/13
LOGO No: TC-YN-021 Teknik Satınalma& Depo Yönetimi Bölümü tarafından satın alma işlemi gerçekleştirilen cihaz, Merkez Depo ya geldikten sonra, Depo satınalma talebini açan kişi ile görüşüp cihazın hangi bölüm ya da bölge için alındığını sorgular. Depo, ilgili bölüm ya da bölgenin zimmet sorumlusuna Maximo üzerinden iş emri açarak, cihazı ilgili bölge ya da bölümdeki zimmet sorumlusuna gönderir. Zimmet sorumlusu, cihazın zimmet takibini Maximo üzerinde Aletler ekranında yapar. Zimmet değişikliği, iptali, yeni zimmet, zimmetli cihazın tamire gönderilmesi gibi işlemler zimmet sorumluları tarafından Aletler ekranı üzerinden yapılmaktadır. 6.3 Bilgi Teknolojileri cihazları için uygulanan Zimmet Süreci: PORT REPLICATOR WORKSTATION DESKTOP MONITOR SCANNER AUTO POWER ADAPTER BARCODE READER CASE CONVERTER DVD/CD WRITER FLASH MEMORY HARDRIVE MICROPHONE/SPEAKER MODEM WEBCAM MOBIL CIHAZ DIGITAL NOTEPAD ICT Bölümü tarafından zimmetlenen cihaz ve ekipmanlar aşağıdaki gibidir: Bilgisayar ve çevre birimleri Notebook Set halinde (Klavye, mouse, çanta, diskonkey v.s.) Tablet PC Set halinde (Klavye, mouse, çanta, diskonkey, webcam v.s.) Handled PC Set halinde (USB Cradle, pen v.s.) WLAN Mobil PCMCIA Kartlar Enterprise IT Bölümü haricinde diğer bölümlerin Bilgisayar ve çevre birimleri için bütçesi yoktur. Çalışanlar bütçeleri olmadığı için taleplerini satın alma yazarak değil, Workflow da donanım talep formu doldurarak yapacaklardır. Talep değerlendirilip onaylandıktan sonra depodan, depoda yoksa Enterprise IT tarafından satın alma talebi yapılarak temin edilir. 6.3.1 Cihazların Kullanım Durumuna Göre Zimmetlenmesi Gereken KiĢiler Sayfa : 5/13
LOGO No: TC-YN-021 Kişisel Amaçlı Kullanım: Cihazı kullanacak XXXXX personeline zimmetlenir. Sistem Amaçlı Kullanım : Talep eden XXXXX personeline zimmetlenir. Danışman, Stajyer, Outsource, Dönemsel Eleman statüsünde çalışanların kullandığı cihazlar: Bu statüde çalışan personellere notebook tahsis edilmesiyle ilgili planlama yapılmamaktadır. Bu statüde çalışanlara Desktop pc tahsis edilmektedir. Kullandıkları cihazlar çalıştıkları Projede/Bölümde sorumlu kişisine ya da cihazı talep eden XXXXX personeline zimmetlenir. 6.3.2 Cihazların Zimmetlenmesi Zimmet Takibi için oluşturulan asset takibi sistemine Cihaz Marka model bilgisi Asset ve SeriNo Bilgisi alınarak cihazın zimmetleneceği kişi eklenerek kayıt altına alınır. Cihaz kullanıcıya teslim edilmeden önce hazırlanmış olan Zimmet Formu kullanıcıya imzalatılarak teslim edilir. İmzalatılan form saklanmak üzere EIT -Client Systems Bölümü ne teslim edilir. Kullanıcıda zimmetli olduğu zaman süresince form Enterprise IT Bölümü nde saklanır. 6.3.3 Zimmetin Devredilmesi İlgili cihazın zimmetinin devredilmesi gerektiği durumlarda; cihaz bilgileri cihazın kime devredileceği bilgisi alınarak talep Client Systems grubu tarafından değerlendirilir. Uygunsa onay verilerek devir işlemi gerçekleştirilir. 6.3.4 Zimmetin Ġptal Edilmesi XXXXX İletişim Hizmetleri A.Ş istediği tarihte zimmet edilen cihazlarını iade alabilir. Kullanıcı işten ayrıldığında zimmetli cihazları E-IT Bölümü tarafından iade alınır. Kullanıcı işten ayrıldığında yada herhangi bir sebeple cihaz iade edilmek istendiğinde Çalışan Yardım Masası ndan Cihaz bilgileri eklenerek kullanıcı adına iade alım çağrısı açılır. Cihaz iade alınıp depoya ulaştığında depodan gelecek bilgiye istinaden sistemde kayıt güncellenip cihazın depoda olduğu yani boşta gözüktüğü gösterilerek kullanıcı üzerinden zimmet kaydı düşülür. Sayfa : 6/13
