YAZILIM PROJE YÖNETİMİ Yrd.Doç.Dr.Hacer KARACAN
İçerik Proje İzleme ve Kontrol Kapsam Kontrolü Takvim Kontrolü Maliyet Kontrolü Kalite Kontrolü Tedarik Kontrolü Değişikliklerin İzlenmesi ve Kontrolü
Proje İzleme ve Kontrol Bütün projelerin onaylanmış Proje Yönetim Planı ve temel çizgilere göre izlenmesi ve kontrol edilmesi gerekir Amaç: proje performansının Proje Yönetim Planı ve temel çizgilere göre izlenmesi ve kontrol edilmesi, (varsa) sapmaların belirlenmesi tespit edilen sapmaların giderilmesi
Proje İzleme ve Kontrol Proje izleme ve kontrolün temelini oluşturan adımlar: Projenin o anki durumunu belirlemek için bilgi toplanır Gerçek durum ile plan arasındaki sapmalar belirlenir ve analiz edilir. Sapmaların nedenleri belirlenir Eğer gerekliyse düzeltici eylemler geliştirilir ve değerlendirilir Düzeltici eylemler gözden geçirilir, onaylanır ve uygulanır Proje planları ve temel çizgiler güncellenir ve paydaşlarla paylaşılır
Proje İzleme ve Kontrol Proje çalışmalarının izlenmesi ve kontrolü şu aktiviteleri; Proje kapsamının kontrolü Takvimin kontrolü Maliyetlerin Kontrolü Kalite Kontrolü Risklerin izlenmesi ve kontrolü Tedariklerin izlenmesi ve kontrolü Değişiklik kontrolünün gerçekleştirilmesi VE toplanan verilerin raporlanarak bu raporların analiz edilmesi ve gerekli düzeltici faaliyetleri içerir.
Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrolü Proje başlangıcından proje sonlanıncaya kadar devam eden projenin durumunu planlanan ile karşılaştırma sürecidir Bu süreçte veriler toplanır, ölçümler yapılır ve performans raporlaması yapılır Proje çalışmalarının izlenmesi ve kontrolünün sonucu olarak değişiklik istekleri, Proje Yönetim Planı güncellemeleri ortaya çıkabilir Bu süreç sayesinde projenin gidişatı ve dikkat edilmesi gereken alanların saptanabilmesi konusunda fikir sahibi olunur
Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrolü Proje çalışmalarının izlenmesi ve kontrolü sürecinin bir parçası olarak Gerçekleşen proje performansını proje yönetim planıyla karşılaştırmak Performans değerlendirmesi ile düzeltici veya önleyici faaliyetin gerekli olup olmadığını belirlemek ve gerekirse düzeltici veya önleyici eylem önermek Mevcut riskleri izlemek, denetlemek varsa yeni riskleri belirlemek ve durumlarını raporlamak Raporlama, ölçüm ve tahminler için gerekli bilgileri toplamak Değişikliklerin izlenmesi ve kontrolü ve onaylanan değişikliklerin izlenmesi gerçekleştirilir
Proje Kapsam Kontrolü Proje ve ürün kapsamının durumunun izlenmesi ve kapsam temel çizgisi esas alınarak değişikliklerin yönetilmesi sürecidir Planlama aşamasında oluşturulan İş Kırılım Yapısında meydana gelecek her türlü değişiklik kapsam değişikliği olarak değerlendirilir İKY de yapılacak olan her türlü değişiklik onaylı değişiklik olmalıdır Böyle bir durumda etkilenen tüm dokümanlar güncellenmeli ve yeni temel çizgi oluşturularak kapsam kaymasına engel olunmalıdır
Takvim Kontrolü Takvimin kontrol edilmesi için düzenli olarak şu işler gerçekleştirilmelidir: Takvimin mevcut durumunun belirlenmesi Projenin gidişatını görmek için performans gözden geçirmelerinin yapılması Kalan işler için süre kestirimlerinin yenilenmesi Takvimin planla uyumlu hale getirilmesi için varsayım senaryo analizleri ve kaynak dengelemelerinin gerçekleştirilmesi Takvim değişikliğine neden olan faktörlerin kontrol edilmesi Takvim temel çizgisine göre sapma analizi yapılması Takvimde değişiklik olup olmadığının belirlenmesi Gerçekleşen değişikliklerin yönetilmesi
Maliyet Kontrolü Proje bütçesini güncellemek üzere maliyet temel çizgisindeki değişikliklerin yönetilmesi sürecidir Proje Yönetim Planının bir parçası olan Maliyet yönetim planı temel alınarak gerçekleştirilir Maliyetin izlenmesi ve kontrolü harcamalar ile gerçekleşmeler arasındaki ilişkinin belirlenmesine dayanır Olası bir değişiklik, değişiklik kontrolü süreçleri uygulanarak gerçekleştirilir
