Proje ve Programların İzlenmesi.

Transkript

1 Proje ve Programların İzlenmesi

2 İçerik Neden İzleme; ve değerlendirme ve denetim arasındaki ilişki Değişik düzeylerde gözetim İzleme ve Raporlama MIS sisteminin önemi İzlemenin getirileri ve risk yönetimi MIS (Monitoring Information System)

3 Neden İzleme ve Değerlendirme? İzleme: - Program planlaması ve bütçe ve uygulama arasındaki sapmaları gösterir: fiziksel ilerleme ve ödemeler Değerlendirme: Ulaşamak istediğimiz noktaya ulaşıyor muyuz? Ulaşmanın maliyeti nedir? Program ve projelerimizin tasarım ve uygulamasını geliştirmek için ne gibi dersler çıkarabiliriz?

4 Denetim-kontrol; ve izleme - değerlendirme arasındaki ilişki Girdiler Çıktılar Sonuçlar ve etkiler Denetim & Kontrol İzleme Kalite, yönetim ve etkilerin değerlendirmesi

5 İzleme ve proje yaşam döngüsü Problem analizi Proje tasarımı İzleme Politika uygulaması

6 Bilgi Süreci ve IPA İzleme Sürecinin Seviyeleri SCF (ABGS) OP (ÇOB) SCF İzleme Kom. OP İzleme Kom. Program İzleme Ara organlar Faydalanıcılar! Projeler/operasyonlar/ öncelik eksen izleme Proje İzleme

7 A. Altyapı Projelerinde İzleme ve Gözetim (atık, su) seviyeleri 1) Sözleşme Otoritesi 2) Gözetmen mühendis 3) Uygulayan kuruluş (faydalanıcı) 4) Operasyonal Programdan (OP) sorumlu organ (ÇOB IPA Birimi) 5) Diğer paydaşlar (Uluslararası Finans Kuruluşları, İller bankası vs)

8 IPA OP İzleme Komitesinin Görevleri Başlıca kurumlar: AB Temsilciliği, ABGS, DPT, ÇOB IPA OP ye uyum açısından teklifleri onaylar Projelerin değerlendirme/seçim kriterlerini onaylar Program sürecini periodik olarak inceler Girdileri & çıktıları ve izleme raporlarından ve sürmekte olan projelerin değerlendirmelerinden yararlanarak ilerlemeleri izler Yıllık raporları onaylar Finansal tablodaki düzenlemelerle ilgili teklif verir (bütçe tahsisi) Uygulama ve yönetimde ilerleme sağlamak adına fikirler sunar

9 Proje Yönetiminde Uygulama Biriminin Kontrolü Uygulama Birimi İş Sözleşmeleri Hizmet Sözleşmeleri Ulusal AB kontrol sistemi Finansal Kontroller Teknik Standartlar Audit Sistemleri Kontrol Mühendisi Diğer paydaşlar! İller Bankası Uzman Yüklenici Sözleşme Otoritesi Projeler

10 1) Sözleşme Otoritesi İnşaat sürecini ve alt sözleşme görevlilerinin performansını kontrol eder Mühendise ve Uygulama Birimine standart taslak raporu sunar içerik Zaman / planlama Organizasyon Bütçe Kalite Bilgi Risk Orjinal plandan ve ayarlamalardan sapmalara özellikle önem gösterilmelidir

11 2) Kontrol Mühendisi Fiziksel ve teknik süreci kontrol eder: Dizayn şartlarına uyuluyor mu? Fiziksel ilerleme planlananla uyumlu mu? Herhangi bir sorun var mı? Olay yeri incelemeleri yapar Sözleşme İdaresinin metraj tablosunu kontrol eder Uygulama birimine/faydalanıcıya tavsiyelerde bulunur Sözleşme idaresi ile aylık toplantılar düzenler Proje Yöneticisi ile aylık toplantılar düzenler (Uygulama birimi/nihai Faydalanıcı)

12 3) Proje Yöneticisi Uygulama Birimi (Faydalanıcı) Projenin uygulanmasından sorumludur Çalışmaları denetler Olay yeri incelemeleri Kontrol mühendisinden tavsiyeler alır Metraj tablosunu ve yüklenicilere olan ödemeleri kontrol eder Mühendisin ilerleme raporlarını kontrol eder İlerleme raporlarını sunar