Cihazın çalınma durumunda ise iptal edilebilmesi için kullanıcıdan karakol tutanakları talep edilir. Kullanıcı adına kayıtlı cihaz çalındığından dolayı aktif asset listesinden düşülerek kullanıcı adına yapılmış zimmeti düşülür. 6.4 GSM ağırlıklı Mobil cihazlar için uygulanan Zimmet Süreci: XXXXX ek menfaatleri doğrultusunda çalışanlara verilecek taşınabilir demirbaşlar (Mobil cihaz, fotoğraf makinesi, video kamera, XXXXX PDA, iphone, GPS, Dürbün v.b.) ile ilgili uygulama İş Destek-İdari İşler Bölümü tarafından gerçekleştirilmektedir. XXXXX çalışanlarının satın alacakları mobil cihazları için standartların belirlendiği aşağıdaki tabloya http://intracell/technology/pages/xxxxx-cep-telefonu-standartlari.aspx adresinden ulaşılır. 6.4.1 Cihazların Kullanım Durumlarına Göre Zimmetlenmesi: DanıĢman: GSM cihaz ve ekipman satınalması yapılmamaktadır. Bu statüde çalışanlara İş Destek-İdari İşler poolunda yeralan 2.el çalışır durumdaki mobil cihazlardan verilir. Bu mobil cihazlar kişilerin çalıştıkları Projede/Bölümde sorumlu kişiye yada cihazı talep eden XXXXX personeline zimmetlenir. Parttime: GSM cihaz ve ekipman satınalması yapılmamaktadır. Bu statüde çalışanlara İş Destek-İdari İşler poolunda yeralan 2.el çalışır durumdaki mobil cihazlardan zimmetlenir. Stajyer, Outsource, Dönemsel Elemanlar: GSM cihaz ve ekipman tahsis edilmemektedir. Pool amaçlı kullanılan cihazlar: GSM cihaz ve ekipman satınalması yapılmamaktadır. Bu amaç için İş Destek-İdari İşler poolunda yeralan 2.el, çalışır durumdaki mobil cihazlardan verilir. Bu mobil cihazlar, cihazı talep eden XXXXX personeline zimmetlenir. 6.4.2 Fonksiyonel ve Ek Menfaat Kullanım Ġçin Alınan Mobil Cihazlar Yeni personel için mobil cihaz talebi; Kişinin kendisinin veya zorunlu durumlarda çalışanın doğrudan bağlı olduğu yöneticisinin ERP üzerinden GSM Cihaz ve Ekipman Talebinde bulunması ile gerçekleşmektedir. Yeni personelin cep telefonunun satınalma talebinin doldurulup yönetici ve İş Destek-İdari İşler Bölümü onaylarını aldığı son tarihten personele zimmetlenmesine kadar geçen süre içinde (Stok sorunu yaşanmaması durumunda minimum 10 gün) ek menfaatini ya da iş gereği telefon kullanımını kısıtlamamak amacıyla çalışanın işe girdiği gün ( ERP de ve Intracell-RAS ekranlarında tanımlı olması koşuluyla) hattı ismine kaydedilerek İş Destek-İdari İşler Bölümü tarafından teslim edilir. Mobil Cihaz Talebi ile ilgili akış aşağıdaki şekilde gerçekleşmektedir: Sayfa : 7/13