Maliyet Kontrolü Projelerde maliyet kontrolü temel olarak aşağıdaki öğeleri içerir Onaylanan maliyet temel çizgisinde değişikliklere yol açan faktörlerin değerlendirilmesi Değişiklik isteklerinin değerlendirilmesi, uygulanması ve yönetilmesi Harcamalara karşı gerçekleştirilen işlerin izlenmesi Oluşan sapmaların izlenmesi Tüm paydaşların, onaylanan değişiklikler ve bunlarla ilgili maliyetler konusunda bilgilendirilmesi Maliyet aşımlarının planlanan sınırlar içerisinde tutulması için gerekli aksiyonların alınması
Kazanılmış Değer Analizi Kapsam, maliyet ve zaman ölçümlerinin entegre edilerek proje performansını ve ilerlemesini ölçmeye ve değerlendirmeye yardımcı olan bir yöntemdir Bu yöntemde planlanan değer, kazanılmış değer ve gerçek maliyetler sürekli olarak izlenir Kazanılmış değer analizi ile bulunan bütün değerler bu analizin gerçekleştirildiği andaki veriler dâhilinde öngörülen değerlerdir. Projenin ilerleyen safhalarında kazanılmış değer analizi gerçekleştirildiğinde değişen veriler doğrultusunda öngörüler de değişebilir
Kazanılmış Değer Analizi Planlanan Değer (PlannedValue - PV) Bir aktivite ya da iş kırılım yapısı bileşeni için gerçekleştirilecek çalışmalar için tahsis edilen onaylanmış bütçedir Bu bütçe planlama safhasında belirlenir ve planlanan iş için bütçelenmiş maliyet olarak da isimlendirilebilir Diğer bir deyişle planlanan değer bugün itibari ile planlanan işin tahmin edilen değeridir
Kazanılmış Değer Analizi Kazanılmış Değer (EarnedValue EV) Bir aktivite ya da iş kırılım yapısı bileşeni için o ana kadar gerçekleştirilen işin, o iş için tahsis edilen onaylanmış bütçe çerçevesinde ifade edilen değeridir. Diğer bir deyişle bugün itibari ile gerçekleştirilen işin tahmin edilen değeridir ve genellikle işin yüzdesi olarak verilir
Kazanılmış Değer Analizi Gerçekleşen Maliyet (Actual Cost AC) Bir aktivite ya da iş kırılım yapısı bileşeni için yerine getirilen çalışmaların tamamlanması için gerçekleşen toplam maliyettir Tamamlanma Maliyeti (Bütçe) (Budget at Completion BAC) Planlanmış proje bütçesidir ve her şeyin plana göre gitmesi durumunda projenin nihai maliyetini tanımlar Tamamlanma Maliyet Tahmini (Estimate at Completion EAC) Bugün itibari ile projenin tamamlanması durumunda ortaya çıkacak maliyet tahminidir. EAC = BAC/CPI
Kazanılmış Değer Analizi Tamamlanma için Gerekli maliyet Tahmini (Estimate to Complete ETC) Bugün itibari ile projenin tamamlanması için gerekli tahmini maliyettir ETC = EAC AC = (BAC-EV) / CPI Sapma/Varyans (Variance at Completion -VAC) Bugün itibari ile projenin sonunda beklenen bütçe aşımı veya bütçenin altında kalma tahminidir. VAC = BAC EAC
Kazanılmış Değer Analizi Takvim Varyansı (ScheduleVariance SV) Kazanılmış değerden planlanmış değer çıkarılarak bulunur. SV = EV PV Eksi değer proje takviminde gecikme olduğunu, artı değer ise proje takviminin planlanandan önde gittiğini gösterir Maliyet Varyansı (CostVariance CV) Kazanılmış değerden gerçekleşen maliyet çıkarılarak bulunur. CV = EV- AC Eksi değer proje planlanan bütçenin aşıldığını, artı değer ise planlanan bütçenin altında kalındığını gösterir
Kazanılmış Değer Analizi Takvim Performans İndeksi (Schedule Performance Index SPI) Kazanılmış değerin Planlanan değere bölünmesi ile bulunur ve takvimsel olarak planlananın yüzde kaçı kadar ilerlendiğini gösterir. Sonuç; SPI = EV/PV 1 (bir) den küçük proje takvimsel olarak planlananın gerisinde 1 (bir) den büyük proje olması planlanan takvimin önünde
Kazanılmış Değer Analizi Maliyet Performans İndeksi (Cost Performance Index CPI) Kazanılmış değerin gerçekleşen maliyete bölünmesi ile elde edilir ve bir birimlik harcamaya kaç birimlik geri dönüş alındığını gösterir. Sonuç; CPI = EV/AC 1 (bir) den küçük planlanan bütçesini aştı 1 (bir) den büyük proje planlanan bütçenin altında kaldı
Kazanılmış Değer Analizi - Örnek 10000 satırlık bir yazılım projesi $600.000 maliyet her hafta eşit iş yapılarak 12 hafta sürmesi planlanmış İlk 4 haftanın sonunda $125.000 lık bir harcama ile kodlamanın 2500 satırlık bölümü tamamlanmış Bu problem için takvim ve maliyet performans analizi gerçekleştirilirse...
