ULUSLARARASI KATILIMLI ULUSAL ENDOÜROLOJİ KONGRESİ 23-26 Nisan 2015/ANTALYA SPONSORLUK DOSYASI Mardan Palace Hotel www.endouroloji2015.org
İÇİNDEKİLER 4 Önsöz 6 Genel Bilgiler 9 Kongre Merkezi 11 Kayıt Ücretleri 14 Stant ve Sponsorluk Koşulları 19 Sponsorluk Aktiviteleri 25 Stant Alanı Hizmetleri 26 Kurallar & Genel Bilgiler 27 Stant Alanı Talep Formu 28 Sponsorluk Aktiviteleri Talep Formu 29 Kongre Sekreteryası 3
ÖNSÖZ 23-26 Nisan 2015 tarihleri arasında düzenlenecek olan 11. Ulusal Endoüroloji Kongresi ile ilgili detaylı bilgileri içeren sponsorluk dosyası dikkat ve ilginize sunulmuştur. Süregelen değerli desteğinize teşekkür eder, bu en önemli etkinliğe azami desteğinizin devamını dileriz. Saygılarımızla, Kongre Organizasyon Kurulu 4
GENEL BİLGİLER GENEL BİLGİLER
Genel Bilgiler Kongre Dili Kongrenin resmi dili Türkçe olup; Uluslararası konuşmacıların yer aldığı oturumlar eşzamanlı olarak ingilizceye çevirilecektir. Bilimsel program 23-26 Nisan 2015 tarihleri arasında gerçekleştirilecektir. Kongre Yaka Kartları Kongre yaka kartlarının tüm oturumlarda, sosyal etkinliklerde ve ticari sergi alanlarında takılması zorunludur. Ön kaydını yaptırmış katılımcılar önceden hazırlanmış yaka kartlarını diğer belgelerle birlikte ön kayıt esnasında beklemeden alabileceklerdir. Yerinde (on-site) kayıtlarda katılımcılar kayıt işlemlerini tamamladıktan sonra yaka kartlarını alabilecekler ve ilgili birime geçebileceklerdir. İklim 23-26 Nisan 2015 tarihleri arasında Antalya da en düşük sıcaklık 10,6 C en yüksek sıcaklık ise 21,4 C, nem oranının ise % 45-50 olması beklenmektedir. Ulaşım Havalimanı ndan kongre merkezine araçla 20-25 dakikada ulaşılabilmektedir. Resmi Davetiye Katılımcıların talepleri doğrultusunda resmi davet yazısı Kongre Organizasyon Komitesi tarafından gönderilecektir. Sunu Kontrol Odası Tüm sunular kontrol odasına verilmelidir. Her salonda VCD-DVD oynatıcılar ve multimedya projektör cihazları kullanıma hazır bulundurulacaktır. Video sunumlarının VCD veya DVD olarak, diğer sözlü sunumların ise Microsoft Powerpoint programında sunulabilecek şekilde hazırlanması gerekmektedir. Stant ve Sponsorluk Katılım Bilgileri 1. Firmaların ürünlerini ve teknolojilerini tanıtmak üzere yapmaya talip oldukları uydu toplantılarının aşağıdaki kurallar çerçevesinde gerçekleşmesi gerekmektedir: a. Tamamen kongre merkezi içinde yapılması gerekmektedir. Kongreye katılacak tüm firmalardan, kongre organizasyonunun yazılı izni olmadan katılımcılara kongre mekanı dışında herhangi bir toplantı yapmama taahhütünde bulunmaları istenecektir. b. Uydu toplantılarında Düzenleme Kurulu ilkeleri dahilinde yapılması, bilimsel ve etik açıdan Yönetim Kurulu nun gözlem ve denetimi altında olması, konu, konuşmacı ve moderatörlerin saptanmasında, Düzenleme Kurulu ile işbirliği içinde olunarak her aşamada Düzenleme Kurulu na bilgi aktarılması gerekmektedir. 6
Genel Bilgiler Konuşmacıların, en geç Şubat ayı sonunda kesin olarak belli edilmesi ve konuşmacıların onay mektuplarının, Düzenleme Kurulu na iletilmesi gerekmektedir. 2. Firmalardan kongre bütçelerini belirlerken aşağıdaki hususlara dikkat etmeleri beklenmektedir: a. Firmaların kongre için planlanmış bütçeleri iki kısımdan oluşmaktadır. Birinci kısmı, Stant ve diğer bilimsel aktiviteler nedeni ile, genel kongre bütçesine yapılan katkılar, ikincisi ise, firmaların katılımcı sponsorluklarıdır. Burada, genel kongre bütçesine katkıyı en üst düzeyde tutma gayreti içinde olan firmalara, kongre içinde daha geniş bir hareket ve tanıtım olanağı sağlanmaya çalışılacaktır. b. Firmalara kongre otellerinden tahsis edilecek oda sayılarının belirlenmesinde, talep ve ödeme tarihi göz önüne alınacaktır. c. Düzenleme Kurulu ilke ve kararlarına riayet eden, derneğin bilimsel etkinliklerini yeterince destekleyen, Düzenleme Kurulu kararlarına uymakta özen gösteren firmaların; sergi alanı tahsisi, otel odaları rezervasyonu, uydu toplantıları salon ve saat ayarlamaları ve benzeri yöntemlerle desteklenmesi sağlanacaktır. 