Mevcut personel, ERP de GSM Cihaz ve Ekipman Talep ekranından kendi ihtiyacını karşılamak üzere talep oluşturur. ERP sistemi üzerinden yapılan mobil cihaz talepleri İş Destek-İdari İşler Bölümü tarafından değerlendirilerek mevcut süreçlere uygun olması durumunda ilk onay verilir. Talep sahibinin yöneticileri onayladıktan sonra İş Destek-İdari İşler Bölümü tarafından 2. Onay verilir. Her hafta Perşembe 17:00' ye kadar İş Destek-İdari İşler Bölümü tarafından STF açılır. Satınalma ve Kontrat Yönetimi siparişleri toplu şekilde Cuma günleri firmaya iletir. Telefonların, kurumsal tedarikçilerde XXXXX e sağladığı maddi tasarruflara uygun bir şekilde bulunurluğuna göre, sipariş edilmesini takiben en erken 5 işgünü içinde XXXXX e teslim edilir.(stok sorunu yaşanmaması durumunda) Tedarikçilerden gönderilen cep telefonları İş Destek-İdari İşler Bölümü tarafından teslim alınır. Teslim edilen cihazların irsaliye üzerinden ön kabulü yine İdari İşler Bölümü tarafından yapılmaktadır. İdari İşler Bölümü tarafından, ERP üzerinden teslim alma işlemi yapılır. İş Destek- Satınalma ve Kontrat Yönetimi Bölümü tarafından birim fiyat, adet kontrolü yapılır. Teslim alma bilgisi ile karşılaştırma yapılır. Sipariş/ fatura kontrolü yapılarak, PO numarası fatura üzerine yazılır. Fatura Satınalma ve Kontrat Yönetimi Bölümü ne ulaştıktan sonra en geç 5 işgünü içinde FN/A&R/ilgili Accounting Birimi'ne iletilir. ERP üzerinde finansal kayıtlar Finans tarafından oluşturulur. (520 YTL üzerinde bir satınalma ise sabit kıymet (FA) modülüne, altında ise diğer modüle giriş yapılır.) İş Destek - İdari İşler Bölümü tarafından telefonun geldiğine dair e-mail bilgisi kullanıcıya gönderilir. İş Destek-İdari İşler ile aynı lokasyonda olan kullanıcılar mobil cihazlarını kendileri İş Destek İdari İşler Bölümü nden imzaladıkları zimmet formu karşılığında teslim alırlar. Farklı lokasyonda iseler; mail üzerinden lokasyon bilgisilerini paylaşmaları durumunda mobil cihaz bulundukları lokasyonun İş Destek-İdari İşler temsilcilerine gönderilir. İmzaladıkları Zimmet Formu karşılığında mobil cihazları İş Destek-İdari İşler temsilcilerinden teslim almaları sağlanır. Yeni cihazın teslimatından sonra kişinin mail talebini İş Destek-İdari İşler Bölümü ne iletmesi durumunda; genel kullanım amaçlı eski mobil cihazını satın alabilir. Mail üzerinden İş Destek- İdari İşler Bölümü mobil cihazın defter değerini kişiyle paylaşır. Kişi bu tutar için onay maili dönerse eski mobil cihazın personele satışı gerçekleştirilir. Kişi sadece kendi adına zimmetli eski genel kullanım cihazı için satınalma talebinde bulunabilir. Test, pool,ortak kullanım,danışman ve geçici kullanım gibi diğer kategorilerde zimmetli olan mobil cihazların satışı yapılmamaktadır. Sayfa : 8/13
Yeni cihazın teslimatından sonra eğer personel tarafından genel kullanım amaçlı eski mobil cihaz/cihazlar satın alınmak istenmiyorsa; 2 iş günü içinde İş Destek-İdari İşler Bölümü ne teslim edilmelidir. 10 iş günü içinde teslim edilmemesi durumunda iade edilmeyen genel kullanım kategorisinde zimmetli eski mobil cihazların defter değerleri kişiden tahsil edilir veya bu tutar maaş hesabından kesilir. Genel kullanım amaçlı eski mobil cihaz/cihazlar iade edilirken zimmetli çalışan tarafından cihazda bulunan tüm bilgilerin silinerek teslim edilmesi gerekir. Cihazda bulunan dataların gizliliğinden ve İdari İşler Bölümü ne bilgilerin silinmiş olarak teslim edilmesinden zimmetli çalışan sorumludur. Çalışan bu konuda CYM ye çağrı açarak CYM- Mobile Support ekibinden destek alabilir. Kurulum gerektiren mobil cihazlar için talep sahibi tarafından CYM ye açılan çağrı ile Cihazın mobil ayarları CYM- Mobile Support tarafından yapılır. NOT: Bir ay içinde talep sahibi tarafından alınmayan cihazlar baģka bir talep olarak değerlendirilecektir. 