Kazanılmış Değer Analizi - Örnek 10000 satırlık bir yazılım projesi $600.000 maliyet her hafta eşit iş yapılarak 12 hafta sürmesi planlanmış İlk 4 haftanın sonunda $125.000 lık bir harcama ile kodlamanın 2500 satırlık bölümü tamamlanmış Bütçe $600.000 dır (BAC = $600.000) ve zamanla değişmez Kazanılmış değer = EV = BAC x (tamamlanan iş/yapılması gereken toplam iş) formülünden EV = 600.000 x (2500/10000)=$150.000 olarak bulunur.
Kazanılmış Değer Analizi - Örnek 10000 satırlık bir yazılım projesi $600.000 maliyet her hafta eşit iş yapılarak 12 hafta sürmesi planlanmış İlk 4 haftanın sonunda $125.000 lık bir harcama ile kodlamanın 2500 satırlık bölümü tamamlanmış Gerçekleşen Maliyet = AC = $125.000 Planlanan Değer = PV = BAC x (geçen zaman/proje zamanı) formülünden PV = 600.000 x (4/12) = $200.000 olarak bulunur
Kazanılmış Değer Analizi - Örnek 10000 satırlık bir yazılım projesi $600.000 maliyet her hafta eşit iş yapılarak 12 hafta sürmesi planlanmış İlk 4 haftanın sonunda $125.000 lık bir harcama ile kodlamanın 2500 satırlık bölümü tamamlanmış Bu veriler kullanılarak projenin bütçe performansı için CV = 150.000 125.000 = 25.000 sıfırdan büyük projenin bütçe performansı beklenenden iyi Bütçe performansını değerlendirmenin bir başka yolu olarak; CPI = EV/AC = 150.000/125.000 = 1,2 1 den büyük projenin bütçe performansı beklenenden iyi Proje için harcanan her $1 için projeden $1,2 değer elde edildiğini gösterir.
Kazanılmış Değer Analizi - Örnek 10000 satırlık bir yazılım projesi $600.000 maliyet her hafta eşit iş yapılarak 12 hafta sürmesi planlanmış İlk 4 haftanın sonunda $125.000 lık bir harcama ile kodlamanın 2500 satırlık bölümü tamamlanmış Projenin takvim performansı için bulunan değer: SV = 150.000 200.000 = -50.000 sıfırdan küçük proje takvimi planlanandan geride
Kazanılmış Değer Analizi - Örnek 10000 satırlık bir yazılım projesi $600.000 maliyet her hafta eşit iş yapılarak 12 hafta sürmesi planlanmış İlk 4 haftanın sonunda $125.000 lık bir harcama ile kodlamanın 2500 satırlık bölümü tamamlanmış Takvim performansı Takvim Performans İndeksi SPI kullanılarak; SPI = EV/PV = 150.000/200.00 = 0,75 olarak bulunur bu değer takvimin planlananın %75 inde olduğunu gösterir.