3. Kongrede sergi alanı belirlenmesi, uydu toplantısı düzenlenmesi, otel odası kontenjanları, ödeme koşulları ve benzeri konularda görüşmelerin öncelikle Düzenleme Kurulu nun yetkili kıldığı kişilerle sağlanması, kongre düzenleyici firmayla temasın bu yetkililer yoluyla yapılmasının uygun olduğuna karar verilmiştir. Kongreye sponsorluk ya da Stant alarak katılan firmaların temsilcilerinin ve görevlilerinin kongreye kayıt olmaları zorunludur. Firmaların aldıkları Stant türüne göre ücretsiz kayıt yaptırabilecekleri firma görevlisi kontenjanları ilgili yerlerde ayrıntılı olarak belirtilmiştir. Firmaların toplam ücretsiz ticari kayıt hakkı alacakları Stant ve sponsorluklar doğrultusunda belirtilen sayıların toplamından fazla olamayacaktır. 7
KONGRE MERKEZİ KONGRE MERKEZİ
Mardan Palace Hotel Bu görkemli tesis, 8 alakart restorana ve Avrupa nın en büyük açık yüzme havuzlarından birine ev sahipliği yapmaktadır. Mardan Palace, konuklarına Hermes marka banyo malzemeleriyle donatılmış lüks odalar ve özel bir plaj alanı sunmaktadır. Odaların her biri; Toros Dağları, Akdeniz ya da yüzme havuzu manzaralı bir balkona sahiptir. Tüm odalarda, uzaktan kumandalı klima ve aydınlatma mevcuttur. Fıskiyelerle donatılmış açık yüzme havuzunun ortasında bir akvaryum yer almaktadır. Tesis ayrıca, kontrollü bir ortamda balıkların arasında yüzebileceğiniz ve şnorkelle dalış yapabileceğiniz bir yüzme resifine sahiptir. Tesiste; Rus, Fransız, Tay, Japon ve Akdeniz mutfaklarından otantik yemekler sunan farklı restoranlar vardır. Ana restoranda her çeşit yemek servis edilmektedir. Çatı katındaki bar, tesisin ve denizin panoramik manzaralarını sunmaktadır. Tesisin lüks spası; son teknolojiyle donatılmış bir fitness merkezine, kapalı havuza bakan bir yoga salonuna ve egzotik uygulamalara ev sahipliği yapmaktadır. Thalasso güzellik terapisi merkezinde yüz ve vücut bakımı mevcuttur. Tesise sadece 15 km mesafedeki Antalya kent merkezine arabayla yalnızca 20 dakikada ulaşabilirsiniz. Telefon: +90 (242) 310 41 00 Web: www.mardanpalace.com 9
KAYIT ÜCRETLERİ KAYIT ÜCRETLERİ
Kayıt Ücretleri Kayıt Uzman Asistan Kongre Kayıt Bedeli 200,00 100,00 Kayıt ücretlerine dahil olan hizmetler: Kongre çantası Bildiri özelleri kitabı ve katılımcılar için hazırlanacak tüm basılı malzemeler Kongre dahilindeki tüm bilimsel ve diğer aktivitelere katılım NOT: Konaklama paketi alınmadığı durumda ikramlar için günlük 50 Euro dış katılım ücreti ödenecektir. Konaklama 3 gecelik paket Mardan Palace Tek Kişilik Oda 695 Refakatçi Farkı (katılımcılar için uygulanmaz, 3 gece için toplam) 200 Konaklama ücretlerine dahil olan hizmetler: 3 gece herşey dahil konaklama Kongre merkezinde kahve molaları Havalimanı-Otel transfer bedeli 60,00 - Tüm fiyatlara KDV eklenecektir. - 9 Ocak 2015 tarihinden sonra tüm fiyatlara %10 geç kayıt bedeli eklenecektir. 11
STANT VE SPONSORLUK KOŞULLARI STANT VE SPONSORLUK KOŞULLARI
Stant ve Sponsorluk Koşulları Ticari Katılım Bilgileri Kongreye sponsorluk ya da Stant alarak katılan firmaların temsilcilerinin ve görevlilerinin kongreye kayıt olmaları zorunludur. Firmaların aldıkları Stant türüne göre ücretsiz kayıt yaptırabilecekleri firma görevlisi kontenjanları ilgili yerlerde ayrıntılı olarak belirtilmiştir. Kontenjan Harici Firma Görevlileri Ücret Kayıt 150.- Tanıtım Kuralları Katılımcılar sergiledikleri ürünlerin reklam ve promosyonlarını kendilerine ayrılan alanlar dışına taşıramazlar. Otelle yapılan sözleşme uyarınca firmalar afiş, ilan, poster, bayrak, şema gibi reklam ve duyuru materyallerini hiçbir suretle genel fuaye alanlarının duvar, sütun, tavan, taban ve merdiven korkuluklarına asmamalıdırlar. Bu malzemeler kendilerine ayrılan Stant alanlarında ve kendi Stant materyallerinin üzerinde yer almalıdır. Firmalar kendi Stant alanları dahilinde olsa bile, Kongre Merkezinin duvar ve sütunlarına materyallerini direkt olarak yapıştırmamaları, mutlak suretle bir kaplama malzemesi kullanmaları rica olunur. Kongre Merkezine verilecek maddi zarar, tespiti yapıldıktan sonra firma tarafından ödenecektir. Stant Kategorileri ve Ücretleri 11. Ulusal Endoüroloji Kongresi nde; Kongre Merkezi nin Stant alanı olarak kullanılması öngörülen bölümleri ayrı ayrı numaralandırılmıştır. ÖNEMLİ NOT: Özel Stant yaptıracak firmalar Stant planlarını en geç 19 Ocak 2015 tarihine kadar, Bros Kongre ye onaylatmak zorundadırlar. Firmaların bu kitapçıkta sunulan Stant planlarına kesinlikle uymaları ve özel Stant uygulamalarında, kendilerine ayrılan alanın dışına kesinlikle taşmamaları gerekmektedir. 13