13 Çevre Direktiflerinin İzlemesi: uyumlaştırma ve uygulama ABGS (genel izleme ve değerlendirme) Çevre ve Orman Bakanlığı Dış İlişkiler ve AB Dairesi: Çevre direktiflerinin izlemesi Faydalanıcı (ör. ÇOB teknik birimleri AB birimine raporları sunar)

14 Proje Yönetimi tarafından Proje İzleme (faydalanıcı/ IA) Proje yönetimi bazı konular hakkında gidişat ve ilerlemeyi kontrol altında tutmalıdır: Harcamalar Kaynak kullanımı Aktivitelerin uygulanması Sonuçların temini Risklerin yönetimi Bu da izleme ile mümkündür,

15 Proje İzleme İzleme bazı noktalara önem göstermelidir : Fiziksel süreç Finansal süreç (bütçe ve harcamalar) Hedef kitlelerin proje etkinliklerine karşı ilk tepkileri Hedef kitleler tarafından sergilenen beklenmedik ya da aykırı tepkilerin nedenleri

16 Kontrol Mühendisi tarafından izleme Metraj Tablosunun Rolü (BoQ) Kurulacak ekipmanların listesi, Sızıntı Suyu Arıtma Tesisi Giriş İstasyonu pompa sayısı 2 Pompaj seviyesi yaklaşık 10 m UASB reaktörü ısı eşanjörü 35 kw Çamur fazlası pompası 5 m3/h Aktif çamur tankı difüzör tipi ince balonlu disk difüzörleri Difüzör sayısı 60 Karıştırıcı sayısı 1 Kurulu kapasite Approx. 1.0 kw Üfleyici sayısı 2 Üfleyici kurulu kapasitesi yaklaşık. 8 kw herbiri Çökeltme tankı döner köprü sayısı 1 Dönen çamur atık pompası sayısı 2 Pompaj seviyesi yaklaşık 6 m Çamur fazlası pompa sayısı 1 Bu tablo faydalanıcı tarafından temel göstergeler altında gruplandırılmalıdır!

17 İzleme ve Sözleşme Sözleşme şunlar için uygun olmalıdır: Ek bütçe taleplerinin değerlendirilmesi Ek iş taleplerinin değerlendirilmesi

18 4) OP tarafından İzleme (ÇOB IPA Merkezi) Projenin ilerleme raporlarını B den alır Projenin ilerleme raporlarını B ile tartışır Proje izleme göstergelerini alır (MIS) Fiziksel ilerleme göstergeleri Finansal göstergeler Projenin veri ve göstergelerini bir araya getirir Öncelikli ve OP seviyelerinde Taslak İzleme Raporları hazırlar Finansal kontroller ve denetimler gerçekleştirir

19 Yönetim Bilgi Sistemi (MIS) A systematic and continuous collection, analysis and use of information for management control and decision-making MIS: Proje ve programlarla ilgili bilgilerin bulunduğu bir veri tabanı: Projelerin ismi ve başlığı Sorumlu kurumlar ve faydalanıcı Projelerin durumu Hazırlık ve uygulama aşamaları İlerleme göstergeleri (finansal ve fiziksel) MIS kararları vermede kullanılan yönetim bilgileri sunar

20 Göstergeler ve Mantıksal Çerçeve 20

21 Göstergelerin sayısallaştırılması için adımlar a) Tabandan-tepeye yöntemi 1) Sonuç ve etkiler için mevcut durum bilgisini topla. (şimdi mi?) 2) Bütçeyi kontrol et. 3) Çıktı hedefleri için tahminler oluştur ve tahminler bütçe ile uyumlu mu kontrol et (çıktı başına maaliyet) 4) Çıktılardan faydalanarak, sonuç hedefleri için tahminler oluştur 5) Etki değerlendirmesi raporları mevcut mu kontrol et, evet ise etkileri biraraya topla. 6) Hayır ise, hedef ve sonuçlara bakarak etki tahminleri yürüt. (etki sonuç oranı?) NB Bütçe burada önemli olan faktör olabilir. Etki ise gereksinimler ve problemin büyüklüğü ile aynı doğrultuda olmayabilir!