Kazanılmış Değer Analizi - Örnek 10000 satırlık bir yazılım projesi $600.000 maliyet her hafta eşit iş yapılarak 12 hafta sürmesi planlanmış İlk 4 haftanın sonunda $125.000 lık bir harcama ile kodlamanın 2500 satırlık bölümü tamamlanmış Tamamlanma maliyet tahmini = EAC = BAC/CPI = 600.000 / 1,2 = $500.000 olarak bulunur Tamamlanma için gerekli Maliyet tahmini de ETC=(BAC EV)/CPI formülünden $375.000 olarak bulunur. MaliyetVaryansı = 600.000-500.000 = $100.000 olarak bulunur
Kalite Kontrolü Kalite kontrolünün gerçekleştirilmesi, performansı değerlendirmek ve gerekli değişiklikleri tavsiye etmek üzere kalite aktivitesinin yürütülmesinin sonuçlarını izleme ve kaydetmeyi içerir. Teslimatların tanımlanmış kalite standartlarına uyup uymadığı kontrol edilir
Kalite Kontrolü Kalite kontrolünün gerçekleştirilmesinde çoğunlukla kullanılan metotlar aşağıda listelenmiştir: Neden sonuç diyagramları Kontrol grafikleri Akış şeması Histogram Pareto grafiği Eğilim grafiği Dağılım şeması İstatiksel örnekleme Tetkik gerçekleştirme
Neden Sonuç Diyagramları Risk analizinde de kullanılan bu yöntem bir problemin sadece görünen nedenlerini değil potansiyel nedenlerini de ortaya çıkarmada kullanılır Ishikawa ve balık kılçığı diyagramları olarak da bilinir. Problemin tüm sebeplerinin ortaya koyulmasını, belirlenmesini ve bir grafik üzerinde gösterilmesini sağlar Bir problemi oluşturan ana sebepler ve alt sebepler (sebeplerin sebepleri) hiyerarşik bir şekilde görülebilir
Neden Sonuç Diyagramları Ana sebep-1 Ana sebep-2 1. seviye alt sebep 2. seviye alt sebep 1. seviye alt sebep Problem 1. seviye alt sebep Ana sebep-3 Ana sebep-4
Kontrol Grafikleri Bir sürecin sonuçlarını ölçmek ve grafik formunda göstermek için kullanılır Bir sürecin zaman içerisinde nasıl bir davranış gösterdiğini ve ne zaman kontrolden çıkma durumunda olabileceğini ortaya koyar Kontrol grafiklerinde hedeflenen ortalama değer, alt ve üst limitler belirlenir ve süreç çıktılarının bu kontrol limitleri dâhilinde olması beklenir
Kontrol Grafikleri Bir süreç: Verinin üst veya alt kontrol limitlerini aşması durumunda veya Alt ve üst limitlerin içerisinde kalmasına rağmen peş peşe 7 verinin hedeflenen ortalama değerin aynı tarafında çıkması durumunda kontrol dışı olarak kabul edilir ve süreç durdurulur
Pareto Grafiği Oluş sıklığına göre düzenlenmiş özel bir histogram türüdür Pareto grafiği 80/20 kuralı olarak da adlandırılan pareto kuralı ile bağlantılıdır Bu kurala göre problemlerin %80 i nedenlerin %20 sinden kaynaklanır Pareto grafikleri: En kritik konulara odaklanılmasına yardımcı olur Problemlerin potansiyel nedenlerini önceliklendirir Az sayıdaki kritik konuyu çok sayıdaki kritik olmayandan ayırır
Diğer Metotlar Akış Şeması Kalite problemlerinin ne zaman ve nerede çıkacağının öngörülmesi için kullanılır Histogram Değişkenlerin dağılımını gösteren çubuk grafiktir ve birbirlerine karşı göreceli önemlerini görmek için kullanılır Eğilim (Trend) Grafiği Belli bir zaman diliminde bir süreçteki eğilimleri, farklılıkları, düşüşleri ve iyileşmeleri gösterir Tetkik Bir ürünün gereksinimlere veya kalite standartlarına uygunluğunun belirlenmesi amacıyla fiziksel olarak incelenmesi, ölçümü veya test sonuçlarının değerlendirilmesidir
Diğer Metotlar Dağılım/Serpme Şeması Biri bağımsız biri bağımlı olmak üzere iki değişken arasındaki ilişkiyi gösterir bu iki değişken arasındaki neden sonuç ilişkilerinin varlığı/yokluğunun ispatlanabilmesi için kullanılır. Dağılım şemasını oluşturan noktalar diyagonal bir çizgiye ne kadar çok benzerse, değişkenler o kadar yakından ilişkilidir İstatiksel örnekleme Kabul edilebilir limitler içinde olup olmadığının belirlenmesi için tüm popülasyondan inceleme için belirli sayıda örnek alınarak incelenmesidir