Stant ve Sponsorluk Koşulları Stant Kira Bilgileri ve Stant Tahsisi Stant almak isteyen firmaların Stant talep formunu doldurarak yatırdıkları ücret dekontu ile birlikte Kongre Organizasyon Sekreteryası olarak belirlenen Bros Kongre ye göndermeleri gerekmektedir. Stant talep formları Bros Kongre tarafından değerlendirildikten sonra konfirme edilecektir. Bu değerlendirme yapılırken firmaların tercihleri, sponsorluk oranları ve Stant ücreti yatırma tarihleri göz önünde bulundurulacaktır. Kongre Organizasyon Kurulu firmanın tercihi dışında bir yer gösterme ve Stant planında gerekli gördüğü değişiklikleri yapma hakkına haiz olup, sergiyi açan firmaya olası değişiklikler ile ilgili bilgi vermekle yükümlüdür. Stant talep formunun doldurulup, imzalanması serginin tüm şartlarının kabul edildiği anlamında olup sponsor firma için bağlayıcı unsurdur. Kongre Organizasyon Kurulu nun Stant alımını konfirme etmesinin ardından sözleşme imzalanacaktır. Firma arzu ettiği takdirde birbirini takip eden sabit Stantlardan, Stant planlarında belirtildiği şekilde Stant alabilir. Sabit Stantlar modüler(*) sistemde kurulacağı için talep edildiği takdirde ara bölmeler kaldırılabilmektedir. Modüler Stantlar ücreti karşılığında kurulacak olup bu ücret sergi açan firma tarafından karşılanacaktır. Modüler Stant ücretleri ile alakalı kongre organizasyon sekreterliği ile temasa geçilmesi gerekmektedir. (*) Özel Stant alanları için bu uygulama söz konusu değildir. 14
Stant ve Sponsorluk Koşulları İptal Koşulları Sponsor firma sözleşme imzalandıktan sonra sponsorluktan ya da Stantın kurulmasından kısmen veya tamamen vazgeçmiş olsa dahi iptali yazılı olarak bildirmek durumundadır. 31 Aralık 2014 tarihine kadar yapılacak iptallerde toplam tutarın % 25 ini, 01 Ocak 2015-31 Mart 2015 tarihleri arasında yapılacak iptallerde %50 sini, 1 Nisan 2015 ten sonra yapacağı iptallerde tamamını organizasyona ödemekle yükümlüdür. Mali Koşullar 1- Organizasyon Kuru Kongrenin giriş günü için geçerli olan (23 Nisan 2015) TCMB Efektif Satış Kuru dur. 2- Avans Ödemeleri Kongre avans ödemelerinin döviz olarak yapılması durumunda: Alınacak hizmet karşılığı toplam döviz tutarından avans olarak ödenen miktar düşülerek kalan bakiye Organizasyon Kurundan TL ye dönüştürülerek toplam borç bakiyesi TL cinsinden tespit ve tahsil edilecektir. 3- Faturalama A- Avans ödemelerinin döviz olarak yapılması durumunda faturalama işlemi; Nihai faturalama esnasında avans ödemeleri ve bakiye için ayrı faturalama işlemi yapılacaktır. A1- Avansın Bros Kongre nin banka hesaplarına geçtiği günkü TCMB döviz alış kuru kullanılarak ayrı olarak faturalanacak, A2- Bakiye döviz tutarı Organizasyon Kuru uygulanarak TL olarak ayrı faturalanacak, TL cinsinden tespit ve tahsil edilecektir. Bakiyelerin döviz cinsinden ödenmesi durumunda, ödemenin Bros Kongre nin banka hesaplarına geçtiği günkü TCMB döviz alış kuru baz alınarak TL karşılıkları kalan tutardan düşülecektir. 4-Stant ve sponsorluk ücretlerine % 18 KDV ilave edilecektir. Vergi oranlarında meydana gelebilecek değişiklikler aynı oranda yansıtılır. 5- T.C. Maliye Bakanlığı V.U.K. uyarınca, bütçede belirtilen servis kalemlerine gelebilecek ek vergi yükümlülükleri aynı oranda yansıtılacaktır. Stant ve Dekorasyon Hizmetleri Kongre Organizasyon Komitesi, Resmi Dekorator / Stantlar Sorumlusu olarak Bros Kongre yi görevlendirmiştir. Stant dekorasyonunda kullanmak üzere talep edeceğiniz mobilya, çiçek, bitki gibi hizmetler icin Bros Kongre ile irtibata geçmeniz gerekmektedir. Özel Stant yaptıracak firmaların Stant çizimlerini en geç 15 Şubat 2015 tarihine kadar Bros Kongre ye onaylatmaları gerekmektedir. 15