6.4.2 Test Ġçin Alınan Mobil Cihazlar 6.4.2.1 Terminal Bazlı Testler Test cihazları üretici firma tarafından İş Destek-İdari İşler Bölümüne gönderilir. İş Destek-İdari İşler Temsilcisi tarafından mobil cihazların geldiği bilgisi Terminal ekipleriyle paylaşılır. Terminal ekiplerinden gelen cevaba istinaden ilgili kişiye zimmetlenerek gönderilir. Terminal ekipleri tarafından talep edilmeyen mobil cihazlar şirket içinde test amaçlı gelen taleplerde değerlendirilir Üreticiden gelen ve Terminal ekipleri tarafından talep edilmeyen Mobil cihazların şirket içi veya şirket dışı testlerde kullanılması durumlarında talepte bulunan kişiye zimmetlenerek teslim edilir. Ne kadar süre ile zimmetleneceği ve hangi proje/testte kullanılacağı bilgisi İş Destek-İdari İşler Bölümü tarafından sisteme kaydedilir. Kurulum gerektiren mobil cihazlar için talep sahibi tarafından CYM ye açılan çağrı ile cihazın mobil ayarları CYM- Mobile Support tarafından yapılır. Test kullanım süresi dolan ve iade edilen mobil cihaz zimmetten düşülerek İş Destek-İdari İşler Bölümü tarafından havuza geri alınır. Test amaçlı kullanılan mobil cihaz/cihazlar iade edilirken zimmetli çalışan tarafından cihazda bulunan tüm bilgilerin silinerek teslim edilmesi gerekir. Cihazda bulunan dataların gizliliğinden ve Sayfa : 9/13
İdari İşler Bölümü ne bilgilerin silinmiş olarak teslim edilmesinden zimmetli çalışan sorumludur. Çalışan bu konuda CYM ye çağrı açarak CYM- Mobile Support ekibinden destek alabilir. 6.4.2.2 Ürün / Servis Testleri Talep sahibi tarafından Test Hattı için talep workflow üzerinden yapılır. Onay süreci tamamlandıktan sonra talep sahibi test hattını İş Destek-İdari İşler Bölümü nden alır. Test cihaz taleplerinde talep sahibi İş destek-idari İşler Bölümü ne, talep ettiği cihaz bilgisi, kullanım detayı ve kullanım süresini içeren yönetici CC li bir mail aracılığıyla talebini iletir. Talep edilen model test cihaz stokunda mevcut ise satın alma açılmadan talep İş Destek-İdari İşler Bölümü tarafından karşılanır. Stokta bulunmaması durumunda talep bütçelendirilmiş ise ERP>GSM Cihaz ve Ekipman Talep sayfasından test kategorisinde satın alması talep edilir. Cihazlar Satınalma ve Kontrat Yönetimi Bölümü tarafından satın alınır ve İş Destek-İdari İşler Bölümü ne teslim edilir. İş Destek-İdari İşler Bölümü tarafından sistem üzerinden cihazların teslim alması yapılır. Mobil cihazlar şirket içi veya şirket dışı testlerde kullanılması durumlarında talepte bulunan kişiye zimmetlenerek teslim edilir. Ne kadar süre ile zimmetleneceği ve hangi proje/testte kullanılacağı bilgisi İş Destek-İdari İşler Bölümü tarafından sisteme kaydedilir En fazla 3 ay süre ile zimmetlenir. Test süresinin talep sahibi tarafından idari işler bölümüne