Risklerin İzlenmesi ve Kontrolü Risk izleme ve kontrol kapsamında şu aktiviteler gerçekleştirilir: Risk tetikleyicilerinin izlenmesi Artık risklerin izlenmesi Yeni risklerin belirlenmesi, analiz edilmesi tepki planlarının hazırlanması Var olan risklerin değişip değişmediğinin gerekirse kapatılması gerekliliğinin değerlendirilmesi Risk tepki planlarının takip edilmesi ve güncellenmesi Risklerin paydaşlarla değerlendirilmesi
Tedariklerin İzlenmesi ve Kontrolü Tedarik ilişkilerinin yönetilmesi, tedarikçi performanslarının izlenmesi ve gerekli olduğunda değişikliklerin yapılması bu kapsamda gerçekleşir Tedariklerin izlenmesi ve kontrolü şu aktiviteleri içerir: Faturaların kontrol edilmesi Sözleşme değişikliklerinin yapılması ve uygulanması Tedarikçiye ödemelerin yapılması İhtilafların çözülmesi Sözleşmede tanımlanan işin yapıldığının kontrol edilmesi Tedarikçi risklerinin belirlenmesi ve takibi Denetleme ve kontrollerin gerçekleştirilmesi
Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi Projeye ilişkin tüm değişiklik taleplerinin değerlendirilmesi, onaylanması ve yönetilmesi sürecidir Değişiklik kontrolünün gerçekleştirilmesi projenin başından sonuna kadar yürütülür Değişiklikler bu süreç dâhilinde kabul edilir veya reddedilir
Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi Değişiklikler projenin paydaşlarından herhangi biri tarafından teklif edilebilir. Teklif edilen değişiklikler Değişiklik Kontrol Kurulu tarafından değerlendirilir. Bir değişiklik teklifi geldiğinde bu değişikliğin uygulanıp uygulanmayacağı, değişikliğin maliyeti ve değişikliğin getiri ve götürüleri değerlendirilmelidir Değişiklikler konusunda öncelikli amaç değişiklik nedenlerinin engellenmesidir.
Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi Değişikliklerin gerçekleştirilmesi şu süreçleri içerir; Değişikliğin Tanımlanması Değişikliğin Etkilerinin Değerlendirilmesi Değişiklik İsteğininYaratılması Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi Proje Yönetim Planı, Proje Dokümanları ve Temel Çizgilerin Güncellenmesi
Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi Öncelikli amaç değişikliklerin önlenmesi olmakla beraber başarılı olunmadığında değişikliklerin gerçekleştirilmesi için takip edilmesi gereken bir süreç vardır. Değişikliğin Tanımlanması: Değişiklik isteği herhangi bir paydaştan gelebilir. Değişikliğin Etkilerinin Değerlendirilmesi: Yapılması teklif edilecek değişikliğin proje kısıtları üzerindeki etkisi değerlendirilir. Değişiklik İsteğinin Yaratılması: Değişiklik isteği oluşturulur ve onay için teklif edilir
Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi: Teklif edilen değişikliğin proje beratında tanımlanan işle ilgili olup olmadığı incelenir (eğer değilse bu bir değişiklik değil tamamıyla yeni bir projedir). Değişiklik isteği olarak değerlendirilmesi durumunda değişikliğin etkisini azaltacak alternatifler değerlendirilir. Değişiklik isteği proje yönetim planı, kapsam, sözleşme, temel çizgiler ve prosedürlerde değişikliğe neden olmuyorsa proje yöneticisi tarafından onaylanabilir ancak değişikliğe neden oluyorsa değişiklik kontrol kurulu tarafından değerlendirilerek kabul edilir veya reddedilir ve değişiklik durumu güncellenir.
Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi Proje Yönetim Planı, Proje Dokümanları ve Temel Çizgilerin Güncellenmesi: Değişikliğin kabul edilmesi durumunda değişiklikten etkilenen dokümanlar güncellenir, paydaşlar ile güncel temel çizgiler paylaşılır ve projenin yönetimi güncel planlar, dokümanlar ve temel çizgilere göre yönetilir.