Stant ve Sponsorluk Koşulları Depolama ve Hammaliye Hizmetleri Kongre Merkezi nde firmaların kullanımına depo olarak sunulabilecek kısıtlı bir alan mevcuttur. Firmaların Stant kurulumlarında bu durumu göz önünde bulundurmaları gerekmektedir. Not: Konteynerların boşaltılması için fortklift kullanılmakta olup, fortklift hizmeti talebi için 15 Şubat 2015 tarihine dek kongre organizasyon sekreteryasına başvurmanız gerekmektedir. Forklift hizmeti ayrıca fiyatlandırılacaktır. Standart Modüler Stant Tipi 16
Stant ve Sponsorluk Koşulları Nakliye Hizmetleri Organizasyonu 23-26 Nisan 2015 tarihleri arasında Antalya Mardan Palace Hotel de gerçekleştirilecek olan 11. Ulusal Endoüroloji Kongresi ile ilgili olarak Sponsor firma malzemeleri gönderim ve ulaşımla alakalı detaylı bilgiler aşağıda bilgilerinize sunulmaktadır. 11. Ulusal Endoüroloji Kongresi ne malzeme gönderecek tüm sponsor firmalar malzemelerini kendi imkanları ile kongre merkezine gönderme kararı alabilirler, malzemelerini kendi gönderen firmaların malzemeleri ile ilgili yaşayacakları sorunlardan dolayı Düzenleme Kurulu ya da Bros Kongre sorumluluk kabul etmemekle birlikte; Bros Kongre sorunu çözme konusunda çaba gösterecektir. 11. Ulusal Endoüroloji Kongresi ne malzeme gönderecek sponsor firmalar malzemelerini Bros Kongre aracılığı ile kongre merkezine göndermek istedikleri takdirde aşağıdaki prosedürler uygulanacaktır. 1. Sponsor firma malzemelerinin 4 Nisan 2015 tarihine dek sponsor firma yetkilisi eşliğinde İstanbul da bulunan Bros Kongre deposuna teslim edilmesi gerekmektedir. Sponsor firma yetkilisi ile birlikte Bros Kongre yetkilisi malzemelerin yükseklik, genişlik ve boyları ölçülerek metreküp hesabı birlikte yapılacaktır. 2. Sponsor firmalardan alınacak tüm malzemeler tırlarla ulaştırılacaktır. 3. Tırların kongre merkezinde açılması esnasında sponsor firma yetkilisinin açılacak kolilere eşlik etmesi zorunludur. 4. 11. Ulusal Endoüroloji Kongresi için malzemelerini Bros Kongre aracılğı ile gönderecek sponsor firmalardan tır içinde kapladıkları m 3 alan kadar nakliye ücreti talep edilecektir. 5. Kongre sonunda promosyon malzemesi dışında beyan edilen tüm diğer malzemeler sponsor firma yetkilisi eşliğinde yeniden tırlara yüklenecek ve İstanbul da Bros Kongre deposuna getirilecektir. Sponsor firma malzemelerini firma yetkilisi eşliğinde Bros Kongre deposundan almakla yükümlüdür. Yiyecek, İçecek Hizmetleri Kongre Yönetimi yiyecek içecek hizmetlerinin sağlanması için Mardan Palace Hotel ile anlaşmıştır. Kongre merkezine başka yerden temin edilecek her türlü yiyecek ve içeceğin getirilmesi yasaktır. Yiyecek içecek hizmetinin başka yerden temin edilmesini engellemek Stant sahibi firmanın sorumluluğundadır. Stantlarda her türlü ikram talebi için Kongre Sekreteryası ile irtibata geçebilirsiniz. 17
Stant ve Sponsorluk Koşulları Ses ve Görsel Teknik Cihazlar Kongre Yönetimi, Kongre Sekreteryası olan Bros Kongre yi serginin resmi ses ve görüntü teknik cihaz tedarikçisi olarak belirlemiştir. Firmalar kendi Stant alanlarında kullanmak istedikleri TV, Projeksiyon, Video gibi teknik cihazları Bros Kongre aracılığıyla temin etmek durumundadırlar. Dışarıdan teknik cihaz getirilmesi yasaktır. Not: Kongre Yönetimi uygun gördüğü takdirde sponsor firmanın ses ve görüntü cihazlarının kullanımına sınırlama getirebilir. Firma bu sınırlamaya kesinlikle uymak zorundadır. Teknik Sorunlar ve Doğal Afetler Kongre Yönetimi voltajdaki iniş çıkışlar, doğal afetler ya da meydana gelebilecek elektrik kesintilerinden dolayı doğabilecek zarar veya kayıptan sorumlu tutulamaz. Personel Tüm Stant sahiplerinin sergi saatleri süresince Stantlarında personel bulundurmaları gerekmektedir. Bu konuda istisna kabul edilmeyecektir. İşgücü Stant sahipleri, Stantlarının kurulması, yönetilmesi ve boşaltılması sırasında kendi getirecekleri işgücünden faydalanmak durumundadırlar. İlave personele ihtiyaç duyulması halinde Kongre Sekreteryası na başvurabilirler. Ancak başvuruların