iletilmesi ve bu sürenin aşılmaması gerekmektedir. Gerekli/zorunlu durumlarda belirtilen sürenin aşımı sözkonusu olacaksa bu durum yönetici cc li süre uzatma maili ile İş Destek-İdari İşler Bölümü ne iletilmelidir. Durum diğer ulaşan test/proje talepleri de dikkate alınıp İş Destek-İdari İşler Bölümü tarafından değerlendirilerek süre uzatılabilir veya bekleyen başka acil bir talep sözkonusu ise cihaz iade alınabilir. Kurulum gerektiren mobil cihazlar için talep sahibi tarafından CYM ye açılan çağrı ile cihazın mobil ayarları CYM Mobile Support tarafından yapılır. Test amaçlı kullanılan mobil cihaz/cihazlar iade edilirken zimmetli çalışan tarafından cihazda bulunan tüm bilgilerin silinerek teslim edilmesi gerekir. Cihazda bulunan dataların gizliliğinden ve İdari İşler Bölümü ne bilgilerin silinmiş olarak teslim edilmesinden zimmet sahibi sorumludur. Çalışan bu konuda CYM ye çağrı açarak CYM- Mobile Support ekibinden destek alabilir. Sayfa : 10/13
Test kullanım süresi dolan ve iade edilen mobil cihaz zimmetten düşülerek İş Destek-İdari İşler Bölümü tarafından havuza geri alınır. 6.4.3 Hediye Gelen Mobil Cihazlar Hediye gelen cihazlar İş Destek-İdari İşler Bölümü ne iletilir. Hediye cihaz mobil cihaz havuzuna alınır. Hediye gelen cihazların destek süreçleri tasarlanır. (İş Destek- E-IT-Support Services) Hediye cihazlar şirket içi kullanıma XXXXX İş Etiği Kuralları doğrultusunda açılır. 6.4.4 Cihazların Tamiri Satınalma ve Kontrat Yönetimi Bölümü tarafından Satış Sonrası Destek, Tamirat ve Bakım Sözleşmeleri yapılır. Bu şirketler aracılığı ile İdari İşler Bölümü bu süreci takip eder. Tamire gidecek cihaz için CYM üzerinden arıza açıklamasını içeren çağrı açılır ve talep sahibi tarafından İş Destek-İdari İşler Bölümü ne cihaz teslim edilir. Onarımı yapılacak mobil cihaz/cihazlar iade edilirken zimmetli çalışan tarafından cihazda bulunan tüm bilgilerin silinerek teslim edilmesi gerekir. Cihazda bulunan dataların gizliliğinden ve İdari İşler Bölümü ne bilgilerin silinmiş olarak teslim edilmesinden zimmet sahibi sorumludur. Çalışan bu konuda CYM ye çağrı açarak CYM- Mobile Support ekibinden destek alabilir Cihaz İş Destek-İdari İşler Bölümü tarafından ilgili markanın belirlediği yetkili teknik servise gönderilir. Cihaz tamir olabiliyor ve tamir süresi bir günden fazla ise kullanıcıya İş Destek-İdari İşler Bölümü tarafından havuzdan geçici cihaz zimmetlenir. Cihaz tamir edildildiğinde; geçici cihaz geri alınır ve İş Destek-İdari İşler Bölümü tarafından kişiye zimmetli, tamir edilmiş cihaz teslim edilir. Cihaz tamir olamıyor ise; "Onarılamıyor" bilgisi İş Destek-İdari İşler Bölümü tarafından kullanıcıya gönderilir. Cihaz kullanıcı hatası nedeniyle zayi oldu ise satınalma sürecinin başlatılabilmesi için kullanıcının cihazın defter değerinin %30'unu ödendikten sonra; ödeme dekontunun birer örneğini İş Destek-İdari İşler ve Finans bölümlerine iletilmesi gerekmektedir. Sayfa : 11/13