22 İzleme Raporları Faydalanıcının sorumlulukları (ve diğer paydaşlar) Proje İzleme Raporlama İzleme göstergeleri İzleme raporları İzleme raporunda bulunan bilgiler Giriş ve genel bölümler Zaman tablosu (planlama ve gerçekleştirme) Finansal bölüm (Bütçe ve ödemeler) Fiziksel süreç ve göstergeler Planlanan aktiviteler (sonraki çeyrek dönem) Ekler (haritalar, fotoğraflar, faturalar, vb.)

23 İzlemeden ne elde ederiz? Bütçe ve gerçekleşen ödemelerin planlanması : Bütçenin üzerine çıkmak, ya da altında kalmak (N+2!), zaman & nakit akışı problemleri Planlanan aktiviteler ve aktivitelerin fiziksel ilerlemesi gecikmeler ya da olması gerekenden hızlı gidiş: Eğer göstergelerin gerçekleşmesi gecikirse: gecikmenin nedenleri/sorunlar ör: arazinin satın alınması, ihale sorunları, sözleşmeyle ilgili gecikmeler Proje tasarımında değişiklikler ve gerekçeleri

24 Proje düzeyinde düzeltici eylemler & risk yönetimi Zamanlama/nakit akışı problemleri: erken finansman gereklidir Yüksek maliyetler: Bütçenin yeniden tahsis edilmesi (devam et/etme kararı) Fiziksel süreçte gecikmeler: projenin hızlanabilmesi için tedbirlerin alınması Harcamada gecikmeler: EC N+3 kuralı ile ilgili problemler: eylemleri hızlandırmak İdari sorunlar, denetim

25 Öncelikli eksende düzeltici eylemler Öncelikli eksende düzeltici eylemlerin tanımlanması gerek. ör: Daha çok promosyon ve tanıtım Bütçenin yeniden tahsisi için teklif Adaylara daha fazla destek vb.

26 OP düzeyinde Düzeltici Eylemler (OP organı: ÇOB IPA Merkezi) Bütçenin yeniden tahsisi İçeriğin değişmesinden kaynaklı Planlanan performansın altında kalmaktan kaynaklı Kapanış işlemleri / öncelikler Uygulama sürecini desteklemek için eylemler IPA nın N+3 kuralını temin eden eylemler Performans kapasitesini temin eden eylemler Gerçekleştirme hedeflerini temin eden eylemler

27 Düzeltici eylemlerde karar alma Düzeltici eylemin çeşit ve seviyesine göre değişir: Proje: uygulama birimi + proje sahibi, yönlendirme komitesi (MFİB vs.) OP: OP Organı / OP İzleme Komitesi, IPA Koordinatörü SCF, Avrupa Komisyonu

28 Proje uygulamasında rastlanan risk ve problemler Arazi edinimiyle ilgili problemler ve gecikmeler Jeoteknik problemler Maliyet taşmaları (sebeplerin çeşitliliği) Fiziksel süreçte gecikmeler (sepeblerin çeşitliliği) Teknik şartnamenin yerine getirilememesi Karşı çıkanlar: Benim bahçemde olmasın! Sözlemşe otoritesi tarafından ekstra iş ya da bütçe ile ilgili ortaya atılan tartışma ya da iddialar

29 Uygulama sürecinde ortaya çıkan problemlerle nasıl başa çıkılır? Projenin başından itibaren Risk Yönetimi Stratejisi uygulanması (ya böyle olursa, ne yaparım.) Tartışmalar için Anlaşma şemaları Diğer projelerden ders çıkarma

30 Sonuçlar Projelerin risk yönetiminde ve finansal yönetiminde İzleme çok önemlidir İzleme, projelerin değerlendirme sürecini besler (sürmekte olan ya da uygulama sonrası (Ex-post)) Verileri zamanında yerine ulaştıran bir Yönetim Bilgi Sistemi (MIS) kritik önem taşır MIS in kalitesi sağlanmalı ve güncel izleme raporları hazırlanmalıdır

31 Grup çalışması Projenizin başlıca girdileri, çıktıları, sonuçları ve etki göstergeleri nelerdir? (Size dağıtılan örnek tablodan yararlanınız) Bu göstergeler nasıl doğrulanır? (bu işten kim sorumludur)? Projenizin uygulama aşamasında amaçlarınıza ve göstergelerinize ulaşmada karşınıza çıkabilecek önemli riskler nelerdir? Bu cevapları flip-chartlarınıza örnek tablodaki şekliyle yazınız.