kongre tarihinden en az 1 hafta önce yazılı olarak yapılması gerekmektedir. İlave eleman için başvuruda bulunmayan firmaların taşıma, yerleştirme ve boşaltma gibi işleri yapılamayacaktır. Güvenlik Kongre Yönetimi katılımcıların mallarının kaybolmaması amacı ile gerekli her turlu önlemi alacaktır. Bununla birlikte nakliyat\stant kurma sırasında meydana gelebilecek kayıp ve hasar için Kongre Yönetimi hiçbir şekilde sorumluluk kabul etmez. Belirlenen saatler dışında sergi alanında kalmak isteyen katılımcıların yönetimden izin almaları gerekmektedir. Katılımcılar kendi ürünlerinden sorumludur ve kayıp, çalıntı veya zarara karşı önceden sigorta yaptırmaları tavsiye olunur. 18
SPONSORLUK AKTİVİTELERİ SPONSORLUK AKTİVİTELERİ
Sponsorluk Aktiviteleri 1- Stant ( 6m 2 ) 3.000.- EURO Stant alanı en az (3m x 2m) 6 metrekare olarak dağıtılmıştır. Stant maksimum yüksekliği 3.5 m dir. Stant alan firmaların 2 Stant görevlisi kongreye ücretsiz kayıt edilecektir. Stant alanı yer seçimi; kongreye en fazla katkıda bulunan firmaların yer seçmesinin ardından Stant ücretinin banka hesaplarına yatırılış tarih sırasına göredir. Seçim sırası size geldiğinde, tarafınıza dolu olan yerler isimsiz olarak kapatılmış bir plan gönderilecektir. Stratejik olarak belirli bir firmanın yanında yer almak istemeyen Stant seçenler bunu belirtmek durumundadırlar. Bu taleplere organizasyon komitesi olabildiğince yanıt verecektir. 2- ELEKTRONİK SPONSORLUKLAR 2a- Elektronik 2. Duyuru Sponsorluğu 3.000.-EURO 11. Ulusal Endoüroloji Kongresi 2. Duyurusu elektronik ortamda PDF formatında hazırlanacak ve e-posta ile üyelerine gönderilecektir. Elektronik 2. duyuru sponsorluğu; PDF formatında hazırlanacak duyuruda tam sayfa ilan sponsorluğunu içermektedir. Görsel tasarım maliyetleri sponsor firmaya aittir. 2b-Final Program DVD Sponsorluğu 5.000.-EURO 11. Ulusal Endoüroloji Kongresi Final Programı DVD ortamında hazırlanacak olup, katılımcılara kongre çantası içerisinde dağıtılacaktır. DVD giderleri sponsor firmaya ait olup, sponsor firmanın logosu DVD kapağında ve içerikte yer alacaktır. 2c-Info Channel Sponsorluğu 2.500.-EURO 11. Ulusal Endoüroloji Kongresi süresince kongre merkezi odalarında bulunan televizyonların info channellarından kongre süresince bilimsel program yayını yapılmakta olup, sponsor firma logosu bu yayın esnasında kullanılacaktır. Görsel maliyetleri sponsor firmaya aittir. 2d-Program Akış Plazmaları Sponsorluğu 2.500.-EURO 11. Ulusal Endoüroloji Kongresi süresince kongre merkezinin çeşitli yerlerine konulacak olan Plazma TV kiosklarından gün boyu bilimsel program akışlı yayınlanacaktır, sponsor firmaya ait logo ya da görsel plazma kiosklarında kullanılacaktır. Yapım maliyetleri sponsor firmaya aittir. 20
Sponsorluk Aktiviteleri 2e-İnternet Merkezi Sponsorluğu 3.000.-EURO Özel dekor ile kurulacak internet alanına toplam 6 adet kablolu bağlantılı bilgisayarlar kurulacak ve tüm katılımcılar istedikleri zaman bu alandan internete bağlanacaklardır. İnternet alanına ilave olarak sponsor firmanın görselleri ile dekore edilecek bir odaya kurulacak TV köşesinde katılımcılar gün içerisindeki gelişmelerden haberdar olmak için haber kanallarını izleyebilecek ve günlük gazetelerini çay ve kahvelerini içerken okuyabileceklerdir. İnternet merkezine ait tüm giderler sponsor firma tarafından karşılanacaktır. 2f-Sunu Kontrol Merkezi Sponsorluğu 2.500.-EURO Kongre merkezi içinde konuşmacıların sunumlarını kontrol etmek ve yüklemek amacı ile kullanacakları salon içinde çay & kahve ikramı yapılacak olup, sunum kontrol merkezindeki tum bilgisayarların ekran koruyucuları ve açılış sayfaları sponsor firmanın logosunu taşıyacaktır. 2g-Sunu DVD Sponsorluğu 7.500.-EURO Sunu DVD leri kongre esnasında belirlenen salonlarda izin alınan konuşmacıların görüntüleri ve sunumları kayıt edilerek kongre sonrasında hazırlanmaktadır. Kongre esnasında çantaların içerisine üzerinde sponsor firmanın firma ve ürün logosunun bulunduğu SUNU DVD ALIM FORMU konulmaktadır. Bu formlar DVD isteyen hekimler tarafından doldurulup sponsor firma Stantına teslim edilmektedir. Kongre bitiminde hazırlanan DVD nin dış kapağında ve DVD içerisinde ana sayfada sponsor firmanın firma ve ürün logosu kullanılmaktadır. 21