İş Destek-İdari İşler Bölümü tarafından; Tamir edilemeyen cihaz hurdaya alınarak yeni teslim edilen cihaz zimmetlenir. 6.4.5 ĠADE CĠHAZLARIN YÖNETĠMĠ Ayrılan personel, test,cihaz yenilemelerinde eski cihaz ve her türlü mobil cihaz iadelerinde İdari İşler Bölümü ne teslim edilmeden önce mobil cihazda bulunan tüm dataların zimmet sahibi tarafından silinmesi gereklidir. Cihazda bulunan dataların gizliliğinden ve İdari İşler Bölümü ne bilgilerin silinmiş olarak teslim edilmesinden zimmetli çalışan sorumludur. Çalışan bu konuda CYM ye çağrı açarak CYM- Mobile Support ekibinden destek alabilir. İade edilen cihazlar kullanılabilecek durumda ise havuza alınır. Havuza alınan cihazlar part-time çalışanlara genel kullanım amaçlı, teknik servis arızalı cihaz onarım sürecinde geçici kullanım amaçlı, talep dahilinde bölümlere havuz veya test cihazı olarak değerlendirilebilir. Cihaz kullanılabilecek durumda değil ise; İş Destek-İdari İşler Bölümü tarafından tamir edilemeyen cihaz hurdaya alınır. 6.5 GSM Telefon Kullanım ve Standartlarının Belirlenmesi: Genel kullanım amaçlı kullanılan GSM telefon modellerinin yeraldığı XXXXX Cep Telefonu Standartları; teknolojik gelişmelerin takibi sonucu gerekli görüldüğü durumlarda güncellenir. Güncelleme işlemi İş Destek-İdari İşler, Satınalma ve Kontrat Yönetimi, Terminal Management ve CYM Mobile Support bölümleri tarafından ortak değerlendirme sonucunda belirlenir. Genel kullanım amaçlı şirket telefonları 2 yılda bir değiştirilmektedir. 2 yıllık zimmet süresinin ay bazında dolmuş olması esastır. DH ve CXO lar için bu süre 1 yıldır. Parttime personeller ve havuz telefonları için satınalma talebi yapılmaz. İdari İşler poolunda yeralan 2.el mobil cihazlardan zimmetlenerek teslim edilir. Çalışanların adlarına fonksiyonel ve /veya ek menfaat için (genel kullanım amaçlı) sadece bir adet zimmetli telefon bulunmalı ve zimmet kaydı İdari İşler Bölümü nde olmalıdır. Telefon hatlarının bantlara göre belirlenen maksimum aylık kullanım bedelleri aşağıdaki gibi belirlenmiştir. Bu bedellerin revizyonu İş Destek-Ek Menfaatler Bölümü nün kararıyla gerçekleştirilir ve İdari İşler tarafından tarifelerdeki artış oranlarına gore revize edilecektir. Bant 1 : 125 milyon Sayfa : 12/13
Bant 2, 3 :200 milyon Bant 4 : 400 milyon Belirlenen limitlerin üzerindeki kullanımlar yönetici tarafından takip edilir ve aşan durumlarda nedenlerine bakılarak gerekiyorsa çalışanın maaşından kesilir. Konuşma ve data ücretlendirmeler haricindeki bedeller kullanıcılar tarafından karşılanacaktır. Mobil Ödeme ve bağış gibi GSM sistemi vasıtasıyla ürün alımı.v.b.) 7. Ġġ AKIġI... 8. REVĠZYON NEDENĠ Revizyon Tarihi Revizyon No Revizyon Ġçeriği 20/09/2010 0 Elektronik Sisteme Geçiş 04/01/2011 Mobil Güvenlik Politikası na yönelik Mobil cihaz kayıp, çalıntı ve iade durumlarında cihazlarda bulunan dataların silinmesi konusunda uygulamalar ve uyarılar eklendi. 9. GÖZDEN GEÇĠRME Bu prosedür, Doküman Yönetim Prosedüründe verilen gözden geçirme süresine uygun olarak ilgili süreç sahibi tarafından gözden geçirilir. Dokümandan sorumlu süreç sahibi, uygulama ile prosedür arasındaki uyumun sağlanmasından sorumludur. Bu sorumluluk, ilgili diğer süreçlerle koordinasyonun sağlanması, gerekli dokümantasyon işlemlerini prosedürlere uygun olarak gerçekleştirilmesini de kapsar. Sayfa : 13/13