Sponsorluk Aktiviteleri 3- BASILI MALZEME SPONSORLUKLARI 3a- 1. Duyuru Sponsorluğu 3.000.-EURO 1. Duyuru basım maliyeti organizasyon sekreteryasına ait olup, sponsor firma arka kapak ve arka kapak içine tam sayfa ilan verecektir. 3b- Duyuru ya da Final Program İç Sayfa Sponsorluğu 1.500.-EURO Sponsor firmanın tercihi doğrultusunda program kitabı ya da duyuruların iç sayfasında organizasyon komitesinin uygun gördüğü sayfalarda sponsor firmanın hazırlayıp göndereceği ilan tam sayfa olarak basılacaktır. 3c- Duyuru ya da Final Program Arka Kapak Sponsorluğu 3.000.-EURO Sponsor firmanın tercihi doğrultusunda program kitabı ya da duyuruların arka kapağında organizasyon komitesinin uygun gördüğü sayfalarda sponsor firmanın hazırlayıp göndereceği ilan tam sayfa olarak basılacaktır. 3d- Duyuru ya da Final Program Ayraç Sponsorluğu 1.500.-EURO Katılımcıların program kitabını kolaylıkla kullanabilmesi amacı ile tasarlanan ayrac; sponsor firmanın göndereceği görseller doğrultusunda hazırlanacaktır. Ayrac maliyetleri sponsor firmaya aittir. 3e- Cep Programı ve Kordonet Sponsorluğu 5.000.-EURO Katılımcıların bilimsel programı kolaylıkla takip edebilmeleri için basılan cep programının arka kapağına tam sayfa sponsor firma ilanı yada teşekkür yazısı konulacaktır. Ayrıca katılımcılarının tamamının kongre süresince taşımak durumunda oldukları, üzerinde isim yazılı olan yaka kartları iplerinin üzerinde sponsor firma logosu ve kongrenin tam adı birlikte yer alacaktır. Kordonet ve cep programı maliyetleri sponsor firmaya aittir. 3f- Kongre Post-it Sponsorluğu 1.500.-EURO Post-it kalemler kongre çantasına konulmak üzere hazırlanacak ve kongre görseli ile birlikte sponsor firma görselini taşıyacaktır. Post-it kalem maliyetleri sponsor firmaya aittir. 3g- Kongre Oda Kartı Sponsorluğu 3.000.-EURO Kongre otellerine giriş esnasında verilen oda kartlarının arka yüzünde kongre adı ile birlikte sponsor firmanın görseli yer alacaktır. Oda kartlarının tüm görsel ve basım maliyetleri sponsor firmaya aittir. 3h- Kongre Çantası İçerisine Tanıtım Broşürü Sponsorluğu 500.-EURO 11. Ulusal Endoüroloji Kongresi çantasının içerisine arzu eden firmalar Düzenleme Kurulu ndan alınacak onay sonrasında ürün tanıtıcı broşür koyabilirler. Broşür maliyetleri sponsor firmaya aittir. 3i- Kongre Gazetesi Sponsorluğu 3.000.-EURO Kongre suresince organizasyon komitesi tarafından hazırlanacak olan kongre gazetesinde sponsor firmanın görselleri kullanılacaktır. Kongre gazetesi maliyetleri sponsor firmaya aittir. 22
Sponsorluk Aktiviteleri 4- KONGRE ÇANTA SPONSORLUĞU 5.000.-EURO Firmanın logosu ve ürün logosu çanta iç kapağının içerisinde kongre logosu ile basılacaktır. Çanta içerisine konulacak kalem ve bloknot firma tarafından temin edilecek olup, kalem ve bloknot üzerinde de firma veya ürün logosu yer alabilir. Çanta fiyatı model, kumaş detayına göre farklılık gösterdiğinden, Düzenleme Kurulu tarafından seçilecek modele göre fiyat belirlenecektir. Çanta maliyeti sponsor firma tarafından karşılanacaktır. 5- KONUK EVİ SPONSORLUĞU 5.000.-EURO Konuk evinizde yapmayı düşündüğünüz aktiviteler ve vermeyi düşündüğünüz yiyecek içecek ikramları için Bros Kongre ile irtibata geçmenizi rica ederiz. Talepleriniz doğrultusunda tarafınıza daha detaylı bir bütçe gönderilecektir. 6- UYDU SEMPOZYUM SPONSORLUĞU 12.500.-EURO Uydu sempozyumu sırasında yapmayı düşündüğünüz aktiviteler ve vermeyi düşündüğünüz yiyecek içecek ikramları için Bros Kongre ile irtibata geçmenizi rica ederiz. 7- GÖRSEL SPONSORLUKLAR 7a-Buradasınız Panosu Sponsorluğu 1.000.-EURO Kongre katılımcılarının kongre alanlarını tanımaları ve alanın neresinde olduklarını görmeleri amacı ile Buradasınız yönlendirmeleri hazırlanmaktadır. Katılımcılar için rehber niteliğinde olacak bu yönlendirmelerin alt kısımlarında firma logosu kullanılacaktır. Görsel maliyetler sponsor firmaya aittir. 7b- Su Sebili Sponsorluğu 1.000.-EURO Kongre merkezinin belirli yerlerine 5 adet su sebili konulacak olup, su sebilleri sponsor firma görselleri ile giydirilecektir. Görsel maliyeti sponsor firma tarafından karşılanacaktır. 7c-Yer Yönlendirme Sponsorluğu 1.000.-EURO Kongre merkezi içinde çeşitli yerlere kongre kullanım alanlarını gösteren 50 x 70 cm. ebatlarında digital baskılı ve sponsor firma logosunun zemin olarak kullanılacağı yönlendirmeler kullanılacaktır. Görsel maliyetler sponsor firmaya aittir. 7d- Havalimanı Karşılama Deski Sponsorluğu 2.000.-EURO Havalimanına kurulacak olan karşılama deskinin ön yüzüne sponsor firmaya katkılarından dolayı firma teşekkür yazısı ve firma logosu kullanılacak olup; tüm transfer araçları da firma logosunu içeren kongre görselleri ile giydirilecektir. Görsel maliyetler sponsor firmaya aittir. 7e- Tuvalet Alanı Görseli Sponsorluğu 5.000.-EURO Kongre süresince kongre merkezi içinde bulunan tuvaletlerde belirlenen alanlara sponsor firma tarafından belirlenecek görsel çalışmaların uygulanması. 23
Sponsorluk Aktiviteleri 8- YİYECEK & İÇECEK SPONSORLUKLARI 8a- Çay & Kahve Sponsorluğu 3.000.-EURO Kongre süresince sürekli çay & kahve servisi yapılacaktır. Günlük olarak çay & kahve servisleri esnasında sponsor firmanın görselleri kullanılacaktır. Çay kahve bardağı maliyetleri sponsor firmaya aittir. 8b- Öğle Yemeği Sponsorluğu 5.000.-EURO 4 günlük öğle yemeği sponsorluğu olup; yemek esnasında salonun sponsor firma görselleri ile süslenmesini kapsamaktadır. Görsel maliyetler sponsor firmaya aittir. 8c- Akşam Yemeği / Özel Etkinlik Sponsorluğu 10.000.-EURO 3 günlük akşam yemeği sponsorluğu olup; yemek esnasında salonun sponsor firma görselleri ile süslenmesini kapsamaktadır. Sanatçı ve animasyon giderleri sponsor firmaya aittir. 9- SOSYAL ETKİNLİKLER 9a-Gala Etkinliği Sponsorluğu 10.000.-EURO Gala etkinliği ikram menusu ve etkinlik alanında sponsor firmaya ait görsellerin kullanılması ve menü kartlarında firma teşekkür yazısını kapsamaktadır. Gala etkinliği sanatçı giderleri sponsor firmaya aittir. 10- ULAŞIM SPONSORLUKLARI 10a- Transfer Servis Aracı İlan Sponsorluğu 2.000.-EURO Sponsor firma havalimanı ve oteller arasında kullanılan servis araçlarının koltuk başlarına logosunu ve koltuklarına da 1 A4 ebatında ilanını koyacaktır. Görsel maliyetler sponsor firmaya aittir. 24
STANT ALANI HİZMETLERİ Aşağıda belirtilmiş olan hizmetler Bros Kongre tarafından Stant alanında kongre boyunca ücretsiz olarak sunulacaktır: Stant Alanı Danışmanlık Hizmeti Bros Kongre, Stant alanlarında kurulacak olan Stant info masasında 08:00-18:00 saatleri arasında tüm sorularınıza cevap vermeye hazır olacaktır. Kumaşlanmış Banket Masa Kurulacak olan her 6 m 2 lik Stantınız için tarafınıza bir adet kumaşlanmış banket masa verilecektir. Masa Üstü Firma İsimliği Firma deskinizin üzerine konmak üzere firmanızın ismi bulunan masa üstü isimlik verilecektir. Bu doğrultuda ilgili form, plan ve isimliklerde firma isminizin ne şekilde yer alması gerektiğini lütfen ekte tarafınıza sunulmuş olan Stant & Aktiviteler Formu nda belirtiniz. Belirtilmeyen ve dolayısıyla yanlış /eksik yazılabilecek olan firma isimlerinin daha sonra sorumluluğu kabul edilmeyecektir. İki Adet Sandalye Stantınızda kullanılmak üzere tarafınıza iki adet sandalye verilecektir. Stant Spotları İçin Uzatma Kablosu Stant alanı elektrik soketlerinden Stantınız için gereken elektriği alabilmek için tarafınıza bir adet uzatma kablosu verilecektir. Stant Alanı Güvenlik Kongre merkezi içerisinde bulunan güvenlik kongre merkezi güvenliğinden sorumludur. Stant alanınız ve malzemeleriniz ile ilgili meydana gelebilecek olan kayıp, zarar ve çalıntı olaylarında Düzenleme Kurulu ve Bros Kongre sorumluluk kabul etmez. Ancak yine de Bros Kongre Stant alanı güvenliğinin maksimum ölçülerde sağlanabilmesi için kongre merkezi yetkilileri ile gereken çalışmayı yapacaktır. 25
KURALLAR VE GENEL BİLGİLER Stant alanı veya ticari poster panoları dışında şirket veya ürünün tanıtımının herhangi bir şekilde yapılmamasını rica ederiz. Stant alanı açık olduğu saatlerde Stantınızda tanıtım görevlilerinin bulunmasını rica ederiz. Stant alanında tanıtım için görüntü aletleri kullanılabilir. Ancak seslerin diğer Stantları ve genel Stant alanındaki akışı ve düzeni etkilemeyecek düzeyde olmasını rica ederiz. Kongre merkezi dışından yiyecek ve içecek maddeleri getirilerek Stant alanında ücretli veya ücretsiz dağıtımına izin verilmemektedir. Bu doğrultuda Stant alanınızda vermeyi düşündüğünüz ikramlar için tarafımızdan bilgi istenmesini rica ederiz. Hazırlanmış planda verilmiş olan mekan ve ölçüler dışına çıkılmamasını rica ederiz. Böyle bir durumla karşılaşılması halinde Stant alanının sökülerek tekrar monte edilmesi durumu ortaya çıkacaktır. Kongre merkezinin duvarlarına Bros Kongre yetkilileri ile görüşmeden herhangi birşey asılmaması, yapıştırılmaması veya çakılmamasını rica ederiz. Kongre merkezine herhangi bir şekilde verilecek olan maddi zarar, tespiti yapıldıktan sonra yapan firma tarafından Mardan Palace Hotel e ödenir. Stant alanı içerisine Bros Kongre yetkililerinden talep ettiğiniz malzemelerin, faaliyetin bitiminde teslim edilmesini rica ederiz. 26
Stant Alanı Talep Formu Stant alanı talep formunu; seçim sırası size geldiğinde organizasyon sekreteryası yetkilileri sizden talep edecektir. Seçim sırası size geldiğinde, Stant planı; tarafınıza seçilmiş olan yerler isimsiz olarak kapatılmış şekilde gönderilecektir. Firma Adı:... (Lütfen firmanızın tam adını yazınız. Bu isim tüm liste, plan ve masa üstü isimliklerinde yer alacak olan isimdir.) Posta Adresi:...... Telefon:... Fax:... E-Posta:... Stant Alanında Sergilenecek Ürün:... Yerleşim:... (Benzer ürünleri olan firmalar özel taleplerini Stant seçimi esnasında belirtmek durumundadır.) Aşağıda belirtilen Stant alanını... firması olarak seçiyoruz. Stant Numarası (ları):... Stant Alanı Toplam Metrekaresi:... Stant Uzunluk:... m Stant Derinlik:...m Stant Yükseklik: Maksimum 3.5 m Stant Alanında Görev Alacak ve Ücretsiz Kayıt Yapılacak Yetkililer 1 Kişi:... 2 Kişi:... Hammaliye: Evet istiyorum Hayır istemiyorum Yetkili İsim & İmza (Bu formu ve ekteki dosyayı okuyup belirtilen koşulları kabul ettiğimi belirtirim.) İsim:... İmza :... 27
Sponsorluk Aktiviteleri Talep Formu Kongre boyunca bu alanda etkili olan katılımcılara ürününüzü en iyi şekilde sergileyip şirketinizin tanıtımını yapmanız için aşağıdaki aktivitelerde yer alabilirsiniz. Eğer bu aktiviteler ile ilgileniyorsanız lütfen aşağıdaki formu doldurarak tarafımıza gönderiniz. 1- Stant Sponsorluğu 2a- Elektronik 2. Duyuru Sponsorluğu 2b- Final Program DVD Sponsorluğu 2c- Info Channel Sponsorluğu 2d- Program Akış Plazmaları Sponsorluğu 2e- İnternet Merkezi Sponsorluğu 2f- Sunu Kontrol Merkezi Sponsorluğu 2g- Sunu DVD Sponsorluğu 3a- I. Duyuru Sponsorluğu 3b- Duyuru ya da Final Program İç Sayfa Sponsorluğu 3c- Duyuru ya da Final Program arka Kapak Sponsorluğu 3d- Duyuru ya da Final Program Ayraç Sponsorluğu 3e- Cep Programı ve Kordonet Sponsorluğu 3f- Kongre Post-it Sponsorluğu 3g- Kongre Oda Kartı Sponsorluğu 3h- Kongre Çantası İçerisine Tanıtım Broşürü Sponsorluğu 3i- Kongre Gazetesi Sponsorluğu 4- Kongre Çanta Sponsorluğu 5- Konuk Evi Sponsorluğu 6- Uydu Sempozyum Sponsorluğu 7a- Buradasınız Panosu Sponsorluğu 7b- Su Sebili Sponsorluğu 7c- Yer Yönlendirme Sponsorluğu 7d- Havalimanı Karşılama Deski Sponsorluğu 7e- Tuvalet Alanı Görseli Sponsorluğu 8a- Çay Kahve Sponsorluğu 8b- Öğle Yemeği Sponsorluğu 8c- Akşam Yemeği / Özel Etkinlik Sponsorluğu 9a- Gala Etkinliği Sponsorluğu 10a- Transfer Servis Aracı İlan Sponsorluğu 28
Kongre Sekreteryası Bilge Yüksel - bilge.yuksel@brosgroup.net Cumhuriyet Mah. Tavukçu Fethi Sok. Köşe Palas Apt. No:28/3 Osmanbey - Şişli - İstanbul / TURKEY Tel: + 90 212 296 66 70-119 / Fax: + 90 212 296 66 71 www.brosgroup.net 29
30
31
Cumhuriyet Mah. Halaskargazi Cad. Tavukçu Fethi Sok. Köşe Palas Apt. No:28/3 Osmanbey - Şişli - İstanbul / TURKEY Tel: + 90 212 296 66 70 Fax: + 90 212 296 66 71 info@brosgroup.net www.brosgroup.net